Uživatelská příručka aplikace Partner24 mdul Zaměstnavatelský prtál Česká spřitelna penzijní splečnst, a.s. Verze: 1.20 (30.3.2011) Autr: Jan Zámstný, Lukáš Hns Schválil: Šárka Rlčíkvá Vlastník: ČS penzijní splečnst Jmén subru: Obecná příručka ZP.dc 1
Obsah: 1. Úvdní stránka... 3 2. Rzpisy a platby... 3 2.1. Imprt rzpisu... 3 2.2. Pdmínky řádnéh frmátu rzpisu k imprtu (APF,SPF,xls)... 5 2.3. Ruční zadávání rzpisu... 11 2.4. Kpírvání rzpisu... 13 2.5. Přehled rzpisů... 14 3. Frmuláře a žádsti... 14 3.1. Nvá žádst... 15 3.2. Přehled žádstí... 15 4. Reprty... 16 4.1. Rční... 16 4.2. Měsíční... 16 4.3. Vrácené platby... 17 5. Nástěnka, zprávy a upzrnění... 17 5.1. Přehled zpráv... 18 6. Nastavení uživatele... 19 6.1. Nastavení e-mailvých ntifikací... 19 2
1. Úvdní stránka Na úvdní stránce aplikace jsu zbrazeny aktuální zprávy určené Vám. Více práci se zprávami naleznete v sekci Nástěnka, zprávy a upzrnění. 2. Rzpisy a platby 2.1. Imprt rzpisu Obrazvka Imprt rzpisu služí ke vlžení existujícíh rzpisu hrmadných plateb příspěvků d systému. Systém akceptuje frmáty APF, SPF, MS Excel. V pli zaměstnavatel je uveden název zaměstnavatele, pr kteréh budete imprt prvádět. V prvním krku vyberte pmcí tlačítka Prcházet subr s Vaším rzpisem. Jedná se subr ulžený na lkálním disku Vašeh pčítače. Cesta k subru se pté zbrazí v příslušném pli. Pr textvé frmáty APF a SPF je ve druhém krku třeba zvlit kódvání subru. Frmátu MS Excel se kódvání netýká. Existují dvě následující mžnsti - UTF 8 a Cp 1250. Kódvání Vašeh TXT subru lze zjistit p jeh tevření kliknutím v hrizntálním menu na subr -> ulžit jak. Kódvání Vašeh rzpisu pté naleznete v pli kódvání (viz brázky níže). Jestliže je kódvání ANSI, je nutné zvlit mžnst Cp 1250, pkud bude uveden kódvání UTF 8, zvlte UTF 8. Pté je mžné prvést imprt. 3
Psledním krkem je deslání rzpisu stisknutím tlačítka Imprtvat V závislsti na frmátu Vašeh rzpisu (textvý SPF a APF neb MS excel) se Vám mhu zbrazit následující brazvky: 1) SPF a APF (textvý frmát) Pkud je Váš rzpis v přádku, aplikace ptvrdí dknčení imprtu tut brazvku: V případě většíh nedstatku (např. chybně zvlené kódvání), aplikace zbrazí následující chybvé hlášení a imprt není prveden: 4
Některé nedstatky v rzpisu dkáže aplikace sama rzeznat a nabídnut Vám jejich autmaticku pravu. Tut pravu můžete přijmut a imprt úspěšně dknčit, neb dmítnut a imprt tak zrušit. 2) MS Excel Nejprve je třeba zvlit bdbí, které vždy dpvídá kalendářnímu měsíci, ve kterém přijde hrmadná platba na účet Česká spřitelna penzijní splečnst, a.s. Tt bdbí tedy nesuvisí se mzdvým bdbím. V převážné většině případů pnecháte tedy bdbí nastaven na aktuální kalendářní měsíc (viz níže). Samtný imprt dknčíte pětvným stisknutím tlačítka Imprtvat. Stejně jak u APF a SPF rzpisů systém ptvrdí dknčení imprtu známením Akce byla úspěšně prvedena. V případě nedstatků v rzpisu Vás nich bude aplikace infrmvat a imprt nebude prveden. V tmt případě je třeba prvést pžadvané úpravy přím ve Vašem rzpisu. 2.2 Pdmínky řádnéh frmátu rzpisu k imprtu (APF,SPF,xls) 1) Datvé rzhraní APF Rzpis je standardně předáván jak textvý subr ve frmátu MS-DOS. Je tvřen hlavičku a jedntlivými řádky. Oddělvačem je středník. 5
Hlavička ppis plí Plžka typ pčet znaků pvinnst vyplnění pznámka Uvzující znak znakvá 1 ANO vždy znak S IČ zaměstnavatele číselná max. 10 ANO IČ hrm. plátce např. 62458658 Kód zaměstnavatele číselná max. 10 ANO zpravidla = IČ např. 62458658, v případě divize, ji uvádějte na pslední dvě místa např. 6245865805 Název zaměstnavatele znakvá max.50 ANO název dle registru IČ České spřitelny Penzijní splečnsti a.s. Zkrácený název penzijní splečnsti číselná 8 NE IČ České spřitelny Penzijní splečnsti, a.s. 61672033 znakvá max.30 NE ČSPS Suhrnná částka číselná max.12 ANO frmát xxxx.xx, xxxx,xx neb xxxx KS platby číselná 4 ANO 3558 (účastník + zaměstnavatel) 3552 (zaměstnavatel) 3558 (účastník) VS platby číselná max.10 ANO IČ s nulami na pčátku, např. 0061872043, v případě divize, ji uvádějte na pslední dvě místa např. 6187204305 SS platby číselná max.10 ANO 0000999900 neb 999900 zaměstnavatel 0000000000 účastník + zaměstnavatel 0000000000 - účastník 0000888800 tř. sba Rk a měsíc číselná 6 ANO měsíc RRRRMM Přadí číselná max.2 ANO přadvé čísl rzpisu v měsíci, jestliže za daný měsíc imprtujeme d prtálu dva rzpisy, je nutné u druhéh změnit na čísl 2 Pčet vět číselná max.6 ANO pčet vět sbru (bez S) 6
Řádky ppis plí Plžka typ pčet znaků Typ příspěvku Čísl smluvy pvinnst vyplnění pznámka znakvý 1 ANO U - příspěvek účastníka Z - příspěvek zaměstnav. T - příspěvek 3. sby číselný max.10 NE pkud není znám, lze výjimečně nevyplnit Rdné čísl číselný 9 neb 10 ANO rdné č. účastníka, neb čísl pjištěnce Příjmení znakvý max.35 ANO lze uvádět suhrnně i se jménem Jmén znakvý max.24 NE Částka číselný max.10 ANO kladná čísla (s přesnstí na dvě des. místa x.00, x,00) Obdbí d Obdbí d datvý 6 datvý 6 NE NE tvar RRRRMM tvar RRRRMM Příklad rzpisu hrmadné platby: S;56243107;56243107;Firma,a.s.;61672033;ČSPS;6500.00;3558;0056243107;0000000000;201001;1;4 U;3030250055;5612101234;Nvák;Jan;500.00;; U;2030256278;350605237;Bezděk;Karel;4000.00;200007;200009 Z;1030056987;6105021122;Janza;Karel;1000.00;; T;2030256103;391201232;Kelner;Oldřich;1000.00;; Platné pdmínky a mezení: Prvním znakem každé věty je vždy značení jejíh typu. Subr musí bsahvat ba typy vět, větu sumační (musí být vždy první) a věty plžkvé. V subru se neuvádějí řádky s nulvu částku a nesmí v něm být prmítnuty ani žádné záprné částky. Prázdné nepvinné plžky nebsahují žádný znak, puze se pužije středníku, jak ddělvače další plžky. Dplňující údaje: Rzpisu lze pužít sučasně pr všechny tři typy plateb zaměstnavatele, účastníka i třetích sb. K vyznačení desetinných míst je pvlena jak tečka, tak i čárka. Subr je zpracván s prměnlivu délku věty. Jedntlivé věty jsu na samstatných řádcích na knci dděleny CR LF. 7
Pkud není specifický symbl vyplněn, prbíhá autmatická knverze na hdntu 0000xx, cž značí příspěvek účastníka srážku ze mzdy. Variabilní symbl hrmadné platby = IČ plátce, neb přidělené čísl (IČ + KK). U platby zahrnující příspěvky účastníka, příspěvky třetí sby i příspěvky zaměstnavatele se d variabilníh symblu hrmadné platby uvádí vždy IČ plátce, neb dhdnuté značení plátce. Knstantní symbl platby je v tmt případě 3558. Odlišení plateb Platby mhu být tří různých druhů: platba zaměstnavatele, platba zaměstnance (účastníka), platba třetí sby. Prt je nutné přesně specifikvat pmcí specifickéh a knstantníh symblu jaký typ platby se jedná. Rzlišení jedntlivých typů plateb: Příspěvek zaměstnavatele: Specifický symbl platby yyyy9999xx Knstantní symbl platby: 3552 Příspěvek účastníka: Specifický symbl platby yyyy0000xx Knstantní symbl platby: 3558 Příspěvek třetí sby: Specifický symbl platby yyyy8888xx Knstantní symbl platby: 3558 Znaky yyyy jsu pr dlišení více plátců pd jedním IČ (typicky bude rvna 0000). Znaky xx jsu pr určení který měsíc se jedná (pr validaci nepdstatná infrmace). Důležitá je identifikace na pzicích pět až sm. 2) Datvé rzhraní SPF Rzpis je standardně předáván jak textvý subr ve frmátu MS-DOS. Je tvřen hlavičku a jedntlivými řádky. Oddělvačem plžek je čárka. Každý řádek je uknčen CR - LF. Každý subr lze pužít vždy puze pr jeden typ platby příspěvku, t znamená, že subr dprvází vždy jednu hrmadnu platbu stejnéh typu (puze platby příspěvku zaměstnavatele, neb u plateb srážku ze mzdy příspěvky účastníka, případně samstatně i třetí sby speciální případ). 8
Hlavička ppis plí Ple IČ Specifický symbl Pčet řádků (plžek hrmadné platby) Celkvá částka hrmadné platby v celých Kč Kntrla 10 znaků 10 znaků minimálně jeden znak minimálně jeden znak Pčátek bdbí, na které je příspěvek určen date, MMRR 4 znaky Knec bdbí, na které je příspěvek určen date, MMRR 4 znaky TEXT: kntaktní sba, telefn, fax Odlišení platby zaměstnavatele vlný text vlný text Pznámka: Hlavička subru služí i pr dlišení více plátců pd jedním IČ (např. pbčky ČS, a.s., OZ České pšty atp.). V pzici IČ se uvede vždy puze základní IČ. Ve specifickém symblu se pak v prvních čtyřech pzicích uvede dlišení. Např.: 0045244782, 5600999901,4,1200,1199,1199, platba zaměstnavatele ČS, a.s. pbčka Pardubice. Oddělvačem v tmt případě (SPF frmát) je čárka. Údaj pčátku a knce bdbí e při pravidelných měsíčních platbách shdný a musí dpvídat měsíci, na který je příspěvek určen, nikli měsíci, za který byla zaměstnanci pskytnuta výplata (srážka ze mzdy). Řádky ppis plí Ple Datvý typ a frmát Kntrla Čísl smluvy penzijním připjištění Rdné čísl účastníka penzijníh připjištění Částka příspěvku v celých Kč 10 znaků 9 10 znaků minimálně jeden znak Příklad subru pr platby penzijníh připjištění za zaměstnance: 0066032486,0000000011,4,1900,0110,0110,Jan.Nvák..(02)2596389 2030000561,375828494,500 5030023859,6611212014,100 8726921001,495204425,300 1030006598,6955225457,1000 Příklad subru pr platby příspěvků zaměstnavatele: 0066032486,0000999911,4,1200,0110,0110,zaměstnavatel..(02)2596389 2030000561,375828494,300 5030023859,6611212014,300 8726921001,495204425,300 1030006598,6955225457,300 Odlišení plateb 9
Platby mhu být tří různých druhů: platba zaměstnavatele, platba zaměstnance (účastníka), platba třetí sby. Prt je nutné přesně specifikvat pmcí specifickéh a knstantníh symblu jaký typ platby se jedná. Rzlišení jedntlivých typů plateb: Příspěvek zaměstnavatele: Specifický symbl platby yyyy9999xx Knstantní symbl platby: 3552 Příspěvek účastníka: Specifický symbl platby yyyy0000xx Knstantní symbl platby: 3558 Příspěvek třetí sby: Specifický symbl platby yyyy8888xx Knstantní symbl platby: 3558 Znaky yyyy jsu pr dlišení více plátců pd jedním IČ (typicky bude rvna 0000). Znaky xx jsu pr určení který měsíc se jedná (pr validaci nepdstatná infrmace). Pkud není specifický symbl vyplněn, prbíhá autmatická knverze na hdntu 00000000xx, cž značí příspěvek účastníka srážku ze mzdy. 3) Datvé rzhranní.xls Rzpis je standardně předáván jak xls subr ve frmátu Micrsft Excel. Je tvřen zpravidla hlavičku, záhlavím tabulky a jedntlivými řádky. Oddělvačem plžek jsu jedntlivé slupečky. Subr se musí přesně (jak text v jedntlivých buňkách, tak i přadí slupců) shdvat s následující definicí. Každý slupec musí mít definvané jmén v záhlaví, v dkumentu xls se pak budu hledat buňky, které na jednm řádku p sbě bsahují příslušné texty (viz následující kapitla) Ze slupců s příspěvky musí být uveden alespň jeden (v případě neexistence statních příspěvků) P takt identifikvaném záhlaví pak budu na dalším řádku následvat data plateb. Za tabulku s platbami již v dkumentu není nic, pak je mžné aby tat tabulka bsahvala i prázdné řádky. V hlavičce rzpisu nemusí být bsažena diakritika Hlavička první řádek v dkumentu Příjmení Jmén Čísl smluvy Rdné čísl Příspěvek Zaměstnavatele Příspěvek Účastníka Příspěvek třetí sby 10
Řádky ppis plí plžka typ pčet znaků pvinnst vyplnění Příjmení becný Max. 24 An pznámka Jmén becný Max. 24 An Čísl smluvy čísl Vždy 10 míst An Rdné čísl čísl 9 neb 10 An Příspěvek zaměstnavatele Příspěvek účastníka Příspěvek třetí sby Příklad rzpisu: čísl Max. 10 znaků An Pkud je příspěvek nulvý je nutné vyplnit hdntu 0 čísl Max. 10 znaků An Pkud je příspěvek nulvý je nutné vyplnit hdntu 0 čísl Max. 10 znaků An Pkud je příspěvek nulvý je nutné vyplnit hdntu 0 Příspěvek Příjmení Jmén Čísl smluvy Rdné čísl Zaměstnavatele Příspěvek Účastníka Příspěvek třetí sby Vnásek Jan 2030000000 511212032 50 500 0 2.3 Ruční zadávání rzpisu V sekci Ruční zadávání rzpisu máte mžnst vytvřit rzpis pmcí aplikace, tj. nikliv imprtem vlastníh subru. Pkud chcete vytvřit úplně nvý rzpis, pkračujte pdle následujících pkynů: V první krku pět vyberte zaměstnavatele. Platí stejná pravidla jak u Imprt rzpisu. V druhém krku zadejte specifický symbl a bdbí, za které rzpis tvříte (ve tvaru RRRRMM). K rzpisu můžete připjit vlastní pznámku. 11
P vybrání tlačítka Ptvrdit se dstanete k samtnému zadávání jedntlivých plateb: Tlačítkem Přidat platbu se dstane na brazvku s detailem platby, kde zadáte veškeré infrmace platbě: Tlačítkem deslat dešlete celý rzpis ke zpracvání. I v tét fázi máte mžnst upravit hlavičku rzpisu (tlačítk Upravit ) 12
2.4 Kpírvání rzpisu Pmcí tlačítka kpie je mžné rzpis z předešléh bdbí zkpírvat s mžnstí úprav příspěvků, ppř. účastníků Pmcí tlačítka upravit lze změnit specifický symbl, bdbí a textaci. I v tmt případě však platí pravidla pr specifický symbl (příspěvek účastníka 0000000000, příspěvek zaměstnavatele 0000999900, účastník + zaměstnavatel 0000000000). Jedntlivé údaje u plžek v kpírvaném rzpise lze měnit, tzn. jmén, příjmení, čísl smluvy, rdné čísl, výše příspěvku, typ příspěvku. Pmcí tlačítka přidat platbu lze přidat d kpírvanéh seznamu zcela nvéh účastníka. Tlačítkem deslat zasíláme zkpírvaný rzpis ke zpracvání. 13
2.5 Přehled rzpisů Přehled rzpisů je rzdělen na 2 části: a) Rzpisy zadané na zaměstnavatelském prtálu Tat část bsahuje přehled Vašich rzpisů, které byly naimprtvány d aplikace Partner24. Rzpisy se zde zbrazují ihned p jejich deslání a je tedy mžné si zde úspěšnst imprtu kamžitě věřit. b) Rzpisy zpracvané v ČSPS Jde rzpisy z části a), které byly přijaty ČSPS ke zpracvání neb již byly zpracvány. Pkud byl v ČSPS přijatý rzpis mdifikván (např. na Vaši žádst), v tét části přehledu se prvedené změny u příslušnéh rzpisu prjeví, zatímc v části a) zůstane rzpis beze změn. U každéh rzpisu je v tét části také uveden aktuální stav zpracvání: přijatý rzpis byl přijat ČSPS ke zpracvání a čeká na spárvání s příslušnu platbu rzpracvaný uknčené zpracvání rzpis byl spárván s platbu, ale některé příspěvky nemhly být zpracvány. Důvdem může být například uknčená smluva, neb chybějící suhlas s příspěvkem zaměstnavatele. P zbrazení detailu rzpisu můžete ihned zjistit, které knkrétní příspěvky nebyl mžné zpracvat včetně důvdu. v přádku zpracvaný rzpis (příspěvky jsu buď zpracvané neb vrácené) Pr rzpisy z bu částí přehledu je mžné zbrazit jejich detail. Na Vaši žádst je také mžné jakýkliv rzpis z bu částí přehledu dstranit (např. v případě imprtu chybnéh rzpisu). 3 Frmuláře a žádsti 14
V sekci Frmuláře a žádsti můžete zadávat své žádsti. Ty jsu v systému evidvány a řeší je pak příslušný referent. 3.1 Nvá žádst Při zadávání nvé žádsti vyberete typ žádsti a napíšete samtné znění žádsti. P stisknutí Odeslat vám systém pr kntrlu znvu ukáže zadané údaje. Pkud je vše v přádku, tlačítkem Odeslat dešlete žádst k dalšímu zpracvání. Systém vás infrmuje úspěšném prvedení akce: 3.2 Přehled žádstí V přehledu žádstí je také k dispzici seznam Vámi deslaných žádstí. U každé žádsti se můžete pdívat na její detaily. 15
4 Reprty V tét sekci máte k dispzici sumarizvané reprty za jedntlivá bdbí v rámci vybranéh rku a dále měsíční reprty s detaily knkrétních platbách. 4.1 Rční Rční reprt bsahuje sumarizvané příspěvky zaměstnavatele i příspěvky účastníka (pkud je v hrmadné platbě zasíláte) za každé bdbí zvlenéh rku. V detailu zvlenéh bdbí je dále mžné prhlížet údaje pčtu identifikvaných (zpracvaných) příspěvků, neidentifikvaných (nezpracvaných) příspěvků a pčtu vrácených příspěvků. P kliknutí na dkaz vrácené příspěvky můžete přejít přím d reprtu vrácených plateb a knkrétní vrácené příspěvky vyhledat včetně dplňujících infrmací. 4.2 Měsíční V měsíčním reprtu máte mžnst výběru, ppř. exprtu příspěvků pdle bdbí, čísla smluvy, jména, příjmení, platnsti smluvy, stavu smluvy a výše příspěvku zaměstnavatele: 16
4.3 Vrácené platby Reprt vrácených umžňuje vyhledat vrácené příspěvky v jedntlivých letech pdle data vrácení. Pkud se Vám z ČSPS vrátí některý z příspěvků zaslaný hrmadnu platbu, v reprtu vrácených plateb je mžné tent příspěvek snadn vyhledat. Krmě jinéh reprt bsahuje infrmace datu vrácení, bdbí, na které byl půvdně příspěvek určen a také důvd vrácení. 5 Nástěnka, zprávy a upzrnění V tét sekci máte mžnst prhlížet aktuálně platné zprávy a editvat je, zadávat nvu zprávu, a prhlížet archiv již neplatných zpráv. C skutečně můžete dělat se řídí přidělenými právy. Pkud jste byčejný uživatel, pravděpdbně budete mci puze zprávy prhlížet. 17
5.1 Přehled zpráv Tent přehled je stejný, jaký vidíte na úvdní stránce p přihlášení d aplikace. Pdle svých práv máte mžnst prhlédnut si detail zprávy, zprávu upravit, smazat, neb vytvřit nvu zprávu. 18
6 Nastavení uživatele 6.1 Nastavení e-mailvých ntifikací Na tét stránce si můžete vybrat, zda vás má systém mailem infrmvat změně stavu zpracvání vašeh rzpisu zaslanéh ke zpracvání a nvé zprávě na nástěnce. V ntifikacích změně stavu zpracvání Vašeh rzpisu je přesně specifikván jaký rzpis se jedná (bdbí a celkvá částka) a v jakém stavu se rzpis právě nachází. Pkud např. Váš rzpis přejde d stavu rzpracvaný (tzn. některé příspěvky nebyl mžné zpracvat) budete tm autmaticky infrmváni a p přihlášení d aplikace Partner24 můžete v přehledu rzpisů kamžitě zjistit, které příspěvky nebyl przatím mžné zpracvat. 19