Řízení vzdálených pracovníků

O Lektorovi Ing. Michal Martoch Konzultant a lektor pro práci a vzdělávání na dálku, specialista na talent management Tel: 604 372 052 Email: michal.martoch@ pracenadalku.cz Web: www.pracenadalku.cz

Jak to chodí u nás Jak pracujeme na dálku: Používáme online kancelář Google Apps Komunikujeme přes videokonference a telekonference Sdílíme své pracovní plochy počítače Vzděláváme se na dálku přes webináře a elearning Všechny data uložena v cloudu (dostupná odkudkoliv) Pro práci používáme notebooky a smart phone Máme vysokorychlostní internet / internet v mobilu Pracujeme převážně projektově s jasnou vazbou na výsledky a produktivitu Pracujeme kdekoliv (v domácí pracovně, kanceláři, vlaku, u zákazníka) 95% komunikace se zákazníky probíhá vzdáleně Vidíme se fyzicky každých 4-6 týdnů

Jak to chodí u nás Co nám to dává: 100% nezávislost na místě Každý pracovník si organizuje svůj vlastní čas Nízké náklady na kanceláře a cestování Vyšší produktivita práce a motivace pracovníků Minimální nemocnost Spolupráce s kýmkoliv a odkudkoliv (vzdálení odborníci, maminky, ZTP) Šetříme svůj čas a proto máme více prostoru pro rodinu a koníčky Možnost pracovat na zajímavých věcech a pro kohokoliv na světě

Jak začít pracovat na dálku v organizaci z pohledu manažera Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů vyplývajících z podpory práce na dálku Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a dále přínosy pro organizaci i pracovníky Najděte v organizaci příznivce myšlenky Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a zaveďte vhodný podpůrný software a hardware Proveďte pilotní ověření s příznivci Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí návodů a video školení)

Mini audit současných firemních procesů a nákladů PŘEDSTAVTE SI NĚKTEROU Z VAŠICH BRIGÁD NEB PRACÍ: Produktivita práce Porady a schůzky Komunikace a telefonování Vzdělávání a sebevzdělávání IT infrastruktura Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů

www.pracenadalku.cz/ebook

Produktivita práce 1. Míváte obavy, jestli se zaměstnanci skutečně věnují práci? 2. Umíte vyhodnotit produktivitu práce svých jednotlivých zaměstnanců? 3. Mívají vaši pracovníci po práci pocit, že daný den nestihli nic udělat? 4. Máte softwarové nástroje pro zadávání a kontrolu odvedené práce? 5. Stává se vám ve firmě často, že nemůžete najít nějaká potřebná data? 6. Můžete si kdekoliv mimo firmu otevřít vnitro firemní data/dokument? 7. Používáte ve velkém počtu Excel tabulky namísto různých databází? 8. Máte řadu administrativních nebo jiných činností, které se často opakují dokola? 9. Máte tyto administrativní činnosti automatizované s využitím softwaru (ERP, CRM, vlastní databázové aplikace na míru, apod.), nebo zde máte rezervy?

Porady a schůzky 10. Kolik hodin týdně věnujete poradám a jejich přípravě? - z toho kolik hodin týdně (kumulativně) musíte vy a spolupracovníci na tyto porady cestovat (na centrálu nebo do pobočky)? 11. Kolik hodin týdně (kumulativně) se účastníte vy nebo vaši zaměstnanci schůzek se zákazníky nebo dodavateli? - z toho kolik hodin týdně musíte na tyto schůzky fyzicky cestovat? 12. Kolik dnů do roka míváte velké celofiremní porady a kolik zaměstnanců se těchto velkých porad účastní? 13. Používáte pro porady a schůzky telekonference nebo videokonference? 14. Používáte ve firmě sdílené plánovací kalendáře pro schůzky? 15. Stává se často, že někdo nemůže najít kontakt na nějakou osobu (spolupracovník, dodavatel, zákazník)? 16. Trápí vás vysoké náklady na cestování (benzín, nákup/leasing aut, čas pracovníků na cestě) a chtěli byste je snížit?

Komunikace a telefonování 17. Jaké máte náklady na telefonování měsíčně na celou firmu/ na 1 zaměstnance? 18. Trápí vás vysoké náklady za telefonování? 19. Používáte videokonference pro komunikaci uvnitř firmy? 20. Používáte chat pro komunikaci uvnitř firmy? 21. Používáte vzdálenou (sdílenou) plochu pro komunikaci uvnitř firmy? 22. Máte okamžitý přehled o tom, zda je váš kolega na pracovišti/k dispozici, aniž byste mu museli telefonovat nebo psát email?

Komunikace a telefonování 23. Používáte videokonference pro komunikaci se zákazníky nebo dodavateli? 24. Používáte chat pro komunikaci se zákazníky nebo dodavateli? 25. Používáte vzdálenou (sdílenou) plochu počítače při komunikaci se zákazníky nebo dodavateli? 26. Komunikujete ve firmě s kolegy/experty/klienty/partnery ze zahraničí? 27. Musí se do firmy osoby ze zahraničí často dostavovat fyzicky, nebo vy k nim? 28. Trápí vás vysoké náklady, se kterými jsou tyto zahraniční cesty spojeny, a chtěli byste je snížit? (cestovní náklady, čas na cestě, ubytování, stravné)

Vzdělávání a sebevzdělávání 29. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě vzdělává fyzicky (klasické školení/seminář)? - z toho kolik hodin se realizuje přímo v místě jeho pracoviště? - z toho kolik hodin musí cestovat mimo firmu nebo do jiné pobočky? 30. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě sebevzdělává přes elearning? 31. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě vzdělává přes videokonference? 32. Školíte své zákazníky a dodavatele fyzicky? 33. Umožňujete vašim zákazníkům a dodavatelům sebevzdělávání přes elearningu? 34. Školíte své zákazníky a dodavatele přes videokonference? 35. Jaké náklady měsíčně vyžaduje vzdělávání pracovníků?(odběratelů, zákazníků) 36. Chtěli byste snížit náklady na školení vašich pracovníků? 37. Aplikujete ve firmě principy vzájemně se učící organizace?

IT infrastruktura 38. Zálohujete pravidelně data v počítačích zaměstnanců? 39. Zálohujete pravidelně servery? 40. Používáte ve firemním emailu antivirus a antispam? 41. Používáte na firemních počítačích pro zabezpečení firewall? 42. Provádíte pravidelně nezávislý bezpečnostní IT audit? 43. Máte data na serverech šifrovaná? 44. Máte data zálohovaná na více serverech? 45. Máte ve firmě servery fyzicky chráněné?

IT infrastruktura 46. Provádíte automaticky aktualizace bezpečnostních záplat na serveru i lokálních počítačích zaměstnanců? 47. Máte ve firmě 24/7 k dispozici pohotovostní tým bezpečnostních expertů? 48. Jaké máte náklady na provoz vlastního serveru v současné době včetně ceny serveru, ceny za licence, elektrické energie, mzdy správce, apod.? 49. Používáte VPN při vzdáleném přístupu? 50. Mají pracovníci k dispozici firemní notebook? 51. Mají pracovníci k dispozici firemní smartphony nebo tablety? 52. Mohou zaměstnanci přistupovat do firemní sítě i se soukromými notebooky, smartphony, tablety?

Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů 53. Kolik procent elektronické komunikace tvoří ve firmě e-maily? 54. Jak máte ve firmě uložena data a e-maily v současné době? ( bezplatné e-mailové schránky, vlastní server, v cloudu, jiné) 55. Jaké máte ve firmě náklady na hostovaný email? 56. Používáte ve firmě smartphone) nebo tablety pro přístup k emailům, dokumentům nebo kalendářům? 57. Jakou máte ve firmě velikost emailové schránky pro 1 uživatele (málo pořád musím mazat, mažu jen občas, nejsem nijak omezený) 58. Hledáte ve firmě často nějaké ztracené emaily? (ano často, jen občas, ne nikdy)

Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů 59. Archivujete ve firmě emaily a komunikaci podle zákonných předpisů? 60. Maji všichni zaměstnanci firmy přístup na svůj email odkudkoliv mimo firmu? (ano, jen přes VPN, ne) 61. Mají všichni zaměstnanci přístup k firemním datům/ dokumentům odkudkoliv mimo firmu? (ano, ne, částečně, jiné) 62. Máte možnost spolupracovat se svými kolegy na společných dokumentech online v reálném čase? (ano, ne, nevím, co je tím myšleno) 63. Stává se vám ve firmě, že máte několik verzí dokumentu a nejste si jisti, která je aktuální? (ano často, jen občas, ne nikdy)

Vyhodnocení mini auditu 1) Co nemáte vyřešené vůbec? 2) Co máte naopak vyřešeno výborně? 3) Kde vidíte největší nedostatky nebo příležitosti ke zlepšení?

Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci? Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů vyplývajících z podpory práce na dálku Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a dále přínosy pro organizaci i pracovníky Najděte v organizaci příznivce myšlenky Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a zaveďte vhodný podpůrný software a hardware Proveďte pilotní ověření s příznivci Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí návodů a video školení)

Zamyslete se 1) Co přinese práce na dálku / z domova pro vaši organizaci? 2) Co může práce na dálku / z domova přinést zaměstnancům vaší firmy? 3) Co může práce na dálku / z domova přinést manažerům vaší firmy?

Nejčastější motivace firem finanční úspory snížení nákladů na firemní prostory snížení nákladů na energie snížení nákladů na cestování k zákazníkům, mezi pobočkami organizace, k dodavatelům snížení nákladů na provoz vozového parku snížení nákladů na komunikaci mezi zaměstnanci, se zákazníky a dodavateli snížení nepřítomnosti/nemocnosti pracovníků snížení fluktuace a nákladů na nábor pracovníků zvýšení produktivity práce zaměstnanců zvýšení zisku organizace

Anketa jaké jsou hlavní finanční motivace vaší firmy? Vyberte 3 hlavní: 1. snížení nákladů na firemní prostory 2. snížení nákladů na energie 3. snížení nákladů na cestování k zákazníkům, mezi pobočkami organizace, k dodavatelům 4. snížení nákladů na provoz vozového parku 5. snížení nákladů na komunikaci mezi zaměstnanci, se zákazníky a dodavateli 6. snížení nepřítomnosti/nemocnosti pracovníků 7. snížení fluktuace a nákladů na nábor pracovníků 8. zvýšení produktivity práce zaměstnanců 9. zvýšení zisku organizace

Nejčastější motivace firem nefinanční zvýšení konkurenceschopnosti organizace kvalitnější služby pro zákazníky motivovanější a loajálnější zaměstnanci maximální využití pracovního času zaměstnanců zvýšení časové flexibility zaměstnanců s ohledem na potřeby organizace snadný přístup k odborníkům s vysokou kvalifikací z daleka magnet pro mladé talentované lidí odstranění rizika nehody při cestování pracovníků méně stresu z důvodu omezení cestování možnost zaměstnávat lidi z domova

Anketa jaké jsou hlavní nefinanční motivace vaší firmy? Vyberte 3 nejdůležitější: 1. zvýšení konkurenceschopnosti organizace 2. kvalitnější služby pro zákazníky 3. motivovanější a loajálnější zaměstnanci 4. maximální využití pracovního času zaměstnanců 5. zvýšení časové flexibility zaměstnanců s ohledem na potřeby organizace 6. snížení počtu chyb 7. snadný přístup k odborníkům s vysokou kvalifikací z daleka 8. magnet pro mladé talentované lidí 9. odstranění rizika nehody při cestování pracovníků 10. méně stresu z důvodu omezení cestování 11. možnost zaměstnávat lidi z domova

Nejčastější motivace zaměstnanců Více času na rodinu a své zájmy Nižší náklady na cestování Zajištění péče o děti / nemohoucího člena rodiny Možnost práce i na MD/RD Větší klid na práci Nemusí se stěhovat za prací Možnost organizovat si svůj pracovní a soukromý čas Silná motivace dát firmě něco navíc (např. vyřídit urgentní práci v neděli večer)

Anketa jaké jsou hlavní motivace vašich zaměstnanců? Vyberte 3 nejdůležitější 1. Více času na rodinu a své zájmy 2. Nižší náklady na cestování 3. Zajištění péče o děti / nemohoucího člena rodiny 4. Možnost práce i na MD/RD 5. Větší klid na práci 6. Nemusí se stěhovat za prací 7. Možnost organizovat si svůj pracovní a soukromý čas 8. Silná motivace dát firmě něco navíc

21 nejčastějších problémů/obav manažerů při práci na dálku

Největší překážka při zavádění práce na dálku Nedostatečné kompetence liniových manažerů řídit efektivně vzdálené pracovníky

13 nejčastějších manažerských problémů/obav Nedostatečně nastavené a komunikované očekávání a vize Nepřipravenost komunikačních a organizačních procesů organizace Obava o zajištění efektivní komunikace mezi pracovníky a pokles produktivity Obava o narušení firemní kultury Nízká ochota managementu a zaměstnanců se přizpůsobit Obava o nedostatek těch "správných" zaměstnanců nebo rozpad týmu Neznalost talentu a silných stránek pracovníků Chybějící přehled o výsledcích zaměstnance a neschopnost je definovat Nedostatečně nastavený systém odměňování kvalitně odvedené práce Upřednostňování pracovníků v kanceláři na úkor těch vzdálených Chybějící fyzický kontakt se zaměstnanci a pracovním týmem Problémy s předáváním podepsaných dokumentů a fyzických předmětů Strach z osobního selhání

6 nejčastějších technických problémů Zastaralé počítačové vybavení a software Nepřipravenost IT oddělení na připojení vlastního zařízení zaměstnanců Nefunkční hardware a software Nedostatečné počítačové znalosti pracovníků Obava o ztrátu, odcizení nebo zneužití firemních dat Riziko selhání internetového připojení

2 speciální problémy Neznalost specifických úprav zákoníku práce Neznalost domácích podmínek pracovníků

Jak na obavy? Uvědomte si, že už to tak děláte Bez podpory nejvyššího vedení to nepůjde Pojmenujte správně obavy a strachy vašich manažerů Naučte manažery jasně definovat a měřit výsledky Pomozte manažerům odstranit jejich obavy Omezte soutěžení a učte je sdílet znalosti a spolupracovat Odnaučte manažery emailovat ať mohou skutečně spolupracovat Efektivní řízení vzdálených pracovníků je nutné znovu se naučit a současně mít kvalitní podmínky

21 největších problémů a úskalí zaměstnanců při práci na dálku

21 největších problémů a obav zaměstnanců při práci na dálku Problémy s nefunkčním softwarem počítače Nedostatečné počítačové znalosti Ztráta počítačových dat Špatné / nefunkční internetové připojení Psychická závislost na chytrém telefonu -------------------- Nedostatek motivace k práci / odkládání pracovních úkolů Odbíhání k nepracovnímu čtení na webu, soc. sítím nebo zábavě Příliš dlouhá pracovní doba Přehlcení úkoly Chybějící osobní kontakt s kolegy

21 největších problémů a úskalí zaměstnanců při práci na dálku Nedůvěra vedoucího v dostatečný výkon zaměstnance Ignorace ze strany kolegů a vedoucího Obavy o povýšení, zvýšení platu nebo prémie Předávání podepsaných dokumentů a fyzických předmětů Neschopnost oddělit osobní a pracovní život Neupravenost a nepořádek Pocit osamělosti v izolovaném prostředí Nedostatek prostoru na práci Obava z vyrušování a schopnosti se soustředit Nechápavá rodina Zvýšené náklady na provoz domácnosti (energie, voda, atd.)

Komunikujte vizi organizace Práce na dálku nesmí být benefit Vytvořte vizi, kde má být organizace za 6 měsíců, za 1 rok, za 5 let Cíl => Práce na dálku je běžnou součástí firemní kultury Komunikujte vizi tak, aby ji snadno pochopili všichni zaměstnanci

Vysvětlete Proč a Jak Jasně definujte a vyčíslete finanční i nefinanční přínosy pro organizaci Popište konkrétní přínosy pro zaměstnance Řekněte, jak budete kompenzovat případné nevýhody pro zaměstnance Ukažte na příkladech dobré praxe, kde a jak to funguje jinde Opakujte to stále dokola Definujte kroky a časový harmonogram, jak to bude probíhat na manažerské a jak na zaměstnanecké úrovni a informace zveřejněte

Najděte v organizaci příznivce myšlenky Top Management/ ředitel musí práci na dálku podporovat (ideálně, když jsou vzorem pro ostatní) Hledejte mezi mladou generací Hledejte průřezově celou firmou nebo jedno zkušební oddělení Pomohou vám s výběrem, testováním i zaváděním vhodného softwaru

Svět práce se mění... PŘES 40% LIDÍ DO 30 LET DÁVÁ PŘEDNOST INTERNETU A FLEXIBILITĚ PŘED PLATEM! 70% MLADÝCH LIDÍ NEPOVAŽUJE ZA NUTNOU FYZICKOU PŘÍTOMNOST V KANCELÁŘI PRO ODVÁDĚNÍ DOBRÉ PRÁCE Zdroj: Cisco Connected World Technology Report www.cisco.com/en/us/netsol/ns1120/index. html#~2011 SOUHLASÍTE S UVEDENÝM?

Anketa: Máte ve firmě příznivce práce na dálku? 1. Ano, všichni i s vedením. Právě to chceme co nejdříve spouštět. 2. Ano, v podstatě všichni, kromě vedení. 3. Ano, ale je tam několik odpůrců. 4. Ano, je to tak polovina lidí. 5. Jen částečně, většinu lidí o to nemá zájem. 6. Jen nás jen několik. 7. Jsem sám, ostatní pracovat na dálku či z domova nechtějí. 8. Jiná odpověď napište jaká.

Na co nezapomenout při tvorbě pravidel/zásad pro práci na dálku Jak budete řídit vzdálené pracovníky nebo projekty? Jak budete předávat a kontrolovat práci na dálku? Jak budete odměňovat vzdálené pracovníky? Jak zajistíte bezpečnost dat? Jak budete předávat fyzické dokumenty a předměty? Jak si budete předávat a sdílet počítačová data? Jakými nástroji budete komunikovat? Jak budete nabírat nové lidi? Jak budete motivovat vzdálené pracovníky? Jak být v souladu se zákoníkem práce a zbytečně firmu ani pracovníky neohrozit? Na co dalšího bychom neměli zapomenout?

Odlišnosti v řízení na dálku oproti standardnímu řízení v kanceláři Tváří v tvář Na dálku

Komunikace s podřízenými a kolegy v rámci 1 kanceláře Tváří v tvář Jednodušší udržování neformálních vztahů Brainstorming na chodbě, u oběda či kávy Některé otázky se lépe probírají osobně Schopnost číst neverbální komunikaci druhých Lze snadno pracovat s fyzickými předměty Vyrušování ostatními Snížená schopnost soustředění v rušné kanceláři Zbytečné nebo zdlouhavé/nudné osobní porady Pomalejší schopnost domluvy týmu u akutních událostí Nedohledatelnost ústních dohod

Komunikace s podřízenými a kolegy v rámci 1 kanceláře Na dálku Minimální vyrušování ostatními Vysoká schopnost soustředění Efektivnější porady - paralelní komunikace přes chat v průběhu videokonferencí Pořizování videozáznamů Rychlá schopnost reakce na akutní problémy Dohledatelnost psaných online komunikací a dohod Snížená schopnost číst neverbální komunikací druhých Omezený prostor pro spontánní setkávání a diskusi Neformální vztahy se nerozvíjí automaticky, ale je nutné je cíleně podporovat Omezená schopnost práce s fyzickými předměty

Anketa: Víte, na co mají talent vaši kolegové/podřízení? 1. Nevím, ani mě to nezajímá. 2. Nevím, ale rád bych se to dozvěděl/a. 3. Vím to jen u některých kolegů, podřízených a nadřízených, ale neumím to pojmenovat. 4. Ano vím to u všech kolegů, podřízených i nadřízených, ale neumím to pojmenovat. 5. Ano vím to u všech kolegů, podřízených i nadřízených a umím to PŘESNĚ pojmenovat. 6. Jiná odpověď napište do chatu jaká.

Podpora talentu - nevyužitý potenciál pro růst firem

Využívání talentu pracovníků jako nástroj pro práci na dálku TRADIČNÍ PŘÍSTUP Vedoucí nezná talent podřízených Pracovník nezná své silné stránky Pracovníci dělá, jen to, na co má kvalifikaci bez ohledu na to, jestli je v tom dobrý či nikoliv Pracovník dělá mnoho nezáživných činností Pracovník nevyužívá svůj potenciál Vedoucí chce mít poslední slovo Malý prostor pro vlastní aktivitu PŘÍSTUP PODPORUJÍCÍ TALENT Pracovník zná svůj talent/silné str. Vedoucí zná silné stránky podřízených Vedoucí podporuje maximální zapojení talentů a silných stránek pracovníků Pracovník nezáživné činnosti předává kolegům, které to baví Pracovník využívá svůj potenciál Vedoucí dává prostor pro vyjádření ostatním Velký prostor pro vlastní aktivitu

Strengthsfinder - test pro nalezení talentu/silných stránek pracovníků Gallup a Donald O. Clifton, Ph.D. 40 let výzkumu Synoptická spojení v mozku Online test = > 34 talentů (ze stovek) Pouze 5 nejsilnějších talentů Nekonečné množství kombinací Personalizovaný výsledek 50 tipů a doporučení Využití výsledků SF Více o testu: www.silnestranky.cz/testy.aspx

Anketa: Víte přesně, co podřízení/kolegové dělají každý den v práci? 1. Nevím to u nikoho. 2. Vím to jen u některých a to pouze částečně. 3. Vím to jen u některých, ale u nich do hloubky. 4. Vím to u všech, ale pouze částečně. 5. Vím to u všech naprosto přesně do hloubky. 6. Vím to naprosto přesně. Každý mi musí dávat naprosto přesný pracovní report. Namátkově pracovníky kontroluji. 7. Jiné jaké?

Zadávání, kontrola a předávání vykonané práce a výsledků Tváří v tvář Používání flipchartu nebo jiné vizualizace Sledování postupu práce přes rameno Neformální diskuse u kávy či oběda o realizaci úkolu Často jen ústní zadání nejasností v zadání Chybí promyšlené písemné zadání Častější chyby v dodaných výsledcích Není jednoduchá online kontrola nad aktuálním stavem realizace Chybí zpětný písemný přehled o realizovaných úkolech jedince Menší důraz na měření výsledků jedince

Zadávání, kontrola a předávání vykonané práce a výsledků Na dálku Zadání musí být naprosto přesné Méně často dochází k dodání špatného výsledků Zaměření na konkrétní výsledky pracovníka Kontrola plnění v reálném čase v rámci online checklistů Jasný přehled o historií úkolů daného pracovníka V případě špatně odvedeného úkoly vychladnutí vedoucího Omezená možnost slyšet aktuální hovory ostatních a tím pomoci Horší způsob fyzické vizualizace

Způsoby odměňování vzdálených pracovníků Standardně jako v kanceláři Úkolově Podle výkazů hodin Podílově na zakázce

Tipy pro nastavení systému odměňování kvalitně odvedené práce Nespravedlivě nastavený systém demotivuje ty nejlepší Stanovte si jasná kritéria pro odměňování a měření výkonu Na základě odpracovaných hodin (pevná část + prémie) Na základě výsledků Jasně komunikujte očekávání v návaznosti na výši odměny Nediskriminujte (pozitivně ani negativně) Odstraňte překážky vytvářející neobjektivní nerovnosti za stejnou práci má starší pracovník i bez vyšší kvalifikace více peněz nově nastupující pracovníci mají vyšší plat než současní Nebojte se rozloučit s pracovníky, kteří se nechtějí přizpůsobit Personální audit

Tipy na úspěšné řízení pracovníků na dálku Důvěřujte svým pracovníkům Komunikujte s pracovníky otevřeně Jakékoliv pochybnosti s pracovním výkonem ihned řešte, nežijte v domněnkách Diskutujte s pracovníky pravidelně jejich pracovní výsledky a činnosti včetně časové náročnosti Pokud máte pochybnosti, používejte: Výkazy práce a úkolovníky Systémy pro projektové řízení I výkazy práce hodnoťte kriticky => existují lidé, kteří tím umí výborně zakrývat nicnedělání

Proč výkaz práce? Řeší se tím základní obava zaměstnavatelů i zaměstnanců Pracovník: Uvědomuje si své výsledky a na čem pracoval Nemá pocit přetížení nebo tlaku, že málo pracuje Má argumenty pro svého šéfa Zaměstnavatel: Vidí konkrétní činnosti a výsledky podřízeného Má důvěru v pracovníka Může vhodně rozdělovat úkoly Výkaz práce lze podle profese zaměřit na: Vykazování odpracovaných hodin (pevný měsíční plat) Vykazování měřitelných výsledků (provizní systém)

Výběr pracovníků ze současného týmu a přechod na vzdálenou práci Začněte s nadšenci, kteří mají vhodné podmínky pro vzdálenou práci Otestujte na nich vhodné pracovní postupy vyhovující vaší organizaci Měřte jejich výsledky přes a po - dlouhodobě, až opadne první nadšení Dejte pracovníkům vhodné nástroje U každého pracovníka diskutujte jeho osobní důvody, motivaci a možnosti Nediskriminujte a nedávejte to jako benefit Nezaměňujte následky a příčiny - je skutečně podprůměrně výkonný zaměstnanec nevhodný pro vzdálenou práci?

Identifikace pracovníků, kteří nejsou pro vzdálenou práci vhodní Mají špatné domácí podmínky (např. bydlení v garsonce s malým dítětem) Jsou neloajální nebo se proslýchá, že chtějí odejít Jsou extrémně pasivní a potřebují neustálý fyzicky dozor Neumí pracovat samostatně a pořád se na něco ptají kolegů/vedoucího Dělají si melouchy v pracovní době Nechtějí pracovat na dálku ŘEŠTE TO INDIVIUÁLNĚ A ZAMĚŘUJTE SE NA MOŽNOSTI, JAK TO MŮŽE JÍT

Nábor nových pracovníků na dálku - průběh přijímacího pohovoru Uchazeč i zaměstnavatel souhlasí s pohovorem na dálku Stanovte termín a způsob komunikace (Skype, vnitrofiremní videokonferenční systém) Zašlete uchazeči přístupové údaje do systému a technické podmínky Obě strany by se měly připojit z klidného prostředí, kde mají soukromí Moderátorem je zaměstnavatel Moderátor by měl dokonale ovládat techniku Vyzvěte uchazeče k zapnutí web kamery Vyzkoušejte zvuk Začněte pohovor jako při fyzickém setkání

Technické podmínky pro úspěšný pohovor na dálku Počítač, notebook nebo profesionální videokonferenční systém (méně vhodný) Videokonferenční software nebo Skype Důležité: Webová kamera Sluchátka nebo reproduktory Mikrofon Rychlost připojení k internetu 1Mb/s (www.rychlost.cz)

Tipy pro manažery, jak úspěšně vést pohovory na dálku Na pohovory na dálku si musíte zvyknout (u někoho záležitost několika pohovorů, u jiného měsíců) V případě nepřekonatelných technických problémů si domluvte náhradní termín, netrapte se tím Na začátku pohovor vše uveďte jako při fyzickém setkání Pokud požadujete po uchazeči kameru, musíte ji mít taky Fyzické dokumenty můžete s uchazečem sdílet na dálku na obrazovce

Tipy pro manažery, jak úspěšně vést pohovory na dálku Neskákejte do řeči vždy předávejte slovo Snažte se vědomě řídit řeč svého těla jako při fyzickém setkání (pokyvování hlavou, úsměv, apod.) Při použití nezabezpečené komunikace (např. Skype) se vyhněte vysoce důvěrným informacím Pokud pohovor nahráváte, uchazeči to předem oznamte Při testování na dálku nechejte kameru i zvuk na straně uchazeče zapnuté ochrana proti podvodům

Odlišnosti pohovoru na dálku od fyzického pohovoru Snížená schopnost vnímání neverbální komunikace Mohou nastat technické problémy (nutno s tím počítat) V případě výpadku internetu se ihned připojte znovu buďte v pohodě, ať nevystresujete uchazeče Nutno důsledně moderovat, abyste si neskákali do řeči Využití chatu pro doplňování otázek a odpovědí Možnost pořízení video záznamů pro posouzení kandidáta dalšími osobami

Vyberte a zaveďte vhodné IT nástroje pro práci na dálku

Zamyslete se Co vám osobně chybí za počítačové nástroje v organizaci? Kde vidíte nejčastější problémy a kolize při komunikaci v týmech, s podřízenými, s vedením? Kde se ztrácí nejvíce informací? Co by se dalo vylepšit při komunikaci se zákazníky?

Tipy pro zlepšení procesů s využitím IT nástrojů Emaily všech pracovníků (mimo výrobu) jsou dostupné odkudkoliv a kdykoliv přes notebook a smartphone/tablet Všichni pracovníci mají okamžitý přehled, kdo co dělá a kde se právě nachází přes online kalendář Všechny dokumenty firmy jsou dostupné kdykoliv a odkudkoliv přes notebook nebo smartphone Každý pracovník má nainstalovaný na svém notebooku instant messaging (chat) a aktivně ho využívá Každý pracovník může kdykoliv využívat videokonferenci v notebooku nebo smartphone

Tipy pro zlepšení procesů s využitím IT nástrojů Firma má intranet s informacemi, fotkami, videi dostupné odkudkoliv Celá firma má zavedené řešení pro vzdělávání pracovníků a zákazníků na dálku, aby nemuseli fyzicky docházet do centrály/kanceláře Všechny firemní databáze a data jsou dostupné bezpečně odkudkoliv přes notebook nebo smartphone/tablet Pracovníci mohou se zákazníky i dodavateli snadno a kdykoliv sdílet pracovní plochu jejich notebooku, aby jim dokázali na dálku pomoci Máte funkční vnitrofiremní komunitní síť, kde se může jakýkoliv pracovník vyjádřit k libovolnému tématu a sdílet informace Máte plně automatizované všechny opakující se procesy pomocí databázových online aplikací, kde to je finančně návratné

Ukázka vybraných IT nástrojů pro práci na dálku Videokonference softwarové Sdílení pracovní plochy Sdílení dokumentů v Google Apps Přístup do dokumentů přes smartphone Yammer sociální síť Elearning (např. BOZP) Databázový systém Zoho

Softwarové videokonference

Sdílení pracovní plochy

Sdílení dokumentů v Google Apps

Přístup do dokumentů přes smartphone

Vnitrofiremní sociální síť - Yammer

Elearning

Databázový systém Zoho Creator

Proveďte pilotní ověření s příznivci tipy na práci s IT nástroji Používejte videokonference při fyzických poradách - připojíte kolegy na dálku Začněte se spojovat přes Skype namísto fyzických schůzek Aktivně používejte online kalendáře pro plánování kapacit a dostupnosti Nabídněte zákazníkům online schůzky místo fyzické návštěvy (argument - nižší náklady na cesťáky) Neposílejte žádné dokumenty fyzicky skenujte i včetně podpisů smluv Pracujte pravidelně mimo kancelář, abyste byli nuceni pracovat na dálku Zanalyzujte všechny Excel tabulky, které ve firmě používáte a zvažte, jestli by vám neusnadnilo/nezrychlilo práci, kdyby bylo online a vzájemně provázané Přemýšlejte, jak zapojit do pracovního procesu nejrůznější mobilní aplikace na míru šité pro vaši organizaci

Proveďte pilotní ověření s příznivci Vyžadujte alespoň ústní podporu managementu Příznivce zaškolte na software a seznamte je s pravidly pro práci na dálku Pravidelně vyhodnocujte úspory, přínosy a nové příležitosti Úspory a přínosy co nejpřesněji vyčíslete finančně Pravidelně vyhodnocujte problémy a hledejte na ně řešení Vyhodnocujte a vyčíslete extra náklady nebo ztráty Jednotlivé počítačové nástroje začněte používat postupně, když budete cítit, že vám něco chybí Zveřejňujte úspěchy pilotu v rámci celé firmy Zveřejňujte příklady dobré praxe, které vyhovují organizaci, konkrétnímu oddělení či osobě 6 měsíců by měla být dostatečná doba na prokázání pozitivních výsledků

Plošné zavádění práce na dálku / práce z domova Vyžadujte přímé zapojení managementu Pracujte na začlenění práce na dálku do firemní kultury Vytvořte pravidla/doporučení a na ty proškolte všechny zaměstnance Požadujte jejich dodržování, ale nebojte se dělat výjimky Kdo se nechce v první fázi zapojit, nenuťte ho Odpůrce motivujte postupně pozitivními výsledky a poukazováním na jejich neefektivitu (ideálně obecně, nikoliv konkrétně) Ve fázi běžného používání (po 1 roce) vyžadujte práci na dálku i po odpůrcích (v případě, že i přes pozitivní výsledky nebudou mít zájem se zapojit, tak je na zvážení jejich další setrvání v organizaci) Nabírejte již pouze zaměstnance s pozitivním přístupem k práci na dálku Proškolte všechny zaměstnance na používání softwarových i hardwarových nástrojů

Plošné zavádění práce na dálku / práce z domova Dále pravidelně vyhodnocujte úspory, přínosy a nové příležitosti Úspory a přínosy co nejpřesněji vyčíslete i finančně Pravidelně vyhodnocujte problémy a hledejte na ně řešení, ty zveřejňujte Pravidelně vyhodnocujte pravidla, chybějící zaveďte, nefunkční odstraňte Vyhodnocujte a vyčíslete extra náklady nebo ztráty Sdílejte příklady dobré praxe, které vyhovují organizaci, konkrétnímu oddělení či osobě Využijte úspěchů a snížení nákladů firmy pro vaše pozitivní PR a marketing Můžeme být rychlejší, kvalitnější nebo levnější než konkurence, protože pracujeme na dálku Naše služby vám přineseme až do domu, už žádné cestování Naši zaměstnanci jsou flexibilní a reagují kdykoliv to právě potřebujete

Kvalitní školení na začátku = půl úspěchu Nedovolte, aby si lidé domýšleli, co je/není pravda. Je zodpovědností managementu jasně definovat vizi, cíle i cestu. To bez školení nelze. Většina lidí nejsou IT nadšenci, ale běžní uživatelé techniky a softwaru Když jim něco nefunguje, tak to raději budou odmítat, než hledat řešení Dobré praktiky (best practices) se standardně vytvářejí roky, pouze zaškolením je můžete na pracovníky přenést téměř okamžitě! Vytvořte si strategii trvale se učící organizace Podporujte vzájemnou výměnu informací a znalostí mezi zaměstnanci (oceňujte sdílení informací a dávejte najevo negativní postoj vůči zadržování informací nebo know-how)

Vhodně kombinujte nejrůznější možnosti vzdělávání Vzájemné sdílení znalostí zaměstnanci mezi sebou Informace Just in time poradce přes internet Individuální koučing nebo mentoring Fyzické workshopy a školení Vzdělávání přes videokonference ve formě webinářů Opakované informace formou elearningu včetně testování znalostí Diskusní fórum zaměstnanců Vnitrofiremní komunitní síť Elektronické nebo tištěné časopisy, elektronické nástěnky Nezakazujte přístupy na sítě jako LinkedIn, Facebook či Twitter nebo videoservery (s návody) pouze stanovte co je v pořádku a co není

Buďte produktivní a pracujte na dálku. Držíme vám palce ;-)

Poskytujeme komplexní služby pro efektivní práci na dálku Programování softwaru přístupného odkudkoliv webové portály a mobilní aplikace Zavádění Google Apps a Microsoft Office 365 Vzdělávání na dálku ve formě elearningu a webinářů Zavádění systémů pro videokonference IT podpora na dálku Zavádění firemních sociálních sítí Podpora talent managementu Audity firemních procesů a nákladů Školení a poradenství na míru ve výše uvedených oblastech Více: www.pracenadalku.cz/sluzby-pro-firmy

O Lektorovi Ing. Michal Martoch Konzultant a lektor pro práci a vzdělávání na dálku, specialista na talent management Tel: 604 372 052 Email: michal.martoch@ pracenadalku.cz Web: www.pracenadalku.cz

Prostor pro vaše dotazy