FAKTA P R O G R A M V D E T A I L U

FAKTA P R O G R A M V D E T A I L U

ÚVOD easyjob 4 je kompletní řešení k řízení všech tvorbo-hodnotných procesů u poskytovatelů služeb s projektovým biznisem, s obzvláštním zaměřením na požadavky reklamní branže. Od uvedení na trh v roce 2004 se easyjob etabloval jako "favorit nezávislých agentur". Žádné jiné řešení nedosahuje tak vysokou akceptaci v tomto segmentu. Spokojenost klientů a jejich důvěra v easyjob jsou pozoruhodné. Naše reference mluví jasnou řečí. easyjob vidí svoje těžiště ve specifických úkolech v prostředí agentur. Plánování Jobů, řešení nabídek/zakázek/dokladů, vyřízení Jobů a projektů, evidence hodin, zobrazení workflow a další pole controllingu. Mimo toho jsou integrované následující funkce: práce s formuláři s individuální možností layoutu, groupware s kalendářní funkcí včetně e-mailu, CRM nástroj, tak i management dokumentů. Skupina dalších modulů pokrývá specifické potřeby jednotlivých oddělení, jako např. finančnictví a (přípravné) účetnictví, produkci a média. S easyjob máte možnost zobrazit všechny procesy v jediném systému a tak se docela obejít bez cizích řešení, resp. používat jen části, když se nechcete vzdát etablovaného systémového rozhraní. Obě strategie jsme již vícekrát úspěšně realizovali. Naši poradci jsou zkušení a kompetentní průvodci našich klientů.

OBSAH ÚVOD... 1 TECHNICKÝ MANUÁL... 4 FAKTA... 4 VŠEOBECNĚ... 5 PRACOVNÍ ROZHRANÍ - UVÍTACÍ STRÁNKA/DASHBOARD... 5 PRACOVNÍ ROZHRANÍ - ZOBRAZENÍ... 6 PRACOVNÍ ROZHRANÍ NAVIGACE... 6 ZADÁVÁNÍ, PŘEDLOHY... 7 VŠEOBECNÉ VLASTNOSTI - OBSLUHA... 7 POMOC V PROGRAMU... 7 OBCHODNÍ ADMINISTRACE PROJEKTŮ... 8 ZPRACOVÁNÍ JOBŮ, JOBOVÝ LIST... 8 JOBCENTRUM... 10 DOŠLÉ FAKTURY (FAD)... 11 VYSTAVENÉ FAKTURY (FAV)... 11 CRM & GROUPWARE... 12 ADRESY... 12 POZNÁMKY... 13 E-MAILOVÝ KLIENT, POŠTOVNÍ SCHRÁNKA... 14 KALENDÁŘNÍ FUNKCE... 15 KALENDÁŘ, ÚKOLY A TERMÍNY... 15 OBJEDNÁNÍ ICAL KALENDÁŘE... 17 PŘEHLED ZDROJŮ... 17 JOBTIMING... 18 PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ... 20 SPRÁVA DOKUMENTŮ... 22 DOKUMENTY PRO KLIENTA/JOB A ADRESU/OSOBU... 22 CONTROLLING... 22 REPORTING... 23 EVIDENCE ČASU A MATERIÁLU... 24 easyjob stav listopad 2013 2 / 36

KMENOVÁ DATA (PŘEHLED)... 25 VŠEOBECNĚ... 25 NASTAVENÍ... 25 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ... 25 INDIVIDUÁLNÍ NASTAVENÍ... 26 PŘEHLED LICENČNÍCH A DODATEČNÝCH MODULŮ... 27 LICENČNÍ MODEL... 27 KDO POTŘEBUJE JAKOU LICENCI?... 27 LICENCE PRO EVIDENCI HODIN A MATERIÁLU... 28 LICENCE PRO KOMUNIKACI A WORKFLOW... 28 LICENCE PRO ADMINISTRACI JOBŮ A CONTROLLING... 28 ROZŠÍŘENÍ LICENCÍ / DODATEČNÉ MODULY... 29 MOŽNOST VEDENÍ VÍCE MANDANTŮ... 29 PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ... 29 MANAGEMENT DOTAZŮ... 29 SPRÁVA DOKUMENTŮ FAD /... 29 ELEKTRONICKÝ WORKFLOW FAD... 29 PDF PRO SPOLEČNÉ DOŠLÉ FAKTURY/... 29 PŘÍLOHA PRO VYSTAVENÉ FAKTURY... 29 KNIHA POKLADNÍ... 30 EVIDENCE VÝLOH... 30 KONTROLA PLATEB... 30 IMPORT PLATEB FAV... 30 SEPA ROZHRANÍ... 30 ROZHRANÍ "STANDARD" K FIN.ÚČ... 30 KALKULACE... 31 HODINOVÝ CENÍK... 31 SYNCHRONIZACE S EXCHANGE - SERVEREM... 31 VYHLEDÁVÁNÍ FULLTEXTEM... 31 DESIGNOVÉ NÁSTROJE (bezplatně)... 31 JOBASSISTENT... 32 APP K EVIDENCI HODIN... 33 MOBILNÍ ÚVODNÍ STRÁNKY PRO TABLETY/IPHONY... 33 PROCES UVOLNĚNÍ PRO PŘEVOD NABÍDKY NA JOB... 34 PROCES UVOLNĚNÍ PRO DOVOLENÉ... 34 INDIVIDUÁLNÍ ŘEŠENÍ... 35 PŘÍPRAVA PIVOT TABULEK Z EXCELU... 35 WEBSERVICES... 35 DOTAZ NA DATABÁZI POMOCÍ ODBC... 35 JAZYKOVÉ MUTACE... 35 easyjob stav listopad 2013 3 / 36

T E C H N I C K Ý M A N U Á L Kompletní řešení přes prohlížeč: přístup na systém nezávisle od času a používaného rozhraní přes internet resp. intranet Server inhouse nebo hosting u Vašeho poskytovatele Použití přes aktuální prohlížeče: žádné instalování externích klientů, jako např. terminal servisy, Citrix a jiné, tím odpadává update a servis SQL databáze: běží pod Windows Serverem Pracovní místa: od 1 až nekonečně (k doporučení: 3-5000) Pracování bez ohledu na umístění: online přístup (závislý od práv a jiných nastavení) Pracování bez ohledu na rozhraní přístup: z jakéhokoliv počítače na bázi Intel Mac od verze OS X nebo z každého PC od WIN XP pomocí login a hesla Read přístup na SQL databázi přes ODBC rozhraní Write přístup na easyjob přes naše webservices k integraci dostupných řešení Login / přihlášení do systému: integrace do Vašeho konceptu přihlášení (autentizace LDAP / poštovní schránka) Nastavitelná uživatelská práva: přes role oprávnění a typ uživatelské licence FA K TA Pro více mandantů: administrace libovolného množství mandantů (nastavitelné) Jazykové mutace: německy, anglicky, španělsky, francouzsky, holandsky, česky Tiskové formuláře a seznamy bez jazykové limitace Integrovaný mailový klient: podporuje IMAP, přístup na všechny standardní poštovní schránky na Vašem mailovém serveru, synchronická spolupráce s jinými mailovými programy možná, odesílání e-mailů přes Váš SMTP server Integrovaný textový editor: Silverlight, HTML textový editor pro e-maily formátování textu s přednastavenými CI-fonty resp. styly, úprava tabulek, textové předlohy a hodnotné seznamy Integrované formuláře: tvorba dokumentů a formulářů podle CD agentury, generování přímo ze systému v PDF formátu Možnost zahrnutí cizích měn: neomezený počet měn Formáty čísel: evropské, americké, švýcarské (9'999.99) Výměna dat: pomocí exportních a importních šablon (.csv-soubory) a pomocí copy&paste, např. do Excelu, -read přístup do SQL databáze easyjob stav listopad 2013 4 / 36

VŠEOB ECNĚ P R A C O V N Í R O Z H R A N Í - U V Í TA C Í S T R Á N K A / D A S H B O A R D Lišta menu: hlavní funkční obory s podmenu, otevírání podmenu pomocí "mouse over", spuštění jednotlivých bodů kliknutím myši, zobrazení se dá vypnout Individuální uvítací stránka/dashboard: dá se nastavit podle obsahu a optických požadavků Vaší firmy resp. volně každým uživatelem, možná jsou volná nastavení, zobrazení a umístění funkcí a widgetů, až k individuálním výběrům pozadí. Možnosti spuštění: často použité funkce, naposledy zobrazená data, osobní favority, předlohy selekce, předlohy reportů, odkazy na intranet, použité portály atd., možnost zobrazení jako ikonky Widgety: zajímavá vyhodnocení a data se zobrazí buďto jako seznamy (např. naposledy použité Joby) nebo i graficky formou sloupcových resp. koláčových grafů např. "supersearch" k simultánnímu zobrazení informací ale i widget o dovolené (informace o vypotřebované a nevyužité dovolené zaměstnanců), ale i individuálně programovatelné widgety jsou možné. Widget o přítomnosti: zobrazitelný na uvítací stránce, dává informaci, či jsou kolegové přihlášení a dostupní (status, termíny a úkoly) Další funkce: zobrazení vlastního loga a zprávového tikeru, kontextového menu pomocí pravé klávesy myši, přímé odkazy na adresy Google Maps, podpora přímé telefonní volby, připomínka narozenin, atd. Mobilně na cestách: výroba vlastních dashboardů (Apps) na dotazy statusu a iphonu (extra modul) easyjob stav listopad 2013 5 / 36

P R A C O V N Í R O Z H R A N Í - Z O B R A Z E N Í Zobrazení na obrazovce: všechny informace databáze se zobrazují v dynamických tabulkách (layout zobrazení), jsou individuálně nastavitelná, poskytují rozdílné pohledy na obsahy (podle nastavených funkcí), pro optimální zobrazení i víceřádkový layout. Výběr layoutu pro jakoukoliv formu výtisku (např. návrh kalkulace, nabídky, faktury, dopisy, zprávy atd.) P R A C O V N Í R O Z H R A N Í N AV I G A C E Info záhlaví: nastavení výběru se zobrazí v nadpise oken Přístup k informacím a funkcím různými cestami -podle volby se pracuje cestami přes menu, odkazů nebo zkratek. Zkratky umožňují rychlý přístup. Multi Windowing: otevření více oken, i toho samého typu, např. pro porovnání dvou Jobů nebo pro rychlý přesun mezi dvěma obory (např. moje ToDo's, vyhledávání adresy a kalkulace Jobu) Okenní lišta: zobrazení všech otevřených oken, srovnaných podle kategorie, přímé zavření a přesun mezi okny možný Nastavení velikosti a pozice oken: velikost se dá libovolně nastavit, okna se dají posouvat, velikost a pozice individuálně uložit Drag & Drop: pohodlné posouvání řádků např. v Jobu nebo v kalendáři... Jednoduché třídění datových pohledů (layout pohledu): kliknutím na hlavičky tabulek Komplexní třídění: až do deseti vrstev, s možností uložení nastavení easyjob stav listopad 2013 6 / 36

Z A D ÁVÁ N Í, P Ř E D L O H Y CI-fonty zvolitelné jako true type Textové moduly: osobní a všeobecné uložení - i ve vlastních složkách Možnosti kopírování Jobů (předlohy Jobů) a jednotlivých nebo vícero řádků z jiných Jobů Data ze zobrazených layoutů se dají přímo kopírovat do Excelu pomocí Copy & Paste Pomůcky při zadávání: předdefinované seznamy hodnot a popisových schémat na nabídky, dotazy a produkční úkoly Ukládání předloh: jako favority pro často používané selekce, individuálně nebo všeobecně, integrovatelné na individuálních uvítacích stránkách/dashboardech V Š E O B E C N É V L A S T N O S T I - O B S LU H A Pohodlné funkce hledání a selekce pomocí asistenta Ohraničení seznamů hodnot: cestou tzv. "lookup-výběru" (např. vyhledávání ve všech Jobech, při kterých tvoří slabika "fold" část jména) Globální změny: více označených záznamů, jako Joby nebo výkonné pozice, mohou být změněny v jednom pracovním kroku. Dobře strukturovaný návrhový systém na základě kmenových údajů a volně volitelná default nastavení P O M O C V P R O G R A M U Online pomoc s detailním popisem funkcí, přímo volitelných v easyjob, aktualizovaný v centrále Because Software easyjob stav listopad 2013 7 / 36

OBCHODNÍ ADMINISTRACE PROJEKT Ů Z P R A C O VÁ N Í J O B Ů, J O B O V Ý L I S T Zpracování Jobů: přípravné kalkulace, nabídky, dotazy, objednávky, tvorba faktur, správa cizích faktur, plánování a kontrola termínů, komunikace vč. e-mailu, archív dokumentů, evidence hodin a materiálu Členění do základních funkcí obchodní (všechna relevantní data týkajících se nákladů) časovač Jobů viz. kalendářní funkce komunikace viz. poznámky/e-mail archív dokumentů - viz. správa dokumentů Číslování Jobů: automaticky dle zvoleného nastavení, popř. manuálně Jobový list: detailní celkový náhled jednotlivých úkonů Jobu s informacemi k nákupu a prodeji, volně definovatelné skupinové vrstvy Zákaznický ceník: uložení individuálně stanovených obchodních rabatů, jeden ceník pro více klientů, specifické klientské služby, přehledná časová období platností, historické ceníky Volně definovatelná přídavná pole pro Joby a řádky pro služby umožňují co největší možnou flexibilitu při individuálních postupech easyjob stav listopad 2013 8 / 36

... Z P R A C O VÁ N Í J O B Ů, J O B O V Ý L I S T Kalkulace Jobů: kalkulace služeb v nákupu a prodeji s předem možným vyhodnocením profitability Jobu, zobrazení variant, porovnání stavu "má být"/"je" na základě vystavených (FAV) a došlých (FAD) faktur a plánovaných a skutečných hodin (rekalkulace) Kalkulace "bottom up": nákladová kalkulace přes výsledky všech absolvovaných hodin jednotlivých úkolů Integrované plánování termínů a úkolů (Job-Timing) Úkolové řádky: dají se v libovolném množství převzít z jiných Jobů s automatickou adaptací z klientského ceníku Import úkonů z paměti počítače: např. automatické převzetí nabídek dodavatelů z Excelových tabulek Volně definovatelné jednotky SubJoby: jednotlivé a společné vyhodnocení spolu s hlavním Jobem Joby: dají se uložit jako kalkulační rozpočty KR (při nabídkách), hodnocené s procentuální pravděpodobností úspěchu zakázky. Při potvrzení nabídky a udělení objednávky se tyto Joby stávají rozpočtové, tj. "opravdové". Dotazy dodavatelů, nabídky a objednávky: pro agentury zaměřené na výrobu je k dispozici přídavný modul "management dotazů" Pracování z Jobového listu: přímo z Jobového listu se vytvoří dotazy, kalkulace a faktury, žádné kopírování kalkulací do faktur už není nutné Náhled na pokrokový stav Jobu individuálně nastavitelný Integrovaný tisk formulářů: dotaz, nabídka, potvrzení objednávky, dodací list, faktura, upomínka, dopisy (v různých variantách a layoutech) se vytvoří na základě Vašeho CI Tisk komentářů nebo hodnot z úkolového řádku se dá vypnout Osoba samostatně výdělečně činná: automatická podpora OSVČ Přezkoumání neuzavřených výsledků při uzávěrce Jobu Dokumenty: pomocí Drag & Drop jednoduché uložení souborů v Jobu možné Volná přídavná pole: pro Joby a výkonné řádky, nastavitelná jako povinná a přes hodnotné seznamy definovatelná oprávnění pro senzibilní data easyjob stav listopad 2013 9 / 36

J O B C E N T R U M Jobcentrum je jeden z nejdůležitějších kontrolních instrumentů, jak na aktuální stav, tak i na pokrok stavu Jobu. Zobrazuje konsolidované informace z nejrůznějších pohledů: uvolněné Joby jednotlivých klientů, aktivní projekty jednotlivých vedoucích projektu, nebo Joby, které nebyly řádně vyúčtovány. Ke všem Jobům se zobrazují aktuální čísla, aby Vám byly k dispozici všechny důležité podklady pro rozhodování. Všechny zvolené selekce se dají uložit, aby často použité náhledy byly hned k dispozici, i přes uvítací stránku. Jobcenter se dá vyvolat přímo z databáze klientů. Selekce Jobů podle kritérií "zákazník", "produkt/rozpočet", "vedoucí projektu", "zaměstnanec" a podle všech polí v databázi (i volně zvolitelných) a atributů, které se dají k Jobu zvolit. Vyhledávání podle dílčích údajů, logických operací a pseudoznaků. Asistent se dá libovolně zobrazit a vypnout. Zobrazení libovolné selekce hodnot v Jobu při individuálních nastaveních obrazovky, např. porovnání stavu "je"/"má být", návrhy vyúčtování, krycích částek atd. barevné rozlišení možné (semaforový princip) Z Jobcentra se dá přímo vstoupit do jednotlivých Jobů Třídění přes hlavičky tabulek jednoduchým kliknutím. easyjob stav listopad 2013 10 / 36

D O Š L É FA K T U R Y ( FA D ) Rozdělitelné příslušnosti: evidence předem, zpracování, kontrola (uvolnění), Zobrazení prozkoumatelných a/nebo zpracovatelných došlých faktur přímo na uvítací stránce. Automatické vyrovnání rozdílů: nastavitelné při řádkách došlých faktur Seznam došlých faktur: výběr podle kategorie dodavatelů Správa dokumentů FAD: příloha originálního dokladu v PDF (dodatečný modul) Evidence dokladů z pokladny/knihy pokladní (rozšířená funkčnost jako dodatečný modul) Evidence výloh (dodatečný modul) V Y S TAV E N É FA K T U R Y ( FAV ) Fakturační návrh: easyjob vytvoří na základě kmenových údajů a informací z Jobu fakturační návrh, který se může před konečnou fakturací libovolně zpracovat, interně uvolnit se zobrazením reálných hodnot v Joblistu Dílčí vyúčtování, spojené s přezkoumáním reálných hodnot: k zúčtování cizích a hodinových úkonů a výloh se zohlední došlé faktury, doklady a evidované hodiny Placení po částech resp. splátkové platby se automaticky zohlední v konečném vyúčtování Sběrná faktura: shrnutí více Jobů do jedné faktury, i návrhy sběrných faktur, s možností označení v kmenových datech klienta. Rozdělení faktur: více adresátů faktur za výkon nebo Job podle zvolitelných distribučních klíčů Dotisk období výkonu a IČDPH: (dle zákonných předpisů) Bonusový dobropis: pro zúčtované období se dají vytvořit bonusové dobropisy Kontrola platby / Upomínkové řízení (volitelné): otevřené vystavené faktury volitelné a tříděné podle zaplacené, nezaplacené, splatné - tisk až pětistupňové upomínky, splátkový plánovač easyjob stav listopad 2013 11 / 36

C RM & GROUPWARE A D R E S Y Péče o adresová data a jejich správa: pohodlná administrace a péče o adresové údaje zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců a zájemců, libovolný počet adresových variant (možnost administrace práv) Několikanásobné přiřazení adres, např. zákazník a dodavatel Vyhledávací funkce: rozsáhlé vyhledávací funkce, pojmy, kombinace, fonetika a pseudoznaky Libovolný počet kontaktů ke každé adrese s osobním oslovením Sériové dopisy a e-maily, tisk štítků přímo z adresové databáze Výběr: zadání libovolného počtu zvolitelných kritérií, např. pro klasifikaci adres, akcí apod. Archivování (automaticky, manuálně) e-mailů, poznámek, dokumentů osobám, adres, Jobů a dalších referencí Přiřazení osob k více adresám, případně i s poznámkami a kritérii Import/Export adres a tisk adresových seznamů, pomocí copy & paste i do Excelu nebo Wordu, zaslání adres ve formátu.vcf na mobilní zařízení Možnost jednoduché evidence přes clipboard Možnost omezení práv Volitelná dodatečná pole k adresám i osobám, i jako povinná a pomocí seznamů práv možnost omezení náhledu do senzibilních osobních dat easyjob stav listopad 2013 12 / 36

P O Z N Á M K Y Pod "poznámkou" rozumíme každou informaci, která je uložena jako text včetně metadat v systému. Zahrnuté jsou e-maily, telefonní poznámky, memoranda, veškerou korespondenci atd. Každý text je přiřazen buďto k jednomu Jobu, zákazníku, osobě nebo k jiné referenci. To dovoluje rychlé znovunalezení a umožňuje celkový pohled na jednotlivý Job nebo na jednoho klienta z pohledu komunikační historie. Poznámky je možno vyhledat podle věci, termínu, autora, časového období nebo přes full text. Praktické použití: Všechny poznámky patřící k jednomu Jobu poskytují provozní deník neboli žurnál všech účastníků. Poznámky v příloze: ze všech funkcí programu s automatickým přidělením k oblasti (Job, osoby, doklady atd.) Standardní vyhledávání pro uvítací stránku: např. všechny dnešní poznámky, moje poznámky za posledních 7 dnů, obnovená předloha Zaslat poznámky: resp. uložit e-mail jako poznámku bez změny pracovní masky Práva k poznámkám: např. změny, oprávnění, důvěrnost, omezení na poznámky přidělených klientů atd. Textový editor: přidělení CI fontů a tabulek Rozsáhlé vyhledávací funkce Funkce obnovené předlohy Systém vystopování: propojení poznámek a úkolů v kalendáři s tiketami easyjob stav listopad 2013 13 / 36

E - M A I LO V Ý K L I E N T, P O Š TO V N Í S C H R Á N K A Integrovaný e-mailový klient na báze IMAP/mail-in: synchronizovaný přístup na poštovní schránky Vašeho mailového serveru Zasílání e-mailů přes Váš SMTP server/mail-out: uložení ve Vašem osobním adresáři Vašeho programu (např. Outlook nebo MacMail) Optimální kooperace s existujícími programy Možnost zaslání mailů z celého systému Vyhledávání adresátů: přímo v polích "Komu", "CC" a "BCC", se adresáti zobrazují už při zadávání Management e-mailů: přímé archivování e-mailů jako poznámky k Jobu, osobě, zákazníkovi, z toho vyplývá např. orientovaný pohled z Jobu na e-maily s odpovídajícím oprávněním Sériové maily: zasílání e-mailů na vybrané skupiny zájemců nebo klientů, jednoduchá administrace adresových seznamů Administrace poštovní schránky: založení a adresování libovolného počtu poštovních schránek Formát e-mailu: text a HTML Signatura: individuální automatická signatura (volně zvolitelná), s možností rozšíření na více signatur Přílohy: jednoduché přiložení pomocí Drag & Drop, kontrola a varování při nekompletním pokusu o zaslání Automatický návrh věci analogově k typu dokumentu Rozšířené napojení na IMAP (vymazání do "Vymazaných", uložení v "Návrzích", tříděné adresáře...) Vyhledávací funkce: vyhledávání textu v různých mailových políčkách easyjob stav listopad 2013 14 / 36

KALENDÁ ŘNÍ FUNKCE K dispozici stojí rozsáhlé kalendářní funkce. V závislosti od úkolů resp. od pole nasazení existují tři rozdílné kalendářní typy s vlastní funkčností a vzhledem: Kalendář: zobrazení všech termínů a úkolů v jednom přehledu, libovolné možnosti výběru Job-Timing: třídění podle klienta/produktu/jobu, Gantt diagram (sloupce), zobrazení závislostí Plánování zdrojů: paralelní pohled na více kalendářů zaměstnanců s grafickým zobrazením dostupností K A L E N D Á Ř, Ú KO LY A T E R M Í NY Zobrazení: všechny zanesené termíny a úkoly v jednom přehledu Náhledy kalendářů: volné selektování podle zaměstnanců, skupin, Jobu, zákazníka, dovolená, předmětů, zasedacích místností,... Selekce zaměstnanců: podle jména, příjmení nebo zkratky, možnost i více najednou Soukromé údaje o termínu a úkolech nedovolují nahlédnout neoprávněným osobám Členění: rozdělení do tří částí "otevřené úkoly", "celodenní termíny a úkoly" a "denní náhled" Znázornění na obrazovce: 1 až 4 dny, 1 až 4 týdny, 1 až 3 měsíce s možností vyjmutí víkendů Přes tiskové náhledy: volný výběr časového okna Drah & Drop: jednoduché přesouvání termínů/úkolů i celých "pracovních aktů" (=na sebe závislých termínů), generování a kopírování termínů pomocí myši možné Druhy termínů a úkolů: volně definovatelné i dealerčin, ke každému přiřazení druhu termínu/úkolu možnost volby barvy Plánované časy zpracovatelné ke každému zaměstnanci zvlášť Priorita: označení přiřazenou barvou easyjob stav listopad 2013 15 / 36

... K A L E N D Á Ř E, Ú KO LY A T E R M Í NY Status: plánovaný, začatý, vyřízený, zafixovaný, atd. Kontrola kolize: kontroluje možné termínové konflikty Série termínů: denně, určité dny, týdenně nebo měsíčně Aktivní systém sdělování: úkoly a termíny s oznamovací funkcí de-mailem nebo přes favority na úvodní stránce Přímé zasílání termínů a pozvánek de-mailem s přílohou nově založeného termínu z přijatého sic-souboru Evidence času: evidence hodin přímo přes termín nebo úkol v kalendáři Tisk úkolů, termínových seznamů a náhledů kalendáře Současné otevření více kalendářů: rozmístění vedle sebe možné, k příp. administraci vlastního i cizího kalendáře, nebo k nahlédnutí obsazenosti konferenčních místností (alternativně i v jednom kalendáři možné) easyjob stav listopad 2013 16 / 36

O B J E D N Á N Í I C A L K A L E N D Á Ř E Pomocí bezplatného modulu ical se dají zobrazit osobní kalendáře z easyjobu, import termínů a úkolů ze všech moderních kalendářních programů, jako např. Outlook, Vista, Mac ical Thunderbird (přes standardní formát ical) Vyžádání easyjobem vytvořených kalendářů i přes iphone a jiné smartphony S dodatečným modulem Jobassistent se dají zobrazit i další kalendáře z easyjobu (dovolené, narozeniny, termíny médií atd.) P Ř E H L E D Z D R O J Ů Přehled časových zdrojů zaměstnanců podle kalendářních týdnů Součet plánovaných hodin z úkolů a termínů Pro ještě dokonalejší plánování zdrojů nabízíme dodatečný modul "plánování zdrojů" easyjob stav listopad 2013 17 / 36

J O B T I M I N G Zobrazení: Gantt-Diagram (sloupce) Zobrazení: všechny zadané úkoly a termíny s hlavním odkazem na Joby, zákazníky nebo produkty Vyhledávající asistent: selekce pracovních úkolů od zákazníků/produktů/jobů, i poslední používané Joby nebo i všechny Joby kontaktérů, přes libovolné časové období Druhy a barvy termínů: volně definovatelné Závislosti: znázornění odsazením Zaměstnanci: zaměstnanci se zobrazí podle místa, přes tooltip zobrazení všech přiřazených zaměstnanců Označení: dny mimo projektové období a po deadlinech jsou značeny světlejším pozadím Drag & Drop: jednoduché přesunutí termínů/úkolů Click & Drag: jednoduché založení jedno- i vícedenních termínů a úkolů Trvání pracovních úkolů: změna délky sloupců pomocí myši Rychlý editor: rychlé změny termínů/úkolů a nové založení Tooltip: zobrazení detailních informací při mouseover easyjob stav listopad 2013 18 / 36

... J O BT I M I N G Zobrazení statusu Jobu: porovnání plánovaných a skutečných stavů a varování (semaforový systém) při překročení plánovaných hodin Redukce úrovní: dvojitým kliknutím na + nebo - se dají zúžit nebo rozšířit úrovně. Všechny pracovní úkoly referenční úrovně se zobrazí komprimovaně v jednom řádku. Semaforový sloupec a zobrazení procent dávají dodatečné informace ohledně statusu Jobu. easyjob stav listopad 2013 19 / 36

P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů S dodatečným modulem "plánování zdrojů" Vám stojí k dispozici rozsáhlý nástroj k plánování vytížeností resp. kapacit. Základem jsou modely pracovní doby, které zobrazí plánované doby přítomnosti zaměstnanců a přiřazených úkolů a termínů, se zohledněním dovolené, stavy PN a jiných stavů nepřítomnosti. V řádku "vytíženost" se barevně vizualizuje dispozice. Výhoda: plánování zdrojů se tak stává zcela jednoduchým a plynným z plánování Jobtimingu a osobních úkolů Zobrazení: všech zadaných úkolů a termínů v jednom přehledu Znázornění na obrazovce: 1 až 4 dny, 1 až 4 týdny, 1 až 3 měsíce - standardní zobrazení je jeden týden od selektovaného období, víkendy se dají zapnout a vyjmout Dynamická okna: jak horizontální tak i vertikální přizpůsobení kalendáře na velikost obrazovky, při potřebě využití celé obrazovky možné Paralelní kalendáře: při výběru více zaměstnanců se dá zobrazit individuální kalendář plánování zdrojů jednotlivého zaměstnance v jednom sloupci. Tímto způsobem se dá organizovat rozdělení úkolů pro více zaměstnanců. easyjob stav listopad 2013 20 / 36

... P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů Sloupce vytíženosti a plánované doby: lišta "vytíženost" porovnává plánovanou dobu dle určení modelu pracovní doby s přiřazenými úkoly jednotlivých zaměstnanců Zobrazení dispozičních hodin, plánovaných hodin, přiřazených hodin a ještě volných zbytků pomocí barevných označení (semaforový systém) a tooltip Drag & Drop: jednoduché přesunutí termínů/úkolů Multi Windowing: seřazení více oken vedle sebe, při kliknutí na odkaz "přidělit úkoly" se otevře v dalším okně seznam úkolů s informacemi všech, ještě nepřiřazených úkolů Drag & Drop přes dvě okna: jednoduché přiřazení pomocí vtáhnutí úkolu do kalendáře plánovaných zdrojů zvoleného zaměstnance Zobrazení při přítomnosti: při celodenním zadání v kalendáři se přítomnost účastníků zbarví barevně (barva volitelná) easyjob stav listopad 2013 21 / 36

S PRÁVA DOKUMENT Ů D O K U M E N T Y P R O K L I E N TA / J O B A A D R E S U / O S O B U Správa dokumentů souvisejících s projektem je v easyjobu integrovaná. easyjob sám vytvoří strukturu adresářů, do kterých se automaticky nebo i ručně ukládají příslušné dokumenty. Archív dokumentů: na Vašem serveru (u všech operačních systémů), proto taky možné vyhledávat i pomocí lokálních vyhledávačů. Automatické založení struktury adresářů vč. podadresářů a volitelná konvence pojmenování Historie up/downloadů: přehled k datovým archívům zaměstnanců a časového období Důvěrné adresáře dokumentů: označením adresářů a odpovídajících práv Oprávnění k jednotlivým typům dokumentů: dotazy, vytvoření, změna a vymazání nabídek, faktur atd. se dají oprávnit nezávisle Přímé zaslání dokumentů e-mailem Vytvoření standardního adresáře dokumentů možné: dokumenty v tomto adresáři, např. VOP, se dají přiložit k e-mailům pouhým kliknutím Full textové vyhledávání v PDF dokumentech - dodatečný modul CONTROLLING easyjob stav listopad 2013 22 / 36

R E P O R T I N G easyjob Vám pro controlling nabízí velmi obsáhlé možnosti reportů a vyhodnocení, se kterými se dají zobrazit všechny známé ekonomické formulace. Které z nich se v jednotlivých případech dají použít ve Vaší agentuře, závisí od specifických agenturních podmínek a potřeb. Plánování Jobů a rozpočtů, prognózy: plánování výdajů a výnosů v oblastech výkon, Job, produkt/rozpočet, zákazník, mandant, agentura Kalkulace: kalkulace dílčích nákladů s obvyklými krycími příspěvky pro agentury kalkulace nositelů nákladu (Job až po zákazníka) Kalkulace nákladových středisek (např. přes druhy nákladů) Profitcentra (rozpočtové skupiny, dodatečné pole v Jobu nebo v podjobu) Kalkulace plných nákladů (před dodatečný modul kalkulace nebo interní projekty) Kalkulace nákladových složek: prostřednictvím rozhraní k finúč. se v easyjobu generovaná data doložek převedou dle účetního plánu na programy finúč. pracující v pozadí. Běžný controlling: pro denně aktuální controlling se porovnávají relevantní plánované a skutečné hodnoty a zobrazují se na obrazovce oproti sobě, nebo se dají vytisknout do reportů. Všechna období jsou volně zvolitelná podle Job/projektu resp. z pohledu informací z dokladů. Statistika Jobu orientovaná na doklady: podporuje controlling Jobu a finanční controlling stejným způsobem, klíčová slova jsou: porovnání plánovaných a skutečných hodnot, kontrola krycího příspěvku, náklady a obraty podle výkonných druhů ve volně volitelném časovém období Rozsáhlé možnosti selekce: mandant, zákazník, kontaktér, kritéria, dodatečné pole, výkony, období dokladů a Jobů Dotaz na výkony: dotaz na výkony přes více Jobů a přes volně volitelné selekce, praktické příklady "přetažení hodin" Došlá faktura ale nezapočítaná dále, "všechny otevřené zakázky dodavatele X", atd. Reporty hodin: seznamy podle zaměstnanců, projektů, oddělení, zákazníka, efektivnosti zaměstnance a jeho vytíženosti Další reporty: kontrola rozpočtu, naplánování likvidity předem, vývoj obratu zákazník a dodavatel, nedokončené výkony Individuální reporty: vytvoření samo definovatelných výkazů a seznamů na základě výběrů kritérií při selekci dotazovaných datových polí Tisk: všechny reporty se dají vytisknout v individuálně přizpůsobených layoutech, obsáhlé předlohy stojí k dispozici easyjob stav listopad 2013 23 / 36

E V I D E N C E Č A S U A M AT E R I Á LU Evidence času: evidence pracovního času a materiálu vztahující se na osoby, Job, nebo výkon z více programových menu, např. ze startovní stránky, Jobcentra, Jobu, kalendáře nebo z modulu "evidence hodin" Metody: evidence hodin quick systémem, stopky, denní list, týdenní přehled, přímo z Jobu nebo přes úkol/termín, i přes APP. automatická evidence hodin pro různé druhy termínů (např. dovolená atd.) Výhoda evidence hodin Quick systémem: umožňuje zobrazit akce různých Jobů vedle sebe a kliknutím myši zastavovat a přepínat mezi sebou (současná evidence hodin) Odkazy z hodin: na zákazníky, výkony nebo úkoly Evidence hodin způsobem start/stop se dá v globálních nastaveních zapnout nebo vypnout Evidence hodin - týden: osobní nastavení k zpracování více dní v týdnu dle Jobu, převzetí návrhového listu z předcházejícího týdne Povinná evidence hodin: nastavitelná k jednotlivým zaměstnancům Druhy hodin: libovolný počet druhů hodin k přesnému vyhodnocení rezervovaných hodin Opravné položky: Opravy již zaúčtovaných položek, závislé od práv Rychlý start pomocí "Single Sign on" a "Deep Link": spustit evidenci opakovým kliknutím easyjob stav listopad 2013 24 / 36

KMENOVÁ DATA (P ŘEHLED) V Š E O B E C N Ě Administrace kmenových dat: centrální evidence všech základních informací a nastavení k zákazníkům, vytvoření Jobových čísel, dodavatelům, druhům výkonu, zaměstnancům, platebním podmínkám, výškám DPH, přirovnání k účtům (finúč. při použití rozhraní), adresám atd. Typy layoutu: standardní nastavení pro nabídky, faktury, zakázky, dodací listy, dopisy atd. adresy zákazníci dodavatelé druhy výkonů ceníky zaměstnanci přirovnání k účtům N A S TAV E N Í Job (dodatečné pole, kritéria, kategorie) hodiny (druhy hodin) komunikace (typy sdělení, témata, modely uvolnění) archív (jména dokumentů, - adresářů) kalendář (druhy termínů, priority, svátky, objekty) adresy (druhy adres, dodatečné pole) tabulkové předlohy (výběrové seznamy) měny platební podmínky Z Á K L A D N Í N A S TAV E N Í mandanti oprávnění konstanty tabulka DPH sazeb oblasti bankovní účty písma funkce a vlastnosti (aktivace/deaktivace programových funkcí) easyjob stav listopad 2013 25 / 36

I N DIVIDUÁLNÍ NASTAVENÍ Selekce a zobrazení se dá uložit jako "osobně" nebo "všeobecně" Přednastavení: pro individuální pracovní styl se spoustou možností (e-mail, notes, uvítací stránka, pohledy kalendáře atd.) Login a heslo: přístup k systému jen "registrovaným osobám", závislý od uživatele Přiřazení práv přes detailně nastavitelné parametry Omezení přístupu k jistým zobrazením a tiskovým vzhledům přes přístupové úrovně Poznámka: Při dodání jsou mnohá nastavení už připravená (uvítací stránka, výběry selekcí, typy zobrazení, role oprávnění atd.) easyjob stav listopad 2013 26 / 36

PŘEHLED LICEN Č NÍCH A DODATEČNÝCH MODULŮ L I C E N Č N Í M O D E L Existují tři licenční typy z pohledu uživatele, které se licencují "named" (tj. pro každého zaměstnance). Každá licence obsahuje stanovené funkční oblasti. Pro každého uživatele se musí pořídit jen licence, které funkčně využívá. Licence pro evidenci hodin a materiálu evidence hodin a materiálu, reporty hodin Licence pro komunikaci a workflow management dokumentů, adresy/crm, poznámky, termíny a úkoly, číst informace o JOBu, e-mail Licence pro administraci JOBů a controlling zpracování Jobu, controlling, správa dokladů, kmenová data Zobrazení: Rozdělení funkčních skupin na uživatelské licence K D O P O T Ř E B U J E J A KO U L I C E N C I? Vedení společnosti, skupinoví manažeři, zaměstnanci v kontaktu/poradenství s odpovědností rozpočtu, financí/účetn. a supervizoři obvykle potřebují všechny tři licence. Každý jiný, kdo chce zobrazit svůj workflow v easyjobu, potřebuje licenci pro komunikaci a workflow. Všem zaměstnancům, jak i externistům a freelancerům, kteří píší jen hodiny, stačí licence pro evidenci hodin a materiálu. easyjob stav listopad 2013 27 / 36

L I C E N C E P R O E V I D E N C I H O D I N A M AT E R I Á L U S touto licencí Vám stojí k dispozici všechny funkce pro evidenci hodin a materiálu a stanovené vyhodnocení. Evidence hodin a materiálu Vyhodnocení L I C E N C E P R O KO M U N I K A C I A W O R K F LO W K použití jako Groupware ke kompletnímu pohledu na Joby, ale bez obchodních funkcí. Přístup (pouze pro čtení) na detaily Jobu, ale žádná čísla z obch./ekonomického hlediska Archív mailů a jejich zaslání z Jobu, z kalendáře nebo To-Do seznamů. Evidence hodin: přes Jobseznam a termíny/úkoly (ve spojení s licencí hodin) Kalendářní funkce: úkoly, termíny, skupiny, Joby, osobně Kontaktní management: poznámky, obnovené předlohy atd. Akvíza (CRM): sériové e-maily a dopisy, správa adres, obsáhlé vyhledávací a selektující funkce Management dokumentů: správa systémem generovaných dokumentů, upload/download externích dokumentů, přímé zaslání dokumentů e-mailem L I C E N C E P R O A D M I N I S T R A C I J O B Ů A C O N T R O L L I N G Tato licence je rozšíření licence pro komunikaci a workflow. Správa Jobů: kalkulace, správa zakázek/nabídek, vystavování faktur, evidence cizích faktur, status Jobu Controlling: controlling Jobu (náhledy a vyhodnocení k projektům), finanční controlling z pohledu účetnictví, Pohledy na výkonnou úroveň (např. "chybí faktura", "překročení hodin"), celkové pohledy na úrovně klienta, rozpočtu nebo agentury, kontrola plateb, forecasty Administrace kmenových dat: klienti, dodavatelé, zaměstnanci, výkony, základní a systémové nastavení easyjob stav listopad 2013 28 / 36

ROZŠÍŘENÍ LICENCÍ / DODATEČNÉ MODULY M O Ž N O S T V E D E N Í V Í C E M A N D A N T Ů Administrace libovolného množství mandantů Parametry oprávnění: umožňují dosah na mandanty, netřeba specifického loginu pro změnu. P L Á N O VÁ N Í Z D R O J Ů Výkonný, interaktivní nástroj k aktivnímu plánování vytížeností resp. kapacit Modely pracovního času: zobrazují plánované doby přítomnosti zaměstnanců Přesné denní plánování zaměstnancům přidělených úkolů/termínů, při ohledu na jednotlivý pracovní čas, plánované hodiny a vytíženost M A N A G E M E N T D O TA Z Ů Opakované dotazy dodavatelům, porovnání nabídek, automatické přiřazení k zakázce, vytvoření tabulek hodnot k vypracování textů dotazu, kontrola termínů při dotazech Individuální dotazové maily různým dodavatelům v jednom pracovním postupu, obsluha přes vlastní službu na Vašem mail serveru Přehled všech otevřených dotazů, kontrol termínů a statusů S P R ÁVA D O K U M E N T Ů FA D / E L E K T R O N I C K Ý W O R K F L O W FA D Uložení PDF-dokumentů za každým dokladem FAD, zobrazení při zkoumání, automatické pojmenování dokladů (např. FAD<číslo>.pdf), archivace na serveru (ve smyslu úč. předpisů) předpoklad ze strany klienta: vícestránkový skener (1 dokument za každou FAD) P D F P R O S P O L E Č N É DOŠ L É FA K T U R Y/ P Ř Í L O H A P R O V Y S TAV E N É FA K T U R Y Naskenované FAD dokumenty se mohou využít i k doložení ke klientské faktuře všech společných již započítaných FAD, resp. k vytisknutí dokladů FAD společně. Předpoklad: dodatečný modul správa FAD dokumentů easyjob stav listopad 2013 29 / 36

K N I H A P O K L A D N Í Rozšířená pokladní kniha E V I D E N C E V Ý L O H Workflow pro výlohové doklady, které leží časově a funkčně před evidencí došlých faktur. Doklady výloh se evidují a předloží zaměstnancem, při tom se automaticky změní na FAD. Uvolnění a uzavření odpovědnou osobou. Funkce tisku pro výlohové doklady jako krycí stránka pro předložení nebo jako pseudo dokument FAD. KO N T R O L A P L AT E B Došlé faktury: Vytvoření platebních návrhů pro dodavatelské faktury, skonta se zohledňují, automatické uložení platebních informací, přehled zaplacených/nezaplacených dodavatelských faktur Vystavené faktury: Přehled zaplacených/nezaplacených faktur zákazníků, platební plán, uložení platebních informací jako základ pohledávek, návrhy pohledávek se dají zpracovat a upomínající dopisy se generují automaticky, při potřebě je možná i administrace upomínkových poplatků I M P O R T P L AT E B FAV Automatický import plateb FAV do easyjob Předpoklad: Dodatečný modul kontrola plateb S E PA R O Z H R A N Í Automatické platební příkazy ve standardizovaném formátu pro výměnu dat. Toto rozhraní je nutné, pokud se mají platby provádět přímo z easyjobu Předpoklad: Dodatečný modul kontrola plateb R O Z H R A N Í " S TA N D A R D " K F I N. Ú Č. Standardní rozhraní pro systém POHODA obsahuje účtovací logiku, která je použitelná pro mnohé agentury. Formát pro systém POHODA se dá použít i pro jiné programy pro finanční účetnictví. Alternativně stojí k dispozici rozhraní ve formátu.csv, který je vhodný pro programy u kterých se dají definovat importní pole. Pro další aktuální programy fin.úč. a úč. logiky se dají vytvořit rozhraní na míru. easyjob stav listopad 2013 30 / 36

K A L K U L A C E Rozsáhlá funkčnost: pro přesné zhodnocení nákladů evidovaných hodin zaměstnanců při zapojení reálných nákladů na zaměstnance a nepřímých nákladů. Kalkulace úspěšnosti se dá tímto korigovat na základě změn v evidenci hodin. H O D I N O V Ý C E N Í K Ve vyúčtování při orientaci na consulting se nevyúčtovávají výkony, ale osoby, které výkon podají - nezávisle od jednotlivé činnosti. Denní sazby zaměstnanců (např. senior, junior) se takto dají definovat rozdílně při různých klientech S Y N C H R O N I Z A C E S E X C H A N G E - S E R V E R E M Synchronizace s Exchange-Serverem umožňuje automatické převzetí Vašich termínů a úkolů do Vašeho easyjob kalendáře V Y H L E D ÁVÁ N Í F U L LT E X T E M Vyhledávání fulltextem v dokumentech (Office, PDF) D E S I G N O V É N Á S T R O J E ( b e z p l a t n ě ) S designerem layoutů se dají formuláře individuálně tvořit podle Vašeho CD. např. nabídky, zakázky, faktury a dopisy. Rovněž se dají přizpůsobit všechny layouty reportů podle Vašich specifických představ (zobrazení, hodnoty, sumarizace, výpočty atd.) Designer datových exportů: umožňuje exportovat obsahy databáze ve formátu.csv do jiných programů pro další zpracování. easyjob stav listopad 2013 31 / 36

J O B A S S I S T E N T easyjob nabízí rozsáhlé funkce controllingu a reportingu standardně "on demand" To znamená, že uživatel se aktivně ptá v systému věci, které chce vědět. Modul "Jobassistent" nabízí dodatečně možnost, automaticky zobrazit vyvoleným uživatelům důležité informace, včasně je varovat před určitými eskalacemi, nebo spustit automatický export dat. Lehce nastavitelný Jobassistent dodá bez vyžádání a ve správný čas přesně ty informace k individuálnímu sledování důležitých procesů. K dispozici stojí již mnoho úkolů, které jsou v ceně a musí se jen upravit a aktivovat. (viz následovný seznam témat). Individuální úkoly vytvoříme na míru. Seznam témat Management-Informativní-System Asistent pro došlé faktury Asistent pro evidenci hodin Asistent pro dovolené a dny narozenin Asistent pro správu Jobů RSS Feed Export adres Intranet / Whitepaper easyjob stav listopad 2013 32 / 36