Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty



Podobné dokumenty
Zveřejnění smlouvy do Registru smluv (ISRS) včetně anonymizace

Administrátorský manuál: Administrace sady spisových a skartačních znaků

Uživatelský manuál: Hostovaná AthenA Edice M Podatelna příjem datových zpráv z ISDS

MANUÁL administrátora elektronické spisové služby

Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze

27 Evidence kasiček. Popis modulu. Záložka Organizované sbírky

26 Evidence pošty. Popis modulu. Záložka Evidence pošty

Kontakty (Lidé) OKNO KONTAKTY (LIDÉ) Seznam kontaktů najdeme v sekci Lidé nalevo ve spodní části Outlooku mezi nabídkami Pošta, Kalendář a Úkoly.

Flexi uživatelská příručka verze 2.1

OBSAH. 48 Příručka ON-LINE KUPEG úvěrová pojišťovna, a.s.

MONITORING OBCHODNÍCH PARTNERŮ

Příručka pro editaci kontaktů na eagri

Školní události. v Pozn.: Níže popsaný návod je určen pro uživatele s rolí Administrátor, není-li uvedeno jinak.

Uživatelský manuál. Obsah

ipodatelna Uživatelská příručka

Příručka pro plánovače IS MPP

Novinky verze systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE

1. Pro přihlášení k odběru novinek klikněte na tlačítko Registrace nového uživatele.

Microsoft Office. Word hromadná korespondence

Modul Kontakt s klientem SSP. OKcentrum. Uživatelská příručka. Poskytování součinnosti ÚP ČR

Dokumentace. k modulu. podnikový informační systém (ERP) Datové schránky

Přehled změn aplikace Athena (AADB )

Integrační modul REX. pro napojení elektronické spisové služby e-spis LITE k informačnímu systému základních registrů. Uživatelská příručka

Dealer Extranet 3. Správa objednávek

Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o.

Výtisk č.: Počet listů 19. Přílohy: 0 ÚZIS ČR. Role žadatel - postup

Akce. 1. Spuštění modulu Akce

24 Uživatelské výběry

Zápis státního občanství

Postup pro vytvoření a úpravy distribučních seznamů Pozn.: práva vytvářet a upravovat seznam mají správce distribučního seznamu a správce společnosti

Manuál k produktu. fajny shop. FajnyWEB.cz 2008 ( )

Změna formuláře při výběru kompetencí (odborných dovedností) 1. Hledání textové formulace kompetence - odborné dovednosti

[RDM] STRUČNÁ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA. CENTRÁLNÍ REGISTR PODPOR MALÉHO ROZSAHU - de minimis

Obsah Úvod 4. TF Wmake 1.5

K práci je možné přistoupit následujícím způsobem. Odkaz na práci se nachází na osobním webu autora práce:

Manuál elektronické registrace do databáze hodnotitelů OP PPR

Modul IRZ návod k použití

Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe

Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe

DIPL 2. Stručný manuál pro vysokoškolské kvalifikační práce.

PROPOJENÍ PRODUKTŮ YAMACO SOFTWARE

Jednoduchý uživatelský manuál k programu Cat s Paradise

47 Mapování přístupnosti

Založení nové karty - základy

Základní školení pro administrátory

Průvodce aplikací FS Karta

AUTOMATICKÉ NAČTENÍ INSOLVENČNÍHO PŘÍPADU DO SYSTÉMU... 1 MANUÁLNÍ NAČTENÍ INSOLVENČNÍHO PŘÍPADU DO SYSTÉMU... 3 ZÁLOŽKA ZÁKLADNÍ...

TERMÍNY ZKOUŠEK VYPISOVÁNÍ (verze 2)

REGISTR VINIC - ŽÁDOST O ZATŘÍDĚNÍ VÍNA (UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO FARMÁŘE) Brno CCV, s. r. o.

Portál Značení tabáku Uživatelská příručka pro registrované uživatele

16 Adresář firem. Popis modulu

Rozlišujeme hlavní adresu subjektu, její obálkovou adresu a adresy zástupných osob přidružené k hlavní adrese.

Externí spolupracovníci

Postupy práce se šablonami IS MPP

Poté se zobrazí evidenční karta nově podávaného dokumentu. Nyní je nutno vyplnit informace o zasílaném dokumentu.

51 Docházka externistů

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA K HLÁŠENÍ STAVU VČELSTEV

KSRZIS. Příručka - Role žadatel. Projekt - ereg - Úprava rezortních registrů a konsolidace rezortních. dat v návaznosti na základní registry VS

Manuál pro NetDOGs práce s administrací

Příručka uživatele HELPDESK GEOVAP

Návod - katalog. ANTEE s.r.o. - tel.: , fax: , helpdesk: ,

Depozitář 2 manipulace s předměty

návod Bidvest dealer 4

Uživatelská příručka

VYSTAVENÍ LICENCE HRÁČE MANUÁL

PTÁČEK - velkoobchod. eshop. ZÁKAZNICKÝ pracovní postup

Informační systém pro e-learning manuál

Databox CONTACT 6 základní operace programu

Uživatelská příručka

PŘÍRUČKA PRÁCE SE SYSTÉMEM SLMS CLASS pro učitele

Modul Půjčovna Materiál pro samostudium +1873

Helios RED a Elektronická evidence tržeb (Helios RED verze 10)

Obsah. 1.1 Práce se záznamy Stránka Dnes Kontakt se zákazníkem... 5

Příjem a odesílání datových zpráv na UK

Dealer Extranet 3. Cenové nabídky

Athena Uživatelská dokumentace v

Při prvním přihlášení Vás program vyzve ke změně úvodního hesla.

Nápověda k systému CCS Carnet Mini. Manuál k aplikaci pro evidenci knihy jízd

NOVÁ ZÁLOŽKA DOKUMENTY... 2 DATOVÁ SCHRÁNKA - INFORMACE O ADRESÁTECH... 8 SUBJEKTY - OBECNÝ ZMOCNĚNEC... 9

Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.25

Stručný manuál práce s e-shopem fiktivnifirmy.cz: vložení zboží do e-shopu

SOFTRONICHD UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA - KLIENT

43 HTML šablony. Záložka Šablony v systému

SERVICE ON LINE MANUÁL

Uživatelská příručka pro administraci nabídek práce. na personálním webu Atraktivni-prace.cz. Verze 8.01/2013. Autor: Petr Kliment

Dodatek k manuálu service.cbf.cz - organizační pracovník klubu

Lokality a uživatelé

Modul Kalendář verze 1.0

ZINGO - Uživatelský manuál teamleader

Zpracování voleb do Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR v informačním systému KEO X

Příručka pro editaci kontaktů na eagri

Nastavení klientských stanic pro webové aplikace PilsCom s.r.o.

ZŘ 1 PŘÍMÉ ZADÁNÍ (VZ MALÉHO ROZSAHU)

Stručný návod na evidenci záznamů publikační činnosti v OBD 2.5

1.2 Nastavení datové schránky

Úvod...1 Instalace...1 Popis funkcí...2 Hlavní obrazovka...2 Menu...3 Práce s aplikací - příklad...5

Car Control. Rychlý průvodce nastavením aplikace pro Administrátora Telefónica O 2 Czech Republic, a.s. Obsah I

Způsob odeslání Přiznání k dani z přidané hodnoty, Souhrnného hlášení. a Výpisu z evidence pro účely z přidané hodnoty podle 92a zákona o DPH

Do evidenčního systému ČAS se atletický oddíl/klub (dále jen oddíl ) přihlásí na adrese:

Transkript:

Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty Se zapnutím nových kontaktů souvisí nasazení nové aplikace Těžká podatelna a nový formulář pro evidenci externí písemnosti (dokumentu). Zapnutí nových kontaktů lze provést od verze Atheny 4.2.12 a Verze databáze: AADB 2.0.48. a je to prozatím záležitost zapnutí těchto kontaktů ze strany Pilscomu. Časem dojde k zapnutí nastálo. Kontakt je rozdělen na tzv. Subjekt kontaktu a Firemní či Osobní kontakt. Informace o subjektu a jeho částech tvoří stromovou strukturu reprezentující známou část hierarchie subjektu. Hloubka hierarchie je členěna na čtyři stupně: Například: Magistrát města Volnosti (Subjekt) Odbor odpočinku (Útvar) Referent pro nicnedělání (Funkce) František Flákač (Kontaktní osoba) Kontakty zakládá podatelna při evidenci došlých písemností (dokumentů) a jakýkoliv další uživatel systému (typicky) při zakládání obálky. Kontakty založené podatelnou jsou dostupné všem, kontakty založené jednotlivými pozicemi jsou ve výchozím stavu soukromé (vidí je jen on - nevidí je ani podatelna). Podatelna zadává subjekty viditelné pro celý profil, možnost jejich dohledání referentem je ale dán kvalitou zadaného kontaktu (pokud se podaří kontakt dohledat z databáze UIR-ADR) Kontakty je i nadále možné zařadit do skupiny kontaktů, na skupině kontaktů je možno přiřadit právo (přístup) čtenáře a autora. Poštovní adresa je navázána na číselník poštovních adres (získávaný primárně z databáze UIR- ADR - Územně identifikační registr adres a v Atheně je automaticky aktualizována úlohou v administraci UIR-ADR aktualizace databáze ). Nové kontakty umožňují rychlejší vyhledávání (téměř) nezávisle na počtu kontaktů. 1 PilsCom, s.r.o.

Obsah: Obsah:... 2 1. Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu:... 2 2. Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů:... 6 3. Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky:... 7 4. Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu:... 10 5. Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres).... 10 6. Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná... 11 7. Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů... 12 8. Administrátor kontaktů... 14 1. Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu: Při evidenci došlého externího dokumentu (písemnosti) z webové části Atheny se postupuje podobným způsobem jako u starých kontaktů a to postupným vyplněním formuláře Nový externí 2 PilsCom, s.r.o.

dokument (písemnost). Postup práce v tzv. těžké podatelně je samostatně popsán v manuálu těžké podatelny. Při evidenci je možné hledat odesilatele (jako tomu bylo u starých kontaktů) ve skupině kontaktů (obr. 1). V tom případě se hledá přímo kontakt (kontaktní osoba). Nezadáním skupiny dojde ke hledání v subjektech kontaktů a v nich je možné později vybrat existující či založit nový firemní (osobní) kontakt (obr. 2). Pokud kontakt nalezneme, lze jej rovnou kliknutím vybrat: obr. 1 obr. 2 3 PilsCom, s.r.o.

Pokud Athena nenalezne žádný subjekt, lze založit Nový firemní nebo Nový osobní subjekt údajů z ISDS. případně a subjekt založit až po dohledání V případě zvolení Nového firemního subjektu (obr. 3) se hledaný text zadá do společnosti, v případě Nového osobního do řádky Celé jméno a je tedy možné nový kontakt ihned založit. obr. 3 obr. 4 Dodatečně, ale lze Typem subjektu změnit, o jaký se jedná: 4 PilsCom, s.r.o.

Nyní lze doplnit podle údajů, které jsou známé, jednotlivé řádky např. u Firemního subjektu: V podrobnostech subjektu lze doplnit IČ a DIČ: Není ale nutné podrobnosti vyplňovat, ale lze je zadat rovnou v řádce Společnost: Podobně jako u Společnosti je možné vyplnit rovnou i rozšiřující údaje u Kontaktní osoby (případně přes podrobnosti osoby): Dále se vyplní Adresa v pořadí zobrazující titulek: Telefon, Email a Datovou schránku (ID) je samozřejmě také možno vyplnit. 5 PilsCom, s.r.o.

Po potvrzení OK v horní části nově založeného kontaktu se zobrazí formulář Nového externího dokumentu (písemnosti) s vyplněným odesilatelem, kde doplníme ostatní údaje a předáme na pozici sekretariátu nebo konečného zpracovatele. Tím je založen nový kontakt a dokument (písemnost) předán (a). 2. Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů: Kontakt, který jsem založil, mohu také upravit. Dále jej může upravit administrátor kontaktů. Nikdo jiný. Kontakt dohledám přes ikonku Nastavení subjekty kontaktů (ten který jsem založil) nebo pokud mám právo administrátora kontaktů tak přes Administrace kontaktů Subjekty kontaktů (jakýkoliv kontakt) a po kliknutí pravým tlačítkem myši na název kontaktu je možno jej upravit, případně zneaktivnit: Takto je možno upravit název subjektu a IČ, DIČ: 6 PilsCom, s.r.o.

V případě úprav dalších položek je nutné subjekt rozkliknout a dostaneme se na jeho vlastnosti: Na jednotlivých záložkách je možno přidat, zneaktivnit či upravit položky: 3. Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky: Po kliknutí na ikonku odeslat se zobrazí formulář pro vytvoření obálky (obálek) a na rozdíl od předešlých kontaktů je zde rovnou tlačítko pro vyhledání nebo založení nového kontaktu: 7 PilsCom, s.r.o.

V tuto chvíli je jedno zda hledáme přes toto tlačítko nebo si zvolíme jako dříve u předešlých kontaktů, že budeme kontakt hledat v konkrétní skupině nebo v žádné (hledáme ve všech kontaktech založených podatelnou a těch na které mám právo) a zadáme např. příjmení, které hledáme: Dále se po zadání hledaného textu pokračujeme stejným postupem jako po kliknutí na tlačítko Nový kontakt, zadáním hledaného textu (zde např. novák) a potvrzení Enterem nebo ikonkou pro hledání Po kliku na ikonku, zadáním textu a hledáním se zobrazí subjekty, obsahující zadaný text (novák) s doplňujícími informacemi (IČ, DIČ, adresa ): Tento dohledaný Subjekt bude možno kliknutím vybrat či doplnit další položky, případně pokud požadovaný Subjekt nedohledáme, je možno viz obr. 2 (a další postup) založit Nový firemní nebo osobní kontakt. Ve vybraném Subjektu tedy lze dále dohledat Útvar, Funkci, Kontaktní osobu, Adresu nebo ji Zadat kliknutím na ikonku, umístěné u každé položky či kliknutím na Zadat, taktéž umístěné u každé položky, které se zobrazí po kliknutí na šipku 8 PilsCom, s.r.o.

Po potvrzení tl. OK se kontakt vybere mezi adresáty a je tedy možné založit obálku: Pokud provádíme hledání ve skupině kontaktů, hledáme rovnou kontakt a není tedy třeba vyhledávat v subjektech, ale pokud jej nedohledáme, tak lze samozřejmě Nový kontakt založit: 9 PilsCom, s.r.o.

4. Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu: Při zakládání nového subjektu kontaktu je možno zvolit mezi typem Firemní nebo Osobní a zadat údaje: Dle těchto typů lze v subjektech vyhledávat: Při hledání ve všech typech se lze orientovat podle ikonky zobrazující typ subjektu: 5. Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres). Při zakládání kontaktu (kromě podatelny při evidenci nového externího dokumentu písemnosti, kde je nutné zadat adresu udanou) stačí zadat adresu a PSČ. Pokud zadaná adresa existuje, v pravé části v Náhledu adresy se doplní kompletní adresa dohledaná v DB UIR ADR. Tato databáze je součástí Atheny a je pravidelně aktualizována ze stránek Ministerstva práce a sociálních věcí (další informace naleznete na http://forms.mpsv.cz/uir/defaul t2.jsp) pomocí úlohy UIR-ADR aktualizace databáze kterou má k dispozici administrátor 10 PilsCom, s.r.o.

aplikace v administraci seznam úloh a měla by být naplánována tak, aby udržovala databázi v aktuálním stavu: 6. Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná Po dohledání konkrétní adresy a jejím otevření (kliknutím na jméno): Dojde k otevření vlastností kontaktu: Kde na záložce Adresy nalezneme adresu (telefon, datovou schránku, email). Po kliknutí na ni se zobrazí informace o kvalitě kontaktu: 11 PilsCom, s.r.o.

Adresy mohou při zadávání nabývat následujících stavů: Ověřená - Adresa byla zadána správně a byla nalezena v databázi UIR-ADR. Chybná - Adresa nebyla správně zadána a nebyla nalezena v databázi UIR-ADR. Nepřesná - Zadání adresy nebylo dostatečně přesné a v databázi UIR-ADR mohlo být nalezeno více odpovídajících adres. Při zadávání adresy kontaktu u externího dokumentu - písemnosti (typicky podatelnou nebo podatelnou spisového uzlu) je adresa vždy ve stavu Chybná. Vždy se bere taková adresa, která byla podatelnou zadaná u dokumentu (písemnosti) a dále se neověřuje. 7. Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů Skupinu kontaktů lze založit jakýmkoli uživatelem a přiřadit na ni přístup jiným uživatelům resp. pozicím, spisovým uzlům případně celému profilu pro možnost snadnějšího a rychlejšího dohledání konkrétních kontaktů vložených do takovéto skupiny. Upravit takto založenou skupinu může jen ta pozice, která má přiřazeno právo autora. Novou skupinu založíme v Nastavení Skupiny kontaktů Nová skupina kontaktů (nebo obdobně u administrátora kontaktů: Administrace kontaktů Skupiny kontaktů Nová skupina kontaktů): 12 PilsCom, s.r.o.

Po kliknutí na ikonku Nová skupina kontaktů zadáme jméno skupiny, případně přístup kdo tuto skupinu uvidí a tím bude moci použít i kontakty z ní: Na záložce Přístup je možno pro nově vytvářenou skupinu kontaktů (případně kdykoliv později s právem autora k této skupině při její úpravě) přiřadit Typ práva (čtenář, autor) konkrétní skupině pozic, celému Profilu (vidí pak všichni v rámci profilu) nebo spisovému uzlu. Takto založenou skupinu si otevřeme a poté lze do ní přidat kontakty, které ale již musí být v tu chvíli v Atheně vytvořené a ty si vyhledáním do skupiny přidáme: Pokud již máme ve skupině kontaktů nějaké kontakty přidány, lze je i hromadně ze skupiny odstranit pomocí multiakce Odebrat členství (po předešlém označení odebíraných kontaktů). S právem autora ke skupině kontaktů lze po dohledání skupiny kontaktů a kliknutím pravým tlačítkem myši na skupinu kontaktů upravit či ji smazat. 13 PilsCom, s.r.o.

Skupinu kontaktů lze v aplikaci využít k rychlému dohledání konkrétního kontaktu vloženého do skupiny, při vytváření obálky: 8. Administrátor kontaktů Pozice s tímto (administrátorem přiděleným) právem má navíc od ostatních ikonku Administrace kontaktů: V přehledu Skupiny kontaktů jsou vidět všechny skupiny kontaktů a do jednotlivých skupin lze přidat kontakty, odebrat členství ve skupině kontaktů, smazat kontakt, po upravení přidat přístup ke skupině a lze také založit novou skupinu kontaktů. 14 PilsCom, s.r.o.

V přehledu Subjekty kontaktů: Lze vyhledávat subjekty kontaktů podle názvu, typu (firemní, osobní), podle přístupu (pozice, spis. uzel, profil) tj. kdo daný subjekt vidí a může jej použít, lze také dohledat dle autora subjektu a toho lze filtrovat dle Spisového uzlu. Samozřejmě zde je možné i Nový subjekt kontaktu založit. Tento manuál je chráněn autorskými právy ČR a souvisejícími předpisy EU. Neoprávněné šíření může být považováno za porušení práv firmy PilsCom s.r.o. a může mít dopad jak v občanskoprávní, tak trestněprávní oblasti. Manuál je určen výhradně pro oprávněné uživatele aplikace, jíž se týká. 15 PilsCom, s.r.o.