Přednáška VŠFS Koncepty a řízení firemního nákupu
Cíle Cílem této prezentace je seznámit vás se základními cíli, koncepty a nástroji profesionálního nákupu. Přestože je dnešní přednáška nezbytně zkratkou, po jejím absolvování by jste měli být schopni rozumět základním principům a procesům. Poté můžete začít přistupovat k pořizování jakékoliv služby či zboží strategicky, promyšleně a komplexně.
Nákup je aktivita, s kterou se každý z nás setkává denně. Každý se v životě snaží pořídit to nejlepší a nejkvalitnější zboží nebo službu za co nejlepší cenu. Nákup hraje klíčovou roli i v managementu jakékoliv organizace, ať už firmy, státní instituce nebo neziskové organizace. Přesto, že se jedná významem o stejně klíčovou oblast jako prodej, marketing nebo finanční management, je nákup v našem prostředí stále trochu podceňován. Přesto, že může zásadním způsobem ovlivnit výsledky podnikání nebo uspořit veřejné prostředky. Stačí jen sledovat média a je jasné, že špatným, neprofesionálním nebo neetickým přístupem k nákupu ztrácíme všichni miliardy.
o Část I. Teorie Cíle a definice Vymezení profesionálního nákupu Kritické faktory úspěchu Integrita a právní aspekty nákupu Jednotlivé fáze nákupního procesu Část II. Praktické příklady Nákupní proces E-sourcing
Definice profesionálního nákupu: Profesionální nákup může být definován jako process pořizování správného materiálu a služeb ve správné kvalitě, dodaných ve správný čas, na správném místě, od správných dodavatelů, doprovázené správným souborem doprovodných služeb a za správnou cenu.
CÍLE NÁKUPU Efektivní dodávky Optimální kvalita Minimalizace nákladů: - Způsob nakupování - Cena - Administrativní proces Efektivní management nákupu Právní zabezpečení: - Smlouvy - Objednávky - Antimonopolní zákony a jiná omezení
Zásadním prvkem profesionálně řízeného nákupu je strategický přístup k dodavatelům. Tento proces zahrnuje: Uvědomění si potřeby specifických služeb a zboží Identifikaci a výběr potencionálních zdrojů dodávek Stanovení strategie Vyjednání a uzavření kontraktů obsahujících cenu, platební podmínky a ostatní klíčové faktory Řízení vztahů s dodavately a monitoring výkonu v průběhu platnosti smluv Administrativní proces spojený s objednáváním, příjímáním a placením zboží a služeb V širším pojetí však nákup zahrnuje i další činností jako řízení a kontrolu skladových zásob, plánování a řadu dalších aktivit.
Vymezení hranic Operativní versus strategický nákup Definice Operativní nákup Je to denní operativa spojená s nákupem a objednáváním. Typicky zahrnuje velký objem administrativní činnosti a práci s dokumenty Strategický nákup Plánování, tvoření a implementace strategií pro efektivní nákup Cíl Typické aktivity Zajistit efektivní a hladký proces spojený s objednáváním a dodávkami zboží a služeb x vytvoření objednávky x schválení objednávky x identifikace existujícího dodavatele x potvrzení o přijetí služby nebo zboží x párování objednávky s fakturou a proplacení Výběr nejvhodnějších dodavatelů po dokonalé analýze a vytvoření strategie x formulace potřeb organizace x analýza různých scénářů x zvážení optimálních řešení x tvorba a implementace strategie x monitoring a řízení vztahů s dodavateli
Co zahrnuje firemní nákup Strategický nákup (Category Management) Plánování & vize Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Výběr dodavatelů Řízení dodavatelů Data Nastavení systému Materiál Služby Dodavatelé Smlouvy Využití dat Operativní nákup (RtP) Plán Poptávka Objednávka Zveřejnění Potvrzení Faktura Platba Skladový management Skladový management Skladové operace Re- investice Zavedení Operace & údržba Náklady životního cyklu Nové specifikace Likvidace Vývoj Design Výroba Dodávka Faktura Náklady na produkt
Význam firemního nákupu V poslední době se stává nákup středem pozornosti jako jedna z posledních oblastí, kde lze výrazně zlepšit výsledky společností. V průměru 2/3 celkových firemních nákladů může ovlivnit kvalitní firemní nákup Strategický přístup přináší zásadní benefity: Redukce ceny Zvýšení kvality materiálů a služeb Zlepšení logistických procesů Implementace nových materiálů a technologií Odvětví Lze ovlivnit % z celkových nákladů Potravinářství 64% Textilní průmysl 60% Dopravní prostředky 61% Dřevařský průmysl 60% Oděvní průmysl 50% Scheuing, Eberhard, Fundamentals of Purchasing (National Association of Purchasing)
Přímé versus nepřímé náklady V organizaci jsou dva druhy nákladů, které lze ovlivnit pomocí firemního nákupu. PŘÍMÉ NÁKLADY Tvoří je nákup materiálů a služeb, které jsou přímo svázány s konečným produktem společnosti. Může se jednat například o hutní materiály, chemikálie, textilie, pryže atd. NEPŘÍMÉ NÁKLADY Nelze je přímo svázat s konečným produktem společnosti. Bývají často podceňovány a skrývají prostor pro zásadní úspory, pokud s nimi oddělení nákupu náležitě pracuje. Může jít například o facility management, údržbu, úklid, kancelářské potřeby, cestovní služby atd.
KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU Znalost produktů a služeb nákup je profese s obecně platnými pravidly, nástroji a postupy, které lze použít prakticky vždy. Je to řemeslo, s kterým se uplatníte kdekoliv. Některé komodity však však vyžadují nezbytnou zkušenost a hluboké znalosti. Pokud chcete nakupovat historický nábytek pro aukční síň nebo víno pro špičkový hotel, nestačí vám znát postup plánování, ani pravidla vyjednávání Vyjasnění potřeb organizace zásadní problém na vás čeká, ještě než začnete s nákupem. Pokud opravdu dobře nerozumíte tomu, co váš interní zákazník opravdu potřebuje a proč, výsledek celého procesu strategického nákupu může být zklamáním Monitoring vývoje trhů Asi není nutné zdůrazňovat nutnost důkladné analýzy trhů. Ne vždy musí být například cena fixována na danný moment, ale na tržní trendy apod. Modelace celkové ceny (TCO) - Kvalitní analýza celkových nákladů nám pomáhá při vyjednávání s dodavately dokážeme odhadnout, kam bude směřovat jejich strategie a kde jsou jejich cenové limity. Pokud víme, kolik procent z ceny materiálu tvoří např. lidská práce, doprava, administrativa nebo poplatky, můžeme najít cestu k jejich omezení. Stejně tak je nutné vědět, že cenu auta netvoří jeho cenovka, ale i benzín na tři roky, údržba, náhradní díly a cena následného prodeje. Koncentrace na cíl Vždy, každém okamžiku mějte na paměti, co je cílem vašeho snažení: Efektivní dodavatelský řetězec Dobře nastavené procesy a komunikace Optimální kvalita Minimalizace ceny Soulad se všemi legislativními a morálními požadavky Efektivní komunikace a vyjednávací schopnosti Bez toho vám to asi nikdy nepůjde: Znalost požadavků klienta Právní souvislosti Otevřená mysl Pozitivní přístup Trpělivost Takt a sebeovládání Znalost finančních konceptů O peníze jde vždy až v první řadě. Naučte se rozumět základním finančním ukazatelům a dkumentům jako je finanční rozvaha a výsledovka. Prozradí vám o vašich dodavatelích více než by sami chtěli.
4. INTEGRITA A PRÁVNÍ PROBLEMATIKA Pokud pracujete ve firemním nákupu, jste v častém styku s dodavateli a spolurozhodujete o někdy astronomickém objemu peněz. A to láká. Proto je důležité probrat tři důležité aspekty profesionálního chování nákupního manažera. Etika Morální integrita je po zdraví to nejcennější co máme. I když si to dnes možná málo připomínáme. Ve firemním nákupu se asi každý někdy dostane do situace, kdy čelí nestandartním situacím. Proto je nutné vždy mít na mysli tři základní etická pravidla: Firma vás platí, aby jste pracovali ve prospěch jejích zájmů, nikoliv vašich vlastních K dodavatelů musíte přistupovat profesionálně, s respektem, ale i vědomím, kde je nepřekročitelná hranice vzájemných vztahů Vždy mějte na mysli pravidla a standarty, které jsou platné ve vaši firmě a profesi Konflikt zájmů Nedivte se, pokud vás společnost okamžitě propustí za to, že jste podepsal(a) smlouvu s firmou svého strýce. To, co se zdá normální ve světě politiky, v businessu to naštěstí tak normální není Mlčenlivost Všechny informace, jak o vaší společnosti, tak o subjektu dodavatele, které nejsou veřejně dostupné, považujte za důvěrné. Nebojte se poradit s právníky
Právní aspekty Právní problematika je samozřejmě významnou a nedílnou součástí nákupního procesu. Pokud se cítíte profesionálem ve své oblasti, mějte na mysli, že k práci potřebujete stejně dobré odborníky na komerční právo. Podcenění může být velmi drahé. Existují tři hlavní aspekty hodné právní pozornosti: Důležité a povinné komponenty smlouvy Objednávka a všeobecné obchodní podmínky Antimonopolní právo Ve velkých společnostech existují povinně používané vzory smluv, všeobecných obchodních podmínek a různá školení na téma antimonopolního práva, stejně jako přísné schvalovací procesy, předcházející konečný podpis smluv. A firmy velice dobře vědí proč...
5. Jednotlivé fáze nákupního procesu podrobněji Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Co jsou hlavní cíle, plány a potřeby našich interních zákazníků? Víme kdo jsou tito zákazníci a máme s nimi optimálně nastavené vztahy? Existují jasné specifikace, objemy a rozpočty? Jaká je struktura, dynamika a kapacita daného trhu? Kdo jsou klíčoví dodavatelé? Jak je trh segmentovaný a jaká je naše pozice? Má cenu nakupovat nyní nebo později? Jaké jsou trendy? Jak detailně lze analyzovat cenovou strukturu dané komodity? Jsou cenové elementy transparentní? Jaké je riziko změn jednotlivých cenových elementů? Jaké jsou jednotlivé alternativy? Jsou argumenty pro zvolenou strategii dostatečně podložené? Byl dokument projednán a schválen všemi zainteresovanými? Je stanoven časový harmonogram implementace a schválení výsledků?
Výběr dodavatelů Řízení dodavatelů Data Operativní nákup Je stanovena správná taktika, způsob vyjednávání a role pro VŘ? Je výsledek VŘ v souladu se strategií a očekáváním zákazníka? Dosáhli jsme prokazatelně maxima možného? Máme všechny potřebné podklady pro uzavření smlouvy? Jsou stanoveny odpovědnosti a osoby pro řízení kontraktu na straně firmy i dodavatele? Jsou stanoveny ukazatele plnění kontraktu (KPIs)? Jsou stanoveny způsob a frekvence komunikace s dodavatelem? Je nová smlouva nahrána do systému včetně všech nutných detailů? Jsou pro novou smlouvu nastaveny práva pro užívání a schvalování? Jsou v systémy všechny podrobnosti jako termíny dodání, ceny atd.?
Praktické ukázky dokumentů a e-sourcinngu Samostatné dokumenty k dispozici na přednášce