Documentation OpenScape Office myattendant Návodk použití A31003-P1000-U101-7-2D19 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications www.siemens.com/open
Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG 2010 Hofmannstr. 51, D-80200 München Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Reference No.: A31003-P1000-U101-7-2D19 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications www.siemens.com/open The information provided in this document contains merely general descriptions or characteristics of performance which in case of actual use do not always apply as described or which may change as a result of further development of the products. An obligation to provide the respective characteristics shall only exist if expressly agreed in the terms of contract. Subject to availability. Right of modification reserved. The trademarks used are owned by Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG or their respective owners.
Contents 0 Úvod................................................................................. 5 Hlavní okno aplikace myattendant............................................................ 5 Tlačítka funkcí............................................................................ 7 Interaktivní okna.......................................................................... 9 Instalace............................................................................... 10 Předpoklady pro aplikaci myattendant........................................................ 10 Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows Vista)............................................. 12 Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows XP, Windows 2003/2008 Server)....................... 13 Jak spustit aplikaci myattendant............................................................. 13 Jak odinstalovat aplikaci myattendant........................................................ 14 Aktualizace............................................................................. 14 První kroky............................................................................ 16 Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní...................................................... 17 Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu automatického převzetí volání.............. 17 Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu manuálního převzetí volání................. 17 Jak aktivovat a deaktivovat minimalizace hlavního okna při zavěšení................................ 18 Jak aktivovat a deaktivovat kombinace kláves pro příjem a odpojení volání........................... 18 Jak určit způsob typ předání................................................................ 18 Nápověda.............................................................................. 19 Jak vyvolat nápovědu................................................................... 19 Jak vyvolat interaktivní nápovědu.......................................................... 20 Adresáře............................................................................. 21 Jak vyhledat účastníky.................................................................... 22 Jak vytočit číslo stanice z interního adresáře................................................... 23 Stav dostupnosti......................................................................... 23 Jak změnit stav dostupnosti.............................................................. 24 Jak seřadit interní účastníky................................................................ 24 Jak upravit externí kontakty................................................................ 24 Jak přidat externí kontakty................................................................. 25 Jak odstranit externí kontakty............................................................... 25 Jak přidat poznámky ke stanici.............................................................. 26 Jak přidat nebo rozšířit LAN poznámku k účastníkovi............................................ 26 Jak odstranit poznámky ke stanici........................................................... 26 Jak přidat osobní kontakt.................................................................. 27 Jak upravit osobní kontakt................................................................. 27 Jak odstranit osobní kontakt................................................................ 27 Seznam volání.......................................................................... 29 Jak seřadit deník......................................................................... 30 Jak seskupovat záznamy deníku............................................................ 31 Jak odstranit záznamy deníku............................................................... 31 Jak upravit dobu uložení pro záznamy na deníku................................................ 31 Funkce Ústředna..................................................................... 33 Jak přijmout volání....................................................................... 34 Jak zaparkovat volání..................................................................... 35 Jak převzít volání z parkování............................................................... 35 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 3
Contents Jak přidržet volání........................................................................ 35 Jak pokračovat v hovoru................................................................... 36 Jak předat volání......................................................................... 36 Jak nahrát a přehrát hovor.................................................................. 36 Jak odpojit volání (zavěsit)................................................................. 37 Jak vytočit telefonní číslo................................................................... 37 Správa účastníků....................................................................... 38 Jak přiřadit účastníka uživatelskému tlačítku.................................................... 38 Jak přiřadit více účastníků uživatelským tlačítkům............................................... 39 Jak přesunout účastníka................................................................... 39 Jak seřadit účastníky...................................................................... 39 Jak odstranit záznam účastníka.............................................................40 Jak vytvořit novou kartu pro uživatelská tlačítka................................................. 40 Jak vytvořit novou strukturu pro uživatelská tlačítka.............................................. 41 Jak seřadit karty pro uživatelská tlačítka....................................................... 41 Jak odstranit karty pro uživatelská tlačítka..................................................... 42 Centrum zpráv......................................................................... 43 Jak spustit centrum zpráv funkční klávesou.................................................... 44 Jak spustit centrum zpráv pravým tlačítkem myši................................................ 45 Jak zobrazit přehled zpráv.................................................................. 45 Jak si poslechnout hlasové zprávy........................................................... 45 Jak přesunout hlasové zprávy............................................................... 46 Jak přesměrovat hlasové zprávy............................................................. 46 Jak uložit hlasové zprávy................................................................... 47 Jak přesunout faxové zprávy................................................................ 47 Jak přesměrovat faxové zprávy.............................................................. 48 Jak uložit faxové zprávy.................................................................... 48 Jak zpracovat zprávy ostatních účastníků...................................................... 49 Jak uložit textový modul jako okamžitou zprávu................................................. 49 Jak odebrat textové moduly pro okamžité zprávy................................................ 49 Jak poslat zprávu LAN..................................................................... 50 Jak odstranit zprávu....................................................................... 50 Konfigurace........................................................................... 51 Přesměrování volání...................................................................... 51 Jak určit cíle přesměrování............................................................... 51 Jak určit číslo provolby.................................................................... 52 Jak zálohovat konfiguraci aplikace myattendant................................................. 52 Jak obnovit konfiguraci aplikace myattendant................................................... 53 Jak odstranit konfigurační soubor aplikace myattendant.......................................... 53 Programování funkčních kláves telefonu.......................................................54 Jak naprogramovat telefonní funkční klávesy................................................. 54 Jak vybrat barvy uživatelského rozhraní....................................................... 55 Index.................................................................................. 56 4 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Úvod Hlavní okno aplikace myattendant 1 Úvod Tento dokument je určen pro uživatele aplikace myattendant a popisuje její ovládání. myattendant je ústředna s funkcemi softwarového telefonu pro malé a střední podniky. Přijímá, přidržuje nebo parkuje volání a předává je požadovaným účastníkům. Interní a externí adresáře uvádějí všechny účastníky a informují o jejich aktuální dostupnosti. Vedle tradičních hlasových funkcí nabízí aplikace rovněž funkce okamžitých zpráv. Můžete napsat textovou zprávu internímu účastníkovi a poslat ji prostřednictvím sítě LAN, SMS nebo e-mailu. Hlavní okno aplikace myattendant Tlačítka funkcí Interaktivní okna 1.1 Hlavní okno aplikace myattendant Hlavní okno aplikace myattendant je centrálním rozhraním pro nastavení a ovládání. Hlavní okno má tyto prvky prvky: Oblast Ovládání volání Karty pro uživatelská tlačítka, interní adresář a Seznam volání Tlačítka funkcí Oblast Odeslat zprávy OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 5
Úvod Hlavní okno aplikace myattendant 1 Ovládání volání 2 Uživatelská tlačítka 3 oblast Odeslat zprávy 4 tlačítka funkcí Obsluha aplikace myattendant myattendant lze ovládat mnoha různými způsoby: uživatelskými tlačítky (pomocí myši) toto je hlavní metoda popsaná v tomto návodu. funkčními klávesami (F1 F12) na klávesnici číselným blokem na klávesnici lze zadávat telefonní čísla pomocí tlačítek funkcí Tento návod k použití popisuje pouze nejobecnější, nejpřímější způsoby ovládání. Zobrazení informací o uživateli Pokud podržíte kurzor nad tlačítkem účastníka, zobrazí se interaktivní okno s informacemi o něm. Zobrazí se následující: Jméno, linka a oddělení účastníka Stav dostupnosti Hlasové zprávy Normální hlasové zprávy 6 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Úvod Tlačítka funkcí Důvěrné hlasové zprávy Naléhavé hlasové zprávy Poznámky Faxové zprávy Nové faxové zprávy Přečtené faxové zprávy Odstraněné faxové zprávy Zobrazení zmeškaných volání Zmeškaná volání jsou také zobrazena jako ikona a interaktivní okno na hlavním panelu Windows. Kliknutím na ikonu zobrazíte počet zmeškaných volání. Úvod Adresáře Funkce Ústředna Správa účastníků Centrum zpráv Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak vybrat barvy uživatelského rozhraní Jak vytočit telefonní číslo 1.2 Tlačítka funkcí Tlačítka funkcí obsahují nejdůležitější funkce pro ovládání spojovatelských funkcí a vyvolání adresářů. Individuální funkce se aktivují kliknutím nebo stiskem příslušné funkční klávesy na klávesnici. Následuje popis funkce jednotlivých tlačítek. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 7
Úvod Tlačítka funkcí Tlačítko Funkční klávesa F1 Popis Otevření souboru nápovědy. F2 Otevření nastavení. F3 F4 Zobrazení a úpravy interních účastníků komunikačního systému. Zobrazení kontaktů z celé společnosti. F5 Vyhledání účastníků v interním a externím adresáři. F6 Přijetí nebo odpojení volání. F7 Přidržení a opětovné připojení volajících. F8 Předání chráněných nebo nechráněných volání. F9 Parkování volání a převzetí z něj. F10 Otevření centra zpráv. F11 Vytočení čísel stanic. F12 Záznamy volání. Úvod 8 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Úvod Interaktivní okna 1.3 Interaktivní okna Interaktivní okna se v závislosti na situaci zobrazují v hlavním okně aplikace myattendant a umožňují vám pohodlně reagovat na situaci jedním kliknutím. Interní volání lze přijmout okamžitě; nové hlasové zprávy si lze poslechnout přímo. Úvod Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu automatického převzetí volání Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu manuálního převzetí volání Jak aktivovat a deaktivovat minimalizace hlavního okna při zavěšení OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 9
Instalace Předpoklady pro aplikaci myattendant 2 Instalace Tato kapitola popisuje nutné systémové předpoklady a instalaci aplikace myattendant, a také postup při její aktualizaci. Předpoklady pro aplikaci myattendant Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows Vista) Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows XP, Windows 2003/2008 Server) Jak spustit aplikaci myattendant Jak odinstalovat aplikaci myattendant Aktualizace 2.1 Předpoklady pro aplikaci myattendant K používání aplikace myattendant musí být klientské PC účastníka vybaveno vhodnou hardwarovou a softwarovou konfigurací. V závislosti na konfiguraci mohou být k instalaci a automatickým aktualizacím nutná práva správce. NOTICE: Přečtěte si poznámky v souboru Readme. Aplikaci myattendant lze používat ve spojení s následujícími systémovými telefony:: OpenStage HFA OpenStage T (pouze pro HiPath 3000) optipoint 410 HFA optipoint 420 HFA optipoint 500 (pouze pro HiPath 3000) optipoint WL2 Professional Minimální požadavky na klienty: Operační systém: Microsoft Windows XP SP3 Microsoft Windows Vista SP1/SP2 Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2003 (32bit) Hardware: 2 GHz CPU 10 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Instalace Předpoklady pro aplikaci myattendant 512 MB RAM u Microsoft Windows XP (SP3) (32bit) 1 GB RAM pro Microsoft Windows Vista SP1 (32bit) a Microsoft Windows Server 2003 (32bit) 100 Mbit/s LAN (doporučeno 1 Gbit/s LAN) XGA (1024x768) rozlišení obrazovky Licence: myattendant OpenScape Office MX: Comfort User HiPath 3000: standardní uživatelská licence PC s více uživateli U systémů Microsoft Windows Vista SP1 a Microsoft Windows XP SP3 (32bit) s více uživateli v počítači může každý lokální uživatel aplikaci myattendant využívat s vlastním nastavením, pokud ji první lokální uživatel instaloval s lokálními právy správce. Automatické aktualizace smí provádět pouze první lokální uživatel s právy místního správce. Microsoft Terminal Server, Citrix Presentation Server myattendant lze v prostředí terminálového serveru a serveru Citrix používat za následujících podmínek: Kromě toho jsou možné projektově specifické verze. INFO: Prostředí Terminal Server a Citrix Presentation Server, včetně hostitelských služeb a virtuálních prostředí, zajišťuje zákazník. Softwarové předpoklady instalace na Microsoft Terminal Server Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) a Microsoft Office 2003 SP3 Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) a Microsoft Office 2007 SP2 Softwarové předpoklady instalace na Citrix Presentation Server Platinum Edition Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) a Microsoft Office 2003 SP3 Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) a Microsoft Office 2007 SP2 Hardwarové předpoklady: Počet instalovatelných klientů aplikace myattendant závisí na výkonu serveru a množství dostupné paměti. Pokud je server také využíván pro ostatní aplikace, zvažte také paměťovou kapacitu serveru. Požadavky na paměť klientů myattendant: asi 46 000 MB pro každou instanci. Podrobnosti o instalaci serverů Citrix Presentation a o instalaci na softwaru OpenScape Office na tyto servery najdete na adrese: http://wiki.siemens-enterprise.com/index.php/ OpenScape_Office_MX_Applications_with_Citrix_Presentation_Server. Automatické aktualizace se provádějí pouze tehdy, pokud lokální správce serveru aplikaci spustí. Uživatelé klientů terminálového serveru mohou poté používat aktualizované aplikace. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 11
Instalace Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows Vista) Instalační soubory Instalační soubory lze uživatelům poskytnout těmito způsoby: Správce stáhne instalační soubory z centra souborů a zpřístupní je uživatelům například na síťovém disku. Uživatelé mohou instalační soubory spustit přímo z tohoto disku, a to na adrese \\<IP adresa komunikačního systému>\applications (uživatel: hoome, heslo: hoomesw). Instalační soubory jsou umístěny ve složce install-common. INFO: Automatická distribuce souborů MSI službou zavádění pomocí Microsoft Windows Server není podporována. Instalace 2.2 Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows Vista) Prerequisites: Použitý počítač splňuje požadavky popsané v bodě. Správce komunikačního systému vám poskytnul instalační soubor. Step by Step: 1. Spusťte instalační soubor psqlodbc.msi. 2. Postupujte podle pokynů průvodce instalací souboru psqlodbc. 3. Jestliže se zobrazí okno funkce Řízení uživatelských účtů s hlášením Neznámý program požaduje přístup k tomuto počítači, klikněte na Povolit. 4. Klikněte na Dokončit. 5. Spusťte instalační soubor CommunicationClients.msi. 6. V okně Údržba aplikace průvodce instalací klikněte na Upravit a tak aplikaci myattendant nainstalujte. 7. Vyberte možnost myattendant v okně Vyberte funkce. 8. Postupujte podle dalších pokynů průvodce instalací. 9. Klikněte na Dokončit. Next steps: Spusťte aplikaci myattendant. Instalace 12 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Instalace Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows XP, Windows 2003/2008 Server) 2.3 Jak instalovat aplikaci myattendant (Windows XP, Windows 2003/2008 Server) Prerequisites: Použitý počítač splňuje požadavky popsané v bodě. Váš uživatelský účet Windows má k dispozici lokální práva pro správu. Správce komunikačního systému vám poskytnul instalační soubor. NOTICE: Na počítačích se systémem Windows XP nebo Windows 2003/2008 Server s omezenými uživatelskými právy postupujte podle pokynů k instalaci pro Windows Vista! Step by Step: 1. Spusťte instalační soubor CommunicationClients.exe. 2. V okně Údržba aplikace průvodce instalací klikněte na Upravit a tak aplikaci myattendant nainstalujte. 3. Vyberte možnost myattendant v okně Vyberte funkce. 4. Postupujte podle dalších pokynů průvodce instalací. 5. Klikněte na Dokončit. Next steps: Spusťte aplikaci myattendant. Instalace 2.4 Jak spustit aplikaci myattendant Prerequisites: myattendant je nainstalován na Vašem PC. Step by Step: 1. Klikněte na tlačítko Start > Všechny programy > Communication Clients > myattendant. 2. V okně přihlášení Vítejte v myattendant... zadejte uživatelské jméno. Obvykle se jedná o vaše telefonní číslo. V případě dotazů se obraťte na správce komunikačního systému. 3. Zadejte heslo. Při prvním přihlášení je vaše heslo 1234. NOTICE: Z bezpečnostních důvodů byste měli heslo změnit po prvním přihlášení. V opačném případě by např. mohli neoprávnění uživatelé získat pomocí standardního hesla přístup k vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat vaše telefonní číslo na vaše náklady na zpoplatněné externí linky. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 13
Instalace Jak odinstalovat aplikaci myattendant 4. Chcete-li v budoucnu aplikaci myattendant používat s automatickým přihlášením, zaškrtněte políčko Uložit heslo. Heslo se pak bude v okně přihlášení zadávat automaticky. Tuto možnost můžete kdykoli změnit. NOTICE: Automatické přihlášení používejte pouze tehdy, když jste si jisti, že nikdo jiný nemá přístup k vašemu uživatelskému účtu Windows. 5. Klikněte na Přihlášení. Instalace 2.5 Jak odinstalovat aplikaci myattendant Step by Step: 1. Zavřete aplikaci myattendant. NOTICE: Přečtěte si poznámky v souboru Readme. 2. Vyberte jednu z následujících možností: Windows XP: V Ovládacích panelech klikněte na Software. Windows Vista: V Ovládacích panelech Windows klikněte na Programy a funkce. 3. Klikněte na Odinstalovat v interaktivní nabídce záznamu Communication Clients. 4. V okně potvrzení klikněte na Ano. Instalace 2.6 Aktualizace Aktualizací si zajistíte poslední verzi aplikace myattendant s novými funkcemi. NOTICE: Přečtěte si poznámky v souboru Readme. Aktualizace na vyšší verzi znamená změnu z OpenScape Office MX verze 1 na verzi OpenScape Office MX 2. K aktualizaci aplikace myattendant na vyšší verzi musí být aktualizován celý softwarový balík; viz také Dokumentace pro správce Aktualizace. 14 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Instalace Aktualizace Přitom je instalována nejnovější verze aplikace myattendant, a to přes verzi stávající.veškeré individuální nastavení a data jsou zachována. Pozor, postup při instalaci se liší podle operačního systému (viz bod Jak instalovat aplikaci myattendant). Instalace OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 15
První kroky 3 První kroky Hned na začátku je třeba provést následující důležité nebo pomocné kroky (podrobné pokyny viz níže). Výběr jazyka Vyberte jazyk pro uživatelské rozhraní aplikace myattendant. Určení metody předávání volání Určete, zda mají být volání zvolené stanici číslu předávána s předchozím oznámením nebo bez něj. Zapnutí/vypnutí hlavního interaktivního okna v režimu automatického převzetí volání Hlavní okno se automaticky přenese do popředí, jakmile zazvoní telefon. Zapnutí/vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního převzetí volání Hlavní okno se automaticky přenese do popředí, jakmile je volání manuálně přijato. Zapnutí/vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno se minimalizuje, jakmile je volání ukončeno nebo jsou všechna spojení zrušena. Zapnutí/vypnutí kombinace kláves pro příjem a odpojení volání Kombinace kláves se používají, pokud je automatické převzetí volání v aplikaci myattendant zablokováno jinými aplikacemi. Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu automatického převzetí volání Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu manuálního převzetí volání Jak aktivovat a deaktivovat minimalizace hlavního okna při zavěšení Jak aktivovat a deaktivovat kombinace kláves pro příjem a odpojení volání Jak určit způsob typ předání Nápověda 16 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
První kroky Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní 3.1 Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. V rozevíracím seznamu Jazyk vyberte požadovaný jazyk. 4. Klikněte na Uložit. Next steps: Zavřete aplikaci myattendant a restartujte ji. První kroky Hlavní okno aplikace myattendant 3.2 Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu automatického převzetí volání Hlavní okno myattendant se při převzetí příchozího volání automaticky maximalizuje. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti zaškrtněte políčko Otevřít okno při příchozím hovoru. 4. Klikněte na Uložit. První kroky Interaktivní okna 3.3 Jak aktivovat a deaktivovat hlavní interaktivní okno v režimu manuálního převzetí volání Hlavní okno aplikace myattendant se maximalizuje, jakmile je volání manuálně přijato. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. K zapnutí/vypnutí této možnosti zaškrtněte políčko Otevřít okno při příjmu volání. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 17
První kroky Jak aktivovat a deaktivovat minimalizace hlavního okna při zavěšení 4. Klikněte na Uložit. První kroky Interaktivní okna 3.4 Jak aktivovat a deaktivovat minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno myattendant se při ukončení volání minimalizuje a zobrazí se jako symbol na nástrojovém panelu Windows. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. K zapnutí/vypnutí této možnosti zaškrtněte políčko Minimalizovat při zavěšení. 4. Klikněte na Uložit. První kroky Interaktivní okna 3.5 Jak aktivovat a deaktivovat kombinace kláves pro příjem a odpojení volání Jestliže je automatické přebírání volání v aplikaci myattendant rušeno jinými instalovanými aplikacemi, můžete volání převzít či odpojit kombinací kláves CTRL + F6. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. K aktivaci a deaktivaci této možnosti zaškrtněte políčko Klávesy CTRL + F6 pro odpověď / rozpojení (globální). 4. Klikněte na Uložit. První kroky 3.6 Jak určit způsob typ předání Zde můžete určit, zda má být volání předáno s předchozím oznámením nebo bez oznámení. 18 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
První kroky Nápověda Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. V rozevíracím seznamu Výchozí metoda předání vyberte způsob předání. 4. Klikněte na Uložit. První kroky 3.7 Nápověda Nápověda integrovaná do aplikace myattendant je interaktivní, takže můžete přímo vyvolávat témata vhodná pro aktuální situaci. Navigace Tlačítka vlevo nahoře nabízejí následující funkce: Obsah nabízí přehled o struktuře. Index umožňuje přímý přístup k tématu pomocí klíčových slov. Vyhledat umožňuje vyhledat slovo v celém textu a s ním i všechna relevantní témata. První kroky Jak vyvolat nápovědu Jak vyvolat interaktivní nápovědu 3.7.1 Jak vyvolat nápovědu Prerequisites: Jste přihlášeni k aplikaci myattendant. Step by Step: Klikněte na F1 (Nápověda). Nápověda OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 19
První kroky Nápověda 3.7.2 Jak vyvolat interaktivní nápovědu Prerequisites: Jste přihlášeni k aplikaci myattendant. Step by Step: Klikněte na možnost Nápověda. Nápověda 20 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Adresáře 4 Adresáře Adresáře zajišťují uspořádání vašich kontaktů. Systém podporuje následující funkce: Symbol Kontaktní údaje V závislosti na použitém adresáři zobrazí náhled seznamu kontaktů některé z následujících údajů: linka, datum/čas, příjmení, jméno, mobilní telefon, asistent tel, externí telefon, telefon domů 1, tel. do zaměstnání 1, tel. do zaměstnání 2, fax, e-mail, oddělení, pracoviště a společnost. Šířka všech sloupců je variabilní. Vyhledávání Osobní adresář: Adresář Osobní adresář můžete využít k přidání, úpravám a odstraňování jednotlivých osobních kontaktů nebo lze při spuštění aplikace myattendant importovat kontakty z aplikace Outlook. Pokud importujete kontakty aplikace Outlook, v aplikaci myattendant je nelze upravit. Interní adresář Obsahuje interní účastníky včetně stavu dostupnosti (pouze telefony integrované do systému) a jejich další telefonní čísla. Není-li účastník přítomen, zjistíte plánovaný čas jeho návratu ve sloupci Datum/Čas, pokud dovolil, aby se vám jeho stav dostupnosti zobrazoval. Externí adresář Obsahuje kontakty z podnikového adresáře LDAP a musí být nakonfigurován správcem komunikačního systému. Záznamy jsou aktualizovány při každém otevření adresáře. V adresářích můžete vyhledávat podle titulu, příjmení, křestního jména, názvu společnosti, e-mailu a všech soukromých, pracovních a mobilních telefonních čísel. Můžete vybrat, jaké adresáře se budou prohledávat. Adresáře jsou prohledávány v pořadí ukázaném ve výše uvedené tabulce. Vyhledávání lze provádět pomocí celých slov, ale i s částmi údajů, např. s částí čísla stanice. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 21
Adresáře Jak vyhledat účastníky Nastavené možnosti vyhledávání zůstávají v platnosti pro následná hledání. Všechny pojmy použité při hledání se ukládají. Volitelně můžete seznam použitých pojmů odstranit. Jak vyhledat účastníky Jak vytočit číslo stanice z interního adresáře Stav dostupnosti Jak seřadit interní účastníky Jak upravit externí kontakty Jak přidat externí kontakty Jak odstranit externí kontakty Jak přidat poznámky ke stanici Jak přidat nebo rozšířit LAN poznámku k účastníkovi Jak odstranit poznámky ke stanici Jak přidat osobní kontakt Jak upravit osobní kontakt Jak odstranit osobní kontakt Hlavní okno aplikace myattendant 4.1 Jak vyhledat účastníky Údaje o účastníkovi, např. číslo stanice nebo jméno, můžete hledat jak v interním, tak i externím adresáři. Step by Step: 1. Klikněte na F5 (Hledat). 2. Zadejte hledaný výraz, například část jména. 3. Tlačítkem Možnosti vyberte adresář (interní, externí, osobní nebo externí offline adresář), ve kterém chcete vyhledávat. 4. V poli hledání zadejte kritérium hledání (jméno, číslo stanice). NOTICE: Klikněte na tlačítko Rozšířené, chcete-li zadat další kritéria. Result: 5. Klikněte na Spustit. Výsledky se zobrazí na pravé straně okna. Adresáře Jak poslat zprávu LAN 22 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Adresáře Jak vytočit číslo stanice z interního adresáře 4.2 Jak vytočit číslo stanice z interního adresáře Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). 2. Klikněte dvakrát na vybraný záznam účastníka. Adresáře 4.3 Stav dostupnosti Stav dostupnosti informuje o dostupnosti interního účastníka v interním adresáři a na uživatelských tlačítkách. K dispozici jsou následující stavy dostupnosti: Symbol Kancelář Stav dostupnosti Porada Nemoc Přestávka Mimo kancelář Dovolená Oběd Doma Nevyrušovat OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 23
Adresáře Jak seřadit interní účastníky Symbol Účastník volá Stav dostupnosti nebo připojení Účastník je na telefonu INFO: U účastníků bez telefonů integrovaných do systému (např. ISDN nebo analogových) nezobrazí interní adresář stav dostupnosti, ale pouze stav spojení. Adresáře Jak změnit stav dostupnosti 4.3.1 Jak změnit stav dostupnosti Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). 2. Klikněte na účastníka, jehož stav dostupnosti chcete změnit. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Změnit stav uživatele. 4. Vyberte požadovaný stav dostupnosti. Stav dostupnosti 4.4 Jak seřadit interní účastníky Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). 2. Klikněte na nadpis sloupce Příjmení, Křestní jméno, Linka atd., který chcete použít jako kritérium k třídění účastníků. Adresáře 4.5 Jak upravit externí kontakty V externím adresáři můžete upravit kontaktní údaje, např. titul, křestní jméno, příjmení, tel. do zaměstnání 1, tel. do zaměstnání 2, číslo mobilního telefonu a číslo domů. 24 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Adresáře Jak přidat externí kontakty Prerequisites: Tato funkce musí být povolena; jinak se zobrazí hlášení Přístup odmítnut. Step by Step: 1. Klikněte na F4 (Externí adresář). 2. Klikněte na kontakt, jehož podrobnosti chcete upravit. 3. Z nabídky vyberte Upravit. 4. Proveďte změny. 5. Klikněte na OK. 6. Klikněte na Zavřít. Adresáře 4.6 Jak přidat externí kontakty Údaje o externích účastnících můžete uložit jako kontakty v externím adresáři. Tím získáte přímý přístup k těmto datům. Step by Step: 1. Klikněte na F4 (Externí adresář). Zobrazí se seznam všech externích kontaktů. 2. Klikněte na tlačítko Vybrat. Zobrazí se prázdné vstupní pole. 3. Zadejte údaje o novém kontaktu. 4. Nový kontakt uložte volbou OK. 5. Klikněte na Zavřít. Adresáře 4.7 Jak odstranit externí kontakty INFO: Odstraněný externí kontakt nelze obnovit. Step by Step: 1. Klikněte na funkční tlačítko F4 (Externí adresář). 2. Klikněte na kontakt, který chcete odstranit. 3. Klikněte na tlačítko Odebrat. 4. Kliknutím na Ano odstranění potvrďte. 5. Klikněte na Zavřít. Adresáře OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 25
Adresáře Jak přidat poznámky ke stanici 4.8 Jak přidat poznámky ke stanici K účastníkovi můžete přidat poznámky, které pak můžete používat k připomenutí. Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka, ke kterému chcete přidat poznámku. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Přidat poznámku. 4. Zadejte text. 5. Klikněte na Přidat. Result: U záznamu účastníka v interním adresáři se zobrazí symbol dopisu. Adresáře 4.9 Jak přidat nebo rozšířit LAN poznámku k účastníkovi Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Poznámky LAN. Klikněte na poznámku LAN. Ta se zobrazí v dolní části okna. Poznámku popř. doplňte. 4. Klikněte na Uložit. 5. Klikněte na Zavřít. Adresáře 4.10 Jak odstranit poznámky ke stanici Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Poznámky LAN. 4. Klikněte na příslušnou poznámku LAN. 26 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Adresáře Jak přidat osobní kontakt 5. Klikněte na Odstranit. Adresáře 4.11 Jak přidat osobní kontakt Soukromé údaje můžete uložit do osobního adresáře. Tím získáte přímý přístup k těmto datům. Step by Step: 1. Klikněte na kartu Osobní adresář. 2. Klikněte na Přidat. 3. V okně Osobní kontakt zadejte údaje o kontaktu. 4. Klikněte na Uložit. Adresáře 4.12 Jak upravit osobní kontakt Soukromé údaje můžete v osobním adresáři kdykoli upravit. Step by Step: 1. Klikněte na kartu Osobní adresář. 2. Klikněte na příslušný osobní kontakt. 3. Klikněte na Upravit. 4. V okně Osobní kontakt upravte údaje o kontaktu. 5. Klikněte na Uložit. Adresáře 4.13 Jak odstranit osobní kontakt Soukromé údaje můžete v osobním adresáři kdykoli odstranit. Step by Step: 1. Klikněte na kartu Osobní adresář. 2. Vyberte jednu z následujících možností: Klikněte na příslušný osobní kontakt. Označte příslušné osobní kontakty. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 27
Adresáře Jak odstranit osobní kontakt 3. Klikněte na Odebrat a poté na Ano. Adresáře 28 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Seznam volání 5 Seznam volání Seznam volání obsahuje všechna vaše příchozí i odchozí volání. Můžete ho používat k rychlému a snadnému zpětnému volání lidem ze seznamu kontaktů nebo zmeškaným volajícím. Složka pro typy volání Volání jsou rozdělena do následujících karet: Otevřít Obsahuje zmeškaná volání, u kterých bylo poskytnuto telefonní číslo. Jakmile přijmete jedno z těchto volání, odstraní se ze seznamu všechny přiřazené záznamy s příslušným telefonním číslem. Všechny hovory Zmeškaný Přijaté Interní Externí Příchozí Odchozí Podrobnosti volání Každé volání se zobrazí s datem a časem a rovněž s telefonním číslem, pokud je k dispozici. Jestliže adresář obsahuje další údaje o telefonním čísle, jako např. křestní jméno, jméno a společnost, pak se tyto informace rovněž zobrazí. Kromě toho jsou zobrazeny sloupce Směr, Trvání a Dokončit volání. Šířka všech sloupců je variabilní. Směr Význam Příchozí odchozí Dokončit volání Význam Volání byl úspěšné nebo bylo přijato. Seskupování Volání ve všech složkách jsou seskupena podle stejného kritéria, které si můžete vybrat: Datum (například Dnes, Včera atd., Minulý týden, Přede dvěma týdny, Před třemi týdny, Minulý měsíc a Starší) Telefonní čísl OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 29
Seznam volání Jak seřadit deník Příjmení, Křestní jméno Křestní jméno, Příjmení Společnost Počet záznamů seznamu obsažených ve skupině je uveden v závorkách vpravo od označení skupiny. Třídění Volání v seznamu můžete seřadit podle libovolného sloupce ve vzestupném nebo sestupném abecedním pořadí. Směr, ve kterém ukazuje trojúhelník u nadpisu sloupce, označuje vzestupné nebo sestupné pořadí. Přejití k záznamu Ve sloupci, podle kterého jsou záznamy tříděny, můžete přejít k určitému záznamu zadáním jeho počátečního písmena. Můžete například písmeno po písmenu přejít k prvnímu příjmení, které začíná na Sen. Tento postup lze rovněž použít ve výsledcích hledání. Doba uložení Komunikační systém ukládá záznamy o volání do seznamu na omezenou dobu, jejíž maximum může nakonfigurovat správce systému. Jako uživatel můžete tento čas dále zkrátit. Po vypršení doby uložení komunikační systém automaticky odstraní všechny staré záznamy. Záznamy také můžete kdykoli manuálně odstranit. Jak seřadit deník Jak seskupovat záznamy deníku Jak odstranit záznamy deníku Jak upravit dobu uložení pro záznamy na deníku 5.1 Jak seřadit deník Step by Step: 1. Klikněte na kartu Deník. 2. Klikněte na jednu ze skupin: Otevřít, Všechny hovory, Zmeškaný, Přijaté, Interní, Externí, Příchozí nebo Odchozí. 3. V případě potřeby klikněte dvakrát na trojúhelník nalevo od příslušné skupiny k otevření příslušných záznamů deníku. 4. Klikněte na jeden z názvů sloupců, např. Příjmení, chcete-li záznamy ze deníku seřadit podle tohoto kritéria ve vzestupném abecedním pořadí. 5. Chcete-li obrátit pořadí třídění, klikněte znovu na nadpis sloupce. Seznam volání 30 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Seznam volání Jak seskupovat záznamy deníku 5.2 Jak seskupovat záznamy deníku Step by Step: 1. Klikněte na kartu Deník. 2. Klikněte na jednu ze skupin: Otevřít, Všechny hovory, Zmeškaný, Přijaté, Interní, Externí, Příchozí nebo Odchozí. 3. V interaktivní nabídce libovolného názvu sloupce vyberte jednu z následujících možností: Seskupit podle: Datum Seskupit podle: Telefonní číslo Seskupit podle: Příjmení, Křestní jméno Seskupit podle: Křestní jméno, Příjmení Seskupit podle: Společnost 4. K otevření příslušného záznamu deníku klikněte dvakrát na trojúhelník vlevo od dotyčné skupiny. Seznam volání 5.3 Jak odstranit záznamy deníku Step by Step: 1. Klikněte na kartu Deník. 2. Klikněte na jednu ze skupin: Otevřít, Všechny hovory, Zmeškaný, Přijaté, Interní, Externí, Příchozí nebo Odchozí. 3. V případě potřeby klikněte dvakrát na trojúhelník nalevo od příslušné skupiny k otevření příslušných záznamů deníku. 4. Vyberte jednu z následujících možností: Klikněte na příslušný záznam. Označte příslušné záznamy. 5. V interaktivní nabídce vyberte Odstranit. 6. Následnou výzvu potvrďte kliknutím na Ano. Seznam volání 5.4 Jak upravit dobu uložení pro záznamy na deníku Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. Klikněte na kartu Obecné. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 31
Seznam volání Jak upravit dobu uložení pro záznamy na deníku 3. Vyberte požadovanou dobu uložení (ve dnech) v seznamu Zachovat historii volání pro. 4. Klikněte na Uložit. Seznam volání 32 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Funkce Ústředna 6 Funkce Ústředna Funkce ústředny se používají pro řízení příchozích telefonních volání. Volání můžete přijímat, předávat účastníkům, přidržovat nebo zaparkovat. Tyto funkce se používají v oblasti Ovládání volání hlavního okna. Aktivní volání Seznam aktivních příchozích volání je zobrazen v oblasti Aktivní volání. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou v systému uloženy, je vyplněno pouze pole ID. Pak máte možnost vyplnit do ostatních polí příslušné informace a uložit je v externím adresáři. Jakmile jsou data uložena, zobrazí se pro každé aktivní volání následující podrobnosti: Sloupec ID Přijato v Tel. č. Popis Identifikační číslo, které systém automaticky přiřadí každému volání. Toto číslo můžete přiřadit a volajícímu, abyste ho mohli při dalším jeho volání identifikovat. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou uloženy, je vyplněno pouze pole ID. Udává, kdy bylo volání poprvé přijato. Udává telefonní číslo stanice volajícího. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 33
Funkce Ústředna Jak přijmout volání Příjmení, křestní jméno a společnost Volaný Stav Sloupec Přidržená / Předávaná / Zaparkovaná volání Popis Poskytuje podrobné informace, pokud jsou o volajícím uloženy (křestní jméno, příjmení, společnost). Pokud je ID volajícího přiřazeno zákazníkovi, jehož data jsou uložena například v externím adresáři, údaje jsou při příchozím volání zobrazeny v polích Jméno a Číslo stanice/společnosti. Udává, komu je volání určeno. Tato funkce je zvláště užitečná, pokud aplikace myattendant obdrží více volání současně. Udává stav volání, např. Vyzvánění, Hovořící atd. Kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláte funkce, které lze u volání použít, například: Převzít z parkování pokud je volání zaparkované. Odpojit pokud máte spojené volání. Oblast Přidržená/předávaná/zaparkovaná volání zobrazuje seznam příchozích volání, která jste předali, zaparkovali nebo přidrželi. Pro každé spojení se v oblasti Aktivní volání zobrazí údaje o volajícím. Jak přijmout volání Jak zaparkovat volání Jak převzít volání z parkování Jak přidržet volání Jak pokračovat v hovoru Jak předat volání Jak nahrát a přehrát hovor Jak odpojit volání (zavěsit) Jak vytočit telefonní číslo Hlavní okno aplikace myattendant 6.1 Jak přijmout volání Step by Step: 1. V oblasti Aktivní volání ovládací obrazovky volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání se statusem Vyzvánění. 2. Klikněte na Přijmout volání nebo stiskněte tlačítko 0 na číselníku Result: Hovoříte s volajícím. Funkce Ústředna 34 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Funkce Ústředna Jak zaparkovat volání 6.2 Jak zaparkovat volání Parkováním se volání přesune na volnou parkovací pozici, dokud není volaný účastník opět k dispozici pro příjem volání. Prerequisites: Toto volání musíte nejprve přijmout. Step by Step: 1. V oblasti Aktivní volání na ovládací obrazovce volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na Parkovat volání. Result: Volání se přesune do oblasti Přidržená/předávaná/zaparkovaná volání na ovládací obrazovce volání. Zobrazí se stav volání (Zaparkováno) i parkovací pozice. Funkce Ústředna 6.3 Jak převzít volání z parkování Převzetím z parkování lze v zaparkovaném hovoru pokračovat. Step by Step: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na zaparkované volání. 2. Klikněte na Převzít volání z parkování. Funkce Ústředna 6.4 Jak přidržet volání Jestliže již hovoříte s jiným účastníkem, je příchozí volání umístěno do držení. Step by Step: 1. Na ovládací obrazovce volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na Přidržet volání nebo stiskněte tlačítko na číselníku. Result: Volání je přesunuto do oblasti Přidržená/předávaná/zaparkovaná volání na ovládací obrazovce volání. Stav volání se zobrazí jako Přidrženo. Funkce Ústředna OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 35
Funkce Ústředna Jak pokračovat v hovoru 6.5 Jak pokračovat v hovoru Pro pokračování v přidrženém hovoru vyberte Znovu připojit volání. Step by Step: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na přidržené volání. 2. Klikněte na Znovu připojit volání nebo stiskněte tlačítko na číselníku. Funkce Ústředna 6.6 Jak předat volání Prerequisites: Volání bylo přijato. Step by Step: 1. Klikněte na volání. 2. Máte následující možnosti: Se stisknutým tlačítkem myši přetáhněte volání na uživatelské tlačítko požadovaného účastníka a pak tlačítko myši uvolněte nebo stiskněte tlačítko + na číselníku. 3. Na výzvu Přeje si druhá strana hovořit? v interaktivním okně klikněte na Ano. Funkce Ústředna 6.7 Jak nahrát a přehrát hovor Prerequisites: Jste spojeni s telefonním partnerem. Step by Step: 1. Klikněte na F12(Záznam). Hovor bude nahráván. 2. Po ukončení hovoru se zobrazí interaktivní okno: Klikněte na Poslech. Nahrané volání se přehraje v reproduktoru počítače. nebo 36 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Funkce Ústředna Jak odpojit volání (zavěsit) Klikněte na Zavřít. Nahrané volání se uloží v centru zpráv. INFO: Telefonní číslo nahraného volání se uloží v deníku. Funkce Ústředna 6.8 Jak odpojit volání (zavěsit) Funkce Zavěsit se používá k rozpojení stávajícího volání. Step by Step: 1. Na ovládací obrazovce volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání, u nějž je zobrazen stav Hovořící. 2. Vyberte Odpojit ze zobrazených možností v seznamu nebo stiskněte tlačítko 0 na číselníku. Funkce Ústředna 6.9 Jak vytočit telefonní číslo Step by Step: 1. Klikněte na F11 (Vytočit). 2. V okně zadejte číslo stanice. 3. Klikněte na Vytočit. Funkce Ústředna Hlavní okno aplikace myattendant OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 37
Správa účastníků Jak přiřadit účastníka uživatelskému tlačítku 7 Správa účastníků Ke správě účastníků jsou v aplikaci myattendant k dispozici uživatelská tlačítka, interní a externí adresář. Interní účastníci jsou v uživatelském rozhraní označováni jako uživatelé a externí účastníci jako kontakty. Uživatelská tlačítka Uživatelská tlačítka se nacházejí na kartě Výchozí a jsou součástí hlavního okna aplikace myattendant. Uživatelská tlačítka jsou tříděna standardně podle příjmení v abecedním pořadí. Na jedné kartě je k dispozici 90 uživatelských tlačítek. Pro uživatelská tlačítka si můžete nakonfigurovat více karet a tlačítka si pojmenovat podle potřeby. Uživatelským tlačítkům lze přiřadit pouze interní účastníky (uživatele). Nastavení uživatelských tlačítek k volbě interních účastníků Po vytvoření nové skupiny lze příslušným uživatelským tlačítkům přiřadit čísla interních stanic v komunikačním systému. Jak přiřadit účastníka uživatelskému tlačítku Jak přiřadit více účastníků uživatelským tlačítkům Jak přesunout účastníka Jak seřadit účastníky Jak odstranit záznam účastníka Jak vytvořit novou kartu pro uživatelská tlačítka Jak vytvořit novou strukturu pro uživatelská tlačítka Jak seřadit karty pro uživatelská tlačítka Jak odstranit karty pro uživatelská tlačítka Hlavní okno aplikace myattendant 7.1 Jak přiřadit účastníka uživatelskému tlačítku INFO: Tato funkce je k dispozici pouze pro interní účastníky! Step by Step: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na prázdné uživatelské tlačítko. 2. Vyberte Přidat uživatele. Otevře se okno Přidat uživatele. 3. Z nabídky vyberte uživatele. 38 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Správa účastníků Jak přiřadit více účastníků uživatelským tlačítkům 4. Klikněte na tlačítko Vybrat. Správa účastníků 7.2 Jak přiřadit více účastníků uživatelským tlačítkům K přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům slouží interní adresář. Step by Step: 1. Klikněte na F3 (Interní adresář). 2. Přetáhněte vybraného účastníka na prázdné uživatelské tlačítko. 3. Uvolněte tlačítko myši. 4. Opakujte kroky 2 a 3. Správa účastníků 7.3 Jak přesunout účastníka INFO: Tato funkce je k dispozici pouze pro interní účastníky! Step by Step: 1. Klikněte na kartu Uživatelská tlačítka. 2. Klikněte na účastníka, kterého chcete přesunout. 3. Stiskněte CTRL na klávesnici a držte stisknuté tlačítko myši. 4. Přetáhněte vybranou stanici na prázdné uživatelské tlačítko. 5. Uvolněte tlačítko myši. Správa účastníků 7.4 Jak seřadit účastníky Step by Step: 1. Klikněte na kartu Uživatelská tlačítka. 2. Klikněte na uživatelské tlačítko. 3. Proveďte třídění: Kliknutí pravým tlačítkem myši na Seřadit > Křestní jméno > nebo OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 39
Správa účastníků Jak odstranit záznam účastníka kliknutí pravým tlačítkem myši na Seřadit > Příjmení. Správa účastníků 7.5 Jak odstranit záznam účastníka Interního účastníka můžete odstranit z uživatelských tlačítek. Z interního adresáře odstraněn nebude. Step by Step: 1. Klikněte na kartu Uživatelská tlačítka. 2. Klikněte na účastníka, kterého chcete odstranit. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Odstranit uživatele. Správa účastníků 7.6 Jak vytvořit novou kartu pro uživatelská tlačítka Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. Klikněte na kartu Nastavení skupiny. 4. Klikněte na Nový/á a zadejte název pro kartu. 5. Klikněte na OK. 6. Označte nově vytvořený záznam pro kartu. 7. Klikněte na Automaticky naplnit, chcete-li obsadit kartu interními účastníky komunikačního systému. Pokud jste neklikli na Automaticky naplnit, pokračujte krokem 12. NOTICE: Na kartě lze mít celkem až 90 účastníků. Záznamy bez jmen jsou řazeny na konci poslední karty. Třídění bude podle IP telefonů se jmény, IP telefonů beze jmen, faxů se jmény a faxů beze jmen. 8. Z rozevíracího seznamu Vytvořit skupiny založené na vyberte oddělení nebo pracoviště. 9. Z rozevíracího seznamu Seřadit skupiny podle vyberte příjmení nebo jméno. 10. Klikněte na přepínač Nové skupiny připojit na konec mých stávajících skupin. 11. Klikněte na OK. 40 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití
Správa účastníků Jak vytvořit novou strukturu pro uživatelská tlačítka 12. Klikněte na Uložit. Správa účastníků 7.7 Jak vytvořit novou strukturu pro uživatelská tlačítka NOTICE: Při vytváření nové struktury záložek pro uživatelská tlačítka bude stávající struktura odstraněna. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. Klikněte na kartu Nastavení skupiny. 4. Klikněte na Nový/á a zadejte název pro kartu. 5. Klikněte na OK. 6. Označte nově vytvořený záznam pro kartu. 7. Klikněte na Automaticky naplnit. 8. Z rozevíracího seznamu Vytvořit skupiny založené na vyberte oddělení nebo pracoviště. 9. Z rozevíracího seznamu Seřadit skupiny podle vyberte příjmení nebo jméno. 10. Klikněte na přepínač Znovu vytvořit strukturu skupiny. 11. Klikněte na OK. 12. Následuje žádost o potvrzení. Klikněte na Ano. 13. Klikněte na Uložit. Správa účastníků 7.8 Jak seřadit karty pro uživatelská tlačítka Můžete změnit pořadí, ve kterém se zobrazují karty uživatelských tlačítek. Prerequisites: Je zřízeno více karet s uživatelskými tlačítky. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení). 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. Klikněte na kartu Nastavení skupiny. 4. V poli Název skupiny klikněte na skupinu. OpenScape Office, myattendant, Návodk použití 41
Správa účastníků Jak odstranit karty pro uživatelská tlačítka 5. Klikněte na tlačítko Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů. 6. Opakujte kroky 3 a 4 dle potřeby. 7. Klikněte na Uložit. Správa účastníků 7.9 Jak odstranit karty pro uživatelská tlačítka Odstraněné karty nelze obnovit. Step by Step: 1. Klikněte na F2 (Nastavení) 2. V okně Ověření uživatele zadejte heslo a klikněte OK. 3. Klikněte na kartu Nastavení skupiny. 4. V poli Název skupiny vyberte skupinu. 5. Klikněte na Odebrat. 6. Klikněte na Uložit. Správa účastníků 42 OpenScape Office, myattendant, Návodk použití