Guideline on good pharmacovigilance prac2ces Module I Farmakovigilanční systémy a systémy řízení jejich jakos> 3. květen 2012 MUDr. Jan Petráček, MSc. PharmInvent 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 2 Dostupné informace EC Implemen2ng Measure právně závazné, ukončena veřejná konzultace, publikován drap, konečná verze v červenci Good Vigilance Prac2ce Module I PV QS veřejná konzultace ukončena, konečná verze v červenci Definice PV systému Farkmakovigilanční systém je definován jako systém používaný organizací k naplnění jejich farmakovigilančních úkolů a odpovědnosw dané legisla>vou, sestavený k monitoraci bezpečnos> registrovaných léčivých přípravků a detekci jakýchkoliv změn v jejich poměru prospěchu a rizik. 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 3 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 4 1
Co je to jakost dle GVP? Jakost je koncept, který lze měřit Měření vyžaduje porovnávání, tedy předchozí definici toho, jaké jsou jakostní požadavky Quality control ak>vity zaměřející se na naplňování kvalita>vních požadavků při provádění úkolu Quality assurance ak>vity zaměrující se na ujištění, že kvalita>vní požadavky jsou naplněny. Jakost farmakovigilančního stystému Ty charakteris>ky PV systému, které jsou považovány za produkující: Za dané pravděpodobnos> Daný výstup Relevantní k cílům farmakovigilance 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 5 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 6 Cíle jakos> (quality objec>ves) Obecné a specifické Jsou dány napříč všemi moduly GVP a legisla>vy Obecné jakostní cíle farmakovigilance Plnění farmakovigilančních úkolů a odpovědnos> dané legisla>vou Předcházení poškození lidí nežádoucími účinky registrovaných léčivých přípravků, ať už ve schváleném nebo neschváleném použiw, či profesionální expozici Podpora bezpečného a účinného používání léčivých přípravků, zejména včasným informováním pacientů, zdravotnických pracovníků a veřejnos> o bezpečnos> léčiv Přispívat k ochraně zdraví pacientů a veřejného zdraví 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 7 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 8 2
Systém jakos> dle GVP Systém jakos> musí být integrovanou součásw farmakovigilančního systému Skládá se z vlastních struktur a procesů Organizační struktura, zodpovědnos>, procedury, procesy, a zdroje Zahrnuje řízení zdrojů, souladu s legisla>vou, a řízení záznamů Act (korekce a zlepšení struktur a procesů quality improvement) Cyclus jakos> Plan (strkutura a procesy) Check (monitorace a evaluace, jak účinně byly procesy provedeny quality assurance) Do (provádění úkolů a odpovědnos> quality control) 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 9 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 10 7 principů GVP Odpovědnost za systém jakos> v organizaci Všichni zúčastnění Dostatečný počet kvalifikovaných a vytrénovaných pracovníků pro provádění farmakovigilančních úkolů, v souladu s principy GVP Pro MAH sytémový přístup zajišťuje management 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 11 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 12 3
Management MAH musí zajis>t (1) Dokumentaci systému jakos> Změny PV systému a jeho systému jakos> jsou adekvátně kontrolovány a dokumentovány Dostatečné zdroje a trénink Vhodnou infrastrukturu Pravidelnou revizi PV systému, včetně jeho QM systému, z hlediska jeho účinnos> a zavádění CAPA Management MAH musí zajis>t (2) Mechanismy včasné a účinné komunikace, včetně procesů eskalace bezpečnostních otázek kolem léčiv v rámci organizace Vyšetřování jakéhokoliv otázek kolem neplnění požadavků systémů jakos> a PV, a přijímání CAPA Provádění auditů 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 13 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 14 Vyšší manažement poskytuje vedení Wm, že Mo>vuje všechny pracovníky, na základě sdílených hodnot, důvěry a volnos> projevu a odpovědného konání Uznání přínosu pracovníků v rámci organizace Přidělování rolí, odpovědnosw, a pravomocí pracovníkům organizace dle jejich kompetencí, a komunikace a zavedení těchto přidělení v rámci organizace Kri>cké PV procesy 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 15 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 16 4
Infrastruktura pro PV Umístění, design, konstrukce, adaptace a údržování pro účely PV a plnění cílů PV Infrastruktura podporující kri>cké procesy musí být pravidelně kontrolována, testována a validována k prokázání její vhodnos> pro svůj účel Risk Management princip dokumentované zhodnocení rizik by mělo vést k určení, rozsahu a typu kontrol, testování a validace infrastruktury a vybavení (beroucí v úvahu dopad na bezpečnost pacientů, kvalitu dat, komplexitu infrastruktury a vybavení) Trénink ve farmakovigilanci Kvalifikovaný personál je nezbytnou podmínkou k dosažení cílů PV Úvodní a pokračující trénink dle tréninkových plánů, zahrnující mimo jiné všechny kri>cké procesy Kvalifikace+profesionální rozvoj+zkušenos> Proces kontroly výsledků tréninku Všichni pracovníci musí vědět, co dělat, když se dozví o safety concern 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 17 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 18 PV školení pro všechny Všichni pracovníci musí vědět, co dělat, když se dozví o safety concern Adekvátní trénink zejmána pro pracovníky v oblastech: Klinická hodnocení Závady jakos> léčiv Lékařských (vědeckých, odborných) informací Sales a marke>ng Regulatory affairs Právního oddělení Auditu 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 19 Specifické procesy Compliance management by MAH PV data nepřetržitě monitorována, hodnocena, doplňována (follow up) a opatření k minimalizaci rizik zvažována Vědecké hodnocení všech informací Zasílání ADRs do EudraVigilance, včetně procesů zajišťujících kvalitu, integritu a completnost informací, a detekci duplicit Účinnou komunikaci s autoritami Aktualizace informací o léčivých přípravcích Vhodná komunikace bezpečnostních informací pacientům a zdravotnickým pracovníkům 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 20 5
Řízení záznamů (1) Všechny dokumenty použité v PV procesech Zajis>t dohledatelnost v čase a místě (retrievability and traceability) Zejména jak byly otázky bezpečnos> šetřeny, jak a jaká byla přijata příslušná rozhodnuw Podporuje: Kvalitu PV dat, včetně kompletnos>, správnos> a integrity (úplnost, pravdivost, konzistenci) Efek>vní vnitřní a vnější komunikaci Uchovávání dokumentů 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 21 Řízení záznamů (2) Každý krok řízení záznamů musí obsahovat opatření k ochraně dat samých a jejich důvěrnos>: Kontrola přístupu k datům (v jakékoliv formě) Ochrana lékařského tajemství Ochrana osobních dat (povolené spracování pouze v souvislos> s jednotlivými kroky PV procesu, pokud je to v daném kroku nezbytné) Stuktura a procesy k ochraně dat před zničením. (viz současný široký výklad PV insp.) 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 22 Dokumentace systému jakos> Systema>cky uspořádané psané směrnice (policies), procedury, plány jakos>, manuály jakos> a záznamy jakos> Cíle jakos> specifické pro organizaci Metody sledování účinnos> farmakovigilančního systému Složky systému jakos> GVP Plán jakos> určuje cíle jakos> a procesy k dosažení těchto cílů Procesy jsou dokumentované v SOP, WI, či dalších manuálech Manuál jakos> určení rozsahu systému jakos>, procesy systému jakos> a jejich interakce Quality record dokument o dosažených výsledcích, nebo poskytující důkaz o provedených ak>vitách 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 23 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 24 6
Dokumentace systému jakos> definovat předem Dokumentace organisační struktury a úkolů jednotlivých pracovníků Tréninkové plány a záznamy (dostupné PV insp.) Instrukce pro řízení compliance procesů Vhodné instrukce pro kri>cké PV procesy, včetně business con>nuity Indikátory výkonu PV systému (pokud zavedeny) Jakostní audity a následné audity Dokumentace systému jakos> doporučení Sledování účinnos> systému jakos> Záznamy demonstrující, že všechny kroky farmakovigilančního systému byly učiněny Záznamy demonstrující testování a validaci infrastruktury a vybavení Záznamy demonstrující řízení odchylek, včetně CAPA a měření jejich úspěchu 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 25 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 26 Dokumentace systému jakos> navíc pro MAH Řízení zdrojů Popisy práce, definující povinnos> manažerů a dohližitelů Organizační schéma, definující hierarchii (pro PV a pro celou organizaci) Řízení záznamů Sledování výkonu systému PV a jeho systému jakos> Manažerská kontrola Audity Sledování souladu s požadavky (compliance) Inspekce Sledování účinnos> minimalizace rizik Indikátory a periody, definovány předem 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 27 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 28 7
Business con>nuity Zahrnuje obvykle celou organizaci, s možnosw priori>zace klíčových procesů organizace. Farmakovigilance musý být vždy jedním s klíčových procesů MAH a autorit. Plánování pro případy akutního ohrožení veřejného zdraví by mělo být buď ošetřeno zvláštním plánem, nebo v rámci business con>nuity (záleží na por~oliu léčiv daného MAH) Nové principy pro EU PV Jeden MAH = jeden nebo více PV systémů Jeden nebo více produktů s účinnou látkou = jeden nebo více systémů řízení rizik 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 29 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 30 Hlášení do EudraVigilance EU specifické PV procesy pro MAH Sledování používání kontrolované terminologie, kontrola praxe a kvalifikace kodérů Uchování všech zásadních dokumentů popisujících PV systém, dokud tento systém existuje, a nejméně 5 let poté, co přestal existovat Uchování všech PV dat a dokumentů k registrovaným léčivým přípravkům, a nejméně 10 let poté, co zkončila jejich registrace Sledování a implementace info na safety web portálech 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 31 EU QPPV Změna EU QPPV bude stále změnou registrace Popis práce definuje úkoly EU QPPV Jeden PV system = jeden EU QPPV Jeden nebo více MAHs = jeden nebo více EU QPPVs Omezení Wm, zda EU QPPV je schopna plnit své povinnos> Může zahájit audit 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 32 8
Kvalifikace EU QPPV Adekvátní teore>cké a prak>cké znalos> Schopen řídit farmakovigilanční systém Expert, nebo přístup k experwze v medicíně, farmaceu>ckých vědách, epidemiologii a biosta>s>ce Basic medical training = MUDr. (šes>leté studium, 5500 hodin výuky), pokud nemá, musí být v PSMF dokumentováno, jak je přístup k lékařskému poradci zajištěn. 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 33 MAH zajisw pro EU QPPV Infrastrukturu Přístup k údajům, zejména: Nové údaje o bezpečnos> Pokračující a ukončené klinické hodnocení O smlouvách s partnery a data od partnerů O procedurách souvisejících s farmakovigilancí, používaných kdekoliv v organizaci PV databázy (procedura, nebo přímo) Informace o pravidelných revizích, auditech a CAPA Informace o compliance 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 34 Akvizice Před plánovanou expanzí por~olia, MAH musí předem informovat EU QPPV SoučásW due diligence by mělo být zhodnocení dopadu na současný PV systém EU QPPV by měl být přizván, a zhodno>t, jaká data budou třeba k převzew, a jaká se budou vyměňovat po převzew QPPV informován o SDEA a má autoritu vyžádat změny EU QPPV role a požadavky (1) Fyzická osoba Usazena v EU, nebo Norsko, Island, Lichtenstensko Musí informovat Back up QPPV Má odpovědnost za a kontrolu nad PSMF 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 35 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 36 9
EU QPPV role a požadavky (2) Přehled o profilech všech léčiv v por~oliu držitele, a o všech nových problémech s bezpečnosw Povědomí o všech podmínkách registrace a závazcích MAH vzhledem k léčivým přípravkům Povědomí o všech opatřeních k minimalizaci rizik EU QPPV role a požadavky (3) Podepisuje protokoly PASS, EU RMP, PSUR 24/7 kontakt pro autority a PV inspektory Účasten hodnocení všech bezpečnostních otázek léčiv v por~oliu, včetně následného řízení rizik (EU RMP) Zajišťuje kvalitu všech PV dat odesílaných autoritám Odpovídá na dotazy autorit Podílí se na přípravě všech regulačních opatřeních z důvodu bezpečnos> 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 37 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 38 Delegace QPPV rolí EU QPPV může písemně delegovat své jednotlivé role na dostatečně kvalifikované lidi, musí si ale udržet kontrolu nad plněním delegované role Delegování farmakovigilanční práce Dílčí nebo úplná delegace na jinou organizaci či osobu je možná Konečná odpovědnost je stále na MAH Stejné požadavky GVP na obě strany Detailní kontrakt, včetně prak>kálií a legální odpovědnos> za konkrétní úkoly Pravidelné audity 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 39 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 40 10
ShrnuW Jde o další krok ve stejném směru, jak byl systém budován posledních 20 let Principy ISO 9001 a přístupy GMP aplikovány pro farmakovigilanci Nové principy, které výrazně rozšiřují oblas> možných inspekčních nálezů Rozšířena odpovědnost EU QPPV Vyjasněné dlouhodobé otazníky (délka archivace, kvalifikace EU QPPV, akvizice...) 3. květen 2012 Jan Petracek, PharmInvent 41 11