JAK VYSTAVOVAT FAKTURY V SYSTÉMU DOKLAD24 VYTVOŘENÍ NOVÉHO ÚČTU Vytvořit si nový účet v Doklad24 je snadné. Po kliknutí v hlavním menu na Vytvořit účet se zobrazí políčka se základními informacemi o firmě a kontaktních údajích. Po jejich vyplnění a kliknutí na Zaregistrovat odešle systém email s instrukcemi (tj. zejména odkaz na přihlášení a zadání hesla). Po prvním přihlášení budete nasměrování do sekce Nastavení. NASTAVENÍ OBCHODNÍ ÚDAJE Zde vyplníte obchodní údaje o Vaší firmě tak jak se budou zobrazovat na faktuře (většina z nich už byla vyplněna při registraci). Pokud je změníte v průběhu účtovacího období (tj. v okamžiku kdy už máte vystavené nějaké doklady) tak si můžete vybrat zda se tato změna projeví až od příštího vystaveného dokladu (není nutná žádná akce) nebo i zpětně na všechny doklady (zaškrtávátko aplikovat změny na všechny doklady ). Zaškrtávátko u emailu a telefonu Skrýt při tisku způsobí zobrazení nebo nezobrazení těchto údajů na faktuře. Velmi důležité je zaškrtávátko o plátcovství DPH bez jehož zaškrtnutí se na fakturách DPH nezobrazuje. ŠABLONY Zde si vyberete sadu šablon pro tiskové výstupy a vložíte soubory s logem a razítkem s podpisem (samozřejmě jen pokud chcete, aby to bylo na tisku vidět). Dále se zde vkládá výchozí text pro email, který se bude předvyplňovat při odesílání dokladů (lze pak samozřejmě přepsat). Další užitečnou pomůckou je údaje pro předvyplnění datumu splatnosti, konstantního či a specifického symbolu. Pokud Vám nestačí u ceny položek dvě desetinná místa, můžete si změnit zobrazování na čtyři desetinná místa.
ČÍSELNÉ ŘADY Číselné řady jsou důležitý účetní pojem a každá firma je povinná je používat pro své doklady. Jednoduše řečeno to znamená, že musí doklady číslovat postupně tzn. např. 0001, 0002, 0003 atd. Finanční úřady tak mají možnost kontrolovat, že účetnictví obsahuje všechny vystavené faktury a žádná omylem nebo úmyslně nechybí. Doklad24 čísluje doklady automaticky podle nastaveného formátu do kterého lze vložit jak čísla tak písmena (ideálně tak abyste podle toho na první pohled poznali i typ dokladu např. FAV pro vystavené faktury, PPD pro příjmové pokladní doklady apod.). V hranatých závorkách je pak [YYYY] kodem pro rok a počet C udává počet číselných míst. Aby vše bylo názorné tak se napravo zobrazuje číslo příštího vystavovaného dokladu. Číselné řady je dobré zvážit a nastavit hned od začátku! Změna v průběhu účtovaného období (roku) je sice možná, ale obvykle způsobí nežádoucí pozornost případné daňové kontroly, která bude žádat vysvětlení proč k této změně došlo. Pokud změníte formát číslování v průběhu účetního období (roku) tak prostřednictvím zaškrtávátka aplikovat na všechny doklady z letošního roku na výběr zda se změna projeví až od dalšího vystavovaného dokladu nebo se doklady přečíslují i zpětně. Pokud budete provádět přečíslování i zpětně tak je potřeba poslat svým zákazníkům nově očíslované doklady. Formát číselné řady můžete nastavit zvlášť u každého typu dokladu. BANKOVNÍ ÚČTY Každá firma by měla mít nejméně jeden bankovní účet. Zobrazuje se na faktuře, aby zákazník věděl kam poslat úhradu. Doporučujeme zadat i mezinárodní formát IBAN, není to nicméně nutné. Předčíslí neobsahuje každé číslo bankovního účtu, mají je jen některé banky. Nastavuje se i měna účtu podle níž se pak automaticky předvolí měna u každé nové faktury (lze pak samozřejmě ručně změnit). Pokud používáte často stejný konstantní nebo specifický symbol, můžete si je zde rovněž přednastavit. UŽIVATELSKÝ PROFIL Zde se ukládají přístupové a kontaktní údaje a heslo.
DALŠÍ UŽIVATELÉ Doklad24 vám umožňuje zřídit přístup i dalším uživatelům (účetní, partnerům apod.) Lze pro ně nastavit i jiný jazyk rozhraní. Vytvoření probíhá tak, že systém odešle email s aktivovacím linkem na který musí další uživatel kliknout a nastavit si pak své heslo. JAZYK KOMUNIKACE Zde si lze nastavít jazyk rozhraní a (nezávisle na něm) jazyk jakým budou faktury vytištěny. SKLAD POLOŽEK Ačkoliv Doklad24 zatím nefunguje vysloveně jako skladový systém (připravuje se v příštích verzích) tak již nyní můžete položky uložit a usnadnit si tak jejich následné vkládání do faktur. Buď můžete položku přidat ručně pomocí vkládacího řádku nebo kliknout na ikonu Vložit položku z faktur. Otevře se okno, které vám nabídne položky ze všech dosud vytvořených faktur. Ty lze pak do Skladu položek jednoduše přidat. ADRESÁŘ ZÁKAZNÍKŮ Všichni zákazníci (odběratelé) z vystavených faktur se automaticky ukládají do Adresáře zákazníků. Lze je také přidat ručně pomocí vkládacího řádku (prro zjednodušení stačí zadat IČO a zbytek se načte automaticky). Pokud si přejete záznam upravit, klikněte na ikonku tužky. OVLÁDACÍ PRVKY Na každé obrazovce výpisu dokladů jsou v podstatě totožné ovládací prvky: Nejvýraznější červené tlačítko slouží k vytvoření nového dokladu. V řádku s nadpisem HROMADNÉ AKCE můžete provádět akce pro vybrané faktury (výběr probíhá zaškrtnutím v prvním sloupečeku). Jsou to:
Poslání emailem. Otevře se okno do kterého lze vyplnit text zprávy. Ten může být předchystaný v Nastavení-Šablony. Každý doklad se odešle buď jako jeden samostatný soubor nebo (po zaškrtnutí Poslat jako jeden soubor ) Vytištění dokladu. Stáhnutí dokladu na lokální disk. Otevření okna s přehlednými součty (počet dokladů, částky, DPH atd.). Otevření okna s fakturami včetně všech položek, které jsou na nich. Vedlejší řádek s vyhledávacími políčky obsahuje FILTRY pro zobrazení jen určitých dokladů. Určitým filtrem jsou také vlaječky, které si můžete nastavit dle svých potřeb (třeba pro označení jedné zakázky, města, odpovědného pracovníka apod.) Pro zobrazení všech filtrů klikněte vpravo na šipku s nápisem další filtry. VÝPIS VYSTAVENÝCH FAKTUR V seznamu dokladů jako takovém můžete na každém řádku provést následující akce: Kliknutí na řádek jako takový otevře doklad pro editaci. Vybere doklad pro zahrnutí do hromadných akcí.... Kliknutím na tečky (nebo vlaječku) se otevře okénko pro přiřazení vlaječky. Otevře se okno pro odeslání emailu s touto fakturou v příloze. Do mailu lze doplnit jakýkoliv průvodní text. Slouží pro smazání celého dokladu. Upozornění: lze smazat pouze poslední vystavený doklad z důvodu zachování číselné řady (vysvětleno výše). FAKTURY V této části se vytvářejí a shromažďují klasické faktury. Takové, které byly vytvořeny na základě dodání zboží či služby jako podklad pro platbu. Každá faktura musí obsahovat určité specifikace a náležitosti tak jak je ukládá zákon a zažité zvyklosti. Jako první je potřeba rozlišit jestli se jedná o tzv. daňový doklad tedy doklad ve kterém je zahrnuta DPH a bude tak součástí daňového přiznání. Pokud je vaše firma registrována jako plátci DPH tak je faktura vždy i daňovým dokladem což představuje jednu nepříliš vítanou povinnost DPH se odvádí i v případě kdy faktura není uhrazena (více najdete v další sekci Zálohová faktura). Firmy, které nejsou registrované jako plátci DPH daňový doklad vystavit nemůžou. Proto pokud máte tuto volbu v nastavení tak se Vám na faktuře nezobrazí sloupečky pro DPH, datum uskutečněného zdanitelného plnění a ani v nadpisu nebude uvedeno daňový doklad.
Datumy jsou na faktuře celkem tři: DATUM VYSTAVENÍ Většinou to je aktuální datum a systém je i takto předvyplní. Můžete si je samozřejmě ručně změnit, ale pak pozor na možné narušení číselné řady v případě předběhnutí faktur již vystavených. Jinými slovy má číselná řada postupovat plynule a nemělo by se stát, že starší faktura má vyšší číslo než novější. Doklad24 vám sice umožní i toto, ale současně upozorní, že to není úplně v pořádku. DATUM SPLATNOSTI Tímto sdělujete odběrateli do kdy požadujete zaplacení. Neuhrazené faktury si zobrazíte jednoduchým použitím filtru. V Nastavení se nastavuje obvyklá dobu splatnosti, kterou pak Doklad24 sám vypočítá a toto políčko předvyplní. DATUM USKUTEČNĚNÉHO ZDANITELNÉHO PLNĚNÍ Jedná se o rozhodné datum právě z hlediska DPH. V rámci tuzemských faktur je obvykle shodné jako datum vystavení. Vyjímku tvoří faktury do jiných států EU kdy to je v případě zboží datum faktického dodání, v případě služby pak její poskytnutí. ODBĚRATEL Či jinak řečeno zákazník je ten komu je faktura určena. Můžete jej vložit ručně nebo (pokud znáte IČO) nechat Doklad24 vše načíst automaticky (kliknutím na tlačítko ARES ). Jednotliví odběratelé se pak automaticky ukládají do Adresáře odkud je můžete kdykoliv znovu vkládat na další faktury. V České republice má odběratel dvě identifikační čísla IČO A DIČ přičemž DIČ je vždy ve formátu CZ-IČO. Podle DIČ lze zkontrolovat plátcovství DPH na adrese (http://adisreg.mfcr.cz/ _dp_prij.cgi? ) ZPŮSOB ÚHRADY Může být buď převodem nebo hotově. Při úhradě převodem zadáte bankovní účet (či více účtů) tak jak je uložen v menu Nastavení. Pokud má bankovní účet nastavenu cizí měnu tak se přepne automaticky i měna na faktuře (lze pak případně ve faktuře ručně změnit). U platby hotovosti mějte na paměti, že denní limit úhrady jedné faktury je 350 000, Kč. Faktura tedy může být na vyšší částku, ale nesmíte přijmout hotovost vyšší než 350 000, Kč. Faktury hrazené převodem žádný limit nemají. MĚNA Měnu si můžete nastavit libovolnou a Doklad24 automaticky doplní kurz České národní banky platný v den vystavení vystavení faktury. Tento kurz slouží pro správný výpočet DPH, které se vždy počítá v českých korunách. Kurz si pak můžete ručně jakkoliv změnit, ale dbejte prosím na to aby tato změna v souladu se zákonem (tj. kurz dle ČNB ke dni datumu usk. zdanitelného plnění).
Vedle měny jsou dvě zaškrtávátka pro případy dodání zahraničnímu odběrateli. Pokud je zahraniční odběratel registrovaný k DPH ve své zemi (první zaškrtávátko) tak je fakturace osvobozená od DPH (tu odvádí odběratel ve své zemi). Stejně tak je faktura osvobozená od DPH pokud se dodává (pouze) služba a odběratel je firma (tedy nikoliv fyzická osoba spotřebitel). V ostatních případech na faktuře DPH zůstává a je nutné zaškrtnout druhou volbu ( fakturuje se do jiného státu EU konečnému spotřebiteli ). Pro vkládání položek faktury slouží VKLÁDACÍ ŘÁDEK (na šedém pozadí), který je poměrně návodný. Po vyplnění se ukládá kliknutím na přidat položku. Množství a jednotka nemusí být vložena např. pokud se jedná o fakturaci služeb. Položky můžet vybírat i ze Skladu, který se spravuje v Nastavení-Sklad položek. Svému zákazníkovi můžete poskytnou i celkovou procentuální SLEVU. Cena jednotlivých položek tak zůstane původní (před slevou) a změní se pouze celková cena a výpočty DPH (po slevě). Vystavení příjmového pokladního dokladu si můžete zjednodušit vyplněním políčka UHRAZENO. Systém pak nabídne vytvoření příjmového pokladního dokladu v okamžiku ukládání faktury. POZNÁMKA - na závěr můžete připojit libovolnou poznámku, kterou chcete na faktuře vytisknout. ZÁLOHOVÉ (PROFORMA, NEDAŇOVÉ) FAKTURY Zálohová faktur slouží především pro případy kdy si nejsme jistí zda a kdy ji odběratel uhradí. Na rozdíl od běžné faktury totiž NENÍ daňovým dokladem což v konečném důsledku především znamená, že pokud Vám zákazník nezaplatí tak neodvádíte DPH a ani se vám faktura nezahrne na příjmové straně pro výpočet daně z příjmu. V okamžiku přijetí ÚHRADY za Zálohovou fakturu vzniká POVINNOST VYSTAVIT DAŇOVÝ DOKLAD. Doklad24 vás na to také upozorní a nabídne okamžité vytvoření Daňového dokladu o přijaté platbě, který slouží i jako konečná faktura. Pokud jej nevytvoříte bude u takové uhrazené zálohové faktury označení v podobě malého vykřičníku. Je možné, že budete potřebovat fakturovat jen neurčitou zálohu typicky pro nějakou složitější zakázku nebo třeba i více záloh průběžně tak jak bude realizace pokračovat. Vyúčtování s podrobným rozpisem však budete chtít udělat až po skončení. V takovém případě napíšete do položky vždy jen jednoduše např. záloha na rekonstrukci kuchyně, částku a sazbu DPH. Po uhrazení pak vystavíte (díky Dokladu24 automaticky) Daňový doklad o přijaté platbě se stejným textem. Až bude zakázka hotová tak vystavíte konečnou fakturu (záložka Faktury ) kde položkově rozepíšete všechen materiál a práci. Na závěr pak vložíte uhrazenou zálohu (Doklad24 vám ji automaticky nabídne ve vkládacím řádku), která se do faktury projeví jako mínusová položka. Konečnou výslednou fakturu pak pošlete zákazníkovi k úhradě zbytkové částky. Náležitosti Zálohové faktury jsou stejné jako u Faktury s tím rozdílem, že nemá Datum uskutečněného zdanitelného plnění (není to daňový doklad) a DPH se zobrazuje pouze pro orientaci světle šedým fontem.
DAŇOVÝ DOKLAD K PŘIJATÉ PLATBĚ Jak již bylo zmíněno v předchozím textu je nutné tento doklad vystavit v okamžiku přijaté úhrady za zálohovou fakturu. Je v něm totiž (na rozdíl od Zálohové faktury) vypočítána DPH. Vystavení je díky Dokladu24 velmi jednoduché. Prostě jen vyberete z nabídky uhrazenou zálohovou fakturu a zbytek se vyplní AUTOMATICKY. Po vystavení jej nezapomeňte odeslat zákazníkovi. OPRAVNÉ DAŇOVÉ DOKLADY Tento typ dokladu (dříve také nazývaný dobropis ), je v podstatě jakousi fakturou naruby. Nepožadujete totiž po zákazníkovi úhradu, ale naopak oznamujete, že mu část peněz (nebo všechny) z předchozích faktur vrátíte. Nejprve tedy musíte při vytváření nového Opravného daňového dokladu tuto předchozí opravovanou fakturu vybrat. Poté pak můžete buď manuálně odebrat jednotlivé položky (případně jen upravit ceny či množství) nebo poskytnout celkovou procentuální slevu z celkové ceny původní faktury. Upozornění: k Zálohové faktuře nelze vystavit Opravný daňový doklad, protože samotná Zálohová faktura není daňovým dokladem. Pokud ji potřebujete opravit tak jednoduše změňte položky přímo na ní. Pokud však byla Zálohová faktura již uhrazena a tedy k ní existuje Daňový doklad o přijaté platbě (viz. výše) tak lze Opravný daňový doklad vystavit. PŘÍJMOVÉ POKLADNÍ DOKLADY Doklad24 také eviduje úhrady faktur. Příjmový pokladní doklad se vytváří v okamžiku přijetí hotovosti a slouží i jako doklad pro zákazníka, že fakturu opravdu zaplatil. Jeho vytvoření je jednoduché, stačí kliknout na Vystavit příjmový pokladní doklad a pak z roletky vybrat fakturu, která byla uhrazena. Pokud byla úhrada pouze částečná tak je možné částku ručně snížit. Vystavený Příjmový pokladní doklad se pak automaticky spáruje s fakturou takže máte přehled o jejich uhrazenosti. Částka na příjmovém pokladním dokladu se vždy zaokrouhluje na celé koruny, protože halířema v hotovosti zaplatit nelze (neexistují). PŘIJATÉ PLATBY NA BANKU Pokud zákazník zaplatí převodem vytvoříte pouze záznam o přijaté platbě na banku. Nejedná se v pravém slova smyslu o doklad, ale spíše o vložení informace, že daná faktura byla uhrazená. Proto např. není umožněna funkce tisku nebo poslání emailem.