Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Kompozice obchodních dopisů Označení materiálu: Datum vytvoření: 12. 12. 2013 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola
Anotace Učební materiál pro výuku kompozice úředního dopisu náležitosti úředního dopisu, a jejich uspořádání
Metodické pokyny PPP lze použít pro výklad i samostudium, opakování a zkoušení tématu úřední dopisy, jejich náležitosti, uspořádání a stylizace. V závěru prezentace jsou kontrolní otázky k tématu, správné odpovědi obsahuje následující snímek.
Jak píšeme úřední dopisy Úřední (obchodní) dopisy jsou formální, oficiální, takže je pro ně charakteristické: neosobní vyjadřování, formálnost objektivita, věcnost přesné a úplné formulace detailní a podrobné informace spisovná čeština tematická uspořádanost promyšlená kompozice
Oslovení v dopisu Každý dopis (také ten, který posíláme jako e-mail) vždy začíná oslovením i v případě, kdy přesně nevíme, kdo bude náš dopis číst (např. obchodní dopis), volíme nějaké neutrální oslovení. Při volbě oslovení zvažujeme vztah k adresátovi a situaci, snažíme se vyvolat u něj příznivý dojem.
Způsoby oslovení V oficiálních dopisech užíváme obvykle oslovení složeného z komponentů Vážený (vážená) + pane (paní) + příjmení (Nováku) funkce (řediteli) titul (inženýre)!(spojení typu vážený pane řediteli inženýre Nováku čeština nepřipouští) V obchodních dopisech pak Vážený pane/vážená paní, Vážení obchodní přátelé,... Vážení,
Úvod dopisu obsahuje zpravidla Úvod dopisu navázání na předchozí dopis nebo telefonický či osobní kontakt nebo představení, prezentaci firmy, instituce Na základě Vašeho faxu nabízíme zásoby materiálů a surovin. O naše materiály je vždy velký zájem i na zahraničních výstavách. stručnou formulaci důvodu, motivace dopisu Jako svým dlouholetým obchodním partnerům Vám dnes přednostně nabízíme zboží, které zdvořilostní prvky a signály V rámci dosavadní dobré spolupráce Vám přednostně nabízíme Děkujeme za zaslání poptávky a zvláště Vám doporučujeme naše Vítáme Vaše rozhodnutí využít naše zkušenosti s výrobou
Vlastní obsah dopisu Hlavní část dopisu sděluje vlastní obsah, tj. oznámení, žádost, objednávku, urgenci, reklamaci apod. Jsou-li okolnosti obchodní transakce složitější, členíme tuto část do odstavců.
Závěr dopisu V závěru obchodního dopisu obvykle pisatel jménem své firmy, instituce vyzývá adresáta, aby na dopis reagoval a doporučuje mu, jak nejlépe v navázaném kontaktu pokračovat: O naše zboží je značný zájem, proto pošlete svou objednávku co nejdříve. Můžete-li splnit tyto naše požadavky, podejte nám zprávu telefonem nebo faxem. Jindy vyjadřuje naději v porozumění adresáta (věříme, že naši situaci pochopíte..), poděkování, politování ustálené zdvořilostní formulace: Děkuji předem za vyřízení této záležitosti. Mrzí mne, že jsem Vám nemohl sdělit příznivější odpověď.
Závěrečný pozdrav V oficiálních, formálních dopisech se nejčastěji používá jen S pozdravem, někdy můžeme použít rozvinutější obrat Na další spolupráci se těší, popř. můžeme adresátovi něco přát (S přáním mnoha úspěchů ) Někdy bývá pozdrav součástí závěrečné věty: Děkujeme Vám za spolupráci a jsme s pozdravem
Podpis Pod text dopisu zakončený pozdravem patří vlastnoruční podpis pisatele. Nejsou-li údaje o pisateli v horní části dopisu (jako u dopisu občana instituci nebo firmě), doplní se pod vlastnoruční podpis přepis jména, příjmení a funkce: (vlastnoruční podpis) Ing. Josef Novák ředitel České spořitelny
Razítko Razítko bylo donedávna nezbytnou náležitostí obchodní písemností, postupně se od jejich užívání upouští - hlavičkový papír a vlastnoruční podpis odpovědného pracovníka jsou dostatečnou zárukou věrohodnosti dopisu. Při použití hranatého razítka se toto umístí mezi pozdrav a vlastnoruční podpis.
Další náležitosti konce dopisu Přílohy jejich seznam nebo upozornění na ně se umístí pod podpis Rozdělovník (Na vědomí, Kopie, Průklepy) tak je možno označit a dále umístit seznam příjemců rozmnožovaných nebo na vědomí posílaných dopisů Další nezbytné údaje současných obchodních dopisů se zpravidla umístí (předtisknou) do zápatí dopisu (IČ, bankovní spojení, údaje z obchodního rejstříku atd.)
Úkoly 1. Uveďte vhodné oslovení v obchodní korespondenci (neznáme konkrétního příjemce dopisu). 2. Co obsahuje úvod úředního dopisu? 3. Co se uvádí v hlavní části? 4. Do jaké části dopisu byste umístili větu: Je nám líto, že jsme Vám nemohli sdělit příznivější odpověď. 5. Je nezbytné použití razítka na obchodním dopisu? 6. Jaké mohou být další náležitosti dopisu, které se zpravidla umisťují na konec dopisu?
Řešení 1. Vážené paní/vážení pánové; Vážení; Vážení obchodní přátelé, Vážená paní/vážený pane.. 2. Odvolání na písemný, telefonický nebo osobní kontakt, představení firmy, důvod, motivace dopisu, zdvořilostní prvky. 3. Hlavní část obsahuje obsah dopisu žádost, nabídku, objednávku, urgenci, reklamaci 4. Na závěr dopisu (závěrečné části). 5. Není nezbytné, stačí hlavičkový papír a podpis odpovědného pracovníka firmy, instituce. 6. Přílohy, rozdělovník, další odvolací údaje (IČ, bankovní spojení, údaje z obchodního rejstříku apod.)
Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008, ISBN 80-7168-924-6 KRAUS, J., HOFFMANNOVÁ, J. Písemnosti v našem životě. Praha: Fortuna, 1996. ISBN 80-7168-301-9 FLEISCHMANNOVÁ, E. a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna 2002, ISBN 80-7168-718-9