Petr Sodomka Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) Fakulta podnikatelská Vysoké učení technické v Brně Kolejní 2906/4, 612 00 Brno petr.sodomka@cvis.cz Abstrakt: Ke konci roku 2011 uzavřelo Centrum pro výzkum informačních systémů 2. část rozsáhlého kvalitativního šetření nazvaného Výzkum stavu a požadavků na IS/ICT ve výrobních podnicích ČR. Jeho cílem bylo analyzovat vybrané podnikové oblasti z hlediska využití informačních systémů a technologií a definování trendů. Jedním z hlavních témat tohoto šetření bylo objasnit využívání sofistikovaných metod plánování a řízení dodavatelského řetězce. Stručný přehled těch nejdůležitějších metod zjištěných v této oblasti si můžete přečíst v následujícím článku. Abstract: At the end of year 2011 Center for investigations into Information Systems concluded the second part of wide qualitative research called Research of the current state and requirements for information systems and technologies in the Czech manufacturing sector. The aim of this study was to analyze the utilization of information systems and technologies in selected business areas and define current trends. One of the key topics of this research was to clarify the use of sophisticated methods of planning and managing supply chain. The brief overview of the most important methods identified in this area is summarized in this paper. Key words: Enterprise Resource Planning (ERP), SCM (Supply Chain Management), CRP (Continuous Replenishment Planning), VMI (Vendor Managed Inventory), ECR (Efficient Customer Response), CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), EDI (Electronic Data Interchange) 1. Úvod Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) od samého počátku své existence a odborné zainteresovanosti svých členů a partnerů pracuje na výzkumu podnikových informačních systémů, a to jak na straně dodavatelů, tak na straně uživatelských organizací (Sodomka, Klčová, 2010). Obecné základy pro zkoumání podnikových informačních systémů a technologií, jejich klasifikace a efektivního využití v podnicích tvoří stěžejní monografické práce profesorů Jiřího Voříška (Voříšek, 1997), Zdeňka Molnára (Molnár, 2001), Josefa Basla (Basl, 2002) a významné zahraniční práce renomovaných výzkumných společností, jako jsou a Deloitte (Deloitte, 2000) a Accenture (Accenture, 2001). Poslední dvě jmenované práce jsou spolu s odbornými publikacemi T. H. Davenporta (Davenport, 1998), T. Stevense (Stevens, 2001), D. L. Olsona (Olson, 2003, Olson, Chae, Sheu, 2005) a K. C. Laudona (Laudon, Laudon, 2006) základem pro vlastní zkoumání podnikových informačních systémů a technologií. 80
V oblasti řízení dodavatelského řetězce pak CVIS čerpá především z prací autorů M. L. Fischera (Fischer, Hammond, 1994, Fischer, 1997), H. L. Leeho (Lee, 2002) a S. Chopry (Chopra, Meindl, 2004). 2. Metodika výzkumu Aby bylo možné dosáhnout odpovídající hodnověrnosti a spolehlivosti výzkumu, byly stanoveny následující zásady odpovídající teoretickým předpokladům pro realizaci terénního kvalitativního výzkumu (Gill, Johnson, 1991, Pavlica, 2000, Denzin, 2009): Výzkum bude realizován výhradně formou kvalitativního dotazování projektivních rozhovorů, přičemž jako podklad pro tyto rozhovory bude sloužit strukturovaný dotazník. Výzkum budou realizovat pouze odborníci a spolupracovníci CVIS, kteří jsou dostatečně fundovaní v celé šíři zkoumané problematiky a mají zkušenosti s vedením projektivních rozhovorů. Dotazování bude probíhat vždy v místě zkoumané organizace a bude-li to možné, pak bude následováno exkurzí, která umožní uplatnit vybrané techniky pozorování jako doplňující nástroj pro sběr dat a utvoření si celkového obrazu o organizaci. Vyhodnocení výzkumu bude uskutečněno jak na základě kvalitativních, tak i kvantitativních metod. Hodnověrnost a spolehlivost prezentovaných výsledků se bude opírat o projektivní rozhovory a dominanci faktů, na nichž se shodne co největší počet velmi odlišných organizací zkoumaného vzorku. Veškeré poskytnuté údaje při dotazování musí být respondenty oficiálně schváleny a autorizovány. Veškeré údaje (názory, stanoviska, interní informace o fungování a problémech firem) kromě vybraných faktografických dat (např. počet zaměstnanců, velikost obratu) budou publikovány výhradně jako souhrnné závěry bez uvádění jmen konkrétních firem nebo respondentů. Výběr vzorku bude záměrný a bude se opírat o následující principy: o Celkový počet zkoumaných organizací musí dosáhnout minimálně počtu 50. o Budou zkoumány pouze ty organizace, které mají převažující výrobní činnosti a budou schopny a ochotny se podílet na dotazování. o Organizace budou pocházet z různých vertikál (odvětví), přičemž bude snahou získat pro každou vertikálu, či subvertikálu reprezentativního respondenta (prestižní organizaci v oboru). o Každou organizaci bude reprezentovat minimálně jeden respondent (manažer), v jehož pravomoci je rozhodování nebo spolu-rozhodování o investicích do IS/ICT. V případě, že takovýto respondent nebude schopen odpovědět na všechny položené otázky, pak bude k dotazování přizvána další odpovědná osoba tak, aby bylo možné zodpovědět vše vyčerpávajícím způsobem. Na základě těchto zásad a principů byl proveden výzkum v 60 výrobních organizacích v ČR, z toho v letech 2008 2009 ve 40 a v letech 2010 2011 v dalších 20 výrobních organizacích. Paralelně s tímto šetřením probíhala realizace případových 81
Petr Sodomka studií ve vybraných referenčních podnicích mimo ČR (I.D.C. Holding na Slovensku, KiMs v Dánsku), které vhodně doplňovaly zkoumaný vzorek za účelem ověření některých dílčích závěrů. Týkalo se to např. sektoru, jehož zastoupení nebylo možné považovat ve vzorku 60 výrobních organizací v ČR za reprezentativní (výrobci a distributoři vysokoobrátkového zboží). Důležitým úkolem pro výzkumný tým bylo zhodnotit mimořádné vlivy hospodářské recese na uvažování a závěry respondentů a dokázat od sebe oddělit chování a plány organizací v obvyklé ekonomické situaci a v situaci ekonomického poklesu a rostoucí nejistoty na průmyslových trzích. U deseti respondentů dotazovaných v letech 2008 2009 proběhlo doplňující opakované dotazování v průběhu let 2010 2011 s cílem ověřit platnost některých zjištěných údajů, zejména těch, které mají úzkou vazbu na vývoj hospodářského cyklu. 3. Nejčastěji používané metody plánování a řízení dodavatelského řetězce Úspěšnost podnikání v dodavatelském řetězci je závislá zejména na schopnosti efektivně reagovat na vývoj poptávky, a tedy plnit termíny a kvalitativní parametry dodávek. Tabulka 1 ukazuje hlavní identifikované problémy ve vztazích s dodavateli a očekávání od IS/ICT při jejich řešení. Uvedené faktory jsou vyhodnoceny kvalitativně a seřazeny dle důležitosti (první nejdůležitější). Hlavní problémy při řízení vztahů s dodavateli Řízení kvality a termínů dodávek Řízení cen a cenotvorba - vyhodnocování dodavatelů Pružnost reakce na objednávky Nákup standardního materiálu Očekávání od IS/ICT při jejich řešení Respondenti nevědí, jak a zda může ICT pomoci Řízení reklamací a navazujících procesů včetně řízení dokumentů Automatizace a integrace interních procesů a jejich pokrytí ERP systémem Podpora manažerského rozhodování se zaměřením na SRM Tab. 1: Hlavní problémy při řízení vztahů s dodavateli a očekávání od IS/ICT při jejich řešení Při řešení prvního i třetího klíčového problému (řízení kvality a termínů dodávek, pružnost reakce na objednávky) může významně napomoci aplikace vhodné metody v rámci ERP nebo přímo SCM. Je-li firma podřízenou součástí dodavatelského řetězce, jako jsou např. subdodavatelé automobilového průmyslu, pak může nasadit ERP a APS systém využívající kombinaci tlačného principu plánování s algoritmy plánování do omezených kapacit. Tento princip je však zaměřen spíše na optimalizaci vlastních interních procesů, jako je tomu např. ve společnosti Buzuluk (Sodomka, Klčová, 2010). Firmy, které jsou zřizovateli dodavatelského řetězce a disponují dostatečnou vyjednávací silou, pak mohou prosazovat a aplikovat sofistikované metody, které jsou orientovány na optimalizaci toků v rámci celého řetězce. Následující přehled je výčtem především těchto pokročilých metod. 82
3.1 Systém plynulého zásobování Systém plynulého zásobování (CRP Continuous Replenishment Planning) mění tradiční proces zásobování řízený maloobchodem v proces vzájemné spolupráce, kde požadavky stanovuje dodavatel podle informací přijatých od maloobchodu. Proces plynulého zásobování tak začíná akceptováním zprávy elektronické výměny dat popisující denní stav zásob. Přijatá data jsou vyhodnocena, zařazena do archívu a dále použita jako podklad pro sestavení předpovědi a návrhu objednávky. CRP generuje na základě historie vývoje dodávek týdenní předpověď a stanovuje bezpečnou hladinu zásob. Tato předpověď vzniká s ohledem na plánované období, aktuální trendy včetně ochrany vůči mimořádným výkyvům. CRP navrhuje objednávky a určuje doporučená množství na základě porovnání množství dostupného zboží na skladě s očekávaným prodejem. Po realizaci základních výpočtů optimalizuje dodávku časovým vyvážením zásob s ohledem na logistiku, přepravní a jiná omezení. 3.2 Řízení zásob dodavatelem Další metodou, v podstatě navazující na CRP, je řízení zásob dodavatelem (VMI Vendor Managed Inventory), při které dodavatel aktivně udržuje požadovanou optimální úroveň zásob. Od distributorů dostává pravidelné informace o aktuálním stavu zásob, o prodejích, včetně očekávaných, a také o připravovaných akcích na podporu prodeje. Dodavatel přebírá zodpovědnost za doplnění zboží a v rámci smluvně daných pravidel navrhuje objednávku a realizuje dodávku. Systém řízení zásob dodavatelem je významným krokem ke zjednodušení a zefektivnění řetězce v jeho distribuční části. Na straně maloobchodu uspoří zdroje a eliminuje položky bez zásoby (out of stock), na straně výrobce zprůhlední tok zboží a umožní lépe plánovat výrobu. Metodu VMI používá např. společnost I.D.C. Holding, jeden z největších slovenských výrobců pečiva a cukrovinek. V rámci ERP systému IFS Aplikace a jeho modulu Demand Planner jsou generovány požadavky odběratelů a následně transformovány do dodávek jednotlivých komodit. Výstupy slouží jak pro nákup, tak pro samotnou výrobu. Plánování poptávky je očištěno od všech dalších prodejních akcí a počítá pouze se standardně vyráběnou úrovní, do níž se jednotlivé akce zanesou ručně, většinou až tři týdny před jejich spuštěním. Pokud se jedná o akci, která přesahuje třítýdenní kapacitu výroby, musí se zaznamenat ještě dříve, neboť si společnost nemůže dovolit na všech linkách vyrábět pouze produkty týkající se dané akce a nepokrýt potřeby ostatních odběratelů. Přínosy konceptu VMI spočívají zejména ve snížení zásob a změně jejich struktury, která přesně odpovídá předpokládané výrobě. Po nasazení ERP systému IFS Aplikace poklesly zásoby přibližně o 30 % a zavedením VMI se snížily ještě o dalších 10 %. Společnost kvůli vysokým zásobám dokonce dříve uvažovala o pořízení či pronájmu nových skladovacích prostor. ERP systém ušetřil cca 1,3 mil. EUR, které by společnost musela investovat do výstavby nové haly s kapacitou 4 500 paletových míst, nebo uspořil měsíční nájemné odhadované na 1 900 EUR. 3.3 Efektivní reakce na požadavky zákazníka Efektivní reakce na požadavky zákazníka (ECR Efficient Customer Response) je pojmenování pro dílčí systém řízení zásob, který vychází z principu, že je třeba lépe 83
Petr Sodomka poznat potřeby zákazníků a přesvědčit je o koupi právě dostupných produktů. ECR vytváří podmínky pro vzájemnou spolupráci všech subjektů, které se účastní procesu distribuce. Hlavním cílem je zajištění optimální úrovně zásob v dodavatelském řetězci, která se odhaduje na základě očekávaného vývoje poptávky a zabezpečuje dodávkami od výrobců. ECR přijímá objednávky z distribuční sítě a stará se o realizaci těchto dodávek. Dále sleduje informace o stavu a pohybu zásob a průběhu procesu vyřizování zákaznických objednávek, které pak poskytuje jednotlivým článkům řetězce. Mezi základní principy pak patří posílení úlohy spotřebitele (preference principů tahu před principy tlaku) a pověření dodavatele zásobováním odběratele. Cílem je optimalizovat náklady, a to i pomocí přebírání prvků spolupráce na trhu za partnery. S partnery je nutné komunikovat a sdílet určité informace, neboť přínosy získané touto kooperací jsou významné pro všechny strany. Kvalitní spolupráce na tak vysoké úrovni se ovšem může realizovat jen za předpokladu dlouhodobosti a oboustranné výhodnosti, spolehlivosti výroby, odpovídající kvality zboží a příznivé ceny, spolehlivosti plateb, zajištění minimální úrovně zásob při udržení stálosti, hloubky a šířky sortimentu, zajištění vhodného balení zboží a odpovídajícího využití IS/ICT u všech zúčastněných subjektů. Realizace ECR je do značné míry závislá na propojení subjektů v řetězci prostřednictvím EDI (Electronic Data Interchange) jako hlavního předpokladu synchronizace toku informací. Využití ECR je vhodné při distribuci velkého objemu vysokoobrátkového zboží. ECR je zároveň pojmenování pro Česko-Slovenskou iniciativu, která vznikla v polovině devadesátých let jako odpověď na změny v dodavatelských řetězcích ovlivněné zaváděním IS/ICT. V roce 2011 přistoupili k této iniciativě také dva hlavní poskytovatelé EDI, společnosti CCV Informační systémy a Editel CZ, což podtrhuje význam elektronické výměny dat při realizaci tohoto konceptu. 3.4 Společné plánování a predikce v dodavatelském řetězci Moderní IS/ICT lze v dodavatelském řetězci využít k vyšším formám spolupráce než jen k dílčím řešením, o nichž jsme již hovořili (CRP, VMI, ECR). Mezi takovéto koncepty patří CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) jednotné plánování na základě společné predikce budoucího vývoje. Na pojem CPFR existuje více odlišných pohledů, často bývá také zaměňován s ostatními dílčími metodami či přístupy. Struktura procesu CPFR je uvedena na obr. 1. 84
Obr. 1: Struktura procesu CPFR (Sodomka, Klčová, 2010) CPFR představuje v užším slova smyslu systém plánování, předpovídání a doplňování zásob s cílem aktivního udržování jejich optimální úrovně v řetězci. Koncept CPFR se od ostatních metod odlišuje zejména zaměřením na propojení řetězce od dodavatele surovin a materiálu až po výrobce. Při řízení zásob je totiž rozhodující optimalizace procesů probíhajících právě mezi těmito články řetězce, zvláště pokud v něm převažuje uplatňování tlačných principů. Tvorbu oficiálního CPFR modelu jako konceptu sloužícího k efektivnímu řízení zásob podpořily společnosti The Uniform Code Council (UCC) a EAN Mezinárodní normy procesů managementu (SMP), což CPFR dodává potřebnou úroveň věrohodnosti a 85
Petr Sodomka profesionality. Nasazení IS/ICT s cílem podporovat společné plánování v každém případě předpokládá především změnu současného chápání obchodních vztahů, která se projeví v přizpůsobení podnikových procesů a jejich sladění s cíli celého řetězce. Rozhodující přínos CPFR spočívá právě ve vytvoření systému sdílených informací. Na jeho základě pak vznikají přesnější předpovědi, jasně definované operativní postupy a brání se duplicitám v datech. Podstatou tvorby předpovědí jsou statistické metody implementované v informačním systému. Získané výsledky jsou následně předány všem zúčastněným článkům dodavatelského řetězce nebo podnikovým úsekům, které je porovnají se svými krátkodobými i dlouhodobými plány. Společná předpověď je pak vytvářena podle přesných pravidel CPFR systému. Z ní pak při své činnosti vycházejí všechny články řetězce při koordinaci svých aktivit, která jim umožňuje snižovat náklady a zvyšovat zisk. CPFR pak v konečném důsledku může napomoci také vývoji a využití nových metod pro předpověď poptávky. 3.5 Jak lze plánovat mezi výrobcem a distributory slaného pečiva Dánská společnost KiMs je jedním z předních evropských dodavatelů slaných výrobků (bramborových lupínků, slaného pečiva, oříšků) s více než 50 % podílem na skandinávském trhu. Společnost se rozhodla vyměnit stávající ERP systém a nahradit jej moderním řešením Microsoft Dynamics AX a integrovaným nástrojem Microsoft Dynamics Demand Planner, který byl využit pro předpověď poptávky a plánování požadavků v dodavatelském řetězci. Tento nástroj je plně propojený s ERP systémem a umožňuje vstupy partnerů z různých částí řetězce, k nimž patří distributor Marks and Spencer, poskytovatelé meziskladů pro maloobchodní řetězce a sklady pro maloobchodníky a benzínové pumpy. Společné plánování a predikce prodeje pro jednotlivé partnery jsou nezbytné, neboť u dodavatelského řetězce KiMs převažují procesy založené na principu tahu. Zpřesnění dodávek vede k lepší spokojenosti zákazníků a elektronická komunikace s obchodními partnery přes BizTalk Server umožňuje zefektivnění realizace požadavků. K hlavním měřitelným přínosům sdíleného CPFR řešení patří uvolnění 10 % administrativních zdrojů a zvýšení produktivity cca o 15 %, redukce operativních nákladů snížení průběžně udržované hladiny zásob a optimalizace požadavku vedoucí k větší průchodnosti výroby bez výpadků snížení skladových ztrát o 75 %, snížení nákladů na dodávku o 25 %, návratnost rozsáhlé investice do tří let. Společnosti se nasazením CPFR také podařilo výrazně zlepšit kvalitu dodávek i přes rostoucí složitost prodejních kanálů a zpřesnit plánování a prognózy (zejména v oblasti materiálových zásob) včetně jejich centralizace. 4. Závěr Nejpokročilejší metodou plánování a řízení dodavatelského řetězce je bezesporu koncept CPFR. V ČR jsou však jeho aplikace velmi sporadické (historicky např. ve společnosti Grund). Obvykle pak končí u efektivního řízení zásob. Z dlouhodobého hlediska bude konkurenceschopnost jednotlivých řetězců záviset na adaptabilitě podle změn okolí i změn uvnitř struktury. Proto i koncept CPFR by měl být ve své podstatě rozvíjen tak, aby umožňoval analyzovat vývoj dílčích dodavatelských cyklů a v návaznosti pak výkonnost a akceschopnost celého řetězce. Každý článek řetězce totiž může získávat podstatné informace, které slouží jako podklad pro utváření představy o budoucí poptávce a následné rozhodování. 86
Důležitou otázkou rovněž je, jak jsou na CPFR připraveny softwarové produkty. Toto téma se týká především vyšší třídy APS/SCM systémů, jako jsou Oracle Advanced Supply Chain Planning nebo SAP SCM, resp. SAP APO. Příslušnou funkčnost poskytují také vyspělá ERP řešení, a to obvykle pod označením MultiSite. Za všechny lze zmínit světově proslulé produkty QAD Enterprise Applications, IFS Aplikace nebo Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Zajímavý nástroj pro CPFR mají k dispozici také systémy značky Microsoft Dynamics (viz případová studie KiMs). Z ostatních dílčích metod plánování a řízení dodavatelského řetězce se v českých průmyslových podnicích nejčastěji využívá VMI. Její nasazení umožňují nejen vyspělá globální ERP řešení, ale i tuzemské systémy. U některých je součástí standardních modulů (např. IS Karat), u jiných je předmětem zakázkových úprav. VMI lze dnes považovat za nedílnou součást konceptu ERP zahrnujícího integraci externích procesů (ERP II). Literatura Accenture. 2001: Hodnota podnikových informačních systémů v České republice. Praha, Interní studie společnosti Accenture Basl, J., 2002: Podnikové informační systémy. Praha: Grada Publishing, ISBN 80-247-0214-2 Davenport, T. H., 1998: Putting the Enterprise into Enterprise Systém. Harvard Business Review. vol. 76, pp. 121-131, ISSN 0017-8012 Delloitte Consulting, 2000: ERP s Second Wave A Global Research Report. ISBN 1-892383-42-X Denzin, N. K., 2009: The Research Act A Theoretical Introduction to Sociological Methods. London: Prentice Hall. ISBN 978-0-202-36248-9 Fischer, M. L., Hammond, L., et al., 1994: Making Supply Meet Demand in an Uncertain World. Harvard Business Review, 1994, vol. 72, no. 3, pp. 83 93. ISSN 0017-8012 Fischer, M. L., 1997: What is the Right Supply Chain for your Product. Harvard Business Review, vol. 75, no. 2, pp. 105 116. ISSN 0017-8012 Gill, J., Johnson, P., 1991: Research Methods for Managers. London: P. Chapman Publishing, ISBN 1-85396-119-1 Chopra, S., Meindl, P., 2004: Supply Chain Management (Second Edition). Upper Saddle River, NJ: Pearson Education, ISBN 0-13-101028-X Laudon, K. C., Laudon, J. P., 2006: Management Information Systems (10th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall, ISBN 0-13-230461-9 Lee, H. L., 2002: Aligning Supply Chain Strategies with Product Uncertainties. California Management Review, vol. 44, no. 3, pp. 105 119. ISSN 0008-1256 Molnár, Z., 2001: Efektivnost informačních systémů. Praha: Grada Publishing, ISBN 80-7169-410-X Olson, D. L., 2003: Managerial issues of ERP systems. New York: McGraw Hill/Irwin, ISBN 0-07-286112-6 87
Petr Sodomka Olson, D. L., Chae, B., Sheu, C., 2005: Issues in multinational ERP implementation. International Journal of Services and Operations Management, vol. 1, no. 1, pp. 7 21, ISSN 1744-2370 Pavlica, K. a kol., 2000: Sociální výzkum, podnik a management. Praha: Ekopress, 2000. ISBN 80-86119-25-4 Sodomka, P., Klčová, H., 2010: Informační systémy v podnikové praxi. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Brno: Computer Press, ISBN 978-80-251-2878-7 Stevens, T., 2001: All Fair in Integration. Industry Week, 2001, vol. 250, no. 6, pp. 24-29. ISSN 0039-0895 Voříšek, J., 1997: Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. Praha, Management Press, ISBN 80-85943-40-9 JEL: L60, M15 88