UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Programu IN-SY-CO modulu THS verze 7.1 2003 Konzultace IN-SY-CO s. r. o. Pod vodárenskou věží 4 182 21 Praha 8 tel. 02/868 90 451 tel./fax: 02/865 81 898 ÚVOD Stručný popis Program THS verze 07.0 slouží k zpracování jednoho a více souborů faktur přijatých a vydaných (dále FAK), k evidencí registru spolupracujících podniků, tisku etiket (dále LAB) (např. adres podniků z programu THS a adres zaměstnanců z programu IN-SY- CO: PAM) a evidenci telefonního seznamu (dále TEL). Modul FAK (faktury přijaté a vydané) generuje příkazy k úhradě. Tiskne likvidační list (košilku) přijatých a vydaných faktur, upomínku za neuhrazenou vydanou fakturu, umožňuje vytvářet výstupní sestavy Kniha přijatých faktur a Kniha vydaných faktur. Umožňuje též vytisknout vydanou fakturu, zálohovou fakturu, daňový doklad po zaplacení, přehled vydaných a přijatých faktur podle úkolů (středisek) a přehled faktur podle různých dodatečných podmínek. Program respektuje platné předpisy a číselníky, stejně jako vnitropodnikovou metodiku vedení účetnictví. Program dále umožňuje přípravu a automatický přenos dat do programu IN-SY-CO: FU (finančního účetnictví) na základě účetního rozvrhu, který definuje a aktualizuje uživatel sám. Program vyžaduje základní znalost obsluhy osobního počítače. Program vyžaduje operační paměť nejméně 512 KB, alespoň jednu disketovou jednotku. Program je napsán a provozován v prostředí MS FoxPro. ZÁSADY PRÁCE Zásady práce 1) Program vede uživatel formou menu (nabídek), kde si volí druh práce. Vysvícením nabízí uživateli texty nebo položky, které se mají nebo mohou volit, doplňovat, měnit nebo opravovat. 2) Volba z menu se uskutečňuje buď nastavením vysvícení příslušné řádky nabídky pomocí kláves se šipkami a následným stisknutím klávesy ENTER, nebo stiskem klávesy se znakem shodným s prvním znakem textu požadované nabídky. Např. stiskem klávesy se znakem 1 volíte ze základního menu práci 1 FAKTURY VYDANÉ A PŘIJATÉ. 3) Program automaticky kontroluje správnost hodnoty nebo formy zápisu některých předem určených položek. Program nedovolí: - zapsat nově zařazované položce již existující pořadové číslo faktury (objeví se hláška POŘADOVÉ ČÍSLO JIŽ EXISTUJE - je nutno zapsat správnou hodnotu) - zapsat číslo účtu dodavatele, které nesplňuje pravidla kontroly modulo 11

2 - zapsat datum v jiné struktuře než je předepsána (DD MM RRRR) - nedovolí bez zadání hodnot opustit položku, která musí být povinně vyplněna (kurzor neopustí vysvícenou položku a program nepokračuje, pokud není doplněna odpovídající hodnota) 4) Kurzor vždy určuje místo pro zápis nebo opravu položek v obrazovkovém formuláři. 5) Význam kláves : ENTER - potvrzuje volbu nebo zobrazený obsah položky (s výjimkou volby hodnoty z číselníků z nápovědy F1) ŠIPKY - (doleva/doprava,nahoru/dolů) pohyb v menu nebo pohyb kursoru o 1 znak nebo o 1 řádek END/HOME - pohyb na okrajové znaky datových položek ve směru doprava/doleva DELETE - vymaže zobrazený znak, na kterém je umístěn kurzor. Současně se všechny znaky napravo od vymazaného znaku automaticky posunou o 1 místo doleva a jako poslední znak vpravo se automaticky zapíše mezera BACKSPACE - vymaže znak umístěný na 1 místě vlevo od pozice kurzoru a ostatní znaky posune vlevo INSERT - přepínač přepisovacího a vkládacího režimu PgDn/PgUp - listování na následující/předchozí stránku PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky (MS DOS) SHIFT + PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky (WIN 95 a WIN 98) ESC - zrušení volby nebo výběru (s výjimkou volby hodnot z číselníků z nápovědy F1, kdy tato klávesa potvrzuje výběr) F1 - nápověda věcného obsahu vysvícené položky (např. při zadávání čísla úkolu jsou zde zobrazeny všechny úkoly) Ochrany dat a) Je nutno pravidelně po větší aktualizaci nebo v časové periodicitě provést archivací dat na paměťová media. Např. pro pořízení na zvláštní disketu bezpečnostní kopie datových souboru faktur lze zadat následující příkaz MS DOSu: C:\>KOPFAK A: XX YY, kde XX označuje číslo souboru faktur a YY je parametr (např. číslo dne, měsíce nebo pořadové číslo kopie). b) V případě potřeby (havárie počítače a poškození souboru, obnova dat z předchozích let atd.) lze obnovit např. soubor faktur z bezpečnostní kopie zadáním příkazu MS DOSu: C:\>OBNFAK A: XX YY, kde XX označuje číslo souboru faktur a YY je parametr z KOPFAK!!!! POZOR, aktuální stav souboru faktur se přepíše novým stavem z diskety!!!! c) Ochrana dat proti zneužití je programem zajišťována pomocí hesla. d) Práci z programem vždy ukončit prací K - KONEC PROGRAMU IN-SY-CO: THS. Faktury vydané a přijaté 2

3 VSTUPY A VÝSTUPY Vstupy Výstupy 1.7.8) Datové položky, se kterými program pracuje, jsou uvedeny v popisu Základní věty FAK. Datové položky se naplňují konkrétními daty pomocí klávesnice, nebo se do paměti počítače převádějí z textového nebo databázového souboru nebo z bezpečnostní kopie. Program umožňuje získat tyto výstupní sestavy: 1) Tisk vydaných faktur (s daňovým dokladem) (práce 1.7.1) 2) Tisk knihy vydaných faktur (práce 1.7.2) 3) Tisk knihy přijatých faktur (práce 1.7.3) 4) Tisk knihy vydaných faktur podle úkolů (středisek) (práce 1.7.4) 5) Tisk knihy přijatých faktur podle úkolů (středisek) (práce 1.7.5) 6) Tisk souboru podniků podle typu podniků (práce 1.7.6) 8) Tisk souboru podniků po výběru označením (INSert) (práce 1.7.7) 9) Tisk saldo-konta vydaných faktur ( Částka na faktuře # Výpis z banky )(práce 10) Tisk saldo-konta přijatých faktur ( Příkaz k úhradě # Výpis z banky ) (práce 1.7.9) 11) Tisk vydané zálohové faktury (práce 1.7.A) 12) Tisk daňového dokladu vydané faktury (práce 1.7.B) 13) Tisk daňového dobropisu (-) vydané faktury (práce 1.7.D) 14) Tisk daňového vrubopisu (+) vydané faktury (práce 1.7.E) 15) Tisk účtů (soubor dat po generací a převodu do IN-SY-CO: FU) (práce 1.7.C.1) 16) Tisk účetního rozvrhu (ÚR) (práce 1.7.C.2) 17) Tisk součtů vydaných faktur (celková suma) (práce 1.7.C.3) 18) Tisk součtů přijatých faktur (celková suma) (práce 1.7.C.4) 19) Tisk příkazu k úhradě (jednotlivé a hromadné) (práce 1.7.C.5) 20) Tisk upomínky neuhrazených vydaných faktur (práce 1.7.C.6) 21) Tisk košilky vydaných faktur (likvidační list) (práce 1.7.C.7) 22) Tisk košilky přijatých faktur (likvidační list) (práce 1.7.C.8) 23) Tisk pohybu vydaných a přijatých faktur (zrušené faktury) (práce 1.7.C.9) 24) Tisk vydaných faktur podle typu podniků (RO, PO, SRO atd.) (práce 1.7.C.A) 25) Tisk přijatých faktur podle typu podniků (RO, PO, SRO atd.) (práce 1.7.C.B) 26) Tisk vydaných zálohových faktur (platba předem) (práce 1.7.C.C) 27) Tisk přijatých zálohových faktur (platba předem) (práce 1.7.C.D) 28) Tisk upomínky za dobropisy přijatých faktur (práce 1.7.C.E) 29) Tisk účetního rozvrhu (práce 1.5.1 a CTRL + T) 30) Tisk znaků pro označení položky v analytické evidenci (práce 1.5.2 a CTRL + T) 31) Tisk účtů po generaci účetního souboru (práce 1.5.4 a CTRL + T) 32) Tisk účetního rozvrhu uhrazených faktur (práce 1.6.1 a CTRL + T) 33) Tisk znaků pro označení položky v analytické evidenci (práce 1.6.2 a CTRL + T) 34) Tisk účtů po generaci účetního souboru (práce 1.6.4 a CTRL + T) 35) Tisk pořadových čísel zálohových faktur (práce 1.9 a CTRL + T) 36) Tisk diverzifikace pohledávek vydaných faktur (práce 1.7.F) 37) Tisk diverzifikace neuhrazených přijatých faktur (práce 1.7.G) Program dále umožňuje výstup základního datového souboru faktur na disketu (BK). START PROGRAMU Start programu Po uvedení počítače do stavu připravenosti pro příkazy operačního systému MS DOS program spustíte napsáním příkazu : C:\>INSYCO. Zobrazené datum je nutno potvrdit stiskem klávesy ENTER, nebo opravit na požadované a poté stisknout ENTER. Heslo Dále program vyžaduje zapsání hesla. Toto heslo sice není podmínkou pro chod programu, ale doporučuje se jeho použití z důvodů ochrany dat. Heslo si určuje uživatel sám(libovolná max.osmimístná kombinace čísel a znaků). Použití a zobrazování nabídky hesla lze buď nastavit nebo odpojit z nabídky Konfigurace programu (práce 4.F). 3

4 PŘÍPRAVA A KONFIGURACE (PŘEDVOLBY) PROGRAMU Postup prací Při prvním spuštění programu THS po instalaci do provozu je nutno provést : a) Práce 2 - NOVÝ SOUBOR FAKTUR, kde je třeba uvést název a číslo souboru faktur (např. Kancelář Senátu 2000 01) - podrobný popis viz. strana 16 b) Práce 4 - KONFIGURACE THS (CFG) - zde je třeba nastavit všechny programem požadované předvolby pro daný počítač (uzel) - podrobný popis viz. strana 18 DODATEČNÉ PODMÍNKY Dodatečné podmínky Dodatečná podmínka se používá při bližší specifikaci skupiny FAK, pokud jsou kritéria pro vydefinování této skupiny uvedená v přímé nabídce programu nedostačující. Tuto podmínku lze uplatnit u souborů faktur a při tvorbě u výstupních sestav (např. při tisku knihy přijatých nebo vydaných faktur). Dodatečné podmínky se dají tvořit ze všech položek věty FAK (vydané a přijaté), vycházeje ze struktury věty FAK. Hodnoty znakových položek (Znk) napište v apostrofech nebo uvozovkách (ALT+39 nebo ALT+34). Hodnoty numerických položek (Num) zapište BEZ apostrof nebo uvozovek. Pro hodnoty datových položek (Dat) použijte závorky {} (ALT+123 a ALT+125). Struktura věty FAK Pro tvorbu dodatečné podmínky použijte zkratku položky věty FAK (VYD a PŘI): Zkratka položky Typ Délka Název PORCIS Znk 10 Pořadové číslo faktury ICO Znk 10 IČO dodavatele a odběratele DICO Znk 14 DIČ odběratele (VYD) FADR1 Znk 35 Název podniku dodavatele (PŘI) FADR1 Znk 35 Název podniku odběratele (VYD) CPENUST Znk 01 Pořad. číslo účtu Vašeho podniku (0-9) CPENUST1 Znk 01 Pořad. číslo účtu dodavatele (0-9) (PŘI) CISFAK Znk 10 Číslo fa. dodavatele (var. Symbol) (PŘI) KONSYM Znk 04 Konstantní symbol SPECSYM Znk 12 Specifický symbol (PŘI) CISOBJ Znk 20 Číslo objednávky DENODS Dat 10 Datum odeslání (vyhotovení) DENSPL Dat 10 Datum splatnosti DENUHR Dat 10 Datum uhrazení DENDAN Dat 10 Datum uskutečnění zdanit. plnění DENHOT Dat 10 Datum počítače (psaní faktury) DENDOR Dat 10 Datum doručení (PŘI) DENUPOM Dat 10 Datum upomnění odběratele (VYD) FORMUHR Znk 20 Forma úhrady TEXTZ Znk 20 Zkrácený text faktury TEXTF Znk 39 Text faktury (při tisku položkově) UKOL Znk 06 Číslo úkolu (středisko) CELBDPH Num (11,2) Celkem bez DPH CELDPH Num (11,2) Celkem DPH CEL5 Num (11,2) Celkem DPH 5% CEL23 Num (11,2) Celkem DPH 22% CELSDPH Num (11,2) Celkem s DPH CISLOBD Znk 10 Číslo bankovního dokladu IDENTB Znk 04 Kód banky dodavatele (PŘI) PENUST Znk 10 Zkratka banky dodavatele (PŘI) CISUCT Znk 20 Číslo účtu cena dodavatele (PŘI) PLATBAP Znk 01 Zálohová (A), Zaplacená (P),vytištěná (T) CISZAL Znk 04 Číslo zálohy zálohové faktury TYPORG Znk 01 Typ organizace DOBROPIS Znk 01 Dobropis (D), Vrubopis (V) (VYD) ZDROJF Znk 01 Zdroj zaplacení (mez, F, I, X) (PŘI) 4

5 CUD Num 06 Číslo účetního dokladu po převodu do FU CUDUHR Num 06 ČUD uhrazených faktur po převodu do FU POZNAMKA Memo pole Poznámka DP Znk 10 Dodatečná podmínka (převod do FU) Pro určení dodatečné podmínky použijte následující znaky :.or. nebo.and. a zároveň <> nerovná se (ALT + 60 a ALT + 62) # nerovná se (ALT + 35) >= větší nebo rovno (ALT + 62 a ALT + 61) <= menší nebo rovno (ALT + 60 a ALT + 61) = rovná se (ALT + 61) > větší než (ALT + 62) < menší než (ALT + 60) $ obsažen (ALT + 36)! negace (ALT + 33) EMPTY prázdny Příklady tvorby dodatečných podmínek : EMPTY(DENUHR) všechny neurazené faktury!empty(denuhr) všechny uhrazené faktury EUROTEL $UPPER (FADR1) všechny přijaté faktury od EUROTELu EUROTEL $UPPER (FADR1) všechny vydané faktury na EUROTEL ICO= xxxxxxxx všechny faktury s IČO xxxxxxxx (celková délka 10 znaků, IČO + 2 mezery) TELEFON $UPPER (TEXTZ) všechny faktury, který v zkráceném textu obsahují řetězec znaků TELEFON! TELEFON $UPPER (TEXTZ) všechny faktury, mimo faktur, který v zkráceném textu obsahují řetězec TELEFON DENSPL>={10.02.2000}.and.DENSPL<={20.02.2000} všechny faktury s dnem splatností od 10 do 20 února 2000 (včetně) CELSDPH>25000 všechny faktury s celkovou částkou včetně DPH přesahující 25.000,00 Kč DP= AUTO všechny faktury, u kterých dodatečná podmínka obsahuje řetězec znaků AUTO (doplněna s 6 mezer do celkové délky 10) AUTO $DP všechny faktury, u kterých dodatečná podmínka obsahuje řetězec znaků AUTO EMPTY(POZNAMKA) všechny faktury, u kterých není poznámka!empty(poznamka) 5

6 všechny faktury, které mají nějakou poznámku Práce 1 1. AKTUALIZACE/TISK FAKTUR Tato práce slouží ke sledování všech přijatých a vydaných faktur. Po výběru této práce a poté zvoleného souboru faktur pro které chceme zpracovávat data, zobrazí se nabídka činností: 1.1 AKTUALIZACE/PROHLÍŽENÍ VYDANÝCH FAKTUR 1.2 AKTUALIZACE/PROHLÍŽENÍ PŘIJATÝCH FAKTUR U této činnosti lze volit: 1) aktualizace/prohlížení souboru faktur (nová fa, zrušení, oprava, tisk vydaných fa) 2) aktualizace souboru faktur po uhrazení (saldo-konta, nahození datumu uhrazení, částky a čísla bankovního dokladu na základě výpisu z banky) Při dalším vykladu zkratka VYD znamená vydaná faktura, nebo vztah k vydané faktuře, a PŘI znamená přijatá faktura nebo vztah k přijaté faktuře, CFG znamená konfigurace (předvolby) THS a např. (1.4) znamená (práce 1.4). Vydané faktury Přijaté faktury 1.1.1 AKTUALIZACE/PROHLÍŽENÍ VYDANÝCH FAKTUR 1.2.1 AKTUALIZACE/PROHLÍŽENÍ PŘIJATÝCH FAKTUR Tato volba slouží ke sledování jednotlivých položek faktur, tzn. k zápisu nové faktury, k vyřazování a k opravám údajů v jednotlivých položkách faktur. Zároveň je v této volbě možno zobrazit celou databázi faktur vybraného souboru faktur setříděnou vzestupně podle pořadových čísel faktur, názvu podniků, IČO podniků, typu podniků, úkolů (středisek), zkráceného textu faktur, datumu uhrazení, datumu odeslání, celkových částek nebo pořadových čísel zálohových vydaných faktur. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves: F2 - PŘIDEJ - nová faktura F3 OPRAV oprava již existující faktury F4 - ZRUŠ vyřazení již existující faktury F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění databáze faktur Po potvrzení volby se základní datový soubor automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - po použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky faktur, kterou chcete vyhledat (např. pořadové číslo fa) F7-1. ŘÁDEK - automatický pohyb kurzoru a vysvícení prvního řádku databáze F8 - POSLEDNÍ ŘÁDEK - automatické vysvícení posledního řádku databáze CTRL+Q - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka, nastavený filtr zůstává v platností i po skončení programu THS!) CTRL+D další výskyt hledané položky (např. hledání podle názvu podniku) Pro návrat se použije klávesu ESC. Pro OPRAVU nebo VYŘAZENÍ faktury stačí najet kurzorem na vybranou fakturu, u které chcete provést zvolený pohyb a stisknout odpovídající funkční klávesu. Nová faktura NOVÁ FAKTURA ( F2 - PŘIDEJ ) ČÍSLO - povinný údaj - pořadové číslo faktury. Jednoznačné pořadové číslo faktury povoluje jen numerické znaky a má max. délku 10 číslic. K nepovinný údaj - 0 nebo číslo již existující faktury. Napíšete-li číslo faktury, naplní program obsah všech polí na obrazovce aktuální faktury obsahem položek faktury s pořadovým číslem v poli K. Stačí potom procházet jednotlivé pole a obsah potvrdit nebo změnit. Tato volba se hodí např. při psaní faktur, které se od sebe moc neliší anebo 6

7 se použije kopie faktury, která je šablonou konkrétního typu faktury. IČO povinný údaj identifikační číslo organizace (vlastní podnik) se zadává při plnění údajů vlastního podniku (1.4) a zobrazí se tady automaticky (číselný údaj). DIČ nepovinný údaj daňové identifikační číslo organizace (vlastní podnik) se zadává při plnění údajů vlastního podniku (1.4) a zobrazí se tady automaticky (může obsahovat alfanumerické znaky). VÝBĚR BANKOVNÍHO ÚČTU povinný údaj pořadové číslo (0-9) bankovního účtu organizace (vlastní podnik). Plnění údajů bankovních účtů se provádí při aktualizací údajů vlastního podniku (1.4). Po volbě pořadového čísla bankovního účtu se zobrazí zkrácený název peněžního ústavu (PĚNEŽNÍ ÚSTAV), čísla účtu (ČÍSLO ÚČTU) a kód peněžního ústavu (KÓD BANKY). ČÍSLO ÚKOLU údaj nepovinný - číslo úkolu (střediska). Pokud použijete alfanumerický kód úkolu který není obsažený v číselníku úkolů (4.1), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete doplnit číselník úkolů o tento nový úkol. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou ENTER, pokud ne, použijte klávesu ESC - v tomto případě se číslo úkolu nezapíše do stávajícího číselníku úkolů. Uvedený úkol platí pro celou fakturu. Ponechá-li se prázdný (nevyplnění) úkol, lze u jednotlivé částky faktury uvést různé úkoly. Číslo úkolu lze odpojit v CFG (4.R). DOBROPIS (VRUBOPIS) údaj nepovinný - dobropis (D) u vydaných (VYD) / přijatých (PŘI) faktur, storno dobropisu (S) nebo vrubopis (V) u VYD faktur. Prázdné pole dobropisu znamená, že se jedná o běžnou VYD/PŘI fakturu. Pole dobropisu přijatých faktur lze odpojit v CFG (4.* - Dobropis přijatých faktur). POPIS FAKTURY - údaj nepovinný zkrácený popis faktury. Nejedná se o plný text faktury, neobjevuje se na faktuře (VYD), objevuje se na obrazovce při zobrazeni souboru faktur a při tisku knihy faktur. Informuje o tom o jakou fakturu se jedná (např. Telefonní poplatky ). Zobrazení soubor faktur lze setřídit (seřadit) podle tohoto zkráceného textu faktur (volba F5 Třídění, F6 Hledání). ZÁLOHOVÁ FAKTURA údaj nepovinný zálohová faktura (A). Nevyplní-li se toto pole, pak se jedná o běžnou (klasickou) fakturu. CÍSLO ZÁLOHY údaj povinný, jedná-li se o zálohovou fakturu pořadové číslo zálohové faktury. Je zachovaná jednoznačnost těchto pořadových čísel (duplicita není povolena) a lze je dodatečně aktualizovat (1.9). ZDROJ PLATBY (PŘI) - údaj nepovinný zdroj platby z účtu FKSP (F), z investičního účtu (I), z ostatních účtu kromě výdajových (X). Není-li vyplněn (což je standard), se předpokládá, že zdroj platby je z výdajového účtu. Praktický význam má hlavně při tisku jako dodatečná podmínka a při automatickém generování a převodu dat do programu FU. IČO povinný údaj identifikační číslo odběratele (VYD) / dodavatele (PŘI) (číselný údaj). IČO jednoznačně určuje odběratele/dodavatele. Lze konstruovat dočasné (neznáme) IČO tak, že se k znaku @ (zavináč, ALT + 64) připojí pomyslné pořadové číslo neznámého IČO (např. @0000001, @0000002, ). Znak @ se smí objevovat jenom jedenkrát a to jen na 1. pozici v poli IČO. Takto vykonstruované neznámé IČO se neobjeví na vydané faktuře. Při opravě IČO podniku (práce 1.3 a volba F9) se automaticky opraví IČO i u všech faktur s tímto IČO v souborech přijatých a vydaných faktur. DIČ (VYD) nepovinný údaj daňové identifikační číslo odběratele se zadává při vyplňování údajů podniku a zobrazí se tady automaticky. FAKTURA (PŘI) nepovinný údaj - číslo faktury dodavatele (max. 10 alfanumerických znaků). V CFG lze nastavit kontrolu duplicit čísel dodavatelských faktur (4.V Kontrola duplicit CPF). VÝBĚR BANKOVNÍHO ÚČTU (PŘI) povinný údaj pořadové číslo (0-9) bankovního účtu dodavatele. Plnění údajů bankovních účtů se provádí při aktualizací údajů podniků (1.3). Po volbě pořadového čísla bankovního účtu se zobrazí zkrácený název peněžního ústavu (BANKA), čísla účtu (ČÍSLO ÚČTU) a kód peněžního ústavu (KÓD). Zobrazené údaje v jednotlivých poli se potvrdí (ENTER), nebo se přepíše novými údaji bankovního účtu (údaje v databáze podniků se nezmění!). Číslo účtu (nepovinný údaj) dodavatele je formálně kontrolován podle pravidel kontrol v bankovnictví (modulo 11). Kontrolu čísla účtu dodavatele lze odpojit v CFG (4.* - Kontrola čísla účtu). 7

8 SPECIFICKÝ SYMBOL (PŘI) nepovinný údaj specifický symbol dodavatele (max. 12 alfanumerických znaků). ADRESA nepovinný údaj adresa odběratele/dodavatele se zobrazí automaticky. KONSTANTNÍ SYMBOL údaj nepovinný konstantní symbol. Lze stáhnout i z číselníku konstantních symbolů (4.2) pomocí nápovědy (F1). DODATEČNÁ PODMÍNKA (DP) nepovinný údaj DP (max. 10 alfanumerických znaků). Praktický význam má hlavně při tisku a při automatické generování a převodu dat do programu FU. V CFG lze toto pole nastavit nebo odpojit (4.P DP). HS-OBJEDNÁVKA nepovinný údaj číslo objednávky (hospodářské správy) (max. 20 alfanumerických znaků). FORMA ÚHRADY nepovinný údaj forma úhrady faktury (max. 20 alfanumerických znaků). Standardní text forma úhrady je Příkazem k úhradě a lze změnit v CFG (4.X Forma úhrady faktury). DEN VYSTAVENÍ nepovinný údaj den odesláni (vyhotovení) faktur ve struktuře DD/MM/RRRR (s předpokladem, že v CFG je nastaven 4místný rok datumu (4.* - Letopočet ). U vydaných faktur se automaticky zobrazí datum startu programu THS, který lze potvrdit nebo přepsat. DEN SPLATNOSTI nepovinný údaj den splatností faktur ve struktuře DD/MM/RRRR (4.* - Letopočet (4místný)). U vydaných faktur se automaticky zobrazí datum vystavení plus počet dnů splatností. Program respektuje dny pracovního klidu a svátků. V CFG lze nastavit počet dnů splatností a aktualizovat seznam svátků (4.W Splatnost vydaných faktur). DEN ZDANITELNÉHO PLNĚNÍ nepovinný údaj den zdanitelného plnění faktur ve struktuře DD/MM/RRRR (4.* - Letopočet (4místný)). U vydaných faktur se automaticky zobrazí datum vystavení (je-li vlastní podnik plátcem DPH. Viz 1.4 Aktualizace údajů vlastního podniku plátce DPH: ANO). DEN DORUČENÍ nepovinný údaj den doručení faktury u PŘI faktur ve struktuře DD/MM/RRRR (s předpokladem, že v CFG je nastaven 4místný rok datumu). Automaticky se zobrazí datum vystavení, který lze potvrdit nebo přepsat. KMZ - údaj nepovinný kód měny země má standardní hodnotu Kč. (1.4 - Aktualizace údajů vlastního podniku Kód měny země: Kč). Lze nastavit v CFG (4.N Aktualizace položky Měna ). TEXT FAKTURY nepovinný údaj text faktury lze aktualizovat stiskem klávesy ENTER (stiskem klávesy nebo lze přeskočit text faktury). Tabulka pro text faktury se skládá z 5 sloupců a 21 řádků. První sloupec je určen pro text faktury. Dostane se na další řádek sloupce stisknutím klávesy ENTER anebo dosažením konce řádky sloupce. Pro text je k dispozici max. 20 řádku. Často se opakující texty lze stáhnout z číselníku Ceníku (4.4) pomocí kombinace kláves CTRL + C (kurzor se nachází v textové částí faktury). Pro výpočet rabatu z předchozí částky lze použít kombinaci kláves CTRL + R (vydané faktury). Ve druhém sloupci se zadává částku (bez DPH pro plátce DPH, s DPH pro neplátce DPH). Z textového slupce se do 2. sloupce dostanete buď stiskem klávesy TAB ( tabulátor ) nebo opakovaným stiskem klávesy. Pro zápis desetinného místa (haléře) je třeba stisknout klávesu. (tečka). Je-li nastaveno v konfiguraci THS automatické zaúčtování faktur (4.8 Zaúčtování faktur), musí se zadat i kód účtu (číslo řádku účtu v účetním rozvrhu THS viz. 1.5.1, nápověda: F1). Je-li nastavena v CFG evidence pole úkolu faktur (4.R Evidence pole úkolu) a ČÍSLO ÚKOLU pro celou fakturu není vyplněno, musí se zde zadat i číslo úkolu (číselník úkolu viz. 4.1, nápověda: F1). Pro výpočet základu (částka bez DPH) z celkové částky (částka s DPH) lze použít kombinaci kláves CTRL + D a pro násobení množství s měrnou jednotkou CTRL + M (kurzor se nachází v 2. sloupci). Třetí sloupec je určen pro DPH (mezera, 5% nebo 22% pro plátce DPH, neplátce DPH nemá přístup k tomuto sloupci). Čtvrtý sloupec ukazuje vypočtenou částku DPH (Kč) a je umožněn přístup k aktualizaci jen u přijatých faktur. Pátý sloupec ukazuje vypočtenou celkovou částku s DPH (Kč) a je umožněn přístup k aktualizaci jen u přijatých faktur. K poslednímu řádku faktury (21.řádek u přijaté faktury) se dostanete opakovaným stiskem kláves ENTER, nebo myši. K přeskočení všech následujících řádků textu faktury poslouží klávesa PageDown. POZNÁMKA - údaj nepovinný poznámka k faktuře. Pro text poznámky k faktuře stačí stisknout klávesu. Text poznámky není omezen. Uložit poznámku lze pomocí kombinace kláves CTRL + W. 8

9 Poznámka: Zrušit právě novou zpracovávanou fakturu lze stiskem klávesy ESC. Po hlášce OPRAVDU CHCETE PŘERUŠIT ZPRACOVÁNÍ A VRÁTIT SE NA SPODNÍ MENU? - stiskem klávesy A (ANO) přerušení se potvrdí, stiskem klávesy N (NE) pokračujete ve zpracování faktury. Oprava faktury OPRAVA FAKTURY ( F3 - OPRAV) Tato volba slouží k opravám jednotlivých údajů faktury. Touto volbou možno zapisovat, přepisovat a opravovat všechny položky faktury kromě pořadového čísla faktury (viz. předchozí popis nové faktury). Tady ještě navíc lze opravit: BANKA údaj nepovinný číslo bankovního výpisu (doklad, max. 10 alfanumerických znaků. Tento údaj se má správně nahodit při volbě 1.1.2 (VYD) a 1.2.2 (PŘI)). UHRAZEN údaj nepovinný datum bankovního výpisu (tento údaj se má správně nahodit při volbě 1.1.2 (VYD) a 1.2.2 (PŘI)). ČÍSLO UPOMÍNKY (VYD) údaj nepovinný pořadové číslo upomínky neplatiče. UPOMĚ (VYD) údaj nepovinný datum upomnění neplatiče. Poznámka: Zrušit prováděné opravy opravované faktury lze dosáhnout stiskem klávesy ESC. Po hlášce OPRAVDU CHCETE PŘERUŠIT ZPRACOVÁNÍ A VRÁTIT SE NA SPODNÍ MENU? - stiskem klávesy A (ANO) přerušení oprav se potvrdí, stiskem klávesy N (NE) pokračujete v opravě. Zrušení faktury ZRUŠENÍ FAKTURY ( F4 - ZRUŠ) Tato volba slouží k zrušení faktury. Po hlášce OPRAVDU CHCETE ZRUŠIT FAKTURU S POŘADOVÝM ČÍSLEM.? - stiskem klávesy A (ANO) zrušení faktury se potvrdí, stiskem klávesy N (NE) ponecháváte fakturu v evidenci. Saldo Konto (VYD) Saldo Konto (PŘI) 1.1.2 DATUM_UHRAZENÍ/BANKOVNÍ_DOKLAD/SALDO_KONTO 1.2.2 DATUM_UHRAZENÍ/BANKOVNÍ_DOKLAD/SALDO_KONTO Tato volba slouží k nahození datumu uhrazení, uhrazené částky a čísla bankovního výpisu na základě výpisu z banky. Faktura zmizí z přehledu, pokud uhrazená částka bankou souhlasí s fakturovanou částkou a není v CFG nastavena zobrazení všech faktur (4.J Neuhrazené faktury). Nesouhlasí-li fakturovaná částka s částkou z bankovního výpisu, lze vytisknout sestavu Saldo_Konto (1.7.8 (VYD), 1.7.9 (PŘI)). Je-li nastaven v CFG automatické zaúčtování uhrazených faktur (4.S Zaúčtování zaplacených faktur), musí se zadat i kód účtu (číslo řádku účtu v účetním rozvrhu THS viz. 1.6.1, nápověda: F1). Zároveň je v této volbě možno zobrazit celou databázi faktur vybraného souboru faktur setříděnou vzestupně podle pořadových čísel faktur, názvu podniků, IČO podniků, typu podniků, úkolů (středisek), zkráceného textu faktur, datumu uhrazení, datumu odeslání, celkových částek nebo pořadových čísel zálohových vydaných faktur. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves: F5 - TŘÍDĚNÍ F6 - HLEDÁNÍ F7-1. ŘÁDEK F8 - POSLEDNÍ ŘÁDEK CTRL+D další výskyt hledané položky (např. hledání podle názvu podniku) Soubor podniků 1.3 AKTUALIZACE/PROHLÍŽENÍ SOUBORU PODNIKŮ Tato volba slouží k evidenci jednotlivých spolupracujících podniků, tzn. k zápisu nového podniku, k vyřazování a k opravám jednotlivých údajů podniku v databázi podniků. Tato aktualizace platí pro daný soubor faktur (kromě zařazení nového podniku (F2)). Je-li v CFG nastavena Aktualizace souborů podniků (4.*) pak při zařazení nového podniku 9

10 v aktuálním souboru, zařadí se tento nový podnik i v ostatních souborech podniků souborů faktur. Zároveň je v této volbě možno zobrazit celou databázi souboru podniků setříděnou vzestupně podle názvu podniků, IČO podniků nebo číselného kódu podniku. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Použití funkčních kláves viz 1.1.1 nebo 1.2.1. Nový podnik NOVÝ PODNIK ( F2 - PŘIDEJ ) Oprava podniku OPRAVA PODNIKU ( F3 OPRAVA ) IČO povinný údaj identifikační číslo organizace (číselný údaj). IČO jednoznačně určuje podnik, tj. program nepovoluje duplicitu. Lze konstruovat dočasné (neznáme) IČO tak, že se k znaku @ (zavináč, ALT + 64) připojí pomyslné pořadové číslo neznámého IČO (např. @0000001, @0000002, ). Znak @ se smí objevovat jenom jedenkrát a to jen na 1. pozici v poli IČO. Takto vykonstruované neznámé IČO se neobjeví na vydané faktuře. Pro opravu IČO podniku je třeba použit funkční klávesu F9. Po opravě IČO podniku se automaticky opraví IČO i u všech faktur s tímto IČO v souborech přijatých a vydaných faktur. Poznámka: V případě, že dva a více podniků jedné organizace mají shodné IČO, ale různé adresy, řeší se to tak, že se (v poli IČO) na prvních osmi místech zadává IČO organizace a na další dvě místa pořadové číslo podniku. Např. 43871178_1, 43871178_2,. Na faktuře se objeví jen prvních osm míst. DIČ (VYD) nepovinný údaj daňové identifikační číslo podniku. ZKRATKA nepovinný údaj zkrácený název organizace (např. AV ČR). ADRESA povinný údaj adresa podniku (název podniku, ulice a číslo popisné, město, PSČ, ). DRUH PODNIKU povinný údaj určuje typ podniku (0 rozpočtový, 1 příspěvkový, 2 akciový, 3 - soukromý, 4 SRO atd.). SPEC. SYMBOL nepovinný údaj specifický symbol (např. rodné číslo). SPOJENÍ nepovinný údaj telefonní číslo, kontakt pro styk s organizací. VZDÁLEN (KM) nepovinný údaj vzdálenost podniku od vlastního podniku v kilometrech. Tento údaj je užitečný při zaúčtování ujetých KM během poskytované služby. PENĚŽNÍ ÚSTAV (zkrácený název banky, identifikace nebo kód banky a číslo účtu (s předčíslím)) nepovinný údaj názvy a kódy bank, čísla účtu. Lze u jednoho evidovaného podniku uvést max. 10 účtů s pořadovými čísly 0 9. POŘADOVÉ ČÍSLO (ANALYTIKA) nepovinný údaj - pořadové číslo podniku pro účely automatického vygenerování a převodu faktur do programu FÚ (objevuje se v AE), které lze nastavit v CFG (4.8 -. Budete chtít účetně sledovat podniky? a A ). POZNÁMKA - údaj nepovinný poznámka k podniku. Pro text poznámky k faktuře stačí stisknout klávesu. Text poznámky není omezen. Uložit poznámku lze pomocí kombinace kláves CTRL + W. Zrušení podniku ZRUŠENÍ PODNIKU ( F4 - ZRUŠ) Tato volba slouží k zrušení faktury. Po hlášce OPRAVDU CHCETE ZRUŠIT PODNIK? stiskem klávesy A (ANO) se zrušení podniku v databázi podniků potvrdí, stiskem klávesy N (NE) zůstává podnik v evidenci. Vlastní podnik 1.4 AKTUALIZACE ÚDAJŮ VLASTNÍHO PODNIKU Tato volba slouží k evidenci údajů vlastního podniku pro daný soubor faktur. Popis údajů IČO, DIČ, ZKRATKA, ADRESA, TYP ORGANIZACE (DRUH PODNIKU), PENĚŽNÍ ÚSTAV (zkrácený název banky, identifikace nebo kód banky a číslo účtu (s předčíslím)), POŘADOVÉ ČÍSLO (ANALYTIKA) viz práce 1.3. ZODPOVĚDNÁ OSOBA údaj nepovinný jméno osoby, která píše VYD/PŘI faktury a zodpovídá za správnost jejích údajů (fakturantka). V tisku se objevuje na spodní části vydané faktury. 10

11 Účetní rozvrh generace účtů PLÁTCE DPH údaj povinný podnik je zaregistrován jako plátce DPH (volba ANO ) nebo podnik není plátcem DPH (volba NE ). Je-li uvedeno NE, pak při psaní částky ve faktuře není přistup ke kolonce DPH (částky jsou kalkulování včetně DPH)! Pro práci s položkou DPH je nutné tady uvést ANO! KÓD MĚNY ZEMĚ údaj nepovinný zkrácený název měny země. Např. Kč, USD, ZÁPIS V OR údaj nepovinný zápis podniku v obchodním rejstříku. Dvě řádky v délce 35 znaků se objeví na vydané faktuře v rubrice dodavatele. Např. KOS v Praze, oddíl C, vazba 16001. 1.5 ZAÚČTOVÁNÍ VYDANÝCH/PŘIJATÝCH FAKTUR, PŘEVOD DO FU Zaúčtování PŘI/VYD faktur se děje automaticky na základě účetního rozvrhu a za zvolené období (dnů, měsíc). Převod vygenerovaných účtů (přes disketu A:/B:, pevný disk C: nebo počítačovou síť) do programu FU lze provádět jednou nebo vícenásobně za zvolené období (od-do). Tato volba umožňuje: tvorbu a aktualizaci účetního rozvrhu pro automatické generování účetní věty k převodu dat do programu finančního účetnictví (FU) použití znaků pro označení položky VYD/PŘI faktur v analytické evidenci (AE) generaci účtů VYD/PŘI faktur za dané období (měsíc, od-do) k prohlížení nebo tisku prohlížení/tisk vygenerovaných účtů ještě před převodem do programu FU převod vygenerovaného účetního souboru VYD/PŘI faktur do programu FU 1.5.1 - AKTUALIZACE/TISK ÚČETNÍHO ROZVRHU Při aktualizaci účetního rozvrhu lze použit funkční klávesy: F2 - Přidání nové položky (věty) F3 - Zrušení vybrané (vysvícené) položky (věty) F4 - Hledání položky podle kódu (číslo řádky) ESC - Návrat s uložením prováděných změn Struktura věty účetního rozvrhu: PV určuje vztah účtů k VYD ( V ) nebo PŘI ( P ) fakturám DPH zaúčtování DPH 5% nebo 22%, jinak je 0 RAD - kód účtů (číslo řádku v účetním rozvrhu) PP - pořadí kódu účtu (01-99) při generování více účtů jednoho kódu s/bez dodatečných podmínek. Např. 013 01, 013 02, 013 03,... (standardně je 01) H hospodářská činnost ( A ) jinak mezera S_MD - syntetický účet (SU) na straně má dáti (MD) (4. pozice: kontrolní číslo SU) AE_MD 14 až 17místná analytická evidence (AE) na straně má dáti (MD). Lze použit číslici 0-9 a znaky pro označení položky VYD/PŘI faktur v AE (viz práce 1.5.2: f,f pořadové číslo faktury, p,p - číslo souboru faktur, z,z - číslo zálohy zálohové faktury, u,u - číslo úkolu) S_DAL - SU na straně dal (DAL) AE_DAL - AE na straně dal (DAL). Lze použít číslice 0-9 a znaky pro označení položky VYD/PŘI faktur v AE (viz práce 1.5.2) +,- - hodnota kladná nebo záporná. Popis účetního rozvrhu - název účtu Podmínka - dodatečná podmínka pro generování účetního záznamu. Např. při dodatečné podmínce PLATBAP= A se generuje účetní věta, je-li faktura zálohová nebo PLATBAP= P faktura je zálohová a je uhrazená nebo PLATBAP= T faktura je zálohová, je uhrazena a je vytištěn daňový doklad, TEXTZ= Poplatky zkrácený text faktury začíná textem Poplatky. Není-li žádná podmínka, generuje se vždy účetní věta! 1.5.2 - ZNAKY PRO OZNAČENÍ POLOŽKY V AE Struktura věty znaků: Znak - znak (kód) položky VYD/PŘI faktur pro označení v AE: f,f pořadové číslo faktury v max. délce 10 míst p,p - číslo souboru faktur v délce 2 míst 11

12 z,z - číslo zálohy zálohové faktury v max. délce 4 míst u,u - číslo úkolu v max. délce 6 míst Zkratka - zkrácený název položky VYD/PŘI faktur (např. UKOL) Délka_v_AE - délka položky VYD/PŘI faktur zleva nebo zprava S - směr výběru délky položky: L - zleva v dané délce P - zprava v dané délce Pred - číslo 1-3: 1 - předmezerovat do dané délky 2 - přednulovat do dané délky 3 - nezměnit délku položky Název_položky - Název položky VYD/PŘI faktur 1.5.3 - GENERACE ÚČETNÍHO SOUBORU Generace účtů za zvolené období za účelem prohlížení/tisku (práce 1.5.4). 1.5.4 - PROHLÍŽENÍ/TISK ÚČTŮ FAKTUR Prohlížení/tisk předem vygenerovaných účtů za zvolené období (jedná generace (1.5.3) a vícenásobné prohlížení). 1.5.5 - PŘEVOD DAT DO PROGRAMU IN-SY-CO:FU Převod účtů do programu FU za zvolené období (měsíc). 1.5.6 ZRUŠENÍ OZNAČENÍ PRO PŘEVOD DAT DO PROGRAMU FU Tato volba slouží pro opakování převodu účtů do programu FU. Při opakovaném převodu účtů do programu FU, program hlásí, že účty splňující danou podmínku již byly převedený do FU. Převedené faktury jsou označené hvězdičkou (*). Pro opakovaný převod tedy stačí zrušit toto označení (hvězdičku) po volbě podle datumu odeslání, zdanitelného plnění anebo datumu uhrazení (podle toho jak bylo nastaveno v CFG (4.8 Zaúčtování faktur)). Účetní rozvrh generace účtů uhrazených faktur Výstupní sestavy 1.6 ZAÚČTOVÁNÍ UHRAZENÝCH FAKTUR, PŘEVOD DO FU Tato volba slouží pro generování, prohlížení a převod účtu uhrazených (bankou nebo pokladnou) PŘI/VYD faktur na základě samostatného účetního rozvrhu a za zvolené období (dnů, měsíců). Tuto volbu lze použít, je-li nastavená v CFG (4.S Zaúčtování zaplacených faktur). Popis jednotlivých kroků viz 1.5. 1.7 - TISKOVÉ SESTAVY THS Všechny výstupní sestavy programu lze zobrazit na obrazovku, načíst do souboru nebo přímo vytisknout na připojené tiskárně (nutné správné nastavení v CFG (4.1 a 4.2)). Ve výstupní sestavě na obrazovce jsou orientace a pohyb umožněny jak použitím standardních kláves (šipky, HOME, END, PgDn, PgUp) tak i pomocí stisku klávesy s prvním znakem nabídky : 1. řádek - kurzor se automaticky přesune na první řádek sestavy Poslední řádek - automatický přesun na poslední řádek Hledání - pomocí zadání řetězce znaků automatické vyhledání Začátek bloku - označení začátku bloku pro tisk Konec bloku - konec bloku pro tisk Tisk - vytisknutí označeného bloku ESC - ukončení Pro tvorbu výstupních sestav lze použít hlediska výběru přímo nabízená programem nebo použít ještě dodatečnou podmínku. Lze využít přímou nabídku při tvorbě jednotlivých výstupních sestav, zda chcete požadovaná data POLOŽKOVĚ nebo SUMÁRNĚ. Tisk VYD faktur 1.7.1 - TISK VYDANÝCH FAKTUR S DAŇOVÝM DOKLADEM 12

13 s daň. dokladem Tisk knihy VYD/PŘI faktur Pro tuto výstupní sestavu je zdrojem soubor vydaných faktur. Pro tisk faktury nebo skupinu faktur s daňovým dokladem stačí stisknout funkční klávesu F3 (zrušení všech označených vět), pak pomocí klávesy INSert označit vybrané věty a stisknout kombinaci kláves CTRL+T. V CFG (4.9 Formát tisku faktury) lze zvolit (nastavit) jeden z tří různých formátů tisku vydaných faktur. Použití kláves: INS označení nebo zrušení označení F2 označení celého souboru F3 zrušení označení celého souboru F4 počet označených vět F5 třídění (ražení) podle různých hledisek F6 hledání na základě zvolené přidění F7 začátek souboru (1. věta) F8 konec souboru (poslední věta) CTRL+D další výskyt při hledání podle názvu podniku nebo zkráceného textu CTRL+T tisk označených vět ESC návrat 1.7.2 - TISK KNIHY VYDANÝCH FAKTUR 1.7.3 - TISK KNIHY PŘIJATÝCH FAKTUR Pro tisk knihy VYD/PŘI faktur je třeba zadat období (datum odeslání faktury od-do data), pořadové číslo faktury (od-do, standardně 0 až 9999999999) a formát tisku Položkově nebo Sumárně. Výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Při volbě Sumárně je na sestavě knihy faktur jen zkrácený text a celková částka faktury. Při volbě Položkově je na sestavě plný text faktury s jednotlivými částkami a celková částka. V CFG (4.A Formát tisku knihy) lze zvolit (nastavit) jeden z tři různých formátů tisku knihy faktur. Tisk podle úkolů VYD/PŘI faktur 1.7.4 - TISK VYDANÝCH FAKTUR PODLE ÚKOLŮ 1.7.5 - TISK PŘIJATÝCH FAKTUR PODLE ÚKOLŮ Pro tisk VYD/PŘI faktur podle úkolů je třeba zadat období (datum odeslání faktury od-do data), číslo úkolu faktury (od-do, standardně 6 mezer až zzzzzz ) a formát tisku Položkově nebo Sumárně. Výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Při volbě Sumárně jsou na sestavě jen celkové součty za úkol. Při volbě Položkově je na sestavě plný text faktury s jednotlivými částky a mezisoučty za úkol ( Celkem za úkol: ). Tisk podniků podle typu podniků Tisk podniků podle označení Tisk saldo-konta VYD/PŘI faktur 1.7.6 - TISK PODNIKŮ PODLE TYPU PODNIKŮ Tato volba umožňuje vytisknout seznam spolupracujících podniků podle typu (od do typu podniku (standardně 0 až 9, kde 0 je rozpočtová, 1 je příspěvková, atd.), řazené podle IČO. Sestava obsahuje IČO, zkrácený název, název a adresu, kontakt (osoba, telefon), kód a vzdálenost podniku v KM. 1.7.7 - TISK SEZNAMU OZNAČENÝCH PODNIKŮ Sestava je identická předchozí sestavě (práce 1.7.6). Seznam podniků se vybere označením pomocí klávesy INS. Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. 1.7.8 - TISK SALDO-KONTA VYDANÝCH FAKTUR 1.7.9 - TISK SALDO-KONTA PŘIJATÝCH FAKTUR Pokud celková částka na faktuře se liší od částky uhrazené bankou (1.1.2 nebo 1.2.2), tato sestava zobrazí informace o vzniklém rozdílu (pořadové číslo faktury, datum odeslání, datum uhrazení, číslo bankovního dokladu, název a IČO podniku, zkrácený text faktury, fakturovaná částka, uhrazená částka a rozdíl mezí fakturovanou a uhrazenou částkou). Jsou-li za dané období (datum odeslání faktury od-do data) a intervalu pořadových čísel 13

14 faktur (od-do, standardně 0 až 9999999999) fakturované a uhrazené částky identické, program hlásí na obrazovce že Sestava je prázdná a na tiskárně nevytiskne žádnou sestavu. Existující výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Tisk zálohové vydané faktury Tisk daňového dokladu faktury Tisk daňového dobropisu a vrubopisu 1.7.A - TISK VYDANÉ ZÁLOHOVÉ FAKTURY Tady lze dodatečně vytisknout jednu nebo více zálohových faktur se zvoleným počtem kopii. Seznam faktur se vybere označeným pomoci klávesy INS. Volba tisku zálohové faktury s/bez DPH lze nastavit v CFG (4.* - Tisk zálohové fa s DPH). Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. 1.7.B - TISK DAŇOVÉHO DOKLADU VYDANÝCH FAKTUR Tady lze dodatečně vytisknout jednu nebo více daňových dokladu vydaných faktur se zvoleným počtem kopii. Seznam faktur se vybere označeným pomoci klávesy INS. Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. Samostatný daňový doklad se liší od faktury s daňovým dokladem tím, že tady faktura má v záhlaví text BĚŽNÝ DAŇOVÝ DOKLAD a ve spodní části faktury mimo jiné i texty: Daňový doklad vyhotovil(a),!!! NEPROPLÁCET!!!, Potvrzujeme přijeti Vaší zálohové platby. a Kopii laskavě předejte Vaší finanční účtárně!. 1.7.D - TISK DAŇOVÉHO DOBROPISU (-) VYDANÝCH FAKTUR 1.7.E - TISK DAŇOVÉHO VRUBOPISU (+) VYDANÝCH FAKTUR Tady lze dodatečně vytisknout jeden nebo více daňových dobropisů/vrubopisů vydaných faktur se zvoleným počtem kopii. Není-li žádný dobropis/vrubopis, program hlásí, že Soubor je prázdný (Dobropis/vrubopis se označuje při psaní vydaných faktur v poli Dob_Vrub:. Viz popis pole nahoře.). Seznam faktur se vybere označením pomocí klávesy INS. Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. Dobropis/vrubopis se liší od faktury s daňovým dokladem tím, že tady dobropis/vrubopis má v záhlaví text DAŇOVÝ D O B R O P I S /V R U B O P I S a ve spodní části mimo jiné i text Dobropis/Vrubopis vyhotovil(a). Tisk pohledávek 1.7.F - TISK DIVERZIFIKACE POHLEDÁVEK VYDANÝCH FAKTUR Zobrazuje seznam neuhrazených vydaných faktur ke zvolenému dni a do splatností, do zvolených počtu dní (např. do 30 dnů, do 60 dnů, do 180 dnů a nad 180 dnů). Intervaly splatností se zvolí v CFG (4.* - Intervaly diverzifikace neuhrazených faktur). Tisk neuhr.fa 1.7.G - TISK DIVERZIFIKACE NEUHRAZENÝCH PŘIJATÝCH FAKTUR Zobrazuje seznam neuhrazených přijatých faktur ke zvolenému dni a do splatností, do zvolených počtu dní (např. do 30 dnů, do 60 dnů, do 180 dnů a nad 180 dnů). Intervaly splatností se zvolí v CFG (4.* - Intervaly diverzifikace neuhrazených faktur). Tisk účtů 1.7.C.1 - TISK ÚČTŮ Tady lze dodatečně vytisknout vygenerovaný soubor účtů za zvolené období od do data (podle datumu odeslání, zdanitelného plnění nebo uhrazení, nastavení je v CFG (4.8)) (pořadové číslo faktury, znak P nebo V, datum, syntetický účet, analytická evidence, částka na straně Má dáti a částka na straně Dál ) pro vydané, přijaté nebo všechny faktury. Jestliže soubor účtu je prázdný, je zapotřebí před tiskem účtu spustit generaci účetního souboru (práce 1.5.3). Tisk rozvrhu 1.7.C.2 - TISK ÚČETNÍHO ROZVRHU Tady lze dodatečně vytisknout účetní rozvrh (viz 1.5.1). 14

15 Tisk součtů VYD/PŘI faktur 1.7.C.3 - TISK SOUČTŮ VYDANÝCH FAKTUR 1.7.C.4 - TISK SOUČTŮ PŘIJATÝCH FAKTUR Pro tisk celkových součtů (sum) VYD/PŘI faktur je třeba zadat období (datum odeslání faktury od-do data), pořadové číslo faktury (od-do, standardně 0 až 9999999999). Výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Tisk příkazu k úhradě Tisk upomínky 1.7.C.5 - TISK PŘÍKAZU K ÚHRADĚ (PKÚ) Tato volba slouží k tisku jednotlivých nebo hromadných PKÚ ze souboru přijatých faktur se zvoleným počtem kopií. V CFG lze nastavit zobrazení všech nebo jen neuhrazených faktur (4.J Neuhrazené faktury). Seznam faktur se vybere označením pomocí klávesy INS. Volba tisku jednotlivého nebo hromadného příkazu k úhradě proběhne automaticky, podle počtu označených faktur. Formát tisku PKÚ lze nastavit v CFG (4.B Formát příkazu k úhradě). Tady v CFG se zároveň nastaví (zvolí) forma předávání dat: klasickou (na papíře) nebo elektronickou (elektronickou poštou, disketou atd. musí být smlouva s peněžním ústavem a nainstalován modul programu pro elektronický styk s bankou). Standardně je nastaven klasická forma předávání dat. Pozor na další volbu v CFG. Je to nastavení automatického nahazování DATUMU ÚHRADY s DATUMEM SPLATNOSTI. Standardně je nastaven NE. Další volbou v CFG lze nastavit maximální počet faktur pro hromadný tisk PKÚ. Ještě jedna důležitá volba v CFG ohledně PKÚ (4.* - Datum uhrazení a částka). Tady volba Nastavit při PKÚ odečte úhradu a nahodí datum úhrady datumem splatností (jakoby už byla provedena úhrada bankou)! Standardně je tato volba Odpojena. Po tisku příkazu k úhradě se v databázi v sloupci P objeví * (hvězdička), která upozorní, že u této faktury již byl dán příkaz k úhradě. Lze fakturu uhradit i částečně, jestliže v CFG je nastavená částečný příkaz k úhradě (4.* - Částečný příkaz k úhradě). Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. 1.7.C.6 - TISK UPOMÍNKY Objeví se soubor neuhrazených vydaných faktur. Ke každé označené faktuře je vázán standardní text upomínky, který se doplní o právě aktualizovaný datum a číslo upomínky. Po aktualizaci datumu a čísla upomínky se pomocí klávesy INS označí pro tisk upomínky. Formát tisku upomínky lze nastavit v CFG (4.C Formát tisku upomínek). Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. Tisk košilky VYD/PŘI faktur 1.7.C.7 - TISK KOŠILKY VYDANÝCH FAKTUR 1.7.C.8 - TISK KOŠILKY PŘIJATÝCH FAKTUR Tady lze vytisknout najednou jednu nebo více košilek (likvidačních listů) VYD/PŘI faktur se zvoleným počtem kopii. Seznam faktur se vybere označením pomocí klávesy INS. Formát tisku košilky lze nastavit v CFG (4.A Formát tisku košilky). Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. Tisk pohybu VYD/PŘI faktur Tisk VYD/PŘI podle typu podniku 1.7.C.9 - TISK POHYBŮ VYDANÝCH A PŘIJATÝCH FAKTUR Je-li nastavena v CFG generace pohybového souboru (4.Q Generace pohybového souboru), lze vytisknout všechny pohyby od předchozí měsíční (roční) aktualizace souborů (uzávěrky) za zvolené období (datum odeslání faktury od-do data). Pod pojmem pohybů se tady rozumí všechny nově zařazené (kód pohybu je 40), opravené (20) a vyřazené (50) faktury za dané období. Standardně generace tohoto pohybového souboru je odpojena v CFG. Tento soubor se vynuluje také po měsíční (roční) uzávěrce (práce 1.8.1 Měsíční (roční) aktualizace souboru). 1.7.C.A - TISK VYDANÝCH FAKTUR PODLE TYPU PODNIKŮ 1.7.C.B - TISK PŘIJATÝCH FAKTUR PODLE TYPU PODNIKŮ Pro tisk VYD/PŘI faktur podle typu podniků (rozpočtová, příspěvková, ) je třeba zadat období (datum odeslání faktury od-do data), číslo typu podniku (od-do, standardně 0 až 15

16 9 ) a formát tisku Položkově nebo Sumárně. Výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Při volbě Sumárně jsou na sestavě jen celkové součty za typ podniku ( Celkem za typ, maximálně 10 řádků). Při volbě Položkové jsou na sestavě jednotlivé položky se zkráceným textem faktur s celkovými částky a mezisoučty za typ podniku. Sestava je setříděná podle typu podniků a pořadových čísel faktur. Tisk VYD/PŘI zálohových faktur 1.7.C.C - TISK VYDANÝCH ZÁLOHOVÝCH FAKTUR 1.7.C.D - TISK PŘIJATÝCH ZÁLOHOVÝCH FAKTUR Pro tisk VYD/PŘI zálohových faktur je třeba zadat období (datum odeslání faktury od-do data), číslo zálohy (od-do, standardně 0000 až 9999 ) a formát tisku Položkově nebo Sumárně. Výstup lze upřesnit ještě pomocí dodatečné podmínky, která není povinná. Při volbě Sumárně jsou na sestavě jen celkové součty za číslo zálohy ( Celkem za číslo zálohy ). Při volbě Položkově jsou na sestavě jednotlivé položky se zkráceným textem faktur s celkovými částky a mezisoučty za číslo zálohy. Sestava je setříděná podle čísel záloh a pořadových čísel faktur. Tisk upomínky 1.7.C.E - TISK UPOMÍNKY ZA DOBROPISY PŘIJATÝCH FAKTUR Přijata faktura se stane Dobropisem přijaté faktury je-li vyplněno pole Dobropis (písmeno D ). Musí být nastaveno také v CFG (4.* - Dobropis přijatých faktur). Objeví se soubor dobropisů přijatých faktur. Ke každé označené faktuře je vázán standardní text upomínky dobropisu (např. Podle naších účetních záznamů jste nám dosud neuhradily za dobropisy ). Pomoci klávesy INS se označí pro tisk upomínky dobropisu. Použití ostatních kláves viz práce 1.7.1. Roční uzávěrka 1.8.1 - MĚSÍČNÍ (ROČNÍ) AKTUALIZACE SOUBORŮ Tato volba slouží k vynulování pohybového souboru a vyčištění ostatních souborů THS. Doporučuje se před touto aktualizací provést bezpečnostní kopie dat. Jestliže program THS je nainstalován v sítí, jsou soubory ve výlučném použití, a proto nesmí nikdo během aktualizací pracovat v programu THS (program hlásí, že se souborem pracuje jiný uživatel). Reindexace souboru 1.8.2 REINDEXACE SOUBORU FAKTUR Tuto operaci je nutno provést vždy po aktualizaci souboru THS mimo program THS nebo při narušení indexů databáze THS po havárii počítače. Indexy souborů se po potvrzení této volby automaticky obnovují. Při reindexaci je nutné výlučné použití souborů, to znamená, že v sítí během reindexace nesmí nikdo další pracovat v programu. 1.8.3 - ZMĚNA NÁZVU SOUBORŮ Možno použít v případě, kdy zůstává v platnosti číslo souboru (to se při této volbě automaticky zobrazí). Potom se může změnit název souboru faktur přepisem stávajícího. 1.8.4 - AKTUALIZACE POLOŽEK ČÁSTEČNĚ UHRAZENÝCH FAKTUR Přijatou fakturu lze uhradit i částečně (po částech). Aby se dala uhradit částečně, musí být nastaveno v CFG (4.* - Částečný příkaz k úhradě). Tady je možno aktualizovat dosud uhrazenou (zaplacenou) částku, zbývající částku, naposled uhrazenou částku, částku, která byla převedená do FÚ, poslední datum uhrazení, číslo dokladu a příznak převodu do FÚ. 1.8.5 - POŘADOVÁ ČÍSLA ZÁLOHOVÝCH FAKTUR Při této volbě lze aktualizovat pořadová čísla zálohových PŘI/VYD faktur v tabulce čísel zálohových faktur nezávisle na základním souboru PŘI/VYD faktur. Lze opravit, přidat (F2) nebo vyřadit (F4) číslo zálohy v tabulce zálohových faktur. Pro tisk seznamu čísel 16

17 zálohových faktur stačí stisknout CTRL+T. 1.9.1 - POZNÁMKY U VYDANÝCH FAKTUR S DAŇOVÝM DOKLADEM 1.9.2 - POZNÁMKY U ZÁLOHOVÝCH VYDANÝCH FAKTUR 1.9.3 - POZNÁMKY U DAŇOVÝCH DOKLADU VYDANÝCH FAKTUR 1.9.4 - POZNÁMKY U OSTATNÍCH VYDANÝCH POZNÁMKA (TEXT) - údaj nepovinný 3 různé formáty 3řadkových poznámek (Zvolte formát poznámky (1-3)). Pokud volba tisku poznámky na faktuře je zapnout (Tisk na faktuře: A (A Ano, N - Ne)), pak při tisku faktury se tato 3řádková poznámka (formát 1, 2 nebo 3) objeví na spodní části vydané faktury. Tisk příkazu k úhradě Práce 2 1.7.A - PŘÍKAZY K ÚHRADĚ (JEDNORAZOVÉ) Tato volba slouží k tisku jednotlivých nebo hromadných PKÚ mimo soubor přijatých faktur se zvoleným počtem kopií. Seznam položek se vybere označením pomocí klávesy INS, kde zároveň potvrdí nebo přepíše zobrazenou částku pro PKÚ. Volba tisku jednotlivého nebo hromadného příkazu k úhradě proběhne automaticky, podle počtu označených položek. Formát tisku PKÚ lze nastavit v CFG (4.B Formát příkazu k úhradě). Po tisku příkazu k úhradě se v databázi v sloupci P objeví * (hvězdička), která upozorní, že u této faktury již byl dán příkaz k úhradě. 1.2 NOVÝ SOUBOR FAKTUR Tato práce se používá při prvním uvedení programu po jeho instalaci do provozu a při zakládání nového nebo dalšího souboru faktur. Lze zakládat maximálně 100 souborů faktur (Např. Faktury roku 2000 20, Faktury roku 2001 21,, kde 20, 21, jsou čísla souborů faktur). Při zakládání dalšího souboru faktur se program ptá, zda chcete naplnit (kopírovat) obsah nových prázdných souborů faktur, obsahem některých již existujících souborů faktur. Po volbě N (Ne) nebo klávesy ESC program vygeneruje soubor faktur, kde všechny datové soubory jsou prázdné. Po volbě A (Ano) program nabízí seznam existujících souborů faktur. Po další volbě a následném stisku klávesy ENTER se zobrazí seznam souborů organizace, vydaných a přijatých faktur a spolupracujících podniků. Stačí tady výběr označit pomoci klávesy INS a stisknout klávesu ESC. Stiskem libovolné klávesy a následně klávesy ESC se dostanete na hlavní nabídku VYD/PŘI faktur. Práce 3 1.3 - ZRUŠENÍ SOUBORU FAKTUR Práce slouží ke zrušení všech dat o FAK zrušeného souboru, který se vybírá ze souboru faktur při volbě této práce v pravé části obrazovky. UPOZORNĚNÍ : Vzhledem k tomu, že se nenávratně zruší všechna data o FAK rušeného souboru, volí se tato práce výjimečně a doporučuje se před touto volbou zajistit data rušeného souboru pomoci archivací dat (bezpečnostní kopie). Práce 4 1.4 - ČÍSELNÍKY THS Tato práce slouží k zavedení, rušení, prohlížení a tisku seznamu (číselníků) úkolů (středisek) ( práce 4.1 ), konstantních symbolů ( práce 4.2 ), kódů bank (práce 4.3), ceníku faktur (práce 4.4). Tady lze zároveň aktualizovat číselník úkolů přímo z programu. Lze při aktualizaci číselníků použít funkční klávesy: F2 - Přidání nové položky F4 - Zrušení vybrané (rozsvícené) položky F5 - Třídění souboru (číselník úkolů) F6 - Hledání položky podle kódu CTRL+END - Konec (návrat) Práce 5 1.5 - AKTUALIZACE SOUBORŮ 17