Účinnost dokumentu od: 14.6.2007 Provádění opatření k nápravě Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/10
Obsah 1 Všeobecná ustanovení...3 1.1 Cíl a účel dokumentu...3 1.2 Oblast platnosti...3 1.3 Definice zkratek a pojmů...3 1.3.1 Pojmy...3 1.3.2 Seznam zkratek...3 1.4 Pravomoc a odpovědnost...4 2 Popis činnosti...5 3 Související dokumenty...7 4 Seznam příloh...8 Příloha č. 1 Záznam o opatření k nápravě...9 Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/10
1 Všeobecná ustanovení 1.1 Cíl a účel dokumentu Účelem této směrnice je popsat postup navrhování a realizace opatření, směřujících k odstranění příčin vzniku zjištěných neshod a nedostatků a tím zamezení jejich opakovanému výskytu. 1.2 Oblast platnosti Tato směrnice je závazná pro všechny pracovníky Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství. 1.3 Definice zkratek a pojmů 1.3.1 Pojmy Neshoda Nedostatek Problém neplnění požadavku nechtěná situace, která může ovlivnit nežádoucím způsobem vlastnosti realizovaného produktu nebo funkci systému jakosti společný název pro neshodu a nedostatek Systém managementu jakosti systém managementu na usměrňování a řízení organizace s ohledem na jakost Opatření k nápravě Preventivní opatření Garant procesu Vedoucí pracovník Odpovědný řešitel Zádržné opatření 1.3.2 Seznam zkratek ON FMMI činnost směřující k odstranění následků a příčin zjištěné neshody nebo nedostatku činnost směřující k odstranění příčiny potenciální neshody nebo jiné potenciální nežádoucí situace pracovník (funkce) odpovědný za realizaci a dokumentaci procesu vedoucí katedry, ředitel institutu, proděkan, děkan, tajemník fakulty určený pracovník, který zpracovává návrh opatření k nápravě. Zpravidla je jím garant procesu. takové opatření, které omezí šíření problému ještě před účinností ON opatření k nápravě Fakulta metalurgie a materiálového inženýrství Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/10
1.4 Pravomoc a odpovědnost Činnost Zaměstnanec FMMI Vedoucí pracovník Odpovědný řešitel Správce řízené dokumentace Informovat o existenci problému Jmenování odpovědného řešitele Popis a přezkoumání problému Definice zádržných opatření Určení příčin problému Navržení a ověření ON Schválení akčního plánu Přezkoumání provedených ON Vypracování Záznamu o opatření k nápravě Uložení a evidence Záznamu o opatření k nápravě Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/10
2 Popis činnosti Opatření k nápravě jsou tvořena sousledností následujících kroků: 1) Identifikace zdrojů informace. Zdrojem informace pro úvahy o opatření k nápravě jsou: - Podněty zákazníků a dalších zainteresovaných stran (studentů, zaměstnanců, zadavatelů výzkumných projektů,..). - Zprávy z interních auditů. - Výstupy z analýzy údajů o měření výkonnosti jednotlivých procesů. - Výstupy z měření spokojenosti. - Výstupy z přezkoumání vedením. 2) Vznik problému Při zjištění existence problému je povinnosti každého zaměstnance FMMI informovat o této skutečnosti příslušného vedoucího pracovníka (vedoucí katedry, děkan). Příslušný vedoucí pracovník rozhodne, zda řešení problému spadá do jeho pravomoci a vyřeší ho v rámci operativního řízení, nebo pokračuje v procesu opatření k nápravě v souladu s touto směrnicí. 3) Jmenování odpovědného řešitele Povinností vedoucího pracovníka je určit odpovědného řešitele zpravidla garanta dotčeného procesu pro zpracování opatření směřující k odstranění problému nápravě. Preferuje se týmová práce a proto si v závažnějších případech odpovědný řešitel zvolí řešitelský tým. O výběru členů do řešitelského týmu informuje nadřízené jednotlivých členů týmu. Tito mají za povinnost umožnit členům týmu účast při řešení problému. Postup řešení problému je zaznamenáván odpovědným řešitelem do Záznamu o opatření k nápravě příloha 1. Při odstraňování nálezů z interních auditů se používá formulář Záznam o zjištění. 4) Popis a přezkoumání problému Odpovědný řešitel resp. řešitelský tým shromáždí a dle potřeby ověří všechny dostupné informace o daném problému. Na základě těchto podkladů přezkoumá a popíše stručným a výstižným způsobem existující problém. 5) Definice zádržného opatření V případě, že hrozí nebezpečí dalšího rozšiřování problému, navrhne odpovědný řešitel, do doby než se podaří stanovit příčinu problému, tzv. zádržné opatření. Smyslem tohoto opatření je i za cenu mimořádných nákladů dosáhnout omezení rozšiřování existujícího problému. O realizaci navrženého zádržného opatření rozhodne příslušný vedoucí pracovník. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/10
6) Určení příčiny problému Protože cílem opatření k nápravě je nejen dosáhnout nápravy (dosáhnout původního stavu), ale zejména zamezit opakovanému výskytu vzniklých problémů, je nalezení příčiny vzniku problému prvořadým úkolem odpovědného řešitele. 7) Navržení a ověření opatření k nápravě Znalost příčiny vzniku problému je východiskem pro určení opatření k nápravě. Při stanovení ON je nutno vycházet ze znalosti dotčeného procesu resp. oblasti, jíž se existující problém týká. Náklady na realizaci ON by neměly převýšit ztráty, které vznikají v důsledku existence daného problému. Pokud to charakter ON umožňuje, je vhodné navržené ON ověřit v menším rozsahu na vhodném reprezentativním vzorku. Návrh ON se zpracuje formou akčního plánu. 8) Realizace opatření k nápravě Navržený akční plán podléhá schválení příslušného vedoucího pracovníka. Po jeho schválení se stává závazným. 9) Přezkoumání provedených opatření k nápravě Odpovědný řešitel sleduje plnění akčního plánu a provede po jeho realizaci vyhodnocení účinnosti realizovaných opatření k nápravě. Po vyhodnocení účinnosti realizovaných opatření k nápravě předá odpovědný řešitel vedoucímu pracovníkovi Záznam o opatření k nápravě viz příloha 1. Uvedený záznam je publikován na portálu ISO FMMI a eviduje se nejméně po dobu 5 let. Tyto záznamy slouží jako podklady pro řešení problémů, které se mohou objevit v budoucnu. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/10
3 Související dokumenty Popis procesu R3 Interní audity Směrnice Provádění preventivních opatření FMMI_SME_06_003 Příručka jakosti Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství ČSN EN ISO 9000 ČSN EN ISO 9001 Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník. Praha: Český normalizační institut, srpen 2001. Systémy managementu jakosti Požadavky. Praha: Český normalizační institut, březen 2002. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/10
4 Seznam příloh Příloha č. 1 Záznam o opatření k nápravě Formulář je dostupný v sekci Šablony na portálu SMJ (http://iso.fmmi.vsb.cz).. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/10
Příloha č. 1 Záznam o opatření k nápravě Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/10
Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A 11.7.2006 První vydání Jméno a podpis garanta dokumentu Prof. Ing. Ľudovít Dobrovský, CSc., Dr.h.c. B 14.6.2007 Úprava dokumentu podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. Prof. Ing. Ľudovít Dobrovský, CSc., Dr.h.c. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 10/10