Přijímací pohovor Per - Personální management Kubů Barbora 1.4.2013 Fakulta textilní Technické univerzity v Liberci
OBSAH Úvod... 3 Tvorba nabídky ze strany zaměstnavatele... 4 Definice pracovního místa... 4 Samotná tvorba nabídky... 4 Formy výběru oslovení... 5 Vlastní průběh pohovoru z hlediska zaměstnavatele... 6 Věcná stránka pohovoru... 6 Vyhodnocení pohovoru... 7 Závěr... 8 Zdroje... 9 Přílohy... 10 Příloha 1:... 10 Příloha 2:... 12 Příloha 3:... 12 Příloha 4:... 12 Příloha 5:... 12
ÚVOD Vybrala jsem si téma přijímací pohovor, protože výběr pracovníků patří ke klíčovým manažerským činnostem, neboť všechny podniky, ať velké, či malé, veřejné či soukromé, potřebují lidi, kteří by produkovali výsledky. Výkonnost podniku samozřejmě podmiňuje i řada jiných faktorů, avšak pokud se nepodaří získat lidi potřebného kalibru a zařadit je na příslušná místa, firemní cíle utrpí. Čili, při rozhodnutí o výběru musíme zajistit realizaci určité obchodní politiky, zvyklosti, systémy a postupy, jež přispívají k efektivnosti rozhodování, a abychom nadále pokračovali v rozvíjení našich dovedností a znalostí.
TVORBA NABÍDKY ZE STRANY ZAMĚSTNAVATELE Definice pracovního místa Pokud je nutné obsadit pracovní místo z externího zdroje, je potřeba začít přípravné období směřující k úspěšnému vyhledání a výběru nejvhodnějšího kandidáta. Musí být tedy podrobně stanoveno: jaké místo chceme obsadit, co musí osoba na tomto místě zaměstnaná splňovat, míra tolerance při nesplnění některých požadavků kladených na kandidáta, osoba zodpovědná za výběr nejvhodnějšího kandidáta, nejvhodnější formy pro jeho získání. Jestliže bude tato fáze příprav podceněna, lze očekávat komplikace někdy vedoucí až k výběru nevhodného kandidáta nebo k anulování výsledků výběrového řízení Samotná tvorba nabídky Jde o přípravnou činnost vytváření nabídky a jejího následného vhodného zveřejnění, kterou obvykle zajišťuje personální oddělení ve spolupráci s příslušným útvarem, ve kterém je nabízeno dané místo. Je třeba provést analýzu pracovního místa, která se skládá ze dvou částí. zaprvé je důležitým podkladem pro její vytvoření a následné zveřejnění detailní a úplný popis daného pracovního místa (kdo vykonává práci, co daná práce vyžaduje, jak se provádí, kde, kdy a jak jsou úkoly a povinnosti vykonávány, vyjasnění nabízené pozice z pohledu řídící struktury, rozhodovacích pravomocí a kompetencí, jaké jsou obvyklé pracovní podmínky atd.), zadruhé se jedná o specifikaci požadavků pracovního místa na pracovníka (jaké jsou fyzické a duševní požadavky na pracovníka, jaké dovednosti, vzdělání a kvalifikaci by měl mít, jaké pracovní zkušenosti jsou potřeba na tomto pracovním místě a jaké osobnostní charakteristiky a postoje jsou nezbytné, aby daný pracovník měl). Do této chvíle lze hovořit o stanovení podmínek relativně snadno dokladovatelných, jejichž plnění je vyhodnotitelné. O jejich zvládnutí existují písemné doklady apod. Otázkou proto může být jejich pravost nebo hodnota. Například doklady ze zahraničních studií,
zahraniční certifikáty apod. V současné době se kladou stále vyšší požadavky na aktivní používání cizích jazyků, proto by měl být tento parametr začleněn do zveřejňované nabídky. Do většiny nabídek patří také požadavek zvládnutí práce na osobním počítači. Problém nastává v souvislosti s uváděním požadovaného věku a pohlaví kandidátů do veřejné nabídky. Tento problém lze překonat tím, že uvedené podmínky nezveřejníme, ale při výběru vhodných kandidátů je rozhodně zvážit musíme a měli bychom k nim přihlédnout. Musíme vzít v úvahu, že některé činnosti rozhodně nejsou vhodné pro určité skupiny osob. Je možné, že se vynecháním těchto podmínek můžeme dostat do absurdních, ale řešitelných situací. Uvádíme-li v naší nabídce požadavky pro úspěšné završení jednání o obsazení pracovního místa, neměli bychom zapomenout na nabídku toho, co naopak nabízí zaměstnavatel. Nemusí to být vždy jen výše mzdy, naopak zveřejněné mzdové ohodnocení působí cíleně na ty uchazeče, kteří jsou striktně profilovaní coby tzv. "lovci odměn". U takových zájemců bývá mzdové ohodnocení mnohdy jedinou motivací. V neposlední řadě právě publikování mzdových podmínek navenek působí jednak "levně" a koneckonců může poskytnout konkurenci tolik potřebné vstupní informace k různým ekonomickým rozvahám, či přeplacení daného vhodného kandidáta. Nezapomeňme ve zveřejněné nabídce stručně představit vlastní podnik. Tato informace může kandidátovi usnadnit jeho rozhodnutí, má-li se o nabídku zajímat, a současně je to první ukázka vyspělé firemní kultury. Formy výběru oslovení Při rozhodnutí o vyhledání vhodného kandidáta můžeme využít jednu ze základních možností, jak jej oslovit: zveřejněním nabídky nejvhodnější formou a vyčkáním jeho reakce, přímým oslovením, výběrem z již existující databáze. Tato fáze je tzv. první síto, ve kterém firma odstraní naprosto nevyhovující uchazeče, tedy ty, kteří nesplňují firmou dané podmínky k přijetí, aby měla v následující fázi již zúžený výběr. To firmě napomůže k jednoduššímu stanovení vítězného kandidáta.
VLASTNÍ PRŮBĚH POHOVORU Z HLEDISKA ZAMĚSTNAVATELE Věcná stránka pohovoru "Jsme si rovni!", tuto větu bychom měli mít na paměti jako jedno ze zlatých pravidel úspěšného přijímacího pohovoru. Tudíž by se kandidát neměl při pohovoru cítit jako na pranýři. Optimálním řešením je rovnoměrné rozsazení kolem oválného či kulatého stolu tak, aby bylo dobře vidět na kandidáta a aby i kandidát dobře viděl nás. Mělo by být zvoleno vhodné prostředí, tj. příjemná místnost s eliminovanými rušivými elementy (telefonáty, ostatní lidé, rušivá ulice, apod.) Měli bychom omezit počet účastníků pohovoru ze strany zaměstnavatele, avšak současně bychom měli dodržet dostatečné minimum. Tým by měl být sestaven tak, aby byla zajištěna formální a odborná správnost procesu. Tudíž by měl být složen ze zástupce personálního oddělení a příslušného vedoucího pracovníka. Někdy je nutnost objektivnějšího vyhodnocení znalostí a dovedností kandidáta a tudíž je možná účast dvou jeho potencionálních nadřízených. Měli bychom již předem určit jednoho vedoucího celého pohovoru, jehož úkolem bude formálně řídit a v případě potřeby i vhodně usměrňovat průběh pohovoru. Většinou se jím stává právě personalista, kvůli jeho znalostem pravidel pohovoru a jeho schopnostem tyto pravidla vhodně prosazovat. Smyslem absolvování pohovoru je získání dalších nebo upřesnění již známých informací o kandidátovi. Základním podkladem je kandidátem předaný životopis (viz. Příloha 1), první společné setkání a jeho průběh. Jako hlavní hlediska posuzování je jak kandidátovo včasný příchod, tak jeho vnější vzhled, celková upravenost a jeho mluva. Další informace může poskytnout také úroveň vlastního představení. Nepřehlédnutelnou výpověď o kandidátovu charakteru a osobnosti nám poskytují také projevy nonverbální komunikace tzn. řeč těla. Budeme se chtít také určitě seznámit nejen se znalostmi a dovednostmi uchazeče, ale i s jeho představami o nabízené pozici a případnými požadavky na pracovní podmínky, kariérový růst, zaměstnanecké výhody apod. To jsou vše cenné údaje. Máme pro to několik okruhů otázek, na které bychom se měli při přijímacím pohovoru zaměřit. To jsou: otázky po důvodech k odchodu z předchozího či současného zaměstnání (viz. příloha 2),
otázky k motivaci k výkonu práce (viz. příloha 3), otázky k osobnostním předpokladům (viz. příloha 4), otázky administrativně technického charakteru (viz. příloha 5). VYHODNOCENÍ POHOVORU Konečnou fází všech pohovorů s uchazeči je prostudování a vyhodnocení všech shromážděných informací. Po každém pohovoru by si přijímající měli udělat prostor pro kritickou analýzu týkající se způsobu, jak daný pohovor proběhl. Lze celkem s jistotou říci, že pohovor nikdy nebude dokonalý. A to ani ze strany kandidáta ani z naší. Měli bychom se nejdříve zamyslet nad tím, do jaké míry byl náš pohled na uchazeče ovlivněn našimi osobními vlastnostmi, zkušenostmi, povahou. Kolik procent času jsme prohovořili my. Jak vyvážené byly otázky a také co bychom udělali jinak, kdybychom pohovor měli provádět znovu. Teprve nyní, když jsme si rozebrali vlastní výkon a jeho možné dopady na náš úsudek, můžeme se začít soustředit na vyhodnocení pohovoru s daným uchazečem. Přičemž bychom měli dbát na několik základních parametrů: fyzickou zdatnost, zdraví a vzhled, předchozí přípravu, všeobecnou inteligenci, zvláštní vlohy, zájmy, předpoklady, osobní situaci. Hodnocení každého kandidáta podle jednotlivých částí sedmibodového plánu bychom vzájemně porovnali a zároveň si ověřili, nakolik jsou v souladu s pravdou a nezbytnými a žádoucími kritérii nároků kladených na uchazeče. Finální fáze vybrání nejvhodnějšího kandidáta by nám teoreticky neměla dělat potíže, pokud jsme náležitým způsobem realizovali všechny předchozí kroky.
ZÁVĚR V praxi většinou není nic tak jednoduché, jak vypadá. Lidé ne zcela zapadají do ideálních modelů. Vždy se najdou nějaké nejasnosti. Každý účastník procesu bude mít odlišný názor na příhodnost uchazečů. Organizace by si měla ujasnit svá stanoviska co nejdříve po finálním pohovoru, jinak by mohla přijít o nejvhodnějšího kandidáta. Téma semestrální práce mě zaujalo hned v prvním okamžiku, protože bych chtěla možná jednou pracovat na personálním oddělení nějaké firmy a nejen pro tuto pozici je pro mě dobré poznávat postupně alespoň základní principy přijímacího řízení. Vypracovávání této semestrální práce napomohlo k rozvíjení mých personálně-manažerských schopností, za což jsem velice vděčná.
SEZNAM LITERATURY 1. MATĚJKA, M., VIDLAŘ, P. Vše o přijímacím pohovoru: Jak poznat druhou stranu. 2.vyd. Praha: Grada Publishing 2007. ISBN 987-80-247-1972-6 2. LUDLOW, R., FERGUS, P. Zásady úspěšného výběru pracovníků. 1.vyd. Praha: Grada Publishing 1995. ISBN 80-7169-252-2 3. <http://www.axial.cz/files/file/otazky_pohovor_www.pdf> vzorové otázky při pohovoru 4. <http://www.axial.cz/download/vzorove_cv_cj.pdf > vzorové CV 5. <http://www.podnikatel.cz/provoz/zamestnanci/jak-na-prijimaci-pohovor/ > jak na pohovor
PŘÍLOHY Příloha 1: Vzorový CV
Příloha 2: Otázky po důvodech k odchodu z předchozího či současného zaměstnání Co vás vedlo ke změně svého dosavadního zaměstnání? Baví vás vaše současná práce? Měl jste někdy v posledním roce konflikty s vaším zaměstnavatelem? Proč se ucházíte o nové místo? A proč zrovna u nás? Co byste nejraději dělal? Příloha 3: Otázky k motivaci k výkonu práce Kdybyste vyhrál ve sportce, co byste s vyhranými penězi dělal? Kdybyste byl finančně zajištěný, neměl byste o peníze nouzi, jak byste trávil čas? Je možné, že budete muset jezdit na školení a další akce naší centrály po celé republice. Byl by to pro vás problém? Už jste někdy podnikal? Příloha 4: Otázky k osobnostním předpokladům Když jste byl na základní škole, čím jste chtěl být? Když jste byl na střední škole, čím jste chtěl být? Pracujete raději sám, nebo v týmu? Máte sourozence? Příloha 5: Otázky administrativně technického charakteru Jaká je vaše představa o odměně? Kdy můžete nastoupit, začít pro nás pracovat? Trváte na hlavním pracovním poměru? Kolik času můžete práci věnovat týdně? Jak umíte pracovat s počítačem?