Stručný průvodce aplikací Sběr dat pro RIV (verze 1.0) Rada pro výzkum a vývoj Úřad vlády ČR Určeno necertifikovanému dodavateli dat RVV 2003 1. Vstup do aplikace Informace pro uživatele, uživatelské příručky a odkazy na provoz WEB aplikací jsou na úvodní stránce, která je společná pro všechny aplikace http://www.vyzkum.cz/index.asp?link=aplikace/uvod.html Z této stránky může do aplikace vstoupit Nový uživatel Zaregistrovaný uživatel, který předává data do IS VaV Resortní uživatel Uživatel, který chce zažádat o certifikát (nový i zaregistrovaný) za účelem získání resortních práv 2. Nový uživatel Uživatel, který nebude žádat o certifikát volí odkaz přímo z názvu požadované aplikace (CEP, CEZ, RIV) na úvodní stránce v části Přístup pro nového uživatele, který bude pouze předávat data (pozn.: pokud v budoucnosti bude uživatel požadovat certifikát resortní uživatel - může pod stejným loginem a heslem do aplikace vstoupit z této úvodní stránky v části Vytvoření požadavku na certifikát ) 1/8
2.1 Úvodní přihlašovací formulář Z úvodní stránky web aplikací uživatel vstoupí na úvodní přihlašovací formulář. Nový uživatel se musí do aplikace nejprve zaregistrovat. 2.2 Registrace nového uživatele Uživatel si zvolí svoje heslo (minimálně 6 míst, bez háčků a čárek, záleží na velkých a malých písmenech) a vyplní registrační formulář. Uživatelské vízum (login) mu přidělí aplikace (je také uveden jako první položka U01 na stránce, kterou aplikace vygeneruje po odeslání registračního formuláře). Pokud je při registraci uveden e-mail, je login po vyplnění registračního formuláře uživateli automaticky zaslán aplikací. Upozornění: Nezapomeňte své heslo, nelze je již žádným způsobem zjistit Při vyplnění formuláře je třeba správně vyplnit rodné číslo bez lomítka. Některé údaje jsou nepovinné, např. telefonní číslo, e-mail, kód organizační jednotky. Pokud však nevyplníte e- mail, není Vám jeho prostřednictvím zaslán Váš automaticky vygenerovaný login musíte si ho jako položku U01 vhodným způsobem zapsat. Název organizační jednotky organizace (U13) je třeba vyplnit, pokud neexistuje, uveďte neuvedeno. Položka je nepovinná, ale je nezbytné jí vyplnit pro případ, že budete později žádat o certifikát. 3. Zaregistrovaný uživatel Uživatel vyplní do přihlašovacího dialogu svoje vízum a heslo. Aplikace ověří, zda k těmto údajům existuje registrace. Pokud ano, uživatel může pracovat v aplikaci jako necertifikovaný uživatel. 3.1 Změna registrace Uživatel může kdykoliv měnit údaje na své registraci (včetně hesla), avšak kromě víza (login), IČO, jména, příjmení a rodného čísla. U všech těchto základních údajů (textových položek) záleží na velkých a malých písmenech, diakritice, použití mezer a veškerých znaků. 3.2 Založení nového výsledku menu volba: Správa výsledků menu>výsledky - Funkce Nový výsledek Autor výsledku při zakládání nového výsledku musí zadat kód poskytovatele, a typ subjektu, za který je předávána dodávka dat (výběrem ze seznamu). V dalším formuláři vyplní dodavatel požadované položky. 2/8
Aplikace generuje identifikační kód výsledku automaticky, bez zásahu dodavatele dat a zároveň je daný dodavatel dat přidán do seznamu účastníků výsledku jako dodavatel dat. Kód je jedinečný v celé aplikaci a je generován dle následujícího klíče: RIV/iiiiiiii:jjjjj/rr:eeeeeeee kde: Tabulka 1: Identifikační kód výsledku Část kódu RIV Popis / oddělovač iiiiiiii Označení informační oblasti IČO příjemce : oddělovač jjjjj rr eeeeeeee Kód organizační jednotky Poslední dvojčíslí roku uplatnění výsledku Evidenční číslo výsledku Dodavatel dat může vkládat do aplikace nové výsledky a dále může tato data upravovat (editovat). Po skončení editace předává dodavatel dat výsledky resortnímu dodavateli dat, který je dále zpracuje. 3.3 Vyplnění údajů o výsledku a jeho editace Menu>výsledky Nový výsledek se objeví v tabulce Seznam nových výsledků k editaci Uživatel vyplní veškeré údaje uvedené ve formuláři přihlášky (akce edituj ), případně může data opět editovat (akce edituj ), smazat (akce smaž ), nebo předat resortnímu dodavateli dat (akce předej ). Vyplňování přihlášky a editace může probíhat i přerušovaně. Má-li uživatel na svém PC zapnuty procedury JavaScript, potom se u některých položek kontroluje na straně uživatele obsah zadávaných údajů a uživatel je okamžitě informován o položkách obsahujících chybné hodnoty. Pokud na formuláři signalizují tyto kontroly chyby, neuloží se žádná ze zadaných hodnot uvedených ve formuláři do aplikace. Je nutno bezpodmínečně odstranit veškeré chybné hodnoty, neboť takováto data nelze do aplikace uložit ani dočasně. Pro tento případ tedy neplatí pravidlo možnosti přerušované editace či zadávání dat. Má-li uživatel na svém PC vypnuty procedury JavaScript (nebo je vůbec nemá), provádí se tyto kontroly až při kontrole externí kontrolní službou. 3/8
Dodavatel dat nemůže opravovat výsledky, které již předal resortnímu dodavateli dat. Tyto výsledky mají stav J přijaté, nelze je editovat, lze je pouze ze strany dodavatele dat smazat. Pokud by tedy dodavatel dat dodatečně zjistil závažné chyby v již dříve resortnímu dodavateli dat předaném výsledku, nezbývá mu, než celý tento chybný výsledek smazat a vytvořit výsledek nový, obsahující správné údaje. Smazat může ovšem pouze ty výsledky, na kterých je uveden jako oprávněný dodavatel dat, jinak nemá ke konkrétnímu výsledku vůbec přístup. 3.3.1 Omezení editace Dodavatel dat nemůže změnit základní identifikační údaje výsledku (identifikační kód, rok sběru dat a kód poskytovatele). Nelze tedy např. jeden a tentýž výsledek postupně předat různým poskytovatelům pouhou změnou kódu poskytovatele uvedeného na daném výsledku 3.3.2 Rozdělení editace Vlastní editace dat o výsledku je rozdělena do následujících částí: Editace hlavních údajů (tabulka I.) Editace anotací (tabulka I.) Editace specifických údajů (tabulka I.) Editace údajů o autorech a garantech (tabulka II.) Editace návazností na projekty nebo záměry (tabulka III.) Tyto jednotlivé části dat o výsledku je možno editovat nezávisle na sobě, editaci lze kdykoliv přerušit a to i v případě neúplných či chybných dat. V započaté práci lze opět pokračovat bez ztráty jakýchkoliv dat. 3.3.3 Editace hlavních údajů Funkce : editace hlavních údajů V této části aplikace má dodavatel dat možnost vyplňovat jednotlivé údaje o výsledku s výjimkou omezení, která byla popsána dříve. Přitom platí: a) číselníkové údaje se zobrazují uživateli jako seznam povolených hodnot s možností výběru právě jedné hodnoty. b) textová pole - např. název v českém a anglickém jazyce, název periodika a další, lze vyplňovat a měnit bez jakéhokoliv omezení. 3.3.4 Editace anotací Funkce : editace anotací 4/8
Textová pole v českém a anglickém jazyce lze vyplňovat a měnit bez jakéhokoliv omezení. 3.3.5 Editace specifických údajů Funkce : editace specifických údajů Pro vyplňování textových polí a číselníkových údajů platí stejná pravidla jako jsou popsána v kap. 3.3.3 (Editace hlavních údajů). 3.3.6 Editace údajů o autorech a garantech Funkce : editace autora Textová pole (např. jméno, příjmení autora a další) lze měnit bez jakéhokoliv omezení. 3.3.7 Editace návazností na projekty nebo záměry Funkce : editace návazností na projekty nebo záměry Pro vyplňování textových polí a číselníkových údajů platí stejná pravidla jako jsou popsána v kap. 3.3.3 (Editace hlavních údajů). 3.3.8 Zobrazení údajů o výsledku Dodavatel dat si může zobrazit veškerá data editovaného výsledku formou přehledné sestavy, která je vytvořena speciálně za účelem tisku. 3.3.9 Smazání výsledku Pokud dodavatel dat smaže data o výsledku smaže tím veškerá data, týkající se daného výsledku v celé aplikaci. Potom nezůstanou zachovány žádné původní hodnoty dat o daném výsledku. Resortní dodavatel dat nemá možnost smazat žádný výsledek. Tyto kompetence má pouze dodavatel dat, ten je tedy vzhledem k výsledku oprávněným dodavatelem dat 3.4 Export výsledků Dodavatel dat může své výsledky vyexportovat z aplikace jako samostatné datové soubory. Menu>export výsledků Export probíhá vždy nad aktuálním seznamem výsledků. Dodavatel dat si vybere ze seznamu editovaných výsledků určitou množinu (nebo celý seznam pokud není 5/8
nastaven žádný filtr) výsledků a tuto množinu vyexportuje jako samostatný datový soubor ve formátu XML. akce: generování souboru: aplikace vygeneruje exportovanou přihlášku ve formátu XML, tento soubor je možné si uložit na lokálním počítači akce: kontrola: odkaz na externí kontrolní službu, která provede kontrolu exportované přihlášky aktuálním kontrolním programem Data o svém výsledku, které si již jednou od něj resort převzal, nemůže dodavatel z aplikace exportovat. 4. Kontrola výsledku Menu>správa výsledků Tabulka Seznam nových výsledků k editaci akce: edituj Menu> správa výsledků >editace výsledku Funkce: Zkontroluj výsledek Kontrolní program provádí předepsané kontroly včetně kontrol na vzájemně vyplněné položky v rozsahu, který vychází z platné struktury dat schválené RVV pro daný rok sběru dat. Údaj o výsledku kontroly se společně s datem kontroly zapíše neoddělitelně k editovanému projektu. Výsledek kontroly obsahuje: Počet chyb Průvodku Seznam chyb, který je prezentován sestavou, ve které se objeví u chybně vyplněných položek čísla chyb Výsledek kontroly ve formátu XML Uživatel, dle výsledku kontroly, odešle původní data resortnímu dodavateli dat, nebo pokračuje v jejich editaci a v odstraňování chyb.. 5. Předání výsledku resortnímu dodavateli dat Pokud data nevykazují chyby, lze výsledek předat resortnímu dodavateli dat Menu>správa výsledků Tabulka Seznam nových výsledků k editaci akce: předat V novém okně Menu> výsledky >odevzdání výsledků se objeví základní údaje o výsledku ident. kód, resort a rok uplatnění výsledku. 6/8
Resort může dodavateli dat výsledek přijmout (kontrolovat, odeslat RVV), nebo vrátit k opravě, nemůže jej přímo editovat ani mazat. Při všech operacích platí pravidlo, že práva resortního dodavatele dat (poskytovatele) jsou vždy podřízená právům dodavatele dat (příjemci dotace VaV dodavatele dat o výsledku). Výsledky předané již resortu může dodavatel pouze mazat a nemůže do nich zasahovat. Resortem přijaté výsledky by neměl dodavatel dat mazat pokud k tomu nemá zásadní důvod, neboť data v nich obsažená jsou již evidována přímo v aplikaci a jejich smazáním jsou z aplikace odstraněny veškeré informace o daném výsledku včetně informací na úrovni resortního dodavatele dat. Dodavatel dat má možnost výsledek přijetí vidět v přehledu svých výsledků. Pokud má dodavatel dat ve svých registračních údajích uvedenu platnou E-mail adresu, aplikace mu automaticky zašle na tuto adresu zprávu s oznámením výsledku přijetí výsledku. V případě kladného vyřízení přijetí je v E-mail zprávě uveden identifikační kód výsledku. Tento identifikační kód si musí dodavatel dat vhodným způsobem poznamenat, neboť jej musí uvádět vždy při každých pochybnostech procesu přijetí tohoto výsledku (tj. při každé reklamaci dat). Tabulka 3: Stavy výsledku Kód Stav Popis N Nový Nově zadávaný (nebo naexportovaný) výsledek. P Předaný Výsledek předaný resortnímu dodavateli dat. J Přijatý Výsledek přijatý resortním dodavatelem dat. V Vrácený Výsledek vrácený resortním dodavatelem dat. B Blokovaný Výsledek je součástí dodávky dat předané RVV. 5.1 Neodsouhlasené výsledky resortem Neodsouhlasené výsledky se dodavateli dat zobrazují v menu: Výsledky / Seznam předaných výsledků a výsledků přijatých resortem a mají uveden stav V - vrácený. Dodavatel dat zároveň obdrží E-mail zprávu o vrácení výsledku. V tomto seznamu je kromě základních identifikačních údajů výsledku dostupná i funkce Do editovaných. Volbou této funkce se dodavateli dat výsledek převede do seznamu výsledků určených k editaci. Dodavatel dat opraví údaje, kvůli kterým resort odmítl výsledek přijmout, či jej vrátil k dopracování a znovu může výsledek předat zpět resortnímu dodavateli dat jako nový výsledek, nebo jej může smazat. 5.2 Přijetí a zpracování výsledku Konkrétní výsledek resort vyhodnotí a pokud splňuje jím stanovená kritéria, následně ho přijme. Resort nemůže výsledky editovat, pouze zobrazovat, nemůže tedy měnit žádné údaje o výsledku, ani jeho identifikační kód. 7/8
Má-li mít dodavatel dat o výsledku v registraci uvedenu E-mail adresu (doporučeno), je neoficiálně" informován o výsledku přijetí svého výsledku do evidence RIV ihned v okamžiku jeho přijetí ze strany resortu, v emailové zprávě je uveden identifikační kód výsledku. Tento identifikační kód si musí dodavatel dat vhodným způsobem poznamenat, neboť jej musí uvádět vždy při každých pochybnostech v procesu přijetí tohoto výsledku (tj. při každé reklamaci dat). 6. Další informace Další podrobné informace najdete na http://www.vyzkum.cz Podrobná příručka http://www.vyzkum.cz/index.asp?link=aplikace/uvod.html Informace pro dodavatele dat http://www.vyzkum.cz/index.asp?link=databaze/doddat/doddat.html Struktury dat RIV http://www.vyzkum.cz/index.asp?link=databaze/doddat/riv/rivdod.html Zákon, legislativa http://www.vyzkum.cz/index.asp?link=legisl/legislat.html 8/8