Tvorba dávek Uživatelská příručka Návod Dokumentace Poslední aktualizace: 27.9.2013
Tento návod slouží jako ucelený pohled pro vytvoření dávek pro pojišťovny. Neklade si za cíl detailně popsat jednotlivá okna a veškeré dostupné možnosti a funkce, které by mohly celý postup spíše znepřehlednit. Tvoříte-li dávky v programu poprvé, proveďte před vyúčtováním nejdříve kontrolu nastavení. Kontrola nastavení před prvním vyúčtováním: Nastavení smluvních pojišťoven o Parametry účtování (číslování dávek / dokladů) o Fakturace (Typ faktury, Druh péče - především pro VZP) o Hodnota bodu a kapitace o Kódy dopravy o Nákladové skupiny Číslování faktur Volitelně je možné upravit Nastavení tvorby dávek Tvorba dávek Pro vyúčtování pojišťovnám se používá jednoduchý průvodce, který Vás provede celým vyúčtováním. Pro tvorbu dávek platí: Dávky je možné vytvořit pouze pro nevyúčtované doklady pro pojišťovny. Dávky je možné uložit na výměnné médium (disketu / flash disk) pro zaslání poštou či pro osobní předání na pobočce pojišťovny nebo je možné je pomocí certifikátu odeslat na portál ZP. Chcete-li dávky ukládat na flash disk, připojte jej k počítači dříve, než spustíte dávky, aby se správně načetla jednotka disku. Ve chvíli uložení dávky se jednotlivé doklady očíslují a přesunou do archívu. Doklady v archívu jsou zamčené a nelze je měnit. Pokud je budete chtít upravit, je třeba je nejdříve z archívu vrátit. Tvorbu dávek spustíte volbou Pojišťovna > Dávky. Otevře se průvodce tvorbou dávky na prvním kroku - Období a pojišťovny. 2
Krok 1 - Období a pojišťovny Na výběr je vytvoření dávky: k poslednímu dni v nastaveném měsíci od data posledního vyúčtování vyúčtování za přesně dané období. V prvním případě se do vyúčtování zařadí všechny nalezené nevyúčtované doklady k poslednímu dni zvoleného měsíce od data posledního vyúčtování k dané pojišťovně. Ve druhém případě budou vyúčtovány pouze doklady spadající do přesně vymezeného období, které chcete vyúčtovat. Chcete-li můžete v tomto kroku také upřesnit pojišťovny, kterým se provádí vyúčtování. Standardně jsou vybrány všechny pojišťovny, protože program vypočte a nabídne dávky v kroku 3 všem zvoleným pojišťovnám najednou. Pokud účtujete některým pojišťovnám čtvrtletně a některým měsíčně, můžete množinu pojišťoven pro vyúčtování zvolit podle své volby. Pokračujte nahoře tlačítkem označeným číslicí 3 [Dávky]. V kroku 2 (Doklady) je možné zrušit zařazení určitého typu dokladu do dávky. Tento krok se běžně nevyužijete, proto je možné jej přeskakovat. Krok 3 - Dávky Dle zadaných parametrů v kroku 1 (případně 2) se zobrazí seznam dostupných dávek připravených k vyúčtování. 3
Kontrola dávek Vlevo nahoře klikněte na tlačítko [Kontrola]. Proběhne kontrola všech dokladů zařazených do seznamu k vyúčtování. Po jejím dokončení se zobrazí informace. V tomto případě proběhla kontrola úspěšně. Pouze bylo nalezeno 7 nevyúčtovaných dokladů, které nejsou zahrnuty v seznamu pro současné vyúčtování. Tato informace není pro tvorbu dávek podstatná. Pokračujte tlačítkem [OK]. 4
V okně kontroly dávek je možné zobrazit jednotlivé doklady, u nichž byla nalezena případná nesrovnalost a ihned je opravit. Více informací v kapitole Kontrola dávek. Pokračujte zavřením okna kontroly dávek červeným křížkem vpravo nahoře. Nyní můžete začít tvořit jednotlivé dávky. Následují vzorové postupy pro tvorbu dávek: Uložení dávek na výměnné médium Dávka registrací 6 Dávka výkonová 7 6 (disketa / flash disk) (týká se pouze odborností, které registrují pacienty) Pouze kapitační faktura 9 (týká se pouze odborností 001 a 002) Uložení dávek a elektronické odeslání na portály ZP Dávka registrací 10 Portál VZP 10 (týká se pouze odborností, které registrují pacienty) 11 (111) Portál zdravotních pojišťoven 11 (201,205,207,209,213,217) Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra Dávka výkonová 13 (211) 15 Portál VZP 16 (111) Portál zdravotních pojišťoven 16 (201,205,207,209,213,217) Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra Pouze kapitační faktura Portál VZP 22 21 18 (211) (týká se pouze odborností 001 a 002) (111) Portál zdravotních pojišťoven 22 (201,205,207,209,213,217) 5
Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra 24 (211) Uložení dávek na výměnné médium (disketa / flash disk) Dávka registrací (týká se pouze odborností, které registrují pacienty) 1) V seznamu dostupných dávek si kliknutím označte řádek s příslušnou dávkou (registrace jsou označeny v poznámce: 80 - přihlášky). Na vzorovém obrázku je označena dávka s registracemi pro pojišťovnu 111. 2) Vložte disketu do disketové mechaniky počítače. Používáte-li pro předání dávek flash disk, měl by být připojený ještě před spuštěním dávek. 3) Zkontrolujte, zda je v pravém dolním rohu zaškrtnuto ukládat na výměnné médium a vybrána správná jednotka (disketová mechanika je jednotka A:\, flash disk může mít písmeno jednotky od D:\ do Z:\) 4) Klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Uložit dávky]. Ukládáte-li na flash disk, dávka se ihned uloží. Ukládáte-li na disketu, která je prázdná, dávka se ihned uloží. Pokud je na disketě nějaký obsah, zobrazí se před uložením dotaz, zda ji chcete smazat Tlačítko [Ano] - smaže veškerý obsah diskety a uloží na ni aktuální dávku. Tlačítko [Ne] - disketu nesmaže, pokud se na disketě nenachází soubor se stejným názvem (KDavka.111), dávka se na disketu uloží. V případě, kdy na disketě je soubor KDavka.111, zobrazí okno s dotazem, zda chcete tuto dávku nahradit. 6
Dotaz na nahrazení souboru KDavka.111 se zobrazením detailu o dávce. Tlačítko [Přepsat] přepíše původní soubor KDavka.111 Tlačítko [Storno] - zruší akci, dávka nebude na disketu uložena. 5) Po úspěšném uložení dávky se na se na vybraném řádku s dávkou na ikonce diskety zobrazí červené zaškrtnutí. 6) Pro tisk Průvodky pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Průvodka]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Průvodka bude vytištěna. 7) Vzhledem k tomu, že se jedná o dávku s registracemi nových pojištěnců, není k této dávce potřeba faktura. Tím je tedy dávka registrací hotová. 8) Vyjměte disketu z disketové mechaniky počítače, pokud ukládáte na flash disk ponechte jej zapojený pro uložení ostatních dávek. Dávka výkonová 1) V seznamu dávek si označte požadovaný řádek. Na vzorovém obrázku je označena dávka s výkony pro pojišťovnu 111. 2) Vložte disketu do disketové mechaniky počítače. Používáte-li pro předání dávek flash disk, měl by být připojený ještě před spuštěním dávek. 3) Zkontrolujte, zda je v pravém dolním rohu zaškrtnuto ukládat na výměnné médium a vybrána správná jednotka (disketová mechanika je jednotka A:\, flash disk může mít písmeno jednotky od D:\ do Z:\) 7
4) Klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Uložit dávky]. Ukládáte-li na flash disk, dávka se ihned uloží. Ukládáte-li na disketu, která je prázdná, dávka se ihned uloží. Pokud je na disketě nějaký obsah, zobrazí se před uložením dotaz, zda ji chcete smazat Tlačítko [Ano] - smaže veškerý obsah diskety a uloží na ni aktuální dávku. Tlačítko [Ne] - disketu nesmaže, pokud se na disketě nenachází soubor se stejným názvem (KDavka.111), dávka se na disketu uloží. V případě, kdy na disketě je soubor KDavka.111, zobrazí okno s dotazem, zda chcete tuto dávku nahradit. Dotaz na nahrazení souboru KDavka.111 se zobrazením detailu o dávce. Tlačítko [Přepsat] přepíše původní soubor KDavka.111 Tlačítko [Storno] - zruší akci, dávka nebude na disketu uložena. 5) Po úspěšném uložení dávky se na ikonce diskety zobrazí červené zaškrtnutí. 6) Pro tisk Průvodky pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Průvodka]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Průvodka bude vytištěna. 7) Pro tvorbu Faktury pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Faktura]. 8
Pokračujte tlačítkem [Tisk]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Faktura bude vytištěna. Okno faktury zavřete křížkem vpravo nahoře. 8) Po úspěšném uložení faktury se na vybraném řádku s dávkou na ikonce faktury zobrazí červené zaškrtnutí. 9) Tímto je výkonová dávka hotová. Vyjměte disketu z disketové mechaniky počítače, pokud ukládáte na flash disk ponechte jej zapojený pro uložení ostatních dávek. Pouze kapitační faktura (týká se pouze odborností 001 a 002) 1) V případě, kdy za dané období nebyl vykázán žádný výkon, nabízí se k vyúčtování pouze kapitační faktura. V seznamu dostupných dávek si označte požadovaný řádek. Ikonka diskety je šedivá, tlačítko [Uložit dávky] je neaktivní. 9
2) Před tvorbou samostatné kapitační faktury zrušte zaškrtnutí ukládat na výměnné médium. 3) Pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Faktura]. Pokračujte tlačítkem [Tisk]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Faktura bude vytištěna. Okno faktury zavřete křížkem vpravo nahoře. 4) Po úspěšném uložení faktury se na vybraném řádku s dávkou na ikonce faktury zobrazí červené zaškrtnutí 5) Tímto je kapitační faktura vytvořena. Uložení dávek a elektronické odeslání na portály ZP Dávka registrací (týká se pouze odborností, které registrují pacienty) 1) V seznamu dostupných dávek si kliknutím označte řádek s příslušnou dávkou (registrace jsou označeny v poznámce: 80 - přihlášky). 10
Na vzorovém obrázku je označena dávka s registracemi pro pojišťovnu 111. 2) Klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Uložit dávky]. 3) Po uložení dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce diskety zobrazí červené zaškrtnutí. 4) Vzhledem k tomu, že se jedná o dávku s registracemi nových pojištěnců, není k této dávce potřeba faktura. Tím je tedy dávka připravena k odeslání. 5) Elektronické odeslání Způsob elektronického odeslání dávek na pojišťovny je různý. České pojišťovny v tomto ohledu tvoří jakési 3 skupiny: Portál VZP (111) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Portál], které otevře výchozí webový prohlížeč na stránce VZP. Po přihlášení na portál VZP, odešlete soubor registrací s názvem KDavka.111. V případě dotazů na obsluhu portálu VZP se obracejte na technickou podporu VZP. Poznámka: Pro odesílání dávek na portál VZP přímo z programu je možné zakoupit nadstavbový modul edávky. Portál zdravotních pojišťoven (201,205,207,209,213,217) 1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 2) V zobrazeném okně pokračujte tlačítkem [Zobrazit podepisovaná data]. 11
3) Pokračujte tlačítkem [Podepsat a odeslat data]. 4) Vyčkejte na odeslání dat. 5) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte tlačítkem [OK]. 12
6) Zobrazí se protokol s informacemi o odeslané dávce. Protokol můžete zavřít červeným křížkem vpravo nahoře. 7) Po úspěšném odeslání dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka registrací úspěšně odeslána. Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra (211) 1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 2) Vyplňte PIN, heslo a váš email. PIN a email zůstanou při příštím spuštění předvyplněné. Heslo je možné pro příští 13
použití uložit zaškrtnutím volby Uložit heslo. Pokračujte tlačítkem [Přihlásit k portálu]. 3) Vyčkejte na přihlášení k serveru ZPMV. 4) Pokud máte více uživatelských účtů na portál pojišťovny 211, zobrazí se nejdříve okno, kde zaškrtnutím zvolte, za kterou organizační jednotku chcete odeslat dávku. Máte-li jen jeden účet, toto okno se nezobrazí. Pokračujte tlačítkem [Pokračovat]. 14
5) Zkontrolujte zadané údaje a pokračujte tlačítkem [Odeslat dávku]. 5) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte stisknutím tlačítka [OK]. 6) Po úspěšném odeslání dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka registrací úspěšně odeslána. Poznámka: Tato pojišťovna nezasílá protokoly. Dávka výkonová 1) V seznamu dostupných dávek si označte požadovaný řádek. 15
Na vzorovém obrázku je označena dávka s výkony pro pojišťovnu 111. 2) Klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Uložit dávky]. 3) Po úspěšném uložení dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce diskety zobrazí červené zaškrtnutí. 4) Pro tvorbu Faktury pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Faktura]. Chcete-li fakturu vytisknout, pokračujte tlačítkem [Tisk]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Faktura bude vytištěna. Okno faktury zavřete křížkem vpravo nahoře. 5) Po úspěšném uložení faktury se na vybraném řádku s dávkou na ikonce faktury zobrazí červené zaškrtnutí. 6) Elektronické odeslání Způsob elektronického odeslání dávek na pojišťovny je různý. České pojišťovny v tomto ohledu tvoří jakési 3 skupiny: Portál VZP (111) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Portál], které otevře výchozí webový prohlížeč na stránce VZP. Po přihlášení na portál VZP, odešlete soubor výkonů s názvem KDavka.111 a soubor faktury s názvem FDavka.111. V případě dotazů na obsluhu portálu VZP se obracejte na technickou podporu VZP. Poznámka: Pro odesílání dávek na portál VZP přímo z programu je možné zakoupit nadstavbový modul edávky. Portál zdravotních pojišťoven (201,205,207,209,213,217) 16
1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 2) V zobrazeném okně pokračujte tlačítkem [Zobrazit podepisovaná data]. 3) Pokračujte tlačítkem [Podepsat a odeslat data]. 4) Vyčkejte na odeslání dat. 5) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. 17
Pokračujte tlačítkem [OK]. 6) Zobrazí se protokol s informacemi o odeslané dávce. Protokol můžete zavřít červeným křížkem vpravo nahoře. 7) Po úspěšném odeslání dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka výkonů úspěšně odeslána. Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra (211) 1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 18
2) Pokud není vyplněno, vyplňte PIN, heslo a váš email. PIN a email zůstanou při příštím spuštění předvyplněné. Heslo je možné pro příští použití uložit zaškrtnutím volby Uložit heslo. Pokračujte tlačítkem [Přihlásit k portálu]. 3) Vyčkejte na přihlášení k serveru ZPMV. 4) Pokud máte více uživatelských účtů na portál pojišťovny 211, zobrazí se nejdříve okno, kde zaškrtnutím zvolte, za kterou organizační jednotku chcete odeslat dávku. Máte-li jen jeden účet, toto okno se nezobrazí. 19
5) Následně je možné, že se zobrazí dotaz na číslo účtu. Tato pojišťovna vyžaduje číslo účtu v plném formátu (včetně všech úvodních nul). Máte-li v programu zadaný účet v plném formátu, toto okno se nezobrazí. Pokračujte tlačítkem [Ano] pro automatickou úpravu čísla účtu na požadovaný formát. 20
6) Zkontrolujte zadané údaje a pokračujte tlačítkem [Odeslat dávku]. 7) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte stisknutím tlačítka [OK]. 8) Po úspěšném odeslání dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka výkonů úspěšně odeslána. Poznámka: Tato pojišťovna nezobrazí protokol o přijetí. Pouze kapitační faktura (týká se pouze odborností 001 a 002) 1) V případě, kdy za dané období nebyl vykázán žádný výkon, nabízí se k vyúčtování pouze kapitační faktura. V seznamu dostupných dávek si označte požadovaný řádek. 21
Ikonka diskety je šedivá, tlačítko [Uložit dávky] je neaktivní. 2) Pokračujte nahoře stiskem tlačítka [Faktura]. Chcete-li fakturu vytisknout, pokračujte tlačítkem [Tisk]. V zobrazeném okně klikněte vlevo nahoře na tlačítko [Tisk]. Faktura bude vytištěna. Okno faktury zavřete křížkem vpravo nahoře. 4) Po úspěšném uložení faktury se na vybraném řádku s dávkou na ikonce faktury zobrazí červené zaškrtnutí 5) Elektronické odeslání Způsob elektronického odeslání dávek na pojišťovny je různý. České pojišťovny v tomto ohledu tvoří jakési 3 skupiny: Portál VZP (111) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Portál], které otevře výchozí webový prohlížeč na stránce VZP. Po přihlášení na portál VZP, odešlete soubor faktury s názvem FDavka.111. V případě dotazů na obsluhu portálu VZP se obracejte na technickou podporu VZP. Poznámka: Pro odesílání dávek na portál VZP přímo z programu je možné zakoupit nadstavbový modul edávky. Portál zdravotních pojišťoven (201,205,207,209,213,217) 1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 2) Zobrazí se dotaz, zde souhlasíte s odesláním pouze faktury. 22
Pokračujte tlačítkem [Ano]. 3) V zobrazeném okně pokračujte tlačítkem [Zobrazit podepisovaná data]. 4) Pokračujte tlačítkem [Podepsat a odeslat data]. 23
5) Vyčkejte na odeslání dat. 6) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte tlačítkem [OK]. 7) Zobrazí se protokol s informacemi o odeslané dávce. Protokol můžete zavřít červeným křížkem vpravo nahoře. 8) Po úspěšném odeslání samostatné faktury se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka jen s kapitační fakturou úspěšně odeslána. Portál zdravotní pojišťovny ministerstva vnitra (211) 1) Vpravo nahoře klikněte na tlačítko [Odeslat dávky]. 24
2) Zobrazí se dotaz, zde souhlasíte s odesláním pouze faktury. Pokračujte tlačítkem [Ano]. 3) Pokud není vyplněno, vyplňte PIN, heslo a váš email. PIN a email zůstanou při příštím spuštění předvyplněné. Heslo je možné pro příští použití uložit zaškrtnutím volby Uložit heslo. Pokračujte tlačítkem [Přihlásit k portálu]. 4) Vyčkejte na přihlášení k serveru ZPMV. 5) Pokud máte více uživatelských účtů na portál pojišťovny 211, zobrazí se nejdříve okno, kde zaškrtnutím zvolte, za kterou organizační jednotku chcete odeslat dávku. Máte-li jen jeden účet, toto okno se nezobrazí. 25
6) Následně je možné, že se zobrazí dotaz na číslo účtu. Tato pojišťovna vyžaduje číslo účtu v plném formátu (včetně všech úvodních nul). Máte-li v programu zadaný účet v plném formátu, toto okno se nezobrazí. Pokračujte tlačítkem [Ano] pro automatickou úpravu čísla účtu na požadovaný formát. 26
7) Zkontrolujte zadané údaje a pokračujte tlačítkem [Odeslat dávku]. 8) Pokud se dávku podaří odeslat, zobrazí se informace o úspěšném odeslání. Pokračujte stisknutím tlačítka [OK]. 9) Po úspěšném odeslání dávky se na vybraném řádku s dávkou na ikonce odeslání zobrazí červené zaškrtnutí. Tímto je dávka jen s kapitační fakturou úspěšně odeslána. Poznámka: Tato pojišťovna nezobrazí protokol o přijetí. Upozornění: Všechna osobní data, použitá v příkladech této příručky nebo v programu, jsou smyšlená a určena jen k ilustraci konkrétních příkladů použití funkcí programu. Texty neprošly jazykovou korekturou. 27