ECCManager Uživatelská příručka 1. Obsah 2. Úvod... 2 3. První spuštění... 2 4. Hlavní okno aplikace... 3 5. Detail uživatele... 3 6. Vytvoření paragonu... 3 7. Seznam paragonů... 4 8. Seznam produktů... 5 9. Aktuální stav produktů... 6 10. Příjemky... 8 11. Import příjemek z ECC... 10 12. Odpisy... 10 13. Objednávky do ECC... 12 14. Inventura... 12 15. Denní report... 13 16. Měsíční report... 13 17. Aktualizace... 14 18. Manuál... 14 19. O aplikaci... 14
2. Úvod Po domluvě s ECC získáte adresu pro stažení instalátoru ECCManagerInstall.exe. Pustěte instalátor a nainstalujte aplikaci na svůj počítač. Na ploše se zobrazí ikonka programu, kterou budete ECCManager spouštět. Všechny informace o nových verzích a kontakt najdete na stránce: http://www.eccklub.cz/em. U všech reportů a tisků je možnost zobrazit náhled tisku (tlačítkem náhled tisku) a vybrat tiskárnu, na které se bude report nebo doklad tisknout. Pokud nechcete používat tiskárnu, nastavenou jako implicitní systémem Windows, odškrtněte pole Defaultní tiskárna a pak klikněte na tlačítko Tisk. Zobrazí se dialog pro výběr tiskárny. 3. První spuštění U prvního spuštění je potřeba, aby byl počítač připojený k internetu a nainstalovaly se případné aktualizace. Pokud nebude internet dostupný, program se nepustí. Nejdřív je potřeba vyplnit údaje o poradci šestimístné číslo poradce přidělené ECC a pak fakturační údaje pro tisk paragonů: jméno a příjmení, společnost, adresu (pro ČR není potřeba vyplňovat zemi), IČO a případně DIČ. Pokud jde o plátce DPH, tak zaškrtněte pole v levé spodní části okna. V poli Načítání příjemek od: vyplňte datum, od kterého se mají stahovat doklady z ECC jako příjemky pro ECCManager. Pokud necháte zaškrtnuté pole Pravidelné upozorňování na zálohování, tak bude program po 2 týdnech od posledního vytvoření zálohy upozorňovat, že je potřeba zazálohovat data. Všechna povinná pole jsou označena bold fontem. Potvrďte změny tlačítkem Uložit. Po uzavření okna se zobrazí hlavní okno aplikace, které se bude automaticky otevírat od každého následujícího spuštění aplikace. U prvního spuštění se automaticky naimportuje ceník produktů z ECC.
4. Hlavní okno aplikace Po spuštění aplikace se zkontrolují aktualizace programu. Kvůli udržování stabilní verze je potřeba počítač alespoň jednou za měsíc připojit k internetu, aby se zkontrolovaly nabízené aktualizace, jinak program nepůjde spustit. Hlavní okno se skládá ze tří částí horní menu, samotné okno a pak statusbar, kde se zobrazuje číslo posledního vystaveného paragonu a verze aplikace. Z hlavní části obrazovky lze vytvořit nový paragon, zobrazit seznam paragonů nebo naimportovat ceník a příjemky z ECC. V následujících kapitolách budou popsány jednotlivé funkce programu. 5. Detail uživatele Údaje týkající se poradce se dají editovat po kliknutí na Uživatel v horním menu. Nelze změnit číslo poradce. Změny potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. 6. Vytvoření paragonu Klikněte na tlačítko Vytvořit paragon v hlavním okně nebo Paragony / Vytvořit paragon. Zobrazí se detail nového paragonu s automaticky předvyplněným číslem a datumy.
Pro přidání produktů zadejte část jména produktu, tím se vyfiltrují položky v rozbalovacím seznamu produktů a vyberte daný produkt (pokud je na prvním místě seznamu, stačí stisknout Enter). Dále zadejte množství a enterem potvrďte. Produkt se přidá do tabulky. Pokud chcete smazat produkt, označte ho kliknutím v tabulce a stisknete Delete. Celková cena a dph se budou aktualizovat automaticky podle platného ceníku. Po zadání všech produktů klikněte na Uložit. Tím se paragon uzavře a bude možné ho vytisknout tlačítkem Tisk. Pokud je potřeba paragon stornovat, klikněte na tlaítko Smazat. 7. Seznam paragonů Seznam paragonů zobrazíte stejnojmenným tlačítkem v hlavním okně nebo pomocí horního menu kliknutím na Paragony / Seznam paragonů. V tabulce je vidět číslo paragonu, datum a čas vytvoření, stav paragonu (Zpracovaný nebo stornovaný), DPH a celková cena (s DPH) v Kč. Záznamy jsou seřazeny podle čísla paragonu vzestupně, tj. nejnovější paragony jsou nahoře. Pro aktualizaci seznamu (klikněte na tlačítko ).
Nový paragon vytvoříte po kliknutí na tlačítko Vytvořit paragon. Pak postupujte podle návodu v kapitole Vytvoření paragonu). 8. Seznam produktů Po kliknutí na Produkty / Seznam produktů se zobrazí tabulka všech aktivních produktů. Zobrazuje se jejich zkratka, název, název série, cena, dph, a pak jednotlivé složky ceny podle sazby dph. Po kliknut na hlavičku sloupce se tato tabulka seřadí podle něj (nejdřív vzestupně, poté sestupně).
ECCManager umožňuje vést i vlastní skladové hospodářství a tudíž přidávat vlastní produkty. Po kliknutí na Přidat produkt se zobrazí okno pro editaci produktu. Zadejte unikátní zkratku, název, celkovou cenu a sazbu DPH. Pokud jde o sadu a produkt obsahuje složky z více sazeb dph, nastavte v seznamu Typ DPH Sada a rozdělte cenu mezi jednotlivé sazby. Po kliknutí na Uložit je předmět přidán do databáze. Pokud chcete zneaktivnit vlastní produkt, odškrtněte pole Aktivní v pravé dolní části obrazovky. Seznam produktů umožňuje filtrovat pouze vlastní produkty (zaškrtněte Zobrazit jen vlastní produkty pod tabulkou produktů) nebo zobrazit i již neaktivní produkty (zaškrtněte pole Zobrazit i neaktivní produkty). Po dvojím kliknutí na vlastní produkt se zobrazí detail tohoto produktu a je možné editovat jej a poté uložit změny tlačítkem Uložit. Ze seznamu produktů je možné taky importovat aktuální ceník z ECC (viz. kapitola Import příjemek z ECC), a dále vytisknout nebo exportovat ceník do CSV. K tomu slouží tlačítka Tisk ceníku a Export do CSV. 9. Aktuální stav produktů Aktuální stav skladu zobrazíte po kliknutí na Produkty / Aktuální stav. Zobrazí se tabulka, kde se zobrazuje zkratka produktu, název, série a pak prodeje za uplynulé tři měsíce. Z nich se vypočte průměrný měsíční prodej a tzv. Index prodeje. V předposledním sloupečku je aktuální množství produktu na skladě a v posledním je možnost nastavit počet kusů, které je potřeba objednat z ECC. Po nastavení čísel u všech produktů, které je potřeba objednat, klikněte na tlačítko Vygenerovat objednávku. Tím se vytvoří objednávka produktů z ECC. V této chvíli je potřeba mít počítač připojený k internetu. Seznam objednávek je možné zobrazit přes Produkty / Objednávky do ECC (viz. kapitola Objednávky do ECC). Do objednávky pro ECC budou zařazeny pouze produkty z ECC, ne vlastní produkty, i kdyby tam bylo číslo ve sloupci Objednat nastavené na nenulové číslo.
Ke každému produktu je možné uložit tzv. minimální množství, což je stav, který chcete mít na skladě (např. pokud chcete mít na skladě alespoň 10 ks produktu Joalis AuriDren, nastavte do sloupečku Minimální množství číslo 10). Po nastavení těchto limitů je uložte tlačítkem Uložit minimální množství. Pokud budete chtít vytisknout produkty, kterých stav je nižší než tento ideální stav, klikněte na tlačítko Produkty pod min. Množstvím, vytiskne se seznam všech produktů, kde je stav nižší než uložené číslo:
Aplikace umožňuje vytisknout a exportovat aktuální stav do souboru CSV pomocí tlačítek Export do CSV a Tisk seznamu. 10. Příjemky Po kliknutí na Produkty / Seznam příjemek se zobrazí tabulka se všemi příjemkami naimportovanými z ECC. Zobrazuje se unikátní číslo příjemky, číslo dokladu v ECC (pro kontrolu), datum a as vytvoření dokladu v ECC, datum a čas naimportování, případné datum stornování, stav dokladu (zpracovaný nebo stornovaný) a celková cena v Kč. V dolní části okna je informace o tom, kdy naposledy byly staženy příjemky z ECC. V levé dolní části je tlačítko pro import příjemek z ECC. (viz. kapitola Import příjemek z ECC). Po dvojitém kliknutí na vybraný záznam se zobrazí detail příjemky.
V detailu příjemky je vidět číslo dokladu, jeho stav, označení dokladu v ECC, datum vytvoření dokladu v ECC, datum importu do ECCManageru a celková cena příjemky. V dolní části je tabulka se všemi produkty příjemky (zkratka, název, množství a jednotková cena za produkt). Pokud je potřeba doklad stornovat a zároveň tak vyskladnit produkty, které se příjemkou naskladnily, klikněte na tlačítko Stornovat. ECCManager nabízí možnost vytvořit vlastní příjemku, která obsahuje pouze vlastní produkty. V seznamu příjemek klikněte na Vytvořit příjemku a zadejte produkty a jejich množství stejně jako u vytváření paragonu.
11. Import příjemek z ECC Pro import příjemek klikněte na tlačítko Importovat příjemky z ECC na hlavním okně nebo v seznamu příjemek nebo přes menu Produkty / Import příjemek. Po kliknutí proběhne import všech příjemek, které nebyly naskladněny v ECCManagerovi. Proces může chvilku trvat, délka závisí na rychlosti připojení k internetu. Po naskladnění se zobrazí hlášení, že import byl úspěšný. Pro každou naimportovanou příjemku se automaticky naskladní její produkty, takže je můžete používat pro svoje prodeje. 12. Odpisy ECCManager umožňuje odepsat produkty, které byly zničeny nebo jejich doba použitelnosti již expirovala.
Po kliknutí na Produkty / Odpisy se zobrazí seznam všech uložených odpisů. Pro vytvoření nového odpisu klikněte na tlačítko Vytvořit odpis v levé dolní části obrazovky. Zobrazí se detail odpisu s vygenerovaným číslem. Stav je až do uložení Vytvořený, poté se změní na Zpracovaný. Stejným způsobem jako u vytváření paragonu vyberte produkty, které chcete odepsat v rozbalovacím seznamu (resp. je můžete vyfiltrovat zadáním řetězce do pole Název) a zvolte množství, které budete odepisovat. Po stisknutí klávesy Enter se záznam přidá do tabulky produktů. Odpis uložte tlačítkem Uložit. Pokud chcete udělat odpis pro vlastní spotřebu, zaškrtněte Odpis pro vlastní spotřebu a budete moct přepsat přímo v seznamu produktů jednotkové ceny jednotlivých produktů (a tím změnit i finální cenu odpisu). Poté, co odpis uložíte, jej už nejde editovat, pouze stornovat (tlačítkem Stornovat) nebo vytisknout (tlačítkem Tisk). Hned po uložení odpisu se zadané produkty odepíšou ze skladu.
13. Objednávky do ECC Objednávky do ECC se generují automaticky z aktuálního skladu kliknutím na tlačítko Vygenerovat objednávku. Do objednávky se vloží pouze produkty, které jsou naimportovány z ECC, ne vlastní produkty. Kliknutím na Produkty/Objednávky do ECC v horním menu se zobrazí všechny objednávky odeslané do ECC. Po dvojitém kliknutí na vybraný záznam se otevře okno s detailem dané objednávky. Vypisuje se tam číslo objednávky, datum vytvoření a seznam objednaných produktů. Tlačítkem Tisk můžete vytisknout doklad k objednávce. 14. Inventura V ECCManageru je možnost vytvářet inventury. Klikněte na Produkty / Inventury, zobrazí se seznam všech uložených inventur. Pokud chcete vytvořit inventuru, klikněte na Vytvořit inventuru. Zobrazí se detail nové inventury. V ní je seznam všech aktivních produktů na skladě. Vypisuje se jejich zkratka, název, jednotková cena, množství spočtené programem a ve sloupečku Skutečné množství je potřeba zapsat nové množství produktu spočtené u inventury. Po zadání nového množství se automaticky spočítá rozdíl. Pro uložení změn klikněte na tlačítko Uložit. Potvrďte, že chcete opravdu provést změny. Nová množství se uloží do databáze a projeví se v aktuálním stavu. Inventuru si můžete vytisknout tlačítkem Tisk.
Seznam inventur aktualizujte kliknutím na tlačítko. Zobrazí se v něm i nově přidaná inventura. Po dvojím kliknutí na vybraný záznam se zobrazí read-only detail dané inventury. 15. Denní report Pro tisk denního reportu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty. Nastavte datum, pro který chcete tisknout report a vyberte, zda půjde o tisk nebo export do csv a podle toho klikněte na příslušné tlačítko. 16. Měsíční report Pro tisk měsíčního reportu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty. Nastavte měsíc, pro který chcete tisknout report a vyberte, zda půjde o tisk nebo export do csv a podle toho klikněte na příslušné tlačítko. 17. Hodnota skladu Pro tisk aktuální hodnoty skladu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty a klikněte na Export do CSV nebo Tisk u položky Hodnota skladu. Zobrazí se celkový počet produktů a jejich hodnota.
18. Aktualizace ECCManager se sám pokouší aktualizovat u každého spuštění. Pokud je počítač připojený k internetu a k dispozici je nová verze, program se aktualizuje sám ještě před zobrazením hlavního okna. Pokud chcete aktualizovat verzi ručně, klikněte na Nápověda/Aktualizovat. Nová verze ECCManageru se stáhne ze serveru ECC a poté se znovu spustí ECCManager. Po aktualizaci se zvýší verze programu, která je zobrazena v hlavním okně aplikace vpravo dole. U hlášení závad vždy uvádějte číslo této verze. 19. Manuál Manuálsi můžete zobrazit přímo z aplikace přes Nápověda/Manuál. Otevře se okno, ve kterém je zobrazený manuál pro ECCManager. Pokud si chcete manuál vytisknout, tak využijte možnost otevřít soubor Manual.pdf, který se nachází ve složce, kde je nainstalován ECCManager. 20. O aplikaci Informace o aktuální verzi aplikace nájdete v okně, které se zobrazí po kliknutí na Nápověda/O aplikaci. 21. Hlášení závad U hlášení všech závad uvádějte číslo verze. Ta se zobrazuje v pravém dolním rohu hlavního okna aplikace nebo v okně O aplikaci, viz. kapitola O aplikaci.