Úvod do technologie workflow systémů Miroslav Beneš Obsah přednášky Motivace Podnikové procesy Prvky a nástroje technologie workflow Typy workflow produktů Standardizace Architektura workflow systému Struktura kroku úlohy, zpracování požadavku, směrování toku řízení Technologie workflow 2 Vývoj architektur informačních systémů 60. léta řada samostatných aplikací vlastní uživatelské a datové rozhraní vlastní metody ukládání dat vlastní komunikace s uživatelem 70. léta osamostatnění dat databázové systémy 80. léta osamostatnění uživatelského rozhraní Windows API, X Window,... 90. léta osamostatnění řídicích procesů workflow systémy Motivace Příklad procesu: objednávání zboží objednávka Kde mohou nastat problémy? zpracování objednávky schválení obch.. oddělením verifikace platby účtárnou expedice zboží potvrzení obj. faktura dodací list Technologie workflow 3 Technologie workflow 4 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 1
Organizace podniku Organizační hierarchie: kdo co dělá? jednotlivci, profese, role, skupiny zodpovědnost, podřízenost zdroje (stroje, pomůcky, služby,...) Pracovní postupy: jak se co dělá? kroky, algoritmy Podnikové (business) procesy Podnikový proces je efektivní koordinační mechanismus napříč organizačními jednotkami distribuovaný v čase a prostoru; integruje a koordinuje distribuované zdroje a poskytuje správnou informaci správnému jednotlivci ve správný čas k vykonání přiděleného úkolu. CO JAK KDY KDO Technologie workflow 5 Technologie workflow 6 Další příklady procesů Recenze příspěvků na konferenci zaslání příspěvku, předání recenzentům, recenze příspěvků, zpráva autorovi,... Zařízení služební cesty objednávka letenek, ubytování, vypůjčení auta, zaplacení poplatků, schválení cesty,... Vyřízení pojistné události (reklamace) obdržení požadavku, rozhodnutí o oprávněnosti, odpověď,... Sledování pacientů v nemocnici příjem, RTG, EKG, krev, diagnóza, léčení,... Další příklady procesů Vyřízení žádosti o půjčku žádost o půjčku, analýza rizik, schválení, sledování splátek, uzavření případu,... Vývoj programů návrh, specifikace, implementace,... Zápis studentů do dalšího ročníku předběžný zápis, kontrola studia, zápis, změny,... Výběrové řízení na zakázky zadání, vyhodnocení nabídek, výběr dodavatele, řešení námitek, realizace,... Technologie workflow 7 Technologie workflow 8 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 2
Workflow management efektivní správa toku informací a řízení v podnikových procesech infrastruktura podniku je tvořena kombinací procesů některé procesy jsou klíčové pro přežití a další růst podniku zvýšení efektivity správy procesů vede ke snížení nákladů, zlepšení služeb zákazníkům a zvýšení konkurenceschopnosti podniku Problémy správy procesů Špatná nebo žádná dokumentace nejasné kompetence Určité procesy bývají pomalé časové ztráty v komunikaci špatná zpětná vazba malá informovanost managementu Technologie workflow 9 Technologie workflow 10 Výhody workflow technologie Z hlediska managementu zjednodušení a modernizace podnikových procesů, snížení režijních nákladů, urychlení podnikových procesů, možnost sledování a řízení procesů, Výhody workflow technologie Z technického hlediska automatizace složitých podnikových procesů, integrace existujících aplikací, vyšší spolehlivost, plánování všech použitých zdrojů (lidé, data) just-in-time manufacturing Technologie workflow 11 Technologie workflow 12 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 3
Zavedení workflow v podniku Obvyklá metoda: pozveme konzultanty, kteří všechno vyřeší za nás Problém: musíme mít sami jasno v tom, čeho chceme dosáhnout Nutná spolupráce se zadavatelem kompetence zodpovědných osob k realizaci změn Zavedení workflow v podniku 1. rozpoznání a pojmenování procesů ve firmě proces, počáteční a koncový stav 2. rozpoznání nefungujících procesů kvalita, cena, rychlost, spokojenost zákazníka, flexibilita 3. zvýšení priority nefungujících procesů faktory kritické pro úspěch firmy strategické faktory principiální faktory Technologie workflow 13 Technologie workflow 14 Prvky technologie workflow Nástroje pro definici procesů umožňují definici a rozplánování procesů na počítači obvykle grafické nástroje, využití jazyka UML prvky modelu: zprávy zaslané účastníkům procesu, události, které mohou nastat, rozhodnutí, která je třeba učinit; základní prvky určují charakter modelu Prvky technologie workflow Workflow servery čtou, provádějí a sledují jednotlivé kroky definice workflow Klientské aplikace nástroje pro interakci uživatelů s workflow obvykle nejsou součástí WF systému Nástroje pro monitorování procesů vyhodnocování úi a ceny procesů podpora optimalizace procesů Technologie workflow 15 Technologie workflow 16 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 4
Prvky technologie workflow Nástroje pro simulaci procesů Co se stane, když...? Ověření modelu, predikce Nástroje pro verifikaci procesů Bude každá objednávka vyřízena? Bude každá reklamace vyřízena do 14 dnů? Matematické metody Petriho sítě Nástroje pro administraci Typy workflow produktů WF založené na zprávách využití e-mailového serveru (MS Exchange, Lotus Notes, SMTP/POP3,...) běžně používané systémy úkoly se rozesílají elektronickou poštou GFI Emailflow, Keyfile s keyflow, Jetform, Eastman WFX Technologie workflow 17 Technologie workflow 18 Typy workflow produktů WF založené na WWW serverech používají intranetový nebo internetový WWW server, k němuž se uživatelé připojují uživatele nelze nutit k převzetí úkolu, pokud se do systému nepřihlásí Action Technologies, Ultimus Typy workflow produktů WF založené na samostatných systémech implementují úplně všechno ve vlastní režii nejobecnější (a nejdražší) varianta FlowMark, IBM (OS/2, AIX) InConcert, XSoft (Unix) Staffware (20 platforem, $1000/klient) Technologie workflow 19 Technologie workflow 20 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 5
Technologie důležité pro workflow Databázový server vhodné použití sw podporujícího ODBC Obrazový server skenování papírových dokumentů Faxový server E-mail server Operační systém wf software nejčastěji pod Windows NT WWW, e-mail server, databáze - Unix Standardizace v oblasti workflow Workflow Management Coalition (WfMC) založena v srpnu 1993 nevýdělečná mezinárodní organizace prodejců, uživatelů, analytiků a univerzitních / výzkumných skupin (asi 130 členů) tvorba standardů v oblasti terminologie, spolupráce a propojení wf systémů tři komise a pracovní skupiny Technologie workflow 21 Technologie workflow 22 Hlavní standardy Workflow Reference Model Workflow Client Application Application Programming Glossary Interoperability Abstract Specification Audit Data Specification Process Definition Interchange Interoperability Internet e-mail MIME Binding Objektový model s návazností na OLE a IDL Bezpečná spolupráce wf systémů Technologie workflow 23 Referenční model workflow Nástroje pro administraci a monitorování Nástroje pro definici procesů Služby pro řízení workflow Workflow Engine Workflow API & Interchange Formats Klientské aplikace Spouštěné aplikace Workflow Engine Technologie workflow 24 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 6
je definován Definice procesu Podnikový proces skládá se z použije se pro je řízen WFMS řídí proces pomocí 3D pohled na workflow resource dimension resource Manuální Činnost může být reprezentována pomocí Automatizovaná Instance procesu zahrnuje Instance i zahrnuje case activity task Základní pojmy podle WfMC Pracovní Spouštěná aplikace Technologie workflow 25 case dimension work item process dimension Technologie workflow 26 3D pohled na workflow případ (case) konkrétní řešení problém (žádost o půjčku) obvykle jej generuje externí zákazník zpracovává se prováděním úloh v určitém pořadí na základě definice workflow procesu úloha (task) krok provádění procesu charakterizuje se podmínkami platnými před (precondition) a po (postcondition) provedení 3D pohled na workflow zdroj (resource) zařízení (fax, tiskárna) nebo osoba (účastník, dělník, zaměstnanec) vytvářejí třídy zdrojů na základě podobných charakteristik role je třída založená na schopnostech svých prvků (např. programátoři) organizační jednotka je třída založená na struktuře organizace (např. reklamační oddělení) Technologie workflow 27 Technologie workflow 28 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 7
3D pohled na workflow pracovní, požadavek (work item) úkol řešený pro konkrétní případ, např. vrátit panu Novákovi peníze za reklamované zboží (activity) úkol řešený pro konkrétní případ a využívající konkrétní zdroj vytváří frontu požadavků (worklist) Role práci vykonávají kategorie pracovníků jedna osoba může mít více rolí, mnoho osob má stejnou roli role jsou autorizovány provádět požadavky z front spojených s mi požadavky na zpracování se přidělují staticky nebo dynamicky (load balancing) Technologie workflow 29 Technologie workflow 30 Typy rolí i Struktura (automatizované) i j i j Tvůrce ten, kdo vytvořil instanci Zodpovědná osoba ten, kdo je zodpovědný za instanci, i když krok neprovádí (např. manažer) Vlastník ten, kdo vykonává krok instance Technologie workflow 31 worklist synchronizace startovací podmínka příprava dat příkaz ke spuštění aplikace směrování uložení dat zjištění stavu Technologie workflow 32 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 8
Struktura i Pracovní a fronta požadavků požadavky na provedení aplikace strukturované zprávy obsahující parametry pro provedení i maximální doba provedení i (připomenutí, předání jinam) synchronizace paralelních instancí workflow různé strategie: FIFO, LIFO, priority Struktura i Příprava k provedení vybrané i vyhodnocení vstupní podmínky na základě dat závislých na řešeném případu získání vstupních dat pro Akce jako jádro i interaktivní: výběr položky uživatelem spustí provedení i automatické: příchod položky do fronty způsobí provedení i Technologie workflow 33 Technologie workflow 34 Struktura i Závěrečná analýza monitorování provádění aplikace: úspěch, chyba, havárie uložení výsledků aplikace konverze a uložení dat do společné paměti Směrování přesun požadavků k dalším em na základě stavu (návratového kódu), výsledku Provedení požadavku uživatelem 1. Výběr požadavku, za který uživatel ponese odpovědnost 2. Rezervování nebo delegování požadavku na jiného uživatele 3. Provedení požadované práce 4. Vyhodnocení výstupní podmínky 5. Vyhodnocení podmínky pro přechod na další i a jejich aktivace Technologie workflow 35 Technologie workflow 36 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 9
Směrování toku řízení Sekvenční Směrování toku řízení Podmíněné (OR-split, OR-join) A B C B1 Paralelní (AND-split, AND-join) A B2 C A B1 C Iterační B2 A B C Technologie workflow 37 Technologie workflow 38 Odkazy www.wfmc.org Workflow Management Coalition www.workflowsoftware.com Podrobný seznam programového vybavení, výzkumných projektů a dalších odkazů www.waria.com Workflow and Reengineering International Association ww2.usabilityfirst.com/usability/cscw.html Kolekce informací týkajících se groupware včetně workflow Technologie workflow 39 (c) Miroslav Beneš, Katedra informatiky FEI VŠB-TU Ostrava 10