Gymnázium Vysoké Mýto nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto
Registrační číslo projektu Šablona Autor Název materiálu / Druh CZ.1.07/1.5.00/34.0951 III/2 INOVACE A ZKVALITNĚNÍ VÝUKY PROSTŘEDNICTVÍM ICT Mgr. Jana Kubcová 20. Excel Tabulka, Tisk Ověřeno ve výuce dne 19. 6. 2013 Předmět Ročník Klíčová slova Informatika Kvinta Excel, Tabulka, Řazení, Filtrace, SVYHLEDAT, Tisk. Anotace Prezentace se zabývá prací s tabulkou dat. Jsou to databázové prostředky, které Excel nabízí. Patří sem řazení dat, filtrace a kontingenční tabulka. Základní funkce Excelu použijeme k vyplnění vypočítaných polí. Zároveň se podíváme na postup, jak tabulku vytisknout. Metodický pokyn Prezentace je určena jako výklad do hodiny i jako materiál určený k samostudiu. Počet stran 22 slidů Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora. 2
EXCEL Databáze. Tabulka. Řazení. Filtr. Tisk.
Soubory v Excelu V tabulkovém kalkulátoru Excel vytváříme Sešit podobně jako ve Wordu Dokument. Jednotkou sešitu je List. Listy mají svoje záložky se jmény v levém dolním rohu sešitu. Listy můžeme do sešitu libovolně přidávat, kopírovat, přesouvat a pojmenovávat. Celý list je vlastně plocha buněk. Vše, co se v Excelu odehrává, se děje v buňkách. Buňky jsou základním stavebním prvkem a nejmenší jednotkou pro uložení dat a vzorců.
Databáze Databáze je jakási evidence, seznam potřebných informací o lidech, zboží nebo libovolných jiných věcech. Záznam o jednom prvku seznamu je věta. Všechny věty mají jednotnou strukturu, skládají se ze stejných informací. Jedna informace je pole věty. S evidovanými údaji můžeme provádět početní úkony, vypočítávat další pole databáze. Práci s databázemi se říká Hromadné zpracování dat. Skrývá se pod tím Evidence, Třídění, Výběr, Filtrace, Prohlížení a Tisk dat.
Databáze v Excelu Databáze v Excelu je souvislá oblast buněk, kde řádky tvoří jeden záznam, jednu větu v tabulce dat. Sloupce tvoří jednotlivá pole záznamu. První řádek v oblasti jsou názvy polí, které hrají při některých akcích s databází důležitou roli. V databázi v Excelu jsou řádky věty, tedy informace o jednom prvku databáze s jednotnou strukturou. Sloupce jsou pole tohoto záznamu, tedy jednotlivé informace, z kterých se věta skládá.
Tabulka Jednoduchá databáze je vlastně tabulka, která se skládá z jednotlivých záznamů /vět, řádků tabulky/. První řádek v tabulce musí obsahovat vždy názvy polí. Tabulkový procesor umí s tabulkou pracovat trochu jako databázový program. Umí základní operace: Řazení záznamů podle zvolených sloupců. Filtrování, to je zobrazení pouze záznamů, které splňují zadané podmínky.
Řazení záznamů Zejména u tabulek s větším počtem řádků je někdy potřeba tabulku seřadit. Často se používá abecední třídění. Velmi užitečné je nejprve přesně označit celou oblast, to znamená určit, která část tabulky se má seřadit, a to včetně názvů polí.
Jednoduché řazení záznamů Záznamy můžeme v seznamu řadit podle libovolného pole nebo i podle několika polí najednou. K seřazení záznamů podle jednoho pole stačí označit libovolnou buňku v daném sloupci a zvolit příkaz Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně.
Řazení zadáním kritérií Pro řazení záznamů podle více polí můžeme zvolit z karty Data - Seřadit a filtrovat
Okno Seřadit V okně seřadit vybereme pole, podle kterého se má třídit. Pak můžeme přidávat úroveň a volit další kritéria. Pozor na pole Data obsahují záhlaví.
Filtrování záznamů Filtr funguje vždy na všechny záznamy v tabulce. Umožňuje odfiltrovat (nechat zobrazit) pouze záznamy splňující stanovené podmínky. Filtr (CTRL + SHIFT + L) umožňuje zapnout filtrování pro vybrané buňky. Po zapnutí filtrování se objeví u položek v záhlaví polí výběrové šipky. Po klepnutí na šipku těsně u zvoleného sloupce, se objeví připravené filtry. Po klepnutí na Vlastní filtr můžeme zadat libovolné podmínky.
Vlastní filtr Logické operátory A současně (AND) a Nebo (OR) umožňují spojovat podmínky. Filtry je možné kumulovat. Můžeme zadat podmínku pro místnost i cenu.
Sloupec Pole databáze tvoří sloupec v tabulce. Přidání dalšího pole znamená v první řadě vložení nového sloupce. Ve verzi Excel 2013 jsou funkce pro vložení buněk, sloupce i řádku v nabídce karty Domů ve skupině Buňky. Pomocí funkcí v této skupině je možná i další práce s řádky a sloupci, jako je jejich formátování, nastavování šířky i odstraňování. Šířku sloupců i řádků lze upravovat také myší tažením nebo dvojklikem na spojnice mezi nimi.
Vypočítané položky Plnohodnotnými položkami v databázi jsou také vypočítané údaje. Ve výchozím nastavení se po zadání vzorce do sloupce tabulky aplikace Microsoft Excel automaticky vytvoří počítaný sloupec. V počítaném sloupci se používá jeden vzorec, který se přizpůsobuje pro každý řádek a automaticky se šíří tak, aby zahrnoval další řádky a vzorec byl na tyto řádky rozšířen. Vzorec je třeba zadat pouze jednou není nutné používat příkazy Vyplnit nebo Kopírovat.
Kontingenční tabulky Excel má i další prostředky pro spravování databáze. Existují různá seskupení a souhrny. Jedním z prostředků pro souhrnné přehledy je vytvoření kontingenční tabulky. Kontingenční tabulka je interaktivní tabulka, která rychle kombinuje a porovnává velká množství dat. Pomocí kontingenční tabulky můžeme shrnout, analyzovat a zobrazit souhrnná data.
Vytvoření kontingenční tabulky 1. Vybereme libovolnou buňku ležící v databázi. 2. Na kartě Vložení vybereme ve skupině Tabulky příkaz Kontingenční tabulka. 3. V dialogovém okně Vytvořit kontingenční tabulku zadáme Oblast dat a Nový list. 4. Musíme vložit alespoň dvě pole do kontingenční tabulky.
Tisk listu nebo sešitu Listy a sešity aplikace Microsoft Excel můžeme tisknout jednotlivě nebo několik najednou. Můžeme také vytisknout část listu, například tabulku aplikace Excel. Před tiskem listu, který obsahuje velké množství dat, můžeme list rychle upravit v zobrazení Rozvržení stránky. Můžeme zobrazovat a upravovat prvky, jako jsou okraje, orientace stránky a záhlaví a zápatí. Těsně před tiskem v nabídce Soubor můžeme ještě parametry upravit a použít i Náhled.
Úpravy před tiskem Data musí být na obrazovce viditelná. Pokud jsou například text nebo čísla příliš široké, nevejdou se do sloupce a zobrazí se jako křížky (##). Tomu zabráníme rozšířením sloupce. Některá formátování, jako je barevný text nebo stínování buněk, může vypadat dobře na obrazovce, ale nemusí vypadat dle vašeho očekávání při tisku na černobílé tiskárně. Většinou je vhodné vytisknout i mřížku listu. Data, řádky a sloupce lépe vyniknou.
Tisk tabulky
Cvičení: Zpracujte přiložené cvičení v Excelu. 1. V přiložené databázi doplňte vypočítaná pole. 2. Stáří nábytku je například: (Dnešní datum Datum zakoupení) / 365. 3. Cena po slevě je Cena Sleva (-500 Kč), pokud je cena vyšší než Sleva, jinak zůstává původní. 4. Upravte názvy položek a šířku sloupců. 5. Přidejte pole Patro. 6. Pomocí funkce SVYHLEDAT doplňte patro ke každému nábytku z tabulky Místnosti. 7. Seřaďte podle místností a vyberte nábytek dražší než 1000 Kč v prvním patře. 8. Připravte tabulku k tisku, včetně ohraničení buněk. 9. Vytvořte kontingenční tabulku, kde je počet kusů nábytku v místnostech.
Použité zdroje [1] ROUBAL Pavel. Informatika a výpočetní technika pro střední školy. Praktická učebnice. Computer Press, a.s., Holandská 8, 639 00 Brno, 2010. ISBN 978-80-251-3227-2. [2] ČÍHAŘ Jiří. 1001 Tipů a triků pro Microsoft Excel 2007/2010. Computer Press, a.s., Holandská 8, 639 00 Brno, 2012. ISBN 978-80-251-2587-8.