UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA. DopisOnline

Transkript

1 DopisOnline Co je to DopisOnline? UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA DopisOnline 10. březen 2016 DopisOnline je služba Hybridní pošty, která umožňuje elektronické podání různých druhů zásilek a nově jejich online zaplacení. Vše spočívá ve vytvoření dopisu, faktury, upomínky či jakéhokoliv jiného dokumentu v elektronické podobě a místo jeho vytištění a vložení do obálky, spojeného s cestou na poštu, jen vytvoříte dokument a uložíte jej ve formátu PDF a elektronicky odešlete. DopisOnline rozšiřuje možnosti rozesílání menšího počtu libovolných dokumentů dle svého vlastního návrhu (dopisy, faktury, upomínky, smlouvy, ) nejen do obálek C5/6 (rozměr 114 x 229 mm) s maximálním počtem 8 listů do obálky, ale i do obálek C4 (rozměr 324 x 229 mm) s maximálním počtem 55 listů do obálky. Obálku C4 lze ale využít i pro odeslání 1 až 8 listů dokumentu bez nutnosti jejich složení na třetiny jako u malé obálky C5/6. Dále DopisOnline podporuje volbu jednostranného či oboustranného tisku u jednotlivých pdf souborů, z nichž se zásilka skládá. V neposlední řadě DopisOnline umožňuje jakýkoliv proměnlivý údaj zákazníka převést na čárový kód, který se bude tisknout nad adresu příjemce (je to pouze u zákazníků, kteří údaje předávají přes API rozhraní. Hlavní výhody služby DopisOnline spočívají v tom, že informace v jednotlivých dopisech mohou být proměnné a zákazník si sám určí, jak bude jeho zásilka vypadat (z čeho se bude skládat) a jaký druh zásilky požaduje (obyčejně, doporučeně, s dodejkou, v malé či velké obálce ). Zásilka je podána elektronickou formou, aniž by zákazník musel jít na poštu, a to nejen s obyčejnou, ale i s doporučenou či dokonce se zásilkou s dodejkou. Postservis zajistí její vytištění, zkompletování do obálek, potisk obálek a předání do poštovní přepravy. Dopisy je možné posílat v České republice i do většiny evropských zemí. Úhradu služby DopisOnline lze provést platbou SIPO, fakturou či platbou online. Zásilky odeslané v pracovní den do 16 hodin budou ještě tentýž den expedovány a zhruba do dvou pracovních dnů doručeny Adresátům. 1

2 Jak odeslat dopis? Příprava dokumentu: Dokument lze jednoduše připravit v jakémkoli programu (textovém, účetním, ). Pro program Microsoft Word je možné použít připravenou šablonu dostupnou na v sekci KE STAŽENÍ. Tato šablona slouží zejména ke správnému pozicování adresy Odesílatele a Adresáta v rámci funkce Výřez (viz dále). Připravený dokument je nutno uložit do formátu PDF přímo editorem nebo pomocí předem nainstalovaného SW PDF Creator. Zásilka se může skládat z několika PDF souborů, jejichž pořadí si zákazník volí sám. Jak se zaregistrovat? Na stránce je nutné vyplnit žádost o registraci v sekci PŘIHLÁŠENÍ, potvrzením Žádost o registraci (obr. 1) Po ověření údajů Vám bude do 2 pracovních dnů zasláno formou doporučené zásilky do vlastních rukou přihlašovací jméno a heslo nutné pro přihlášení ke službě DopisOnline Obr. 1- Úvodní stránka se žádostí o registraci 2

3 Registrace fyzické osoby (obr. 2) Nejprve vyplňte uživatelské jméno na 8 znaků (Použitelné znaky jsou a-z A-Z 0-9) a tlačítkem ověřit si v systému překontrolujete, zda již Vámi zadané uživatelské jméno nebylo někomu přiděleno, pak pokračujete ve vyplňování ostatních údajů ve formuláři. U registrace fyzické osoby musí být vyplněno desetimístné číslo SIPO, jméno, příjmení a adresa domácnosti, na kterou je SIPO registrováno u České pošty. Po vyplnění všech údajů opište kód z obrázku, zaškrtněte souhlas s obchodními podmínkami a potvrďte tlačítkem Registrace Registrace právnické osoby (obr. 3) Zaškrtněte čtvereček Firma a vyplňte uživatelské jméno na 8 znaků (Použitelné znaky jsou a-z A-Z 0-9). Tlačítkem ověřit si v systému překontrolujete, zda již Vámi zadané uživatelské jméno nebylo někomu přiděleno a pak pokračujete ve vyplňování ostatních údajů ve formuláři U registrace právnické osoby musí být vyplněno sídlo firmy a oprávněná osoba (jednatel, prokurista) dle výpisu z obchodního rejstříku, nebo živnostenského rejstříku popř. ARES. Na tuto adresu bude oprávněné osobě odeslána klientská zásilka s přístupovým jménem a heslem. Pro zasílání faktur na jinou adresu než je adresa sídla lze vyplnit korespondenční adresu. 3

4 Registrace pro platbu online (obr. 4) Registrace umožňuje zachování personálních údajů pro opakovanou platbu tak, aby uživatel při každé online platbě nemusel vyplňovat povinné údaje jméno, příjmení, telefon a . 4

5 Po úspěšném vyplnění a odeslání žádosti se Vám zobrazí stránka se zprávou. V případě, že by žádost nebylo možné ověřit, z důvodu chybně zadaných údajů, obdržíte informační mail o zamítnutí žádosti. Pak bude nutné provést registraci ještě jednou a se správnými údaji. Teprve pak může být služba aktivována a bude Vám zaslána klientská zásilka s přihlašovacími parametry, které obdržíte do dvou pracovních dnů po registraci. Podrobný postup odeslání zásilky Po přihlášení (obr.1) na webové stránky zadáte vaše přihlašovací parametry a vyberete si službu DopisOnline (obr. 2). Pro přihlášení je nutný login, který vám je přidělen na základě platné registrace. Obr. 1 Přihlášení do systému 5

6 Obr. 2 Výběr služby Po výběru služby DopisOnline se zobrazí průvodce, kde si zvolíte požadavky na zpracování zásilky (obr. 3 Definice typu) o Druh tisku: jednostranný x oboustranný o Odeslání: vnitrostátní x mezinárodní (včetně seznamu evropských zemí, kam je možné dopis poslat) o Druh zásilky: obyčejně x doporučeně x s dodejkou + další doplňkové služby o Obálka C4 (velká obálka) ano x ne o Přidat tisk poukázky ano x ne Na další stranu se přesunete tlačítkem Další. 6

7 Obr. 3 Definice typu Obr. 4 Připojení souboru pdf 7

8 Poté na následující obrazovce připojíte připravené PDF soubory (obr. 4), shodný postup jako vložení přílohy do u (Procházet, Přidat). Přidávání se provádí postupně po jednotlivých PDF souborech. U přidaných PDF souborů lze zvolit typ tisku takto: o Jednostranný (bude platné u všech PDF souborů) o Oboustranný (bude platné u všech PDF souborů) o Dle výběru u souboru o Po stlačení tlačítka Kontrola PDF se provede kontrola vložených PDF souborů na nepřekročení maximálního počtu listů v zásilce a správnou velikost stránek (formát A4 210 x 297 mm). Zobrazí se rekapitulace vložených PDF souborů do zásilky. Na další stranu se přesunete tlačítkem Další Obr. 5 Přidání dalšího souboru pdf Po přidání všech dokumentů, které chcete odeslat, si zkontrolujete, v jakém pořadí budou v zásilce vytištěny, a zadáte Kontrola pdf. Systém vám zobrazí tabulku s detailními informacemi ke každému zadanému dokumentu název souboru, kolik má dokument stran a listů (obr. 6). Po kontrole údajů můžete ještě pořadí jednotlivých dokumentů měnit (pomocí šipky vlevo vedle názvu pdf) nebo je vyřadit pomocí červeného křížku. Dále se posunete tlačítkem Další. 8

9 Obr. 6 Rekapitulace Obr. 7 Připojení poukázky Pokud chcete k dopisu přidat i poštovní poukázku A, v interaktivních polích si prosím vyplňte potřebné údaje. Mezi jednotlivými černě orámovanými poli se přesunujete pomocí tabulátoru. Poukázka bude tištěna na posledním samostatném listu v zásilce. Za údaje na poukázce plně odpovídá zákazník. 9

10 Obr. 8 Vyplnění poukázky Obr. 9 Doplnění adres Odesílatele a Adresáta na obálku 10

11 Odeslání zásilky potvrdíte tlačítkem Ulož. Obdoba vhození zásilky do schránky, v tomto případě přechod do Košíku. 11

12 Obr. 10 Košík Tlačítko Nový dopis slouží k přípravě další zásilky. Tlačítko K platbě umožní přejít k výběru formy uhrazení zásilky. 12

13 Obr. 11 Zaplatit a odeslat Zde si můžete prostřednictvím příslušných tlačítek vybrat dostupné způsoby platby. Tlačítko zpět slouží k návratu na obrazovku Košík. 13

14 Obr. 12 Platba online, provedení platby 14

15 Storno zásilky Odeslanou zásilku lze stornovat před její výrobou pouze v případě, že zásilka má status STOP (tj. v pracovní den do 16 hodin). V Přehledu zakázek myší najeďte na značku STOP u dopisu, který chcete odstranit, a pravým tlačítkem potvrďte dotaz Opravdu chcete stornovat dopis? Značka STOP bude po potvrzení přeškrtnuta a zásilka nebude do výroby zařazena. Postup zadání zásilek s dodejkou: Co je to doplňková služba Dodejka (nebo také Doručenka)? Při využití doplňkové služby Dodejka zajistí Česká pošta odesílateli písemné potvrzení prokazující dodání poštovní zásilky adresátovi - příjemci. Uvedenou doplňkovou službu lze zvolit pouze společně se službou Doporučená zásilka. V rámci služby DopisOnline u varianty Dodejka vytiskneme Vás dokument ve standardní podobě s tím, že bude balen do speciální obálky s odnímatelnou chlopní, na níž je Dodejka vytištěna. Při tomto způsobu odeslání je nutné u všech dopisů vyplnit údaje Odesílatele i Adresáta v příslušném okně. Kdo může službu DopisOnline využívat? Registrovaní uživatelé Službu mohou využívat jak fyzické, tak právnické osoby, po zaregistrování na stránkách Rozdíl je pouze ve způsobech úhrady za službu. Fyzické osoby mohou platit prostřednictvím SIPO Právnické osoby mohou platit fakturou Neregistrovaní uživatelé platí online platbou Nastavení uživatelského účtu Pro změnu hesla a správu uživatelů zvolte sekci NASTAVENÍ. Zobrazí se Vám změna hesla a správa uživatelů. (obr. 1) 15

16 Obr. 1 Výběr Po výběru Změna hesla můžete změnit své heslo do systému. Heslo může mít maximálně 15 znaků. Pro větší bezpečnost se doporučuje kombinovat čísla, velká a malá písmena. Heslo musí obsahovat minimálně 6 znaků. (obr. 18) Obr. 2 - Změna hesla 16

17 Změna adresních údajů Po výběru Správa uživatelů můžete přidat uživatele, nastavit mu přístupová oprávnění, editovat uživatele a smazat uživatele. Obr. 3 Správa uživatelů Pro vložení klienta zvolte Vložení nového uživatele. Zobrazí se Vám okno s formulářem, ve kterém vyplníte požadované položky včetně přístupových práv ke službám. Zadání potvrdíte tlačítkem Přidat. Uživatel je vložen do systému. 17

18 Obr. 4 Vložení uživatele Editace uživatele se provádí shodně jakou (obr. 20). Zobrazí se Vám formulář s předvyplněnými údaji, které můžete změnit. Změny potvrdíte tlačítkem Ulož. "Smazání uživatele v seznamu označíte uživatele, které požadujete smazat. Volbu potvrdíte tlačítkem Smazat výběr. Tento výběr budete požádáni potvrdit tlačítkem OK. Po potvrzení dojde ke smazání vybraných uživatelů. 18

19 Obr. 5 Vymazání uživatele Zobrazení přehledu zakázek U registrovaných uživatelů (právnických a fyzických osob) se po přihlášení na úvodní obrazovce zobrazí v nabídce i přehled zakázek, ve kterém si lze prohlížet historii odeslaných zásilek (obr.1). 19

20 Obr. 1 Zobrazení přehledu zakázek Podací lístek Po realizaci platby je zásilka zařazena do zpracování. Pro účel následné kontroly či reklamace, se vám zobrazí Potvrzení o podání, který je možno si vytisknout pro kontrolu či reklamace. Tlačítkem Potvrzení o podání si zobrazíte konkrétní podací lístek k zásilce s možností uložení či tisku (Obr. 11) o V případě, že adresáti nejsou zadání textově, nelze generovat podací knihu, resp. tam, kde byl při zadání adresáta použit výřez, nebude adresát v podací knize vidět. 20

21 21

22 PDF Creator Proč právě tento software? Dlouhodobě jsme testovali freewarové programy pro tvorbu PDF souborů. Jako nejlepší ze skupiny programů zdarma se jeví PDF Creator. Je sice složitější na nastavení, ale nejlépe vystihuje potřeby pro tvorbu PDF souborů potažmo DopisuOnline. PDF Creator se tváří jako virtuální tiskárna, a proto je možné tvořit PDF soubory z jakéhokoli programu s tiskovým výstupem. Prostě jednoduše, rychle a zdarma. Instalace PDF Creatoru Stažení instalačního souboru Nejprve je třeba z internetu stáhnout instalační soubor, který je umístěn na webové adrese: Zde naleznete položku Download PDFCreator 1.6.2, popř. verze vyšší. Pokud máte ve svém počítači nastavené vysoké zabezpečení, může se stát, že Vám internetový prohlížeč zablokuje stažení souboru. V takovémto případě je nutno najet na informační hlášku myší, kliknout pravým tlačítkem a vybrat položku Stáhnout soubor Následně se Vám nabídnou možnosti: Otevřít, Uložit a Storno. Doporučujeme, abyste si soubor nejdříve uložili na lokální disk a teprve následně jej instalovali, čemuž odpovídá tlačítko: Uložit. Po této volbě je 22 Obrázek 1

23 nutno zvolit umístění na lokálním disku a potvrdit tlačítko OK. Následně se instalační soubor uloží do zvoleného umístění. Vlastní instalace Po uložení instalačního souboru a jeho následném spuštění se může objevit následující hláška: Vydavatele se nepodařilo ověřit. Opravdu chcete spustit tento software? Potvrďte tlačítko Spustit a začne probíhat vlastní instalace. Následuje výběr jazyka instalátoru. Zde bohužel možnost instalovat PDF Creator česky chybí, proto je zřejmě nejlepší alternativou jazyk anglický. Následně vyberete umístění, kam se má Obrázek 2 tento program nainstalovat, pro jistotu ještě jednou vše překontrolujte a samotná instalace může proběhnout. Po instalaci je ještě potřeba PDF Creator nastavit. Nastavení aplikace Nastavení vlastností PDF Creator se provádí přes menu Start Programy PDF Creator - PDF Creator. V okně PDF Creator Tiskový monitor PDF v menu Tiskárna klikněte na položku Možnosti. Pro naše účely postačí nastavení položky PDF v poli formáty. V pravé části okna jsou jednotlivé záložky, které je nutno nastavit. V první záložce Obecné je nutné nastavit rozlišení a to minimálně 300 dpi, lépe 600dpi. Z tohoto nastavení se odvíjí výsledná velikost Obrázek 3 23 Obrázek 4

24 produkovaného PDF souboru. Ostatní položky mohou být nastaveny dle obrázku. V záložce Komprese označíme zaškrtávací pole Komprimovat pod položkami Barevné obrázky, Obrázky ve škále šedi a Černobílé obrázky. V prvních dvou případech nastavíme komprimaci na roveň JPEG-Vysoká. U černobílých obrázků na úroveň ZIP. Stejně jako velikost dpi, tak i komprese obrázků ovlivňuje výslednou velikost pdf souboru. V případě, že potřebujete, aby výsledné soubory byly menší, je třeba změnit, rozlišení v 250 dpi a kompresi v této kartě například na 1200 dpi. Dalším z na-stavení PDF je záložka Fonty. V této záložce nastavujeme dvě zaškrtávací pole a to Připojit všechny fonty a vlož podmnožinu fontů, je-li podíl použitých znaků menší než 100%. Obě položky musí být zaškrtlé. 24

25 Obrázek 6 Poslední záložkou, kterou je pro naše potřeby nutno nastavit, resp. zkontrolovat nastavení, jsou Barvy. V položce Nastavení barev by mělo být nastaveno Používat barevný model CMYK. Pod položkou Možnosti jsou tři zaškrtávací pole, z nichž by měla být zaškrtnutá: Zachovat nastavení přetisku a Zachovat převodní funkce. Záložku Bezpečnost nastavovat nebudeme. Po nastavení těchto záložek klikneme na tlačítko v pravém dolním rohu Uložit. Po uložení máme nastavený PDF Creator pro potřeby tisku DopisuOnline. Obrázek 7 V případě, že se vyskytnepotřeba přenastavit PDF Creator po poslání dokumentu do tiskové fronty, dle výše uvedeného, existuje ještě možnost před uložením pdf souboru použít tlačítko Možnosti. Vzorek 25

26 Tvorba PDF dokumentů - DopisOnline Obrázek 9 Obrázek 10 Obrázek 11 Obrázek 12 Šablona dokumentu pro správné umístění adres DopisOnline Šablony jsou ke stažení na portále jsou vytvořeny pro Microsoft Word. Šablona se skládá ze dvou textových polí a několika polí formulářových (viz obr. 12). Textová pole nesmějí být jakkoliv přesouvána či upravována jejich velikost. Jsou totiž napozicována na výseky oken v obálkách pro DopisOnline. V případě, že textová pole nebo všeobecně šablonu nějakým způsobem pozměníte, nesete riziko, že Vaše zakázka nebude strojně zpracována popř. ani doručena. Posunutí levého okraje je důležité z technického hlediska, jelikož se zde doplňují čárové kódy řídící obálkovací linku (viz obr. 11). Pokud kliknete na formulářové pole, celé se označí a vy můžete vložit vlastní text. Následně vznikne textový dokument. Lze zde pracovat i s obrázky, které musíte vkládat pouze do tisknutelné plochy. Výjimkou je např. logo, které je nutné vložit jako obrázek na pozadí a umístit jej za textové pole odesílatele do úvodní tabulky (viz 26

27 šablona DopisOnline.dot ). Formátování obrázků viz dokumentace k MS Word nebo OpenOffice. DopisOnline je momentálně konstruován na maximálně osmistránkové pdf dokumenty do jedné obálky. (Odesílaný PDF soubor musí obsahovat všechny stránky, které se mají do obálky zabalit. První strana v souboru musí být tedy opatřena adresou příjemce popř. i odesílatele. Vícestránkový dopis nesmí být odeslán ve více PDF souborech, tzn., musí být co zásilka to jeden PDF soubor. Všeobecné povinné nastavení dokumentu pro tisk DopisOnline Defaultní nastavení dokumentu je následující: Levý okraj: 2,22 cm - TATO HODNOTA SE NESMÍ ZMĚNIT!!! Pravý okraj: 2 cm - možno upravit dle vlastních potřeb Horní okraj: 2 cm - TATO HODNOTA SE NESMÍ ZMĚNIT!!! Dolní okraj: 2 cm - možno upravit dle vlastních potřeb Nastavení okrajů dokumentu lze změnit v menu Soubor => Vzhled stránky viz následující stránka (Obrázek 14). Obrázek 14 27

28 Nepovolené změny: Pozice a velikost tabulky, kde jsou umístěna textová pole adresát a odesílatel Pozice a velikost textového pole odesílatel Pozice a velikost textového pole adresát Vstupní pozice formulářového pole pro text dopisu Pozice nastavení obrázku Logo, resp. Vaše logo nesmí přesahovat textové pole Odesílatel. Povolené změny: Druh a formátování písma, pokud nezmění velikost polí Adresát a Odesílatel Vložení čísla stránek Úprava pravého a dolního okraje dokumentu Vložení textů, obrázků, tabulek atd. mimo úvodní tabulku Vložení obrázku loga za textové pole Odesílatel Úkony v dokumentu Vložení textu Editace adres v textových polích Adresát a Odesílatel se provádí na jednotlivá textová políčka (text v hranatých závorkách), která jsou jejich součástí. Po kliknutí se celá označí a Vy můžete začít psát vlastní text. U těchto políček lze standardním způsobem změnit formátování a druh písma. Nutné je však dát pozor, aby se nezměnila velikost a pozice textových polí Adresát nebo Odesílatel. Vložení textu dopisu se provádí podobným způsobem. Kliknutím na políčko Zde vložte Váš text nebo obrázky. se celé označí a vy můžete vložit nebo psát Váš text. S tímto textem lze provádět veškeré standardní operace, jaké jsou vaším programem možné (např. formátování písma do odstavců, odrážek atp.). Do textu lze dále vkládat tabulky i obrázky standardním způsobem. Vložení loga Vložení obrázku Logo do pole resp. za pole Odesílatel se provádí následovně: Nejdříve odstraníme původní obrázek. To jen v případě, že jste otevřeli ještě neupravenou standardní šablonu od Postservisu. Pro odstranění obrátku loga je potřeba původní obrázek označit. Označení se provádí cca 2 mm nad horním okrajem textového pole Odesílatel. Označený obrázek by měl vypadat jako obrázek 15. Obrázek 15 Vidíme zde osm bílých 28

29 kruhů a jeden zelený. Pokud se vám podaří takto obrázek onačit, stiskněte tlačítko Delete (někdy jen Del ). Původní logo je tímto smazáno. Dejte jen pozor, abyste touto operací nesmazali textové pole Odesílatel. To je označeno šedivým obdélníkem s černými čtverečky. Vložení vlastního loga je podmíněna velikostí textového pole Odesílatel, jehož rozměry resp. tisknutelnou plochu nelze přesáhnout. Důvod je jednoduchý. Velikost textových polí koresponduje s okny na obálce. Abychom předešly posunutí či zakrytí loga nebo adresy, musí se velikosti textových polí dodržet. Vložte standardně obrázek buď pomocí menu Vložit => Obrázek => Ze souboru nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+V, pokud máte obrázek ve schránce. Obrázek bude označený podobně jako původní logo (viz Obrázek 15). Je ještě nutné obrázek usadit do textového pole. To provedete pomocí šipek. K jemnému umístění lze použít tlačíte Ctrl a šipka (směr dle potřeby). Tisk dokumentu Pokud máte dopis ve finální podobě, vyberte v menu Soubor položku Tisk. V poli Název zvolte PDF Creator a tlačítko OK. Obrázek 13 Následně se otevře pole PDF Creator, kde můžete zvolit položku Uložit, nebo chcete-li upravit parametry výstupního pdf souboru, tlačítko Možnosti (viz obr. 8) - nastavení PDF Creatoru. Po potvrzení tlačítka Uložit zvolíte umístění výstupního souboru a potvrdíte OK. 29

30 Uložení dokumentu Jestliže nechcete dokument ihned tisknout, měli byste jej alespoň uložit. U šablon je standardní, že pokud zvolíte na tlačítkové liště ikonu diskety, která je pro uložení dokumentu, textový editor automaticky nabídne cestu pro uložení obyčejného dokumentu (v případě MS Word s příponou doc ). Pokud budete chtít uložit upravenou šablonu jako šablonu, je třeba použít v menu Soubor položku Uložit jako a vybrat správnou příponu (v případě MS Word s příponou dot ). Sloučení více dokumentů do 1 vícestránkového souboru PDF Pokud máte více dokumentů a potřebujete je sloučit do jednoho PDF souboru, lze toto provést ve správci tisku v aplikaci PDF Creatoru pozastavením tisku všech dokumentů, které chceme sloučit. Pozastavení provedeme volbou Čekat ve frontě. Zobrazíme si tabulku PDF Creator tiskový monitor PDF. Šipkami si zde můžeme měnit pořadí souborů, ve kterém je chceme mít ve sloučeném souboru uloženy. Do bloku vyznačíme všechny dokumenty, které se mají sloučit a potvrdíme volbou Kombinovat. Ve správci povolíme tisk a tím se provede sloučení všech vyznačených dokumentů, které vytiskneme virtuální tiskárnou do PDF souboru. 30