Excel Vladimír Bříza Podrobný průvodce 2007
Excel 2007 podrobný průvodce Vladimír Bříza Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou 2927. publikaci Odpovědný redaktor Josef Novák Návrh vnitřního layoutu Miroslav Lochman Počet stran 232 První vydání, Praha 2007 Copyright Grada Publishing, a.s., 2007 V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s. Husova ulice 1881, Havlíčkův Brod ISBN 978-80-247-1965-8 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-6589-1 (elektronická verze ve formátu PDF) Grada Publishing, a.s. 2011
Excel 2007 5 Obsah 1. Úvod...11 1.1 Vlastnosti Excelu... 13 1.2 Instalace... 14 1.3 Aktivace, opravy programu a změny v instalaci... 17 1.3.1 Aktivace...17 1.3.2 Změny v instalaci a odinstalování Excelu...18 1.3.3 Oprava instalace...18 1.4 Spuštění a ukončení... 18 1.4.1 Spuštění tabulkového kalkulátoru Excel z nabídky Start...19 1.4.2 Spuštění tabulkového kalkulátoru Excel pomocí zástupce...19 1.4.3 Automatické spuštění tabulkového kalkulátoru Excel...20 1.4.4 Přímé otevření pracovního sešitu...20 1.4.5 Ukončení práce Excelu...20 1.5 Nápověda... 21 1.5.1 Spuštění nápovědy...21 1.5.2 Práce s nápovědou...22 1.5.3 Přepnutí mezi nápovědou online a offline...22 1.6 Co je nového ve verzi 2007... 23 1.6.1 Změna vzhledu a ovládání...23 1.6.2 Použití pracovních sešitů ve starších verzích...24 1.6.3 Velikost tabulky a výkon...25 1.6.4 Motivy a styly...25 1.6.5 Vylepšená práce s buňkami a vzorci...25 1.6.6 Další změny...26 2. Ovládání Excelu...25 2.1 Vzhled okna Microsoft Excel... 27 2.1.1 Součásti okna Microsoft Excel...28 2.1.2 Zobrazení a skrytí jednotlivých částí okna...31 Obsah
6 EXCEL 2007 2.2 Ovládání Excelu pomocí tlačítek v pásu karet... 32 2.3 Typy zobrazení a velikost zobrazení... 33 2.3.1 Typy zobrazení...34 2.3.2 Změna velikosti zobrazení...35 3. Údaje a základní postupy...35 3.1 Vkládání údajů... 37 3.2 Typy údajů... 38 3.2.1 Vkládání textu...39 3.2.2 Vkládání čísel...39 3.2.3 Vkládání posloupností...40 3.2.4 Vkládání vzorců...43 3.2.5 Přepočítávání vzorců...45 3.2.6 Použití funkcí...46 3.3 Buňky tabulky, úsek a adresa... 47 3.3.1 Adresa buňky v tabulce...47 3.3.2 Úsek...48 3.3.3 Relativní a absolutní adresování...50 3.3.4 Externí odkazy...50 3.4 Listy... 51 3.4.1 Změna názvu listu...51 3.4.2 Změna počtu listů v pracovním sešitě...51 3.4.3 Přesouvání a kopírování listů...52 3.5 Pohyb po buňkách a po listech... 52 3.5.1 Přesouvání kurzoru v rámci listu...53 3.5.2 Přemístění kurzoru na jiný list...53 4. Práce se soubory...53 4.1 Otevření nového a uloženého souboru... 56 4.1.1 Vytvoření nového pracovního sešitu...56 4.1.2 Vytvoření nového pracovního sešitu podle šablony...57 4.1.3 Otevření souboru...58 4.1.4 Otevření naposledy otevřených a často používaných souborů...59 Obsah
Excel 2007 7 4.1.5 Otevření souboru přímo z Windows...60 4.1.6 Automatické otevření souborů po spuštění Excelu...60 4.2 Formáty souborů... 61 4.2.1 Otevření souborů v jiném formátu...61 4.2.2 Uložení pracovního sešitu v jiném formátu...62 4.2.3 Práce s různými verzemi Excelu...63 4.2.4 Režim kompatibility...64 4.3 Ukládání pracovních sešitů... 65 4.3.1 První uložení souboru...65 4.3.2 Průběžné ukládání změn...66 4.3.3 Uložení souboru pod jiným názvem...66 4.3.4 Automatické obnovení souboru...66 4.4 Tisk... 67 4.4.1 Velikost, orientace a okraje stránky...67 4.4.2 Záhlaví a zápatí...68 4.4.3 Rozložení údajů na stránky...69 4.4.4 Rozsah tisku...70 4.4.5 Tiskový náhled...71 4.4.6 Tisk údajů...72 4.5 Distribuce souborů... 73 4.5.1 Zabezpečení souborů...74 4.5.2 Způsoby distribuce souborů...75 4.6 Práce s více soubory najednou... 75 4.6.1 Postupné otevření více souborů...76 4.6.2 Otevření více souborů současně...76 4.6.3 Změna aktivního pracovního sešitu...76 4.6.4 Uspořádání oken s pracovními sešity...77 5. Úpravy údajů...77 5.1 Vrácení provedených úprav zpět... 79 5.1.1 Vrácení jedné akce zpět...80 5.1.2 Vrácení více akcí zpět...80 5.1.3 Opakování akcí...81 Obsah
8 EXCEL 2007 5.2 Oprava údajů v buňkách... 81 5.2.1 Přepsání původního údaje...81 5.2.2 Změna údaje v buňce nebo v řádku vzorců...82 5.3 Smazání údajů... 82 5.3.1 Rychlý postup pro smazání údaje...83 5.3.2 Zrušení údaje s výběrem...83 5.4 Kopírování a přesouvání údajů... 83 5.4.1 Přesouvání a kopírování údajů myší...84 5.4.2 Využití schránky k přesouvání a kopírování údajů...86 5.4.3 Další možnosti při kopírování údajů...87 5.5 Vkládání a rušení buněk... 89 5.5.1 Vkládání sloupců a řádků...89 5.5.2 Vkládání jednotlivých buněk...90 5.5.3 Rušení řádků, sloupců a jednotlivých buněk...90 5.6 Velikost buněk a přizpůsobení velikosti... 91 5.6.1 Změna standardní šířky všech sloupců...92 5.6.2 Úprava šířky vybraných sloupců...92 5.6.3 Přizpůsobení šířky sloupce podle šířky údaje...93 5.6.4 Změna výšky řádků...93 5.6.5 Dočasné skrytí sloupců a řádků...93 5.7 Vyhledávání a nahrazování... 94 5.7.1 Vyhledávání textu...94 5.7.2 Nahrazování textu...95 5.7.3 Vyhledávání a nahrazování formátu...96 5.8 Kontrola pravopisu a automatické opravy... 96 5.8.1 Kontrola pravopisu...97 5.8.2 Automatické opravy...98 5.9 Ochrana údajů... 99 5.10 Výměna údajů mezi programy... 100 5.10.1 Způsoby výměny dat...101 5.10.2 Vložení údajů...101 5.10.3 Aktivní propojení a jeho ovládání...102 Obsah
Excel 2007 9 6. Formátování údajů...103 6.1 Formát číselných údajů... 106 6.1.1 Změna formátu čísel...107 6.1.2 Rychle přístupné formáty a využití tlačítek pro změnu formátu...111 6.2 Vlastnosti písma... 111 6.2.1 Změna vlastností písma...112 6.2.2 Možnosti rychlé změny vlastností písma...113 6.3 Zarovnání... 114 6.3.1 Změna zarovnání údajů v buňkách...114 6.3.2 Odsazení údajů v buňkách...116 6.3.3 Otočení textu...117 6.4 Barvy a ohraničení buněk... 118 6.4.1 Barevný podklad buněk...118 6.4.2 Ohraničení buněk...120 6.5 Motivy a styly... 122 6.5.1 Motivy...122 6.5.2 Styl buňky...123 6.5.3 Styl tabulky...124 6.6 Podmíněné formátování... 124 6.6.1 Nastavení podmíněného formátování...125 6.6.2 Zvýraznění hodnot větších než určitá hodnota...127 6.6.3 Zvýraznění tří nejvyšších hodnot...128 6.6.4 Barevný pruh odpovídající velikosti hodnoty...129 6.6.5 Použití ikon místo hodnot...130 6.6.6 Správce pravidel podmíněného formátování...131 6.6.7 Zrušení podmíněného formátování...132 6.7 Kopírování formátu... 132 7. Funkce...132 7.1 Matematické funkce... 136 7.1.1 Výpočty...136 7.1.2 Zaokrouhlování, ořezávání a další zpracování čísel...136 Obsah
10 EXCEL 2007 7.1.3 Náhodná čísla...137 7.1.4 Převody jednotek...138 7.1.5 Goniometrické a trigonometrické funkce...138 7.1.6 Matice...139 7.2 Finanční funkce... 140 7.2.1 Výpočty splátek a úspor...140 7.2.2 Odpisy...142 7.3 Funkce pro práci s datem a časem... 143 7.4 Vyhledávací funkce... 146 7.5 Informační a logické funkce... 148 7.6 Databázové funkce... 150 7.7 Statistické funkce... 150 7.8 Textové funkce... 152 7.9 Inženýrské funkce... 154 7.10 Další funkce... 154 8. Grafy...155 8.1 Vytvoření grafu... 156 8.1.1 Volba údajů pro graf...156 8.1.2 Postup vytvoření grafu...157 8.1.3 Umístění grafu...157 8.1.4 Změna údajů pro graf...159 8.1.5 Orientace údajů pro graf...160 8.2 Typy grafů a jejich použití... 161 8.2.1 Sloupcový graf a jeho varianty...161 8.2.2 Válcový, kuželový a jehlanový graf...162 8.2.3 Pruhový graf...163 8.2.4 Čárový graf...163 8.2.5 Plošný graf...164 8.2.6 Kruhový graf...165 8.2.7 Prstencový graf...165 Obsah
Excel 2007 11 8.2.8 Bodový graf...166 8.2.9 Burzovní graf...166 8.2.10 Paprskový graf...167 8.2.11 Povrchový graf...168 8.2.12 Bublinový graf...168 8.3 Součásti grafu... 169 8.3.1 Rozložení grafu...169 8.3.2 Osy...170 8.3.3 Název grafu a názvy os...170 8.3.4 Značky na ose a mřížka...171 8.3.5 Legenda...172 8.3.6 Popisky dat a tabulka dat...173 8.4 Úpravy grafu a jeho součástí... 174 8.4.1 Označení grafu a jeho jednotlivých součástí...174 8.4.2 Změna typu a podtypu grafu...177 8.4.3 Úpravy textu v grafu...178 8.4.4 Změna pořadí zobrazení údajů...181 8.4.5 Změna barev a ohraničení součástí grafu...181 8.4.6 Změny na osách...184 8.4.7 Změny trojrozměrných grafů...187 8.4.8 Rozestup a překrytí sloupců v sloupcovém grafu...187 8.4.9 Výseče v kruhovém a prstencovém grafu...188 8.4.10 Vyhlazení čáry a úprava bodů v čárovém grafu...188 8.5 Styly grafu... 189 8.6 Propojení grafů s jinými programy Office... 190 9. Obrázky a další objekty... 191 9.1 Použití automatických tvarů pro kreslení... 192 9.1.1 Vložení automatických tvarů do tabulky...192 9.1.2 Umístění textu do automatických tvarů...192 9.1.3 Označení objektů...193 9.1.4 Odstranění objektů...193 9.1.5 Přesunutí a kopírování objektů...194 9.1.6 Zvětšení nebo zmenšení objektu...194 Obsah
12 EXCEL 2007 9.1.7 Skupiny objektů...195 9.1.8 Pořadí překrývání objektů...195 9.1.9 Změna ohraničení a barvy objektů...196 9.1.10 Změna tvaru objektů...197 9.1.11 Úpravy objektů s textem...198 9.1.12 Zakotvení objektů k buňkám tabulky...198 9.1.13 Zarovnání objektů...199 9.1.14 Otočení a zrcadlové překlopení objektů...199 9.1.15 Stín, trojrozměrné a další efekty...199 9.2 Vložení obrázků do pracovního sešitu... 200 9.2.1 Postup pro vložení obrázků...201 9.2.2 Postup pro vložení klipartu...202 9.2.3 Postup pro vložení SmartArt...202 9.2.4 Vzhled a vlastnosti obrázku...202 9.2.5 Komprese obrázků...204 10. Práce s databází údajů...207 10.1 Struktura databáze... 206 10.2 Třídění... 207 10.2.1 Třídění údajů v databázi podle jednoho pole...208 10.2.2 Velká a malá písmena při třídění...209 10.2.3 Třídění podle více polí...209 10.2.4 Rychlé třídění...210 10.2.5 Třídění podle barev...210 10.2.6 Vlastní pořadí řazení...211 10.3 Výběr údajů z databáze... 213 10.3.1 Filtr pro rychlé nastavení jednoduchých podmínek...213 10.3.2 Filtr pro nastavení podmínky typu větší než...215 10.3.3 Automatický filtr 10 nej...216 10.3.4 Rozšířený filtr...217 10.3.5 Využití rozšířeného filtru pro kopírování vybraných záznamů...218 10.3.6 Jak pracovat s filtrovaným seznamem?...219 10.4 Skupiny údajů a datové souhrny... 219 10.4.1 Základy tvorby datových souhrnů...219 10.4.2 Práce se skupinami údajů...221 Obsah
Excel 2007 13 10.4.3 Víceúrovňové souhrny...222 10.4.4 Odstranění souhrnů...223 10.5 Možnost propojení databáze s externími zdroji... 223 10.5.1 Připojení databáze Microsoft Access...223 10.5.2 Použití externích databází programem Microsoft Query...223 10.5.3 Ovládání propojení...224 10.6 Kontingenční tabulky... 225 10.6.1 Vytvoření kontingenční tabulky...226 10.6.2 Možnosti kontingenční tabulky...227 10.6.3 Úpravy kontingenční tabulky...227 10.6.4 Formátování kontingenční tabulky...228 10.6.5 Třídění polí v kontingenční tabulce...229 Rejstřík...230 Obsah
Excel 2007 15 Úvod 1. Úvod Vlajkovou lodí Microsoftu je stabilně sada kancelářských programů Microsoft Office. Programy z této sady, do které patří textový editor Word, tabulkový kalkulátor Excel, prezentační program PowerPoint, klient elektronické pošty Outlook a další programy a společně využívané moduly, se nyní objevují ve verzi označené rokem, ve kterém je uváděna na trh, rokem 2007. Tabulkový kalkulátor Excel je součástí sady Office od samého počátku a patří mezi nejdůležitější a nejvyužívanější součásti Office. Do ruky se vám dostává kniha, která by vás s Excelem měla seznámit nebo obohatit vaše vlastní zkušenosti. Popisuje jednoduché i složitější operace v Excelu, od seznámení s prostředím přes zadávání a úpravy údajů až po formátování, práci s grafy, možnosti zpracování databází, analytické funkce či podrobný popis vybraných funkcí. Excel je samozřejmě dostupný v lokalizovaných verzích, takže si můžete vybrat mezi českou, anglickou i dalšími verzemi a v rámci nich si nastavit například jazyk, ve kterém bude prováděna kontrola pravopisu, či formát čísel odpovídající české kultuře či mezinárodním podmínkám. Vlajková loď Microsoftu Jedna z nejvyužívanějších součástí Office 1.1 Vlastnosti Excelu V úvodu si vysvětlíme, k čemu vlastně tabulkové kalkulátory obecně a Excel konkrétně slouží, jaké údaje v něm můžete zpracovávat a co můžete očekávat od výsledků zpracování. Seznámíte se tedy se základními vlastnostmi Excelu. Vlastnosti Excelu 1.1 Vlastnosti Excelu
16 EXCEL 2007 Co Excel umí Spolupráce s jinými programy Ovládání Excelu Nové ovládání Dalo by se říci, že Excel je z kancelářské sady hned po textovém editoru Word nejpoužívanějším programem. Není divu, neboť pracuje s údaji z oblasti ekonomické, provádí finanční analýzy, pracuje s rozpočty, výkazy, sleduje a analyzuje vývoj trhu, provádí statistické výpočty, podporuje bankovnictví... Uplatnění ale najde i v jiných oblastech ve sportu, kultuře a nezřídka i v domácnosti. Excel samozřejmě běžně spolupracuje s ostatními programy v sadě Microsoft Office sdílí s nimi některé moduly (třeba diagramy SmartArt, obrázky Klipart, jazykové funkce a další), umožňuje snadno předávat a přebírat údaje apod. Obsahuje ale i vazby na jiné programy prostřednictvím převodních filtrů, které umožňují otevřít soubory s údaji z jiných programů nebo z obecně používaných formátů. Výsledky pak lze uložit nejen ve formátu, který používá Excel, ale třeba i ve formátech určených k distribuci dokumentů, jako je například PDF. Za zmínku stojí i možnosti připojení k externím databázím. Spoluprací mezi programy se dostáváme k internetu. Excel se umí připojit k internetovým serverům umožňujícím sdílení dokumentů, ale také lze například uložit tabulky ve formátu webových stránek tak, aby mohly být na webu publikovány. Ovládání Excelu (stejně jako všech programů sady Microsoft Office) se sice ve verzi 2007 změnilo, nicméně postupy se příliš neliší. Zejména platí, že ovládací prvky a postupy spouštění stejných funkcí jsou v programech Office obdobné, takže naučíte-li se pracovat s jedním programem z této skupiny, nebude vám další program činit žádné potíže. Stejně tak platí, že jestliže jste používali starší verzi Excelu a seznámíte se s novým ovládáním, budete moci s novým Excelem bez problémů pracovat. Kromě toho je systém podporován rozsáhlou nápovědou, což je řada propojených a organizovaných obrazovek s popisem jednotlivých postupů, funkcí a činností. Úvodem bylo napsáno, že Excel je tabulkový kalkulátor. To znamená, že provádí výpočty s údaji, které zadáte do pracovního sešitu. Výpočty mohou být jednoduché a Excel vám pomáhá například s tím, že rozsah údajů je velký, nebo se může jednat o menší počet údajů, ale provádíte s nimi složité výpočty, například finanční analýzy. Kromě těchto funkcí, které tvoří základ Excelu, je možné pracovat s dalšími moduly: databáze; grafy; analýzy. Databázi tvoří údaje organizované do záznamů. S těmito záznamy se pak provádějí databázové operace, jako například třídění podle různých kritérií, vyhledávání a filtrování tak, abyste z databáze získali pouze záznamy vyhovující určitým podmínkám. Údaje, se kterými v Excelu pracujete, můžete zobrazit grafem. Vytvoření grafu trvá pár vteřin, nicméně grafy můžete měnit a upravovat až do optimální podoby. Analytické nástroje obsahují funkce pro statistické výpočty a pro optimalizační modelování či úlohy, které mají více řešení. To byl tedy krátký popis vlastností Excelu a dále se již zaměříme na konkrétní činnosti, které byste měli při práci s Excelem znát. Instalace 1.2 Instalace Máte-li počítač s instalovanými Windows a připravené instalační CD, můžete přistoupit k instalaci tabulkového kalkulátoru Excel 2007. Protože Excel je nedílnou součástí balíku Microsoft Office, je tento program jedním z modulů v rámci instalace Office. 1. Úvod
Excel 2007 17 Nespustí-li se po vložení CD instalace automaticky, proveďte následující kroky (mohou se trochu lišit podle toho, jakou verzi Windows používáte): 1. Klepněte na tlačítko Start v hlavním panelu Windows (na obrazovce standardně vlevo dole). 2. Vyberte Nastavení. 3. Klepněte na Ovládací panely. 4. Poklepejte na ikonu Přidat nebo odebrat programy. 5. Stiskněte tlačítko Přidat nové programy. 6. Stiskněte tlačítko Disk CD nebo disketa a následujte další pokyny. Místo výše uvedených kroků můžete také přímo spustit soubor SETUP.EXE na instalačním CD. Tím spustíte instalační program. Prvním krokem bude zadání identifikačního čísla, tzv. Product Key. Nachází se na instalačním CD a vyplníte-li je správně, zpřístupní se tlačítko Pokračovat. Bez znalosti tohoto čísla není možné Office nainstalovat. Vlastní spuštění instalace Identifikační číslo Product Key Úvod Obr. 1.1: Programy a komponenty Microsoft Office Ve druhém kroku si musíte přečíst podmínky licenční smlouvy a potvrdit s nimi souhlas. K dalšímu kroku přejdete tlačítkem Pokračovat, které otevře dialogové okno pro nastavení parametrů instalace: 1.2 Instalace
18 * EXCEL 2007 Upgrade Možnosti instalace Výběr modulů k instalaci zachování nebo aktualizace stávajících verzí Office na počítači; rozsah instalace; stanovení složky pro instalaci; uvedení informací o uživateli. Na kartě Upgrade určete, zda chcete provést upgrade starší verze nebo novou instalaci. Máte-li již nainstalované starší verze programů Microsoft Office, rozhodněte se, zda je chcete zachovat a používat je tak souběžně s novým Excelem, nebo zda se mají odebrat a necháte si tak pouze novou verzi. Přejděte na kartu Možnosti instalace, na které se dostáváme k programům a modulům, jež se mají nainstalovat. Tlačítkem roztáhněte položku Microsoft Office Excel tak, abyste viděli všechny moduly, o jejichž instalaci lze rozhodnout. Jedná se zejména o doplňky a ukázkové soubory. Klepněte na tlačítko u určitého modulu a vyberte: Spouštět z tohoto počítače, chcete-li modul instalovat; Nainstalovat při prvním použití, nechcete-li zatím modul instalovat, nicméně nainstaluje se automaticky, pokud se příslušnou funkci pokusíte poprvé při práci s Excelem použít; Není k dispozici položka se nenainstaluje, nicméně lze ji instalovat dodatečně. Obr. 1.2: Výběr složky pro instalaci Excel/Office včetně požadovaného a volného místa na disku 1. Úvod
Excel 2007 19 V dialogovém okně vidíte, jaký prostor na disku zvolené programy a jejich moduly zaberou, takže se můžete rozhodnout o jejich instalaci i vzhledem k místu na disku, které máte k dispozici. Přejděte na kartu Umístění souboru. Na ní můžete nastavit složku, do které se bude Excel, resp. Office instalovat. Můžete ji též vyhledat pomocí tlačítka Procházet. Kromě nastavení složky zde také najdete požadované místo, které musíte mít volné na disku. Změnou složky tak můžete změnit i disk, máte-li na jiném více místa. Na kartě Informace o uživateli zadejte své jméno, iniciály a název firmy. Po výběru potřebných komponent tabulkového kalkulátoru Excel stiskněte tlačítko Nainstalovat. Nyní začíná vlastní instalace, která spočívá ve zkopírování potřebných souborů z CD na váš počítač, vytvoření příslušné struktury složek, připojení nezbytných informací do systému Windows (registry) a zpřístupnění příkazů pro spouštění instalovaných programů v nabídce Start. Jestliže instalace proběhne úspěšně, objeví se závěrečná zpráva o dokončení instalace a nabídka tlačítka Přejít na web Office Online, kde se můžete dozvědět aktuální informace. Tlačítkem Zavřít instalaci ukončíte. Umístění souboru Informace o uživateli V čem spočívá instalace Úvod 1.3 Aktivace, opravy programu a změny v instalaci Instalační program můžete využít také v okamžiku, kdy již bude Excel nainstalován a budete s ním nějaký čas pracovat. Poslouží vám totiž při dodatečné instalaci nebo odinstalování programů či modulů a také při opravě instalace. Aktivace, opravy programu a změny v instalaci 1.3.1 Aktivace Aktivace programu Excel, resp. sady Office je podmínkou používání programu a výzva k aktivaci se objeví při první instalaci. Můžete ji přijmout nebo odmítnout. Odmítnete-li aktivaci, bude vám umožněno 25krát spustit Excel/Office. Neaktivujete-li produkt během této doby, přejdete do omezeného režimu, kdy nebude možné využívat některé (nicméně zásadní, například ukládání) funkce. Aktivace je prostředek proti používání nelegálních programů. Jedná se v podstatě o to, že se ověřuje identifikační číslo (Product Key), zda se nepoužívá na více počítačích. Aktivaci je možné provést po internetu nebo po telefonu. V obou případech byste měli mít připraveno vaše identifikační číslo (Product Key). Nevyužijete-li možnost aktivovat program při instalaci, můžete to provést dodatečně. 1. Stiskněte tlačítko Office. 2. Klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel. 3. Vyberte kartu Zdroje informací. 4. Stiskněte tlačítko Aktivovat. 5. Následujte další pokyny. Aktivace Je-li produkt již aktivován, objeví se po stisknutí tlačítka Aktivovat zpráva Tento produkt je již aktivován. Poznámka 1.3 Aktivace, opravy programu a změny v instalaci
20 EXCEL 2007 Chcete-li znát identifikační číslo instalovaného produktu, stiskněte tlačítko Office, pak Možnosti aplikace Excel, zde vyberte kartu Zdroje informací a pak stiskněte tlačítko Informace. Změny v instalaci a odinstalování Excelu Oprava instalace Spuštění a ukončení 1.3.2 Změny v instalaci a odinstalování Excelu Dodatečně můžete instalovat některé moduly nebo je odebrat. Excel můžete také kompletně odinstalovat. 1. Klepněte na tlačítko Start v hlavním panelu Windows. 2. Vyberte Nastavení. 3. Klepněte na Ovládací panely. 4. Poklepejte na ikonu Přidat nebo odebrat programy. 5. Stiskněte tlačítko Přidat nové programy. 6. Najděte v seznamu položku Microsoft Office. 7. Stiskněte tlačítko Změnit. 8. Vyberte Přidat nebo odebrat součásti. 9. Stiskněte tlačítko Pokračovat. 10. Upravte programy a moduly, aby odpovídaly novému požadovanému stavu (zrušíte-li některý modul, bude odinstalován, vyberete-li některý modul, který původně vybrán nebyl, pak se nainstaluje). 11. Stiskněte tlačítko Pokračovat a postupujte podle dalších pokynů. Tlačítkem Odebrat (krok 7) kompletně odinstalujete tabulkový kalkulátor Excel, resp. sadu Office. Dále již pokračujte podle pokynů, které si vyžádá instalační program ve vybraném případě. 1.3.3 Oprava instalace Použijete-li postup uvedený v předcházející kapitole, kterým se mění instalace, máte k dispozici volbu Opravit. Pomocí ní můžete v případě problémů s provozem programu Excel obnovit soubory, které mohly být poškozené. Další diagnostické nástroje pro případ nesprávného fungování aplikace Excel najdete v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel na kartě Zdroje informací, kde stiskněte tlačítko Diagnóza. 1.4 Spuštění a ukončení Nyní si ukážeme několik možností, jak lze spustit a ukončit běh tabulkového kalkulátoru Excel. V konkrétní situaci si pak sami vyberete, jaký postup pro vás bude nejvhodnější. Excel lze spustit několika způsoby: z nabídky Start; pomocí zástupce; 1. Úvod
Excel 2007 21 automaticky při spuštění počítače; přímým otevřením pracovního sešitu. 1.4.1 Spuštění tabulkového kalkulátoru Excel z nabídky Start 1. Stiskněte tlačítko Start. 2. Vyberte Programy. 3. Klepněte na Microsoft Office. 4. Ze seznamu programů Office zvolte Microsoft Office Excel 2007. Spuštění Excelu z nabídky Start Úvod 1.4.2 Spuštění tabulkového kalkulátoru Excel pomocí zástupce Kromě toho, že program Microsoft Excel je v seznamu programů, který získáte po roztažení nabídky Start, má také svého zástupce. Ten je umístěn ve složce, do které jste Excel instalovali (standardně ve složce \Program Files\Microsoft Office\Office12, kde se číslo může lišit podle jazykové verze). V tomto případě je třeba vytvořit zástupce na ploše Windows, abyste nemuseli listovat mnoha složkami. 1. Klepněte na tlačítko Start. 2. Vyberte Programy. 3. Klepněte na Microsoft Office. 4. Klepněte pravým tlačítkem myši na příkaz Microsoft Office Excel 2007. 5. Vyberte příkaz Vytvořit zástupce. 6. Přemístěte kurzor myši nad příkaz, který se do nabídky doplnil, a táhněte zástupce z nabídky příkazů na pracovní plochu. Zde se z něj stane ikona. 7. Klepnete-li na ikonu a stisknete klávesu F2, můžete ikonu zástupce přejmenovat (po vložení nového názvu stiskněte klávesu Enter). Spuštění tabulkového kalkulátoru Excel pomocí zástupce Před vytvářením zástupce a jeho odtažením na pracovní plochu si minimalizujte všechna okna, aby pracovní plocha byla vidět a nebyla skrytá pod okny běžících programů. Tip Pak již můžete spustit Excel velmi snadno: Obr. 1.3: Ikona Microsoft Excel 1. Poklepejte na ikonu zástupce Microsoft Excel. 1.4 Spuštění a ukončení
22 EXCEL 2007 Automatické spuštění Excelu Vytvoření zástupce Přímé otevření pracovního sešitu Ukončení práce Excelu 1.4.3 Automatické spuštění tabulkového kalkulátoru Excel Chcete-li spustit Excel vždy, když zapnete počítač, musíte vytvořit zástupce ve složce Po spuštění. 1. Klepněte na tlačítko Start. 2. Vyberte Programy. 3. Klepněte na Microsoft Office. 4. Klepněte pravým tlačítkem myši na příkaz Microsoft Office Excel 2007. 5. Vyberte příkaz Vytvořit zástupce. 6. Táhněte zástupce myší v zobrazené nabídce na složku Po spuštění. Podržíte-li ho chvilku nad tímto příkazem, roztáhne se podnabídka, do které zástupce vložíte (zástupce se sem vloží hned po uvolnění tlačítka myši). Od tohoto okamžiku bude při každém novém spuštění počítače a systému Windows automaticky odstartován i tabulkový kalkulátor Excel. 1.4.4 Přímé otevření pracovního sešitu Ve Windows můžete přímo otevřít pracovní sešit, aniž by byl Excel spuštěný. Výběrem pracovního sešitu lze tedy Excel spustit automaticky, a navíc v něm bude přímo otevřen požadovaný soubor. 1. Stiskněte tlačítko Start. 2. Vyberte Dokumenty a pak ještě jednou Dokumenty. 3. Nalistujte požadovaný soubor vytvořený aplikací Excel a poklepejte na něj. Po chvíli se na pracovní ploše objeví tabulkový kalkulátor Excel, ve kterém bude otevřen zvolený dokument. 1.4.5 Ukončení práce Excelu Při ukončení Excelu opět můžete použít několik způsobů. Nezapomeňte se však přesvědčit, že máte v rozpracovaných souborech uloženy změny provedené od posledního uložení. Existuje několik způsobů ukončení práce s Excelem: klepněte na tlačítko Office a stiskněte tlačítko Ukončit aplikaci Excel; klepněte na tlačítko v pravém horním rohu okna Microsoft Excel; stiskněte klávesy Alt+F4. Obr. 1.4: Dotaz na uložení změn před zavřením Excelu 1. Úvod
Excel 2007 23 Jestliže jste provedli nějaké změny, které nejsou uloženy, objeví se dialogové okno, jež vás na tuto skutečnost upozorňuje. Můžete vybrat Ano (změny se uloží a Excel se ukončí), Ne (změny se neuloží, ale ukončí se práce s Excelem), Storno (provede se návrat bez ukončení Excelu, aniž by byly provedeny nějaké změny). Úvod 1.5 Nápověda Budete-li při práci s programem Excel potřebovat radu k určité funkci, můžete se obrátit na systém nápovědy. Jedná se o řadu obrazovek s popisem jednotlivých funkcí a další referenční informace. Nápověda vychází vstříc uživatelům připojeným na internet a nabízí režim online, kde se můžete dozvědět neustále aktualizované informace a poznatky. Nápověda 1.5.1 Spuštění nápovědy nebo stisknutím klávesy F1. Nápověda se otevře v samo- Nápovědu spustíte klepnutím na tlačítko statném okně. Spuštění nápovědy Obr. 1.5: Okno s nápovědou 1.5 Nápověda
24 EXCEL 2007 Práce s nápovědou 1.5.2 Práce s nápovědou Nápovědu vyhledáte dvěma způsoby: nalistováním příslušného tématu pomocí odkazů; vyhledáním klíčového slova. V levé části okna Nápověda k aplikaci Excel může být zobrazen strukturovaný seznam témat (obsah nápovědy). Můžete jej zobrazit a skrýt tlačítkem, resp. tlačítkem. V seznamu klepněte na příslušný odkaz, ve kterém se rozkryje seznam podtémat, až narazíte na požadovanou informaci. Ta se pak objeví v samostatném okně vpravo. Obr. 1.6: Text nápovědy v pravém podokně Témata můžete též vyhledávat pomocí klíčových slov, například chcete-li vyhledat nápovědu k tisku, zadejte do textového pole text tisk a stiskněte tlačítko Hledat. Objeví se všechny výskyty uvedeného slova nebo výrazu v nápovědě. Text nápovědy si můžete vytisknout, klepnete-li na tlačítko. Přepnutí mezí nápovědou online a offline 1.5.3 Přepnutí mezi nápovědou online a offline Stav nápovědy, tedy zda pracujete online nebo offline, zjistíte v pravém dolním rohu okna. Jste-li ve stavu offline a máte připojení k internetu: 1. Úvod
Excel 2007 25 1. Klepněte na tlačítko Offline režim, 2. vyberte Zobrazit obsah z webu Office Online, a tím získáte online nápovědu. Chcete-li využívat pouze nápovědu, která je instalována ve vašem počítači, proveďte následující kroky: 1. Klepněte na tlačítko Připojeno k webu Office Online. 2. Vyberte příkaz Zobrazit obsah pouze z tohoto počítače. Nápověda pouze z počítače Úvod Obr. 1.7: Přepnutí nápovědy do režimu offline 1.6 Co je nového ve verzi 2007 Pro uživatele starších verzí Excelu nabízíme přehled nejdůležitějších změn, kterými se verze 2007 liší od verzí předcházejících. Co je nového ve verzi 2007 1.6.1 Změna vzhledu a ovládání Odlišnost okna Excel 2007 a starších verzí Excelu je zřetelná na první pohled. Beze změny zůstává pracovní plocha, tedy vlastní buňky, ale liší se ovládací prvky. Co je však důležité: nedochází ke změnám ve funkcích a vlastně ani v postupech, spíše jsou jinak uspořádány příkazy pro spouštění těchto funkcí. Cílem změny je ovládání zjednodušit, udělat je více intuitivní a seskupit příkazy do logických celků podle řešených úloh. Místo příkazů, případně ikon se nyní používají tlačítka. Ke spuštění příkazu tak dochází jedním způsobem. Tlačítka pro spouštění funkcí jsou seskupena podle logických celků na tzv. pásu karet tak, aby k dispozici byly vždy ty příkazy, které v dané situaci potřebujete. Ne všechny příkazy jsou vždy k dispozici, například karty s tlačítky pro úpravy grafu se objeví až ve chvíli, kdy do tabulky graf vložíte. Pás karet, který vidíte na obrázku 1.8, je tedy novým prvkem ve verzi 2007 a obrázek nabízí též porovnání se starší verzí Excelu. Zachovány jsou přitom klávesové zkratky, takže oblíbené kombinace Ctrl+C či Ctrl+B si ponechte v paměti, budou se hodit i nadále. Místo složitého nastavování byly některé funkce zefektivněny, takže po stisknutí tlačítka můžete jednak velmi rychle nastavit některou z pravděpodobných možností, ale současně máte přístup i k dialogovému oknu, kde jsou k dispozici všechny volby viz například obrázek 1.9. Změna vzhledu a ovládání 1.6 Co je nového ve verzi 2007
26 EXCEL 2007 Obr. 1.8: Porovnání provedení příkazu ve starší verzi a ve verzi 2007 Obr. 1.9: Roztahovací seznamy pro nastavení okrajů Použití pracovních sešitů ve starších verzích 1.6.2 Použití pracovních sešitů ve starších verzích Začínáte-li pociťovat obavy o své doposud vytvořené tabulky, pak jsou zcela bezpředmětné: nová verze Excelu samozřejmě umí přečíst a zpracovat tabulky ze starších verzí. Stejně tak existuje řešení pro případ, kdy zůstanete u starší verze Excelu a budete dostávat tabulky od kolegy, který pracuje s verzí 2007. 1. Úvod
Excel 2007 27 Plánujete-li využívat pouze Excel verze 2007, je vhodné si tabulky rovnou ukládat ve formátu této nové verze. Prakticky to znamená, že po otevření tabulky a provedení příslušných změn využijete příkaz Uložit jako a jako Typ souboru nastavíte Pracovní sešit Excel. Plánujete-li pracovat i nadále se starší verzí (od verze 97 do verze 2003), měli by všichni, kdo používají Excel 2007 a budou vám svá data předávat, ukládat tabulky tak, že po klepnutí na tlačítko Microsoft Office vyberou šipku vedle příkazu Uložit jako, a pak zvolí formát Excel 97 až 2003. Podrobnější informace o verzích programu Excel a používaných formátech souborů najdete ve čtvrté kapitole. Uložení tabulky v nové verzi Excelu Úvod 1.6.3 Velikost tabulky a výkon Velikost tabulky byla v předcházejících verzích pro drtivou většinu úloh zcela dostatečná, nicméně došlo ke zvýšení počtu sloupců a řádků a také k prolomení dalších omezení, která měly předcházející verze. Tabulka má nyní přes jeden milion řádků a přes šestnáct tisíc sloupců. řádky jsou očíslovány 1 až 1 048 576; sloupce jsou označeny A až XFD. Protože od roku 2003 došlo k rozvoji hardwaru, podporuje Excel nyní i větší paměť, kterou počítač používá pro zpracování tabulek. Může se to projevit rychlejším přepočítáváním vzorců a Excel nyní umožňuje pracovat s větším počtem barev, a sice až 16 milionů. Velikost tabulky a výkon 1.6.4 Motivy a styly Jednotný vzhled tabulek a jejich snadné formátování a také vzhled grafů a dalších součástí tabulek je možné zajistit pomocí motivů a stylů. Tyto funkce se objevily již ve verzi 2003 a nyní byly zdokonaleny. Dokonce je možné je sdílet v rámci dalších programů Office a zajistit tak například shodný vzhled textových dokumentů ve Wordu a navazujících tabulek v Excelu. Motiv je sada nastavení pro barvy, písma, čáry a výplně, kterou lze aplikovat na pracovní sešit nebo na jeho části, například na graf. K dispozici máte několik motivů a můžete si je upravovat třeba tak, aby respektovaly firemní barvy nebo styly nebo prostě jen kombinace vlastností, které máte rádi. Styl je určitý formát vycházející z použitého motivu, kterým lze formátovat tabulky, grafy, obrazce, diagramy. Motivy a styly 1.6.5 Vylepšená práce s buňkami a vzorci Protože vzorce jsou základním prvkem v tabulkách Excelu, došlo v této oblasti k různým vylepšením. Řádek vzorců přizpůsobuje svoji velikost tak, aby bylo možné zadat i dlouhé vzorce, přičemž nedochází k překrývání údajů v tabulce. Zejména při používání funkcí se bude hodit automatické dokončování vzorců, při kterém se nabídne seznam možných funkcí a také jejich argumenty. Pomocí správce názvů je v Excelu přehled o pojmenovaných úsecích, takže snadno pochopíte strukturu tabulky a nastavené výpočty. Vylepšená práce s buňkami a vzorci 1.6 Co je nového ve verzi 2007
28 EXCEL 2007 Další změny 1.6.6 Další změny Rozšířeny byly funkce řazení a filtrování, kde lze najednou třídit až podle 64 úrovní a filtrovat lze nejen podle údajů, ale také podle barev buněk. Další změny patří do oblasti formátů souborů, například možnost ukládat tabulky ve formátu PDF nebo XPS. Jako u ostatních programů sady Office je možné pracovat i s formátem XML. Před tiskem je možné si jako například u Wordu prohlédnout náhled stránek, abyste mohli případně přizpůsobit orientaci či další vlastnosti stránky. Vylepšeny byly také kontingenční tabulky a došlo i k úpravám u funkcí týkajících se sdílení dokumentů a dalších méně využívaných funkcí. K dispozici je připojení ke službám Microsoft Office Online, pomocí něhož si například můžete stáhnout šablonu pro váš pracovní sešit. 1. Úvod
Excel 2007 29 2. Ovládání Excelu Ovládání Excelu V každém programu ze sady Microsoft Office budete pracovat ve standardním okně Windows. Okno Microsoft Excel má určité standardní prvky, které jsou shodné ve všech aplikacích Office, ale protože práce s tabulkami je svým způsobem specifická, najdete zde i speciální ovládací prvky zaměřené na efektivní práci s tabulkovým kalkulátorem. Jako příklad můžeme uvést řádek vzorců, ve kterém se zadávají a upravují údaje či vzorce zadané do buněk. Popíšeme si tedy, jak vypadá okno Microsoft Excel a jaké v něm najdete ovládací prvky. Uvedeme si též něco z terminologie a také se dozvíte, jaké způsoby zobrazení Excel nabízí. S typy zobrazení souvisí i velikost zobrazení. Standardní prvky okna Excelu 2.1 Vzhled okna Microsoft Excel Okno Excelu se skládá z: plochy s buňkami, na které budete udržovat údaje; ovládacích prvků. Vzhled okna Microsoft Excel 2.1 Vzhled okna Microsoft Excel
30 EXCEL 2007 Standardní okno Standardní okno, které se objeví po spuštění Excelu, si můžete přizpůsobit, takže některé části okna lze skrýt a některé ovládací prvky lze zase přidat. Navíc Excel přizpůsobuje pracovní plochu i podle toho, jaké objekty právě zpracováváte, takže například přidá tlačítka pro úpravy obrázků v okamžiku, kdy do pracovního sešitu vložíte obrázek a označíte ho. V okně Microsoft Excel můžete zpracovávat více pracovních sešitů současně. Při práci s více pracovními sešity se v rámci hlavního okna otevře více oken se soubory (mohou být seřazeny za sebou, takže uvidíte jen aktivní pracovní sešit, nebo vedle sebe, takže uvidíte více oken s pracovními sešity najednou). Ovládací prvky jsou však vždy zobrazeny pouze jednou. Obr. 2.1: Okno Microsoft Excel s prázdnou pracovní plochou buňkami Součásti okna Microsoft Excel 2.1.1 Součásti okna Microsoft Excel Nyní si popíšeme jednotlivé součásti okna Microsoft Excel. Nejdůležitějším tlačítkem je tlačítko Office, které najdete v levém horním rohu okna. Obsahuje příkazy pro práci se soubory (otevření, uložení, ale také zavření) a umožňuje ukončit program Microsoft Excel. Prostřednictvím tlačítka Office máte také přístup k nastavení Excelu. Tlačítko Office je zobrazeno vždy a nemůže být překryté jinými ovládacími prvky. V podstatě nahrazuje nabídku Soubor, kterou znáte z předcházejících verzí. 2. Ovládání Excelu
Excel 2007 31 Panel nástrojů Rychlý přístup najdete hned vedle tlačítka Office. Obsahuje pár nejvíce používaných tlačítek tak, abyste je měli vždy po ruce, například velmi důležité tlačítko pro uložení pracovního sešitu. Informace o možnostech přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup najdete v poslední kapitole knihy. Máte-li v panelu nástrojů Rychlý přístup větší množství tlačítek, můžete ho přesunout pod pás karet. Poznámka Vpravo od panelu nástrojů Rychlý přístup je pruh s názvem programu Microsoft Excel. Obsahuje i název otevřeného souboru (jak vidíte na obrázku 2.1, podle názvu Sešit1 poznáte, že otevřený pracovní sešit ještě není pojmenován a uložen na disk). Kromě názvu se zde mohou objevit další informace: o kompatibilitě souborů (například máte otevřený pracovní sešit z předcházející verze Excelu viz čtvrtá kapitola) obrázek 2.2; o sdílení souborů (soubory, které může otevřít více uživatelů najednou); o skupinovém formátování pracovního sešitu; o obnovení souboru po nestandardním ukončení Excelu. Ovládání Excelu Obr. 2.2: Otevřený pracovní sešit je ve formátu starší verze Excelu V pravé části je tlačítko pro minimalizaci okna Microsoft Excel, které použijete v případě, kdy chcete okno dočasně skrýt a třeba pracovat s jiným programem, tlačítko pro maximalizaci okna přes celou obrazovku, resp. obnovení jeho původní velikosti v případě, že je okno již maximalizované a tlačítko pro zavření okna Microsoft Excel (ukončení programu). Jedná se o standardní tlačítka, která najdete v každém okně ve Windows. Přejdeme o řádek níž. Prostor, ve kterém najdete tlačítka s příkazy pro spuštění jednotlivých funkcí Excelu, se nazývá pás karet. Je to novinka verze 2007. Pás karet má karty se záložkami, které vidíte nahoře. Na obrázku 2.1 je zobrazena karta Domů, což poznáte právě podle záložky. Tlačítko spustí nápovědu. Tlačítka mají stejný význam jako ta, která jsme si popsali u okna Microsoft Excel, vztahují se však k oknu s pracovním sešitem otevřeným v rámci okna Microsoft Excel. Poklepete-li na aktivní záložku, pás karet se stáhne tak, aby byly vidět pouze záložky. Klepnete- -li na nějakou záložku, objeví se tlačítka. Účelem stáhnutí pásu karet je rozšíření plochy pro zpracování údajů. Tlačítka pro minimalizaci, maximalizaci a zavření okna Tip Pod pásem karet najdete řádek vzorců. V jeho levé části je zobrazena adresa buňky, v níž se nachází kurzor. Je-li označen úsek, najdete zde adresu označeného úseku buněk. Je-li úsek pojmenován, je zde uveden název úseku. Dále zde vidíte tlačítko pro vložení funkce a prostor pro úpravy údajů v buňce, zejména pro úpravy vzorců. Tento prostor lze klepnutím na tlačítko rozšířit, aby bylo možné zobrazit i delší vzorce. 2.1 Vzhled okna Microsoft Excel
32 EXCEL 2007 Sloupce a řádky Posun zobrazeného výřezu Obr. 2.3: Stažený pás karet Další informace o řádku vzorců a úpravách údajů si můžete přečíst v páté kapitole. Největší prostor zabírají samozřejmě buňky, do kterých budete vkládat údaje. Kolem buněk najdete pruhy s názvem sloupců a řádků (to jsou písmena nad jednotlivými sloupci a čísla před řádky). Těmto pruhům se říká rám nebo též záhlaví sloupců a řádků. Pro posun zobrazeného výřezu obrazovky se používá vodorovný a svislý posuvník. Posuvníky jsou zde proto, že zpravidla se všechny údaje v pracovním sešitě nevejdou na obrazovku, a tak je třeba posouvat zobrazení. Na obou koncích posuvníku jsou šipky, které k posouvání zobrazení slouží, a je na nich také tlačítko, jehož poloha odpovídá poloze zobrazeného úseku v rámci celého listu a pomocí něhož lze opět zobrazení posunout. Vlevo od vodorovného posuvníku najdete záložky listů, kterými můžete zobrazit další listy pracovního sešitu (viz třetí kapitola). Poslední řádek se nazývá stavový. Najdete v něm řadu užitečných informací o stavu programu a zpracování údajů (viz obrázek 2.4), třeba součet (počet, součin, průměr...) údajů v označeném úseku. Obr. 2.4: Přizpůsobení stavového řádku 2. Ovládání Excelu
Excel 2007 33 1. Klepněte pravým tlačítkem myši na stavový řádek. 2. Vyberte informace, které zde chcete zobrazovat. Ve stavovém řádku vpravo jsou umístěna tlačítka pro změnu zobrazení tabulky, jejichž význam najdete na konci této kapitoly. 2.1.2 Zobrazení a skrytí jednotlivých částí okna Popsali jsme si okno Microsoft Excel a jeho součásti pracovní plochu a ovládací prvky. Možná nepotřebujete tolik ovládacích prvků, kolik standardní okno Excelu nabízí. Třeba nechcete mít zobrazený řádek vzorců, protože jste zvyklí údaje upravovat přímo v buňce, a raději získáte více prostoru pro zobrazení buněk s údaji. Excel je velmi variabilní, takže umožňuje některé ovládací prvky skrýt. 1. Klepněte v pásu karet na kartu Zobrazení. 2. Stiskněte tlačítko Zobrazit či skrýt. 3. Zaškrtněte ty součásti, které chcete mít zobrazeny, nebo zrušte označení součástí, které se mají skrýt. Tímto postupem lze zobrazit nebo skrýt: pravítka (týkají se zobrazení Rozložení stránky viz dále); mřížku (což jsou čáry ohraničující buňky v tabulce); řádek vzorců; záhlaví neboli rám tabulky (označení řádků a sloupců). Zobrazení a skrytí jedotlivých částí okna Jak skrýt ovládací prvky Co lze zobrazit nebo skrýt Ovládání Excelu Obr. 2.5: Zobrazení a skrytí součástí okna Microsoft Excel Další možnosti, jak zobrazit nebo skrýt ovládací prvky okna Microsoft Excel, najdete v dialogovém okně pro nastavení možností Excelu. 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. Stiskněte tlačítko Možnosti aplikace Excel. 3. Přejděte na kartu Upřesnit. 4. V sekci Zobrazení můžete zobrazit nebo skrýt řádek vzorců volbou Zobrazit řádek vzorců. Další možnosti zobrazení nebo skrytí 2.1 Vzhled okna Microsoft Excel
34 EXCEL 2007 5. V sekci Zobrazit možnosti pro tento sešit najdete volby pro zobrazení nebo skrytí vodorovného a svislého posuvníku. 6. Dále je zde volba Zobrazit karty listů, která zobrazí nebo skryje záložky listů. 7. V sekci Zobrazit možnosti pro tento list můžete zobrazit nebo skrýt mřížku a také určit její barvu. 8. Volbou Zobrazit záhlaví řádků a sloupců se zobrazí nebo skryje rám s názvy řádků a sloupců. 9. Tlačítkem OK dialogové okno zavřete. Ovládání Excelu pomocí tlačítek v pásu karet 2.2 Ovládání Excelu pomocí tlačítek v pásu karet Ve verzi 2007 se oproti starším verzím Excelu poněkud změnilo ovládání programu. Místo příkazů a ikon se používají tlačítka, takže se spíše jedná o sjednocení postupů než o převratné změny, které by ovládání zcela změnily od předcházejících verzí. Tlačítka najdete na pásu karet. Výjimkou je tlačítko Office, což je toto tlačítko v levém horním rohu okna Microsoft Excel: Napíšeme-li o některém tlačítku, že se nachází na kartě Domů v pásu karet, musíte nejprve zjistit, jaká karta je právě v popředí, což se pozná podle záložky (viz obrázek 2.6). Nejsou-li vidět tlačítka na kartě Domů, protože je zobrazena jiná karta, je třeba klepnout na záložku karty Domů, aby se tlačítka karty Domů objevila na pásu karet. Obr. 2.6: Aktivována (v popředí) je karta Rozložení stránky Funkce tlačítek na pásu karet Zadávání příkazů pomocí klávesnice Nyní pár slov k funkci tlačítek v pásu karet: Některá tlačítka jsou označena názvem i obrázkem, některá pouze obrázkem. V textu budeme v prvním případě uvádět pouze název tlačítka (bez obrázku) a ve druhém případě uvidíte obrázek tlačítka. Například stiskněte tlačítko Vložit nebo stiskněte tlačítko. V pásu karet jsou tlačítka pro přímé zadání nejpoužívanějších akcí v dané skupině. Například můžete přímo nastavit tučný text nebo typ písma v sekci Písmo na kartě Domů. Tyto vlastnosti a řadu dalších, méně používaných, můžete nastavit také pomocí dialogového okna. Dialogové okno zobrazíte klepnutím na tlačítko v dané sekci. Některá tlačítka mají dvojí význam: jednak lze pomocí nich zadat přímo určitou vlastnost, jednak je možné rozvinout seznam možností. Tato tlačítka obsahují malou šipku, například tlačítko. Bude-li v textu uvedeno stiskněte tlačítko nebo klepněte na tlačítko, klepněte přímo na tlačítko (ne na šipku), avšak uvidíte-li pokyn roztáhněte tlačítko nebo klepněte na šipku na tlačítku, musíte klepnout na šipku a tím rozbalit seznam dalších možností. V nové verzi Excelu přes výše uvedené změny zůstala zachována možnost zadávat příkazy pomocí klávesnice kombinace klávesy Alt s písmenem označujícím tlačítko nebo příkaz. 2. Ovládání Excelu
Excel 2007 35 1. Stiskněte klávesu Alt. Vedle tlačítek se objeví klávesy, po jejichž zadání je aktivováno dané tlačítko nebo karta na pásu karet. Obr. 2.7: Zadávání příkazů pomocí klávesnice Režim ukončíte klávesou Esc nebo opětovným stisknutím klávesy Alt. Využívejte i místní ( rychlou ) nabídku, zejména při práci s objekty (obrázky, grafy...), ale i při úpravách buněk a údajů. 1. Klepněte pravým tlačítkem myši na buňku či objekt. 2. Vyberte příkaz z nabídky v daném okamžiku dostupných příkazů. Ovládání Excelu Obr. 2.8: Místní neboli rychlá nabídka 2.3 Typy zobrazení a velikost zobrazení Zpočátku nebudete potřebovat měnit výchozí zobrazení, možná si občas budete chtít zobrazení zvětšit, abyste viděli nějaký detail, zejména při práci s obrázky nebo grafy. Při finalizaci vašeho díla budete preferovat přehledné zobrazení celého pracovního sešitu včetně rozložení na tiskové stránky. V Excelu je možné pracovat s různými typy zobrazení a měnit velikost zobrazení údajů a objektů v pracovním sešitě. Typy zobrazení a veilkost zobrazení 2.3 Typy zobrazení a velikost zobrazení
36 EXCEL 2007 Typy zobrazení Normální zobrazení 2.3.1 Typy zobrazení Excel nabízí tři typy zobrazení: normální; rozložení stránek; konce stránek. Kromě těchto typů se používá i zobrazení tiskového náhledu, o kterém se dozvíte ve čtvrté kapitole. Většinu času budete mít nastavené Normální zobrazení. V něm můžete pracovat s buňkami, vkládat, upravovat a formátovat údaje. Teprve až se začnete zabývat tím, jak by pracovní sešit vypadal po vytištění, vzpomenete si na další možnosti. 1. Klepněte na tlačítko v pravé části stavového řádku nebo na kartě Zobrazení klepněte na tlačítko Normálně. Obr. 2.9: Zobrazení rozložení stránek 2. Ovládání Excelu
Excel 2007 37 Chcete-li údaje dále upravovat, ale trváte na tom, že pracovní sešit již má vypadat tak, jak bude vytištěn, tedy údaje budou rozloženy na stránkách a vidět bude i záhlaví a zápatí, přejděte do zobrazení Rozložení stránky tlačítkem nebo klepnutím na tlačítko Rozložení stránky na kartě Zobrazení. 1. Klepněte na tlačítko ve stavovém řádku nebo na kartě Zobrazení v pásu karet. Zobrazení se změní na Konce stránek. Na pracovní ploše se objeví čáry symbolizující konce tiskových stránek. Podle nich poznáte, zda jsou údaje dobře rozděleny na stránky, a také budete moci konce stránek přesunout a ukončit stránku na jiném místě, pokud vám navržené rozložení nevyhovuje. 1. Táhněte myší čáry konců stránek do nové pozice. 2.3.2 Změna velikosti zobrazení Změna velikosti zobrazení umožňuje zvětšit nebo zmenšit údaje a objekty v pracovním sešitě. Výchozí velikost zobrazení je nastavena na 100 %, což odpovídá skutečné velikosti, ve které by tabulka byla vytištěna. Větší velikost zobrazení umožní vidět detail, menší zase dává větší přehled, protože vidíte větší část tabulky. Velikost zobrazení lze změnit v dialogovém okně nebo pomocí tlačítek ve stavovém řádku. 1. Klepněte v pásu karet na kartu Zobrazení. 2. Stiskněte tlačítko Lupa. 3. V dialogovém okně vyberte požadovanou velikost zobrazení určenou v procentech. 4. Stiskněte tlačítko OK. K dispozici máte i volbu Podle výběru. Ta nastaví takovou velikost zobrazení, aby přesně odpovídala označenému úseku buněk. Volba Vlastní umožňuje nastavit si libovolnou velikost v rozsahu od 10 % do 400 %. Konce tiskových stran Změna velikosti zobrazení Ovládání Excelu Obr. 2.10: Velikost zobrazení tabulky je 55 % proti normální velikosti 2.3 Typy zobrazení a velikost zobrazení
38 EXCEL 2007 Lupa, Oddálit a Přiblížit Změnu velikosti můžete provést i ve stavovém řádku, a sice v jeho pravé části, kde najdete tlačítka Lupa, Oddálit a Přiblížit. Tlačítko Lupa otevře dialogové okno, které jsme již popsali. Tlačítka Oddálit a Přiblížit zvětší nebo zmenší velikost zobrazení, stejně tak jako táhnutí posuvníku myší. Klepnete-li na tlačítko Úroveň přiblížení (tlačítko, na kterém je uvedena aktuálně nastavená velikost zobrazení v procentech), objeví se dialogové okno pro nastavení velikosti zobrazení. 2. Ovládání Excelu
Excel 2007 39 3. Údaje a základní postupy Údaje a základní postupy Znalost základních postupů práce s údaji je nezbytným předpokladem toho, abyste mohli přistoupit k dalším kapitolám a naučit se funkce Excelu, které tento tabulkový kalkulátor nabízí svým uživatelům. Naplnění buněk údaji je činností, kterou budete muset na začátku absolvovat prakticky vždy, formátování, výpočty a analýzy jsou až druhým krokem. Proto věnujte dostatečnou pozornost této kapitole, která shrnuje typy údajů, postupy, jak se údaje do tabulky vkládají, popisuje adresování buněk a rozšiřuje pracovní prostor na třetí rozměr, kterým jsou listy. Znalost základních postupů 3.1 Vkládání údajů Vkládání údajů je asi nejvíce využívanou akcí při práci s tabulkovým kalkulátorem. Samotné vkládání je velmi jednoduché, stačí přemístit kurzor a napsat příslušný údaj pomocí klávesnice. Postup však lze i modifikovat, aby vložený údaj byl v takové podobě, v jaké má skutečně být. 1. Přemístěte kurzor do buňky, do které chcete vložit údaj. 2. Napište požadovaný údaj. Vkládání údajů 3.1 Vkládání údajů
40 EXCEL 2007 3. Potvrďte vložení údaje tak, že stisknete klávesu Enter. Jestliže ale chcete vkládání údaje zrušit, aby se údaj v buňce neobjevil (například zjistíte-li během vkládání, že omylem vkládáte údaje do jiné buňky), stiskněte klávesu Esc. Použít můžete i tlačítka, která vidíte na obrázku (aktivní je tlačítko Zadat), ovšem pouze v případě, kdy je zobrazen řádek vzorců. Obr. 3.1: Vkládání údaje do buňky a využití řádku vzorců Jak vkládáte údaj do buňky, bude se zobrazovat přímo v buňce, ale v případě, že je zobrazen řádek vzorců, pak se objeví i zde. Při případném překlepu můžete použít například klávesu Backspace, která smaže posledně napsaný znak. Tip Při vkládání textu, který již byl ve stejném sloupci vložen, stačí napsat první znaky tohoto údaje. Excel umí doplnit zbytek údaje automaticky. Typy údajů 3.2 Typy údajů V tabulkách Excelu budete pracovat se třemi základními typy údajů, kterými jsou: text; číselné údaje; vzorce. Obr. 3.2: Typy údajů v označených buňkách jsou vzorce, v ostatních konstanty (čísla a text); v buňce F3 je vzorec obsahující funkci SUMA, jak je vidět v řádku vzorců 3. Údaje a základní postupy