1 Obsah 1 Obsah... 1 2 Úvod a spouštění SW Palstat CAQ... 2 2.1.1 Návaznost na další SW moduly Palstat CAQ... 2 2.2 Přihlášení do programu... 2 2.2.1 Stanovení přístupu a práv uživatele... 2 2.2.2 Spuštění programu... 2 3 Ovládání SW Kontakty... 4 3.1 Základní tlačítka na nástrojové liště SW... 4 4 Hlavní menu... 5 4.1 Soubor... 5 4.1.1 Filtr... 5 4.1.2 Tisk... 5 4.1.3 Historie změn... 6 4.1.4 Konec... 6 4.1.5 Moduly... 6 4.2 Nástroje... 7 4.2.1 Pomocné databáze... 7 4.2.2 Seznam přihlášených uživatelů... 8 4.2.3 Změna názvů položek... 8 4.2.4 Nastavení... 9 5 Hlavní obrazovky programu... 11 5.1 Firma... 11 5.2 Osoby... 12 5.3 Zařazení... 13 6 Komunikace... 14 6.1.1 Tlačítka na databázové navigačním panelu komunikace... 14 6.1.2 Okno Záznam komunikace... 15 6.1.3 Nejčastější využití je pro záznam telefonního rozhovoru.... 15 7 Další funkce SW Kontakty... 16 7.1 Vyhledávání... 16 7.1.1 Rychlé vyhledávání v seznamu kontaktů... 16 7.1.2 Vyhledávání pomocí funkce Filtr editor... 16 7.1.3 Seskupování... 16 7.1.4 Kombinovaný filtr... 16 7.2 Další funkce z nástrojové lišty SW... 17 7.2.1 Kopírování adresy na vybraný dokument... 17 7.2.2 Funkce Reporting... 18 Strana 1 z 18
2 Úvod a spouštění SW Palstat CAQ Modul je určen k evidenci kontaktů = dodavatelů, odběratelů a dalších partnerů a pro uchovávání všech důležitých informací o nich. Modul je součástí základního balíčku SW Palstat a je využíván dalšími 18 moduly SW Palstat jako základní informační modul pro specifikaci kontaktů. Viz článek popisující funkci Soubor Moduly v dalším textu manuálu a také v kapitole Návaznost na další SW Palstat. 2.1 Návaznost na další SW moduly Palstat CAQ Kromě toho, že SW Kontakty je využíván dalšími 18 moduly SW Palstat jako základní informační modul pro specifikaci kontaktů, má tento modul úzkou vazbu na SW Palstat Hodnocení dodavatelů. Základní obrazovky definující kontakty jsou totožné s obrazovkou stanovení Kontaktů hodnocených firem. Hodnocení nelze provádět bez definování kontaktu v tomto modulu. 2.2 Přihlášení do programu 2.2.1 Stanovení přístupu a práv uživatele Každý uživatel tohoto modulu, musí být nejdříve stanovený v SW Databáze uživatelů a musí mít stanovená přístupová práva do programu. Toto zajišťuje osoba kompetentní provádět změny v SW Databáze uživatelů. Postup definování uživatelů a stanovení přístupových práv je popsáno v samostatných manuálech SW Databáze uživatelů a Uživatelská práva k modulům 3G 2.2.2 Spuštění programu Probíhá na základě přihlášení do SW Palstat pomocí přihlašovacího okna uvedeného na následujícím obrázku do kterého je nutné zadat jméno uživatele a případně heslo. Strana 2 z 18
Je zde možnost výběru databáze a určení jazykové mutace a Po výběru a zapsání všech údajů potřebných pro přihlášení se stiskne tlačítko OK pro jejich potvrzení. Následně se otevře přihlašovací okno Launcheru (Spouštěče)SW Palstat, ve kterém uživatel vybere požadovaný modul například označená ikona. Již bez přihlašovacích povinností se kliknutím na vybranou ikonu otevře vlastní modul. Strana 3 z 18
3 Ovládání SW Kontakty SW je možno ovládat pomocí tlačítek nebo pomocí jednotlivých funkcí v menu na liště SW. V některých případech i použitím tzv. klávesových zkratek, které jsou stanoveny v menu Soubor 3.1 Základní tlačítka na nástrojové liště SW Jejich funkce a ovládání je popsáno v manuálu Základní ovládání Palstat CAQ. Strana 4 z 18
4 Hlavní menu Hlavní menu aplikace obsahuje 3 položky: 4.1 Soubor 4.1.1 Filtr výběr záznamů podle předem nadefinovaných kritérií, buď z této pozice nebo pomocí ikony na funkční liště nebo klávesovou zkratkou Ctrl+F. Filtrování záznamů je popsáno v odstavci Další funkce SW tohoto manuálu. 4.1.2 Tisk Tento pokyn může být nahrazen rovnocenně ikonou označenou na obrázku. - Tisk kontaktů Je možno tisknou informace ke konkrétnímu záznamu nebo seznamy. - Tisk kontaktů dle typu adresy tisk dle typu adresy z pomocné databáze Strana 5 z 18
4.1.3 Historie změn Pokud je v SW nastaveno v okně změny názvů položek sledování změn, jsou jednotlivé zvolené změny zaznamenávány a případně zdůvodňovány. Detailní popis je viz. Základní manuál ovládání SW Palstat 4.1.4 Konec Pokyn k ukončení programu. Ekvivalentem je tlačítko obrazovky nebo klávesovou zkratkou Alt + F4 v pravém horním rohu 4.1.5 Moduly Tato funkce otevře okno Použití SW Kontaktů v modulech PALSTAT CAQ, kde se zobrazují záznamy informující o použití vybraného záznamu (kontaktu) v jednotlivých dalších modulech SW PALSTAT CAQ. Tato funkce slouží zejména pro větší přehlednost a zjednodušení řízení změn. Strana 6 z 18
V tomto případě jsou zobrazeny kontrolní plány ve kterých byl použit vybraný kontakt. 4.2 Nástroje Jednotlivé funkce menu Nástroje jsou s výjimkou Seznamu přihlášených uživatelů vázány na přístupová práva uživatelů, která jsou popsána v samostatném manuálu. 4.2.1 Pomocné databáze Při začátku práce se SW Kontakty je vhodné si nejprve naplnit pomocné databáze / číselníky. Účelem pomocných databází je především urychlit práci uživatele při naplňování hlavní databáze programu a zajistit jednotnou terminologii. Pomocné databáze obsahují několik obrazovek. Spouští se v horní liště programu - menu Nástroje Pomocné databáze. V pomocných databázích lze nadefinovat jednoduché seznamy například Stát a také databázi specifikace která je popsána následně. Nové záznamy, editace či rušení se provádí ovládacími tlačítky, jejichž funkce je popsána v základním manuálu. Databáze specifikace zákazníka V této databázi je možno nastavit barvy pro specifikaci zákazníka, které mohou být využity v seznamu kontaktů, pokud je v obrazovce Firma vyplněno pole Specifikace Strana 7 z 18
4.2.2 Seznam přihlášených uživatelů Tento nástroj slouží zejména pro administrátory SW Palstat. V okně jsou informace o počtu licencí a pracujících uživatelích. 4.2.3 Změna názvů položek Funkce sloužící pro: - Přejmenování polí pokud je to tvůrcem SW nebo správcem SW Palstat povoleno. - Nastavení úrovně sledování historie změn. Po spuštění funkce se nadpisy polí u nichž je přejmenování povoleno tvůrcem SW probarví modře a pokliknutím na nadpis pole se otevře okno pro jeho přejmenování a nastavení historie změn. Detailně je tato funkce popsána v Základním manuálu ovládání SW Palstat. Strana 8 z 18
4.2.4 Nastavení Nastavení aplikace Při zatrhnutí této volby je při přidání nového kontaktu automaticky vygenerován nový unikátní kód. Formát tohoto kódu lze nastavit polem Maska kódu. Struktura čísla je určena počtem znaků X v řetězci. Např. pro řadu XXXX budou generovány kódy 0001-9999. (mimořádně lze v čísle použít i MM měsíce, YY poslední dvojčíslí roku potom by bylo číslo například 4613-01-09) l Zaškrtnutím tohoto pole je zajištěna provázanost dat při případné změně názvu firmy. Původní název firmy je možno zjistit pomocí ikony u pole Název firmy (do Systray) Při aktivování této volby bude aplikace SW po minimalizování skryta a zobrazí se pouze ikona v oznamovací oblasti okna (lišta s ikonami a hodinami) v dolní části obrazovky na liště. Pro obnovení aplikace stačí kliknout na tuto ikonu. Minimalizování aplikace do oznamovací oblasti šetří místo na liště aplikací a je vhodné pokud s programem uživatel dlouhodobě/ trvale pracuje. Strana 9 z 18
Povolené přílohy Je funkce totožná ve všech SW Palstat a umožňuje nastavení výběru viditelných druhů příloh vybraných záznamů pod ikonou. Zaškrtnuté přílohy se zobrazují. Strana 10 z 18
5 Hlavní obrazovky programu 5.1 Firma Obrazovka obsahuje na levé straně seznam kontaktů a na pravé straně veškeré informace o vybrané firmě. Do pole kód firmy je třeba vyplnit jednoznačný / unikátní záznam. Pokud je v nastavení SW zvoleno automatické číslování, je tento požadavek zajištěn automaticky. V části: Adresa Lze zadat hlavní adresu firmy. Položka stát je volena výběrem z pomocné databáze Z položky Email emailovou zprávu. je možno přímo odeslat na definovanou adresu Stiskem následujícího tlačítka lze přidat další adresy, které lze později vybrat volbou z rozbalovacího menu. Strana 11 z 18
Informace Pole vhodná pro další specifikaci kontaktu. Pole lze případně přejmenovat a používat dle stanovených potřeb. Pro další funkci jsou rozhodující pole pro zaškrtnutí - pokud není toto pole zaškrtnuto, nezobrazuje se kontakt k žádnému dalšímu použití v SW Palstat. Je rozhodující pro zobrazování v SW pracujících se záznamy týkajícími se dodavatelů a odběratelů (například Hodnocení dodavatelů, vstupní kontrola, reklamace apod. Tato pole jsou využitelná zejména pro následné třídění. Pole slouží k využití barevného rozlišení kontaktů v seznamu dle funkce Nástroje - Nastavení Kliknutím na vyznačené tlačítko je aktivovaná internetová adresa uvedené v poli. Poznámka Slouží pro další záznamy o kontaktu 5.2 Osoby Strana 12 z 18
Pole obrazovky slouží pro záznamy týkající se osob pracujících ve firmě/kontaktu identifikované/ho v předcházející obrazovce. Pole pro zaškrtnutí slouží pro identifikaci aktivních a neaktivních, tedy pracovníků, kteří z firmy odešli. V obrazovce Osoby je možno zapsat ke každé firmě libovolné množství osob, které s ní souvisí. U každé osoby lze kromě jména a zařazení zapsat i přesnou adresu včetně telefonních čísel a E-mailu. Pro další konkrétní informace je možné využít pole poznámka 5.3 Zařazení U každé firmy lze nadefinovat jedno nebo několik odvětví, ve kterých firma působí. Naplnění seznamu odvětví v pomocných databázích, ze kterého probíhá následně vkládání. Obdobně lze pro každou firmu zadat i seznam provozů Podle těchto údajů lze firmy následně filtrovat. Strana 13 z 18
6 Komunikace Toto tlačítko slouží k otevření okna se seznamem veškeré zaznamenané komunikace na firemní úrovni a to buď telefonickou, E-mailovou, faxovou či formou dopisů. V tomto okně je možné dle potřeby provádět ovládání jako v ostatních seznamech SW Palstat. 6.1.1 Tlačítka na databázové navigačním panelu komunikace - Pouze nevyřešená komunikace - Pouze vlastní komunikace - Pouze dnešní komunikace - Úkoly ke komunikaci - Přílohy ke komunikaci Strana 14 z 18
6.1.2 Okno Záznam komunikace 6.1.3 Nejčastější využití je pro záznam telefonního rozhovoru. Do tohoto okna do části Zadání jsou prováděny veškeré kontaktní záznamy k dané komunikaci. Informace jsou zadány na základě informací ze základních údajů obrazovek Firma a Osoby. Řešení je zaznamenáváno kdo, kdy a jak dlouho záležitost řešil a zda je komunikace ukončena a vyřešena. Dokud není zaškrtnuto pole, zobrazuje se záznam v seznamu, pokud je zvolen výběr nevyřešené komunikace. Tlačítko umožňuje automatický záznam doby trvání rozhovoru. Záznam je rozdílem času mezi časem počítače a časem založení záznamu Informace je zaznamenáván podrobný popis dané komunikace. Tlačítko umožňuje vložit veškeré informace ze záznamu o komunikaci pomocí schránky do jiného dokumentu. Využívá se především pro textový editor souvisejících příloh Strana 15 z 18
7 Další funkce SW Kontakty 7.1 Vyhledávání Všechny níže uvedené typy vyhledávání jsou podrobně popsány v Základním manuálu ovládání SW Palstat. 7.1.1 Rychlé vyhledávání v seznamu kontaktů Do modrého pole pod záhlavím sloupců lze zapsat například název firmy, kterou požaduji vyhledat. Vybraný okruh vyhledávaných údajů je zobrazován již během psaní. 7.1.2 Vyhledávání pomocí funkce Filtr editor Vyhledávání je možno provádět v seznamech a to pokliknutím pravým tlačítkem myši na nadpis sloupce. Následně se objeví menu nabídky. Funkce je podrobně popsána v Základním manuálu SW Palstat 7.1.3 Seskupování Seznam při zapnuté funkci seskupování umožňuje seskupit záznamy podle obsahu jakéhokoliv sloupce. Seskupení je možné provést buď přetažením hlavičky sloupce myší na oblast seskupování nebo pomocí ovládání na předchozím obrázku. Funkce je podrobně popsána v Základním manuálu SW Palstat 7.1.4 Kombinovaný filtr Lze jej spustit buď ikonou z menu Soubor nebo klávesovou zkratko Ctrl+F. Po kliknutí na ikonu se objeví nabídka. Strana 16 z 18
A následně pokliknutím na Otevřít okno filtru se objeví následující obrazovka pro zadání parametrů hledání. Funkce je podrobně popsána v Základním manuálu SW Palstat 7.2 Další funkce z nástrojové lišty SW 7.2.1 Kopírování adresy na vybraný dokument Je možno provádět pomocí tlačítka označeného na následujícím obrázku Strana 17 z 18
7.2.2 Funkce Reporting Je spouštěna pomocí tlačítka označeného na následujícím obrázku. Reporting slouží pro získávání různých přehledů pomocí vypracovaných dotazů a možnosti této funkce jsou popsány samostatným manuálem Reporting. Strana 18 z 18