Globální datová synchronizace GS1 GDSN Efektivní zpracování elektronických dokumentů a jejich přenos v rámci probíhajících obchodních případů musí být založen na kvalitě kmenových dat. Globální datová synchronizace je klíčem k redukci manuálních činností, k rychlému, spolehlivému a zabezpečenému sdílení základních údajů o produktech všemi obchodními partnery.
Systém GS1 GDSN efektivní řešení pro sdílení kmenových dat V době reálně fungujícího globálního obchodu se stále důrazněji ukazuje potřeba těsné spolupráce mezi obchodními partnery založené na standardech a standardizovaných procesech. Organizace GS1 vyvinula efektivní nástroj, GDSN (Global Data Synchronization Network), globální sít pro datovou synchronizaci, který zajišt uje dostupnost kmenových dat produktů, umožňuje jejich uložení, kontrolu a následné automatické zpracování. Hlavním cílem je zjednodušení, zrychlení a sjednocení procedury výměny standardizovaných kmenových dat. Globální datová synchronizace je proces sdílení dat umožněný sítí nezávislých, certifikovaných elektronických katalogů propojených přes Globální registr, centrální vyhledávač, který spravuje organizace GS1. Tři pilíře GDSN GDSN standardy: Určují pravidla komunikace ve smyslu výměny jednotlivých zpráv mezi elektronickými katalogy a Globálním registrem, stanovují způsoby identifikace jednotlivých subjektů zapojených do GDSN a definují systém logických kontrol (validací) prováděných s ukládanými a přenášenými daty. Elektronické katalogy: Představují datová úložiště, která umožňují uložit kmenová data o produktech včetně kompletní hierarchie balení a sdílet je se všemi nebo jen s vybranými partnery. Současně zajišt ují kontrolu správnosti dat a distribuují kmenová data od dodavatele k odběrateli podle předem definovaných pravidel ve standardizovaném formátu. Jsou vhodné pro malé i velké firmy, protože nabízejí několik možností, jak vkládat a sdílet kmenová data s partnery. Globální registr: Celosvětový vyhledávač, katalog, který uchovává základní informace o zdroji kmenových dat, o vlastnících dat, o cílovém trhu pro jaký jsou data určena a zajišt uje vazbu při synchronizaci mezi elektronickými katalogy obchodních partnerů. Proces datové synchronizace K tomu, aby mohli obchodní partneři, požadující dodání určitého produktu, začít objednávat, potřebují znát jeho kmenová data. Počet různých variant produktů a rychlost, se kterou nové produkty vznikají, jsou inovovány, případně na trhu končí, lze jen stěží zvládnout bez rychlé výměny kvalitních kmenových dat. Tato data by měla být k dispozici v co nejkratší době, bez nutnosti zdlouhavého manuálního přepisování a zadávání do informačních systémů a bez nezbytnosti složitého ověřování jejich platnosti. Datová synchronizace je procesem, při kterém dochází k aktualizaci a kontrole správnosti kmenových dat, a který omezuje riziko vzniku nedorozumění mezi obchodními partnery. Podstatou sítě GDSN je dostupnost přesných dat v daný okamžik a ve shodné kvalitě pro všechny uživatele nebo skupiny uživatelů této sítě. V okamžiku, kdy ze strany dodavatele dojde ke zveřejnění aktualizace jakékoliv části dat o jeho produktovém portfoliu, jsou tato data ihned dostupná všem oprávněným uživatelům zapojeným do sítě GDSN, kteří s nimi již dříve pracovali.
Procesní schéma datové synchronizace Funkce GDSN Cílovým stavem datové synchronizace jsou kvalitní kmenová data o produktech v informačních systémech všech zapojených obchodních partnerů. Tyto informace jsou výrobcem nebo distributorem zveřejněny v jeho smluvním, zdrojovém elektronickém katalogu, zabezpečujícím služby datové synchronizace. Určitá část údajů je následně automaticky předána do Globálního registru. Ten umožňuje vyhledání konkrétního zdrojového katalogu, ve kterém jsou uložena data o hledaném produktu, na základě klíčových údajů GTIN (Global Trade Item Number), GLN (Global Location Number) a identifikace cílového trhu. Elektronický katalog obchodníka, cílový katalog, je schopen vyhledat právě ten zdrojový katalog, který obsahuje údaje o požadovaných produktech. Propojení katalogů odstartuje vlastní datovou synchronizaci, tj. detailní proces kontroly a porovnání shody v souladu s GDSN standardy. Globální registr zároveň garantuje jednoznačnost údajů o konkrétním produktu a jedinečnost zdroje dat. Vzájemná spolupráce a kompatibilita ve světě existujících elektronických katalogů je zajištěna certifikací zapojených elektronických katalogů, kterou provádí organizace GS1. Definice kmenových dat Kmenová data jsou základní, dlouhodobě platné informace o produktech a obchodních partnerech, nutné k zajištění hladkého průběhu obchodních transakcí. Typickými příklady kmenových dat jsou název produktu, GTIN globální číslo obchodní položky, základní rozměry, hmotnosti, počet kusů v balení, identifikace v hiearchii balení apod. Pět základních kroků procesu datové synchronizace 1. Vkládání dat dodavatel uloží kmenová data do svého zdrojového katalogu a zveřejní je pro své partnery nebo vybraný cílový trh. 2. Registrace dat po zveřejnění dat ve zdrojovém katalogu je sedm konkrétních atributů automaticky převáděno do Globálního registru. Jde o GLN globální lokalizační číslo zdrojového katalogu, GLN vlastníka položky, GTIN položky v katalogu, cílový trh. Dalšími předávanými informacemi jsou GPC kód, statut výrobku a související časová platnost zveřejněných dat.
3. Požadavek na vyhledání dat odběratel vyhledá přes svůj elektronický katalog výrobky prostřednictvím Globálního registru, který předá požadavek na stažení dat na příslušný zdrojový katalog. Ten následně zajistí zaslání všech atributů o vybraných výrobcích odběrateli. 4. Zaslání dat pokud dodavatel zveřejnil data pro daný trh, dojde při obdržení požadavku z Globálního registru na zdrojový elektronický katalog k jejich zaslání odběrateli. V tomto okamžiku probíhá synchronizace dat. 5. Potvrzení/zamítnutí dat probíhá automaticky na straně cílového katalogu. Odběratel následně fyzicky potvrdí nebo zamítne obdržená data včetně možnosti popsat důvod zamítnutí. V případě provedených změn dat ve zdrojovém katalogu dodavatelem, jsou tyto aktualizace automaticky přeneseny straně, která si data již stáhla. Odběratel má možnost informovat dodavatele přes svůj elektronický katalog o budoucím vyřazení položky. GPC Global Product Classification Základní podmínkou bezproblémové funkčnosti systému datové synchronizace je využívání standardní klasifikace výrobků. Za tímto účelem byla vytvořena GPC globální klasifikace produktů, kterou spravuje GS1. Tato klasifikace představuje logický rámec členění produktů pro dodavatele i odběratele celosvětově a zlepšuje tak přesnost, zrychluje schopnost dodavatelského řetězce rychle reagovat na spotřebitelské požadavky a přispívá k překonávání jazykových bariér. V současné době existuje šestistupňová hierarchie členění. Pro datovou synchronizaci se povinně používá kód čtvrté úrovně, tj. kód Bloku. Nejvyšší stupeň se nazývá Segment a zastupuje průmyslovou oblast, kterých je definováno 37. Jde například o potraviny, nápoje a tabák. Tento stupeň se dále rozpadá na úroveň, která se nazývá Rodina, což je obecné rozdělení segmentu, např.: mléko, máslo, sýry, jogurty, vejce atd. Nižší hladinou je Třída, která představuje skupinu výrobků podobných kategorií např. mléko a mléčné substituty. Poslední úrovní je Blok, který již vytváří kategorie podobných výrobků, jako mléko a mléčné výrobky podléhající zkáze. Blok se dále může dělit na dvě následující hladiny nepovinných podrobných informací. V páté úrovni obsahuje sérii atributů jako jsou např: obsah tuku a původ. V nejnižší vrstvě následují již odpovídající detailní hodnoty atributů např. nízkotučný, polotučný nebo kozí, ovčí apod. Více informací na: www.gs1.org/gdsn/gpc
DQF Data Quality Framework Způsob zapojení do GDSN v ČR* Předložení žádosti o registraci na GS1 Czech Republic. Uzavření smlouvy s GS1 Czech Republic. Povinné školení: - základy GDSN, - měření výrobků (datová kvalita), - obsluha elektronického katalogu. Měření, kontrola a čištění dat. DQF systém datové kvality je metodika vyvinutá GS1, která klade důraz na kvalitu kmenových dat a celého procesu údržby a péče o data v organizacích. Zajištění kvality kmenových dat je dlouhodobý, soustavně probíhající proces, který je opakovaně nutné kontrolovat a optimalizovat. Zlepšená kvalita dat přímo ovlivňuje náklady, zvyšuje produktivitu a zrychluje uvedení produktů na trh nebo jejich nahrazení novými, je základní podmínkou pro bezchybné fungování elektronické komunikace (EDI). Za kvalitu dat je primárně odpovědný dodavatel, ale je v zájmu obou obchodních partnerů, aby měli shodná data ve svých systémech, aby byli schopni efektivně nastavit procesy a komunikovat spolu bez chyb. Kvalita kmenových dat v tomto kontextu znamená, že data o výrobku jsou kompletní, konzistentní, přesná, dodaná včas a založená na standardech. Zavedení metodiky pro kvalitu dat ve společnosti se neobejde bez přímé, dlouhodobé podpory managementu. Nezbytným krokem je určení konkrétních osob zodpovědných za datovou kvalitu, které vypracují (na základě DQF) dokumentaci a příslušnou metodiku. Musí být schopny, v součinnosti s GS1 Czech Republic, zajistit proškolení zaměstnanců v oblasti kvality dat. Po zavedení systému datové kvality je nutné schválenou metodiku dodržovat, provádět interní audit a opakovaně vyhodnocovat aktuální stav. Pravidelná kontrola shody aktuálního stavu s metodikou vede ve výsledku k postupnému zlepšování kvality dat v organizaci. Více informací na: www.gs1.org/gdsn/dqf Přidělení přihlašovacích údajů. Vložení dat do testovacího systému, proces testování a schválení dat odběratelem. Doplnění celého portfolia kmenových dat do zdrojového katalogu a zveřejnění pro trh ČR nebo konkrétního odběratele. * Pro organizace již zapojené do GDSN v zahraničí neplatí toto schéma v plné šíři.
Přínosy GDSN pro obchodní partnery Unifikace procesu zalistování a datové struktury. Nižší náklady na správu dat. Vysoká rychlost aktualizace a konzistentnost dat v celé hierarchii balení. Validace dat před odesláním. Existence jediného místa pro jednorázové zveřejnění, vstup dat. Kontrola unikátnosti každé položky. Nižší četnost chybových EDI zpráv. Vyšší rychlost uvádění výrobků na trh. Snížení objemu skladových zásob a zlepšení dostupnosti zboží. Rychlejší a snazší propagace. Zajištění globální viditelnosti zboží pro ostatní odběratele. Prohloubení spolupráce mezi partnery. Zvýšení produktivity práce zaměstnanců. Optimalizace procesů - nákup, prodej, logistika, skladování atd. Je elektronický katalog, dostupný na adrese www.gs1datapool.cz, kterým GS1 Czech Republic zpřístupňuje využívání výhod datové synchronizace. Aktuálně se jedná o službu na úrovni synchronizace kmenových dat, výhledově je předpokládáno rozšíření této služby o možnost synchronizace cen a médií. GS1 Czech Republic Na Pankráci 30 140 00 Praha 4 T +420 227 031 165 F +420 234 633 147 E info@gs1cz.org www.gs1cz.org