Kvalita a interní audit RNDr. Hana Žufanová
Obsah prezentace Kvalita a její hodnocení (obecně platné zásady hodnoceí a zjišťování kvality) Kvalita interního auditu Zaměstnanci jako nezbytný předpoklad kvality veřejné správy
Vybrané definice kvality Kvalita je způsobilost pro užití (Joseph M. Juran) Kvalita je shoda s požadavky (Philip B. Crosby) Kvalita je to, co za ni považuje zákazník (Armand V. Feigenbaum) Kvalita je minimum ztrát, které výrobek od okamžiku své expedice společnosti způsobí (Genichi Taguchi) Kvalita je splnění nebo překračování očekávání zákazníka při ceně, která představuje pro zákazníka hodnotu (H. J. Harrington) Kvalita je stupeň splnění požadavků souborem inherentních charakteristik (norma ISO 9000:2005) Společným znakem těchto definic - zákazník tj. subjekt, který přijímá produkt.
Metody a nástroje pro řízení kvality
Cyklus PDCA (Demingův zlepšovací cyklus) jednoduchá metoda zlepšování s universálním použitím
PDCA PLAN - KDO? CO? KDE? KDY? JAK? Pro zpracování logického i časového postupu činností je možno využít předností síťových diagramů. DO - Průběh řešení je sledován měřením hodnot stanovených ukazatelů. Nasbíraná data umožní následné srovnání stavu před a po realizaci řešení. Způsob provedení je rozhodující pro dosažení předpokládaných přínosů zvolené varianty. CHECK - Ověření, zda bylo rozhodnutí správné, zda řešení reagovalo na klíčové příčiny, zda vedlo k plánovaným přínosům problém je vyřešen, příležitost využita. Vyhodnocení však může avizovat i případné další problémy, potvrdit nereálnost praktické aplikace přijatého řešení ACTION - Potvrzené, zakotvit jako standardní postupy a jednání, trvale osvojit tak, aby bylo zamezeno opakování nežádoucích situací.
Benchlearning Benchlearning znamená inspirovat se, a ne kopírovat.
Benchlearning Schématicky lze benchlearning znázornit jako cyklus o pěti krocích: Plánování Shromažďování informací, měření a srovnávání Analýza Přizpůsobení (uplatňování) Zhodnocení a zpráva
Benchmarking Benchmarking znamená pochopit, a ne kopírovat.
Benchmarking specifická srovnávací metoda základní filozofie = nalezení a aplikace nejlepších metod a postupů benchmark lze chápat jako porovnávací kritérium (vzor) benchmarking jako průběžné poměřování se s tímto vzorem Cílem benchmarkingu je provedení takových změn, které přivodí nejlépe okamžité, skokové zlepšení. Jeho průběžná realizace, podstatně omezuje riziko zaostávání.
7 nástrojů řízení kvality Formulář pro sběr dat shromažďuje údaje o dané situaci, utřiďuje je a zpřehledňuje Vývojový diagram pomáhá rozumět tomu, jak proces probíhá (nebo by měl probíhat) tím, že jej stratifikuje do jednotlivých kroků Diagram příčina-následek zobrazuje a utřiďuje v souvislostech všechny možné příčiny a subpříčiny, které ovlivňují daný následek Paretův diagram zobrazuje podíl každé položky na celkovém účinku, a tím naznačuje event. priority při řešení
7 nástrojů řízení kvality - pokračování Bodový diagram znázorňuje a event. potvrzuje závislost mezi dvěma souvisejícími soubory dat Histogram zpřístupňuje a zprůhledňuje ve formě sloupkového diagramu nepřehledné záznamy rozsáhlých číselných údajů o jednom jevu, který vykazuje variabilitu a zobrazuje momentální stav Regulační diagram zobrazuje vývoj sledované veličiny v čase, a tím poskytuje informace o stabilitě či nestabilitě procesů
Nejčastěji používané nástroje pro zjišťování kvality dotazník anketa řízený rozhovor rozhovor záznamový list pro výstupy z analýz (checklist) záznamový list pro výstup z pozorování (hospitační záznam) záznamový list pro výstup z prohlídky (např. objektu, zařízení) Zaměstnanci jako nezbytný předpoklad kvality veřejné správy
Hodnocení Formativní hodnocení cíl - zlepšení výkonu motivační charakter kriteriální hodnocení sebehodnocení hodnoceného nutí, aby přebral za svoji činnost zodpovědnost
Základní schéma komplexního hodnocení PŘEDPOKLADY VÝSLEDKY Zaměstnanci Zaměstnanci - výsledky Vedení Strategie a plánování Procesy Občané/ zákazníci - výsledky Klíčové výsledky výkonnosti Partnerství a zdroje Společnost - výsledky INOVACE A UČENÍ SE
Charakteristiky efektivního hodnocení pro organizaci Tým hodnotitelů a vedení útvaru spolupracují jako partneři pro zvýšení hodnoty zpětné zprávy Proces hodnocení dodržuje časový rozvrh/milníky a každý dodává na čas Proces hodnocení je spravedlivý, poctivý, důsledný; s patřičnou úrovní důvěrnosti Tým hodnotitelů pracuje jako sehraný tým 16
Zásady týmové práce Konsenzus je založen na týmové práci a využití základních odborných kompetencí každého člena týmu Vedoucí týmu deleguje role a úlohy v týmu Plné zapojení každého člena týmu s relevantním přispíváním Konstruktivní přístup každého člena týmu pro dosažení cílů hodnocení Win Win (hodnotit a přezkoumat) 17
Každý člen týmu má k hodnocení konstruktivní přístup naslouchá vyhodnocuje poznatky a na reálném podkladě mění názory sdílí pracovní vytížení přijímá za své zjištění týmu dělí se při společných a skupinových diskusích o své nejlepší postupy a zkušenosti z praxe 18
Kvalita interního auditu
Definice interního auditu Respektování požadavků definice interního auditu a Etického kodexu je základním stavebním kamenem kvality interního auditu: Interní audit je nezávislá, objektivně ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Interní audit pomáhá organizaci dosahovat jejích cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování účinnosti systému řízení rizik, řídicích a kontrolních procesů a správy a řízení organizace.
Kvalita interního auditu Hlediska posuzování: Soulad činnosti IA se Standardy pro profesní praxi Soulad činnosti IA se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Posouzení efektivity činnosti IA při provádění zjišťovacích služeb pro vedení ústředního orgánu státní správy (MŠMT) Posouzení efektivity činnosti IA při výkonu konzultačníčinnosti pro vedení a ostatní vedoucí zaměstnance organizace Hodnocení přínosu činnosti IA
Hodnocení kvality interního auditu Hodnocení kvality IA = posouzení souladu činností IA se Standardy pro profesní praxi. Pro hodnocení kvality porovnáváme nastavený systém z hlediska: řízení výkonů výstupů z činnosti interního auditu vůči kritériím, které jsou nastaveny Standardy (požadavky Standardů)
Základní standardy interního auditu ke kvalitě Standard 1300 Program pro zabezpečení a zvyšování kvality Standard 1310 Požadavky kladené na Program pro zabezpečení a zvyšování kvality Standard 1311 Interní hodnocení Standard 1312 Externí hodnocení Standard 1320 Podávání zpráv o Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality Standard 1321 Užívání výrazu Je v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu Standard 1322 Informování týkající se nesouladu
Legislativní rámec postavení interního auditu Legislativa a další předpisy upravující funkci a postavení interního auditu Zákon č. 320/2001 Sb. Vyhláška č. 416/2004 Sb. Organizační řád MŠMT Statut interního auditu, jehož součástí je i Etický kodex interního auditora Manuál interního auditu Standardy pro profesionální praxi interního auditu
Co vytváří kvalitu interního auditu? Poskytování služby, zejména služby ve veřejné správě, má charakter procesu. Předpokladem poskytnutí kvalitní služby jsou především: znalosti dovednosti osobní vlastnosti zaměstnanců
Předpoklady kvalitního zaměstnance odbornost širší základ právního povědomí dovednost analyzovat a objasňovat podstatu problémů schopnost efektivní komunikace, asertivita organizační schopnosti ochota dále se vzdělávat schopnost přijmout a realizovat i jiná, než vlastní, rozhodnutí
Požadavky na kvalitu zaměstnance Povinnosti kvalitního zaměstnance hájit veřejný zájem posilovat důvěryhodnost organizace prohlubovat si kvalifikaci jednat a rozhodovat nestranně jednat otevřeně jednat nezištně
Děkuji za pozornost hana. zufanova@msmt.cz