MĚSTO SEMILY VSTŘÍCNÝ ÚŘAD SPOKOJENÝ OBČAN CZ.1.04/4.1.01/53.00022 PŘÍRUČKA PROCESNÍHO ŘÍZENÍ Konzultant: SPF Group, v.o.s. Datum zpracování: květen 2012-1 -
OBSAH Obsah...2 1. Úvod...7 2. Metodický vstup - základní popis procesního modelu...8 3. jednotlivých oblastí a skupin procesů...12 01 Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ...14 02 Ekonomická agenda...32 05 Školství, kultura a sport...47 06 Územní plánování a stavební řád...64 07 Správní záležitosti...73 08 Sociální oblast...84 09 Doprava...96 10 Živnostenský úřad...107 11 Životní prostředí...117 12 Rozvoj a správa majetku...134 4. Závěr...147-2 -
Seznam zkratek FIN ISVS IT KT MěÚ OD ORSM OSV OŠKVV OŽP OŽÚ OSÚ OSÚ ÚP RM vedoucí OD vedoucí FIN Odbor finanční a plánovací Informační systém veřejné správy Informační technologie Kancelář tajemníka Městský úřad Odbor dopravy Odbor rozvoje a správy majetku Odbor sociálních věcí Odbor školství, kultury a vnějších vztahů Odbor životního prostředí Odbor živnostenský úřad Odbor obvodní stavební úřad Odbor obvodní stavební úřad, oddělení územního plánování Rada města Vedoucí odboru dopravy Vedoucí odboru finančního a plánovacího vedoucí ORSM Vedoucí odboru rozvoje a správy majetku vedoucí OS vedoucí OSV Vedoucí odboru správního Vedoucí odboru sociálních věcí vedoucí OŠKVV Vedoucí odboru školství, kultury a vnějších vztahů vedoucí OŽÚ vedoucí SÚ vedoucí OŽP ZM VM Vedoucí odboru živnostenský úřad Vedoucí stavebního úřadu Vedoucí odboru životního prostředí Zastupitelstvo města Vedení města = statutární zástupci (starosta, 1. místostarostka, místostarostka) - 3 -
Další použité zkratky: AOPK CR ČHMÚ ČIŽP ČSÚ ČŠI DO DSO ELDP EU HN HZSLK; HZS IC ISP JSDHO Karty KP KC Golf KHSLK KN KPSS KRNAP KTV KÚ KÚLK KVV LHO MaPG MK MP Agentura ochrany přírody a krajiny Cestovní ruch Český hydrometeorologický ústav Česká inspekce životního prostředí Český statistický úřad Česká školní inspekce Dotčené orgány Dobrovolný svazek obcí Evidenční list důchodového pojištění Evropská unie Hmotná nouze Hasičský záchranný sbor Libereckého kraje Informační centrum Informační systém o platech Jednotka sboru dobrovolných hasičů obce Karty památkové péče Kulturní centrum Golf Krajská hygienická stanice Libereckého kraje Katastr nemovitostí Komunitní plán sociálních služeb Krkonošský národní park Kabelová televize Krajský úřad Krajský úřad Libereckého kraje Krajské vojenské velitelství Lesní hospodářské osnovy Muzeum a Pojizerská galerie Městská knihovna Městská policie - 4 -
MŠ MŠMT MV ČR MZD MZe NIV NNO NO OLH OP ORP OKS OSPOD OSSZ OÚ OZP OZV PD PČR PIA PMS PO; p. o. PPP RO RS SO SO ORP SC Semily SDH SeNo Mateřská škola Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Ministerstvo vnitra České republiky Meliorační a zpevňující dřeviny Ministerstvo zemědělství Neinvestiční výdaje Nestátní neziskové organizace Nápravné opatření Odborný lesní hospodář Operační program Obec s rozšířenou působností Okresní soud Oddělení sociálně právní ochrany dětí Okresní správa sociálního zabezpečení Obecní úřad Osoby zdravotně postižené Obecně závazná vyhláška Projektová dokumentace Policie České republiky Plán investičních akcí Probační a mediační služba Příspěvková organizace Pedagogicko psychologická poradna Rada obce Rybářský svaz Správní obvod Správní obvod obce s rozšířenou působností Sportovní centrum Semily Sbor dobrovolných hasičů Semilské noviny - 5 -
SOD SVČDM SVP ŠZ ÚIV ÚP VPP VPS VS ZO ZOZ ZUŠ ZŠ ŽP Smlouvy o dílo Středisko volného času dětí a mládeže Středisko výchovné péče Školské zařízení Ústav pro informace ve vzdělávání Úřad práce Veřejně prospěšné práce Veřejně prospěšná stavba Veřejná služba Zastupitelstvo obce Zkouška odborné způsobilosti Základní umělecká škola Základní škola Životní prostředí - 6 -
1. ÚVOD Hlavním cílem projektu je zvýšení kvality řízení činnosti MěÚ Semily, vyšší transparentnost a otevřenost veřejných služeb a celkové zefektivnění výkonu úřadu. Těchto cílů mělo dosaženo prostřednictvím implementace procesního a strategického řízení do Městského úřadu. V rámci projektu byly zmapovány klíčové procesy probíhající na MěÚ, zkvalitněny jejich výstupy a hledány cesty pro optimalizaci nákladů zajištění těchto kvalitních práce úřadu. Celý projekt byl realizován formou learning by doing tzn. po úvodním školícím bloku jsou procesy mapovány samotnými pracovníky městského úřadu metodiky procesního řízení - a touto formou dochází k osvojování základních principů procesního řízení. Služby externí poradenské společnosti jsou pak využívány především formou konzultačních dnů. Vedle zavedení procesního řízení je v rámci projektu rovněž vytvářen Strategický plán města a provedeny kroky k využívání systému zpětné vazby uživatelů veřejných služeb (metodika k realizaci průzkumu spokojenosti občanů s poskytovanými službami úřadem a průzkumu spokojenosti zaměstnanců). Projekt je určen zaměstnancům MěÚ Semily, kterých bylo do celého projektu zapojeno cca 80. V rámci tohoto počtu vznikl tým interních metodiků (23 osob), který se podílel na implementaci procesního řízení a zpracování strategického plánu. Vybraný tým interních metodiků je nyní připraven vykonávat činnosti v oblasti procesního řízení i po ukončení projektu. Projektem hodlá MěÚ Semily naplnit strategii "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby", schválenou usnesením vlády č. 757/2007. Projekt je podpořen dotací z OP Lidské zdroje a zaměstnanost. Harmonogram projektu a jeho etap ukazuje následující tabulka: Etapa Výstup Harmonogram I. Analýza současného stavu Rámcová analýza současného Květen říjen 2011 stavu II. Detailní analýza Detailní analýza současného Září - listopad2011 problematických míst stavu III. Formulace doporučení Detailní analýza současného Prosinec 2011 stavu IV. Zpracování Příručky procesního řízení Příručka procesního řízení Únor- květen 2012-7 -
2. METODICKÝ VSTUP - ZÁKLADNÍ POPIS PROCESNÍHO MODELU Pro analytickou fázi projektu byl zvolen popis prostřednictvím procesního modelu. Jeho hlavním rysem je, že základní jednotkou řízení a těžištěm popisu je přesně vymezený proces, resp. činnost. Tento proces, resp. činnost má definovány všechny základní parametry vstup, výstup, garanta, realizátora, frekvenci činnosti apod. a, pokud je to možné, je zasazen do sledu logických kroků. Jinými slovy je zřejmé, kterému procesu, resp. činnosti předchází a po které následuje. Pro účely projektu Vstřícný úřad spokojený občan byl navržen hierarchický procesní model, který má 5 základních úrovní: oblasti procesů, skupiny procesů, procesy, činnosti a operace. 1) Oblast procesů a skupiny procesů Oblasti procesů v případě projektu odpovídají členění MěÚ do jednotlivých odborů dle platného Organizačního řádu MěÚ Semily. Skupiny procesů představují relativně rozsáhlý soubor procesů a činností, které vytvářejí logicky uzavřenou a relativně autonomní oblast aktivit. Rozeznáváme následující tři kategorie oblastí procesů: řídicí procesy, které definují základní mantinely celého systému implementace, zajišťují rozvoj a řízení výkonu MěÚ a tvoří podmínky pro fungování ostatních procesů, hlavní procesy, kam spadají výkonné procesy, ve smyslu plnění klíčových funkcí MěÚ, vytvářejí hodnotu v podobě služby poskytované občanům, podpůrné procesy, které napomáhají bezproblémovému fungování ostatních procesů. Bylo identifikováno 10 oblastí procesů a celkem 85 skupin procesů (viz následující schéma), přičemž každá oblast procesů představuje samostatnou kapitolu. Jednotlivé skupiny procesů jsou barevně odlišeny dle kategorie procesu: řídící procesy modře, hlavní procesy zeleně a podpůrné procesy žlutě. - 8 -
Schéma 1: Přehled oblastí a skupin procesů 9
3) Procesy Proces je základní jednotkou procesního řízení a je chápán jako logicky související soubor činností. Rozhraní mezi jednotlivými procesy jsou přesně definována. 4) Činnosti Každý proces se člení na činnosti. Činnosti představují v procesním modelu základní aktivity, a mohou být podle potřeby dále rozloženy do jednotlivých operací. Činnosti podrobněji určují procesy. 5) Operace Operace představují nejpodrobnější jednotku modelu a bude se s nimi pracovat pouze u procesů vykazujících určité neefektivity za účelem rozklíčování kritických míst. Pro snazší orientaci jsou jednotlivé úrovně procesního modelu kódovány. Oblasti procesů jsou označeny písmeny 01 12, skupiny procesů, procesy, činnosti a operace jsou víceúrovňově číslovány. Výsledný systém ilustruje následující příklad: Oblast procesů 01 Správa majetku města Skupina procesů 01.1 Správa majetku města po stránce investic, oprav a údržby Proces 01.1.1 Návrh oprav a údržby objektů v majetku města Cílem projektu bylo mimo jiné zmapovat celou šíři záběru Městského úřadu. Z tohoto důvodu byl pro popis procesů, resp. činností, zvolen strukturovaný přístup jako hlavní východisko. Veškeré údaje jsou uvedeny ve formě tabulek, v podrobnější fázi analýzy budou některé tabulky dále rozpracovány do úrovně činností, v některých případech operací. V každé tabulce jsou uvedeny následující informace: Skupina procesů Název Kód a název skupiny procesů je založen na identifikaci procesů/činností, které jsou rovněž kódovány. Tyto kódy jsou v tabulce využity i dále pro specifikaci dalších popisovaných kategorií, např. vstupu, výstupu či garance. Pokud má určitý proces/činnost například specifický vstup/výstup atd., je uveden její kód a daný vstup/výstup. Pokud je vstup/výstup jednotný pro všechny procesy/činnosti, je daný vstup/výstup uveden pouze s odrážkou. Je třeba uvést, že náročnost agendy popisovaných procesů/činností není ve všech případech srovnatelná. Snahou bylo postihnout pokud možno celou šíři výkonu MěÚ v rámci dané oblasti procesů a způsob tohoto popisu je totožný navzdory tomu, že některé procesy jsou realizovány s nízkou frekvencí, zatímco jiné vyžadují významnou část pracovní kapacity úřadu. představuje odbor nebo pozici, která nese zodpovědnost za nastavení postupů a pravidel dodržovaných během realizace daného procesu nebo činnosti. 10
Název Spolupracující subjekt Kód a název skupiny procesů Ve většině případů roli garanta dané činnosti zastává vedoucí odboru. je definován jako odbor, oddělení, úsek, ve vybraných případech pozice, která přímo vykonává daný proces nebo činnost a nese zodpovědnost za jeho realizaci v souladu s postupy a pravidly nastavenými garantem. je za kvalitu své práce zodpovědný svému nadřízenému. Spolupracující subjekt je chápán jako odbor, oddělení nebo úsek, ve vybraných případech pozice, která se na dané činnosti významněji podílí, spolupracuje při její realizaci, nicméně nenese přímou odpovědnost. Dále jsou zde uváděny významné subjekty vně MěÚ podílející se na realizaci dané činnosti/procesu. představují podklady nezbytné pro zajištění daného procesu nebo činnosti. Mezi vstupy nejsou (s výjimkou specifických případů) uváděny obecné podklady, jako je Organizační řád či obecná legislativa. Do této kategorie jsou zahrnuty přímé výstupy daného procesu, resp. činnosti, zejména ve smyslu dokumentů, které vznikají. Příkladem mohou být plány, strategie, informace, zprávy, podklady atd. jednoho procesu/činnosti mohou být současně vstupem pro jiný proces/činnost. Tato kategorie definuje, kde je daný výstup archivován, kdo je jeho adresátem, případně jakým způsobem je tomuto adresátovi doručen. K danému procesu/činnosti, které budou popisovat zejména přípravu podkladů nebo materiálů ke schvalování, či k danému výstupu, je uveden schvalující subjekt. V případě, že daný výstup je schvalován na více úrovních, jsou jednotlivé subjekty uvedeny v pořadí, v jakém je daný výstup schvalován. Proces schvalování není ve většině případů vnímán jako samostatná operace (pouze ve vybraných případech byla tato aktivita akcentována), nicméně právě pořadí schvalujících subjektů specifikuje postup při schvalování daných. Frekvence, s jakou je daná činnost, resp. operace realizována (např. 1 měsíčně, dle potřeby apod.). Lhůta, za kterou musí být daný proces/činnost realizován. - 11 -
3. POPIS JEDNOTLIVÝCH OBLASTÍ A SKUPIN PROCESŮ Procesy realizované v rámci výkonu MěÚ Semily byly pro potřeby tohoto projektu rozděleny do 12 tematických oblastí procesů a tyto podle svého charakteru přiřazeny ke třem základním kategoriím oblastí procesů: řídicí, hlavní a podpůrné. V rámci jednotlivých oblastí procesů jsou procesy dále rozděleny do logicky ucelených skupin procesů. Na úrovni skupin procesů je možné identifikovat dvě kategorie. Jedná se na jedné straně o skupiny procesů, které zahrnují jednu z hlavních tematických náplní agendy MěÚ, a jsou specifické pro danou oblast procesů. Na druhé straně se jedná o skupiny procesů, které se v jednotlivých oblastech opakují a jsou svým charakterem průřezové. Do kategorie oblastí procesů řídicích byly zařazeny tři skupiny procesů: - Strategické řízení a organizace MěÚ - Koncepční činnosti - Kontrolní činnost Výkon procesů Strategické řízení a organizaci MěÚ zajišťují starosta města, místostarosta města a tajemník MěÚ. Koncepční a kontrolní činnost vykonávají pak věcně příslušné odbory MěÚ. Nejrozsáhlejší je kategorie oblastí procesů hlavních. Tyto tematické oblasti procesů se ve většině případů shodují s agendou jednotlivých odborů MěÚ, případně jsou zajišťovány pouze jedním odborem MěÚ. V rámci definovaných oblastí procesů lze jednotlivé skupiny procesů rozdělit na skupiny nosných procesů, které tvoří hlavní obsahovou náplň agendy daného odboru, a na skupiny průřezových procesů, které jdou nad rámec výkonem agendy dané oblasti, nicméně bez kterých se výkon dané agendy neobejde. Tyto skupiny procesů jsou vykonávány v podstatě každým odborem MěÚ a jedná se o následující skupiny procesů: - Provozní záležitosti odboru - Komunikace vnitřní a vnější - Plnění úkolů zadaných vedením města, RM a ZM a pomoc zřízeným výborům a komisím - 12 -
Rámcová analýza současného stavu dále rozvádí následující oblasti procesů: 01 Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ...14 02 Ekonomická agenda...32 05 Školství, kultura a sport...47 06 Územní plánování a stavební řád...65 07 Správní záležitosti...74 08 Sociální oblast...85 09 Doprava...97 10 Živnostenský úřad...108 11 Životní prostředí...118 12 Rozvoj a správa majetku...135-13 -
01 STRATEGICKÉ ŘÍZENÍ A ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ MĚÚCHYBA! ZÁLOŽKA NENÍ DEFINOVÁNA. 14
Název 01.1 Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ 01.1.1 Řízení pracovně právní agendy zaměstnanců zařazených do MěÚ 01.1.2 Kontrolní činnost vedoucích odborů při plnění úkolů uložených ZM a RM 01.1.3 Řízení a kontrola vedoucích na úseku přenesené působnosti 01.1.4 Spolupráce s volenými představiteli města při řízení vedoucích odborů na úseku samostatné působnosti 01.1.5 Zajištění pověřování zaměstnanců zařazených do MěÚ podepisováním dokumentů ve správních řízeních 01.1.6 Evidence podle zákona o střetu zájmů 01.1.7 Vydává spisový, skartační a pracovní řád obecního úřadu, nevydává-li je RM 01.1.8 Zajištění skládání státoobčanského slibu 01.1.9 Plnění úkolů RM, ZM, starosty, místostarosty města 01.1.10 Stanovení platů všem zaměstnancům obce zařazeným do obecního úřadu 01.1.11 Kontrolní činnost na základě plánu kontrolní činnosti 01.1.4 Starosta, místostarosta Tajemník (mimo 01.1.4) 01.1.1, 01.1.10 KT- personalista 01.1.2, 01.1.3, 01.1.6, 01.1.7, 01.1.8, 01.1.11 Tajemník 01.1.4, 01.1. 5, 01.1.9 Starosta, místostarosta, vedoucí odborů Spolupracující subjekt 01.1.1, 01.1.10 KT 01.1.2, 01.1.3, 01.1.5, 01.1.9, 01.1.11 Vedoucí odborů 011.4, 01.1.9 Starosta, místostarosta dle gesce 01.1.6, 01.1.7, 01.1.8 Tajemník 01.1.2; 01.1.9 Usnesení RM a ZM 01.1.6 Zákon č. 159/2006 Sb. 01.1.1, 01.1.10 Pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň 01.1.4 Materiály do RM a ZM 01.1.6 Registr oznámení dle 159/2006 Sb. 01.1.7 Vnitřní směrnice obecního úřadu 01.1.5 Vydaná rozhodnutí dle zákona č. 500/2004 Sb. 01.1.2, 01.1.9 Plnění usnesení RM a ZM 01.1.3, 01.1.11 Vyhodnocení plánu kontrolní činnosti Archivace podle spisového a skartačního řádu a platné legislativy 01.1.1, 01.1.10 Zaměstnanci, KT Tajemník 01.1.2, 01.1.4, 01.1.9 RM, ZM starosta a místostarosta dle gesce 01.1.2, 01.1.9 Dle usnesení RM a ZM 01.1.6 1 ročně dle zákona 01.1.11 4 ročně Dle potřeby 01.1.2, 01.1.4, 01.1.9 Dle usnesení RM a ZM Dle potřeby 15
Název 01.2 Právní agenda města 01.2.1 Výkon komplexních právních činností v jednotlivých oborech činnosti města vč. zřizovatelských a zakladatelských agend a rozhodovacích procesů ZM a RM 01.2.2 Příprava a posuzování návrhů smluv po právní stránce vč. veřejnoprávních smluv 01.2.3 Vymáhání pohledávek (mimo daňový řád) 01.2.4 Příprava podání a zastupování města v řízeních před soudem a soudním exekutorem, vč. opatrovnictví 01.2.5 Výkon působnosti na úseku práva shromažďovacího 01.2.6 Součinnost při zajišťování VŘ Starosta KT (právník) Spolupracující subjekt 01.2.1 Starosta, místostarosta, tajemník, odbory MěÚ Semily, orgány státní správy nebo samosprávy, RM, ZM, ředitelé příspěvkových organizací, starostové obcí ORP 01.2.2 Příslušný odbor MěÚ Semily, KÚ Libereckého kraje, obce (smluvní strana) 01.2.3 Dlužník, odbory MěÚ Semily, z jejich činnosti pohledávka vznikla, soud, soudní exekutor 01.2.4 Odbor finanční a plánovací (hradí soudní poplatek), úředník vymáhající daňové nedoplatky (případné informace o dlužníkovi), soud, soudní exekutor, Odbor správní MěÚ Semily matrika (u opatrovnictví) 01.2.5 Svolavatel, soud 01.2.1 Žádosti, podněty, dotazy, pokyny, rozhodnutí, návrhy, návrhy usnesení RM a ZM 01.2.2 Žádosti, návrhy smluv 01.2.3 Podklady k vymáhání prokazující důvod a výši pohledávky, informace o případných platbách 01.2.5 Oznámení 01.2.6 Dokumentace k veřejné zakázce 01.2.1 Právní úkony, stanoviska, návrhy, doporučení, usnesení RM, ZM, metodická pomoc, konzultace, vyjádření, doporučení, připomínky 01.2.2 Návrh smlouvy, žádost KÚ Libereckého kraje o souhlas se zveřejněním 01.2.3 Upomínka, žaloba - návrh na vydání platebního rozkazu/vyjádření k odvolání/platební rozkaz/rozsudek 01.2.4 Úkon soudu, exekutora 01.2.5 Zákaz shromáždění/rozpuštění shromáždění 01.2.6 Stanovisko, návrh, doporučení, metodická pomoc KT (právník) 01.2.1 Starosta, místostarosta, tajemník, odbory MěÚ Semily, orgány státní správy nebo samosprávy, RM, ZM, žadatel 01.2.2 Příslušný odbor MěÚ Semily, jehož činnosti smlouva upravuje, OS, KÚ Libereckého kraje 01.2.3 Dlužník (upomínka), odbory MěÚ Semily, z jejichž činnosti pohledávka vznikla Žaloba - soud, návrh na exekuci - soudní exekutor 01.2.4 Odbor finanční a plánovací (je-li hrazen soudní poplatek), soud, soudní - 16 -
exekutor 01.2.5 Svolavatel 01.2.6 Věcně příslušný odbor MěÚ Semily, ORSM (administrátor VŘ) 01.2.1 Tajemník, RM, ZM, starosta nebo orgán státní správy nebo samosprávy 01.2.2 Vedoucí příslušného odboru, KT (právník), vedoucí FIN, RM, ZM, KÚ Libereckého kraje 01.2.3 KT (právník) 01.2.4 Rada města (uděluje 1 ročně obecnou plnou moc; rozhodnutí ad hoc) 01.2.5 Starosta, soud (v případě odvolání proti zákazu shromáždění) Dle potřeby Individuální 01.2.2 Vyhlášení ve lhůtách správního řádu 01.2.5 Lhůty dle zákona o právu shromažďovacím - 17 -
Název 01.3 Legislativní činnost 01.3.1 Vydání obecně závazných vyhlášek 01.3.2 Vydávání nařízení města 01.3.3 Vydání vnitřních předpisů úřadu 01.3.4 Jednání s orgány dozoru nad vydáváním a obsahem obecně závazných vyhlášek, nařízení, usnesení, rozhodnutí a jiných opatření orgánů města 01.3.5 Soustavné sledování právních norem 01.3.6 Připomínkování návrhů zákonů Starosta KT (právník) Spolupracující subjekt Vedení města, odbory MěÚ 01.3.1 Dozorový orgán - Odbor dozoru a kontroly veřejné správy Ministerstva vnitra (oddělení dozoru Liberec) 01.3.2 Dozorový orgán - KÚLK (Odbor legislativní a právní) Obce týká-li se jich nařízení 01.3.6 Vedoucí odborů MěÚ 01.3.1 Speciální zákon umožňující ukládat povinnosti v obecně závazné vyhlášce Metodika Odboru dozoru a kontroly veřejné správy Ministerstva vnitra 01.3.1, 01.3.2 Podnět k vydání právního předpisu města od RM, ZM, výborů ZM, komisí RM, městské policie, členů zastupitelstva, veřejnosti popř. obcí 01.3.4 Stanovisko dozorového orgánu 01.3.5 Sbírka zákonů 01.3.6 Návrh zákona 01.3.1 Obecně závazná vyhláška 01.3.2 Nařízení města 01.3.3 Vnitřní předpis úřadu 01.3.4 Stanovisko dozorového orgánu 01.3.5 Informace o změnách právních norem 01.3.6 Stanovisko k návrhu zákona 01.3.1, 01.3.2, 01.3.3 Sekretariát (krátkou cestou) 01.3.1, 01.3.2 Úřední deska odbor správní, elektronicky KT (informatik) 01.3.1 Ministerstvo vnitra, odbor dozoru a kontroly veřejné správy, oddělení dozoru Liberec 01.3.2 Krajský úřad Libereckého kraje, Odbor legislativní a právní 01.3.3 Elektronicky KT (informatik) - intranet 01.3.5 Vedoucí odborů, popř. i tajemník 01.3.6 KÚLK, vláda nebo zákonodárný orgán 01.3.1 Zastupitelstvo města 01.3.2 Rada města 01.3.3 Tajemník/starosta/RM/ZM podle dluhu normy 01.3.1, 01.3.2, 01.3.3, 01.3.4, 01.3.6 Dle potřeby 01.3.5 Soustavně 01.3.1, 01B.3.2 Příprava a projednání se spolupracujícími subjekty 30 dnů 01.3.3 Příprava a projednání 15 dnů - 18 -
Název 01.4 Řízení lidských zdrojů 01.4.1 Personální agenda pro MěÚ a Městskou policii (výběrová řízení na pracovní pozice, pracovní smlouvy, mzdová agenda, evidence pracovních postupů) 01.4.2 Zajištění uzavírání smluv s úřadem práce na veřejně prospěšné práce 01.4.3 Zajišťování mzdové agendy zaměstnanců Městské knihovny Semily 01.4.4 Výkon agendy odměňování členů ZM, RM, výborů a komisí 01.4.5 Zpracovávání a odesílání ISP pro MěÚ a odesílání ISO za PO 01.4.6 Vedení agendy tuzemských a zahraničních cestovních příkazů 01.4.7 Evidence a zajišťování vzdělávání pracovníků vč. zajištění ZOZ vedoucích zaměstnanců 01.4.1 Tajemník, RM, místostarosta dle gesce MP 01.4.2 Tajemník, RM 01.4.3 Ředitel MK 01.4.4, 01.4.5, 01.4.6, 01.4.7 Tajemník KT Spolupracující subjekt 01.4.1, 01.4.7 Tajemník, vedoucí odborů, místostarosta dle gesce MP 01.4.3 Ředitel MK 01.4.5 Ředitelé PO 01.4.1 Požadavek na organizaci výběrového řízení, pracovní smlouva 01.4.2 Usnesení RM 01.4.3 Dohoda o zpracování platů 01.4.4 Rozhodnutí ZM 01.4.5 Zpracované výkazy ISP 01.4.6 Cestovní příkaz 01.4.7 Požadavek vedoucí, zákony 01.4.1, 01.4.2 Pracovní smlouva (platový výměr) náplň práce, sociální, zdravotní pojištění, přihlášení k zdravotní pojišťovně/odhlášení, mzdové listy, ELDP, proplacená pracovní neschopnost, statistické výkazy, zaplacení podílu OZP 01.4.3 Zpracované platy pro MK 01.4.4 Podklady pro ZM 01.4.5 Odeslané výkazy ISP 01.4.6 Vyplacení cestovních výdajů 01.4.7 Školení, složení ZOZ, vzdělávání vedoucích Archivace podle spisového a skartačního řádu a platné legislativy 01.4.1 Uchazeči, pracovníci MěÚ a MP, tajemník 01.4.2 Pracovníci VPP, ÚP 01.4.3 MK 01.4.1, 01.4.2 Tajemník, RM, místostarosta 01.4.1, 01.4.5, 01.4.6, 01.4.7 Tajemník, místostarosta 01.4.3 Ředitel MK 01.4.4 ZM Dle potřeby Dle potřeby - 19 -
Název 01.5 Správa informačního systému a technologií 01.5.1 Správa informačního systému a technologií úřadu 01.5.2 Poradenství uživatelům informačních systémů a technologií 01.5.3 Komunikování s poskytovateli informačního systému a technologií Tajemník KT (Informatik) Spolupracující subjekt Dodavatel informačního systému nebo technologie Zaměstnanci města Požadavek odboru MěÚ nebo vedení Podmínky užívání IS (pravidelná údržba IS, strategický plán rozvoje IS, směrnice pro provoz IS, atd.) 01.5.1 Funkční IS (např. inovací, vyřešením problému, odstraněním závady) 01.5.2 Informace, rada, pomoc, návod, ukázka 01.5.3 Informace, vzdálená pomoc 01.5.1 Informační systém a informační technologie 01.5.2 Žadatel 01.5.3 Poskytovatel informačního systému a informační technologie Tajemník 01.5.3 Informatik (výstupy poskytovatele informačních systémů a technologií) Kontinuálně nebo dle potřeby Neprodleně v závislosti na náročnosti činnosti či dle požadavku - 20 -
Název 01.6 Správa webových stránek 01.6.1 Příjem informací ke zveřejnění 01.6.2 Archivace Tajemník KT (Informatik) Spolupracující subjekt Všechny odbory Vnější příspěvkové organizace, veřejnost (poskytovatelé informací) Informace určená ke zveřejnění a podmínky jejího zveřejnění (např. kde a jak dlouho) Zveřejněná informace (umístění podkladů na webu) Archivace zveřejněné informace Internet Archivace na web-serveru Vedení města Průběžně Různé dle žádosti spolupracujícího subjektu - 21 -
Název 01.7 Bezpečnostní agenda 01.7.1 Práce s utajovanými dokumenty 01.7.2 Organizační zajištění Bezpečnostní rady obce 01.7.3 Tvorba krizového, havarijního a povodňového plánu a požárního řádu 01.7.4 Tvorba dílčího plánu obrany 01.7.5 Zajištění Jednotky sboru dobrovolných hasičů a sborů dobrovolných hasičů 01.7.6 Zajištění bezpečnosti práce 01.7.7 Řešení pracovních úrazů 01.7.1 Bezpečnostní ředitel úřadu 01.7.2, 01.7.3, 01.7.4, 01.7.5 Starosta, tajemník (pro požární řád) 01.7.6, 01.7.7 Tajemník 01.7.1 Bezpečnostní ředitel úřadu 01.7.2 KT (tajemník BRO) 01.7.3, 01.7.4, 01.7.5, 01.7.6, 01.7.7 KT (pracovník krizového řízení) Spolupracující subjekt 01.7.1 OS podatelna, věcně příslušné odbory MěÚ, NBÚ 01.7.2 Členové BRO, vedení města, KÚKL 01.7.3 HZSLK, SDH, KÚLK, odbory MěÚ, fyzické a právnické osoby na území města, obce ORP, vedení města 01.7.4 KVV, KÚLK, odbory MěÚ 01.7.5 HZSLK, velitel a členové JSDHO, KÚLK, vedení města, starostové SDH 01.7.6 KT (personalista), zaměstnanci MěÚ 01.7.7 Oznámení o úrazu 01.7.1 Utajovaný dokument, Evidenční kniha, seznam osob s přístupem 01.7.2 Podklady od jednotlivých členů BRO, zápis z jednání 01.7.3, 01.7.4 Informace od obcí ORP, HZSLK, SDH, KVV, KÚLK, fyzických a právnických osob 01.7.5 Výzva k podání žádosti, vypsání dotačního titulu, interní a externí požadavek 01.7.6 Nástup nového zaměstnance, evidence školení 01.7.7 Řešení pracovních úrazů 01.7.1 Zápis v evidenční knize, aktualizovaný seznam, protokol o proškolení dotčených zaměstnanců, oznámení o splnění podmínek pro přístup 01.7.2 Zápis z jednání, úkoly 01.7.3 Schválený krizový, havarijní a povodňový plán, požární řád 01.7.4 Vypracovaný Dílčí plán obrany 01.7.5 Žádost, závěrečná zpráva, vyúčtování, pojištění vozidel 01.7.6 Záznam o školení, Zpráva o veřejné prověrce BOZP, analýza rizik 01.7.7 Záznam o úrazu 01.7.1 Bezpečnostní ředitel úřadu, osoba s přístupem k vyhrazeným dokumentům 01.7.2 Tajemník a členové BRO 01.7.3, 01.7.4 Obce v ORP, pracovník krizového řízení MÚ, web města 01.7.5 KT, HZSLK, velitel a členové JSDHO, KÚLK, vedení města, starostové SDH 01.7.6 KT (pracovník krizového řízení), tajemník 01.7.7 KT (pracovník krizového řízení), pojišťovna, personalista - 22 -
01.7.2 Starosta 01.7.3, 01.7.4 Bezpečnostní rada obce, ZM (pro požární řád) 01.7.5 Vedení města 01.7.6, 01.7.7 Tajemník 01.7.1, 01.7.3, 01.7.4, 01.7.5 Dle potřeby 01.7.2 2 ročně 01.7.6, 01.7.7 Dle potřeby, školení, veřejná prověrka 1 ročně 01.7.1 Průběžně, školení 1 ročně 01.7.2 Do 30 dnů 01.7.3, 01.7.4, 01.7.5, 01.7.6, 01.7.7 Dle potřeby - 23 -
Název 01.8 Zajištění provozu MěÚ 01.8.1 Nakládání s odpady 01.8.2 Zajištění autoprovozu 01.8.3 Správa mobilních telefonů 01.8.4 Zabezpečení revizí vyhrazených technických zařízení 01.8.5 Zabezpečovací zařízení 01.8.6 Organizační zajištění škodní komise 01.8.1, 01.8.2, 01.8.4, 01.8.6 Tajemník 01.8.3, 01.8.5 KT (pracovník krizového řízení) 01.8.1, 01.8.2, 01.8.3, 01.8.4, 01.8.5 KT (pracovník krizového řízení) 01.8.6 Předseda škodní komise Spolupracující subjekt 01.8.1 ORSM, FIN 01.8.2 Zaměstnanci MěÚ, PO, tajemník, FIN 01.8.3 Operátor, zaměstnanci MěÚ 01.8.4 ORSM (údržbář) 01.8.5 Společnost Elektrotech 01.8.6 Členové škodní komise, FIN, ORSM 01.8.1 Shromážděný odpad 01.8.2 Žádost, podněty, karta Staska 01.8.3 Žádost zaměstnance 01.8.4 Harmonogram revizí 01.8.5 Návod k obsluze 01.8.6 Informace o škodě 01.8.1 Potvrzení o likvidaci odpadu 01.8.2 Seznam proškolených referentů, proškolení řidiči, pojistná smlouva 01.8.3 Objednávka, předávací protokol 01.8.4 Doklad o provedené kontrole/revizi 01.8.5 Seznam vstupních kódů, protokol o kontrole 01.8.6 Zápis 01.8.1, 01.8.4, 01.8.5 KT (pracovník krizového řízení) 01.8.2 KT, PO, FIN 01.8.3 KT (pracovník krizového řízení), FIN 01.8.6 Tajemník, odborová organizace 01.8.2 KT 01.8.3 Tajemník, FIN 01.8.4, 01.8.5 Tajemník 01.8.6 Členové škodní komise Dle potřeby Dle potřeby - 24 -
Název 01.9 Zajištění likvidace 01.9.1 Likvidace vyřazeného majetku 01.9.2 Likvidace ztrát a nálezů 01.9.3 Likvidace pozůstalostí Tajemník KT (pracovník krizového řízení) Spolupracující subjekt 01.9.1 ORSM, FIN 01.9.2, 01.9.3 FIN 01.9.1 Návrh na likvidaci 01.9.2 Nálezy + evidenční list nálezu 01.9.3 Rozsudek soudu Zlikvidovaný majetek, nález nebo pozůstalost Zápis z likvidační komise KT (pracovník krizového řízení) Tajemník 01.9.1 1 ročně 01.9.2 2 ročně 01.9.3 Dle potřeby Měsíc - 25 -
Název 01.10 Logistické zabezpečení VM a tajemníka 01.10.1 Vyřízení korespondence 01.10.2 Plánování schůzek a zajištění společenských akcí 01.10.3 Příprava zasedání RM a ZM 01.10.4 Vyhotovení zápisu a usnesení Tajemník, VM Sekretariát Spolupracující subjekt VM, tajemník, odbory MěÚ 01.10.1 Příchozí pošta 01.10.2 Interní nebo externí požadavek 01.10.3 Materiály od zpracovatelů jednotlivých bodů 01.10.4 Podklady pro zápis a text usnesení 01.10.1 Odpověď 01.10.2 Naplánovaná schůzka, akce 01.10.3 Realizované zasedání 01.10.4 Zápis + usnesení 01.10.1 VM, tajemník 01.10.3 Radní, zastupitelé 01.10.4 Radní, zastupitelé, FO a PO osoby města, zaměstnanci MěÚ, Městská policie, archiv Tajemník 01.10.3, 01.10.4 Starosta 01.10.1, 01.10.2 Denně 01.10.3 2 měsíčně 01.10.4 1 měsíčně 01.10.1 Ihned 01.10.2 Do 1 dne 01.10.3 Do 5 dní 01.10.4 Do 3 dní - 26 -
Název 01.11 Centrální evidence 01.11.1 Správa centrální evidence Tajemník Sekretariát Spolupracující subjekt MěÚ Semily KÚLK, právník FO + PO města Vnitřní předpisy, vyhlášky, nařízení, stížnosti, petice, informace dle zákona,protokoly kontrol, smlouvy + průvodky, koordinovaná stanoviska Aktualizovaná centrální evidence Sekretariát Úřední deska Tajemník Dle potřeby Ihned - 27 -
Název 01.12 Provozní záležitosti odboru 01.12.1 Zajištění dílčích personálních úkonů 01.12.2 Správa spisové služby 01.12.3 Provozně technické zajištění chodu odboru 01.12.4 Zpracování plánu kontrol a zajištění řídicích kontrol 01.12.5 Spolupráce na provádění inventarizace majetku 01.12.6 Sestavení návrhu rozpočtu v oblasti spravované KT 01.12.7 Věcná kontrola faktur a jejich schválení 01.12.8 Příprava podkladů pro zadávání veřejných zakázek procesně řízených ORSM Tajemník 01.12.7 Příkazce operace KT 01.12.1, 01.12.4 Tajemník 01.12.6, 01.12.7 FIN Spolupracující subjekt 01.12.2 OS 01.12.3 ORSM 01.12.5 ORSM, FIN, hlavní inventarizační komise, 01.12.8 ORSM 01.12.2 Písemný nebo elektronický dokument 01.12.3 Požadavek 01.12.5 Inventurní soupisy 01.12.6 Požadavky a informace FIN, požadavky odboru 01.12.7 Předaná faktura 01.12.8 Podklady k veřejné zakázce 01.12.1 Souhlas, evidence docházky, plán dovolených, hodnocení zaměstnanců 01.12.2 Zaevidovaný dokument a vyřízený dokument 01.12.3 Soupis požadavků 01.12.4 Plán kontrol a protokol o provedené kontrole 01.12.5 Upravený inventurní soupis 01.12.6 Dílčí návrh rozpočtu v oblasti spravované KT 01.12.7 Věcně zkontrolovaná a schválená faktura 01.12.8 Podklad pro tvorbu zadávací dokumentace, další podklady pro VŘ, poptávkový formulář KT 01.12.2 Software Athena 01.12.4 KT Plán kontrol 01.12.6, 01.12.7 FIN 01.12.1 Tajemník 01.12.3 Tajemník 01.12.4 Tajemník plán kontrol 01.12.5 Dílčí inventarizační komise 01.12.6, 01.12.7 Příkazce operace, FIN 01.12.8 Tajemník - 28 -