Sociální stipendia Modul slouží k evidenci a kontrole sociálních stipendií studentů. Je zde možné zadat či potvrdit účet studenta, na který má být stipendium zasláno. Nápovědu k ostatním modulům naleznete v "Přehledu nápověd pro Apollo". 1. Spuštění modulu Sociální stipendia 2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Sociální stipendia 2.1. Rozbalovací seznamy 2.2. Rychlý filtr 2.3. Seznam studentů 2.4. Detail Sociálního stipendia 3. Evidence žádosti o sociální stipendium 3.1. Změna platnosti žádosti o sociální stipendium 4. Postup při vyřizování reklamací ubytovacích a sociálních stipendií 4.1. Ubytovací stipendia 4.2. Sociální stipendia 4.3. Detailní popis kontrol jednotlivých podmínek pro udělení ubytovacího stipendia 4.3.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ubytovacích stipendií 4.4. Detailní popis kontrol jednotlivých podmínek pro udělení sociálního stipendia 4.4.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ubytovacích stipendií 4.5. Kontrola ostatních náležitostí správně podané žádosti 4.5.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ostatních náležitostí podané žádosti o stipendium 1. Spuštění modulu Sociální stipendia Modul Sociální stipendia se spouští z Hlavního menu VUT Sociální stipendia. Následně se vám zobrazí "Seznam studentů" a detailní informace vztahující se k sociálním stipendiím jednotlivých studentů - viz. obr. 1. 1
2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Sociální stipendia Obr. 1 - Sociální stipendia 2.1. Rozbalovací seznamy (1, 2) V horní části modulu se nachází rozbalovací seznamy, ve kterých volíte, pro jakou součást VUT (1), akademický rok (2) a kalendářní rok (3) se vám mají zobrazovat informace. Po klepnutí myší na šipku na pravé straně rozbalovacího seznamu se vám otevře nabídka, ve které provedete výběr. (V nabídce se zobrazují jen součásti, na které máte přiděleno oprávnění). 2.2. Rychlý filtr (4) Na levé straně se nachází tzv. "Rychlý filtr" (4), který je tvořen hierarchicky uspořádaným seznamem. Umožňuje jednoduše zobrazovat v "Seznamu studentů" (5) potřebné záznamy podle následujících kritérií: nic - seznam studentů se zobrazí prázdný. Tento výběr je zvolen vždy po otevření modulu, usnadňuje rychlejší načítání modulu vše - v seznamu se zobrazí přehled všech studentů, bez ohledu na to, zda si podali či nepodali žádost o sociální stipendium. Student, který má podáno více žádosti se v "Seznamu studentů" zobrazí vícekrát. 2
s žádostí - zobrazí se přehled pouze těch studentů, kteří si podali žádost o sociální stipendium. Pokud si student podal více žádostí, zobrazí se v seznamu vícekrát. bez žádosti - zobrazí se přehled studentů bez žádosti o sociální stipendium období - bude zobrazen přehled studentů podle období, na které si podali žádost o sociální stipendium 2.3. Seznam studentů (5) Modul obsahuje "Seznam studentů" (5), ve kterém se zobrazuje přehled všech studentů dle vybrané součásti VUT (1), akademického roku (2), kalendářního roku (3) a zvoleného "rychlého filtru" (4). Standardně jsou v seznamu zobrazeny následující informace: student (jméno, příjmení, rodné číslo) - osobní údaje studenta žádost o požádal - informace o tom, zda si student podal žádost o sociální stipendium o datum podání žádosti do IS o reklamační kód stipendijní účet o potvrzený účet - informace o tom, zda má student potvrzen stipendijní účet studium - bližší informace o studiu o fakulta o program o typ studia o forma studia o délka studia - nominální délka studia ve stud. programu o obor - název studijního oboru o ročník - ročník, ve kterém se student nachází o stupeň - stupeň, ve kterém se student nachází o rok studia - kolikáty rok už student studuje o ústav Podle potřeby si můžete nechat v seznamu zobrazit / skrýt další sloupce poskytující různé informace. Sloupce si zobrazíte tak, že klepnete pravým tlačítkem myši na tlačítko v levém horním rohu seznamu. Poté se vám zobrazí lokální nabídka. V této nabídce zatržením / odtržením příslušného zatrhávacího pole provádíte volbu sloupců, které potřebujete zobrazit / skrýt. Pro rychlé vyhledávání potřebných údajů v seznamu můžete využít "Filtry seznamu". Další informace o používání seznamů naleznete zde. Na pravé straně záložky se nachází panel s tlačítky (7): Po stisknutí tohoto tlačítka se vám zobrazí v modulu "Studenti a jejich studia" informace o studiu studenta, kterého máte označeného kurzorem v "Seznamu studentů" (4). Tlačítko slouží k evidenci žádosti o sociální stipendium. Po stisknutí se vám zobrazí dialogové okno "Evidence žádosti", do kterého zadáte požadované údaje. Tlačítkem je možné změnit platnost žádosti od daného termínu. Tlačítkem je možné změnit platnost žádosti do daného termínu. 2.4. Detail sociálního stipendia (5) Ve spodní části modulu se nachází "Detail sociálního stipendia"(5). "Detail" (5) slouží k zobrazení a editaci údajů vztahujících se k sociálnímu stipendiu studenta vybraného v "Seznamu studentů"(4). Můžete si jej zobrazit / skrýt pomocí tlačítka (6). V "Detailu" (5) se nachází následující záložky: 3
Detail studenta a seznam žádostí - detail studenta obsahuje jeho fotografii a přehled podaných žádostí o sociální stipendium za celé studium Obr. 2 - Detail studenta + seznam žádostí Historie žádosti - tato záložka obsahuje informace o průběhu žádosti o sociální stipendium podané ve zvoleném akademickém roce (obr. 1-2) Obr. 3 Historie Sociální stipendia - záložka poskytuje přehled odeslaných ubytovacích stipendií za celé studium Obr. 4 - Sociální stipendia Seznam účtů - zde se zobrazuje přehled účtů studenta s informací o tom, zda je účet potvrzený, a který účet je určen pro zasílání sociálního a ubytovacího stipendia. Na nepotvrzený účet nelze stipendia zasílat. Obr. 5 - Seznam účtů 4
Na pravé straně záložky se nachází panel s tlačítky (7): Tímto tlačítkem nastavíte účet vybraný v "Seznamu účtů" jako stipendijní. Platí zde, že účet pro vyplácení sociálního a ubytovacího stipendia musí být stejný. (Nastavení účtu se neprojeví v už naplánovaných stipendiích. Funkce tlačítka slouží k potvrzení účtu. Na nepotvrzený účet nelze stipendia vyplácet. Tlačítko slouží k zadání nového účtu. Po jeho stisknutí se otevře dialogové okno "Založení nového účtu studenta", do kterého můžete zadat nový účet. Období - tato záložka obsahuje přehled všech období, na která byla podána žádost o sociální stipendium. Dále obsahuje informaci o tom, na který měsíc bylo stipendium přiznáno, a které podmínky pro přiznání stipendia byly / nebyly splněny. Přehled je tvořen hierarchicky uspořádaným seznamem obsahujícím následující položky: o období - za jaké období je / není stipendium přiznáno. Žádost o sociální stipendium se podává na kalendářní rok. o měsíc - měsíc, na který student splňuje / nesplňuje všechny podmínky o podmínky - informace o tom, které podmínky jsou / nejsou splněny (Podmínky budou blíže popsány v bodě 3.3.) Na pravé straně záložky se nachází panel s tlačítky: Po stisknutí tlačítka se v seznamu rozbalí detaily ke všem obdobím, měsícům a podmínkám. Po stisknutí tlačítka se všechny detaily sbalí. Obr. 6 Období 3. Evidence žádosti o sociální stipendium Žádost o sociální stipendium lze evidovat následujícím způsobem: 1. V modulu "Sociální stipendia" si zvolíte v rozbalovacích seznamech fakultu (obr. 1-1), akademický rok (2) a kalendářní rok (3), pro které má být žádost evidována. 2. Vyberete "Rychlý filtr - Vše". V seznamu se zobrazí přehled všech studentů, bez ohledu na to, zda již mají evidovanou žádost o sociální stipendium. Student, který má podáno více žádosti se v "Seznamu studentů" zobrazí vícekrát. 3. V "Seznamu studentů" (obr. 1-5) vyhledáte pomocí "filtrů seznamu" studenta, jehož žádost má být evidována. 4. Stisknete tlačítko. 5. Zobrazí se vám dialogové okno "Evidence žádosti". 5
6. V dialogovém okně je nutné doplnit termín, od kterého je žádost platná (tj. datum uvedené na oznámení o změně výše dávky státní sociální podpory). Položka "žádost je platná do" se neuvádí, pokud má být v příštím kalendářním roce vygenerována žádost automaticky. V jednom roce je možné podat více žádostí, v tomto případě se musí položka "žádost je platná do" nastavit, jinak program neumožní vložení další žádosti. V případě potřeby zde můžete doplnit poznámku. Žádost potvrdíte stisknutím tlačítka "Vytvořit". 3.1. Změna platnosti žádosti o sociální stipendium Platnost žádosti o sociální stipendium lze změnit následujícím způsobem: 1. V modulu "Sociální stipendia" si zvolíte v rozbalovacích seznamech akademický rok, ročník, stupeň, program a obor, ve kterém je žádost evidována. 2. Vyberete "Rychlý filtr - Období - sociální stipendium za...". V seznamu se zobrazí přehled všech studentů, kteří mají ve vybraném období evidovanou žádost o sociální stipendium. 3. V "Seznamu studentů" vyhledáte pomocí "filtrů seznamu" studenta, u kterého má být změněna platnost žádosti. 4. V případě, že chcete změnit datum "od" (uvedeno na oznámení o výši sociálního příspěvku), stisknete tlačítko. V dialogovém okně "Nastavení platnosti" změníte datum a stisknete tlačítko "změnit". Pokud chcete změnit termín "do" kdy má student nárok na sociální příspěvek ve zvýšené míře, stisknete tlačítko a pokračujete stejným způsobem. 4. Postup při vyřizování reklamací ubytovacích a sociálních stipendií 4.1. Ubytovací stipendia kontrola dotazů (FAQ) na této adrese. Již vytvořené dotazy nezodpovídat, případně vytvořit novou odpověď pokud se nejedná o otázku na obecně dostupné věci (např. kam zaslat potvrzení o změně účtu nebo dotazy k podávání žádosti o ubytovací stipendium), ale o konkrétní reklamaci neuznání ("nemám stipendium, měl bych mít..", "reklamuji nepřidělení stipendia.." apod.), spustit v Apollu z nabídky "VUT" modul "Ubytovací stipendia": 6
Obr. 7 - Otevření modulu Ubytovací stipendia V modulu vyhledat pomocí filtru osobu z reklamace lze pomocí jména, příjmení, rodného čísla, VUTID atd. (krok č. 1) V dolní polovině modulu otevřít aktuální období, nebo období, které student reklamuje a zjistit, které podmínky nesplňuje (krok č. 2) Stiskem tlačítka "Přejít na studenta" spustit modul "Studenti" a seznam studií uvedeného studenta (krok č. 3) Zkontrolovat studia, především: i. zda je studium aktivní ii. zda má student trvalé bydliště mimo Brno-město a Brno-venkov iii. zkontrolovat délku studia prostým přičtením délky programu k datu začátku studia iv. zkontrolovat zda je studium v prezenční formě v. zkontrolovat v záložce Matrika studia na jiných VŠ (krok č. 4) Podrobnější popis kontrol k jednotlivým podmínkám je uveden na konci dokumentu. 7
Obr. 8 - Práce s modulem Ubytovací stipendia 8
Obr. 9 - Práce s modulem Studenti 4.2. Sociální stipendia stejně jako u ubytovacích stipendií nejdříve kontrola na webových stránkách FAQ, zda se tento dotaz již nevyskytl v odpovězených dotazech. V případě nového dotazu na obecně platné záležitosti (termíny podávání, informace o zavádění a změně účtu apod.) zodpovědět do FAQ pokud se jedná o reklamaci nesplnění podmínky spustit v "Apollu" z nabídky "VUT" modul "Sociální stipendia" vybrat správný akademický rok a kalendářní rok (žádost o sociální stipendium se podává na kalendářní rok, na konci roku se automaticky převádí do dalšího roku, pokud student nepodá potvrzení o změně výše přídavku na dítě) vyhledat osobu ve filtru pomocí RČ, VUTID, jména nebo příjmení v záložce "Období" zkontrolovat plnění jednotlivých podmínek za reklamované období a měsíc, zkontrolovat také, zda je "datum do" prázdné nebo je větší než rozhodné datum (měsíc, který student reklamuje) v případě neplnění podmínek (kromě podmínky podané žádosti) stejně jako u ubytovacích stipendií spustit modul "Studenti" tlačítkem "Přejít na studenta" V modulu "Studenti" zkontrolovat následující: i. Délku studia - zda se jedná o studium ve std. době studia (krok č.1) ii. Zda má v reklamovaném měsíci/období nějaké aktivní studium (krok č. 2) iii. Zkontrolovat datum narození v období nesmí přesáhnout věk 26 let (krok č. 3) iv. Vykázání do SIMS (zatím není zapotřebí kontrolovat) Podrobnější popis jednotlivých podmínek je na konci dokumentu. 9
Obr. 10 - Práce s modulem Sociální stipendia 10
Obr. 11 - Kontrola nesplnění podmínky studia ve std. době studia (Soc. stipendium) 11
Obr. 12 - Kontrola plnění podmínky studia ve standardní době studia > pokud začátek studia + délka studijního programu je větší než rozhodné datum, podmínka není splněna a student nemá nárok na stipendium 4.3. Detailní popis kontrol jednotlivých podmínek pro udělení ubytovacího stipendia (modul Ubytovací stipendia) a. podm. A: je studentem bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu v prezenční formě studia najít, ve kterém měsíci nesplňuje podmínku A (viz obr. 13) tlačítkem "Přejít na studenta" přejít do modulu "Student" zkontrolovat, zda byl/nebyl v daném měsíci studentem prezenčního studijního programu na kterékoliv fakultě VUT (viz obr. 14). Pokud nebyl studentem, nemůže podmínku A splňovat b. podm. B: studuje v prvním studijním programu nebo ve studijním programu na něj navazujícím, nebo přestoupil z jednoho studijního programu do jiného a předchozí studium mu bylo uznáno, nebo studijní program předcházející aktuálnímu studijnímu programu ukončil zanecháním tohoto studia písemným ohlášením do 31. 10. téhož roku, kdy se do něho zapsal. V případě souběžně studovaných programů je studentovi přiznáno stipendium nejvýše jednou, a to v tom studijním programu, ve kterém byl do studia zapsán dříve najít, ve kterém měsíci/měsících nesplňuje podmínku B (obr. 15) tlačítkem "Přejít na studenta" přejít do modulu "Student" 12
i. pokud má student na VUT více studií, zkontrolovat, zda již nestudoval ve stejném typu studia (B,M,N,D) před začátkem momentálně aktivního studia ii. pokud má student na VUT jedno studium, přejít na záložku "Matrika" a zkontrolovat studia na jiných školách, především studia ve stejném typu studijního programu u těchto studií zjistit začátek studia; pokud existuje/existovalo studium na jiné VŠ (buď neukončené nebo ukončené neúspěšně nebo zanecháním studia) s dřívějším začátkem, než na VUT, student nemá nárok na ubytovací stipendium (obr. 16) c. podm. C: nepřekročil standardní dobu studia ani v žádném ze souběžně studovaných studijních programů najít, ve kterém měsíci/měsících nesplňuje podmínku C (jako na obr. 15) tlačítkem "Přejít na studenta" přejít do modulu "Student" i. pokud má pouze jedno studium na VUT a ve výpisu změn studia není žádné přerušení (obr. 17), lze zjistit přičtením délky programu k začátku studia, zda již přesahuje std. dobu studia pokud ano, nemá nárok (viz př. na obr 18) ii. pokud má pouze jedno studium na VUT a ve výpisu změn studia existuje přerušení je zapotřebí dobu přerušení odečíst a zjistit skutečnou dobu studia, nesmí přesáhnout délku studijního programu (druhá "bublina" v obrázku 18) iii. pokud má více studií na VUT, nebo v záložce "Matrika" existují studia na jiných VŠ, je potřeba jednotlivé časové úseky sečíst a zjistit, zda tato sečtená doba přesahuje délku některého z aktuálně studovaných programů iv. do modulu "Student" bude zabudována záložka zobrazující ke každému studiu celkovou odstudovanou dobu tohoto studia. Po jejím zobrazení bude stačit dosadit do vzorce pro splnění podmínky C: celková odstudovaná doba/365 < délka studijního programu a. podm. D: je státním občanem České republiky, nebo je osobou, která má na území České republiky povolený trvalý pobyt, nebo je státním příslušníkem členského státu Evropské unie, nebo jiného smluvního státu Dohody o Evropském hospodářském prostoru (Islandu, Norska, Lichtenštejnska) nebo Švýcarské konfederace tlačítkem "Přejít na studenta" přejít do modulu "Student" zkontrolovat státní příslušnost (viz obr. 19): i. pokud je uvedena Česká republika nebo některá ze zemí EU splňuje podmínku D ii. pokud je uvedena odlišná od ČR a zároveň tato země není v EU přejít na záložku "Kontaktní adresy" (viz obr. 20) a zkontrolovat, zda je uveden trvalý pobyt v ČR pokud ano, splňuje podmínku D, pokud ne, nesplňuje podmínku D b. podm. E: není studentem studujícím v rámci: zahraniční rozvojové pomoci (vládní stipendista) a mezinárodních smluv nebo programu AKTION a CEEPUS, přejít do modulu "Student" v části Studium ověřit, zda studuje/nestuduje v programu Aktion nebo CEEPUS. Pokud studuje, nesplňuje podmínku E (obr. 21) c. podm. F: nemá místo trvalého pobytu v okresech Brno-město a Brno-venkov přejít do modulu "Student" v záložce "Kontaktní adresy" najít položku "Adresa trvalého bydliště" (obr. 22) a zjistit, zda se nejedná o bydliště v okresech Brno-město nebo Brno-venkov. Pokud je trvalé bydliště v těchto okresech, nesplňuje podmínku F 13
4.3.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ubytovacích stipendií (část 3) Obr. 13 Student nesplňuje podmínku A pro měsíc září 2006 Obr. 14 Začátek studia je od 4.10.2006, student tedy nesplňuje podmínku A pro měsíce září a říjen 2006 14
Obr. 15 Student nesplňuje podmínku B v měsíci říjen 2006 15
Obr. 16 Kontrola údajů pro nesplněnou podmínku B student; student má dřívější studium na přírodovědecké fakultě MU ve stejném typu studijního programu, v jakém studuje nyní na VUT podmínku B tedy nesplňuje Obr. 17 Kontrola, zda studium nebylo přerušené pro určení, zda student splňuje nebo nesplňuje podmínku C překročení std. doby studia 16
Obr. 18 Jednoduchým součtem zjistíme, že student překročil std. dobu studia (26.8.2004 + 2 roky = 26.8.2006, toto datum je tedy před datem rozhodného měsíce a student nesplňuje podmínku C) Obr. 19 Podmínka D zjištění státní příslušnosti studenta Obr. 20 Podmínka D zjištění trvalého pobytu pokud je v ČR, splňuje podmínku D, i když má státní příslušnost <> států EU, pokud je trvalý pobyt <> ČR, nesplňuje podm. D 17
Obr. 21 Podmínka E ověření studia v programech Aktion a CEEPUS, v zobrazeném případě tento student podmínku E nesplňuje studuje ve výše uvedených programech Obr. 22 Podmínka F student nesmí mít trvalé bydliště v okresech Brno-venkov a Brno-město; na obrázku ověření trvalého bydliště v modulu Student 4.4. Detailní popis kontrol jednotlivých podmínek pro udělení sociálního stipendia (modul Sociální stipendia, viz. obr. 23) a. Aktivní studium student má aktivní studium na VUT stejná kontrola jako v případě podmínky A u ubytovacího stipendia, s tím rozdílem, že stačí existence jakéhokoliv studia na VUT (nezávisí na tom, zda se jedná o prezenční nebo kombinované studium) b. Podaná žádost žádost (resp. potvrzení od úřadu sociálního zabezpečení o přídavcích ve zvýšené míře) podaná na studijní oddělení fakulty, vyplňují studijní referentky na fakultách. Pokud není tato podmínka splněná, student žádost buď nepodal, nebo referentka zapomněla žádost zadat do systému c. Standardní doba studia zjišťování, zda student splňuje tuto podmínku je zcela shodné s testováním podmínky C v části 3 (Ubytovací stipendia) tohoto dokumentu d. Věk < 26 po stisknutí tlačítka "Přejít na studenta" v modulu "Sociální stipendia" na záložce "Os. informace" (viz obr. 24) je zapotřebí zkontrolovat datum narození studenta a spočítat, zda v rozhodném měsíci po celou dobu (tedy celý měsíc) tuto podmínku splňoval e. Vykázáno do SIMS v případě nesplnění této podmínky kontaktovat travnicek@ro.vutbr.cz. 18
4.4.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ubytovacích stipendií (část 4) Obr. 23 Práce s modulem Sociální stipendia 19
Obr. 24 Kontrola podmínky Věk<26 pro udělení sociálního stipendia 4.5. Kontrola ostatních náležitostí správně podané žádosti Tyto kontroly se provádí v případě, že všechny výše uvedené podmínky jsou v pořádku. Student tedy splňuje podmínky pro přidělení ubytovacího/sociálního stipendia, ale přesto reklamuje nevyplacení stipendia a. Odeslané stipendium -na záložce "Ubytovací/Sociální stipendia" zkontrolovat, zda existuje stipendium za období, které student reklamoval a zda je toto stipendium ve stavu "odeslané" (zelená barva), viz. obr. 25: i. pokud je vše v pořádku - stipendium buď odešlo těsně před studentovou reklamací, případně si zadal chybné, ale existující číslo účtu a peníze tak přišly na cizí účet ii. pokud stipendium neexistuje, zřejmě není v pořádku účet pokračovat podle bodu b) na záložce "Seznam účtů" iii. pokud stipendium existuje, ale není ve stavu odesláno zkontrolovat účet podle bodu b), případně kontaktovat travnicek@ro.vutbr.cz b. Seznam účtů - na záložce "Seznam účtů" zkontrolovat, zda je účet potvrzený (zelená "fajfka") a zda je nastavený na stipendijní ve sloupečku "stipendijní účet" musí být ikonka mincí (viz obr. 26) - pokud není účet potvrzený nebo není nastavený na stipendijní, student buď nedodal papírové potvrzení účtu na studijní oddělení fakulty nebo referentka zapomněla účet potvrdit kontaktovat studijní oddělení fakulty - pokud žádný účet neexistuje chyba studenta, nezadal číslo účtu při zadávání žádosti a stipendium není možné přiznat (směrnice rektora 5/2006, čl. 3, bod 9) 20
- pokud účet existuje, všechny náležitosti jsou v pořádku, ale neexistuje stipendium podle bodu a), kontaktovat travnicek@ro.vutbr.cz 4.5.1. Obrázky k detailnímu popisu kontrol ostatních náležitostí podané žádosti o stipendium (část 5) Obr. 25 Kontrola správnosti vygenerovaného stipendia 21
Obr. 26 Kontrola správnosti potvrzení účtů 22