Metodika implementace pra ce na da lku

Metodika implementace pra ce na da lku Verze: 1.0.4 Datum vydání: 23. 3. 2013 Autor: Ing. Jakub Heikenwälder

Anotace Tato metodika vznikla v rámci projektu Vybudování koordinačního centra práce na dálku v Třebíči, CZ.1.04/5.1.01/77.00234, který je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu. Poděkování Společnosti The Telework Association (TWA) za cenné podněty a připomínky a za zapůjčení materiálů Panu Peteru Thomson, Director of Research (TWA) za nápady a diskuze a cenné rady Paní Shirley Borett, Development Director (TWA) za kontakty, doporučení a podnětné dotazy Společnostem Leucanta, Icontio a Elsremo a jejich pracovníkům za evaluaci metodiky a připomínky k ní. Kapitola: Anotace 2

Obsah Anotace... 2 Poděkování... 2 Úvod... 8 1 Práce na dálku základní vymezení... 10 1.1 Práce na dálku... 10 1.2 Základní pojmy... 11 1.2.1 Práce na dálku... 11 1.2.2 Mobile working... 11 1.2.3 Home-based working... 11 1.2.4 Home office... 11 1.2.5 Flexibilní formy práce... 11 1.3 Práce na dálku ve světě... 12 1.4 Práce na dálku v českém prostředí... 13 2 Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele... 15 2.1 Zvýšení produktivity... 15 2.2 Snížení nemocnosti a absencí... 15 2.3 Zvýšení flexibility pracovníků... 16 2.4 Snížení fluktuace pracovníků... 16 2.5 Snížení nákladů na provoz... 16 2.6 Snížení nadbytečných cestovních nákladů pro pracovníky v terénu... 17 2.7 Využití pracovníků v jiných lokalitách nebo časových pásmech... 17 2.8 Možnost zaměstnat osoby se zdravotním postižením... 17 2.9 Možnost využití odborníků nebo příležitostných pracovníků... 17 2.10 Snížení dopadů živelných katastrof... 18 Kapitola: 3

3 Přínosy využití práce na dálku pro zaměstnance... 19 3.1 Snížení nákladů na dopravu... 19 3.1.1 Snížení dalších nákladů souvisejících s každodenní přítomností v kanceláři... 19 3.2 Vyšší uspokojení z práce... 19 3.3 Zvýšení osobní produktivity... 20 3.4 Sladění pracovního a osobního života... 20 3.5 Dostupnost práce ve venkovských a vzdálených oblastech... 20 3.6 Větší šance na udržení práce i při stěhování a změnách bydliště... 21 3.7 Dostupnost práce pro osoby se zdravotními problémy a postižením... 21 4 Omezení a nevýhody práce na dálku... 22 4.1 Nedůvěra managementu ke změně... 22 4.2 Nedostatek důvěry a monitoring pracovníků... 22 4.3 Ztráta motivace pracovníků... 23 4.4 Izolace pracovníků a související ztráta podnikové kultury... 23 4.5 Bezpečnostní rizika... 23 4.6 Náklady na pořízení vybavení a technická podpora... 24 4.7 Potřeba nových interních politik a procesů... 24 4.8 Technologická omezení... 25 4.9 Potřeba oddělovat pracovní a osobní život... 26 4.10 Izolace od spolupracovníků a firemního prostředí... 26 4.11 Snížení možnosti kariérního růstu... 27 4.12 Omezený přístup ke školením... 27 4.13 Obavy o osobní bezpečnost... 27 4.14 Obava z přesunu do režimu OSVČ... 28 5 Právní aspekty práce na dálku... 29 Kapitola: 4

5.1 Zakotvení práce na dálku v právním řádu... 29 5.2 Práce na dálku jako práce zvláštní povahy... 29 5.3 Možné způsoby výkonu práce na dálku... 30 5.3.1 Typ pracovněprávního vztahu... 30 5.3.2 Rozvržení pracovní doby... 30 5.3.3 Překážky v práci... 30 5.3.4 Náhrada nákladů zaměstnance v souvislosti s výkonem práce... 31 5.3.5 Dávky nemocenského pojištění... 31 5.3.6 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP)... 31 5.3.7 Pracovní úrazy... 32 5.3.8 Možnosti smluvního ujednání... 33 5.3.9 Shrnutí... 37 6 Organizační a procesní aspekty implementace... 38 6.1 Změny organizační struktury... 38 6.2 Organizační kultura... 39 6.3 Pozice vhodné pro práci na dálku... 40 6.4 Nastavení základních procesů... 41 6.4.1 Zadávání a kontrola úkolů... 41 6.4.2 Komunikace... 43 6.4.3 Porady... 45 6.4.4 Docházka a výkazy práce... 46 6.4.5 Předávání fyzických materiálů... 46 6.4.6 Eskalační procedury... 47 7 Technologie při práci na dálku... 49 7.1 Dostupné nástroje a jejich využití... 49 Kapitola: 5

7.1.1 Videokonference... 49 7.1.2 Telekonference... 49 7.1.3 Emaily... 49 7.1.4 Chat... 50 7.1.5 Sdílení a ukládání dokumentů... 50 7.1.6 Webináře... 50 7.1.7 Řízení projektů, zadávání úkolů a vykazování... 50 7.2 Online kanceláře... 51 7.2.1 Google Apps... 51 7.2.2 Office 365... 52 7.3 Software pro práci na dálku Třebíč... 52 8 Školení a trénink... 54 8.1 Cílové skupiny... 54 8.1.1 Pracovníci v režimu práce na dálku... 54 8.1.2 Nadřízení pracovníků v režimu práce na dálku... 56 8.1.3 Spolupracovníci pracující ze sídla společnosti... 57 8.2 Udržitelnost systému vzdělávání... 57 8.2.1 Noví zaměstnanci a vstupní školení... 58 8.2.2 Systém zpětné vazby... 58 9 Doporučené postupy při implementaci práce na dálku v organizaci... 59 9.1 Studie proveditelnosti... 59 9.2 Pilotní implementace... 61 9.2.1 Sestavení realizačního týmu... 61 9.2.2 Identifikace nákladů a přínosů v oblasti pilotního projektu... 62 9.2.3 Identifikace vhodných pracovních míst a činností... 62 Kapitola: 6

9.2.4 Výběr vhodných pracovníků pro zapojení do pilotního projektu... 63 9.2.5 Návrh a úprava směrnic a pracovních smluv... 63 9.2.6 Realizace školení pro pracovníky a management... 63 9.2.7 Zajištění nákupu a instalace potřebného vybavení... 64 9.2.8 Poskytnutí kontinuální podpory pracovníkům v novém režimu práce... 64 9.2.9 Monitoring a vyhodnocení pilotní implementace... 65 9.3 Plná implementace... 65 10 Udržitelnost a rozvoj systému práce na dálku... 67 10.1 Vyhodnocování a zpětná vazba... 67 10.2 Nástup nových zaměstnanců... 67 10.3 Rozvoj systému práce na dálku... 68 11 Závěr... 69 12 Další zdroje... 70 12.1 Literatura... 70 12.1.1 Česká... 70 12.1.2 Zahraniční... 70 12.2 Webové stránky... 71 13 Přílohy... 72 13.1 Návrh interní směrnice společnosti práce na dálku... 72 Kapitola: 7

Úvod Tato metodika implementace práce na dálku má být dalším příspěvkem do rozrůstající se oblasti zavádění flexibilních forem práce v českém prostředí. Fenomén práce na dálku se stále více rozšiřuje u firem a odtud se dostává také do neziskového sektoru a do veřejné správy. I když jsme v rozšíření a využití možností, které práce na dálku a flexibilní formy práce obecně nabízejí, stále ještě na začátku, již se můžeme opřít o zkušenosti z prvních českých projektů a čerpat inspiraci a zkušenosti ze zahraničí, kde se této problematice věnují dlouhodobě. Metodika vychází, jak z vlastních analýz a zjištění, tak z doporučení a materiálů poskytnutých zahraničním partnerem projektu, neziskovou organizací The Telework Association z Velké Británie. Konkrétní postupy však pouze nepřenáší, ale doplňuje a upravuje je dle místních specifik a zjištění, především v oblasti legislativní, ale i v mnoha dalších. Díky tomu nabízí praktická návrhy a postupy, plně využitelné v českém prostředí. Součástí metodiky jsou také vzory konkrétních dokumentů, které je možné využít při implementaci práce na dálku. Vzory těchto dokumentů a řada dalších jsou také volně dostupné v elektronické podobě na webovém portále http://pracenadalku.trebic.cz. Práce na dálku přináší řadu výhod jak organizacím, tak jednotlivcům. Cílem této metodiky je představit možnosti a výhody implementace především z pohledu organizace. Jedna kapitola také pojednává o nevýhodách a limitech práce na dálku a jak jim předcházet, případně je řešit. Důležité je také zmínit, že tento způsob práce není možné uplatnit ve všech organizacích a pro všechny činnosti. Těžiště metodiky spočívá v doporučeném postupu implementace, který vás provede od prvotních analýz a rozhodnutí, zda a v jaké míře práci na dálku do organizace zavádět, přes podrobnější analýzy a návrh procesů a úprav organizačního chování k návrhu pilotní implementace včetně jejího vyhodnocení, zapracování úprav až k následnému plnému zavedení práce na dálku. I když je tento postup označen za doporučený, nebude vhodný pro všechny případy a situace. Proto je možné jednotlivá doporučení a fáze implementačního procesu brát také samostatně a jejich provedení upravovat na míru konkrétním potřebám. Pokud uvažujete o rozsáhlejší implementaci, neváhejte se obrátit na odborníky, kteří rádi Kapitola: Úvod 8

prostřednictvím osobních konzultací předloží návrhy na řešení konkrétních situací. V rámci projektu Vybudování koordinačního centra práce na dálku v Třebíči jsou tyto konzultace v letech 2013 až 2015 poskytovány zdarma. Budeme také rádi za zpětnou vazbu na metodiku, kterou do jejího upraveného vydání zapracujeme. Využijte tedy kontakty na webu http://pracenadalku.trebic.cz a zašlete nám svůj názor. Věříme, že naše metodika Vám umožní získat přehled o práci na dálku a aspektech souvisejících s její implementací do organizace. Doufáme, že s pomocí námi navrhovaného postupu budete moci úspěšně implementaci vyzkoušet v pilotním projektu a získat i pro sebe a svoji organizaci výhody, které tento způsob práce přináší. Kapitola: Úvod 9

1 Práce na dálku základní vymezení V první části metodiky je uvedena stručná charakteristika základních termínů v oblasti práce na dálku a je popsána aktuální pozice práce na dálku ve světě a v českém prostředí. Jednotlivé definice a termíny se mohou mírně lišit v závislosti na konkrétních zdrojích jejich označení. 1.1 Práce na dálku České slovní spojení práce na dálku je aktuálně nejpoužívanějším překladem pojmu teleworking. V anglicky mluvících zemích se však rozlišuje řada dalších pojmenování, které více specifikují, o jaký typ práce se jedná. Nejčastěji souhrnný termín teleworking bývá především v USA zastoupen termínem telecommuting, dále je možné setkat se s označením distance working, flexible working, mobile working, home working případně remote working. V zemích Evropské unie se v poslední době nově objevuje termín e-working. V českém prostředí kromě označení práce na dálku se můžeme potkat také s termínem práce z domu. Podrobnému rozlišení a charakteristice jednotlivých forem práce se věnuje kapitola 1.3. Charakteristiky práce na dálku Prvním důležitým vymezením je fakt, že práce na dálku není sama o sobě pracovní náplní. Jedná se o způsob, jakým zaměstnanec vykonává své (vlastní) zaměstnání. Pro naše potřeby budeme definovat práci na dálku jako práci vykonávanou vzdáleně od osoby nebo instituce, která pracovníka platí, s využitím informačních a komunikačních technologií pro kontakt se zaměstnanci, kolegy nebo zákazníky. Osoby pracující na dálku nepracují pouze ze svého domova, ale z jakéhokoli vyhovujícího místa jako je například co-workingové centrum, kavárna nebo pracovna na zahradě. Práce mimo kancelář v naprosté většině případů probíhá pouze část pracovního týdne. Důležitou charakteristikou z právního hlediska je to, že zaměstnanec pracující na dálku je stále zaměstnancem společnosti nejedná se tedy o kontraktovanou práci nebo jakékoli varianty na tzv. švarcsystém. Velice často je práce na dálku součástí širšího systému flexibilního zaměstnávání bývá doplněna o flexibilní pracovní dobu, klouzavou pracovní dobu, částečné nebo stlačené Kapitola: Práce na dálku základní vymezení 10

pracovní úvazky. Toto komplexní pojetí bývá nově souhrnně označováno termínem agile working. 1.2 Základní pojmy Obsahem této kapitoly je rozlišit základní názvosloví označující různé formy práce na dálku a popsat jejich základní charakteristiky. 1.2.1 Práce na dálku Jak již bylo zmíněno výše, práce na dálku je práce vykonávaná tak, že pracovník se při výkonu své práce nenachází na stejném místě jako organizace, pro kterou práci vykonává. 1.2.2 Mobile working Mobilní práce je podmnožinou práce na dálku a zahrnuje ty případy práce, kdy pracovník operuje v terénu. Pracovníci v režimu mobile workingu často nemají ani vlastní kancelář nebo pevné pracovní místo. Typickým příkladem je práce obchodníků, servisních techniků a podobných profesí. 1.2.3 Home-based working Home-based working tedy práce z domu představuje takový režim, kdy zaměstnanec pracuje výhradně z domu naprostou většinu pracovní doby. Zaměstnanci v tomto režimu většinou nemají vlastní kancelář ani pevné pracovní místo v sídle firmy. 1.2.4 Home office Home office označuje ty případy práce, kdy pracovník část své pracovní doby realizuje z domova. Zpravidla se jedná o 1 2 dny v pracovním týdnu, může jich být ale i více. Tito pracovníci zpravidla mají vlastní nebo sdílené pracovní místo (stůl) i v sídle společnosti, pro kterou pracují. 1.2.5 Flexibilní formy práce Jedná se o všechny podoby práce, které umožňují ovlivnit čerpání pracovního fondu jiným než rovnoměrným způsobem (5x 8 hodin týdně). Zahrnuje částečné úvazky, kompresní pracovní dobu, klouzavou pracovní dobu a další podobné formy práce. Často se vyskytují v kombinaci s různými formami práce na dálku. Kapitola: Práce na dálku základní vymezení 11

Flexibilní formy práce Sdílená pracovní místa Konta pracovní doby Práce na dálku Pružná pracovní doba Práce z domova Práce z kavárny 1.3 Práce na dálku ve světě Různé podoby práce na dálku jsou ve světě poměrně rozšířeným nástrojem firem ke zvýšení flexibility a spokojenosti zaměstnanců. Řada firem pracuje dokonce převážně v tomto režimu, existují firmy, jejichž pracovníci permanentně pracují z domu a tyto firmy vůbec nemají kanceláře. Práci na dálku ve stále větší míře zavádějí zejména velké nadnárodní podniky, které díky své velikosti získávají znatelné úspory v provozních nákladech. Například společnost IBM díky převodu části pracovníků do režimu práce na dálku ušetří za pronájem prostor milióny dolarů každý rok oproti předchozímu stavu. V řadě světových zemí je i ze strany místních samospráv snaha motivovat firmy k využití těchto přístupů k práci. Díky práci na dálku dochází například ve velkých aglomeracích ke snížení dopravního provozu a tím ke snížení spotřeby pohonných hmot a ke snížení znečištění ovzduší. Studie společnosti The Telework Research Network (GB) přinesla podrobnou kalkulaci úspor rovněž v oblasti snížení nehodovosti v dopravních špičkách pracovních dní. Kapitola: Práce na dálku základní vymezení 12

Práci na dálku ve světě aktivně využívá velká řada neziskových organizací, pro které je tento přístup možností, jak získat pracovníky bez nutnosti zajištění a vybavení kanceláří. Zároveň jim umožňuje nabídnout spolupráci odborníkům ze vzdálenějších míst. Práci na dálku úspěšně využívají v některých státech vládní organizace a úřady. To jim umožňuje redukovat potřebu nových vybavených kanceláří a v případě větších organizací také nabídnout možnost práce v odlehlejších lokalitách. Například londýnská radnice má některá svá call centra umístěna ve Skotsku a zaměstnává tak několik desítek lidí ve venkovských oblastech země. 1.4 Práce na dálku v českém prostředí V českém prostředí je práce na dálku známá především z velkých zahraničních firem. V současné době se práce na dálku v kombinaci s dalšími flexibilními formami práce rozšiřuje i v prostředí menších firem, i když u těchto firem a jejich manažerů stále vládne určitá nedůvěra. Tato nedůvěra je způsobena především chybějící legislativou, která by jednoznačně pomáhala specifikovat práci na dálku a postihovala by případy, které mohou nastat. Firmy pak mají často obavy z nejasného vymezení problematiky směrem k pracovnímu právu, a proto tento systém práce raději vůbec nezavedou. Problematice legislativy je věnována samostatná kapitola metodiky. Dalším faktorem, který ovlivňuje rozšířenost práce na dálku, je dostupnost moderních technologií a především kvalitního připojení k internetu. V tomto ohledu již připojení k internetu pro firmy a podnikatelský sektor není většinou problémem. Přesto však stále jsou domácnosti a oblasti, které nejsou pokryty vysokorychlostním připojením k internetu. V českém prostředí svoji roli také relativně často hrají i konzervativní přístupy managementu, které odvozují výkon pracovníka od jeho přítomnosti na pracovišti, i když výstupy nejsou v řadě případů kontrolovány. V poslední době se však i v České republice objevily projekty, které propagují práci na dálku a jejichž výstupy je možné použít. Jedním z těchto projektů je portál www.pracenadalku.cz, který nabízí webináře zabývající se širokou oblastí práce na dálku od legislativní problematiky přes organizační a procesní nastavení až po využití dostupných SW nástrojů. Dalším projektem Kapitola: Práce na dálku základní vymezení 13

je projekt Vybudování koordinačního centra práce na dálku v Třebíči. Toto centrum poskytuje vzdělávání cílovým skupinám projektu formou seminářů a webinářů. Zájemci z řad firem i jednotlivců mohou centrum osobně navštívit a využít bezplatné konzultace k problematice práce na dálku. Koordinační centrum práce na dálku v Třebíči také provozuje webový portál http://pracenadalku.trebic.cz/, kde je možné získat informace, články, studie a doporučení pro implementaci práce na dálku v organizaci, vzory dokumentů a také příběhy úspěšných firem i jednotlivců, kteří práci na dálku každodenně využívají. Součástí projektu v Třebíči je také bezplatné poskytnutí softwaru pro podporu práce na dálku, který si může jakákoli firma zaregistrovat a vyzkoušet si jeho jednotlivé moduly a tím bez jakýchkoli investic do infrastruktury vyřešit problematiku dostupných nástrojů. Tento software vznikl na zakázku přímo dle zadání projektu a specifikace práce na dálku, proto v maximální míře odpovídá nejrozšířenějším potřebám pracovníků. Více o tomto softwaru bude popsáno v kapitole o softwarových nástrojích. Podobným projektem zabývajícím se propagací práce na dálku především u firem je projekt města Hodonín. V rámci projektu se uskuteční semináře a webináře a bude poskytnuta metodická a konzultační podpora firmám i osobám ze znevýhodněných skupin. Ambiciózním projektem ve veřejné správě je implementace práce na dálku do prostředí Krajského úřadu Královehradeckého kraje. Zde se již povedlo některé pracovníky převést na tento režim práce. Smělým plánem do budoucna je několik desítek pracovníků pracujících částečně z domova. V českém prostředí se tedy i přes určitou nedůvěru managementu i samotných pracovníků práce na dálku spolu s dalšími flexibilními formami práce rozšiřuje i mimo velké zahraniční firmy a díky několika projektům také do veřejné správy. Kapitola: Práce na dálku základní vymezení 14

2 Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele Vhodná implementace práce na dálku a dalších flexibilních forem práce může zaměstnavateli nabídnout řadu výhod. Některé výhody jsou patrné až při dlouhodobější aplikaci a obtížněji se vyčísluje jejich finanční přínos. Přesto pokud je pro zaměstnavatele důležité dlouhodobě zlepšovat produktivitu a efektivitu pracovníků i celé firmy, je zavedení práce na dálku vhodným nástrojem, jak těchto cílů postupnými kroky dosáhnout. Samotné firmy uvádějí různé přínosy práce na dálku, které se odvíjejí od převažující činnosti firmy a jejího interního nastavení. Pro míru přínosu je důležitý výchozí stav, ve kterém firma zahájí implementaci práce na dálku. 2.1 Zvýšení produktivity Možnost práce na dálku u pracovníků firmám přináší zvýšení produktivity pracovníků a tím často i zvýšení jejich spokojenosti s vykonávanou prací. Základní faktory, které pracovníci uvádějí v souvislosti se zvýšením produktivity díky zavedení práce na dálku, jsou následující: - Snížení vyrušení/redukce rušivých vlivů pracovníkům pracujícím z domova odpadá vyrušování způsobené návštěvami a komunikací kolegů v kanceláři, telefonními hovory a provozním hlukem v kancelářích typu open-space, - Snížení času potřebného na řízení a tzv. mikromanagement při správně nastavených procesech a vyhodnocování realizované práce není nutné pracovníky řídit na úrovni mikromanagementu a obvykle stačí zadat úkol a následně vyhodnotit jeho splnění. Vedoucí pracovníci musí také lépe a jednoznačněji zadávat konkrétní úkoly. Zvýšení produktivity je závislé na správné implementaci práce na dálku. Při vhodném nastavení procesů a dostatečnému proškolení pracovníků lze dosáhnout výrazných hodnot pro celou firmu. 2.2 Snížení nemocnosti a absencí Možnost pracovat z domu vede často ke snížení absencí z důvodu lehčích onemocnění a nachlazení, při kterých pracovník nechce rozšiřovat svoji chorobu cestou do práce a mezi kolegy a navíc tím prodlužovat dobu nutnou k vyléčení. Při práci z domova má možnost vytvořit Kapitola: Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele 15

si takové prostředí, které mu umožní podávat plnohodnotný pracovní výkon i přes momentální nepříznivý zdravotní stav. Využití flexibilních forem práce (například klouzavé pracovní doby) ve spojení s prací z domu umožňuje pracovníkům zařídit si řadu úkolů a řešit problémy každodenního života a přitom se vyhnout nutnosti brát si půldenní nebo celodenní dovolenou. 2.3 Zvýšení flexibility pracovníků V některých oblastech působnosti firem může být velkým přínosem možnost lépe nastavit kapacity zaměstnanců v průběhu dne. Může se jednat o služby, o které je větší zájem v určité části dne a poptávka po nich není rovnoměrná například se jedná o služby spojené s dopravními špičkami nebo s přítomností zákazníků u nich doma (doručovací služby apod.) V případě práce na dálku je možné a pro pracovníky více schůdné rozdělit například pracovní směnu na dvě části, které jsou oddělené větší přestávkou. V případě nutnosti zůstat po celou dobu v kanceláři zaměstnavatele by toto řešení nebylo vhodné ani pro zaměstnavatele, který by musel mít k dispozici po celou dobu zvýšený počet pracovníků, ani pro zaměstnance, který by musel trávit čas v práci i v době, kdy by nebylo dost práce. 2.4 Snížení fluktuace pracovníků Možnost pracovat na dálku se řadí ke stále žádanějším benefitům. Díky její implementaci tak dochází ke zvýšení spokojenosti pracovníků. S využitím možnosti částečně nebo plně pracovat na dálku také nemusí pracovníci měnit zaměstnání v případě přestěhování nebo změny lokality zaměstnavatele. Firma tak má možnost udržet si pracovníky, do kterých investovala značné prostředky v rámci školení a kteří představují pro firmu důležité nositele zkušeností. Také tím ušetří náklady spojené s náborem, výběrem a zaškolením nových pracovníků. 2.5 Snížení nákladů na provoz Provozní náklady především větších společností mohou dosahovat velmi výrazných částek. Pro malé firmy pak může být finančně nedostupné zajistit pracovní místa a kanceláře pro všechny pracovníky. V případě, že pracovníci nepotřebují být v kanceláři přítomni celý týden, není nutné pro každého zaměstnance zařizovat a mít k dispozici pracovní stůl a s tím související kancelářské vybavení. Díky tomu mohou firmy ušetřit značné finanční náklady za vybavení Kapitola: Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele 16

pracovních míst, dále pak za nákup příslušenství a nábytku a následně také například na provozu budov, tedy na výdajích za topení, vodu a elektrické energie. 2.6 Snížení nadbytečných cestovních nákladů pro pracovníky v terénu Pracovníkům, kteří často pracují v terénu, u zákazníků nebo za den realizují více cest, umožňuje práce na dálku spolu s poskytnutím vhodného vybavení ušetřit čas a náklady spojené s cestou do kanceláře a následně až k zákazníkovi. Pokud odpadne nutnost každodenní návštěvy kanceláře, je možné efektivněji plánovat obchodní i servisní cesty, zorganizovat si větší počet schůzek a zefektivnit pracovní dobu a ušetřit tím čas i náklady na přejíždění do kanceláře a zpátky. 2.7 Využití pracovníků v jiných lokalitách nebo časových pásmech Pro některé zaměstnavatele je práce na dálku cestou k získání pracovníků, kteří mohou pracovat v odlišných lokalitách nebo časových zónách. Dostupnost pracovníků v jiných časových pásmech je výhodná pro zajištění služeb vyžadovaných v non-stop režimu bez jakýchkoli omezení. Díky tomu je možné zapojit pracovníky v jejich denní pracovní době a není nutné v rámci jednoho časového pásma realizovat třísměnný non stop provoz. Využití pracovníků z jiných lokalit může být příčinou ke snížení mzdových nákladů při zachování stejných standardů služeb. V některých případech u nadnárodních firem zákazníci požadují a kladně hodnotí možnost poskytování podpory od místních pracovníků, kteří znají kontext konkrétní lokality. 2.8 Možnost zaměstnat osoby se zdravotním postižením Využití přístupu práce na dálku umožňuje zaměstnat také pracovníky, pro které by bylo obtížné nebo nemožné každodenní dojíždění do práce z důvodu zdravotních omezení. Tím může firma splnit zákonnou povinnost zaměstnání osob v různých kategoriích zdravotních omezení, ale může tak navíc získat kvalitní odborníky, kteří například po úraze nemají možnost každodenního cestování. 2.9 Možnost využití odborníků nebo příležitostných pracovníků Práce na dálku poskytuje firmám příležitost oslovit ke spolupráci s odborníky a specialisty, kteří nemají zájem, případně pro ně nemá význam stěhovat se za prací (například vzhledem ke krátkodobým projektům). Firma tak může získat vysoce kvalifikovanou pracovní sílu bez Kapitola: Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele 17

nutnosti řešit nebo dokonce platit náklady na relokaci konkrétního pracovníka. Při menších problémech spojených s vykonáváním práce je pak také vyšší ochota kvalifikovaných pracovníků pro nástup i na časově omezené projekty. 2.10 Snížení dopadů živelných katastrof V závislosti na klimatickém podnebí mohou činnost firem ovlivňovat různé živelné pohromy. V našem prostředí to jsou nejčastěji záplavy a sněhové vánice (kalamity). V případě, že část pracovníků pracuje z domu, nemusí na činnost firmy tyto katastrofy mít téměř žádný vliv. Pracovníci navíc nejsou stresování cestováním do práce v nepříznivých podmínkách, kdy hrozí, že na cestě zcela uvíznou. Kapitola: Přínosy implementace práce na dálku pro zaměstnavatele 18

3 Přínosy využití práce na dálku pro zaměstnance 3.1 Snížení nákladů na dopravu Každodenní dojíždění do práce pro zaměstnance přináší řadu nákladů. Hlavními náklady jsou ty cestovní, ať už ve formě jízdenek nebo nákladů na pohonné hmoty. K těm je dále možné přičíst například náklady související s pořízením a využívání dopravních prostředků, typicky nákup automobilu, jeho servis a pojištění, v některých případech ještě náklady na parkování. Ve větších městech a aglomeracích je možné využívat pro přesun do firmy hromadnou dopravu. I ta však sebou přináší náklady (související s nákupem jízdenek) a také vyšší časové nároky na samotnou cestu. 3.1.1 Snížení dalších nákladů souvisejících s každodenní přítomností v kanceláři Méně zřejmými náklady souvisejícími s každodenní prací v kanceláři mohou být také náklady spojené se stravováním pracovníků v prostorách zaměstnavatele. Při práci z domova jsou náklady na stravování většinou nižší než v případě stravování u zaměstnavatele. Neopomenutelným nákladem při dojíždění do práce je pak čas pracovníků, který tráví na cestě. V některých případech se může jednat až o hodinu nebo dvě denně, které pracovník stráví na cestě do práce a z práce. Tato doba málokdy patří do volného času, na druhou stranu není ani zahrnuta do pracovní mzdy. V případě každodenní půlhodinové cesty autem se za rok může jednat až o 12 celých dní, strávených řízením vozu. Díky možnosti částečně nebo plně pracovat z domova nebo na dálku je tedy možné ušetřit přímé náklady v souvislosti s cestou, dále pak náklady související s dopravními prostředky a na závěr v nemalé míře ušetřit čas, který je možné věnovat svým koníčkům nebo svým blízkým a tím udržovat lepší soulad osobního a pracovního života. 3.2 Vyšší uspokojení z práce Zaměstnanci, kteří pracují na dálku, mají větší prostor i potřebu samostatnosti a také odpovědnosti. Díky tomu více přebírají odpovědnost za dosažení stanovených cílů a splnění úkolů. Ze strany firmy pak tento pracovní režim vnímají jako projev důvěry v jejich schopnosti. U pracovníků využívajících flexibilní formy práce je dlouhodobě vykazována nižší fluktuace. Kapitola: Přínosy využití práce na dálku pro zaměstnance 19

Prostřednictvím práce na dálku pracovníci také často omezí rušivé vlivy na pracovišti, případně pracovní stres, což jim umožňuje více se soustředit na práci, lépe plnit úkoly a tím i dosahovat vyšší osobní spokojenosti. 3.3 Zvýšení osobní produktivity Osobní produktivita souvisí především se snížením rušivých vjemů souvisejících s pobytem v kanceláři (telefonické hovory kolegů, diskuze a náhodné návštěvy spolupracovníků, ) a také s možností rozvrhnout si individuálně plnění úkolů. V případě, že má pracovník správně zadány úkoly, které má za daný den splnit, je pak záležitostí každého pracovníka, aby je realizoval způsobem, který mu bude nejvíce vyhovovat a umožní mu tak co nejlépe využít své silné stránky a odevzdat co nejkvalitnější výstupy. Díky omezení vyrušení a možnosti sám si rozvrhnout úkoly a jejich plnění tak pracovníci dosahují vyšší produktivity. 3.4 Sladění pracovního a osobního života Kombinace práce na dálku a flexibilních forem práce umožňuje lépe sladit požadavky pracovního i osobního života. Možnost práci přerušit a následně v ní pokračovat umožňuje rodičům malých dětí jejich odvoz do školky, školy nebo zájmových kroužků a následné dokončení práce v odpoledních nebo večerních hodinách. Flexibilní pracovní doba pak umožňuje zorganizovat si osobní čas pro potřebu zařizování například soukromých a úředních záležitostí tak, že si pracovník nemusí brát dovolenou a svoje pracovní úkoly dokončí v pozdějším čase (například odpoledne nebo navečer). Možnost flexibilního rozvrhnutí práce tak přispívá k lepší rovnováze pracovního a osobního života. O úskalích, která s tímto tématem souvisí, pojednává následující kapitola. 3.5 Dostupnost práce ve venkovských a vzdálených oblastech I přes vysokou koncentraci osob ve městech a stále silnou tendenci mladých přesouvat se za prací do měst se začínají objevovat případy rodin i jednotlivců, kteří naopak chtějí žít mimo město ve venkovských oblastech. Případně existují lidé, kteří se nemohou nebo nechtějí z různých důvodů za prací do města přestěhovat, a přesto můžou nabídnout odbornost a ochotu podávat kvalitní pracovní výkon, který v místě bydliště žádná společnost není schopna využít. Kapitola: Přínosy využití práce na dálku pro zaměstnance 20

Možnost pracovat na dálku je pro tyto osoby způsobem, jak nabídnout, získat nebo si udržet práci a současně bydlet mimo město. V případě, že je potřeba dojíždění omezena například na několik málo dní v měsíci, jsou pak pracovníci ochotni dojíždět i mnohem delší vzdálenost, než v případě každodenního dojíždění. 3.6 Větší šance na udržení práce i při stěhování a změnách bydliště Změna bydliště z důvodu stěhování může zásadním způsobem ovlivnit podmínky dojíždění a dostupnosti lokality původního pracoviště. V některých případech může být zhoršení dostupnosti natolik výrazné, že se pracovník rozhodne svůj pracovní poměr v dané společnosti ukončit a musí pak hledat jinou práci. Možnost pracovat na dálku mu umožní ponechat si stávající práci a například ji vykonávat jiným způsobem třeba i při přestěhování do jiného města nebo vzdálenější oblasti. Pracovník tak nemusí ukončovat pracovní poměr a hledat si jiný a firma nepřijde o zkušeného pracovníka. 3.7 Dostupnost práce pro osoby se zdravotními problémy a postižením V důsledku zdravotních omezení a postižení některé osoby nemohou každý den dojíždět do práce, přestože mají kapacitu i chuť pracovat. Práce z domu je pro ně prostředkem, jak se stát plnohodnotným zaměstnancem a podílet se tak na dosahování cílů organizace. Pro osoby s tímto znevýhodněním je pak každá nabídka práce velkou výzvou a často se pak stávají nejvýkonnějšími pracovníky, aby potvrdili, že danou šanci dostali právem. Kapitola: Přínosy využití práce na dálku pro zaměstnance 21