Manuál pro modul Vypisování témat prací referentka Tento manuál popisuje typické postupy uživatele s rolí vedoucí práce/školitel v modulu Vypisování témat prací, úkony se mohou lehce odlišovat v závislosti na fakultních nastaveních. Obsah A. Přístup do modulu -2- B. Filtr a seznam prací -3- C. Založení nové práce -5- D. Přiřazení práce studentovi, potvrzení zadání -7- E. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Průběh řešení, odevzdání práce STUDENTEM Odevzdání práce studentem Odevzdání v zástupu za studenta Přiřazení oponenta Vkládání posudků Kontrola náležitostí a zajištění zveřejnění listinné podoby Zpracování návrhu na vyloučení příloh ze zveřejnění Podání návrhu na vyloučení práce ze zveřejnění Lhůta pro zveřejnění práce -9-10 - 11-12 - 13-13 - 14-15 - 15-1. 2. Obhajoba a následná finalizace práce Záznam o průběhu obhajoby Finalizace práce - 15-16 - 16 - F. Pro práci v Informačním systému Studium je nejprve nutné se přihlásit, k tomuto účelu bylo každému učiteli přiděleno číslo osoby a textový login (oboje lze použít jako přihlašovací jméno) a vygenerované heslo. Tyto přihlašovací údaje jsou ověřovány přes centrální autentizační službu (CAS). V případě problémů s přihlášením můžete kontaktovat poradnu na adrese: https://is.cuni.cz/webapps/index.php?controller=porad2querypublic&action=run&apl =cas. K přihlášení je možno použít i lokální přihlašovací údaje zaměstnance fakulty. -1-
Obrázek 1: Přihlášení do SIS Během práce v informačním systému je možno kdykoliv vyvolat nápovědu k právě používaným modulům, a to ikonou otazníku v pravém horním rohu okna. Obrázek 2: Nápověda A. PŘÍSTUP DO MODULU Do modulu se snadno dostaneme přes hlavní stránku SIS po přihlášení. Obrázek 3: Přístup do modulu -2-
B. FILTR A SEZNAM PRACÍ V následném filtru můžeme snadno upravit kritéria pro výpis seznamu hledaných prací. Obrázek 4: Filtr seznamu prací Položky filtru: Práce - první položka filtru umožňuje rychlý výběr práce podle toho, zda je uživatel její vedoucí práce/školitel, oponent nebo je práce z jeho ústavu Fulltextové vyhledávání lze vyhledávat celá slova v názvu nebo obsahu práce, s využitím zástupného symbolu % lze vyhledávat i části slov např. analýza %lýza Rok vypsání - umožňuje specifikovat rok vypsání hledané práce výběrem ze seznamu Rok obhájení umožňuje specifikovat rok obhájení práce výběrem ze seznamu Vedoucí práce/školitel práce umožňuje specifikovat vedoucího práce výběrem ze seznamu (řazeno dle ústavů) Oponent práce umožňuje specifikovat oponenta práce výběrem ze seznamu (řazeno dle ústavu) Datum obhajoby od-do lze zadat rozsah intervalu pro datum obhajoby Druh studia umožňuje specifikovat druh studia, ke kterému má práce náležet, u závěrečných prací je vždy vazba jedna práce na jeden druh studia, ostatní typy prací mohou zahrnovat více druhů studia Studijní program práce umožňuje specifikovat studijní program, ke kterému je práce vypsána Studijní program řešitele umožňuje specifikovat studijní program řešitele, který je na práci přihlášen (některé práce řešitele mít nemusí) -3-
Obor práce umožňuje specifikovat obor práce (je-li přiřazen) Obor řešitele umožňuje specifikovat obor řešitele, který je na práci přihlášen Typ práce umožňuje výběr typu práce Stav práce umožňuje vyfiltrovat práce podle stadia jejich řešení Některé položky filtru závisí na fakultním nastavení a nemusí být k dispozici. Poznámka: Stávající vzhled a funkčnost filtru je ve stavu dynamického vývoje v závislosti na poznatcích z prvních měsíců provozu a požadavků uživatelů jednotlivých fakult, bude tedy docházet změnám, zejména ve 4. kvartálu roku 2010. Po nastavení filtru a stisknutí tlačítka Zobraz se zobrazí seznam prací odpovídajících nastavení filtru. V seznamu jsou ve sloupcích fakultně volitelné informace o práci. Obrázek 5: Seznam prací odpovídajících filtru Klepnutím na ikonu Detail se uživatel dostane k podrobnostem zvolené práce. -4-
Obrázek 6: Detail práce V dolní části je nabídka, přes kterou se uživatel může dostat k nabídce akcí: C. Edituj záznam o práci umožňuje provádět změny u již vypsané práce a přidávat soubory Vymaž práci smaže práci ze systému Vytvoř kopii založí kopii na základě aktuální práce Finalizovat práci (bez odevzdání a potvrzení studentem) umožňuje provést akci finalizace bez nutnosti odevzdání práce studentem prostřednictvím modulu ZALOŽENÍ NOVÉ PRÁCE Nastavení role referentky umožňuje pracovníkům fakulty vypisovat práce v zástupu za vedoucího. V hlavním okně přes položku menu Nová práce se dostaneme do editačního okna, kde můžeme vytvořit novou práci. -5-
Obrázek 7: Založení nové práce V editačním formuláři je předvyplněn vedoucí práce/školitel a ústav podle přihlášeného uživatele, referentka má oprávnění vedoucího/školitele i ústav měnit. Provede to pomocí tlačítka lupy na úrovni položky Vedoucí/školitel ve formuláři editace práce a následným výběrem požadované osoby ve vyvolaném dialogovém okně s filtrem, Obrázek 8. Obrázek 8: Přiřazení vedoucího (výřez) Povinné položky jsou označeny hvězdičkou a mohou se na různých fakultách lišit dle nastavení modulu, stejně jako vzhled formuláře (na některých fakultách nejsou všechny položky formuláře zobrazovány). -6-
Obrázek 9: Zadání nové práce Pro zobrazení seznamu svých prací je nejlepší ve filtru zatrhnout volbu Moje jako vedoucí. Nově vypsaná práce má status nezadaná, jako takovou ji lze i filtrovat. Další editace práce je možná přes detail v seznamu prací odpovídajících nastavení filtru. D. PŘIŘAZENÍ PRÁCE STUDENTOVI, POTVRZENÍ ZADÁNÍ Na vypsanou práci se mohou studenti hlásit sami přes SIS, nebo jim může práci přiřadit referentka v programu Student nebo vyučující editací práce v SIS. -7-
Obrázek 10: Přiřazení řešitele práce (výřez) Stisknutím tlačítka s lupou dostaneme formulář s filtrem pro výběr řešitele. Vybereme požadovanou osobu kliknutím na zelenou šipku. Následně je nutné uložit celý formulář editace práce tlačítkem Uložit vespod obrazovky. Takto zadaný řešitel má nezávaznou podobu. Obrázek 11: Formulář pro výběr řešitele práce (výřez) Následně je nutné řešitele potvrdit, to může udělat vedoucí práce/školitel v detailu práce, nebo to provede referentka přímo v modulu nebo v programu Student. -8-
Obrázek 12: Potvrzení přiřazení práce studentovi (výřez) Tlačítkem Potvrdit je student na práci závazně přihlášen, status práce je změněn na Zadána a nebude možné dále editovat většinu položek. Potvrzení přiřazení může zrušit jenom referentka na studijním oddělením v programu Student. Tlačítkem Zrušit se zruší přiřazení přihlášeného studenta a práce je opět volná pro další zájemce. E. PRŮBĚH ŘEŠENÍ, ODEVZDÁNÍ PRÁCE STUDENTEM V průběhu řešení práce může student do SIS ke své práci přikládat soubory, které má vedoucí práce/školitel oprávnění číst. Referentka tyto soubory v detailu práce nevidí (Obrázek 13). Obrázek 13: Detail řešené práce Tuto možnost však má přes editaci práce, kde může soubory i mazat. Referentka může také editovat některé položky práce i po jejím vypsání v závislosti na fakultním nastavení. Povinnost vkládat soubory do SIS vzniká studentovi až před odevzdáním práce, které provádí ve studentské části modulu. -9-
1. Odevzdání práce studentem Při úkonu odevzdání práce v elektronické podobě zkontroluje student dosud nahrané soubory, včetně popisných údajů k práci. Odkliknutím příslušného tlačítka v aplikaci potvrdí správnost a úplnost vložených souborů, a také jejich soulad s odevzdanou listinnou podobou práce. Současně s tím student vysloví svůj souhlas nebo nesouhlas s trvalým uložením práce v systému Theses.cz pro odhalování plagiátů (tato volba bude následně v IS Studium). Po odevzdání práce nemůže student soubory dále měnit, u popisných údajů může editovat pouze vybrané položky, které fakulta nastaví v konfiguraci modulu. Za správnost a úplnost odevzdané elektronické verze práce a její přílohy a soulad (zejména obsahový) této verze s její listinnou podobou odpovídá student. Obrázek 14: Detail odevzdané práce Práce má v systému dále status odevzdaná. Po odevzdání se referentce zobrazí soubory i v detailu práce. V případě, že student při odevzdání vložil chybný soubor, případně na nějaký zapomněl nebo došlo k jiné obdobné chybě, může požádat studijní oddělení o odemčení práce, referentka tak může učinit až do řádného termínu odevzdání práce. Po odevzdání jí v detailu práce do menu akcí přibude položka odemknout práci a tím ji opět zpřístupnit studentovi k práci se soubory. - 10 -
Obrázek 15: Odemknutí práce řešiteli (výřez) 2. Odevzdání v zastoupení za studenta V případě, že student z vážných důvodů nemůže odevzdat práci sám, může o to požádat referentku. Prvním krokem pro zpřístupnění vkládání souborů v zastoupení je vyplnění data odevzdání tím se rozšíří nabídka typů vkládaných souborů v editaci práce. Obrázek 16: Vyplnění data odevzdání - editace práce (výřez) Obrázek 17: Nabídka typů souborů ke vkládání u odevzdané práce (výřez) - 11 -
Obrázek 18: Vložení souboru v PDF (výřez) Referentka vkládá soubory dodané studentem na nějakém mediu, zpravidla CD. Soubor musí být ve formátu prohledávatelného PDF, u souborů typu příloha může být formát souborů libovolný. K vytvoření správného typu PDF z textových dokumentů doporučujeme použití PDF konvertoru, odkaz na něj najdete ve spodní části editační obrazovky. Obrázek 19: PDF konvertor (výřez) U některých typů souboru (Errata, Záznam o průběhu obhajoby, Abstrakt a Abstrakt anglicky ) je možné vytvořit PDF přimo vložením textu do textového pole. Obrázek 20: Použití textového pole pro vložení souboru (výřez) Obrázek 21: Vyznačení autora souboru a osoby, která soubor vložila V přehledu souborů je záznam o skutečnosti, že soubor byl nahrán v zastoupení (uloženo dodatečně), v kolonce Nahrál figuruje jméno zastupující osoby. Takto vložené soubory lze smazat a opětovně vložit dle termínů v opatření děkana fakulty. 3. Přiřazení oponenta Po odevzdání práce referentka přiřadí do modulu oponenta (nebo více oponentů). Postup je shodný jako při přiřazování studenta k práci. - 12 -
Obrázek 22: Vložení oponenta (výřez) 4. Vkládání posudků Podobně jako v případě studenta, může v případě nutnosti referentka zastoupit i vedoucího práce nebo oponenta pro účely vložení posudků. Postup je identický s předchozím případem, práce musí mít vyplněno datum odevzdání. Při vkládání posudků v zastoupení musí referentka při skenování dokumentů překrýt podpisy autorů. Jejich podpisy mohou být zveřejněny pouze v případě, kdy dokumenty vkládají osobně, čímž s tímto vyjadřují souhlas. Postup je stejný jako při vkládání souborů za studenta. Takto vložené soubory lze smazat a opětovně vložit dle termínů v opatření děkana fakulty. 5. Kontrola náležitostí a zajištění zveřejnění listinné podoby Referentka zkontroluje práci až po jejím řádném odevzdání studentem a doplnění posudků vedoucího a oponenta. Vyplní datum odevzdání listinné podoby, příznak Odevzdal správně a včas, následně v programu Student provede kontrolu splnění podmínek pro připuštění k obhajobě. V případě, že jsou tyto splněny, nastaví v modulu příznak Připuštěn k obhajobě a vyplní datum a čas obhajoby a místo obhajoby v editaci práce. Obrázek 23: Příznaky Odevzdal vše a v pořádku a Odevzdal v termínu (výřez) Uchazečem odevzdané práce k obhajobě musí být též nejméně pět pracovních dnů před konáním obhajoby zveřejněny k nahlížení veřejnosti v místě určeném vnitřním předpisem vysoké školy. Není-li tak určeno, pak v místě pracoviště vysoké školy, kde se má konat obhajoba práce. Každý si může ze zveřejněné práce pořizovat na své náklady výpisy, opisy nebo rozmnoženiny. - 13 -
6. Zpracování návrhu na vyloučení příloh ze zveřejnění V případě, že práce obsahuje údaje, které nelze na internetu zveřejnit a jsou již extrahované do přílohy práce, bude příloha práce vyloučena ze zveřejnění. Návrh na vyloučení příloh práce ze zveřejnění se podává prostřednictvím systému. Tento návrh může podat student při odevzdání práce v systému nebo vedoucí práce/školitel, a to do termínu stanoveného opatřením děkana. Pro práci s návrhy slouží položka menu Přehled a schvalování žádostí na neveřejnost souborů a prodlužování lhůt, kde nalezneme přehled podaných žádostí, v horní části okna je filtr pro třídění. Obrázek 24: Přehled a schvalování žádostí na naveřejnost souborů a prodloužení lhůt Pod seznamem je nabídka akcí, které lze provádět s vybranými žádostmi. Obrázek 25: Přehled akcí pro předávání žádostí (výřez) Referentka může podanou žádost odemknout, pokud žadatel chce provést nějaké úpravy, po jejichž provedení sám žádost opět uzamkne. Následně referentka žádost předává děkanovi fakulty k posouzení. Návrh posuzuje děkan (proděkan) fakulty. Výsledek posouzení zaznamená do systému na záložce Přehled a schvalování žádostí na neveřejnost souborů a lhůt oprávněná osoba za fakultu jmenovaná děkanem (proděkanem) fakulty, a to nejpozději do provedení finalizace záznamu o práci. - 14 -
Obrázek 26: Přehled akcí pro schvalování žádosti (výřez) 7. Podání návrhu na vyloučení práce ze zveřejnění V případech, kdy by zveřejněním práce na internetu došlo k porušení právních předpisů nebo smluvních závazků UK anebo v případě důvodů hodných zvláštního zřetele, bude text práce, včetně jejích příloh, vyloučen ze zveřejnění. Návrh na vyloučení práce ze zveřejnění se podává prostřednictvím systému. Tento návrh podává vedoucí práce/školitel vyznačením do systému. Návrh musí doprovodit zdůvodněním, proč práce nemůže být zveřejněna. Návrh může být podán kdykoli po vypsání tématu práce, nejpozději však do pěti dnů po odevzdání práce studentem. Referentka může podanou žádost odemknout, pokud žadatel chce provést nějaké úpravy, po jejichž provedení sám žádost opět uzamkne. Následně referentka žádost předává děkanovi fakulty, po jeho posouzení ji postupuje rektorovi k posouzení. 8. Lhůta pro zveřejnění práce Ke zveřejnění práce dojde po finalizaci záznamu o práci dle čl. 5 odst. 7 (resp. dle čl. 6 odst. 4) automaticky po uplynutí stanovené lhůty. Tato lhůta činí 21 kalendářní den ode dne obhajoby práce, není-li dále stanoveno jinak. Vedoucí práce/školitel může v případě konkrétní práce požádat o prodloužení lhůty pro zveřejnění této práce, a to až na 548 kalendářních dnů ode dne obhajoby práce. Tato žádost se podává prostřednictvím systému, a to v termínu stanoveném opatřením děkana. Referentka může podanou žádost odemknout, pokud žadatel chce provést nějaké úpravy, po jejichž provedení sám žádost opět uzamkne. Následně referentka žádost předává děkanovi fakulty k posouzení. F. OBHAJOBA A NÁSLEDNÁ FINALIZACE PRÁCE Po odevzdání práce, posudků vedoucího práce/školitele a oponenta a kontrole všech náležitostí práce proběhne obhajoba. - 15 - po
1. Záznam o průběhu obhajoby O průběhu obhajoby se vytváří záznam, který se přikládá k práci. K jeho správnému vytvoření je nejprve nutné založit v modulu komisi, která obhajobu posuzuje. V položce menu Členové komise příslušnou komisi sestavíme. Obrázek 27: Vytvoření komise Postup je obdobný jako při přiřazování řešitele. Lupou vyvoláme okno pro výběr osoby, ve filtru nastavíme kriteria, zelenou šipkou osobu zvolíme. Následně přiřadíme funkci předseda, nebo žádná a tlačítkem Přiřadit člena přidáme osobu do komise. Záznam o průběhu může vkládat i předseda komise nebo referentka. Když máme vytvořenou komisi, přejdeme do editace práce, kde přidáme soubor typu Záznam o průběhu obhajoby. Je možné vkládat hotové soubory ve formátu PDF, systém ale umí vygenerovat celý záznam včetně složení komise a údajů o práci za použití textového pole, kam je doplněn popis průběhu obhajoby a položky výsledek. Obrázek 28: Vložení Záznamu o průběhu obhajoby (výřez) V období mezi odevzdáním a finalizací jsou vyhodnoceny všechny případné žádosti na neveřejnost práce či příloh a žádosti na odklad zveřejnění. Student současně přikládá errata k práci, bylo-li tak během obhajoby určeno. 2. Finalizace práce Finalizací práce je myšlena kontrola úplnosti všech údajů, včetně přiložených souborů u dané práce pro její zveřejnění a potvrzení možnosti exportovat práci do repozitáře. Při finalizaci je třeba provést kontrolu přítomnosti všech povinných i nepovinných údajů k práci a úplnost souborů přiložených k práci studentem a pracovníky fakulty; finalizací se práce uzamyká pro další úpravy. Finalizace se provádí v detailu práce. V modulu jsou nastaveny kontroly na povinné náležitosti práce. Protože je tato operace nevratná, v případě chybějících - 16 -
povinných údajů nelze finalizaci provést (například chybějící datum obhájení, nepřítomnost řešení práce. Seznam povinných položek, které práce musí obsahovat, aby ji bylo možné finalizovat: Datum obhájení (vyplněno v programu Student) Datum obhajoby Typ práce (finalizovat lze pouze závěrečné práce bakalářské, diplomové, rigorózní a disertační) Název práce (v jazyce práce) Anglický název práce Název práce v češtině (u prací v cizím jazyce) Datum odevzdání listinné podoby Datum odevzdání elektronické podoby Řešitel práce Závazné zadání práce řešiteli Fakulta Fakulta práce shodná s fakultou řešitele (u mezifakultních studií je nutné kontaktovat fakultního koordinátora) Řešení práce Abstrakt v češtině Abstrakt v angličtině Posudek vedoucího Posudek oponenta - 17 -
Obrázek 29: Finalizace práce Další kontroly jsou nastaveny na nepovinné, pouze doporučené údaje. Pokud tyto chybí, modul vypíše varovnou hlášku například scházející vedoucí u rigorózní práce. Poznámka: Kontroly před finalizací budou dále rozšiřovány v průběhu užívání, především ve 4. kvartálu roku 2010. Po finalizaci je proveden hromadný automatizovaný export finalizovaných prací do repozitáře a do knihovního systému Aleph. Exporty budou probíhat zpravidla jednou denně v nočních hodinách (pouze zpočátku provozu bude frekvence exportů nižší pro možnost zvýšených kontrol a dohledu). Doplnění dalších popisných atributů k záznamu o práci v systému Aleph (vlastní záznam o práci bude vytvořen importem). V případě neúspěšné obhajoby eventuální opakování obhajoby či přidělení nového tématu práce toto je řešeno vždy založením nové práce a uložením nových souborů a popisných údajů (pro tento úkon lze využít možnost vytvoření práce - 18 -
formou kopie); jednou obhajovanou práci nelze odfinalizovat a takto použít pro další obhajobu. V IS Studium bude evidováno propojení těchto prací, z něhož bude zřejmé pořadí obhajob a jednotlivých verzí práce. - 19 -