Město MILOVICE Směrnice č. 6/2011 O oběhu účetních dokladů K zajištění řádného chodu a evidence činnosti města Milovice se vydává následující vnitřní předpis pro oběh účetních dokladů, vycházejících ze zákona o účetnictví č. 563/91 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č.410/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů, českých účetních standardů pro účetní jednotky a zákona č.320/2001 Sb. o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. I. Náležitosti účetních dokladů 1. Účetní doklad Účetní doklad je průkazný účetní záznam těch operací, které mají být zachyceny v účetnictví a je nejdůležitějším prvkem průkaznosti účetnictví. Účetní doklady jsou podkladem pro účetní případ a prokazují, že se uskutečnil. V účetních dokladech se zachycují operace, které znamenají změny v majetkových složkách, závazcích, příjmech a výdajích účetní jednotky. 2. Náležitosti účetního dokladu Aby mohl být určitý dokument považován za účetní doklad, musí obsahovat povinné náležitosti stanovené zákonem o účetnictví. Účetní doklad musí obsahovat: - Označení účetní dokladu - Obsah účetního dokladu a jeho účastníky - peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství - okamžik vyhotovení účetního dokladu - okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu - podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování - číslo dokladu - poznámka o zaúčtování tj. příslušná rozpočtová skladba 1
3. Základní členění účetních dokladů: Účetními doklady jsou zejména: - bankovní výpisy o pohybech na účtech - došlé faktury - vydané faktury - příjmové a výdajové pokladní doklady - interní účetní doklady (např.mzdové sestavy, opravné doklady, protokoly o vyřazení majetku apod.) - další doklady a podklady (např.smlouvy, objednávky apod.) 4. Opravy v účetních dokladech Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví a musí být vždy označeny datem a podpisem pracovníka odpovědného za provedení opravy a musí být provedeny tak, aby bylo možno zjistit jak obsah opravovaného dokladu před opravou, tak jeho obsah po opravě. Je-li již účetní případ zaúčtován, provádí opravu zaúčtování pouze pracovnice ekonomického oddělení formou opravného dokladu. II. Oběh účetních dokladů Oběhem účetních dokladů se rozumí proces vyhotovení dokladu nebo jeho přijetí až po archivování, popř. skartaci. Musí být organizován tak, aby zajišťoval správný postup zpracování dokladů a zajistil a usnadnil jejich přezkušování. Činnosti při oběhu účetních dokladů jsou: - Třídění - Přezkušování - Zaúčtování - Uschovávání (archivace) - Vyřazování (skartace) Třídění účetní dokladů znamená jejich rozdělení dle obsahu (např. došlé faktury, vydané faktury pokladní doklady aj.) Roztříděné účetní doklady se číslují podle systému souvislých číselných řad. 2
Přezkoušení účetních dokladů znamená ověření přípustnosti zaznamenaných operací a správnosti uvedených údajů. Každý účetní doklad musí být přezkoušen po stránce věcné a formální před zaúčtováním. Přezkušování věcné správnosti spočívá v ověření souladu zápisu na účetním dokladů se skutečností (ověření rozsahu dodávky, přijaté služby a její provedení, ověření plnění ve vazbě na objednávku, správnosti uvedeného množství a ceny včetně DPH, dodržení podmínek se smlouvou s dodavatelem). Pro přezkušování věcné správnosti pověřuje vedoucí oddělení pracovníky, kteří mají přezkušování v náplni práce. Přezkušování formální správnosti provádějí pracovnice ekonomického oddělení, které zkoumají oprávněnost osob odpovědných za účetní případ a úplnost předepsaných náležitostí účetních dokladů. Uschovávání účetních dokladů musí být prováděno tak, aby je bylo kdykoli možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí. Účetní doklady doručené na ekonomické oddělení zůstávají po dobu 5 let v kanceláři a poté se předávají do archivu MěÚ, kde zůstávají po dobu určenou obecně závaznými předpisy až do vyřazení. Vyřazování účetních dokladů (skartace) se provádí po uplynutí doby stanovené pro archivování, a to takovým způsobem, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. III. Další účetní dokumentace 1. Účetní knihy a finanční výkazy Vedle účetních dokladů patří mezi účetní písemnosti také účetní knihy (hlavní kniha, účetní deník, kniha analytických účtu a kniha inventarizace majetku), účetní výkazy (Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Příloha, Přehled o peněžních tocích a Přehled o změnách vlastního kapitálu), finanční výkazy (Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávných celků FIN 2-12) a inventurní soupisy majetku, mzdové listy apod. 2. Předávání účetních dat Vedoucí ekonomického oddělení, která je zodpovědnou osobou (ZO) a pracovnice ekonomického oddělení, která je náhradní zodpovědnou osobou (NZO), zajišťují zasílání dat z účetnictví města přímo do Centrálního systému účetních informací státu (dále jen CSÚIS) a přijímají zpětné informace dle Vyhlášky č.383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do Centrální systému účetních informací a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů. IV. Podpisové vzory Platební doklady (tj.došlé faktury) je nutné opatřovat podpisy dle platných podpisových vzorů (viz příloha č.2) uložených na ekonomickém oddělení vždy před jejich proplacením. 3
V. Účetní případy 1. Objednávky Vedoucí oddělení, popř. jiný pověřený pracovník, který objednává dodávku, práci nebo službu, je povinen vystavit objednávku nebo uzavřít smlouvu. Za úplnost údajů na objednávce, přípustnost a finanční krytí rozpočtem vždy zodpovídá osoba, která objednávku vystavuje. 2. Došlé faktury Faktury došlé od dodavatelů opatří podatelna razítkem, zapíše do spisové služby a předá je pracovníku pověřenému kontrolou správnosti účetních dokladů, který tento doklad zkontroluje z hlediska věcné správnosti, připojí k faktuře příslušné náležitosti (objednávku, dodací list, smlouvu atd.), doplní rozpočtovou skladbu dle platného rozpočtu města a svým podpisem toto potvrdí. Poté předá fakturu správci rozpočtu, který toto potvrdí svým podpisem. Schválené a potvrzené faktury se předají na ekonomické oddělení nejméně 5 dnů před splatností, kde pověřený pracovník zapíše fakturu do knihy došlých faktur a provede kontrolu po stránce formální správnosti. Zjistí-li nesprávnost v ověřované operaci, je povinen uvědomit o tom pracovníka, který operaci nařídil a schválil. Pracovnice vedoucí knihu došlých faktur zodpovídá za proplacení řádně vybavené a přezkoušené faktury s ohledem na její splatnost. Příkazy k platbě zasílá bance zpravidla každý pracovní den elektronickým přenosem. Následující pracovní den přijme pracovnice výpis z účtu, na základě kterého provede úhradu plateb v knize došlých faktur. Proplacení faktury je možné pozastavit na základě písemného příkazu příslušného vedoucího doručeného pracovnici vedoucí knihu došlých faktur kdykoliv před provedením úhrady. Kniha došlých faktur je vedena na PC, je využíván program KDF od firmy GORDIC Jihlava. Na konci roku je vytištěna kniha došlých faktur, která je součástí účetních knih. 3. Vydané faktury Vedoucí oddělení, které poskytlo službu nebo dodalo zboží za úplatu, musí na ekonomické oddělení předat neprodleně podklady pro vystavení faktury. Faktura musí být vystavena nejpozději do 15 dnů od data poskytnutí služby nebo zboží. V případě přefakturace částí nákladů musí být faktura vystavená do 15 dnů od zjištění výše přefakturované částky. Ostatní faktury se vystavují dle podepsaných smluv a jejich dodatků. Fakturu vystavuje pracovníce ekonomického oddělení ve 2 vyhotoveních v programu firmy GORDIC Jihlava Kniha vydaných faktur, kde je automaticky přiděleno evidenční číslo a variabilní symbol pro platbu a automaticky se provede účetní přepis pohledávky. Storno vydané faktury provádí pracovnice ekonomického oddělení na základě písemného příkazu, který musí obsahovat i důvod storna. 4
Kniha vydaných faktur je vedena na PC a na konci roku je vytištěna kniha vydaných faktur, která je součásti účetních knih. 4. DPH, DIČ Město je plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). Daňové identifikační číslo Města je CZ00239453. Vedoucí ekonomického oddělení a pracovnice ekonomického oddělení na základě věcných pokladů od jednotlivých oddělení provádí členění příjmů z hlediska DPH na: - Veřejnoprávní, která nejsou předmětem daně - Osvobozené od daně s nárokem na odpočet - Osvobozené od daně bez nároku na odpočet - Zdanitelné. Vedoucí ekonomického oddělení řídí uplatňování odpočtu DPH na vstupu u výdajů. Pracovnice ekonomického oddělení odpovídá za řádné zaúčtování DPH. VI. Další účetní případy 1.Mzdy Veškeré prvotní účetní doklady pro zpracování mezd jsou odpovědnými pracovník MěÚ a MP doručovány mzdové účetní, kde se také uschovávají. Hromadné příkazy k výplatě měsíčních mezd zaměstnanců MěÚ a MP předává mzdová účetní na ekonomické oddělení. Řádné vedení a současně provádění mzdové agendy zabezpečuje mzdová účetní podle příkazů tajemníka. Mzdová agenda se zpracovává na PC programem DTG Datacentrum. Personální agendu zajišťuje starosta (tajemník) a mzdová účetní. Veškeré smlouvy a platební výměry jsou založeny u mzdové účetní spolu se mzdovými listy a přehledy pro sociální pojišťovnu, zdravotní pojišťovny a finanční úřad. Dispoziční příkazy k výplatě jednorázových odměn i ostatních osobních výdajů, proplácení dovolených a dalších náhrad vydává starosta (tajemník) a ty tvoří součást účetních dokladů. Mzdová účetní zakládá a vede na formulářích předepsaných Úřadem důchodového zabezpečení podklady nezbytné pro uplatnění nároků plynoucích ze sociálního zabezpečení Evidenční listy důchodového zabezpečení. Kromě toho mzdová účetní vyhotovuje potvrzení o výši výdělku pracovníků pro potřeby soudů, spořitelen, pojišťoven, finančních úřadů, úřadů práce, sociálních úřadů a dalších institucí. 2.Ceniny Jako ceniny se evidují příjmové pokladní bloky. Operativní evidenci vede pověřený pracovník ekonomického oddělení. Výdej pokladních bloků se provádí podle potřeby jednotlivých pracovníků, kteří provádí na svém úseku výběr poplatků v hotovosti. Popsaný pokladní blok je vrácen zpátky pověřenému pracovníkovi k archivaci. 5
3.Pokladna K provádění příjmů a výplat v hotovosti je na MěÚ zřízena pokladna, která patří pod ekonomické oddělení. Pokladnu vede pověřený pracovník ekonomického oddělení, který vystavuje příjmové i výdajové pokladní doklady. Maximální výše pokladní hotovosti je stanovena na 150.000,- Kč. Pokladna je vedena na PC v programu od firmy GORDIC Jihlava. Veškeré pokladní doklady mají svoji číselnou řadu (příjmové a výdajové). Automaticky jsou pokladní doklady přeneseny do účetnictví města. Zálohy pokladních hotovostí jsou vypláceny mimořádně v předpokládané výši jako jednorázové, které musí být vyúčtovány do pěti dnů po splnění účelu. Pokladna slouží občanům k přímým platbám, zejména platbě poplatků. Jednotlivá oddělení zajistí, aby poplatník při platbě v hotovosti znal výši poplatku a správný účel. Pokladní hotovost je dle potřeby a nad rámec stanoveného limitu odváděna na účet města u GE Money Bank a.s. U pracovníka pověřeného vedením pokladny se proveden 4 x za rok kontrola správnosti zůstatku pokladny. K tomuto účelu je stanoven finanční výbor. Ke konci roku se zůstatek pokladny vrátí na účet. Při předávání pokladny z důvody nepřítomnosti pracovníka pokladny se provádí přepočítání hotovosti v pokladně, o této činnosti se vyplní předávací protokol, který musí obsahovat minimálně datum, částku a podpisy předávajícího a přejímajícího vedení pokladny. Celý proces se opakuje při každé změně pokladníka. 4.Evidence, vymáhání a odpis pohledávek Pohledávky vznikají u rozpočtových příjmů. Evidenci o těchto pohledávkách si vede pověřený pracovník, který příjem poplatníkovi nařídil. Jedná se o poplatky správní i místní, pokuty, přestupky, prodeje na splátky, pronájmy, splátky půjček apod. Správu pohledávek provádějí pověření pracovníci podle smluv, příkazů, výměrů apod. Ekonomické oddělení po ukončení měsíce předá seznam o platbách jednotlivým pověřeným pracovníkům ke kontrole, kteří si toto označí ve své evidenci a dlužníkům zašle upomínku. Po aktualizaci je nutno odsouhlasit stav evidence se stavem účetním. Pokud dojde k nesouladu, musí být ihned provedena oprava, buď v účetnictví nebo v evidenci, aby souhlasil stav účetní se stavem skutečným. Evidenci musí mimo jiných poznámek obsahovat: Jméno a adresu poplatníka, obsah o jakou pohledávku se jedná, předepsanou částku, informaci o zaplacení, informaci pokud byl upomínán, informaci pokud bylo stanoveno penále, případně dopisy s poplatníkem. 6
Vymáhání pohledávek Příslušný pověřený pracovník, který pohledávku spravuje, zasílá první, druhou upomínku, platební výměr a pokud ani poté není pohledávka zaplacena, předá příslušný pověřený pracovník seznam na ekonomické oddělení, který zasílá další upomínky a ve spolupráci s právním zástupcem města pokračuje ve vymáhání. Odpis pohledávek Odpis pohledávek je možný při prokázání nedobytnosti pohledávky. Za nedobytnou se považuje pohledávka na základě prohlášení soudu resp. potvrzení jiných orgánů činných v trestním či civilně správním řízení o její nedobytnosti. 5.Zálohování a úschova účetních zápisů Po denním zaúčtování spustit program archivace, povinnost spustit kontrolní chody a opravit chybná zaúčtování. Archivace měsíčních dat na přenosném USB disku je uložena v trezoru na ekonomickém oddělení. Po roční uzávěrce je založen pouze jeden soubor s archivací dat, a to v trezoru. Doklady a výpisy se řadí chronologicky do šanonu. Po zaúčtování všech výpisů a dokladů daného měsíce je povinnost spustit kontrolní chody, zkontrolovat zůstatky na účtech a spustit kontrolu GORDIC kontrolní tabulku správnosti, dohledat a opravit rozdíly. Poté vytisknout sestavy plnění příjmů a výdajů, provést následnou kontrolu těchto sestav a opravit případné rozdíly. K měsíční uzávěrce vytisknou a ukládat výkaz o plnění rozpočtu, ke čtvrtletní uzávěrce ještě rozvahu, výkaz zisku a ztrát a přílohu. Archivace dokladů se provádí jedenkrát ročně po provedeném auditu, veškeré doklady ukládané do archivu se zapisují do archivní knihy, která je uložena u asistentky kanceláře úřadu. Prostory určené k archivaci dokladů ekonomického oddělení jsou v budově čp.101 a budově úřadu. Účetní písemnosti je nutné chránit proti poškození ohněm a vodou, proti klimatickým vlivům, proti odcizení, zneužití a znehodnocení. Účetní písemnosti musí být uloženy v účetním archivu po dobu stanovenou pro jednotlivé druhy písemností. VII. Harmonogram účetní uzávěrky Předmětem je postup prací při roční účetní závěrce účetní jednotky. Povinnost sestavení účetní závěrky je stanovena vyhl.č.410/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Postup při otevírání a uzavírání účetních knih je stanoven ČÚS. Účetní sestavy budou sestavovány vždy k rozvahovému dni, tzn. ke dni řádné účetní závěrky k 31.12. příslušného roku nebo v případě sestavení mimořádné účetní závěrky. Účetní výkazy 7
se sestavují v souladu s ust.vyhlášky č.449/2009 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Touto vyhláškou jsou stanoveny termíny pro předkládání účetních výkazů. Postup prací. 1. Provedení řádné inventarizace veškerého majetku a závazků, vyhodnocení výsledků inventarizace a zaúčtování inventarizačních rozdílů k 31.12. na základě příkazu starosty města 2. Zaúčtování všech účetních případů týkajících se příslušného účetního období, vyúčtování pokladny, odvod příjmů na účet, vyúčtování účelových prostředků, vyúčtování mezd a odvodů k 31.12. Po zaúčtování všech účetních případů se provede roční uzávěrka, která se po zpracování kontrolních chodů a všech kontrol archivuje na přenosný USB disk a data se předávají do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS). Po jejich předání a odsouhlasení se provede uzavření účetních knih a následné otevření účetních knih nového roku. VIII. Závěrečná ustanovení Vedoucí všech oddělení jsou povinni seznámit své podřízené zaměstnance s touto směrnicí a zajistit její dodržování. Každý vedoucí oddělení je povinen zkontrolovat měsíční výstupní sestavy o příjmech a výdajích z programu GORDIC. V případě zjištění chyb toto projednají s vedoucím ekonomického oddělení. Touto směrnicí se ruší Směrnice č. 2/2011, o oběhu účetních dokladů ze dne 18. 1. 2011. Směrnice nabývá účinnosti dnem 3. 10. 2011 a byla schválena Radou města dne 3.10.2011 usnesením č. 551/2011. Lukáš Pilc starosta města Milovice 8
Příloha č.1 Soupis základních účtu města Číslo účtu Kód banky Použiti účtů 600220584 0600 Základní běžný účet GE Money Bank 19-600220584 0600 Základní běžný účet (příjmy) GE Money Bank 27-600220584 0600 Základní běžný účet (výdaje) GE Money Bank 107-600220584 0600 Sociální fond zaměstnanců GE Money Bank 159210667 0600 Revolvingový účet (kauce na byty) - GE Money Bank 201439941 0600 Základní běžný účet GE Money Bank 201440336 0600 Základní běžný účet GE Money Bank 6924191 0100 Základní běžný účet - KB 43-7348300217 0100 Základní běžný účet Radnice Milovice - KB 43-7407060277 0100 Základní běžný účet Domos KB (Byty města) 9
Příloha č.2 Podpisový vzor K dispozičnímu oprávnění hospodaření s rozpočtovými prostředky v rámci odpovědného místa a k přezkušování účetních dokladů podle zákona o účetnictví a podle Směrnice o oběhu účetních dokladů na Městě Milovice. Tento podpisový vzor nahrazuje dosud platný podpisový vzor ze dne : 18.1.2011 Jméno a příjmení, funkce Podpis Pilc Lukáš, starosta Říhová Marcela, místostarostka Pokorná Marcela, vedoucí ekonomického oddělení Zatloukalová Jaroslava, vedoucí oddělení správních agedn Ing.Černý Alexandr, vedoucí oddělení správy majetku města Dulová Jana, vedoucí stavebního úřadu Bc.Hrabánek Tomáš, velitel Městské Policie Kratochvíl Luboš, velitel jednotky hasičů 10