www.advanta- group.cz ADVANTA 2.0 Popis řešení Řízení IT projektů Advanta pomáhá firmám s realizací krátkodobých i dlouhodobých projektů. Díky kombinaci tradičních metod a inovativních přístupů v projektovém řízení umožňuje efektivněji dosáhnout vytyčených cílů a usnadnit realizaci stanovených obchodních aktivit nebo firemních strategií. www.advanta- group.cz Strana 1 ze 40
Obsah www.advanta-group.cz Obsah... 2 Funkční mapa nástroje Advanta... 3 Jak může Advanta podpořit řízení IT projektů?... 4 Advanta v IT odděleních větších firem... 4 Advanta v telekomunikační společnosti... 4 Advanta pro vývojáře softwaru... 5 Vedení IT oddělení nebo IT společnosti... 6 Řízení projektů a schůzek... 6 Správa IT aktiv... 10 Plánování a kontrola rozpočtu... 13 Strategické plánování... 15 IT Project Management... 17 Hodnocení a výběr potenciálních projektů... 17 Živý projektový management... 19 Správa smluv... 22 Monitoring portfolia projektů... 26 Řízení lidských zdrojů... 29 Společný registr zdrojů... 29 Analýza vytížení zdrojů... 32 Správa a vývoj software... 35 Sběr požadavků na vývoj... 35 Service management... 37 Registr incidentů... 37 Objednávka služeb pro konfiguraci systému... 40 Strana 2 ze 40
Funkční mapa nástroje Advanta www.advanta-group.cz Systém Advanta je intranetová nebo internetová aplikace pro řízení projektů. Jeho hlavním cílem je zlepšení efektivity a činnosti celé organizace. Systém je nástrojem pro podporu celofiremní spolupráce napříč jednotlivými oddělením vaší organizace. Řízení projektů a úkolů je dosaženo pomocí propojení všech zaměstnanců do jediného podnikového komunikačního portálu. Funkčnost systému Advanta může být rozdělena do volitelných modulů. Výpis všech modulů, určených pro využití v projektové společnosti, a jejich logický sled je uveden v následujícím schématu. Schéma popisuje řešení řízení projektové společnosti a je určeno pro manažery následujících firem: strojírenské a výrobní podniky projektové a výzkumné organizace společnosti zabývající se vykonáváním jiných odborných činností (poradenství, audit, právní služby apod.) Strana 3 ze 40
Jak může Advanta podpořit řízení IT projektů? Advanta v IT odděleních větších firem Charakteristika www.advanta-group.cz Realizace projektů dle podnikatelského záměru s předem stanovenými prioritami bez zohlednění návazností různých aktivit Realizace široké škály projektů - integrace systémů, rozvoj stávajících IS, vytváření nových požadavků různých velikostí Základní zdroje lze v případě nedostatku vlastních zaměstnanců zastoupit externími dodavateli. Typické problémy Nemožnost pohledu na všechny projekty a jejich průběžný stav nebo rozpočet. Složitost kontroly dodavatelů poskytujících výkazy v různých formátech. Nutnost řízení zdrojů v rámci projektových i neprojektových úkolů. Slabá účast obchodního oddělení v projektech, od běžných manažerů až po vrcholové vedení (a z toho plynoucí potřeba častého reportingu různým stranám). Složitost provázání výsledků projektů s celkovou obchodní strategií. Řešení Vedení projektů, aktuálních problémů a servisních požadavků v jediném systému. Využití společných zdrojů vlastních i externích zaměstnanců, plánování a sledování času. Vytvoření servisního přístupu pro ostatní oddělení firmy za účelem registrace a sledování průběžného stavu projektů nebo změnových požadavků. Zjednodušení reportingu jednotlivým business ownerům. Sladění jednotlivých kroků s celkovou strategií firmy. Advanta v telekomunikační společnosti Charakteristika Vedení celé řady projektů v oblasti informatiky (výstavba zařízení pro datová centra, call- centra a komunikační věže, kabeláž, instalace zařízení v datových centrech, atd.). Realizace projektů různých typů - od malých až po velké integrace, související s rozvojem stávajících informačních systémů. Základní zdroje - především externí dodavatelé provádějící projekty v oblasti informatiky. Typické problémy Nepřehledný stav všech projektů - interních a informačních, poskytování zdrojů a financování. Nutnost řízení zdrojů v rámci projektových i neprojektových úkolů. Složitost provázání výsledků projektů s celkovou strategií zákazníka. Strana 4 ze 40
Řešení www.advanta-group.cz Vedení interních i externích projektů pomocí jediného informačního systému. On- line připojení zaměstnanců a externích spolupracovníků do projektového portálu na bázi sociální sítě. Využití společných zdrojů vlastních i externích zaměstnanců, plánování a sledování času. Transparentní manažerské smlouvy Advanta pro vývojáře softwaru Charakteristika: Realizace projektů souvisejících s vydáním nové verze softwarového produktu nebo s B2C a B2B vztahy. Projekty převážně v jedné úrovni. Hlavní využití zdrojů do Advanty lze přizvat mimo interních zaměstnanců i zaměstnance externí, kteří se nepodílí na vývoji softwaru. Typické problémy: Neexistující úplná dokumentace o načasování nových produktů a verzí. Neschopnost řízení zdrojů v projektových i individuálních zadáních. Poskytování vhodné dokumentace dle požadavků pro vývoj SW. Řešení Vedení všech projektů, sledování problémů, eliminace vad, evidence změn na aplikacích v jediném informačním systému. Využití společných zdrojů vlastních i externích zaměstnanců, plánování a sledování času. Řízení požadavků a správa dokumentace v rámci jediného systému řízení projektů Strana 5 ze 40
Vedení IT oddělení nebo IT společnosti Řízení projektů a schůzek Tento modul je základem pro všechna odvětví průmyslových řešení. Obecným smyslem je to, že v jednom systému, který pracuje nejen s úkoly v rámci projektu, ale také s procesními úkoly a schůzkami, je možné následně generovat výkazy vytížení zdrojů, využívaných k plnění různých typů úkolů. Zadání úkolů Požadavek se nazývá zadávání úkolů a delegování odpovědných, kteří musí přidělený úkol provést v daném časovém rámci. Advanta umožňuje formou přehledné a intuitivní struktury složek, vytvářet a ukládat úkoly, stejně jako speciální výkazy pro sledování stavu rozpracování úkolu apod. Ke každému úkolu existují dvě hlavní role: vedoucí a vykonavatel. Vedoucí projektu tvoří hierarchickou strukturu úkolů, určuje formulaci cílů, priorit a termínů. Poté jmenuje vykonavatele, který přijímá úkol, spustí jej a odpovídá za celkový průběh a aktuální stav úkolu. Při vytvoření úkolu pověří vedoucí prováděním způsobilého vykonavatele, vybírá jej z organizační struktury. Výsledkem je, že vykonavateli bude na domovskou stranu systému Advanta doručena žádost o přijetí úkolu, kterou bude muset potvrdit souhlasem. Strana 6 ze 40
Zobrazení stavu realizace úkolů www.advanta-group.cz Základem pro sledování a hlavní rozlišení stavů úkolů je barevné schéma, určující průběh projektu. Vykonavatelé reflektují aktuální stav úkolů, pomocí indikátoru stavu. Například bílá barva odpovídá stavu úkolu "Předpokládaný", zelená Rozpracován, černá Dokončen. Schvalovací proces Při změně stavu projektu/úkolu vykonavatelem, může systém Advanta požádat vedoucího projektu o schválení dané změny pomocí schvalovacího procesu. V tomto případě vykonavatel po plnění úkolu převede úkol do stavu "Připraveno k testování", v ten moment vedoucí projektu obdrží žádost v podobě upozornění přímo na jeho domovskou stránku. V případě potvrzení upozornění vedoucím je úkol automaticky přepnut do stavu "Dokončen". Sledování výkonnosti zaměstnanců Hlavním nástrojem pro sledování výkonnosti jsou výkazy o plnění úkolů. Každý výkaz může být nastavena libovolně, což umožňuje filtrování na požadované sloupce: Výsledný výstup pak zohledňuje aktuální stav projektového portfolia, nebo jeho jednotlivých úkolů a je zobrazen v přehledné tabulce včetně příslušných indikátorů: Strana 7 ze 40
Pořádání on-line projektových schůzek Chcete- li diskutovat o projektových otázkách, nemusíte shromažďovat všechny účastníky projektu na jednom místě v jeden čas. V systému Advanta můžete vytvořit diskusi (podobně jako on- line chat), která zohledňuje agendu daného projektu (jeden nebo více problémů, které je třeba projednat). Do diskuse můžete přizvat účastníky, pro které je tato agenda relevantní a dané téma průběžně diskutovat. Cílem je zapojit všechny potřebné pracovníky bez nutnosti fyzické porady a jednoho společného času na projednání úloh. Jednotliví účastníci tak reagují na diskusi dle jejich vlastních možností nebo relevance k danému tématu. Iniciátor diskuse může z jednotlivých diskusních bodů vytvořit další pracovní úlohy, případně může diskusi uzavřít jako vyřízenou. Tento přístup uspoří až 80% času, který by jinak projektové týmy musely trávit poradami. Strana 8 ze 40
Celá historie diskuse o projektu nebo konkrétním úkolu zůstává v systému uložena v přehledném diskusním stromu. Lze tak průběžně sledovat řešení případných problémů i vytvářet tzv. best practices postupy, které lze při dalších podobných projektech aplikovat stejným způsobem. Informace z diskuse je v sytému Advanta dostupná také projektovým vedoucím. Organizování off-line projektových schůzek Chcete- li naplánovat události, schůzky nebo osobní setkání projektových účastníků, použijte typ objektu schůzka. Při nastavování vlastností schůzky můžete přidat seznam účastníků, kteří budou přizváni, určit téma, nastavit datum a čas. V tomto případě se všichni účastníci zobrazí pod danou schůzkou ve vašem kalendáři. Zároveň se daná schůzka zobrazí i pozvaným účastníkům a na zdi událostí systému Advanta budou požádáni o její přijetí. Můžete přizvat kohokoli ze seznamu uživatelů. Před samotným pozváním účastníka můžete nahlédnout do jeho kalendáře a vyvarovat se tak špatnému načasování schůzky. Je- li systém propojen s kalendářem MS Exchange (v závislosti na technické implementaci systému Advanta v podniku), jsou tyto údaje automaticky synchronizovány s kalendáři uživatelů na serveru MS Exchange. Strana 9 ze 40
Správa IT aktiv Advanta umožňuje plně spravovat IT aktiva společnosti, jako např. výpočetní a kancelářská technika, zařízení datového skladu, informační systémy (uvedené nebo neuvedené v účetní evidenci jako nehmotná aktiva), licence a patenty pro návrh softwaru, případně další hmotný a nehmotný majetek. Správa IT aktiv v systému Advanta zahrnuje údržbu registrů majetku s přihlédnutím k jejich vlastnostem a také využívání aktiv v projektových aktivitách. Evidence IT aktiv společnosti Evidence majetku v systému Advanta je hierarchický seznam konkrétních aktiv infrastruktury IT oddělení. Evidovaná aktiva se mohou stát součástí projektů, můžete k nim přiřazovat úkoly a instrukce, zahrnovat je do diskusí, ukládat různé verze zadávací dokumentace nebo jiných potřebných dokumentů k aktivům. Lze například přiřadit i adresáře týkající se finančních výkazů - rozpočty, platby dodavatelům, materiál nebo subdodávky. Strana 10 ze 40
Hlavní karta IT aktiv www.advanta-group.cz Karta IT aktiva může zahrnovat libovolný počet atributů, které berou v potaz změny ve vlastnostech aktiva. Například náklady na pořízení, náklady na implementaci nebo údržbu, aktuální stav daných aktiv (verze, patche), případně také kontakt na dodavatele daného aktiva. Využití IT aktiv v projektech IT aktiva lze využít v interní nebo externí realizaci projektu nebo v případě, že je do projektu zapojen externí dodavatel, který aktivum potřebuje využít ke zjištění zvláštních detailů, které mohou být uvedeny v informačním listu aktiva (např. přístupy k datovým centrům a telekomunikačním rozhraním, využití mainframů apod.). Aktivum lze v takovém případě provázat přímo s projektem (viz následující obrázek), nebo ho lze přiřadit přímo do projektové struktury jako jednu z položek projektového harmonogramu, dává- li to při plánování projektu smysl. Strana 11 ze 40
Strana 12 ze 40
Plánování a kontrola rozpočtu Tento úkol je relevantní v případě, že podnikový ERP systém je více zaměřen na hlavní činnosti a pro plánování a kontrolu rozpočtu IT oddělení potřebujete oddělenou evidenci. Takový rozpočet se může skládat z IT projektů nebo neprojektových aktivit (například servisní požadavků). Náklady a plánované výnosy v rámci projektu/oddělení Ke sledování nákladů se v Advantě používají adresáře - speciální oddíly na hlavní straně projektů, které jsou nastavené v rámci obchodní logiky, plánování nebo účetnictví. První adresář se používá pro plánování rozpočtu, druhý tak, aby odrážel platby dodavatelům, třetí pro sledování aktuálního stavu. Pro tento případ může projektový manažer vyjít z následující skupiny vstupů: Vykonavatel Plánovaný rozpočet Skutečný rozpočet Datum platby Platební podmínky Poznámka Pozn.: Užitečnou funkcí je možnost připojit k záznamu dokument - může se jednat o elektronickou verzi smluvního dokumentu, specifikaci rozsahu plnění, odhad nebo průvodní kalkulaci a podobně. Vkládání dat z MS Excel, import z jiných informačních systémů V případě, že máte finanční ukazatele obsažené v souboru MS Excel, umožní vám systém Advanta jejich import přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní. Kromě této možnosti můžeme systém Advanta naimplementovat tak, že si prostřednictvím aplikačního rozhraní (API) natáhne důležité údaje přímo z ERP nebo účetních systémů. K této funkci je zapotřebí specifikace konektoru pro danou aplikaci a jeho uzpůsobení požadavkům na výměnu dat. Strana 13 ze 40
Schvalování rozpočtu projektu www.advanta-group.cz V systému Advanta lze realizovat schvalovací proces rozpočtu projektu, ve kterém jsou schválené záznamy projektu chráněny proti úpravám. Po aktivaci této funkce ve finanční části projektu je možné vybrat požadovanou položku a proces schválit. Zobrazení souhrnných výsledků Do stromové struktury projektů nebo na hlavní strany jednotlivých projektů lze libovolně vkládat projektové výkazy. Je tak možné každý konkrétní projekt vybavit příslušnou metrikou (např. evidence otevřených projektových pohledávek nebo závazků, čerpání rozpočtu apod.) a jeho stav aktuálně monitorovat. Veškeré reporty lze následně konsolidovat napříč projektovými daty společnosti. Strana 14 ze 40
Informace mohou být uvedeny také v souhrnné tabulce: Strategické plánování Advanta umožňuje propojit stávající nebo budoucí projekty firmy s dlouhodobými obchodními cíli a vytvořit z nich vizuálně srozumitelné schéma, které lze komunikovat napříč celou společností, včetně jejího vedení. Výkaz v podobě strategické mapy BSC (Kaplan Norton model) Jeden z klasických modelů utváření strategie společnosti je BSC (Balanced Score Card), který byl navržen R. Kaplanem a D. Nortonem. Podle metodiky BSC jsou klíčové ukazatele výkonnosti firmy rozděleny do různých směrů, které se nazývají perspektivy: finanční, zákaznické interních podnikové procesy vzdělávání a růst Tento model může být úspěšně nastaven i v systému Advanta na základě funkčních strategických map. Příkladem takového schématu může být třeba následující obrázek. Strana 15 ze 40
Spojení strategie s konkrétními projekty společnosti www.advanta-group.cz Jakýkoli element strategické mapy lze propojit s novým projektem nebo ho připojit k již stávajícímu projektu společnosti. Po připojení nově vytvořeného elementu bude tento element reflektovat stav projektu v barevné logice systému Advanta. Například je- li element zelený, projekt probíhá, je- li oranžový, projekt vyžaduje vyšší prioritu, je- li černý, projekt byl splněn a uzavřen. Výsledkem je vizuální přehled projektového portfolia v kontextu celofiremní (nebo programové) strategie je to dynamicky aktualizované schéma stavu. Strana 16 ze 40
IT Project Management Hodnocení a výběr potenciálních projektů Jedním z nejdůležitějších procesů při řízení portfolia IT projektů je postup schvalování potenciálních projektů s ohledem na relevantnost žebříčku významnosti (priorit) aplikací pro podnik. Nástroje pro hodnocení projektu odborníky Společnosti jsou často v situaci, kdy na realizaci všech navrhovaných projektů nemají dostatek finančních prostředků. Proto vedení společnosti potřebuje nástroje na posouzení významu projektů, díky kterým určí projekty s nejvyšší prioritou a rozhodnou, na které budou prostředky uvolněny. Systém Advanta v takovém případě funguje jako platforma pro objektivní nastavení podmínek hodnocení projektů a využívá tohoto postupu v panelu odborníků, kteří projekty bodově ohodnotí. Následně systém vypočítá průměrné hodnocení daných kritérií. Vzniká tak cílený výběr a konkrétní doporučení k realizaci. Nastavení algoritmu pro výpočet hodnocení projektu Výpočet výsledného hodnocení projektů v systému Advanta se může skládat z různých kritérií s různým významem (váhou). Hodnocení může být provedeno například v pěti klíčových kritériích na stupnici od 1-10: Strana 17 ze 40
Po zohlednění váhy jednotlivých kritérii lze prezentovat celkové hodnocení projektů v souhrnném výkazu: Výpočet hodnocení projektů lze v systému Advanta upravit v souladu s postupy používanými ve vašem podnikání. A to jak v úrovni rozhodovacích procesů, tak v úrovni volby kritérií nebo výpočtů cílových hodnocení. Kvalitativní analýza portfolia projektů pro umístění priorit Jedním z často využívaných výstupů pro hodnocení projektového portfolia je například bublinový graf, který v jednom přehledném zobrazení pojme kompaktním a informativním způsobem desítky až stovky různých projektů. Každý projekt je v grafu znázorněn jako kruh, jehož průměr a umístění v osách reflektuje parametry projektu. Například průměr kruhu může znázorňovat plánovaný rozpočet projektu, náklady na zdroje nebo jiný číselný index. Osy x a y mohou vyjadřovat kvantitativní i kvalitativní ukazatele, například dobu návratnosti projektu, procento dokončení, projektového manažera zodpovědného za projekt a podobně. Ve správně nakonfigurovaném tvaru by takový výkaz měl poskytnout dostatek informací o projektovém portfoliu na první pohled. Strana 18 ze 40
Živý projektový management Klíčovým problémem tradičních systémů projektového řízení jako je MS Project nebo Primavera je, že rozpracované plány jsou relevantní pouze v moment, kdy byly schváleny. Jakmile s nimi začne pracovat projektový tým a plány jsou z nějakých důvodů upravovány, neaktualizují se odchylky a změny. Advanta nutnost aktualizace nahrazuje živou interakcí. Systém se stává elektronickým organizátorem každého zaměstnance, v němž se aktualizuje jeho pracovní rozvrh, zároveň informuje spolupracující kolegy o stavu úkolů a dostupném čase pro dokončení daných úkolů. Výsledkem je přehled o aktuálním plnění úkolů s okamžitou aktualizací. Tvorba plánu projektu Advanta má několik možností pro vytváření projektových plánů od formování myšlenkové mapy, vhodné pro rozvoj obecné struktury problémů, až po Ganttův diagram, používaný pro plánování. Plán projektu lze vytvořit ručně nebo využít předpřipravené šablony projektu. Systém Advanta také nabízí možnost stáhnutí hotového plánu projektu z MS Project nebo nahrání seznamu úkolů ze souborů formátu MS Excel. Zobrazení stavu realizace jednotlivých úloh Základem pro sledování a hlavní rozlišení stavu úkolů je barevné schéma, reflektující průběh projektu. Vykonavatelé popisují aktuální stav úkolů pomocí indikátoru stavu. Například bílá barva odpovídá stavu úkolu "Předpokládaný" (předpokládané datum zahájení prací), zelená rozpracován, červená Nejvyšší priorita. Přijetí a schvalování plnění úkolů V systému Advanta může vedoucí projektu určit vykonavatele daného projektu. Při delegování se vybranému vykonavateli na jeho zdi událostí objeví žádost, kterou může přijmout. V případě přijetí, vykonavatel zahajuje práce na projektu a vedoucí průběžně sleduje plnění. Vykonavatel může splněný projekt uzavřít sám, případně v rámci schvalovacího postupu převede stav na "připraven k testování". Vedoucí projektu bude vyrozuměn též na zeď událostí. Pokud oba Strana 19 ze 40
uživatelé nejsou přihlášení v systému, obdrží také emailovou notifikaci. Vedoucí projektu pak projekt schválí, nebo v rámci dalších schvalovacích procesů deleguje. Po schválení tak projekt získá stav dokončeno. Monitorování realizace projektu na Ganttově diagramu Ganttův diagram poskytuje projektovým manažerům úplný a přehledný obraz o stavu realizace projektů. Systém Advanta v tomto náhledu také ukáže přehled zdrojů, nebo jejich využití na projektech. Zdroje je v tomto náhledu možné i přiřadit, podobně jako sledovat odchylky v plnění termínů. Tato prognóza je také zobrazena v diagramu ve formě žlutých čar pod plánem projektu. Strana 20 ze 40
Řízení životního cyklu projektu www.advanta-group.cz V Advantě můžete použít další nástroj pro správu životního cyklu projektu. A tím je proces průběhu projektu. V rámci tohoto procesu vytvoříte panel na hlavní straně projektu, na kterém jasně uvidíte ve které etapě se váš projekt zrovna nachází. Systémová upozornění na výskyt problémů Největší rizika v řízení projektů vznikají díky obtížnosti koordinace událostí, lidských zdrojů a informací v různých projektech. Obzvláště pokud jsou projekty rozděleny mezi více oddělení, třeba i geograficky velmi vzdálenými. Trvalý přístup ke všem potřebným informacím v reálném čase, podpořený systémem Advanta, umožňuje všem uživatelům rychle identifikovat problém a okamžitě jej řešit. Za tímto účelem je k dispozici diskuse, kterou lze vázat vždy k danému problému. Je rozdělená dle stavů otevřená a uzavřená tak, aby se daly jednoduše filtrovat relevantní zprávy. Navíc lze definovat prioritní témata k řešení. Výsledkem tohoto postupu je, že projektový manažer vždy okamžitě vidí celkový obraz jemu svěřených projektů a vyplývajících témat, které vyžadují jeho účast. Včasná identifikace a řešení problémů dokáže nejvíce minimalizovat negativní dopady a omezit jejich vliv na ostatní projekty. Strana 21 ze 40
Stanovení cílů po změnách v projektu www.advanta-group.cz Výsledkem diskusí může být také zadání nových úloh k řešení. Takové jsou definovány přímo z diskuse a jsou tak navázány na samotnou kartu diskuse, kde následně figurují i jako řešení. Zúčastnění tak mají přehled nejen o tom, jak daný úkol vznikl a co bylo jeho motivací, ale také jak byl vyřešen. Správa smluv Kontakty s dodavateli v rámci projektů - samostatné vedení objektu s vlastním životním cyklem. Jednotlivé základní karty partnerů - dodavatelů Každý dodavatel, se kterým společnost spolupracuje má v systému svojí kartu s potřebnými informacemi. Standardní sadu informací můžete doplnit dle potřeb vaší společnosti. Každá smluvní strana uvádí do kartotéky potřebné kontaktní informace. Sada informačních polí může být libovolně vytvořena dle vašich požadavků. Strana 22 ze 40
Organizace výběrových řízení www.advanta-group.cz V systému Advanta lze organizovat plánování výběrových řízení, což odráží historii o průběhu výběrového řízení. Například do speciálního adresáře můžete shromažďovat přijaté nabídky a následně posuzovat jejich soulad s podmínkami výběrového řízení. Karta životního cyklu smlouvy Projekt může obsahovat několik smluv, jež se zobrazí jako podřízené položky ve stromové struktuře projektu: Strana 23 ze 40
Pro řízení životního cyklu smlouvy byla vytvořena její karta. Na této kartě se poté vyplní obecné shrnutí všech potřebných informací o smlouvě nebo o zakázce, ke které se váže (viz následující obrázek): Strana 24 ze 40
Řízení finančního plnění vyplývajícího ze smluv www.advanta-group.cz Ke smlouvám které obsahují finanční plnění mohou být ukládány platby v adresářích "Příjmy" a "Výdaje": Zobrazení finančního plnění pomocí kontrolního grafu Pohledávky v kartě smlouvy ukazují rozdíl mezi částkami neuhrazenými a uhrazenými dodavatelem: Strana 25 ze 40
Kontrolní výkaz poskytuje informace o portfoliu se smlouvami a finančním plnění například s následujícími parametry: rozpočtový plán - celkové náklady na projekt v portfoliu (shrnutí odhadu) smlouvy uzavřené příjmy z uzavřených smluv aktuálně splněno nakolik je plnění projektu již dokončeno nutná výběrová řízení objem prostředků na které je nutné ještě vypsat výběrová řízení Monitoring portfolia projektů Cílem tohoto postupu je kontrolovat stav disponibilních a prioritních projektů. Proces implementace v systému Advanta funguje na základě mechanismu hlášení o různých stavech částí portfolia, které mezi sebou porovnává. Výkaz registru projektů a základních ukazatelů Pro pochopení aktuálního stavu projektu vedoucí často potřebují výkaz, obsahující informace o různých parametrech. Advanta umožňuje bez složitého programování vytvořit tabulkové sestavy s požadovanými poli. Strana 26 ze 40
Graf postupu portfolia projektů www.advanta-group.cz Tento výkaz se používá k vizuální reprezentaci průběhu portfolia projektů. Každý sloupec zobrazuje aktuální procento dokončení v projektu. Navíc, vedle názvu projektu jsou zobrazeny další ikony např. otevřených problémů, je také možno rychle přeskočit na otevřené diskuse týkající se projektů. Tvoření výkazů v závislosti na stavu projektu Pro analýzu současného stavu portfolia projektů, Advanta nabízí možnost vytvářet souhrnné výkazy v závislosti na stavu projektů. Díky tomu je možné analyzovat, jaké procento projektů dosáhne poslední fázi (platí pro investiční projekty a prodeje) a jaká fáze je "úzkým hrdlem" v realizaci projektů. Například, mohou být tyto informace poskytovány pomocí bublinového grafu. V tomto případě, každý kruh představuje samostatný projekt. Současný stav projektu se projeví na vodorovné ose, svislá osa ukazuje hodnotu projektu, a průměr kruhu jsou mzdové náklady na projekt. Strana 27 ze 40
Účetní uzávěrka portfolia projektů Pro finanční analýzu portfolia projektů, Advanta vytváří různé souhrnné výkazy, které vám umožňují: Analyzovat příjmy a pohledávky, kalkulovat návratnosti projektů. Provést souhrnný výpočet nákladů na portfolio (odděleně pro výpočet složitých programů, aby zvážily cenu materiálu, práce, dopravy, zařízení, smlouvy na práci, atd.). Provádět předpověď překročení nákladů na vytvořené hodnoty. Vypočítat mzdový fond pro portfolio projektů, jehož součástí jsou prémiové aspekty honorářů kalkulované dle rozdílných algoritmů. Všechny finanční výkazy mohou být zobrazeny ve formě grafů a tabulek, mimo jiné je lze připnout na domovské stránce správce portfolia, nebo v obecném ovládacím panelu. Strana 28 ze 40
Řízení lidských zdrojů Jak plánovat vytížení týmů, zapojených jak do projektů, tak do aktuálních úkolů? Advanta umožňuje organizovat práci na projektech a zároveň na probíhajících aktivitách díky jednomu informačnímu systému. Společný registr zdrojů Poskytování přístupu zaměstnanců Systém Advanta se od ostatních běžně dostupných nástrojů liší v možnosti přidat do systému neomezený počet uživatelů. To je vzhledem k licenční politice obrovská úspora nákladů. Manažerské licence jsou hrazené a licence pro běžné zaměstnance je zdarma. Všichni uživatelé mohou být v systému reprezentováni ve formě detailních fotografií a základních informací nebo v seznamu zaměstnanců ve formě tabulky. Strana 29 ze 40
Tvorba organizační struktury Organizační struktura je v Advantě realizována souborem skupin. Jeden uživatel může být členem více skupin nebo projektů. Pro jednotlivé projekty je k dispozici registr uživatelů jako členů projektového týmu. Skupiny také umožňují rychleji vyhledávat vhodné uživatele dle požadavků projektu. Po samotném delegování vedoucího můžete díky organizačním skupinám utvořit ideální pracovní tým na daný projekt. Plánování lidských zdrojů Při vytváření plánu projektu, systém automaticky zjišťuje vytížení zdrojů na daném projektu dle pracovního kalendáře firmy a 8 hodin na řešení projektového úkolu na jeden pracovní den. Pro zobrazení práce na projektech a jejich editaci u jednotlivých uživatelů slouží druhý náhled Ganttova diagramu Zobrazení zdrojů. Strana 30 ze 40
Časové výkazy Aby bylo možné kontrolovat odpracovaný čas, vedoucí požádá uživatele o vyplnění časového výkazu za určitý měsíc/týden/den. Uživatel vybírá úkoly, kterých se účastní a vyplňuje počet odpracovaných hodin na daném úkolu. Po vyplnění evidenční tabulky ji odesílá ke schválení zpět vedoucímu projektu. Zaměstnanci vyplňují tabulku na základě jejich skutečně odvedené práce a reflektují tak skutečně strávený čas na projektech. V případě nedokončení daného úkolu jej systém automaticky zkopíruje do dalšího vykazovacího období. Schvalování výkazů vedoucím Zaměstnanec odešle časový výkaz vedoucímu ke schválení. Každá výkaz má čtyři úrovně: neuložené, ke schválení, schválené, zamítnuto. Schválené výkazy jsou uloženy v projektech jako skutečná práce. Strana 31 ze 40
Analýza skutečného odpracovaného času Analýza skutečně provedené práce se provádí pomocí stejných nástrojů jako analýza plánovaných nákladů na lidské zdroje. Advanta umožňuje vytvářet výkazy a grafy jednotlivého zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců, jakož i portfolia projektů. Analýza vytížení zdrojů Analýza a identifikace vytížení zaměstnanců Pro analýzu vytížení můžete použit obecný výkaz a následně jej lze připnout na hlavní zeď událostí zaměstnance. Přetížení je snadné sledovat analýzou celkového množství práce, měsíčně nesmí překročit 160 hodin resp. 8 hodin denně. Strana 32 ze 40
Analýza vytížení lidských zdrojů v závislosti na plnění úkolu Při identifikaci přetížení je nutné provést analýzu vytížení lidských zdrojů a zjistit příčinu problémů. Graf typu "skládaný" ukáže z jakých úkolů se vytížení skládá. Analýza vytížení zdrojů v rámci projektu V obecném výkazu vytížení lze přidat také výkaz jednotlivých zaměstnanců, nebo celého oddělení. V tomto případě bude výkaz načten v závislosti na časovém období. Strana 33 ze 40
Optimalizace využití zdrojů portfolia projektů www.advanta-group.cz Definované projekty které tvoří přetížení zdrojů, může vedoucí projektového portfolia odložit popřípadě stanovit podmínky jejich zahájení. Advanta umožňuje jedním kliknutím přesunou projekt nebo seznam prací na požadovaný datum a tím udržet celkovou strukturu úkolů a jejich vztahů. Strana 34 ze 40
Správa a vývoj software Sběr požadavků na vývoj Zapojení podnikových zaměstnanců do vývoje aplikací prostřednictvím součinnosti Advanty, pomáhá dělat vývoj více transparentnější. Každá obchodní jednotka dostane svou vlastní virtuální kancelář pro registraci žádostí o zřízení nebo rozvoj IT služeb. Řízení požadavků Každá aplikace může být klasifikována z hlediska příslušnosti k určitému projektu a její funkčnost je upravována v závislosti na dostupných zdrojích nebo prioritě ostatních projektů. Strana 35 ze 40
Správa podkladů V systému můžete uchovávat v souladu se strukturou projektu jeho zdrojové soubory přímo pod jednotlivými úkoly dle harmonogramu projektu. Release Management Organizace plánování úkolů, vývoj nové funkcionality a opravy chyb prostřednictvím zařazováním do nových verzí je možné řešit i na principu agilních metodik. K této funkcionalitě je vhodné využit kontrolních formulářů, ve kterých je mimo jiné odevzdán i estimate termínu dokončení. Strana 36 ze 40
Service management Registr incidentů V Advantě může být vytvořen systém pro registraci incidentů. Alternativně lze Advantu integrovat se stávajícím Service Deskem. Incidenty v oblasti IT lze spravovat pomocí modulu diskuse. Tlačítkem "Vytvořit" uživatel spustí postup, podle něhož je debata okamžitě vytvořena v předem definované složce, jako například "Incident Managementu". Zpracování incidentu Vzniká nová diskuse k analýze incidentu a jeho řešení. Odpovědní pracovníci dostávají notifikaci, problém je možné sledovat a vytvářet z něj další podúkoly, které se řídí stejnou logikou jako samostatné projekty. Strana 37 ze 40
Stanovení řešení Řešení je tvořeno přímo jako výstup z diskuse a je to nový konkrétní úkol nebo projekt s definovaným termínem dokončení a dalšími potřebnými detaily. V úkolu se automaticky uloží spojení s původním incidentem (zadáním). Uzavření incidentů Uzavření incidentu může být provedeno, zákazníkem s následným hodnocením kvality a načasování. Podobně jako k jiným objektům v systému Advanta lze přiřadit například i oskenovaný dokument (potvrzení převzetí) nebo jakýchkoli jiných formálních dokumentů. Strana 38 ze 40
Hodnocení plnění jednotlivých requestů se provádí na základě výkazů, které analyzují například potřebný čas na uzavření incidentu nebo kvalitu provedených prací. Strana 39 ze 40
Objednávka služeb pro konfiguraci systému Tento materiál zodpovídá klíčové otázky týkající se možností a funkčního nastavení při řešení správy projektového portfolia v systému Advanta. V případě potřeby jsme k dispozici pro objednání produktové podpory formou servisní systémové podpory nebo podpory business potřeb spojené s analýzou obchodních nebo projektových postupů. Kontaktní informace KOMIX s.r.o. Telefon: +420 257 288 211 E- mail: sales@komix.cz www.advanta- group.cz Strana 40 ze 40