Věcná část dokumentace k veřejné zakázce Komunikační kampaň v rámci projektu Úprava informačního systému ODok 1 Cíl a účel Cílem realizace komunikační kampaně (dále též jen Projekt ) je vytvoření pozitivního mediálního obrazu: primárně o projektu Úprava Informačního systému ODok, který povede k zásadní modernizaci Informačního systému ODok. sekundárně o elektronických knihovnách Úřadu vlády České republiky, tedy o Informačním systému ODok (dále jen IS ODok ), a dále pak rovněž: kultivovat prostředí pro pozitivní vnímání IS ODok a projektu Úprava Informačního systému ODok, podpořit jeho širší využití díky rozšířeným možnostem IS ODok po jeho modernizaci a informovat veřejnost o legislativním procesu vlády. Plnění veřejné zakázky bude zahájeno dnem podpisu smlouvy. Plnění bude realizováno po celou dobu realizace projektu Úprava Informačního systému ODok (předpokládaný termín plnění je od 2. ledna 2013 do 31. července 2013; tento termín však není neměnný a vybraný uchazeč bude povinen realizovat Projekt i v případném jiném, Zadavatelem prodlouženém období v souvislosti s prodloužením doby realizace projektu Úprava Informačního systému ODok, nejpozději však do 31. října 2013). Zadavatelem se pro účely této zadávací dokumentace rozumí Úřad vlády České republiky. 2 Cílové skupiny Záměrem komunikační kampaně je informovat především níže definované cílové skupiny. Interní cílové skupiny: Uživatelé elektronických knihoven Úřadu vlády České republiky ve veřejné správě (zejména zaměstnanci veřejné správy zodpovědní za tvorbu zákonů (tzv. legislativci) a administrátoři IS ODok) Veřejná správa jako celek, resp. zaměstnanci veřejné správy Zaměstnanci Úřadu vlády (zejména odbor vládní agendy a odbor vládní legislativy) Připomínková místa v rámci legislativního procesu mimo veřejnou správu Ústavní činitelé zodpovědní za tvorbu zákonů (tzv. zákonodárci) Externí cílové skupiny: Veřejnost
3 Věcný rozsah Projektu V této kapitole uvádíme výčet aktivit, činností a produktů, které budou zahrnuty v dodávce služeb pro Projekt. Tyto dále popisujeme ve větší míře detailu. Výčet aktivit: 1. Základní podkladové materiály 2. Školení 3. Tiskové či grafické materiály 4. Propagační předměty 5. Média 6. Akce 7. Web 8. Návrh způsobu komunikace s interními cílovými skupinami 9. Uzavření Projektu 3.1 Základní podkladové materiály a) Ve spolupráci se Zadavatelem bude (prostřednictvím postupů navržených Dodavatelem a odsouhlasených Zadavatelem) pro potřeby efektivní komunikace vypracován konkrétní seznam přínosů realizace projektu Úprava IS ODok rozčleněný podle jednotlivých výše specifikovaných cílových skupin. Každý přínos bude v maximální možné míře kvantifikován v měřitelných hodnotách (například počet ušetřených pracovních hodin, objem ušetřených finančních prostředků v korunách ). Vhodné identifikované přínosy budou v maximální možné míře kvantifikovány zejména v komunikačně atraktivních jednotkách (například: plocha lesa, který není nutné pokácet díky ušetření tištěných papírů při nasazení IS ODok ). b) Součástí aktivity bude vypracování manuálu krizové komunikace týkající se obou typů cílových skupin. Manuál bude obsahovat zejména reakce na možné rizikové situace související s realizací Projektu a následným provozem IS ODok. c) Součástí prací bude rovněž příprava detailního harmonogramu komunikační kampaně včetně znázornění vazeb a nastínění rolí a zodpovědností v rámci projektového týmu. Výstupy budou dodány do 1 měsíce od začátku realizace Projektu. 3.2 Školení Aktivita bude zahrnovat realizaci celodenního školení (8 hodin) pro zástupce Zadavatele zaměřeného na prezentační dovednosti a na prezentaci projektu Úprava IS ODok. Minimální počet účastníků ze strany Zadavatele je šest. Školení se bude konat v prostorách Zadavatele. Školení bude realizováno do 1 měsíce od začátku realizace Projektu nebo později, a to po vzájemné dohodě Zadavatele s vybraným uchazečem.
3.3 Tiskové a grafické materiály 1 Příloha č. 1 smlouvy o dílo č. a) Budou navrženy a dodány barevné informační plastové tabule (o rozměru nejméně 70 x 100 cm a nejvýše 100 x 150 cm) s logem ODok 2 a popisem projektu Úprava IS ODok v počtu kusů 5. b) Budou navrženy a dodány barevné samolepky propagující Projekt v počtu kusů 50 o rozměrech nejméně 10 cm a nejvýše 15 cm na šířku obsahující prvky povinné publicity projektu. Tyto návrhy budou předány Zadavateli rovněž v elektronické podobě. c) Budou navrženy a dodány barevné propagační letáky o formátu A4 (lesklý papír) zacílené na úřady veřejné správy stručně informující o projektu Úprava IS ODok. Dodány budou v počtu kusů 300 a také elektronicky. d) Bude navržena a dodána barevná brožura Co je to ODok v délce 8 stran o formátu A5 (lesklý papír). Dodána bude v počtu 500 kusů a také elektronicky. e) Bude navržena a vytvořena brožura Jak kvalitně zpracovat materiál pro jednání vlády v délce 10-20 stran (bude zejména zacíleno na možnosti využití vznikajícího vládního legislativního helpdesku). Brožura bude dodána elektronicky, podklady pro zpracování dodá Zadavatel. f) Budou navrženy a dodány informační letáky obsahující zejména vektorovou infografiku a typografii. Elektronicky budou dodány tyto 3 typy letáků při maximálním horizontálním rozlišení 1024 px: 1) představující systém ODok pro interní cílovou skupinu obsahující základní představení funkcí ODok se zdůrazněním jejich hlavních přínosů pro interní cílové skupiny, 2) představující systém ODok pro externí cílovou skupinu obsahující základní představení funkcí ODok se zdůrazněním jejich hlavních přínosů pro externí cílovou skupinu. 3) představující externí cílové skupině legislativní proces včetně zmínek o funkčnosti systému ODok zejména s ohledem na možnost zapojení veřejnosti do tvorby legislativy. Výstupy dle bodů a) až c) budou dodány do 2 měsíců od začátku realizace Projektu. Výstupy dle bodu d) bude dodán do 3 měsíců od začátku realizace Projektu. Výstupy dle bodů e) a f) budou dodány do 5 měsíců od začátku realizace Projektu. 3.4 Propagační předměty 3 Budou navrženy a dodány následující reklamní předměty: a) flash disk s barevným potiskem - logem IS ODok o kapacitě nejméně 2 GB v počtu 100 ks, b) barevně potištěná podložka pod myš s logem IS ODok v počtu 100 ks c) kovová propisovací tužka s logem IS ODok v počtu 100 ks, d) poznámkový blok formátu A4 s lepenou vazbou (horní strana bloku), plnobarevnou přední stranou a barevným potiskem stran uvnitř s počtem stran nejméně 50 v celkovém počtu 300 ks, e) samolepící bločky s barevným logem IS ODok o rozměru nejméně 65 mm x 65 mm a obsahu nejméně 50 listů v bločku, v celkovém počtu 500 ks balení, 1 Všude, kde to bude relevantní, bude uvedeno logo IS ODok a prvky povinné publicity projektu. Kde není přesně specifikována kvalita využitých materiálů (papír apod.), očekává Zadavatel standardní kvalitu. 2 Logo IS ODok bude vytvořeno Zadavatelem. 3 Všude, kde to bude relevantní, bude uvedeno logo IS ODok a prvky povinné publicity IOP.
f) tvrdé desky či podložka s klipem na papír formátu A4 s barevným potiskem v počtu 100 ks, g) papírové bílé kapesníčky v obalu s barevným potiskem (bude zde uveden slogan Poslední papír, který budete při psaní zákona potřebovat nebo obdobný, po vzájemné dohodě, a logo IS ODok) v počtu 500 ks balení. Jedno balení bude obsahovat 10 kapesníčků. Výstupy budou dodány do 3 měsíců od začátku realizace Projektu, nejpozději do 31. 3. 2013. 3.5 Média a) Bude zajištěna dodávka textu nejméně jednoho článku za 6 týdnů typicky o délce 2 700 znaků včetně mezer vztahujícího se k projektu Úprava IS ODok. Články budou určeny pro odborná periodika zaměřená na IT a veřejnou správu (např. Veřejná správa čtrnáctideník vlády České republiky, Správní právo odborný časopis pro oblast státní správy a správního práva). Dodavatel vytipuje a zajistí umístění článků i do jiných periodik. Ke každému textu bude připravena vhodná ilustrační fotografie. b) Po celou dobu budou mapována média vhodná pro umístění článku / rozhovoru (vytipování vhodných příležitostí, návrh témat, a po konzultaci se Zadavatelem zajištění neplaceného prostoru v médiu). První článek bude Dodavatelem dodán do 1 měsíce od začátku realizace Projektu, následné články pak v šestitýdenních intervalech. 3.6 Akce a) Dodavatel zajistí účast Zadavatele na konferenci ISSS 2013 (Internet ve státní správě a samosprávě) v Hradci Králové. Zadavatel s ohledem na garanci zajištění výstavní expozice projektu Úprava IS ODok po celou dobu trvání konference ISSS 2013 již zarezervoval pro Dodavatele (vítězného uchazeče) stánek 1.A, typ základní, zóna A, cena po uzávěrce včetně mobiliáře stůl kulatý bílý a barová židle. Tuto výstavní expozici následně Dodavatel převezme a uhradí pořadateli ISSS 2013 a na své náklady zajistí veškerou s výstavní expozicí spojenou administrativu a dodatečné vybavení. Cenu za zarezervovanou expozici tedy Dodavatel zahrne rovněž do celkové kalkulace nabídkové ceny. Výstavní expozice (stánek o rozměrech 2x3 m umístěný v zóně A ) bude mít v základním vybavení tyto parametry: 1 x pult 50 x 100 x 100 cm s vnitřní policí, 2 x židle, 1 x trojzásuvka, 2 x bodové světlo, límec stánku, rozměr 300 x 30 cm, připojení na Internet Basic umožňuje připojení jednoho PC, a přidělení jedné IP adresy (pro připojení na internet je nutné PC vybavené síťovou kartou 10/100). Ceník včetně podrobné specifikace je uveden na stránkách pořadatele ISSS 2013: http://www.isss.cz/art.asp?id=838. Nad rámec výše specifikované výstavní expozice (stánek 1.A, typ základní, zóna A, cena po uzávěrce včetně mobiliáře stůl kulatý bílý a barová židle) zajistí a uhradí Dodavatel dále grafiku stánku s logy
projektu IS ODok (jednotlivé knihovny apod.), označením Zadavatele a prvky povinné publicity plus grafiku límce včetně loga IS ODok. Dále zajistí velkoplošnou obrazovku (minimální úhlopříčka 102 cm) a stojan na připravené prospekty/letáky. Dodavatel rovněž zajistí standardní občerstvení (v hodnotě 5 000 Kč včetně DPH, bude specifikováno zadavatelem po předložení konkrétních variant Dodavatelem). b) Po celou dobu trvání smlouvy budou mapovány konference vhodné pro účast / vystoupení (vytipování vhodných konferencí, návrh témat na vystoupení, a po konzultaci se Zadavatelem zajištění účasti a úpravy prezentačních materiálů). 3.7 Web a) Bude dodán návrh textového obsahu webové stránky v délce 2 700 3 600 znaků informující o projektu Úprava informačního systému ODok. Tento výstup bude dodán do 2 měsíců od začátku realizace Projektu a následně pravidelně v měsíčních cyklech aktualizován. b) Bude zajištěna dodávka nejméně jednoho textu za 2 měsíce (o minimální délce 900 znaků včetně mezer a maximální délce 3 600 znaků včetně mezer) vztahujícího se k pokroku v projektu Úprava IS ODok. Úřad vlády umístí text na své webové stránky. Ke každému textu bude připravena vhodná ilustrační fotografie. Celkem budou dodány nejméně 4 texty. 3.8 Návrh způsobu komunikace s interními cílovými skupinami Dodavatel navrhne způsob komunikace výstupů projektu Úprava IS ODok směrem k interním cílovým skupinám (kap. 2). Zejména pak v souvislosti s přechodem na modernizovaný IS ODok. Návrh bude dodán do 3 měsíců od začátku realizace Projektu a bude průběžně aktualizován. 3.9 Uzavření Projektu a) Jedná se o realizaci vyhodnocení komunikační kampaně. Nejpozději jeden měsíc před ukončením Projektu budou zahájeny práce na vyhodnocení efektivity komunikační kampaně ve smyslu naplnění účelu kampaně a zasažení výše specifikovaných cílových skupin. Vyhodnocení bude obsahovat zejména monitoring výstupů kampaně a odhad počtu osob, které kampaň zasáhla. Návrh vyhodnocení komunikační kampaně bude dodán Zadavateli nejpozději 10 pracovních dnů před koncem Projektu. b) Dále bude provedeno šetření mezi cílovými skupinami. Bude navrženo a realizováno šetření zaměřené na zjišťování znalosti o IS ODok a na identifikaci požadavků na funkčnost IS ODok. Cílem šetření bude zjistit uživatelskou zkušenost s IS ODok a identifikovat 1/ prvky IS ODok, se kterými jsou stávající uživatelé spokojeni, a 2/ identifikovat prvky IS ODok, u kterých by uživatelé uvítali zlepšení. Populaci pro výzkum tvoří všichni uživatelé IS ODok ve veřejné správě, tedy cca 4 500 uživatelů, rozdělení do subsegmentů specifikovaných v Legislativních pravidlech vlády 4. Zadavatel poskytne Dodavateli pro potřeby uskutečnění výzkumu emailové adresy všech uživatelů IS ODok. Výsledky šetření budou využity pro případné budoucí úpravy IS ODok. Výsledné zhodnocení bude Zadavateli předloženo nejpozději v poslední den trvání Projektu. 4 http://www.vlada.cz/cz/ppov/lrv/dokumenty/legislativni-pravidla-vlady-91209/ článek 5, odstavec 1, písmena a) až g)
4 Další Příloha č. 1 smlouvy o dílo č. Dodavatel bude průběžně komunikovat se Zadavatelem, všechny navržené výstupy musí Dodavatel předat Zadavateli k odsouhlasení. Zadavatel se zavazuje poskytnout Dodavateli nezbytnou součinnost. Pravidelně budou probíhat setkání Dodavatele se Zadavatelem, harmonogram těchto setkání bude navržen Dodavatelem, nicméně se předpokládá v průměru jedno setkání týdně v rozsahu cca 1,5 hodiny. Veškeré dodané výstupy (materiály a předměty) budou odpovídat pravidlům publicity Integrovaného operačního programu. Je proto nutné všechny dodávky a aktivity spojené s Projektem přizpůsobit pravidlům publicity Integrovaného operačního programu.