Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Magdalena Křížová Faktory ovlivňující výběr ERP malými a středními podniky Bakalářská práce 2010
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Faktory ovlivňující výběr ERP malými a středními podniky zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 25.5.2010 Podpis
Obsah Seznam obrázků... 5 Abstract... 6 1 Úvod... 7 2 Vymezení pojmů... 8 2.1 Definice malého a středního podnikání... 8 2.2 CVIS Centrum výzkumu informačních systémů... 8 2.3 Dotace... 9 2.4 Strukturální fondy EU... 9 2.5 OPPI - Operační program podnikání a inovace... 9 2.6 CzechInvest... 10 2.7 e-account... 10 3 ERP... 11 3.1 Enterprise Ressource Planning... 11 3.2 Odlišení jednotlivých ERP... 12 3.3 Stručná historie ERP... 13 3.4 Současný trh s ERP systémy... 13 4 Faktory ovlivňující výběr ERP systému... 15 4.1 Úvod... 15 4.2 Právní forma podnikání... 15 4.3 Povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci... 16 4.4 Podnik jako plátce či neplátce DPH... 18 4.5 Velikost a specializace podniku... 19 4.6 ERP systém... 20 4.6.1 Cena a licenční politika... 20 4.7 Vizuální stránka ERP... 22 4.8 Propojení na ostatní IS... 24 4.9 Modifikovatelnost čili otevřenost systému... 25 4.10 Funkcionalita a možnost rozšíření ERP... 26 4.11 Technická charakteristika ERP... 27 4.12 Dodavatelé ERP systémů... 28 4.12.1 Úvod... 28 4.12.2 Stabilita dodavatele ERP na tuzemském trhu... 28 3
4.12.3 Reference... 29 4.12.4 Servis dodavatelů ERP systémů... 29 4.13 Závěr kritérií... 33 5 Průzkum faktorů ovlivňujících výběr ERP systémů... 34 5.1 Úvod... 34 5.2 Způsob zjišťování dat... 34 5.3 Zpracování dat (malé a střední firmy)... 36 5.4 Průzkum v MSP... 36 5.4.1 Dotazy související s kritérii při výběru ERP... 36 5.4.2 Dotazy související s hodnocením kritérií a používáním ERP.... 40 5.4.3 Dotazy týkající se možnosti čerpání dotací z EU na pořízení ERP.... 43 5.5 Problémy s nimiž jsem se při průzkumu setkala... 44 5.6 Shrnutí... 45 6 Možnost čerpání dotací z EU na pořízení ERP... 46 6.1 Úvod... 46 6.2 Podpora malých a středních podniků v ČR... 46 6.3 ICT v podnicích... 48 6.4 Fáze dotačního procesu... 48 6.4.1 Projekt... 50 6.4.2 Registrační část... 50 6.4.3 Plná žádost... 51 6.4.4 Žádost o platbu... 51 6.5 Výzvy ICT v podnicích... 52 6.5.1 Forma a výše podpory na jeden projekt... 52 6.5.2 Podporované aktivity... 52 6.5.3 Způsobilé výdaje... 53 6.5.4 Výzva I.... 55 6.5.5 Výzva II... 56 6.6 Využití ICT v podnicích na pořízení ERP v konkrétní firmě... 56 6.6.1 Firma žádající o dotaci v ICT v podnicích... 56 6.6.2 Předmět a průběh žádosti o dotace... 57 6.7 Shrnutí... 59 7 Závěr... 60 8 Použité zdroje... 61 9 Přílohy... 64 4
Seznam obrázků Obrázek č.1: Ukázka uživatelského prostředí ERP systému Abra G2... 12 Obrázek č 2: ERP systémy v malých organizacích v ČR na konci roku 2007... 14 Obrázek č.3: ERP systémy ve středně velkých organizacích v ČR na konci roku 2007... 14 Obrázek č.4: ERP systémy ve velkých organizacích v ČR na konci roku 2007... 14 Obrázek č.5: Agenda účetnictví... 17 Obrázek č.6: Agenda účetnictví - DPH... 19 Obrázek č.7: Vizuální prostředí K2 atmitec Faktury vydané... 23 Obrázek č.8: Vizuální prostředí Abra G2 Faktury vydané... 23 Obrázek č.9: Možnosti Abra G2... 25 Obrázek č.10: Funkcionalita ERP Abra G2... 26 Obrázek č.11: Záložka Vzdálená plocha... 32 Obrázek č.12: Záložka Informace... 32 Obrázek č.13: Průběh žádosti o dotace... 49 Obrázek č.14: Aplikace eaccount... 49 Obrázek č.15: Regionální mapa intenzity veřejné podpory... 52 5
Abstrakt Cílem práce je zhodnotit faktory, které jsou při výběru ERP malými a středními podniky důležité. V úvodu práce je obecné vysvětlení pojmu ERP, zároveň historie vzniku těchto informačních systémů a současný stav užívání v ČR. Dále popis jednotlivých kritérií, která jsou následně zhodnoceny na základě dotazníkového šetření provedeného ve vzorku malých a středních podniků. Mezi standardní faktory, které jsou zohledňovány při výběru ERP jsou kritéria související s finančními náklady na pořízení ERP. Na základě tohoto faktu, je v práci popsána možnost podniků využít dotace ze strukturálních fondů EU, které napomáhají spolufinancovat tyto náklady, tedy napomáhají k efektivnějšímu výběru ERP a následnému užívání těchto systémů. Abstract The aim of this work is to assess factors that are in the selection of ERP SMEs important. At the beginning of this work is a general explanation of the concept of ERP, while the history of these information systems and the current state of use in the Czech Republic. Further description of the criteria, which are subsequently evaluated on the basis of questionnaire survey carried out in a sample of SMEs. The standard factors which are taken into account when selecting ERP criteria are related to the financial cost of the acquisition of ERP. Based on this fact, are in the work described posibillities of firms to use subsidies from EU structural funds to help co-finance these costs, thus helping to make more effective selection of ERP and subsequent use of these systems. 6
1 Úvod Téma práce jsem si vybrala především z důvodu mých předešlých zkušeností z praxe. Pracovala jsem již s několika ERP, ale ne vždy byly v podnicích využívány efektivně. ERP jsou informační systémy, které by měly podpořit podnikové procesy a pomoci v řízení podnikových zdrojů. ERP má proto pro podniky zásadní význam. Na základě toho, že nejsou tyto systémy využívány efektivně jsem došla k závěru, že tento fakt může mít příčinu v nesprávném výběru samotného ERP. Pro bakalářskou práci jsem zvolila několik kritérií, které dle mých zkušeností mohou zajistit správný výběr ERP. Správný výběr a implementace jsou dva kroky, které vedou k efektivnímu užívání těchto systémů. Na základě stanovených faktorů, které ovlivňují výběr ERP jsem provedla průzkum v malých a středních podnicích (dále jen MSP). Malé a střední podniky jsem si vybrala především proto, že tvoří velkou část všech podniků a mají vysoký ekonomický i sociální význam. Výběr ERP je vždy vysoce náročným procesem jak finančně, tak i časově. Špatný výběr může vést nejen k neefektivnímu využívání ERP, ale i ke ztrátám investic. Stěžejním kritériem při výběru ERP systémů bývá cena a celkové finanční náklady. Můj průzkum na dané téma by měl poukázat na fakt, že to již není jediné nejdůležitější kritérium. Je však doposud stále velice zásadní. Finanční zátěž, kterou podniky musí při výběru implementaci a následném provozu vynaložit, není malá. ERP jsou zásadními informačními systémy pro podniky. O tomto faktu svědčí i možnost čerpání dotací z EU na pořízení ERP. Program ICT v podnicích umožňuje firmám žádat o dotace ze strukturálních fondů EU, které jim mohou s vysokou finanční zátěží související s pořízením ERP pomoci. Především s pořízením samotného ERP, tj. cenou, která dle hodnocení kritérií je pro podniky stále zásadní. Možnost spolufinancovat projekty související se zaváděním ERP může pro malé a střední podniky mít zásadní význam. Zajisté povede k ekonomickému rozvoji regionů a zvyšování flexibility samotných podniků s využitím ICT technologií, jako je ERP. 7
2 Vymezení pojmů 2.1 Definice malého a středního podnikání Za drobného, malého a středního podnikatele1 (MSP) se považuje podnikatel, pokud: a) zaměstnává méně než 250 zaměstnanců, b) jeho aktiva/majetek nepřesahují korunový ekvivalent částky 43 mil. EUR nebo má obrat/příjmy nepřesahující korunový ekvivalent 50 mil. EUR Za malého podnikatele se považuje podnikatel, pokud: a) zaměstnává méně než 50 zaměstnanců, b) jeho aktiva/majetek, nebo obrat/příjmy nepřesahují korunový ekvivalent 10 mil. EUR. Za drobného podnikatele se považuje podnikatel, pokud: a) zaměstnává méně než 10 zaměstnanců a b) jeho aktiva/majetek nebo obrat/příjmy nepřesahují korunový ekvivalent 2 mil. EUR. [9] 2.2 CVIS Centrum výzkumu informačních systémů CVIS je odborná sekce České společnosti pro systémovou integraci (ČSSI). Posláním odborné sekce CVIS je posilovat informační a znalostní bázi v oboru podnikové informatiky, podpořit a rozvíjet dosavadní činnost ČSSI v této oblasti. CVIS své poslání hodlá uskutečňovat těmito záměry: Sdružovat uživatelské organizace a dodavatelské firmy s profesním zájmem o podnikové informační systémy a vědecko-výzkumnou činnost v této oblasti. Podporovat a systematicky mapovat rozvoj podnikových IS/ICT produktů na českém trhu dosáhnout vytvoření platformy pro systémový výzkum ERP, APS/SCM, CRM a DW/BI aplikací. Popularizovat činnost CVIS i celé ČSSI u odborné i laické veřejnosti vědeckovýzkumnými aktivitami, jejich veřejnou presentací a odbornou publikační činností. [7] 8
2.3 Dotace Dotace jsou příspěvky z veřejných finančních prostředků a také forma státní finanční podpory. Je poskytována na přesně definovaný účel za specifikovaných podmínek. To znamená, že na dotace nemá automaticky každý subjekt nárok. Poskytují se vždy na základě kritérií stanovených ad hoc (jednotlivě pro granty), zároveň se v každém jednotlivém projektu posuzuje prospěšnost té určité činnosti. [36] 2.4 Strukturální fondy EU Fondy EU jsou nástrojem pro realizaci politiky hospodářské a sociální soudržnosti Evropské unie. Strukturální fondy slouží k financování regionální a strukturální politiky, která má za cíl snižování rozdílů mezi úrovněmi členských států EU. [36] Česká republika se řadí mezi chudší státy Evropské unie a v období 2007-2013 může ke zlepšení životní úrovně svých obyvatel čerpat z fondů EU přibližně 26,7 miliard. 2.5 OPPI - Operační program podnikání a inovace Operační program Podnikání a inovace je hlavním dokumentem Ministerstva průmyslu a obchodu ČR, na jehož základě je České republice poskytována finanční podpora podnikatelům, a to jak ze zdrojů státního rozpočtu, tak z prostředků Evropské unie. Konkrétně z Evropského fondu pro regionální rozvoj, zaměřeného na podporu rozvoje a strukturálních změn regionů, jejichž rozvoj zaostává a hospodářská a sociální přeměna čelí strukturálním obtížím. [8] Globálním cílem je zvýšení konkurenceschopnosti sektoru průmyslu a služeb a rozvoj podnikání. Podpora podnikatelského ducha a růstu hospodářství založeného na znalostech pomocí kapacit pro zavádění nových technologií a inovovaných výrobků, včetně nových informačních a komunikačních technologií. K dosažení globálního cíle budou finanční prostředky v rámci operačního programu koncentrovány na vymezené prioritní osy, charakterizující jednotlivé specifické cíle tak, aby se na hospodářském růstu České republiky v budoucnosti podílely všechny regiony a byly rovněž potlačeny tendence sociálního vyčleňování určitých skupin obyvatelstva. [8] 9
2.6 CzechInvest Agentura pro podporu podnikání a investic CzechInvest je státní příspěvková organizace podřízená Ministerstvu průmyslu a obchodu ČR, která posiluje konkurenceschopnost české ekonomiky prostřednictvím podpory malých a středních podnikatelů, podnikatelské infrastruktury, inovací a získáváním zahraničních investic z oblasti výroby, strategických služeb a technologických center. [8] 2.7 e-account Internetová aplikace vytvořená CzechInvestem. Díky této aplikace mohou žadatelé vyplňovat formuláře, předkládat žádosti spojené s dotacemi a dodávat požadované přílohy. Lze zde nalézt také všechny potřebné informace, které budou potřebovat v souvislosti s podáním projektu. Aplikace byla vytvořena pro pohodlí uživatelů. Aplikace je velice jednoduchá a přístupná 24 hodin. Především snižuje administrativní náročnost zpracovávání žádosti o dotaci. 10
3 ERP 3.1 Enterprise Ressource Planning Velmi často používaná zkratka ERP znamená v překladu řízení podnikových zdrojů. Jedná se o informační systém, těšící se v současné době velké oblibě v malých a středních firmách. V současné době jsou tyto systémy nazývány také jako srdce podniku. Tento název má své opodstatnění. ERP systémy slouží jako jádro informačních systémů v podnicích. Překlad slov Enterprise Ressource Planning nám napovídá, že tyto systémy napomáhají podnikům řídit, koordinovat a sjednotit data protékající všemi odděleními podniku a také realizovat podnikové procesy. Jedná se například o procesy týkající se výroby, logistiky, distribuce, správy majetku, prodeje, fakturace a účetnictví. Zároveň umožňují vytvářet přehledy databází (např. dodavatelů, stavu majetků, zboží, skladů aj.). Je to ovšem jen částečný výčet ze všech možností těchto systémů. Tyto systémy se začaly využívat především kvůli informační potřebě jednotlivých částí podniku. A zároveň, aby všechny informace o podnikových zdrojích a procesech byly sjednoceny do jedné aplikace se společnou datovou základnou. Každý ERP systém má individuální strukturu, funkční moduly i technické nároky, avšak všechny systémy jsou si velice podobné. Pokud již uživatel s ERP systémem pracoval, budou mu funkční moduly připadat velice podobné, stejně jako struktura. Technické nároky se pak odvíjí od výrobce ERP až po možnosti podniku. Podobnost těchto systémů by mohla vyvolat dojem, že není až tak důležité, který systém si vybereme ze široké nabídky trhu dodavatelů. Přes veškerou podobnost těchto systémů je ale výběr ERP systému velice náročným procesem. Výběr vhodného systému ERP probíhá v několika etapách. V prvním kroku je zapotřebí, aby si podniky zanalyzovaly a nadefinovaly své požadavky na ERP. Poté si firma stanoví možné dodavatele produktu, kteří budou splňovat nadefinovaná kritéria. Nejdříve si stanoví širší okruh relevantních dodavatelů, který postupně zužuje. Nakonec přichází předimplementační, implementační a poimplementační činnost. Každá firma je odlišná svou velikostí, specializací, právní formou a má pro zavedení tohoto systému jiné finanční prostředky. Proto je nezbytně nutné při výběru ERP zohlednit všechna eventuální kritéria a postupně zhodnotit jejich důležitost. Kritéria, která jsou uvedena v této práci, budou prezentována na ERP Abra G2 od společnosti Abra Software, a.s. (viz obrázek č.1). [2,27,28] 11
Obrázek č.1: Ukázka uživatelského prostředí ERP systému Abra G2 3.2 Odlišení jednotlivých ERP All-in-One ERP Tyto systémy jsou schopny pokrýt všechny klíčové podnikové procesy v oblasti ekonomiky, logistiky, výroby a personalistiky. Zároveň jsou zaměřeny na vysokou úroveň integrace procesů, která dostačuje většině organizací. Typickými představiteli této kategorie jsou Helios Green, Microsoft Dynamics NAV, SAP Business All-in-One a mnoho dalších. [7] Best-of-Breed ERP Tyto systémy jsou orientovány na specifické obory nebo procesy, a proto nemusejí pokrývat všechny čtyři klíčové podnikové oblasti. Specificky vymezené ERP jsou zaměřeny na určité podnikové procesy nebo určité odvětví trhu. [7] 12
3.3 Stručná historie ERP První známky počátků ERP systémů lze nalézt v 60. letech minulého století. Tyto systémy byly naprogramovány v jazycích, tehdy známých, jako byl COBOL, FORTRAN nebo ALGOL. O deset let později byly vyvinuty systémy MRP neboli Material Requirements Planning znamenající v překladu materiálové plánování výroby. O dalších deset let později, tedy v 70. letech, přišly systémy MRP II. neboli Manufacturing Recource Planning znamenající řízení materiálových zdrojů a výroby. Teprve až koncem 80. a počátkem 90. let se začaly objevovat první ERP systémy, jak je dnes známe. Ty přinesly vyšší funkcionalitu a širší výběr modulů. První ERP přineslo také zefektivnění řízení podnikových zdrojů. Systémy převzaly práci, kterou doposud vykonávali lidé. Vzhledem ke skutečnosti, že ERP systémy se na trh teprve dostávaly, málo kdo si je mohl dovolit, byly drahé a to jak na lidské zdroje, tak i finančně. Docházelo tedy k tomu, že dodavatelé ERP nepřizpůsobovali systémy potencionálním uživatelům, spíše docházelo k reengineeringu firem, aby mohly agendy ERP využívat. Změnu přinesl až obecně rostoucí trh s IT, který zapříčinil snížení cen v tomto odvětví. [2] 3.4 Současný trh s ERP systémy V současné době využívá možnost zavedení či používání ERP systémů převážné množství malých, středních i velkých firem. Je zřejmé, že zavedení těchto systémů napomáhá firmám ke zpracování většině podnikových procesů a vedení databází. Což je zajisté hlavním důvodem používání. V minulosti ke zpracování určitých agend ERP systémů využívaly například MS Office. V ČR docházelo v posledním desetiletí v oblasti podnikových systémů ke srovnání kroku s vyspělým světem a lze říci, že nyní již zde vývoj probíhá paralelně. Vývoj českého ERP trhu je velice pozvolný, ale stabilní. Lze konstatovat, že trh ročně narůstá o cca 10 %. Mezi aktuální trendy patří průnik ERP do menších a středních podniků. V posledních letech tyto systémy také intenzivně pronikají do státní a veřejné správy. Standardem se stává dostupnost opravdu všezahrnujících ERP balíků, obsahujících moduly od jediného výrobce. [7] Český trh je převážně ovládán dodavateli ERP, kteří mají na trhu vedoucí pozici. Na obrázcích č.2, 3, 4 je znázorněno, které ERP využívají malé, střední i velké firmy. 13
Obrázek č 2: ERP systémy v malých organizacích v ČR na konci roku 2007 Obrázek č.3: ERP systémy ve středně velkých organizacích v ČR na konci roku 2007 Obrázek č.4: ERP systémy ve velkých organizacích v ČR na konci roku 2007 Z hodnocení českého trhu lze říci, že v malých a středních podnicích převažují ERP jako jsou K2, Abra Gx, Helios, SAP či Microsoft dynamics. Dodavatelů ERP je v současnosti nepřeberné množství. Potencionální uživatelé však raději upřednostňují již známé a ověřené firmy. 14
4 Faktory ovlivňující výběr ERP systému 4.1 Úvod Při výběru ERP systému stojí podniky před nelehkým rozhodnutím. Jejich volba rozhodne o budoucí konkurenceschopnosti podniku a jeho celkovém chodu a prosperitě. Faktorů, které ovlivňují výběr ERP systému je v současné době nepřeberné množství. Je však několik zásadních kritérií, dle kterých se podniky při výběru mohou a ve většině případů i řídí. Rozhodnutí o zavedení ERP systému se vyznačuje především časovou a finanční náročností. Základní kritéria výběru jsou přímo závislá na struktuře a právních povinnostech podniku. Může se jednat například o velikost podniku nebo jeho povinnosti ze zákona. Stejně tak jsou důležitá kritéria související s vlastnostmi samotného ERP systému. Tedy jejich cena, vizuální stránka nebo funkcionalita systému. V neposlední řadě jsou to také schopnosti, servis a postavení dodavatelů ERP systémů na českém trhu. To jsou jedny z hlavních pilířů v době rozhodovacího procesu samotných podniků. 4.2 Právní forma podnikání Pojem podnikání je možné interpretovat několika způsoby. Dle právní úpravy je podnikání soustavná činnost prováděná samostatně podnikatelem vlastním jménem a na vlastní odpovědnost za účelem dosažení zisku. Právo podnikat má v současné době každý občan ČR. Stejně tak si každý občan, který se rozhodne podnikat, má právo vybrat právní formu podnikání. Tyto formy jsou zakotveny v obchodním zákoníku a živnostenském zákoně. [34] Zákony připouští tyto formy podnikání: Podnikání fyzické osoby: Osoby, které podnikají na základě živnostenského oprávnění (živnostenského listu nebo koncesní listiny). Osoby zapsané v obchodním rejstříku. Osoby, které podnikají na základě jiného oprávnění (dle zvláštních předpisů) Soukromě hospodařící zemědělec. Podnikání právnické osoby: Osobní společnosti: veřejná obchodní společnost (v.o.s.), 15
komanditní společnost (k.s.). Kapitálové společnost: společnost s ručením omezeným (s.r.o.), akciová společnost (a.s.). Družstva, státní podniky. [34] Každý, kdo se rozhodne pro jednu ze zmíněných právních forem podnikání, je podnikatelským subjektem. Tyto formy jsou podnikatelskými subjekty právě proto, že jsou založeny za účelem podnikání tj. za účelem dosažení zisku. Vedle podnikatelských subjektů jsou samozřejmě i nepodnikatelské subjekty. Nepodnikatelským subjektem je organizace, která nebyla založena za účelem dosažení zisku. Příkladem takového subjektu je nadace nebo státní škola. Právní formy podnikání jsou bezpochyby základním kritériem pro výběr ERP systému. ERP systémy preferují především podnikatelské subjekty. Funkcionalita těchto systémů je velice často zaměřená na výrobu, logistiku, což je jasným ukazatelem zaměření těchto systémů na podnikatelské subjekty. Pro každý typ právní formy podnikání je ideální jiný typ ERP systému. Konkrétně se jedná o rozdílné typy především pro podnikání fyzické a pro právnické osoby, neboli obchodní společnosti a živnostníka. 4.3 Povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci Povinnost vést účetnictví nebo daňovou evidenci se odvíjí od právní formy podnikání. Každá právní forma podnikání má podle zákona povinnost monitorovat své hospodaření. Povinnost vést účetnictví má fyzická osoba pouze v případě, že: nařizuje to zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, její obrat za předchozí kalendářní rok překročil částku 25 mil. Kč, je účastníkem sdružení bez právní subjektivity, kde alespoň jeden člen vede účetnictví, nařizuje to zvláštní právní předpis, je zapsána v obchodním rejstříku, chtěla vést účetnictví dobrovolně. [25] Povinnost vést účetnictví mají všechny právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, tedy všechny obchodní společnosti. Český trh nabízí ERP systémy pro daňovou evidenci i vedení účetnictví. Toto kritérium je stejně, jako právní forma podnikání základním kritériem při výběru ERP systému. Je zřejmé, že pro fyzickou osobu, která má povinnost vést daňovou evidenci bude 16
dostačující systém s menší funkcionalitou, velikostí a v některých případech nebude nutné ani pořizování multilicence. Naopak pro právnickou osobu, která má za povinnost vést účetnictví, zde vznikají na ERP systém vyšší nároky. Jako je širší funkcionalita systému či nutnost multilicence. Některé tyto systémy však umožňují vést účetnictví i daňovou evidenci. Abra G2 má agendu účetnictví, kde se nachází účetní deník, účetní žádosti aj. (viz obrázek č.5). Obrázek č.5: Agenda účetnictví 17
4.4 Podnik jako plátce či neplátce DPH Fakt, zda jsou podniky plátci či neplátci DPH je také jedním z kritérií ovlivňující výběr ERP systémů. Je však zákonem o dani z přidané hodnoty dané, kdo je povinen být plátcem DPH: osoby, se sídlem nebo místem podnikání v tuzemsku, jejichž obrat přesáhne za nejvýše 12 bezprostředně předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců částku 1 000 000 Kč, dobrovolní plátci DPH. [26] Povinnosti plátce DPH : uplatňovat DPH při prodeji svých služeb nebo zboží zákazníkům a tuto daň odvádět vždy po skončení čtvrtletí finančnímu úřadu, vést evidenci podle zákona o DPH, podávat daňové přiznání k DPH. [26] Pro firmy, které se rozhodují mezi ERP systémy na českém trhu je v případě, že jsou či nejsou plátci DPH, několik ukazatelů, které mají na rozhodování zásadní vliv. ERP systémy se různě tomuto faktu již v mnoha případech přizpůsobují. Na českém trhu jsou ERP systémy, které ve větší míře již zohledňují fakt, že uživatel je plátcem DPH. Znamená to tedy, že uživatelům systém umožňuje funkce jako jsou : číselníky sazeb DPH a DPH indexů, sestavení a přímý tisk daňového přiznání DPH, evidence DPH v režimech jiných členských států EU (podklady pro daňová přiznání v jiných státech), možnost pracovat s libovolným počtem sazeb DPH, update, tedy nápravu chyb v aplikaci či doplnění nové legislativy (př. změna sazeb DPH). [1,5,29,30] Z velké části je možné nalézt na českém trhu ERP systémy, které umí vyhovět plátcům i neplátcům DPH. Je to tedy pouze na uživatelích, kterou z možností si u svého systému nastaví. Abra G2 má nastavení, díky kterému je možno využít všech výhod souvisejících s DPH (DPH indexy, sazby, definice pro DPH přiznání aj. viz obrázek č.6). 18
Obrázek č.6: Agenda účetnictví - DPH 4.5 Velikost a specializace podniku ERP systémy mohou využívat podniky všech velikostí, oborů i zaměření. Při výběru systému jsou však tyto skutečnosti velice zásadní. To, co bude vyhovovat malé firmě, nebude vhodné pro střední či velkou firmu. Malý podnik vyžaduje převážně jednoduchý a přehledný systém, bez potřeby provázanosti dat z celého podniku a bez nutnosti zvládat velký objem dat. V malém podniku převažuje nutnost vybrat ERP systém, s kterým bude pracovat pouze malé množství uživatelů, kteří budou mít možnost přístupu do každé části systému. Naproti tomu střední podnik bude mít při výběru ERP systému zcela jiné požadavky. Pro střední podnik bude vhodnější systém, který je rozsáhlejší a přehlednější. Zároveň by měl mít propracovanější administraci systému (např. ovládání přístupových práv uživatelům). Velké množství středních podniků pracují jako dceřiné společnosti. To znamená, že mají nutnost poskytovat údaje na mezinárodní úrovni. Což vyžaduje jazykovou vybavenost systému či legislativní požadavky typu IFRS 1 aj. 1 IFRS, tj. International Financial Reporting Standards - Mezinárodní standardy pro finanční reportování, byly v roce 2002 potvrzeny Evropským parlamentem jako jediný evropský systém finančního reportování. V české účetní legislativě je jejich aplikace zakotvena v 19 odstavec 9 a 23a zákona o účetnictví. [36] 19
Nejen velikost podniku, ale i jeho zaměření je důležitým kritériem při výběru ERP. ERP lze rozdělit do následujících skupin: krabicové, univerzální, specializované. Krabicové ERP Takzvané krabicové řešení je ideální pro podniky, které potřebují nasazením ERP řešit pouze základní procesy podniku (fakturace, objednávky aj.). Tyto systémy se velice rychle zadaptují na prostředí podniku. Nastavení není nijak složité a vzhledem k omezené funkcionalitě není obtížné školení. Univerzální ERP Univerzální ERP jsou vhodné například pro velké podniky, které zajišťují velkou škálu operací. Tyto univerzální systémy se dají využít díky své obšírnosti téměř v každém oboru (bankovnictví, služby, medicína aj.). Specializované ERP Jedná se o tzv. oborově řešené ERP systémy. Ty jsou vyvíjeny pro jednotlivá odvětví trhu a konkrétní oblasti. Jsou v nich nastaveny funkce, operace, které se snaží pokrýt problematiku daných oborů. Jsou to velice specializované systémy, které se přizpůsobují potřebám a požadavkům podniků. Pokud nejsou vyvíjeny přímo specializovaně pro daný obor, tak většina dodavatelů nabízí kromě základní struktury systému ještě například nadstavby či oborová řešení. [27] 4.6 ERP systém 4.6.1 Cena a licenční politika Cena a licenční politika dodavatele ERP systému je jedno ze zásadních kritérií při výběru. Fakt, že cena neustále patří mezi nejdůležitější kritéria, i když už není jako jediná, potvrdil i můj průzkum. Cena samotného ERP a jeho licencí tvoří většinovou část z celkové finanční náročnosti celého procesu. Na českém trhu je možné zpozorovat několik druhů licencí i stanovení cen samotných ERP. Licence, pokud není stanoveno jinak, je sjednávána na dobu neurčitou. Což znamená, že platba za cenu agend (modulů) a licencí je konečná. 20
Při koupi samotného ERP může být cena stanovena několika způsoby: Jednotná cena za určitý balík agend neboli modulů s určením co cena zahrnuje (například Jádro systému, Účetnictví nebo Daňová evidence, Bankovní operace Fakturace, Kniha jízd, Sklady, Nákup a prodej, Mzdy a personalistika, Majetek). Je však možné si další moduly za určitou částku připlatit. Cena je stanovena koupí jednotlivých agend (tedy každá agenda má svou cenu a celková cena je stanovena rozhodnutím o zakoupení jednotlivých agend). Koupi samotného ERP doprovází licenční politika. Zde je několik způsobů, které dodavatelé nabízí, tj. jak si zaopatřit licence: Koupě licence zvlášť pro každého uživatele, který se systémem bude pracovat (tento způsob licencování je vhodný především pro menší firmy). Možnost zakoupit licenci za jednotnou cenu, která je stanovena pro daný počet uživatelů (tj. například za jednotnou cenu koupit licenci umožňující práci současně 20 uživatelů). Ceník Abra G2 Ekonomický systém pro 1 uživatele 6 990 (Podvojné účetnictví, Prodej, Nákup, Pokladna, Banka, Homebanking, Adresář, Majetek, Evidence pošty, CRM, Kniha jízd) Rozšíření jádra: Skladové hospodářství 1 990 Mzdy pro 25 pracovních poměrů 1 990 (lze násobit) Druhý uživatel 3 990 Třetí uživatel 3 990 Čtvrtý uživatel 4 990 Pátý uživatel 4 990 Doplňující moduly (licence pro 1 uživatele) Maloobchodní prodej 2 990 Restaurační prodej 1 990 Gastrovýroba 7 990 21
Kompletace 7 990 Polohované sklady 7 990 SCM 7 990 Výroba 31 990 Call-centrum 2 990 Business Intelligence 9 990 Projektová dokumentace 8 990 Splátkový prodej 8 990 Skriptování (schopnost kompilovat skripty) 9 990 Multiverze - 1 další firma 1 990 Multiverze - neomezená 9 990 Zdroj: http://www.abra.eu/html/reseni/ag2.php?phpsessid=ed307b3fb8a40197be2bbb35fc7668c8. V případě ERP Abra G2 je cena samotného systému stanovena koupí jednotlivých modulů a licence je možno koupit zvlášť pro každého uživatele. Především z důvodu, že se jedná o ERP pro menší firmy. 4.7 Vizuální stránka ERP ERP systémy jsou si svým vzhledem a pracovním prostředím velice podobné, ne však stejná. Při výběru je důležité si vybrat ERP, které má z pohledu uživatele jednoduché pracovní prostředí. Takové prostředí poté napomáhá při samotné implementaci, kdy je pro uživatele, který se s systémem setkává poprvé mnohem jednoduší se v něm naučit popř. zaučit. Mnoho pracovních prostředích ERP je intuitivní, ale přesto každé vyžaduje řádné proškolení. 22
Obrázek č.7: Vizuální prostředí K2 atmitec Faktury vydané Zdroj: http://www.k2atmitec.cz/cz/img/download/konference08/co_najdeme_ve_standardu.pdf Obrázek č.8: Vizuální prostředí Abra G2 Faktury vydané 23
Při pohledu na ERP K2 a Abra G2 je možno objektivně říci, že jsou si pracovní prostředí velice podobná. Jedná se o náhled na seznam vydaných faktur. Je možno vidět, že sloupce mají téměř stejnou strukturu, tj. číslo dokladu, firmu, popis, částku aj. Když se podíváme v náhledu na systém K2, v levé postraní liště máme nabídku, kde ihned můžeme přeskočit do seznamu agend. Kdežto v Abře G2 již tato možnost není. Je potřeba agendu zcela zavřít, abychom se opět dostali do seznamu agend. Tyto malé odlišnosti však umožňují zrychlit práci v ERP, proto je důležité, aby se při výběru ERP kladl důraz i na pracovní prostředí systému. Většina společností distribuující ERP systémy umožňují potencionálním uživatelům vyzkoušet systém v demo verzi, to je ideální příležitost si prostředí podrobně vyzkoušet. Je však nutná jistá předvídatelnost potencionálních uživatelů, tedy jak bude práce v systému rozdělena. Pokud budou samotní uživatelé rozděleni do skupin pracující pouze v jedné agendě, není nutná nabídka v postraní liště. Pokud však bude jeden uživatel mít na starosti zadávání a práci s daty ve více agendách, je lépe vybrat ERP s funkcí jako K2 v obrázku č.7. 4.8 Propojení na ostatní IS ERP jsou jádrem celého informačního systému podniku. Je velice důležité, aby systémy zavedené v podniku spolu synchronizovaly. V současnosti jsou již přirozená propojení například na MS Office nebo OpenOffice. Informační systémy, které by mohly vyžadovat vzájemnou synchronizaci s ERP jsou například CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Inteligence), SCM (Supply Chain Management), e-shop, docházkový systém, mzdy a personalistika, stravovací systém, propojení na CAD systémy, mobilní aplikace a jiné. Je však důležité při výběru pohlížet i na propojení na informační systémy, které již podniky mají například zavedené. I tento fakt je důležitým kritériem při výběru ERP. Pokud již podnik využívá například CRM, je důležité brát při výběru ERP možnost synchronizace těchto systémů. U mnoha dodavatelů ERP na českém trhu je možné zakoupit softwarový produkt, který je ERP systémem a jeho součástí jsou agendy jako je například CRM, BI aj. V obrázku č.9 je možné v seznamu agend vidět, že ERP Abra G2 má agendy pro zpracování dat o zákaznících (CRM), SCM, call-centrum, mzdy a personalistika. 24
Obrázek č.9: Možnosti Abra G2 4.9 Modifikovatelnost čili otevřenost systému Modifikovatelnost neboli otevřenost ERP je v současné době pro mnoho malých a středních podniků důležitá při výběru ERP. Otevřený systém umožňuje samostatný vývoj branžového řešení. Znamená to, že podniky mohou časté a rychlé úpravy rozsáhlejšího charakteru zvládnout vlastními silami. A tak vyvíjet ERP, které v nějaké struktuře zakoupí. Dodavatelé ERP umožňují díky svým vývojovým prostředím efektivně naprogramovat úpravy systému podle individuálních potřeb zákazníka. Příkladem Abra G3 je otevřeným systémem: K dispozici je celý objektový model systému přístupný přes otevřené OLE rozhraní. Otevřené rozhraní umožňuje vyvíjet vlastní agendy, které využívají systém ABRA G3. Pro vyvíjené doplňky je možné použít jakékoliv vývojové prostředí, které podporuje OLE/COM - např. Visual Basic, Delphi. Díky otevřenému rozhraní lze sytém propojit s elektronickými obchody či jinými aplikacemi pracujícími. Otevřená komunikace s jinými systémy. S daty spravovanými v systému pomocí otevřeného rozhraní lze data ze systému i číst a dále zpracovávat. [1] 25
4.10 Funkcionalita a možnost rozšíření ERP Funkční modely ERP jsou při výběru systému velice zásadní. Každá firma dle svého zaměření potřebuje jiné funkční moduly. Většina dodavatelů ERP nabízí možnost základního jádra systému a k tomu nástavbové moduly. Tedy možnost rozšíření systému dle jednotlivých požadavků podniku. Firma, která má ze zákona povinnost vést účetnictví, bude zajisté potřebovat modul účetnictví. Stejně tak firma zabývající se výrobou, bude zajisté potřebovat modul výroba. Firmy si tedy vybírají své ERP řešení dle nabídky modulů, které budou pro podporu svých podnikových procesů potřebovat. V ERP Abra G2 je možno zakoupit základní jádro a dle potřeby dokoupit rozšiřující moduly viz obrázek č.10. Obrázek č.10: Funkcionalita ERP Abra G2 Zdroj: http://www.abra.eu/html/reseni/software-pro-mensispolecnosti.php?phpsessid=da50b6d924028e5089284e3f5371fe5b 26
Jádro informačního systému ABRA G2: Účetnictví Adresář DPH Intrastat Banka Homebanking Pokladna Majetek Prodej Nákup Pošta CRM Dokumenty Kniha jízd Návrhář tiskových sestav Cizí měny, Sledování změn Exporty a importy Převody dat mezi pobočkami Zdroj: http://www.abra.eu/ Rozšiřující moduly: Sklady Mzdy Pokladní terminál Kompletace Gastrovýroba Restaurace SCM Call-centrum Výroba Business Intelligence Projektová dokumentace Splátkový prodej e-shop Docházkový systém Identifikace osob a zboží Stravovací systém, Údržba Servis, Správa dokumentů Mobilní prodej, Propojení CAD 4.11 Technická charakteristika ERP Každý ERP systém má své systémové požadavky. Tedy požadavky, které jsou pro bezproblémový chod ERP nutné. Každá firma má však jiné technologické zázemí pro takové systémy. Nákup ICT do podniku je vždy finančně náročný. Proto je nutné, aby firma vybírala systém, který bude vyžadovat minimální zásah do ICT struktury podniku. Což bude mít za následek nižší náklady na technické požadavky ERP. Jedná se především o nároky na operační systém, databázový server, paměť a procesor počítače tedy hardware či další software. Technické parametry a požadavky ERP Abra G2 Klient: OS - Windows 9x/2000/XP, Hardware - Pentium 300 MHz, 64MB RAM, 1 GB HDD. 27
Server: OS - Windows (NT/2000), Linux (Red Hat, Mandrake, SUSe, Debian), Hardware - Pentium II, 256 MB RAM, 2 GB HDD. [1] 4.12 Dodavatelé ERP systémů 4.12.1 Úvod V současné době se mezi dodavateli ERP systémů vede konkurenční boj. Každá firma nabízí svým potencionálním uživatelům ERP jiné služby. V zásadě se však moc neliší. Ukazatelem při výběru ERP jsou zajisté, stabilita dodavatele na tuzemském trhu, jeho dosavadní reference a především servis, který dodavatelé poskytují. Pro potencionálního uživatele ERP je zajisté velice důležité, jak bude dodavatel ERP vstřícný a jaké jsou možnosti jeho servisu. Veškeré tyto služby a informace vypovídají o kvalitě firmy. Jsou významné především pro samotné zavádění (implementaci) systému do podniku. 4.12.2 Stabilita dodavatele ERP na tuzemském trhu Stabilní postavení dodavatelů ERP systémů je pro potencionálního uživatele velice zásadní. Poznatky, které poukazující na stabilní postavení firem nabízející ERP systémy, mohou být například jak dlouho firmy na trhu již fungují, jaký je dosavadní počet jejich zákazníků, kolik již mají systémů, které nabízejí či kolik verzí těchto systémů mají. Všechny tyto poznatky jsou podkladem pro zhodnocení stability firmy. Tím i pro potencionálního zákazníka, který je schopen odvodit z těchto faktů, jak je firma zkušená a tedy kolik svých zkušeností mohou podnikům předat. Fakta svědčící o stabilitě společnosti Abra Software, a.s. Je to velká česká společnost na trhu od roku 1991. U Abra software nezáleží na velikosti podniku potencionálního uživatele, ani na oboru ve kterém působí. Systémy řady ABRA Gx už prověřilo více než 13 000 organizací, je to nejrozšířenější podnikový informační systém na platformě Client/Server v ČR. V současnosti mají již čtvrtou verzi Abra Gx, tzn. že ERP systémy společnosti Abra software se vyvíjí společně s firmou. Staví na dlouhodobé spolupráci s klienty. 28
Zakládají si na serióznosti a fair play. Každý zákazník má přiděleného svého ABRA Asistenta. S partnery si nekonkurují, ale spolupracují. [1] 4.12.3 Reference V současnosti nabízejí dodavatelé na svých internetových stránkách reference svých dosavadních uživatelů. Je možno tak posoudit spokojenost již stávajících uživatelů. Jsou však k dispozici i internetové portály, které nabízejí srovnání ERP systémů. Nabízí i konkrétní rozbor českého trhu s ERP produkty. Takovými portály jsou například CVIS (Centrum pro výzkum informačních systémů) nebo SystemOnLine (Zpravodajský portál časopisu IT Systems). Reference z internetu jsou jen jednou z možností, které mohou potencionální uživatelé ERP využít. Jsou zde však i reference, které mohou podniky mít z vlastních zdrojů. Příklad: Pokud bude firma zakládat novou pobočku, zajisté bude brát zřetel na to, jaké systémy využívá pobočka jiná či centrální a bude se řídit jejími doporučeními. Zajisté se podnikům může dostat referencí i ze soukromých zdrojů od známých. Nejsou však výjimkou ani doporučení podniků, s kterými firma spolupracuje, jako jsou dodavatelé, odběratelé aj.. 4.12.4 Servis dodavatelů ERP systémů Dodavatelé ERP mohou poskytováním kvalitního servisu a podpory získat konkurenční výhodu. Je zde samozřejmě i důležité, které ze služeb či způsobů podpory jsou zdarma a které jsou u jednotlivých dodavatelů ERP zpoplatněny. Servis, který poskytují dodavatelé ERP, je pro potencionální uživatele v současnosti velice důležitý. Je tu přímá závislost mezi úspěšným zavedením ERP a servisem, který poskytují dodavatelé těchto systémů. Pohotový servis a stabilní podpora dodavatele ERP jsou nezbytné jak při výběru ERP, tak i pro úspěšný chod firmy po zavedení ERP. Pro uživatele je doba odstranění problému v systému přímo závislá na práci v podniku a tedy i na zisku. Mezi servis poskytovaný dodavateli ERP patří : Předimplementační služby: a) zavedení informačního systému u zákazníka, tzn. implementace systému, nastavení systému podle potřeb zákazníka, otestování funkčnosti systému aj., b) hardwarové služby (doporučení dodavatele orientovaného na značková zařízení), 29
c) finanční služby (klasický splátkový prodej, pronájem či outsourcing licencí, pronájem systému na dálku ). Poimplementační služby a) upgrade (inovaci systému či jeho povýšení na novou verzi), b) update (nápravu chyb v aplikaci či doplnění nové legislativy), c) webové stránky, d) pomoc přes vzdálenou plochu, e) telefonní linky s operátory (tzv. Hotline), f) školení. [1,5,29,30] Školení vedoucích pracovníku a koncových uživatelů systémů je jedním z nejdůležitějších služeb, které dodavatelé poskytují. Správně zorganizované školení koncových uživatelů se dá pokládat za poloviční úspěch pro budoucí práci se systémem. V prvním kroku školení uživatelů na ERP by mělo být pomýšleno na práci, kterou budou uživatele v systému vykonávat. Tedy rozdělit uživatele do skupin, ve kterých budou školeni. Pokud se jedná o střední podnik, který si pořizuje ERP, je tento krok nezbytností. Každý totiž s největší pravděpodobností bude spravovat pouze část ERP. Tedy například fakturace, banka, účetnictví aj. Proto uživatele rozdělíme do skupin a budeme je školit pouze pro specifické agendy ERP. Ne na celý systém. Samozřejmě je představení celého systému nezbytností, nebude však zahrnovat podrobné vysvětlení práce se všemi agendami. Při výběru dodavatele bychom taky měli brát ohled na skutečnost, zda je školení uživatelů bezplatné nebo bude nutné za něj zaplatit. Měli bychom také pomýšlet na personál, který do firmy nastoupí až v průběhu užívání ERP. Protože i tento personál bude potřeba zaškolit. Na závěr celého školícího procesu je nutné ověřit získané znalosti uživatelů. Většinou formou testu. Na závěr by uživatelé měli získat certifikát o tom, že se systémem umí pracovat a byli proškoleni. Servis poskytovaný Abra Software Webové stránky www.abra.eu Webové stránky mají příjemné prostředí, ve kterých získáte všechny potřebné informace, které hledáte. Část webu je pro uživatele systému ABRA, přístupná je po zadání identifikačního čísla a hesla. Je možné zde nalézt všechny informace o produktech a službách, které mají uživatelé od Abra Software zakoupeny včetně aktivačních klíčů na vlastní licence, a také přímý kontakt na ABRA asistenta. 30
ABRA asistent Asistent je určen pro zajištění maximálního pohodlí při komunikaci mezi uživateli a společností. Asistent řeší požadavky a problémy uživatele se systémem. Asistenta lze nazvat přítelem na telefonu. Telefonická HotLine HotLine lze využít pro řešení technických problémů a dotazů na systémy ABRA. Pokud se uživatelé nedovolají, operátoři linky volají uživatelům později zpět. Každá verze řady Abra Gx má svou vlastní telefonickou Hotline. Což zaručuje maximální komfort pro uživatele těchto systémů. E-mailová HotLine E-mailová HotLine má za úkol zodpovědět jakýkoliv dotaz týkající se ovládání, funkcionality, nastavení nebo jakéhokoliv jiného použití produktů ABRA. Telefonická HotLine bývá v současnosti velice vytížená, proto uživatelé nemusí čekat na spojení a mohou zaslat dotaz či požadavek pomocí služby email. [1] V systému Abra G2 lze využít také možnosti, které nabízí přímo systém. Tyto možnosti nabízí pomoc při problémech či dotazech týkající se Abra G2 (viz obrázek č.11 a 12). 31
Obrázek č.11: Záložka Vzdálená plocha Lze se pomocí této záložky připojit ke společnosti Abra, kde pomohou problém vyřešit pomocí vzdálené plochy. Obrázek č.12: Záložka Informace Informace k systému, příručka na užívání a odpovědi na často kladené dotazy. 32
4.13 Závěr kritérií Vzhledem k velkému množství kritérií, které výběr ERP ovlivňují, od právní formy podnikání až po servis, který poskytují dodavatelé, je zřejmé, že se nejedná o jednoduchý proces. Je však především na potencionálních uživatelích, aby výběr ERP nepodcenili a zhodnotili všechny možnosti současného ERP trhu v ČR. 33
5 Průzkum faktorů ovlivňujících výběr ERP systémů 5.1 Úvod Provedený průzkum byl zaměřen na zhodnocení kritérií při výběru ERP systémů u malých a středních firem. Průzkum byl prováděn elektronickým dotazováním náhodně vybraných MSP pomocí služby email. Dotazník byl sestaven na základě kapitoly Faktory ovlivňující výběr ERP této práce. Konkrétně použitý dotazník (viz Příloha č.1). K průzkumu faktorů, které ovlivňují výběr ERP, jsem přistoupila především z vlastního zájmu. S mnoha ERP systémy jsem se již ve svých dosavadních pracovních příležitostech setkala. Dle mého názoru je však ve většině případů tento systém využíván velice neefektivně, což by mohlo mít příčinu ve špatném výběru ERP. S postupem času se kritéria, dle kterých podniky vybírají ERP systémy, mění. 5.2 Způsob zjišťování dat Mým záměrem bylo získat dvacet relevantních vzorků. Tedy vyplněných dotazníků od malých a středních firem. Nakonec byl tento cíl splněn. Avšak cesta k tomuto počtu vzorků nebyla jednoduchá. Prvotní myšlenkou jak získat data, bylo sestavení dotazníku. Dotazník byl několikrát předěláván, a to především z toho důvodu, aby se zvýšil počet potencionálních respondentů, kteří budou ochotni ho vyplnit. Pro dotazník byla vybrána převážně forma uzavřených odpovědí, abych však neupřela potencionálním respondentům možnost vyjádřit k otázce vlastní myšlenku, byly použity i formy otevřených dotazů. K uzavřeným odpovědím byla možnost zaškrtávat vždy jednu možnost v tabulce nebo hodnotit dle škály jedna až pět. K tabulkám jsem přistoupila především proto, abych respondentům zkrátila čas, který budou muset dotazníku věnovat, a to především z důvodu jisté neoblíbenosti jakýchkoliv typů průzkumů (ať už elektronických, papírových či telefonických). Začátek dotazníku je tvořen informacemi o tom, co je obsahem dotazníku, proč dotazník rozesílám a také základními pojmy, které jsou v dotazníku použity. Dále tabulkou kritérií, které měly firmy zhodnotit. Následují dotazy souvisejí s užíváním jejich ERP. A nechybí ani dotazy týkající se možnosti čerpání dotací z EU na pořízení ERP. 34
Po vytvoření dotazníku přišla fáze hledání potencionálních respondentů a způsobu kontaktu s nimi. Rozhodla jsem se přistoupit k využití internetu, konkrétně službě email. Tato komunikace je v současnosti velice populární. Úkolem bylo sehnat emailové adresy podniků a rozeslat emaily společně s danou přílohou (tedy dotazníkem). Sběr emailových adres podniků probíhal poněkud zdlouhavým způsobem. Postupovala jsem v několika krocích: hledání oficiálních stránek dodavatelů ERP, na stránkách dodavatelů ERP jsem si našla recenze na jejich systémy, vyhledala jsem si oficiální stránky firem, které recenze napsaly, na oficiálních stránkách firem jsem vyhledala emailové spojení na konkrétní firmu (zaměřovala jsem se na se emailové adresy, na konkrétní osoby jako jsou jednatelé, majitelé, manažeři firem), poté, co jsem emailové adresy našla, rozesílala jsem hromadné emaily. Celý tento proces jsem opakovala u několika dodavatelů ERP. Konkrétně se jednalo zhruba o pět až šest dodavatelů těchto systémů. Celý tento proces byl časově dost náročný. Rozesílání adres probíhalo v rozmezí cca 2 týdnů. Následně začaly chodit konkrétní odpovědi, vyplněné dotazníky. Veškerá komunikace probíhala pouze přes email. Respondenti měli možnost vyplnit dotazník anonymně nebo vyplnit identifikaci respondenta. Celkový počet emailových adres, který jsem postupně shromáždila a rozeslala na ně svůj dotazník, zabývající se zhodnocením kritérií při výběru ERP, činí přes 400. Všechny byly odeslány během zmíněných dvou týdnů. Nelze ani říci, kolik odpovědí a konverzací jsem po emailu vedla, toto číslo se však bude blížit k číslu sto. Jedná se tedy o cca sto podniků, které mi na můj email odpověděly. Z celkových sto mi zhruba třicet respondentů dotazník vyplnilo. A z celkových třiceti zodpovězených dotazníků bylo relevantních pouze dvacet. Což je počet, který byl na počátku cílem. Celý tento proces probíhal v rozmezí zhruba dvou měsíců. Avšak ještě v současné době mi stále na můj průzkum chodí odpovědi. Poté, co jsem získala relevantní odpovědi od dvaceti respondentů, začala jsem zpracovávat všechna získaná dat. Dotazník byl členěn do tří pomyslných částí. První byla zaměřena na zhodnocení kritérií při výběru ERP, druhá byla tvořena obecnými dotazy ohledně využívaného ERP a třetí byly dotazy zaměřené na dotace. Dle těchto částí byly také získané informace zpracovávány. 35
5.3 Zpracování dat (malé a střední firmy) Zpracování dat probíhalo dle konkrétních dotazů uvedených v dotazníku. Ke každé části dotazníku jsou následně shrnuty výsledky daného dotazu. Firmy měly za úkol buď uvést odpověď na dotaz nebo vybrat z dané nabídky jen jednu možnost. Uzavřené dotazy měly podniky možnost komentovat, což ve většině případů i udělaly. Veškeré výsledky uzavřených odpovědí jsou hodnoceny v procentech (%). 5.4 Průzkum v MSP 5.4.1 Dotazy související s kritérii při výběru ERP. 1. Jaký ERP podniky využívají? Podniky měly zodpovědět, který ERP jejich podnik používá. Odpovědi byly tudíž jednoznačné. V odpovědích se objevily téměř všechny ERP, které uvádí agentura CVIS jako nejpoužívanější. Byly to Money S5, Hélios, Pohoda, Abra Gx, K2 atmitec, Altus Vario. 2. Proč se podniky rozhodly pro zavedení ERP? Důvody uvedené MSP: rozšíření výroby a vetší počet účetních dokladů, provázání databází (pohledávek, závazků) taktéž sjednocení a propojení dat, zpravování výkazů a finančních analýz, pro přehlednost finančních toků, úspora času při reportingu 2, potřeba zavést CRM, interní a externí reporting (obratovost zásob, ziskovost, přehled výtěžnosti obchodních transakcí = manažerské výstupy), evidence skladového hospodářství, potřeba zpracování většího objemu dat, zastaralý pomalý ERP systém, dosavadní dodavatelé nezajišťovali update a servis, vyhodnocování ekonomické efektivity, plánování obratů, změny v nárocích na funkcionalitu či rostoucí počet uživatelů, zlepšení přehledu o aktuálním stavu firmy, automatizace procesů. Veškeré důvody pro zavedení ERP, které podniky uvedly, vedou k hlavní charakteristice ERP, což je řízení a podpora podnikových procesů. Veškeré důvody, jako jsou reportingy pro 2 Reporting -vnitropodnikové výkazů a zprávy, které slouží ke kontrole a vyhodnocování dosavadního vývoje hospodaření, k plánování a rozhodování o opatřeních ke zlepšování výkonnosti podniku jako celku i jeho organizačních a odpovědnostních jednotek. 36
manažerské účely, vyhodnocování ekonomické efektivity, vedou bezesporu k řízení podnikových zdrojů. K podpoře podnikových procesů pak může vést evidence faktur, skladového hospodářství aj. 3. Do jaké míry podniky při výběru ERP zohledňovaly následující faktory? Hlavní částí dotazníku byla tabulka, v které byla uvedena jednotlivá kritéria, která mohla podniky zohledňovat při výběru ERP (výsledky jsou uváděny v procentech (%)): Úkolem bylo zaškrtnout vždy jednu z možností. Hodnotící škála je rozložena následovně: 1 nezohledňovali 2 spíše nezohledňovali 3 minimálně zohledňovali 4 spíše zohledňovali 5 zohledňovali ( v plné výši) 1 2 3 4 5 1. Právní forma Vašeho podnikání 35 15 20 15 15 2. Povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci 10 0 5 15 70 3. Zda je Vaše firma plátce či neplátce DPH 25 5 10 25 35 4. Licenční politika 15 0 10 25 50 5. Specializace Vašeho podniku 10 15 0 45 30 6. Velikost Vašeho podniku (zda jste malý nebo střední podnik) 5 10 10 65 10 7. Možnost propojení s ostatními informačními systémy (BI, CRM) 15 15 5 25 40 8. Funkční charakteristika systému (funkční moduly) 0 5 5 25 65 9. Modifikovatelnost systému (otevřenost) 0 0 0 35 65 10. Vizuální stránka ERP systému (uživatelské prostředí) 0 10 20 40 30 11. Postavení dodavatele ERP systému na tuzemském trhu (úspěchy aj.) 10 0 30 35 25 12. Reference dodavatele (doporuční osobní, z internetu) 10 0 20 30 40 13. Služby nabízené dodavatelem ERP systémů (servis, přizpůsobivost) 5 0 15 40 40 14. Podmínky dodání ERP systému (provedení školení aj.) 5 5 10 35 45 15. Cena samotného ERP systému 0 0 0 35 65 16. Nákup ICT podporující chod ERP systému (hardware, OS, DB) 10 15 20 20 35 37
Výsledky průzkumu na zhodnocení kritérií při výběru ERP jsou z části předvídatelné, avšak v mnoha směrech překvapující. Jedním z předvídatelných kritérií, které se umístilo mezi nejdůležitějšími při výběru ERP je cena. Kritérium, které bylo nejméně zohledňováno při výběru ERP je právní forma podnikání. Spoustu kritérií mělo stejnou váhu. Pokud bychom kritéria zhodnotily od nejdůležitějších po nejméně důležité při výběru ERP pouze na základě kritérií, která byla zohledňována v plné výši, dopadly by kritéria následovně (uvádím první 4 umístění kritérií): 1. Povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci. 2. Cena, funkcionalita, modifikovatelnost systému. 3. Licenční politika. 4. Podmínky dodání ERP Dle kritérií zohledňovaných v plné výši se jako nejdůležitější ukázala povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci. Je zřejmé, že pokud si podniky chtějí pořídit ERP, je s tím přímo spjaté, zda mají ze zákona povinnost vést účetnictví. Na druhém místě, již předvídatelná cena. Jak se ale ukázalo, stejně jako cena, je pro MSP důležitá i funkcionalita a modifikovatelnost ERP čili, možnost si systém vyvíjet dle vlastních potřeb. Poté následuje licenční politika, která je přímo spjatá s cenou ERP. Na čtvrtém místě jsou to podmínky dodání dodavatelů ERP. Dodavatelé, jejich podmínky, služby a reference jsou pro MSP velice zásadní. Konkrétní umístění jednotlivých kritérií dle důležitost 20 MSP při výběru ERP: (1- zohledňované v plné výši, 7 téměř nezohledňovaná) 1. Cena samotného ERP, modifikovatelnost systému. 2. Funkcionalita, služby poskytované dodavateli ERP. 3. Povinnost vést účetnictví, vizuální stránka, postavení dodavatele ERP na trhu, reference dodavatele (doporučení, internet), podmínky dodání ERP dodavatelem. 4. Licenční politika, velikost podniku. 5. Specializace podniku, 38
nákup ICT podporující chod ERP. 6. Zda je firma plátce či neplátce DPH, možnost propojení s ostatními IS. 7. Právní forma podnikání. Stupnice kritérií, která byla poskládána od nejdůležitějších po nejméně důležité pro MSP při výběru ERP nám napovídá, jak při svém rozhodování podniky postupují. Fakt, že cena je při rozhodování nejdůležitější je již známý fakt, ale jak průzkum ukázal, není to již jediné kritérium, které je hodnoceno jako nejdůležitější při výběru ERP. Společně s cenou je pro MSP nejdůležitější modifikovatelnost systému. Je zřejmé, že podniky chtějí kupovat otevřené systémy, aby je mohly vyvíjet dle svého zaměření (specializace) či rozvíjet vlastní agendy. Hned po těchto dvou kritériích jsou důležité funkcionalita systému a služby poskytované dodavateli ERP. Podniky tato kritéria hodnotily jako druhá nejdůležitější. Funkcionalita systému přímo souvisí s veškerými procesy v podniku, které je nutno zajistit těmito systémy. O nic méně důležité jsou služby, které poskytují dodavatelé ERP. Služby, které v současnosti poskytují, jsou pro podniky velice zásadní. A vyvolávají mezi dodavateli ERP vysoký konkurenční boj. Dodavatelé se proto snaží poskytnout profesionální přístup a snaží se být k požadavkům svých klientů maximálně vstřícní. Za zmínku zajisté stojí, že povinnost vést účetnictví je až na třetím místě. Důležitost tohoto kritéria byla zhodnocena stejně jako postavení, reference dodavatele a podmínky dodání systému. Vypovídá to o faktu, jak je pro podniky velice důležitý celkový přístup dodavatelů ERP. Velice pozoruhodný je fakt, že licenční politika a nákup ICT na podporu chodu ERP jsou zohledňovány spíše minimálně nebo téměř vůbec. I když tato kritéria tvoří velkou část celkových finančních nákladů. Jak se ukazuje, jsou pro podniky obecněji důležitější spíše kritéria nesouvisející s finančními náklady, ale se samotným ERP. Možnost propojení ERP na ostatní IS používané v podniku se ukázalo jako téměř nezohledňované kritérium. Trend propojování IS za účelem zvyšování efektivity, je prozatím nepříliš žádaný. Dle mého názoru se ale bude tento trend společně s dobou a vývojem ICT neustále zvyšovat. Na posledním místě při výběru ERP systému se ukázala právní forma podnikání. Fakt, že MSP hodnotí spíše samotné systémy než finanční náklady při výběru ERP by mohlo vést k efektivnímu využívání těchto systémů. 39
5.4.2 Dotazy související s hodnocením kritérií a používáním ERP. 4. Které kritérium označily podniky za nejdůležitější při výběru ERP systémů? 1. Cena, modifikovatelnost systému. 2. Služby poskytované dodavatelem ERP, funkcionalita. Podniky odpověděly, že nejdůležitějším kritériem je cena, avšak stejný počet respondentů odpovědělo, že nejdůležitějším kritériem je modifikovatelnost systému. Hned na druhém místě se umístila kritéria funkcionalita a služby poskytované dodavatelem ERP. Což koresponduje i s výsledky tabulky pro hodnocení kritérií. Lze tedy usuzovat, že se jedná o 4 nejdůležitější kritéria při výběru ERP. 5. Zohledňovaly podniky ještě jiná kritéria při výběru ERP systému? ANO NE 15 85 Uvedená konkrétní kritéria. Možnost propojení s bankovním systémem. Zkušenosti v přístupu/invenci konsolidace 3 a reportingu. Jak je vidět 85% respondentů odpovědělo, že jiná kritéria již při výběru ERP nehodnotily. Což vypovídá o tom, že všechna důležitá kritéria byla možnost hodnotit v otázce č.3. 6. Uvažovaly podniky o zavedení i jiného ERP systém, než který nakonec vybraly? ANO NE 60 40 V případě, že ANO, které kritérium nakonec rozhodlo pro konečný výběr ERP? cena, funkcionalita (rozšíření o neúčetní databáze), sofistikovanost, provázanost, kompletnost, 3 Konsolidace - pohlížení na skupinu podniků jako na jeden celek. 40
vstřícnost při modifikacích (služby poskytované dodavateli ERP), reference uživatelů (soukromé zdroje), uživatelské prostředí. Základem každého výběrového řízení na software je, že firmy si vyberou širší okruh dodavatelů, který postupně zužují. Tento fakt podložilo i 60% respondentů. Rozhodující byla nakonec kritéria, která byla stanovena jako nejdůležitější kritéria při výběru, ale také specifická kritéria jednotlivých firem (specifické neúčetní databáze dle specializace podniku). 7. Pracuje systém podniků bezproblémově při plném vytížení? ANO NE 95 5 Tento dotaz sloužil jako posouzení správného výběru ERP malými a středními podniky. Fakt, že 95% respondentů odpovědělo, že jejich systém při plném vytížení pracuje bezproblémově, svědčí o tom, že MSP braly v úvahu velikost svého podniku, počet uživatelů a objem dat, které systém bude muset zpracovávat. 8. Využíváte všech modulů systému (tj. všech funkcí)? ANO NE 20 80 V případě že NE, které moduly podniky nevyužívají? modul doprava kniha jízd mzdy a marketing doprava, sklad Tento dotaz byl cílen tak, abych zjistila, zda jsou ERP využívány ve své plné funkcionalitě. I když funkcionalita samotného systému patří mezi nejdůležitější kritéria při výběru ERP, zde se ukázalo, že 80% respondentů nevyužívá všech modulů svého ERP. Nejlépe to vystihla odpověď jednoho respondenta systém umí více než uživatelé. Což vypovídá o tom, že i když uživatelé vybírají své systémy dle funkcionality, vždy se v systému najde modul či jeho 41
funkce, které podnik, ať už z důvodů své specializace či jiné, nevyužije, ale je součástí základního jádra systému, který podnik zakoupil. Velice často se v odpovědích, které moduly podniky nepoužívají objevovala doprava, kniha jízd, tedy moduly se stejnou funkcí, ale jiným pojmenováním. 9. Splnil ERP po své implementaci a v následném provozu očekávání podniků? ANO NE 85 15 Pokud ANO, konkretizovaly podniky, jak splnil ERP systém jejich očekávání. Příjemné uživatelské prostředí, odpovídající cena, očekávaná funkcionalita a servis, který byl dodavatelem přislíben. Systém řeší všechna oddělení od výroby, přes sklady, účetnictví, spojení s bankou, logistikou, přes přepravu do prodeje, včetně databází kontaktů, zachování historie a provázání s Excelem až po manažerské výstupy. Zpřehlednění fakturace a importů bankovních výpisů. Úspora času při odbavování zakázek, zjednodušení reportingu. Požadované nechybové výstupy, profesionální a vstřícný přístup dodavatele ERP. Celkové usnadnění dosavadní práce, snížení nákladů a zefektivnění chodu firmy. Podpora klíčových business procesů. Otevřenost pro další vývoj ERP, jednoduchá správa systému. Splňování legislativních povinností, aktualizace systému (dle zákona). V případě, že NE, zdůvodněte v čem nebylo splněno jejich očekávání? Chyby ve výstupech systému, složité ovládání. Velké množství poimplementačních úprav, které bylo finančně náročné. Dotaz, zda splnil ERP očekávání podniku, je velice zásadní. Na počátky byly důvody pro zavedení, nyní přichází rekapitulace důvodů, proč chtěly firmy zavést ERP a zda byly jejich cíle splněny. Fakt, že ERP systém splnil očekávané cíle, podpořilo svou odpovědí 85% respondentů. Z odpovědí, jak bylo splněno očekávání podniků spojené se zavedením ERP, lze usoudit, že ve většině podniků respondentů opravdu došlo k podpoře podnikových procesů a zároveň k zefektivnění řízení podnikových zdrojů. Pokud bychom se vrátili k otázce č. 2 42
dotazníku, kde firmy popisovaly důvody pro zavedení ERP, jistě bychom našli jistou podobnost s cíli, kterými ERP splnil očekávání firmy. Na základě tohoto dotazu lze říci, že podniky při výběru postupovaly správně, což vede k správnému hodnocení kritérií při výběru ERP, tedy i na kvalitě výstupů hodnocených kritérií v mém průzkumu. Jen malá část respondentů odpověděla, že zavedení ERP nesplnilo jejich očekávání. Z mého pohledu se jedná spíše o ojedinělé případy a výjimky. 5.4.3 Dotazy týkající se možnosti čerpání dotací z EU na pořízení ERP. 10. Ví podniky o možnosti čerpat dotace z programu ICT v podnicích na pořízení ERP? ANO NE 30 70 Pokud ANO, kde se podniky o možností čerpat dotace v rámci ICT v podnicích dozvěděly? Internet. Při hledání možnosti spolufinancování nákladů na ERP, nabídka přišla emailem. Z novinových článků. www.czechinvest.org. Pokud ANO, zúčastnily se podniky tohoto programu? ANO NE 5 20 V případě, že NE, kdyby podniky o této možnosti věděly, využily by ji (tj. čerpat dotace z EU na pořízení ERP)? ANO NE 30 45 43
Na dotaz, zda MSP vědí o možnosti čerpat dotace z EU v rámci programu ICT v podnicích na pořízení ERP odpovědělo 70% respondentů, že o této možnosti neví. Pokud o možnosti čerpat dotace na pořízení ERP nevěděly, následovala otázka, zda by této možnosti využily, kdyby o ní věděly. Avšak větší část respondentů odpověděla, že by této možnosti ani nevyužila. Což by mohlo mít úzkou souvislost se základní podmínkou programu ICT v podnicích. Důležitou podmínkou totiž je, že projekt v rámci tohoto programu nesmí být realizován na území hl. m. Prahy. Jelikož v Praze je vyšší hranice HPD na jednoho občana (více viz. ICT v podnicích). Část respondentů, kteří o této možnosti vědí, se o této možnosti dozvěděli převážně z Internetu (či konkrétně ze stránek zprostředkovatelské agentury www.czechinvest.org). Avšak samotného programu ze zúčastnil pouze jeden z dotazovaných podniků, který neprošel registrační žádostí, kvůli špatnému ratingu. Lze předpokládat, že MSP, které o této možnosti věděly, ale nevyužily ji, nebyly vhodnými kandidáty pro tento konkrétní program. 5.5 Problémy s nimiž jsem se při průzkumu setkala Při výzkumu jsem se setkala s několika problémy, které jsem předem nepředpokládala. Mezi první patří fakt, že jsem průzkum nikdy nedělala. Tudíž chyběla jakákoliv zkušenost. Při psaní průvodních informací, které jsem do emailu psala, jsem narazila hned na několik problémů. Vzhledem k počtu informací, které bylo potřeba zmínit, se z počátku stávalo, že jsem některé informace zapomněla uvést, což snižovalo efektivitu vyplněných dotazníků od respondentů (příkladem je zmínění, že výzkum je určen pouze pro MSP). Velice zásadní problém se vyskytl hned na počátku průzkumu. Zjistila jsem, že podniky nemají termín ERP vůbec zažitý. Lépe řečeno pojem ERP není obecně znám. Velice často se mi stávalo, že firmy psaly, že nepoužívají žádný ERP systém, avšak poté co jsem jim podrobně vysvětlila, co jsou ERP a dala jim příklad takového systému, poslaly mi vyplněný dotazník. Problémem, který byl předvídatelný, ne však v takové míře, byla ochota respondentů odpovídat. Jistá neochota zúčastnit se těchto průzkumů je velice známá. Předpokládala jsem jistý nezájem, ale ne v měřítku, s kterým jsem se nakonec setkala. O tomto faktu svědčí 400 doručených emailů a jen zhruba čtvrtina odpovědí v podobě emailu. Z toho pouze 30 odpovědí kladných. Tyto čísla jsou jednoznačně vypovídající o ochotě respondentů zodpovědět dotazník. 44
5.6 Shrnutí Průzkum poukázal na fakt, že cena patří stále mezi nejdůležitější kritéria při výběru ERP, ale zároveň tento názor v jisté míře rozptýlila. V zobecněném měřítku lze říci, že je pro MSP primární cena, funkcionalita, modifikovatelnost a především celkový přístup dodavatelů ERP ke svým potencionálním či stálým klientům. Lze říci, že správný výběr ERP, je půl úspěchu pro jeho zavedení a bezproblémové užívání. Výsledky průzkumu na zhodnocení kritérií při výběru ERP poukazují na fakt, že tyto systémy opravdu slouží k podpoře podnikových procesů a řízení podnikových zdrojů. ERP jsou zásadní při tvorbě reportingů, které slouží jako podklad pro manažerské rozhodování. Důležitost ERP je pro řízení a flexibilitu podniků zřejmá. Tento fakt potvrzuje možnost čerpat dotace z EU na pořízení ERP v rámci programu ICT v podnicích. Malé a střední podniky tak mají možnost nechat své projekty na pořízení ERP spolufinancovat prostředky z EU. Dotace mohou ovlivnit váhy kritérií při výběru ERP. Pokud mohou podniky pomocí dotací z EU více zohledňovat funkcionalitu než samotnou cenu ERP, tak to zajisté povede k efektivnějšímu vyžití ERP malými a středními podniky. Doposud se firmy musely při výběru ERP spoléhat pouze na své finanční zdroje, tudíž se mohlo stát, že vybraly systém na základě ceny namísto funkcionality, což pro ně může v mnoha případech mít negativní důsledky. Těmi může být neefektivní využívání ERP, tedy nákup agend, které podniky nepotřebují, namísto usnadnění práce její ztížení (tedy ani úspora času), nesprávné či nevypovídající výstupy a jiné. Znamená to, že pokud cena a faktory související s finančními náklady mohou být spolufinancovány dotacemi z EU, nemusí mít tato kritéria pro MSP limitující charakter. Pokud podniky budou moci při výběru ERP sledovat funkcionalitu a vlastnosti samotného systému namísto kritérií ovlivňujících náklady s tím spojené, poté užívání ERP bude poskytovat kvalitní výstupy, nižší časovou náročnost na zpracování dat, což povede k efektivnějšímu hospodaření a vyšší flexibilitě podniků. 45
6 Možnost čerpání dotací z EU na pořízení ERP 6.1 Úvod V současnosti probíhá v ČR program OPPI. Program byl vypracován MPO ČR na období 2007-2013. OPPI je financován ze strukturálních fondů EU a zároveň musí být z části dotován ze státního rozpočtu ČR. Cílem je přes podporu podnikání v jednotlivých regionech zvýšit hospodářský růst ČR a zvýšit konkurenceschopnost podniků (regionů), ať už pomocí programů INOVACE, ICT v podnicích nebo ICT a strategické služby. Možnost získat dotace z EU na pořízení ERP mají všechny MSP, které se zúčastní programu ICT v podnicích v rámci OPPI. Je však striktně vymezeno, v jakém odvětví musí firma působit, jak musí být veliká (MSP) a záleží i na místě realizace projektu. Pokud však firmy projdou všemi těmito podmínkami, je tu reálná šance, jak nechat svůj projekt (pořízení ERP) spolufinancovat. Což při současných nákladech na pořízení ERP zajisté uvítá větší množství MSP. 6.2 Podpora malých a středních podniků v ČR Z počátku je nutné zodpovědět si otázku, proč je zapotřebí podporovat růst malých a středních podniků (dále jen MSP). Malé a střední podniky tvoří více jak devadesát procent všech podniků v EU. Představují dynamický prvek ve struktuře podnikových subjektů. Slouží proti posilování monopolních tendencí. MSP přinášejí jak ekonomický, tak i společenský přínos. Ekonomický přínos je především v tom, že mají vysokou flexibilitu, tedy velice pohotové přizpůsobování měnícím se skutečnostem tj. především změnám trhu. Neméně důležitý je i společenský přínos MSP pro společnost. Přínos je především v tom, že podniky stabilizují společnost, reprezentují místní kapitál (v ČR a regionech). Rozvoj jednotlivých regionů vede přes podporu MSP v daných oblastí. Je to nejjednodušší způsob, jak ekonomicky oživit region. Což samozřejmě pro jednotlivé regiony znamená menší nezaměstnanost, vyšší ekonomické přínosy. [34] MSP se musí potýkat s řadou nevýhod a problémům, které je znevýhodňují: malá ekonomická síla, slabší pozice v soutěžích a veřejných zakázkách, nemohou si dovolit zaměstnávat vysoce odborný personál jako jsou vědci, manažeři, kvůli finanční náročnosti, 46
jejich existence bývá často ohrožena chováním velkých a nadnárodních firem, obtížný přístup ke kapitálu omezující možnost financování. [34] Vzhledem k důležitosti MSP probíhá ve většině vyspělých zemích podpora MSP formou podpůrných programů. Podpora MSP v rámci OPPI se zaměřuje na oblasti: zakládání a rozvoj malých a středních podniků (program START), rozvoj firem (ROZVOJ, ICT A STRATEGICKÉ SLUŽBY, ICT V PODNICÍCH), inovace technické i netechnické (program INOVACE), ochrana životního prostředí (program EKO-ENERGIE), rozvoj podnikání (program MARKETING). [8] Hlavní formy podpory MSP jsou: peněžní příspěvky a dotace, úvěry se sníženou úrokovou sazbu, cenové a daňové zvýhodnění, nevratné finanční výpomoci, záruky za bankovní úvěry, informace a vzdělávání, pojištění, zprostředkovatelské podpory. [34] Organizace a zprostředkovatelé zabývající se podporou MSP: vládní organizace (CzechIvest, Národní vzdělávací fond, CzechTrade, Centrum pro regionální rozvoj ČR, Regionální poradenská a informační centra, Podnikatelé a inovační centra), nevládní organizace (Hospodářská komora, Agrární komora, Svaz obchodu ČR), soukromé podnikatelské subjekty. [34] 47
6.3 ICT v podnicích ICT v podnicích je program v rámci OPPI, který je určen pro MSP. Je určen především pro podniky, které potřebují zavést či rozšířit své vnitropodnikové systémy, jako jsou například mzdové, účetní, skladové aj. Zároveň chtějí zefektivnit celkový chod podniku, vztahy se zákazníky a dodavateli. Cílem tohoto programu je podpořit konkurenceschopnost malých a středních podniků (MSP) prostřednictvím kvalitativně vyššího využití jejich potenciálu v oblasti pořizování a rozšiřování informačních systémů (IS) včetně dalších prvků ICT. Tedy podpořit poptávku po informačních systémech za účelem zvýšení efektivity malých a středních podniků. [8] Poskytovatelem dotace je Ministerstvo průmyslu a obchodu a jeho zprostředkujícím subjektem je agentura CzechInvest. Program je realizován prostřednictvím jednotlivých výzev, které stanovují podrobnější podmínky programu. Pro každou výzvu programu jsou stanoveny přesně stanovená odvětví a zaměření podniků, které mohou v aktuální výzvě o dotace žádat. Doposud byla uskutečněna Výzva I. a v současnosti probíhá podávání plných žádostí Výzvy II.. Dle agentury CzechInvest budou následovat ještě další výzvy. Výzva III. by mohla být očekávána v průběhu podzimu roku 2009. [8] Projekty v programu ICT v podnicích lze realizovat v celé ČR s výjimkou hlavního města Prahy. Evropská Unie má tři cíle, které vedly k založení program OPPI a tedy k regionálnímu rozvoji. Praha nesplňuje cíl číslo jedna, překračuje hranici HDP na hlavu. Proto se tohoto programu nemůže účastnit projekt realizovaný na území Prahy. Praha má vlastní dotační programy, jako například Konkurenceschopnost. Celý proces žádosti o dotaci ICT v podnicích je velice náročný a má několik fází. Prvním krokem, který by měli žadatelé udělat je pečlivě prostudovat veškeré přístupné informace a dokumenty k programu. Část podniků, z důvodu velkého množství informací, které v tomto případě poskytuje CzechInvest, přistoupí k najmutí firmy zajišťující dotační poradenství. Firmy, které získají v jakémkoliv programu (tedy i v programu ICT v podnicích) OPPI dotace jsou povinny tento fakt publikovat ať už prostřednictvím webových stránek, či jiným způsobem. 6.4 Fáze dotačního procesu Průběh žádání o dotační prostředky lze shrnout do dvou částí. To jsou registrační část a plná žádost. Jsou zde i jisté mezikroky, nejsou již však tak zásadní. (viz obrázek č.13). 48
Obrázek č.13: Průběh žádosti o dotace Zdroj: [23] Veškerá komunikace mezi zprostředkovatelskou agenturou CzechInvest a podniky, probíhá přes aplikaci eaccount (viz obrázek č.14). Obrázek č.14: Aplikace eaccount Zdroj: [8] 49