Microsoft Offi ce 2007 Microsoft Word 2007 nejen pro školy Karel Klatovský Pavel Navrátil Nakladatelství a vydavatelství R Vzdìlávání, které baví www.computermedia.cz
Obsah Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize:... 10 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU...10 JAK S KNIHOU PRACOVAT? JAK JE KNIHA ČLENĚNA?...11 Textové editory... 12 WORD 2007 A JINÉ VERZE...12 Aplikace prodávané samostatně i jako součást sad...12 Aplikace prodávané pouze samostatně...12 Přehled serverů systému Microsoft Offi ce 2007...12 Přehled služeb systému Microsoft Offi ce 2007 poskytovaných na internetu...13 Ovládání Wordu... 14 Panel nástrojů Rychlý přístup...15 Přizpůsobení panelu Rychlý přístup...15 SPUŠTĚNÍ WORDU...17 POPIS PROSTŘEDÍ WORDU...17 Základy psaní a úpravy textu... 18 PRO NAPROSTÉ ZAČÁTEČNÍKY...18 Kurzor...18 Základní klávesy...19 ODSTAVCE...19 BLOKY...19 Sloupcový blok...20 TYP PÍSMA...21 VELIKOST PÍSMA...22 ZAROVNÁNÍ TEXTU (ODSTAVCE)...22 Nastavení zarovnání pomocí myši...22 ŘEZ PÍSMA...23 Typ, velikost a řez písma síla kombinace...23 MINIATURNÍ PANEL NÁSTROJŮ...23 STYLY...23 Proč je styl užitečný?...24 Jednoduché vytvoření vlastního stylu...24 Práce se soubory - dokumenty... 24 ULOŽENÍ SOUBORU... 24 První uložení...24 Druhé a další uložení...25 ULOŽENÍ POD JINÝM NÁZVEM (ULOŽIT JAKO )...26 OTEVŘENÍ DOKUMENTU...26 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU...27 Vytvoření nového souboru pomocí šablony...27 Uložení vlastní šablony...28 Nastavení cest k souborům...28 TLAČÍTKA ZPĚT A ZNOVU...28 MĚŘÍTKO ZOBRAZENÍ LUPA...28 KOPÍROVÁNÍ FORMÁTU...29 Procvičení... 29 Rozšířená editace textu... 30 DETAILNÍ FORMÁT PÍSMA...30 Barva písma...30 Styl podtržení...30 ZÁLOŽKA PROLOŽENÍ ZNAKŮ...31 Měřítko...31 Mezery...31 3
nejen pro školy Umístění...31 Prokládání písem...31 DETAILNÍ FORMÁT ODSTAVCE...32 ODSAZENÍ A MEZERY...32 Mezery...33 ZÁLOŽKA TOK TEXTU...33 Tabulátory...33 Styly - detailní nastavení... 33 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU...34 DĚLENÍ SLOV...36 Tisk a předtisková příprava... 37 NÁHLED NA DOKUMENT... 37 TISK DOKUMENTU...37 Tisk pomocí tiskového okna...38 Schránka a operace se schránkou... 39 ZKOPÍROVÁNÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+C)...39 VYJMUTÍ DAT DO SCHRÁNKY (CTRL+X)...39 VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V)...39 PRAVIDLA PRO PRÁCI SE SCHRÁNKOU...40 VÍCE AKTIVNÍCH SCHRÁNEK...40 Tabulky... 40 ZÁKLADNÍ TVORBA TABULKY...40 Základní tvorba tabulky nakreslení tužkou...41 EDITACE TEXTU V TABULCE...41 ZMĚNA ŠÍŘKY A VÝŠKY BUNĚK V TABULCE...42 SLUČOVÁNÍ A ROZDĚLOVÁNÍ BUNĚK V TABULCE...42 Sloučení buněk...42 Rozdělení buněk...43 FORMÁTOVÁNÍ ČAR V TABULCE...43 BARVY V TABULCE...43 PŘIDÁNÍ A ODEBRÁNÍ BUNĚK V TABULCE...44 Vložení sloupců / řádků...44 Odebrání sloupců / řádků...44 SEŘAZENÍ DAT V TABULCE...45 VZORCE V TABULCE...45 PŘEMÍSTĚNÍ TABULKY...47 SMAZÁNÍ TABULKY...47 Automatické číslování a tvorba odrážek... 47 ODRÁŽKY...47 Aktivace odrážek přímo při psaní textu...47 Nastavení odrážek...47 Obrázek jako odrážka...48 ČÍSLOVÁNÍ...48 Aktivace číslování přímo při psaní textu...48 Nastavení číslování...49 Návaznost na předchozí číslování...50 VÍCEÚROVŇOVÝ SEZNAM...50 ČÍSLOVÁNÍ NADPISŮ...51 ČÍSLOVÁNÍ OBRÁZKŮ...51 Ohraničení, stínování a zvýraznění textu... 52 OHRANIČENÍ TEXTU...52 STÍNOVÁNÍ TEXTU...53 ZVÝRAZNĚNÍ TEXTU...53 OHRANIČENÍ CELÉ STRÁNKY...53 Procvičení... 54 4
Obsah Grafika ve Wordu... 56 VKLÁDÁNÍ OBRÁZKŮ A GRAFICKÝCH OBJEKTŮ...56 Vektor, nebo rastr?...56 Vložení klipartu...56 Vložení obrázku (z externího zdroje)...57 TVARY...58 Změna parametrů u některých tvarů...59 WORDART...59 OBRÁZKY SMARTART...60 Přidání (a odebrání) objektu do (z) obrázku SmartArt...61 GRAFICKÉ ÚPRAVY OBRÁZKU SMARTART...61 Změna tvaru pole...61 Změna velikosti tvaru...61 Změna stylu tvaru...61 Změna rozložení SmartArtu...62 Změna stylů obrázků SmartArt...62 Změna barev obrázku SmartArt...63 Operace s grafickým objektem... 63 ZMĚNA VELIKOSTI...63 PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU...64 OTOČENÍ OBJEKTU...64 SMAZÁNÍ OBJEKTU...64 ZMĚNA STYLU OBRÁZKU...64 BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ... 64 OBTÉKÁNÍ...65 Graf vytvořený ve Wordu... 66 ÚPRAVY GRAFU...66 ZMĚNA TYPU GRAFU...66 ÚPRAVA OBLASTÍ GRAFU...67 Stránka - práce se stránkou... 67 VZHLED STRÁNKY...67 Záložka Okraje...68 Záložka Papír...68 Záložka Rozložení...69 ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ...69 Nastavení záhlaví / zápatí...69 Různé záhlaví / zápatí u každého oddílu...70 SLOUPCE...70 TITULNÍ STRANA...71 VODOZNAK...72 Pravítka... 72 CO NAJDETE NA PRAVÍTKU?...72 Odsazení prvního řádku...72 Předsazení prvního řádku.....73 Odsazení zleva...73 Odsazení zprava...73 TABULÁTORY...73 Nastavení tabulátoru...74 Úprava pozice tabulátoru...74 Smazání tabulátoru...74 Použití tabulátoru...74 TABULÁTORY NASTAVENÍ POMOCÍ PÁSU KARET WORDU...75 RUČNÍ NASTAVENÍ OKRAJŮ STRÁNKY...75 PEVNÁ MEZERA...76 Operace s dokumentem... 76 5
nejen pro školy ZALOMENÍ DOKUMENTU...76 Co je to oddíl?...76 Postup při zalomení...77 ZOBRAZENÍ SKRYTÝCH ZNAKŮ FORMÁTOVÁNÍ...78 HLEDÁNÍ A NAHRAZOVÁNÍ TEXTU V DOKUMENTU...78 Hledání textu v dokumentu...78 Nahrazování textu v dokumentu...79 Speciální hledání a nahrazování (rozšířené možnosti)...79 KOMENTÁŘ V DOKUMENTU...80 Vložení komentáře do textu...80 Úprava komentáře...80 Smazání komentáře...81 ROZDĚLENÍ TEXTU PŘÍČKAMI...81 Vytvoření příček...81 Zrušení příček...81 ZAHESLOVÁNÍ DOKUMENTU...81 PROCHÁZENÍ DOKUMENTEM...82 Práce s více dokumenty... 83 OTEVŘENÍ VÍCE DOKUMENTŮ...83 PŘEPÍNANÍ MEZI DOKUMENTY...83 USPOŘÁDÁNÍ DOKUMENTŮ...84 KOPÍROVÁNÍ TEXTU A DAT MEZI DOKUMENTY...84 VLOŽENÍ JEDNOHO DOKUMENTU DOVNITŘ DRUHÉHO...84 Automatizace při tvorbě dokumentu... 84 AUTOMATICKÉ OPRAVY V DOKUMENTU...85 Jak se dostat do databáze automatických oprav?...85 Kontrola pravopisu... 86 JAK WORD KONTROLUJE PRAVOPIS?...86 Jak provést kontrolu pravopisu dokumentu?...86 Nastavení jazyka pro kontrolu pravopisu...87 TEZAURUS...88 Doplňkové funkce Wordu... 88 INICIÁLA...88 VELKÁ A MALÁ PÍSMENA (ZÁMĚNA V NAPSANÉM TEXTU)...89 VLOŽENÍ SYMBOLU DO DOKUMENTU...89 VKLÁDÁNÍ DALŠÍCH OBJEKTŮ DO DOKUMENTU...89 Vkládání rovnic a matematických symbolů...90 Vkládání tabulek z Excelu do Wordu...90 VLOŽENÍ PROMĚNNÝCH HODNOT...91 Vložení data a času do dokumentu...91 Vložení ostatních proměnných...92 Obsah a rejstřík... 93 OBSAH...93 Aktualizace obsahu...94 REJSTŘÍK...94 Označení slov pro rejstřík...94 Generování rejstříku...95 KŘÍŽOVÝ ODKAZ...96 Vytvoření záložky...96 Vytvoření křížového odkazu na záložku...96 Hromadná korespondence... 97 OBECNÝ POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE...97 Vytvoření zdroje dat...97 Vytvoření vzorového souboru...98 6
Obsah Internet a Word... 101 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU...101 Jak zabránit automatickému vytváření hypertextových odkazů...101 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU Z OBRÁZKU (ČI JINÉHO OBJEKTU)...102 VYTVOŘENÍ PŘÍMÉ VAZBY OBRÁZEK PŘÍMO Z INTERNETU...102 Vytvoření on-line vazby obrázek z internetu...102 TVORBA A ÚPRAVA INTERNETOVÝCH STRÁNEK POMOCÍ WORDU...103 Jak funguje tvorba stránek pomocí Wordu?...103 Tvorba stránky ve Wordu...104 ODESLÁNÍ DOKUMENTU ELEKTRONICKOU POŠTOU...106 Makra... 106 ZÁZNAM MAKRA - NAHRÁNÍ...106 SPUŠTĚNÍ MAKRA...107 Nápověda wordu... 107 OBECNĚ K NÁPOVĚDĚ MICROSOFT OFFICE 2007...108 PRAKTICKÉ POUŽITÍ NÁPOVĚDY VE WORDU 2007...108 Nastavení Wordu... 109 KARTA OBLÍBENÉ...109 KARTA ZOBRAZENÍ...110 KARTA KONTROLA PRAVOPISU A MLUVNICE...110 KARTA ULOŽIT...111 KARTA UPŘESNIT...111 KARTA PŘIZPŮSOBIT...112 KARTA DOPLŇKY...112 KARTA CENTRUM ZABEZPEČENÍ...112 KARTA ZDROJE INFORMACÍ...112 Užitečné doplňky Office 2007... 113 ULOŽENÍ DOKUMENTU VE FORMÁTU PDF NEBO XPS...113 PŘÍLOHA I... 114 PÁSY KARET...114 KARTA DOMŮ...114 KARTA VLOŽENÍ...114 KARTA ROZLOŽENÍ STRÁNKY...114 KARTA ODKAZY...114 KARTA KORESPONDENCE...114 KARTA REVIZE...114 KARTA ZOBRAZENÍ...114 PŘÍLOHA II... 115 SEZNAM DŮLEŽITÝCH TLAČÍTEK A JEJICH VÝZNAM...115 PŘÍLOHA III... 116 VZORNÍK ZÁKLADNÍCH TYPŮ PÍSEM - FONTŮ...116 VZORNÍK STYLŮ PÍSMA WORDU... 116 PŘÍLOHA IV... 117 DŮLEŽITÉ OPERACE VE WORDU...117 Označování do bloku...117 Kompletní nastavení formátu písma...117 Základní tvorba tabulky...118 Operace se schránkou...118 Tabulátory a zarážky...118 Vložení obrázku...119 PŘÍLOHA V... 120 UŽITEČNÉ KLÁVESOVÉ ZKRATKY WORDU...120 7
nejen pro školy Ovládání Wordu Celý textový editor je možné ovládat několika způsoby myší, klávesovými zkratkami nebo kombinací obojího. Téměř každou operaci ve Wordu můžete provést minimálně dvěma způsoby. Z pochopitelných důvodů není možné v knize zaznamenat u každé operace všechny způsoby, kterými ji lze provést. Proto bude vždy vybrán ten nejjednodušší. Word 2007 se ovládá nově pomocí tzv. pásu karet, který naleznete v horní části obrazovky. Princip nového ovládání spočívá v tom, že pás je rozdělen na jednotlivé karty, které obsahují vždy určitou skupinu příkazů. Uživatel tak již nemusí potřebné funkce dlouze hledat.pro základní práci se souborem dokumentu se používá kulaté tlačítko Office, které najdete v levém horním rohu aplikace. Po klepnutí na tlačítko Office se rozbalí tato nabídka: Nabídka tlačítka Office: Nový slouží k vytvoření zcela nového dokumentu. Otevřít slouží k otevření již existujícího dokumentu. Uložit uloží právě zpracovávaný dokument pod aktuálním názvem. Uložit jako uloží právě zpracovávaný dokument s možností změny názvu souboru a jeho umístění. Tisk vytiskne otevřený dokument. Upozornění: V rámci sady Offi ce 2007 neexistuje možnost zobrazit příkazy v klasických nabídkách jako v předchozích verzích. Připravit slouží k nastavení vlastností před distribucí dokumentu. Odeslat umožňuje odeslat dokument přes e-mail, Bluetooth nebo fax. Publikovat umožňuje publikovat dokument např. formou blogu (internetového deníku). Poznámka: Mezi nové položky této nabídky (a celé sady Offi ce 2007) patří možnost uložit dokument ve formátu souboru PDF. Pro funkčnost operace převodu do PDF je nutné nainstalovat zdarma dostupný doplněk sady Microsoft Offi ce 2007: Microsoft Uložit jako PDF nebo XPS, který najdete na stránkách společnosti Microsoft. Použití procedury převodu dokumentu do PDF popisuje kapitola Užitečné doplňky Office 2007 na str. 113. Tip: Poklepáním levým tlačítkem myši na tlačítko Office můžete aplikaci Word okamžitě ukončit. V případě, že váš dokument nebyl od poslední úpravy uložen, zobrazí se, ještě před ukončením aplikace dialogové okno s dotazem, zda si přejete dokument uložit. K použití základních funkcí slouží tzv. pás karet. Je to seznam oblastí a jim přiřazených funkcí v horní části programu Word. Pás karet 14
Základní nadpis editace kapitoly textu VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU S každým otevřením Wordu se automaticky vytvoří i nový soubor, který se jmenuje Dokument1. Číslo za slovem Dokument je pořadové číslo nového dokumentu od okamžiku otevření Wordu. Název dokumentu se zobrazuje na titulní liště Wordu. Na obrázku je příklad již čtvrtého nového dokumentu v pořadí. Pokud potřebujete pouze nový čistý papír, stačí klepnout na tlačítko Office, v nabídce na Nový a v otevřeném okně na Prázdný dokument. Pro vytvoření nového prázdného dokumentu stačí také stisknout klávesovou zkratku Ctrl+N. Tip: Doporučujeme přidat nejčastější příkazy, jako je Nový, Otevřít, Náhled, Tisk a další, na panel Rychlý přístup. Vytvoření nového souboru pomocí šablony Tvůrci Wordu vytvořili pro nejpoužívanější typy dokumentů tzv. šablony. Šablona je prázdný formulář, například fax, životopis apod., který stačí pouze doplnit potřebnými údaji. Šablona tak velmi usnadňuje práci a čas není nutné zabývat se tvorbou grafi cké úpravy dokumentu, stačí pouze údaje doplňovat. Postup při použití šablony je následující: 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. V otevřené podnabídce vyberte položku Nový, podobně jako u vytvoření nového dokumentu. Šablony tematicky roztříděné ve skupinách Náhled na šablonu 3. V levé části otevřeného okna klepněte na položku Nainstalované šablony. 4. V prostřední části okna klepněte na konkrétní šablonu a následně na tlačítko Vytvořit. 5. Dokument je vytvořen. Tip: Microsoft Offi ce Word 2007 při vyhledávání šablon zahrnuje i online umístění na serveru Microsoft Offi ce, kde jsou na výběr desítky předpřipravených profesionálních šablon jejich počet se neustále rozšiřuje. Můžete tak kromě klasických dokumentů vytvářet i diplomy, ocenění nebo kalendáře a další dokumenty. Online šablony na serveru Microsoft Office Online tak výrazně rozšiřují použití aplikace Word. 27
nejen pro školy DETAILNÍ FORMÁT ODSTAVCE Základní úpravu odstavce je možné provést prostřednictvím tlačítek na kartě Domů ve skupině Odstavec. Jedná se především o zarovnání k jednomu z okrajů, číslování, odrážení atd. Odstavce mohou mít ale i další vlastnosti, které pomocí tlačítek nastavit nelze. Například mezera před a za odstavcem, svazování řádků a mnohé další parametry. K detailnější konfi guraci odstavce slouží okno Odstavec, které aktivujete opět klepnutím na čtvereček v pravé dolní části skupiny Odstavec. Word zobrazí okno Odstavec, které je složeno ze dvou záložek Odsazení a mezery a Tok textu. Zvolí způsob zarovnání textu - vlevo, na střed, vpravo, do bloku. Přesně číselně nastaví zarovnání odstavce z levé a pravé strany vzhledem k okraji stránky. Zde je možné nastavit mezery před a za odstavcem. Pozor, nejedná se o mezery mezi řádky, ale mezi ucelenými odstavci. Umožňuje nastavit řádkování, tj. mezery mezi jednotlivými řádky uvnitř odstavce. Je možné vybrat jeden ze způsobů přednastaveného řádkování, nebo nastavit řádkování přesně číselně. Hrubý náhled na podobu odstavce po provedených změnách Možnost nastavení tabulátorů ODSAZENÍ A MEZERY Podstatně zajímavější je část okna pod první čarou Odsazení. Zde je možné nastavit, o kolik milimetrů bude odstavec odsazen z levé části a z pravé části. Jinými slovy, zde se nastavuje mezera jednoho odstavce vzhledem k okrajům papíru. Hodnoty se nastavují pomocí přepínacích nabídek a lze je nastavovat s krokem jednoho milimetru. Zajímavé je, že hodnotu lze nastavit i do záporu, tzn. odstavec nemusí být pouze více vzdálen od okraje, ale může též zasahovat k hraně papíru přesahovat okraje. Toto je příklad odstavce, který byl odsazen zleva o 0,5 cm a zprava o 2 cm. Toto je příklad +0,5 cm odstavce, který byl odsazen zleva o 0,5 cm a zprava o 2 cm. Toto je příklad odstavce, +2 cm který byl odsazen zleva o 0,5 cm a zprava o 2 cm. Toto je příklad odstavce, který byl odsazen zleva o 0,5 cm a zprava o 2 cm. Toto je příklad odstavce, který byl odsazen zleva o -0,5 cm a zprava o 1 cm. Jak je vidět, záporné odsazení zleva posune odstavec mimo standardní okraje stránky. Toto je příklad odstavce, který byl odsazen zleva o -0,5 cm a zprava o 1 cm. Jak je vidět, záporné odsazení zleva posune odstavec mimo standardní okraje stránky. -0,5 cm +1 cm 32
nejen pro školy OBRÁZKY SMARTART Tyto grafické objekty jsou v sadě Microsoft Office 2007 jednou ze stěžejních novinek a najdete je i v Excelu 2007 a PowerPointu 2007. Jedná se o grafické objekty sloužící k vytvoření organizačních diagramů, seznamů hierarchických struktur, zaznamenání procesů nebo cyklů, a to vše ve velmi pěkném vizuálním provedení. Ukázku možností SmartArtu vidíte na následujícím obrázku. Každý z těchto objektů je možné vytvořit za méně než 5 minut. Poznámka: Veškeré obrázky SmartArt jsou rastrového typu (viz výše), takže se nemusíte obávat případných deformací při změnách velikostí. Pro vytvoření např. druhého obrázku zleva postupujte následovně: 1. Klepněte na místo v dokumentu, kam chcete objekt SmartArt vložit. 2. Na pásu karet na kartě Vložení ve skupině Ilustrace klepněte na ikonu SmartArt. 3. V otevřeném dialogovém okně si vyberte v levé části skupinu objektů Proces a v prostředním okně první objekt v druhém řádku, poté klepněte na tlačítko OK. Do dokumentu se vložil požadovaný obrázek SmartArt a zároveň se zobrazily dvě kontextové karty pro úpravu obrázků SmartArt - karty Návrh a Formát. Text, který je uvnitř obrázku, můžete psát buď rovnou do připraveného pole v obrázku, nebo do levého pomocného okna. Tip: Všimněte si, že při psaní textu do polí se automaticky mění velikost písma a okolo pole se vytvoří známé ohraničení s krajními body a zeleným bodem pro otočení. 60
nejen pro školy Vkládání rovnic a matematických symbolů Při zpracování různých matematických nebo fyzikálních úloh na počítači se většinou nelze obejít bez speciálních značek ( apod.). Protože vkládání těchto složitých vzorců by bylo velmi složité nebo někdy i nemožné, Word obsahuje editor rovnic s nástroji pro jednoduchou tvorbu a úpravu vzorců. Postup vložení rovnice, resp. matematického symbolu do dokumentu: 1. Nastavte se kurzorem v dokumentu do míst, kam má být vložena rovnice nebo matematický symbol. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Symbol klepněte na příkaz Rovnice. 3. Na pásu karet se zobrazí kontextová karta Návrh, ve které máte k dispozici veškeré nástroje pro tvorbu vzorců. 4. Klepněte na značku, kterou potřebujete vložit do dokumentu. Ta bude přenesena do dokumentu. Můžete vepisovat libovolný text a čísla a tak libovolně upravovat a měnit konečnou podobu vzorce nebo značek, které jsou do rámu vloženy. Rovněž každá značka se chová jako jakýkoliv znak, takže ji lze i pohodlně smazat. Do jednoho textového pole můžete přidat libovolné množství matematických symbolů. 5. Po dokončení editace rovnice klepněte myší mimo vzorec. Kontextová karta Návrh zmizí, textové pole se stane běžně nepřístupným a lze pokračovat v práci na dokumentu. Tip: Rozevírací nabídka, která se skrývá pod šipkou u příkazu Rovnice, obsahuje nejběžnější vzorce, jako je Binomická věta, Kvadratická rovnice nebo Obsah kruhu. Při psaní vzorce je vhodné postupovat zvnějšku směrem dovnitř. Např. pro vložení vzorce postupujte takto: 1. Do vzorce vložte prázdný zlomek. 2. Do čitatele vložte prázdný horní index vytvoří se tak rámeček horního indexu. Do něj poté vyplňte základ mocniny a exponent. 3. Do jmenovatele vložte prázdný logaritmus a vyplňte logaritmované číslo a základ logaritmu. 4. Před vzorec napište x=. 5. Klepněte mimo oblast vzorce. Vkládání tabulek z Excelu do Wordu Složitější tabulky, které obsahují různé výpočty a vzorce, je dobré vytvářet v Excelu. Word umí poměrně dobře spolupracovat s Excelem, a proto je možné tabulku vytvořenou a upravenou v Excelu vložit do dokumentu ve Wordu. Existuje více možností a způsobů jak tabulku Excelu do Wordu umístit. Hodně přitom záleží, zda má být po vložení tabulka ještě svázána s Excelem a zda má přenášet do dokumentu Wordu případné změny v původní tabulce Excelu. Dejme tomu, že do dokumentu Wordu budete chtít vložit jednoduchou tabulku Excelu, která obsahuje jednoduché vzorce a běžnou grafi ckou úpravu. Tuto nebo podobnou tabulku si případně v Excelu vytvořte. Budete chtít, aby se do Wordu přenesl jak obsah tabulky, tak vypočtené hodnoty a také kompletní grafi cká podoba tabulky. Vložení tabulky Excelu do dokumentu jako objekt Do dokumentu Wordu lze tabulku vložit ještě jedním způsobem tak, aby tabulka byla propojena s původní tabulkou v Excelu. Jedná se o vložení celé tabulky jako objektu. V takovém případě bude tabulka vložena do dokumentu jako celek tak, jak je vidět v Excelu. To znamená včetně rozměrů buněk, čar, ohraničení, formátů, sloučených buněk apod. 1. Ve Wordu otevřete dokument, do kterého má být vložena tabulka z Excelu jako objekt. 2. Nastavte se kurzorem na místo, kde má tabulka začínat, resp. kam má být tabulka vložena. 3. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Text klepněte na příkaz Objekt. x = (a-b) 2 log 2 10 90
Doplňkové nadpis funkce kapitoly Wordu Obsah a rejstřík U delších dokumentů, zejména publikací, brožur nebo obsáhlejších zpráv, vzniká potřeba vytvořit obsah dokumentu a rejstřík. Word obě funkce podporuje a poměrně snadno dokáže automaticky sestavit jak obsah, tak rejstřík. OBSAH Základním předpokladem pro správné vygenerování obsahu je dobře upravený dokument. Jedná se zejména o použití stylů v dokumentu Word generuje obsah podle stylů. Princip generování obsahu je takový, že Word projde celý dokument, zjistí, které texty jsou naformátovány styly Nadpis1 až Nadpis 9 a na které stránce se nacházejí a podle toho vygeneruje obsah. U složitějších dokumentů se používání stylů předpokládá, nicméně pokud jste styly nepoužívali, můžete je aplikovat dodatečně. Postup při generování obsahu z dokumentu je následující: 1. Nastavte kurzor tam, kde bude obsah začínat. Většinou je to na začátku nebo na konci publikace a obvykle je obsahu vyčleněna samostatná stránka. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Odkazy a ve skupině Obsah na příkaz Obsah. 3. Word zobrazí okno Obsah. Náhled na vybraný formát budoucího obsahu Aktivní volba zobrazí v obsahu čísla stránek. Umístí čísla stránek k pravému okraji stránky. Pomocí tlačítka Možnosti bude zobrazeno okno, v němž je možné nastavit styly, které budou pro generování obsahu použity. Výběr vodicího znaku mezi textem a číslem Náhled na vybraný formát budoucího obsahu Určí, kolik úrovní stylů bude do obsahu zahrnuto. Otevře okno pro úpravu stylů. 4. Záložka nabízí několik formátů obsahu. Znovu připomínáme, že obsah bude vygenerován podle stylů. V tomto okamžiku je však hloubka, resp. detailnost obsahu určena Wordem. Proto pro optimální nastavení klepněte na tlačítko Možnosti. 5. Otevře se okno Možnosti obsahu, kde jsou pod sebou zobrazeny použité i nepoužité styly. Vedle každého stylu je dialogové okénko. U stylu, který potřebujete zahrnout do obsahu, napište takové číslo, jakou úroveň a vnoření má styl v obsahu zastupovat. 6. Klepněte na OK a budete vráceni zpět do předchozího okna Rejstřík a seznamy. V okně Možnosti obsahu je pod sebou zobrazen seznam všech stylů, které jsou v dokumentu k dispozici. Pomocí čísel doplňte, na jaké úrovni obsahu bude jeden konkrétní styl. Například Nadpis1 má číslo 1, bude tedy nejvyšší možný nadřazený. Styl s číslem 2 bude podřazený stylu s číslem 1, styl s číslem 3 bude podřazený stylu s číslem 2 apod. 7. V okně Rejstřík a seznamy vyberte v nabídce Formáty jeden z vizuálních formátů, jenž vyhovuje vaší představě, a klepněte na tlačítko OK. 8. Word zahájí generování obsahu. Obsah bude umístěn na pozici kurzoru. 93
Doplňkové nadpis funkce kapitoly Wordu Na pozici kurzoru bude vloženo číslo stránky, na kterém se momentálně nachází záložka. Jedná se o proměnnou, takže jakmile se stránka se záložkou změní, změní se zároveň i hodnota proměnné, a tedy i číslo stránky křížového odkazu. Upozornění: Křížový odkaz se nemění okamžitě, jakmile se změní číslo stránky. Kontrola a přečíslování probíhá vždy při otevření dokumentu a případně při tisku. Křížové odkazy lze aktualizovat i manuálně stisknutím klávesy F9 (při stisknutí F9 musí být kurzor v místě křížového odkazu). Hromadná korespondence Dejme tomu, že budete chtít jeden dopis se stejným textem poslat padesáti různým adresátům. Možná si řeknete, že stačí jeden dopis vytisknout padesátkrát, vložit do obálek a odeslat na padesát adres Aby to ale nebylo tak jednoduché, budete chtít, aby na příslušném místě každého dopisu (kam se obvykle píše adresa příjemce) byla jiná adresa. Vznikne tak padesát dopisů se stejným textem, ale jinou adresou v hlavičce. Jak na to? Právě pro tyto a podobné účely existuje někdy velmi užitečná funkce Hromadná korespondence. Jejím prostřednictvím je možné tisknout například hromadné dopisy pokaždé s jinou adresou příjemce, dopisní obálky s odlišnou adresou, adresní štítky podle zadaného vzoru a spoustu dalších. Co je potřeba pro to, aby mohla být použita hromadná korespondence: Hlavní část dopisu nebo dokumentu musí být pro všechny odesílatele stejná. Databázi adres osob musíte mít k dispozici v elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce Wordu, databázi Accessu nebo jiném databázovém souboru. Využít lze i kontakty z aplikace Outlook. OBECNÝ POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE 1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například databáze adres. Nejvýhodnější je vytvořit tuto databázi v prostředí Wordu, a to formou běžné tabulky. 2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného vzorového dokumentu. Vzorový dopis je běžný dokument jako každý jiný. V dokumentu se předpokládá vynechané místo pro údaje načtené posléze z databáze. 3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dopisu. Pokud je vytvořen vzorový dopis a zároveň již existuje databáze, pak již zpravidla víme, jaké položky z databáze budou v dopise použity, například zda to bude jméno, příjmení, nebo i adresa atd. Tyto údaje (nebo spíše názvy těchto položek) se speciálním postupem umístí do dokumentu. 4. Sloučení dat. Sloučení dat je poslední operace v procesu hromadné korespondence. Dojde ke spárování vzorového dopisu a údajů z databáze. Poznámka: Body č. 1 a č. 2 v předchozím postupu je možné prohodit. Na jejich pořadí v podstatě nezáleží. Poznámka: Postup při vytváření hromadné korespondence je poměrně rozsáhlý a začátečníkům se může zdát složitý. Každopádně v celém postupu je tolik možností jak provést každou konkrétní operaci, že není absolutně možné zmínit zde všechny. Proto bude popsán pouze nejčastěji používaný způsob, jenž je zároveň i jedním z nejjednodušších. Vytvoření zdroje dat Prvním krokem při tvorbě hromadné korespondence by měla být příprava databáze. Budeme vycházet z příkladu tvorby adresáře osob ve Wordu. 1. V novém dokumentu vytvořte tabulku o takovém počtu sloupců a řádků, kolik bude údajů v databázi + jeden řádek na hlavičku tabulky. 2. První řádek tabulky musí sloužit k označení údajů, které se v daném sloupci nacházejí, například jméno, příjmení apod. 3. Doplňte tabulku údaji. 4. Uložte dokument na disk. 97
nejen pro školy Na obrázku je příklad tabulky s databází osob. Dejme tomu, že budete vytvářet hromadný dopis a ten bude rozeslán právě těmto osobám. Zdrojová tabulka jmen a adres, vytvořená ve Wordu Velikost tabulky není co do počtu řádků a sloupců nijak omezena. Hromadná korespondence zvládne bez problémů i stovky záznamů. Nikdy ale nezapomínejte na první řádek, který by měl být vyhrazen pro označení názvu sloupce. Vytvoření vzorového souboru Není bezpodmínečně nutné, aby před vytvořením vzorového souboru byla vytvořena tabulka se zdrojem dat. Obě operace lze vzájemně přehodit. Vzorový soubor je úplně normální dokument Wordu jako každý jiný. Jediný rozdíl spočívá v tom, že bude obsahovat místa se speciálními odkazy, které určují, jaké položky databáze a na jaké místo v dokumentu se budou exportovat. Tedy například kde bude umístěno jméno a zda vůbec se bude exportovat jméno, nebo pouze příjmení apod. 1. Vytvořte nějaký dopis (například pozvánku na klubové setkání) a v jeho horní části vynechejte místo pro budoucí adresu, která bude exportována z předem vytvořené tabulky. Stačí vynechat několik řádků pomocí klávesy Enter. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Korespondence. 3. Ve skupině Spustit hromadnou korespondenci klepněte na položku Spustit hromadnou korespondenci. 4. V nabídce klepněte na volbu Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. 5. Vpravo se zobrazí Podokno úloh a nabídne Pomocníka hromadné korespondence, který vás bude celou operací šesti kroků provázet. 6. Vzhledem k tomu, že připravujete k hromadné korespondenci dopis pozvánku na klubové setkání, vyberte v kroku 1 Dopisy a v dolní části průvodce klepněte na odkaz Další: Počáteční dokument. 7. Znění tohoto dopisu jste právě editovali, proto vyberte v kroku 2 Použít aktuální dokument. Právě ten bude sloužit jako výchozí pro sestavení dokumentu pozvánky hromadné korespondence. V dolní části průvodce klepněte na Další: Vybrat příjemce. Pamatujte: V tomto i dalších krocích tvorby hromadné korespondence se (v případě nejistoty u předchozího postupu) můžete kdykoliv vrátit o krok zpět. Tuto možnost vám průvodce tvorby hromadné korespondence nabízí v dolní části Podokna úloh. 1. 2. 8. Nyní je na vás, abyste v kroku 3 vybrali příjemce této pozvánky. Protože jste jako zdroj dat vytvářeli jednoduchou (ale pro tyto účely dostačující) tabulku kontaktů ve Wordu a uložili jste ji na svém pevném disku, zvolte z oddílu Vybrat příjemce možnost Použít existující seznam a prostřednictvím níže umístěného odkazu Procházet... nalistujte na pevném disku svého počítače dokument Wordu s tabulkou. Jakmile tento dokument nalistujete a poklepáním či klepnutím na tlačítko Otevřít jej aktivujete, neotevře se (jak byste možná čekali) tabulka kontaktů v zobrazení dokumentu Wordu, nýbrž okno Příjemci hromadné korespondence, vzhledově i ovládáním spíše podobné oknu programu pro práci s databází Microsoft Access (viz obrázek na straně 99 vlevo nahoře). 98
nadpis kapitoly Přílohy PŘÍLOHA IV DŮLEŽITÉ OPERACE VE WORDU Označování do bloku Co označit Jedno slovo Dvě a více slov Celý odstavec Celý řádek Celý dokument Klávesami Jak postupovat Na slovo poklepejte levým tlačítkem myši. Klepněte jednou levým tlačítkem myši na první slovo, které si přejete označit, držte tlačítko stisknuté a táhněte směrem k dalšímu slovu vpravo nebo vlevo. Tímto způsobem je možné označit i rozsáhlý blok. Uprostřed odstavce třikrát klepněte levým tlačítkem myši. Nastavte kurzor myši za levý okraj dokumentu tak, aby se šipka myši zobrazila zrcadlově překlopená, a klepněte levým tlačítkem myši. Řádek, u kterého byla myš postavena, bude označen. Někdy je třeba provést změnu v celém dokumentu. Označovat celý soubor některým z uvedených způsobů může být v případě desítek stran nepříjemné. Pro označení celého dokumentu do bloku nastavte myš za levý okraj dokumentu tak, aby se šipka zrcadlově překlopila. Poté klepněte třikrát za sebou levým tlačítkem myši. Blok lze označit i prostřednictvím klávesnice. Nastavte se na začátek budoucího bloku a stiskněte klávesu Shift. Za současného držení klávesy Shift stiskněte a držte některou z kurzorových kláves (šipek). Blok se začne označovat. Kompletní nastavení formátu písma 1. Označte text do bloku. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Písmo klepněte na čtvereček se šipkou v pravém dolním rohu skupiny. 3. Word zobrazí nabídku s možností detailní konfi gurace. Výběr typu písma Výběr velikosti písma v bodech Zde je k dispozici široká škála stylů písma formou zatržítek. Svým rozsahem a kombinací jednotlivých stylů lze dosáhnout poměrně zajímavých efektů. Mimo jiné právě zde je i horní a dolní index. Výběr řezu písma Výběr barvy podtržení písma Náhled aktuálně zobrazuje písmo v takovém tvaru řezu a velikosti, v jakém bylo v nabídkách modifikováno. Výběr ze stylů podtržení textu 117