PDF Creator Proč právě tento software? Dlouhodobě jsme testovali freewarové programy pro tvorbu PDF souborů. Jako nejlepší ze skupiny programů zdarma se jeví PDF Creator. Je sice složitější na nastavení, ale nejlépe vystihuje potřeby pro tvorbu PDF souborů potažmo DopisuOnline. PDF Creator se tváří jako virtuální tiskárna, a proto je možné tvořit PDF soubory z jakéhokoli programu s tiskovým výstupem. Prostě jednoduše, rychle a zdarma. Instalace PDF Creatoru Stažení instalačního souboru Nejprve je třeba z internetu stáhnout instalační soubor, který je umístěn na webové adrese: http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator/download. Zde naleznete položku Download PDFCreator 1.6.2, popř. verze vyšší. Pokud máte ve svém počítači nastavené vysoké zabezpečení, může se stát, že Vám internetový prohlížeč zablokuje stažení souboru. V takovémto případě je nutno najet na informační hlášku myší, kliknout pravým tlačítkem a vybrat položku Stáhnout soubor Následně se Vám nabídnou možnosti: Otevřít, Uložit a Storno. Doporučujeme, abyste si soubor nejdříve uložili na lokální disk a teprve následně jej instalovali, čemuž odpovídá tlačítko: Uložit. Po této volbě je Obrázek 1
nutno zvolit umístění na lokálním disku a potvrdit tlačítko OK. Následně se instalační soubor uloží do zvoleného umístění. Vlastní instalace Obrázek 2 Po uložení instalačního souboru a jeho následném spuštění se může objevit následující hláška: Vydavatele se nepodařilo ověřit. Opravdu chcete spustit tento software? Potvrďte tlačítko Spustit a začne probíhat vlastní instalace. Následuje výběr jazyka instalátoru. Zde bohužel možnost instalovat PDF Creator česky chybí, proto je zřejmě nejlepší alternativou jazyk anglický. Následně vyberete umístění, kam se má tento program nainstalovat, pro jistotu ještě jednou vše překontrolujte a samotná instalace může proběhnout. Po instalaci je ještě potřeba PDF Creator nastavit. Nastavení aplikace Nastavení vlastností PDF Creator se provádí přes menu Start Programy PDF Creator - PDF Creator. V okně PDF Creator Tiskový monitor PDF v menu Tiskárna klikněte na položku Možnosti. Pro naše účely postačí nastavení položky PDF v poli formáty. V pravé části okna jsou jednotlivé záložky, které je nutno nastavit. V první záložce Obecné je nutné nastavit rozlišení a to minimálně 300 dpi, lépe 600dpi. Z tohoto nastavení se odvíjí výsledná velikost Obrázek 3 Obrázek 4
produkovaného PDF souboru. Ostatní položky mohou být nastaveny dle obrázku. V záložce Komprese označíme zaškrtávací pole Komprimovat pod položkami Barevné obrázky, Obrázky ve škále šedi a Černobílé obrázky. V prvních dvou případech nastavíme komprimaci na roveň JPEG-Vysoká. U černobílých obrázků na úroveň ZIP. Stejně jako velikost dpi, tak i komprese obrázků ovlivňuje výslednou velikost pdf souboru. V případě, že potřebujete, aby výsledné soubory byly menší, je třeba změnit, rozlišení v 250 dpi a kompresi v této kartě například na 1200 dpi. Dalším z na-stavení PDF je záložka Fonty. V této záložce nastavujeme dvě zaškrtávací pole a to Připojit všechny fonty a vlož podmnožinu fontů, je-li podíl použitých znaků menší než 100%. Obě položky musí být zaškrtlé. Obrázek 6 24
Poslední záložkou, kterou je pro naše potřeby nutno nastavit, resp. zkontrolovat nastavení, jsou Barvy. Obrázek 7 V položce Nastavení barev by mělo být nastaveno Používat barevný model CMYK. Pod položkou Možnosti jsou tři zaškrtávací pole, z nichž by měla být zaškrtnutá: Zachovat nastavení přetisku a Zachovat převodní funkce. Záložku Bezpečnost nastavovat nebudeme. Po nastavení těchto záložek klikneme na tlačítko v pravém dolním rohu Uložit. Po uložení máme nastavený PDF Creator pro potřeby tisku DopisuOnline. V případě, že se vyskytnepotřeba přenastavit PDF Creator po poslání dokumentu do tiskové fronty, dle výše uvedeného, existuje ještě možnost před uložením pdf souboru použít tlačítko Možnosti. Vzorek 25
Tvorba PDF dokumentů - DopisOnline Obrázek 9 Obrázek 10 Obrázek 11 Obrázek 12 Šablona dokumentu pro správné umístění adres DopisOnline Šablony jsou ke stažení na portále www.postservis.cz jsou vytvořeny pro Microsoft Word. Šablona se skládá ze dvou textových polí a několika polí formulářových (viz obr. 12). Textová pole nesmějí být jakkoliv přesouvána či upravována jejich velikost. Jsou totiž napozicována na výseky oken v obálkách pro DopisOnline. V případě, že textová pole nebo všeobecně šablonu nějakým způsobem pozměníte, nesete riziko, že Vaše zakázka nebude strojně zpracována popř. ani doručena. Posunutí levého okraje je důležité z technického hlediska, jelikož se zde doplňují čárové kódy řídící obálkovací linku (viz obr. 11). Pokud kliknete na formulářové pole, celé se označí a vy můžete vložit vlastní text. Následně vznikne textový dokument. Lze zde pracovat i s obrázky, které musíte vkládat pouze do tisknutelné plochy. Výjimkou je např. logo, které je nutné vložit jako obrázek na pozadí a umístit jej za textové pole odesílatele do úvodní tabulky (viz
šablona DopisOnline.dot ). Formátování obrázků viz dokumentace k MS Word nebo OpenOffice. DopisOnline je momentálně konstruován na maximálně osmistránkové pdf dokumenty do jedné obálky. (Odesílaný PDF soubor musí obsahovat všechny stránky, které se mají do obálky zabalit. První strana v souboru musí být tedy opatřena adresou příjemce popř. i odesílatele. Vícestránkový dopis nesmí být odeslán ve více PDF souborech, tzn., musí být co zásilka to jeden PDF soubor. Všeobecné povinné nastavení dokumentu pro tisk DopisOnline Defaultní nastavení dokumentu je následující: Levý okraj: 2,22 cm - TATO HODNOTA SE NESMÍ ZMĚNIT!!! Pravý okraj: 2 cm - možno upravit dle vlastních potřeb Horní okraj: 2 cm - TATO HODNOTA SE NESMÍ ZMĚNIT!!! Dolní okraj: 2 cm - možno upravit dle vlastních potřeb Nastavení okrajů dokumentu lze změnit v menu Soubor => Vzhled stránky viz následující stránka (Obrázek 14). Obrázek 14
Nepovolené změny: Pozice a velikost tabulky, kde jsou umístěna textová pole adresát a odesílatel Pozice a velikost textového pole odesílatel Pozice a velikost textového pole adresát Vstupní pozice formulářového pole pro text dopisu Pozice nastavení obrázku Logo, resp. Vaše logo nesmí přesahovat textové pole Odesílatel. Povolené změny: Druh a formátování písma, pokud nezmění velikost polí Adresát a Odesílatel Vložení čísla stránek Úprava pravého a dolního okraje dokumentu Vložení textů, obrázků, tabulek atd. mimo úvodní tabulku Vložení obrázku loga za textové pole Odesílatel Úkony v dokumentu Vložení textu Editace adres v textových polích Adresát a Odesílatel se provádí na jednotlivá textová políčka (text v hranatých závorkách), která jsou jejich součástí. Po kliknutí se celá označí a Vy můžete začít psát vlastní text. U těchto políček lze standardním způsobem změnit formátování a druh písma. Nutné je však dát pozor, aby se nezměnila velikost a pozice textových polí Adresát nebo Odesílatel. Vložení textu dopisu se provádí podobným způsobem. Kliknutím na políčko Zde vložte Váš text nebo obrázky. se celé označí a vy můžete vložit nebo psát Váš text. S tímto textem lze provádět veškeré standardní operace, jaké jsou vaším programem možné (např. formátování písma do odstavců, odrážek atp.). Do textu lze dále vkládat tabulky i obrázky standardním způsobem. Vložení loga Vložení obrázku Logo do pole resp. za pole Odesílatel se provádí následovně: Nejdříve odstraníme původní obrázek. To jen v případě, že jste otevřeli ještě neupravenou standardní šablonu od Postservisu. Pro odstranění obrátku loga je potřeba původní obrázek označit. Označení se provádí cca 2 mm nad horním okrajem textového pole Odesílatel. Označený obrázek by měl vypadat jako obrázek 15. Obrázek 15 Vidíme zde osm bílých
kruhů a jeden zelený. Pokud se vám podaří takto obrázek onačit, stiskněte tlačítko Delete (někdy jen Del ). Původní logo je tímto smazáno. Dejte jen pozor, abyste touto operací nesmazali textové pole Odesílatel. To je označeno šedivým obdélníkem s černými čtverečky. Vložení vlastního loga je podmíněna velikostí textového pole Odesílatel, jehož rozměry resp. tisknutelnou plochu nelze přesáhnout. Důvod je jednoduchý. Velikost textových polí koresponduje s okny na obálce. Abychom předešly posunutí či zakrytí loga nebo adresy, musí se velikosti textových polí dodržet. Vložte standardně obrázek buď pomocí menu Vložit => Obrázek => Ze souboru nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+V, pokud máte obrázek ve schránce. Obrázek bude označený podobně jako původní logo (viz Obrázek 15). Je ještě nutné obrázek usadit do textového pole. To provedete pomocí šipek. K jemnému umístění lze použít tlačíte Ctrl a šipka (směr dle potřeby). Tisk dokumentu Pokud máte dopis ve finální podobě, vyberte v menu Soubor položku Tisk. V poli Název zvolte PDF Creator a tlačítko OK. Obrázek 13 Následně se otevře pole PDF Creator, kde můžete zvolit položku Uložit, nebo chcete-li upravit parametry výstupního pdf souboru, tlačítko Možnosti (viz obr. 8) - nastavení PDF Creatoru. Po potvrzení tlačítka Uložit zvolíte umístění výstupního souboru a potvrdíte OK.
Uložení dokumentu Jestliže nechcete dokument ihned tisknout, měli byste jej alespoň uložit. U šablon je standardní, že pokud zvolíte na tlačítkové liště ikonu diskety, která je pro uložení dokumentu, textový editor automaticky nabídne cestu pro uložení obyčejného dokumentu (v případě MS Word s příponou doc ). Pokud budete chtít uložit upravenou šablonu jako šablonu, je třeba použít v menu Soubor položku Uložit jako a vybrat správnou příponu (v případě MS Word s příponou dot ). Sloučení více dokumentů do 1 vícestránkového souboru PDF Pokud máte více dokumentů a potřebujete je sloučit do jednoho PDF souboru, lze toto provést ve správci tisku v aplikaci PDF Creatoru pozastavením tisku všech dokumentů, které chceme sloučit. Pozastavení provedeme volbou Čekat ve frontě. Zobrazíme si tabulku PDF Creator tiskový monitor PDF. Šipkami si zde můžeme měnit pořadí souborů, ve kterém je chceme mít ve sloučeném souboru uloženy. Do bloku vyznačíme všechny dokumenty, které se mají sloučit a potvrdíme volbou Kombinovat. Ve správci povolíme tisk a tím se provede sloučení všech vyznačených dokumentů, které vytiskneme virtuální tiskárnou do PDF souboru.