EFEKTIVNÍ VYUŽÍVÁNÍ INFORMACÍ A INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ V RÁMCI ZEMĚDĚLSKOPOTRAVINÁŘSKÝCH SYSTÉMŮ EFFECTIVE USAGE OF INFORMATION AND INFORMATION SYSTEMS WITHIN AGRIFOOD SYSTEMS ŠILEROVÁ Edita, (ČR) -HAVLÍČEK Zdeněk, (ČR) ABSTRACT Nowadays every company must use modern information technologies for its development and existence. Firms must work with sufficiently developed information base for achieving competitiveness. New information technologies, specialized databases and the Internet enable to get necessary information, analyse it, and create qualified strategies. Without purposeful ICT the firm could not reach world-wide competitiveness nowadays. The contribution deals with the theoretical issues of the inclusion of informatics section into the organisational structure of the company that will be followed by the realised research in a chosen sample of firms in the Czech Republic. The research is focused on the analysis of the state of the informatics section inclusion in the organisational structure of companies and the use of information and communication technologies and information for strategic decisions. The theory mentions the suitable inclusion of informatics section as an independent organisational unit, the managing worker of which is included directly into the top management. At the end of the contribution the comparison of the theory and the reality in a chosen sample is realised and the conclusions of suitability of informatics section inclusion into the organisational structure of the firm are formulated. KEY WORDS information systems, information and communication technologies, strategies of information systems ÚVOD Informace se staly významným podnikovým zdrojem při řízení podniku. Způsob jejich získávání je odvislý od způsobu komunikace v jednotlivých firmách. Relativně snáze podniky získávájí informace interní, tedy informace z vnitřního prostředí. Externí informace, informace o okolí firmy se získávají hůře. Kvalita a způsob získávání interních informací je plně závislý na podnikovém informačním systému. Podnikový informační systém by měl být plně integrován a měl by respektovat podnikové procesy různých funkčních oblastí. Podnikový informační systém tedy nelze vyvtářet bez jasně definované globální a informační strategie. Návrh informačního systému musí také plně respektovat dílčí strategické koncepce ve firmě. Jakýkoliv jiný přístup je velmi riskantní. Pokud nedochází v podniku k dodržení uvedeného postupu, tedy zavádění informačního systému bez informační strategie, dochází k řadě problémů, které vznikají s pravidelnou samozřejmostí u všech firem. Zásadní podmínkou úspěšné realizace podnikatelské strategie je jasná představa k jakému výsledku bude používána informační a komunikační technologie a tedy také informační systémy. Informační systémy používané ve firmách v současné době jsou relativně složité, jsou tvořeny velkým funkčním spektrem, často nemají uživatelské příručky, řízení útvaru informatiky je na neodpovídající řídicí úrovni. Kvalita celého životního cyklu informačního systému je tedy silně ovlivňována způsobem řízení útvaru informatiky v podniku, potažmo prací s daty a informacemi a jejich dalším využitím.
Kvalita řídicího procesu je rovněž plně odvislá od způsobu a schopnosti získávat informace a dále s nimi pracovat. Možností získávání informací z firemních datových zrdojů je celá řada. Stejně rychle jako se vyvíjejí informační a komunikační technologie, tak se také vyvíjejí přístupy k získávání informací o stavu dané problematiky. Tento příspěvek byl zpracován v rámci řešení VZ MSM 6046070906 Ekonomika zdrojů českého zemědělství a jejich efektivního využívání v rámci multifunkčních zemědělskopotravinářských systémů. MATERIÁL A METÓDY Informační systémy a informační a komunikační technologie jsou důležitým zdrojem konkurenceschopnosti. Kvalita každého informačního systému a způsob získávání informací je dán řadou faktorů, lze ji posuzovat podle měřitelných a neměřitelných přínosů. Jedním z neměřitelných přínosů je kvalita poskytovaných informací a znalostí pro řízení. Tento ukazatel se odvíjí od schopnosti uživatelů definovat požadavky na jejich potřebu a schopnosti informace dále využít a pracovat s nimi. Kvalita celého informačního systému je plně odvislá od schopnosti řídit útvar informatiky, řídit tvorbu informační strategie, architektury informačních systémů a celého životního cyklu informačního systému. Cílem příspěvku je definovat požadavky na organizační strukturu podniku ve vztahu začlenění řídicího pracovníka útvaru IT a schopnosti získávat informace, požadavky na začlenění pracovníka IT v organizační struktuře a způsoby získávání informací budou prezentovány na provedeném šetření ve vybraném vzorku podniků. VÝSLEDKY Stále se zvyšující množství informací, jak externích, tak samozřejmě interních, vytváří požadavky na zajištění jejich kvality. To vyžaduje efektivně nastavit vnitrofiremní informační kanály, vhodně data agregovat, stanovit rozlišovací hodnoty. Právě z důvodu optimalizace a výměny dat, informací a znalostí mezi jednotlivými organizačními jednotkami firmy jsou procesy ve firmě podporovány různými informačními systémy a s nimi spojenými organizačními postupy. Kvalita celého tohoto procesu je přímo závislá na způsobu řízení firemního útvaru, který ve firmě zajišťuje rozvoj a provoz informačních systémů a informačních a komunikačních technologií. Jaké je postavení útvaru IT ve firmě? Historicky hlavním úkolem útvaru zpracovávajícím data bylo včas zajistit zpracování účetnictví, mezd, skladu a podobných agend, v závislosti na zaměření firmy. V tomto období zpracování dat bylo potřebné, aby útvar zpracování dat byl přímo podřízen útvaru ekonomickému. Většina zpracovávaných dat pocházela právě z útvaru ekonomického. V té době útvar zpracování dat většinou nesl název útvar informačních soustav a poskytoval data pro uživatele v určitém časovém intervalu (dávkové zpracování). Délka časového intervalu byla přímo závislá na zaměření firmy v ekonomickém útvaru nejčastějším intervalem zpracování byla dekáda, nebo jeden měsíc. S vývojem informačních a komunikačních technologií se ukázalo, že potenciál zpracování dat je v úplně něčem jiném narůstalo množství dat uchovávaných ve firmě a bylo možno používat tato data k provádění analýz, prognóz, rozhodnutí. V řadě firem na tuto situaci reagovali tak, že útvar IT zůstal v působnosti ekonomického útvaru, tam kam historicky patřil. Situace byla ve firmách řešena odlišně, většinou útvar IT zůstal součástí toho útvaru, kdo jej právě řídil, nebo v působnosti toho útvaru, který informační technologie nejvíce využíval. Organizační začlenění útvaru informatiky bylo ve firmách řešeno několika způsoby: 1. útvar IT zůstal pod ekonomickým útvarem 2. útvar IT byl zařazen pod některý jiný útvar ve firmě obchodní, technologický, výrobní
3. útvar IT se stal samostatným útvarem, který měl svého vedoucího přímo ve vrcholovém vedení firmy. V závěru roku 2006 a v první polovině roku 2007 bylo provedeno šetření v náhodně vybraném vzorku firem. Byly osloveny firmy zejména střední a velké velikosti. Šetření se zaměřilo na zjištění, kde v organizační struktuře firmy je zařazen útvar IT a jakým způsobem manažeři firmy získávají informace pro řízení. Šetření bylo provedeno ve 148 firmách. Respondenti nejprve odpovídali na otázku kdo ve firmě řídí útvar IT. Graf č.1 řízení útvaru informatiky Řízení útvaru informatiky 40 35 30 25 20 15 10 5 0 finanční ředitel vedení firmy obchodní ředitel majitel útvar správní útvar IT útvar výrobní outsourcing personalista neřízena - náhodně Z grafu č. 1 je zřejmé organizační začlenění útvaru IT ve firmách. Z uvedeného grafu vyplývá, že řízení útvaru informatiky je ve firmách velmi nejednotné. Ve velkých firmách je útvar IT nejčastěji samostatným útvarem, jehož řídicí pracovník je přímo ve vrcholovém vedení 33,78%. Historicky jedno z nejvyšších zastoupení útvaru IT zůstává stále součástí ekonomického útvaru, kde je tento útvar začleněn 22,97%. Vysoké je také procento vytěsnění řízení informatiky z firmy, kterému dalo přednost v současné době 12,16%. Další začlenění útvaru informatiky v organizační struktuře firmy je zcela náhodné v závislosti na tom, jak se firma vyvíjela, kdo se věnoval informatice, a samozřejmě také majitelé firmy si ponechávají řízení útvaru informatiky ve vlastní kompetenci. Všichni manažeři vyžadují pro svá rozhodnutí, která by měla být co nejzodpovědnější, odpovídající realitě, kvalitní informace. Informace bez kontextu mají však jen malou hodnotu. Kontext je dán konkrétním obsahem nebo otázkou, které vyžadují aktivní zásah. Další otázkou na kterou respondenti odpovídali bylo - jakým způsobem manažeři firmy získávají informace pro řízení.
Graf č. 2 - způsob získávání informací pro řízení Způsob získávání informací pro řízení 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Externí a interní Pravidelné reporty On-line + dotazy Excel Porady Business Inteligence Práce s informacemi se firmu od firmy velmi liší. Jak je zřetelné z grafu č.2 většina uživatelů již dnes využívá pro řízení informace získané přímo z informačního systému. Pouze 13% respondentů pro řízení informace získává z pravidelných porad, které se konají minimálně 1x za týden, z toho 67% respondentů odpovědělo, že se konají 2x za týden nebo častěji. Jedná se zejména o firmy, které jsou orientovány na obchodní činnost. Nejvíce respondentů (59 %) pracuje s informacemi, které získává na základě pravidelných, předem nastavených, reportů. Kvalita těchto reportů je přímo odvislá od schopnosti řídicího pracovníka definovat své požadavky na jeho obsah. Pravidelné reporty nejsou schopny podporovat kontextové požadavky na dialog. Jsou přímo odvislé od schopnosti pracovníka, který je definuje. Ideální situace nastává tehdy, když řídicí pracovník přímo v systému definuje své dialogové požadavky, které přímo odpovídají konkrétní situaci. Takovéto řešení nabízí využívání přímo on-line dotazů, nebo využití modulu Business Inteligence. Z uvedeného vzorku respondentů 16% vyžívá přímou tvorbu dotazování, 8% při tvorbě těchto dotazů pracuje v prostředí Excelu a 8% využívá přímo software vytvořený pro tento typ úlohy Business Inteligence. DISKUSIA Informační potřeby ve firmách a institucích jsou přímo závislé na zaměření jejich činnosti a postavení pracovníků, kteří informační zdroje využívají jako nástroj k řízení a plánování. Zaměření činnosti firem a institucí je dlouhodobě dáno stanovenou strategií, posláním a cíli každého subjektu. Cílem útvaru informatiky je poskytování správných informací ve správný čas, pokud je útvar informatiky zařazen v organizační struktuře na správném stupni řízení, potom se informace a znalosti dostanou včas ke správnému uživateli. Způsob řízení útvaru informatiky se rovněž odráží ve finanční náročnosti útvaru, v náročnosti na uživatele. Kvalita informačního systému, poskytovaných informací je plně odvislá od způsobu a kvality řízení útvaru ICT. Firmy si musí vybudovat systém, který umožní manažerům vyvíjet své dotazy na základě konkrétní situace: 1. informace získané na základě kontextu manažeři by měli mít k dispozici informace k právě vzniklé situaci pro jejich efektivní rozhodnutí
2. individuálně vytvořená upozornění každý manažer musí mít konkrétně adresované upozornění, aby mohl jednat na základě vzniklé situace 3. vytváření pravidel a postupů vycházejících ze zkušenosti Pro vytvoření paradigma vytvářející firemní hodnoty, je nutné vytvořit informační infrastrukturu, která respektuje ústřední roli manažerů. Manažeři by měli mít možnost osobní volby způsobu, kterým se chtějí podílet na spoluvytváření této firemní hodnoty. Přístup k budování informačních systémů v současné době se orientuje na implementace portálových řešení, které umožňují webový přístup k informacím a aplikacím s efektivní možností řízení a administrace. Existují skupiny uživatelů s poměrně specifickými informačními potřebami, pro které je specializovaný portál velmi vhodný. Nabízí "na jednom místě" prakticky všechny služby a informace, které potřebují ke své činnosti - tak aby nemuseli ztrácet čas hledáním těchto informací a služeb na jiných místech, a mohli se více věnovat své vlastní činnosti. ANOTÁCIA Každá společnost musí nezbytně v současné době pro svůj rozvoj a existenci využívat moderní informační technologie (ICT). Firmy musí pro dosažení konkurenceschopnosti pracovat s dostatečně rozvinutou informační základnou. Nové informační technologie, specializované databáze a internet umožňují získávat potřebné informace, analyzovat je a vytvářet z nich kvalifikované strategie. Bez účelného ICT by tedy firma v současnosti nemohla dosáhnout celosvětové konkurenceschopnosti. Příspěvek se zabývá teoretickou problematikou zařazení útvaru informatiky v organizační struktuře podniku, na kterou naváže provedené šetření ve vybraném vzorku podniků v ČR. Šetření je orientováno na analýzu stavu začlenění útvaru informatiky v organizační struktuře podniků a využívání informačních a komunikačních technologií a informací pro strategická rozhodnutí. Teorie uvádí vhodné začlenění útvaru informatiky jako samostatné organizační jednotky, jehož řídicí pracovník je začleněn přímo ve vrcholovém vedení. V závěru příspěvku je provedeno srovnání teorie a skutečnosti ve vybraném vzorku a jsou formulovány závěry vhodnosti zařazení útvaru informatiky v organizační struktuře podniku. KĽÚČOVÉ SLOVÁ informační systémy, strategie informačních systémů, analýza organizačních struktur LITERATÚRA [1] SODOMKA, P.: Informační systémy v podnikové praxi. Brno: Computer Press, 2006. s.341 ISBN80-251-1200-4 [2] WELCH, J.; WELCH, S.: Komu podřídit útvar IT?, Moderní řízení č. 2/2007,s. 45 46. ISSN 0026-8720 [3] ŠTĚDROŇ, B.: Manažerské řízení a informační technologie.praha: Grada Publishing, a.s., 2007. s. 156 ISBN 978-80-247-2052-4 KONTAKTNÁ ADRESA Ing. Edita Šilerová, PhD. Katedra informačních technologií, PEF, Česká zemědělská univerzita v Praze, Kamýcká 129, 165 21 Praha 6 Suchdol, ČR e-mail: silerova@pef.czu.cz,
doc. Ing. Zdenek Havlíček, CSc. Katedra informačních technologií, PEF, Česká zemědělská univerzita v Praze, Kamýcká 129, 165 21 Praha 6 Suchdol, ČR e-mail: havlicek@pef.czu.cz Recenzoval(a): doc. Ing. Klára HENNYEYOVÁ, CSc.