Word 2007 I. část Zpracoval: Ing. Pavel Branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE Volně použito podkladů z "Microsoft Office WOrd 2007, Petr Broža, Roman Kučera, edice Extra PC 2010 1
Obsah prvé části 1. Úvod 1.1. Nebojte se pásu karet 1.2. Panel Rychlý přístup 1.2. Panel Rychlý přístup 1.3. Karta Domů 1.4. Karta Vložení 1.5. Karta Rozložení stránky 1.6. Karta Odkazy 1.7. Karta Korespondence 1.8. Karta Revize 1.9. Karta Zobrazení 1.10. Stavový řádek Obsah druhé části 2.0. Základy práce s Wordem 2.1. Nový dokument ze šablony 2.2. Velikost stránky 2.3. Nastavení okrajů 2.4. Jednoduché úpravy textu 2.5. Styly úvod 2.6. Vlastní styly 2.7. Odrážky a číslované seznamy 2.8. Hledání a nahrazení 2.9. Rychlý přístup 2.10. Zobrazení dokumentu 2.11. Automatické opravy 2.12. Kontrola pravopisu 2.13 Uložení pro Word 97 až 2003 2.14. Využívejte schránku 2
1. Úvod 1.1. Nebojte se pásu karet Microsoft Office 2007 přinesl zcela nové ovládání, které může nové uživatele tohoto kancelářského balíku na první pohled zmást. Ve starších verzích sloužily k ovládání běžné rozbalovací textové nabídky. Většina aplikací Office 2007 využívá tzv. Pás karet. Páskaret obsahuje různá tlačítka, rozevírající se nabídky a další prvky, sdružené do skupin (např. skupina Písmo ). Když přepneme pomocí záložek na jinou kartu (např. kartu Vložení ). ovládací prvky na kartě se změní. Ovládání je mnohem více založeno na grafických symbolech a všechny podstatné funkce najdeme přímo zde. Důležité pojmy: Pás karet Nový prvek uživatelského rozhraní MS Office 2007. který je umístěn u horního okraje okna programu a obsahuje různá tlačítka a rozbalovací nabídky. Karta Každý karta obsahuje jiná tlačítka a další ovládací prvky, mezi kartami je možné přepínat pomocí záložek. Word nabízí strandardně karty domů, Vložení, Rozložení stránky, Odkazy, Korespondence, Revize a Zobrazení. Skupina na pásu karet jsou jednotlivá tlačítka a ovládací prvky rozdělené podle podobných funkcí do skupin. Na kartě Domů najdete skupiny Písmo, Odstavec, Styly a další. 1.2. Panel Rychlý přístup Na panel Rychlý přístup můžeme umístit libovolná tlačítka a dokonce i rozbalovací nabídky z kterékoliv karty. Stačí. když klepneme na požadovaný ovládání prvek pravým tlačítkem a z místní nabídky vybereme Přidat na panel nástrojů rychlý přístup. Nejvyužívanější funkce tak budeme mít po ruce, aniž bychom museli přepínat jiné karty. 3
1.3. Karta Domů Po spuštění Wordu bude na pásu karet připravena jako první právě tato karta, protože na ní najdeme většinu příkazů pro běžné formátování textu, uspořádání odstavců, barvy a také styly. Díky stylům můžeme velmi rychle měnit vzhled celého dokumentu, aniž bychom museli ručně nastavovat např. písma nadpisů nebo velikost hlavního textu každého odstavce zvlášť. Příkazy na této kartě budeme používat nejčastěji. Když najedeme myší na libovolné tlačítko, zobrazí se v bublinkové nápovědě jeho funkce. Nebojte se proto objevovat sami příkazy, které neznáte. 1.4. Karta Vložení Na kartě Vložení můžeme přidávat do dokumentu různé objekty jako např. tabulky, grafy, odkazy, záložky, záhlaví, textové pole, symboly a další. Aby mohl pás karet využívat celou šířku obrazovky, mění se podoba a uspořádání tlačítek v závislosti na velikosti okna programu (případně rozlišení). Pokud tedy okno Wordu zmenšíme, tlačítka na pásu karet se ihned automaticky přizpůsobí menší velikosti okna (některá se zmenší, některá se přeskupí, některá se skryjí úplně). Dávejte si pozor na tyto změny pozor, některé ovládací prvky mohou vypadat na jiném počítači (s jiným rozlišením) jinak. 4
1.5. Karta Rozložení stránky Na kartě Rozložení stránky, můžeme měnit velikost okrajů, orientaci papíru (na výšku, na šířku), velikost stránky, rozdělení na sloupce a další. Pokud klepneme na tlačítko Okraje, otevře se nabídka, ve které můžeme vybírat z několika připravených velikostí okrajů stránky: Normální, Úzský, Široký a Zrcadlo. Jsou zde popsány i konkrétní rozměry okrajů. Chceme li určit okraje přesně sami, vybereme si v nabídce Vlastní okraje. 1.6. Karta Odkazy Pomocí karty Odkazy můžeme vytvořit automatický obsah, rejstřík, seznam obrázků a další. Najdeme zde i poznámky pod čarou, vysvětlivky a citace. Tyto automatické funkce nám usnadní vytváření a formátování rozsahlejších dokumentů (např. seminárních, diplomových a ročníkových prací). Chceme li přidat k určitému slovu poznámku pod čarou, přejdeme textovým ukazatelem k danému slovu a klepneme na tlačítko Vložit pozn. pod čarou. U slova se automaticky napíše číslo poznámky (jako horní index) a u spodního okraje stránky se objeví vodorovná čára, pod kterou můžeme ihned psát text poznámky. Pokud například přidáme doprostřed dokumentu další poznámky pod čarou, všechny poznámky se na dalších stranách automaticky přečíslují. 5
1.7. Karta Korespondence Na kartě Korespondence můžeme vytvořit a vytisknout pomocí jednoduchého průvodce obálky (tedy adresy na obálky) a štítky pro obálky. Pokud klepneme na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci, provede vás Word krok za krokem například odesláním jednoho dokumentu na různé e mailové adresy. Díky těmto funkcím můžeme také vygenerovat dokument, který bude automaticky měnit např. pole Blok adresy dokumentu. V praxi to znamená, že text dokumentu bude stejný, pro každého příjemce, ale bude obsahovat na začátku uvedenou jinou adresu adresáta. 1.8. Karta Revize Word umožňuje zaznamenávat změny v dokumentu a označovat konkrétní změny barevně podle autora změn.tyto funkce napomáhají například pokud dokument vytváří a upravuje postupně více autorů. Na první pohled je tak všem patrné, kdo, kdy které změny provedl, a je možné je vrátit zpět. Pro aktivaci klepněte na tlačítko Sledování změn a vyberte z nabídky rovněž Sledování změn. Pokud chceme vložit, k některé části textu poznámku pro ostatní autory nebo čtenáře, označíme myší požadovaný text a klepneme na ikonu Nový komentář. Word automaticky vytvoří bublinu, do které můžete Vložit poznámku. 6
1.9. Karta Zobrazení Na této kartě můžeme změnit způsob zobrazení dokumentu (rozložení při tisku, čtení na celé obrazovce osnova, koncept). Pokud zvolíme koncept, zobrazí se dokument s minimálními okraji a stránky budou odděleny pouze vodorovnou tečkovanou čarou. Ve skupině Lupa můžeme zvolit zobrazení jako Dvě stránky na obrazovcenebo např. tak, aby se dokument zvětšit na celou šířku obrazovky. TIP: Některé skupiny tlačítek mají v pravém dolním rohu malé tlačítko s šipkou. Když na něj klepneme, otevře se dialogové okno s podrobnými možnostmi. Pokud například klepneme na toto tlačítko u skupiny Písmo na kartě Domů, otevře se okno s nastavením formátu písma. 7
1.10. Stavový řádek Stavový řádek je v podstatě lišta, kterou najdeme u spodního okraje okna Wordu. Původně sloužila pouze k zobrazování informací (odtud název), nyní jsou zde však umístněny i obládací prvky. V levé části je zobrazen počet stránek ( a na některé z nich se právě nacházíme), počet slov a aktuálně nastavený jazyk dokumentu. Po klepnutí na Stránka X z X můžeme zadat číslo stránky, na kterou chceme přejít. Klepnutím na Slova: X zobrazíme statistické informace dokumentu (počet stran, znaků, slov, odstavců, apod.). Klepnutím na jazyk (standardně je různě nastavena čeština) můžeme nastavit aktuální jazyk dokumentu. Na stavovém řádku úplně vpravo se nachází tlačítka plus a minus pro zvětšování a zmenšování náhledu dukumentu. Jsou zde také umístěna tlačítka pro změnu zobrazení dokumentu. Klepneme li na tlačítko Čtení na celé obrazovce, přizpůsobí se náhled dokumentu pro čtení zobrazí se vedle sebe dvě stránky současně a zmizí většina ovládacích prvků. Budete li chtít se vrátit zpět do klasického zobrazení, stiskněte tlačítko Esc. 8
Část druhá Základy práce s Wordem 2.1. Nový dokument ze šablony Při vytváření libovolného typu dokunentu nám mohou výrazně pomoci tzv. šablony. V šabloně je nastaveno formátování a rozvržení dokumentu jako například typy písma, barvy jednotzlivých prvků rámečky, okraje, formuláře, textová pole, velikost stránky a další. Pokud tedy vytváříte dokument podle šablony, stačí už jen doplnit do předem připraveného dokumentu text a případně obrázky. 1. Klepneme na tlačítko Office a z nabídky vybereme Nový 2. V levé části dialogu vybereme ze seznamuý typ dokumentu 3. V prostřední částidialogu vybereme kontrétní šablonu a klepneme na tlačítko Stáhnout 4. Používáte li šablonu poprvé, objeví se upozornění. které vás vyzve k potvrzení ověření pravosti Office 2007. Zatrhněte volbu Tuto zprávu již nezobrazovat a klepněte na tlačítko Stáhnout 5. Po stažení šablony se serveru se otevře šablona jako nový dokument, který můžeme ihned začít upravovat. Nejprve ale nový dokument uložte klepnutím na tlačítko Office a následně Uložit. TIP: Nechcete li se probírat jednotlivými kategoriemi, do kterých jsou šablony roztříděny, můžeme využít přímého vyhledávání. V dialogu s nabízenými šablonami si všiměte nahoře políčka pro vyhledávání. Zadejte sem klíčové slovo (např. Vizitky) a plepněte na tlačítko se šipkou. Pokud budou nalezeny odpovídající šablony, zobrazí se ve střední části včetně náhledu. 9
2.2. Velikost stránky Kromě běžné velikosti kancelářského papíru tedy A 4 můžeme ve Wordu nastavit libovolnou velikost stránky, abychom mohli později dokument vytisknout např. pro letáčky, pohlednice, štítky apod. 1. Přepněte se na pásu karet na kartu Rozložení stránky 2. Ve skupině Vzhled stránky klepneme na tlačítko Velikost 3. Ze seznamu vybereme požadovaný formát papíru 4. Chceme li určit velikost papíru v centimetrech sami, klepneme dole v seznamu na odkaz Další velikosti papíru 5. Do políček Šířka a Výška zadejte rozměry stránky v centimetrech. Můžeme použít až dvě desetinná místa (např. 14,52 cm) Na kartě Rozložení stránky můžeme také klepnutím na tlačítko Orientace určit, zda má být papír na výšku či šířku. Ve skupině Pozadí stránky můžeme měnit barvu pozadí celé stránky. Dávejte si však pozor, pokud chcete dokument později tisknout, abyste neplýtvali inkoustem nebo tonerem. TIP: Možná budete někdy potřebovat, aby dokument obsahoval různě veliké stránky. Při ruční úpravě velikosti (jak je popsáno v postupu výše) si všiměte v dialogu Vzhled stránky vlevo dole rozbalovacího seznamu Použít na. Zde můžemeurčit, zda se má změna velikosti papíru uplatnit na celý dokument, nebo pouze na další nové stránky. 10
2.3. Nastavení okrajů Standardně jsou okraje nového dokumentu nastaveny všude na 2,5 cm. Toto nastavení je vhodné pro nejběžnější typy dokumentů na papír formátu A 4. Pokud ale chceme dostat na stránku více textu nebo chceme okraje změnit kvůli místu na poznámky, nebo nastavit zrcadlové okraje pro dvoustránky kvůli pozdějšímu svázání, postupujeme takto: 1. Přepneme kartu Rozložení stránky 2. Ve skupině Vzhled stránky klepneme na tlačítko Okraje 3. Vybereme z nastavení předem připravených okrajů 4. Chceme li určit okraje přesně sami, klepneme úplně dole na odkaz Vlastní okraje 5. Zadáme postupně v centimetrechokraje vlevo, vpravo, nahoře a dole a potvrdíme OK Budeme li chtít papíry později nechat svázat kroužkovou vazbou, nebo jen secvaknout k sobě, použijeme změny nastavení okrajů v políčku U hřbetu. Okraje zůstanou stejné, ale u hřbetu bude okraj zvětšen o zadanou hodnotu v centimetrech. Z rozbalovacího seznamu Umístění hřbetu můžeme vybrat, že hřbet bude nahoře. Pokud budeme chtít dokument později svázat, můžeme využít i dalšího nastavení okrajů. Z rozbalovacího seznamu Více stránek vybereme Zrcadlové okraje. Nyní můžeme zvlášť nastavit vnitřní i vnější okraje dokumentu. 11
2.4. Jednoduché úpravy textu Nejčastěji používané změny formátování textů najdeme na kartě Domů a Odstavec. Můžeme zde měnit typ písma (font), velikost, řez (tučný, kurzíva), barvu, zarovnání apod. Najedeme li na jibovolné tlačítko ukazatelem myši a chvilku počkáme, objeví se bublinková nápověda s popisem funkce tlačítka. Pro nejběžnější úpravy formátování písma a textu si zapamatujte následující klávesové zkratky: CTRL + B tučné písmo CTRL + I kurzíva CTRL + U podtržené CTRL + = dolní index CTRL + % horní index (na české klávesnici CTRL + Shift + =) CTRL + L zarovnání vlevo (z anglického Left) CTRL + E zarovnání na střed CTRL +R zarovnání vpravo (z anglického Right) CTRL + J Zarovnání do bloku 12
2.5. Styly úvod Úprava rozsáhlejšího dokumentu by při otrockém manuálním nastavování představovala obrovskou ztrátu času. Text ve Wordu se proto vždy upravuje pomocí stylů. Styl (například Nadpis 1) v sobě zahrnuje veškeré nastavení úprav textu (písmo, barva, velikost písma, barva zvýraznění, odsazení doleva, odsazení doprava, mezery mezi řádky atd.). Pokud určitému odstavci přiřadíme konkrétní styl, formátování textu tohoto odstavce se kompletně ihned změní podle daného stylu. Styly si můžeme i sami vytvářet a s libovolnými názvy. Největší výhodou je, že pokud budeme mít celý dokument ve stylech a rozhodnete se změnit velikost a písmo nadpisů, jednoduše změníme nastavení stylu a všechny nadpisy se podle toho automaticky přizpůsobí. Word obsahuje předem připravené šablony stylů. V každé šabloně jsou základní styly (např. nadpisy, normální text, citace, zvýraznění apod.). Pokud chceme přiřadit textu určitý styl, označte jej nejprve myší a následně klepněte na kartě Domů ve skupině Styly na vybraný styl. Další styly zobrazíme po klepnutí na malou šipečku vedle náhledů stylů. Chceme li vybrat jinou sadu stylů: 1. Klepneme na kartu Domů a ve skupině Styly klepneme na tlačítko Změnit styly 2. Vybereme Sada stylů a následně zvolíme některou z nabízených možností. 13
2.6. Vlastní styly Styly s sady stylů obsažené ve Wordu nám sice pomohou rychle a spolehlivě naformátovat text, nedovolí nám však upravit text přesně podle našich přestav. Naštěstí si ale můžeme vytvořit vlastní styly a zvolit formátování textu do detailu podle nás. Nejjednodušší je upravit již stávající styl pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybeteme Změnit. V dialogovém okně pak můžeme nastavit detailně formátování textu tohoto stylu. Další možností je vytvořit styl zcela nový: 1. Klepneme na malou šipku v pravém dolním rohu skupiny Styly a otevře se plovoucí okno Styly. Můžeme také použít klávesovou zkratku Ctrl + Alt + Shift + S 2. V levém dolním rohu okna Styly klepneme na tlačítko se dvěma písmeny A (Nový styl) 3. Zadejte název stylu a určete formátování textu stejným způsobem, jako když upravujeme běžný text. Po klepnutí na OK se nový styl objeví mezi ostatními na pásu karet. TIP: Z plovoucího okna Styly můžeme pohodlně přiřazovat textu libovolný styl, i když jsme v pásu karet přepnutí na jinou kartu než kartu Domů. Pokud zatrhneme položku Zobrazit náhled, bude seznamstylů zobrazen stejným formátováním, jaké obsahují jednotlivé styly, a rychleji se v nich zorientujeme. 14
2.7. Odrážky a číslované seznamy K ulehčení práce nabízí Word 2007 několik automatických funkcí. Ty nám mohou někdy velmi pomoci, znepříjemnit život. Jednou z takových funkcí je i automatické tvoření odrážek a číslovaných seznamů. V ideálním případě si automatiku vypneme a využíváme automatické tvoření seznamů, jen když chceme. Standardně začne Word vytvářet číselný seznam sám od sebe, když napíšeme na začátku řádky číslici (1.). Stejné to je s odrážkami, začneme li řádek z pomlčkou. Nejprve jak vypneme automatiku: 1. Klepneme na tlačítko Office v levém horním rohu a následně klikneme na Možnosti aplikace Word 2. V levé části okna se přepne na Kontrola pravopisu a mluvnice a následně na tlačítko Možnosti automatických oprav 3. Přepneme se na záložku Automatické úpravy formátu při psaní. 4. Zrušíme zatržení u položek Automatické odrážky a Automatické číslování. Nyní nám nebude Word automaticky opravovat text, i když to třeba nechceme, a odrážky i číslovaný seznam můžeme vytvořit pomocí tlačítek ve skupině Odstavec na kartě Domů. Pokud klepneme přímo na tlačítko Odrážky, daný odstavec se začne psát s odrážkou. Klepneme li na šipečku na stejném tlačítku, budeme moci vybrat z nabídky znak, či symbol, který se má použít pro odrážky. 15
2.8. Hledání a nahrazení V dokumentu, který obsahuje desítky stránek, se někdy může hledat výraz skutečně těžko. Pokud ale použijeme klávesovou zkratku CTRL+F, můžeme napsat libovolný výraz a klepnout na tlačítko Najít další. Pomocí této funkce se přesuneme v dokumentu na první výskyt zadaného výrazu. Chceme li najít všechny výskyty určitého slova, klepneme na tlačítko Zvýraznění hodnoty a vybereme Zvýraznit vše. Všude v textu se dané slovo zvýrazní šedým pozadím a snadno jej pak na všech stránkách najdeme. Pokud chceme zvýraznění odstranit, klepneme opět na klačítko Zrušit zvýraznění. Kromě vyhledávání můžeme zaměnit určitý výraz za jiný. 1. Po stisku zkratky CTRL+F se přepneme na záložku Nahradit 2. Do políčka Najít zadáme slovo, které chceme nahradit 3. Do políčka Nahradit čím zadáme výraz, kterým chceme slovo nahradit. 4. Po klepnutí na tlačítko Najít další se přesuneme k prvnímu výskytu slova. Pokud jej chceme skutečně zaměnit, klepneme na tlačítko Nahradit. V opačném případě pokračujeme tlačítkem Najít další 5. Chceme li nahradit všechny výskyty slova automaticky, klepneme na tlačítko Nahradit vše. 16
2.9. Rychlý přístup Napravo nebo dole pod tlačítkem Office je umístěn panel Rychlý přístup. Standardně najdeme na tomto panelu tlačítka pro uložení dokumentu a tlačítko pro krok zpět. Tlačítkem Zpět dokážeme vrátit jakoukoliv změnu dokumentu o několik kroků zpět. Pokud klepneme na šipečku na tomto tlačítku, zobrazí se seznam všech kroků, které je možné vrátit zpět. Na panel Rychlý přístup můžeme přidat i další ovládací prvky (tedy tlačítka), Jež často používáme. Pro přidání klepneme na klačítko nad tlačítkem, které chceme přidat na panel, pravým tlačítkem, a vybereme možnost Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Tlačítko se okamžitě objeví na panelu Rychlý přístup a tím si k těmto funkcím zabezpečíme skutečně rychlý přístup. Klepneme li na panel Rychlý přístup pravým tlačítkem, všimněme si volby Minimalizovat pás karet. Jestliže si ji vybereme, pás karet zmizí a objeví se vždy až po klepnutí na název karty (např. Domů. Vložení, apod.). Pokud máme monitor s malým rozlišením, můžeme si takto ušetřit drahocenné místo pro vytvoření dokumentu. TIP:Na panel Rychlý přístup můžeme přidávat tlačítka přímým výběrem z nabídky dostupných tlačítek. Pro vyvolání této nabídky klepneme pravým tlačítkem přímo nad panelem Rychlý přístup a zvolíme z nabídky možnost Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. 17
2.10. Zobrazení dokumentu Veškerá nastavení týkající se zobrazení dokumentu můžeme provést na kartě Zobrazení. Word nabízí pro zobrazení dokumentu několik režimů, které se od seme výrazně liší: Rozložení při tisku V tomto zobrazení budeme nejčastěji vytvářet dokument. Jsou zde zobrazeny všechny standardní prvky uživatelského rozhraní programu, jednotlivé stránky jsou graficky odděleny jakoby skutečným koncem a začátkem stránky. Zobrazena jsou rovněž záhlaví a zápatí dokumentu, budeme vidět vše co se tiskne. Čtení na celé obrazovce Jsou zobrazeny vedle sebe dvě celé stránky dokumentu, většina ovládacích prvků je skryta. Tento způsob rozlišení je vhodný pouze tehdy, pokud máme dostatečně velký monitor (nejlépe s uhlopříčkou 20 palců a více). Rozložení webové stránky Jak název napovídá, v tomto režimu je vidět dokument naformátovaný jako webovská stránka. Uložíme li později dokument ve formátu HTML, bude zobrazen v prohlížeči tímto způsobem. Osnova Toto zobrazení se řídí úrovněmi nadpisů a podnadpisů, na základě struktury vytváří z celého textu odrážkovou osnovu. Koncept Zobrazuje dokument sice běžným způsobem, konce stránek jsou zde ale pouze naznačeny čárkovanou čarou, nejsou vidět záhlaví a zápatí dokumentu. 18
2.11. Automatické opravy Možnosti nastavení kontroly pravopisu jsou poměrně rozsáhlé a na první pohled poněkud nepřehledné. Rozlišujte zejména rozdíl mezi Kontrolou pravopisu a Automatickými opravami. Kontrolu pravopisu je nutné spustit ručně klepnutím na tlačítko Pravopis a gramatika na kartě Revize. Automatické opravy se uplatňují ihned při vytváření dokumentu, tedy při psaní. Některé automatické opravy nám při vytváření dokumentu mohou vadit, protože budou měnit text, který měnit nechceme. Naštěstísi můžeme chování automatických oprav detailně upravit. 1. Klepneme na tlačítko Office (v levém horním rohu okna aplikace) a vybereme Možnosti aplikace Word 2. V dialogovém okně přepneme na záložku Kontrola pravopisu a mluvnice 3. Klepneme na tlačítko Možnosti automatických oprav 4. V otevřeném dialogovém okně si všímejte zejména na nastavení na záložkách Automatické opravy a Automatické úpravy formátu při psaní Poznámka: Všechny položky těchto nastavení jsou sebevysvětlující, pokud se považujete za začátečníka, ponechte nastavení tak, jak jsou. Při vytváření dokumentu věnujte pozornost automatickým opravám, najdete-li slovo, které Word automaticky změnil, objeví se u něj tlačítko, kterým můžeme změnu vrátit zpět. 19
2.12. Kontrola pravopisu Kromě automatické kontroly můžeme spustit kontrolu pravopisu celého dokumentu ručně. Před samotnou kontrolou pravopisu musíme zkontrolovat nastavení jazyka (karta Revize, skupina Kontrola pravopisu, Tlačítko Nastavit jazyk). Kontrolu celého dokumentu spustíme takto: 1. Klepneme na kartu Revize 2. Klepneme na tlačítko Pravopis a gramatika ve skupině Kontrola pravopisu. 3. Najde li Word při kontrole dokumentu slovo, které nemá ve slovníku, zobrazí dialogové okno, v němž můžeme buď dané slovo přeskočit a pokračovat v kontrole, nebo zaměnit za nabízenou variantu. Pokud dané slovo není ve slovníku, nemusí to vždy znamenat, že je špatně napsáno. Atypická slova, která budete v dokumentaci používat, můžete do slovníku přidat pomocí tlačítka Přidat do slovníku,jež je rovněž nabízeno v dialogovém okně Pravopis TIP: Kromě a gramatika. tlačítek na kartě Kontrola pravopisu můžeme pro nastavení a kontrolu gramatiky využít tlačítka v levé časti stavového řádku (ten se nachází u spodního okraje okna aplikaceword). 20
2.13 Uložení pro Word 97 až 2003 Pokud Word 2007 ukládá standardně v novém formátu s příponou.docx. Tento formát obsahuje nové možnosti formátování dokumentu. Bohužel jej však nemůžeme bez zvláštního filtru (přídavného programu) otevřít ve starších verzích. Pokud tedy spolupracujeme s lidmi s Wordem 2003 a nižším, můžeme nastavit, aby aplikace ukládala v původním starším formátu: 1. V nabídce tlačítka Office klepneme na Možnosti aplikace Word 2. Klepněte na klačítko Uložit 3. V nabidce Ukládat soubory v tomto formátu vybereme Dokument Word 97 2003(*.doc), případně jiný formát, který hodláme standardně používat. Ve stejném okně můžeme rovněž určit domu automatického ukládání dokumentu (standardně je nastaveno 101 minut). Pokud se z jakéhokoliv důvodu při vytváření dokumentu restartuje nebo vypne, můžeme se k dokumentu vrátit se ztrátou práce v něm maximálně 10 minut zpět, i kdyžjste dokument zatím ručně neuložili. Pokud budete běžně používat nový formát, můžeme i tak uložit dokument ve starším formátu: 1. V nabídce tlačítka Office Najeďte myší nad položku Uložit jako 2.Otevře se nabídka dalších možností, v tévyberete Dokument aplikace Word 97 2003. Tím se uloží kopie dokumentu ve starším formátu. 21
TIP: Do schránky můžeme kromě textu umístit i obrázky, které pak můžeme vložit do jiného dokumentu. 2.14. Využívejte schránku Pro funkce kopírování a přesouvání je možné využít tzv. schránku. Okno schránky aktivujete, pokud klepnete na tlačítko s šipečkou v pravém dolním rohu skupiny Schránka na kartě Domů. U levého okraje obrazovky se objeví okno, do kterého je možné zkopírovat několik oddělených libovolně velkých úseků textu (slov, odstavců atd.). Pro zkopírování textu do schránky můžeme použít klávesovou zkratku Ctrl+C, nebo postupujeme takto: 1. Přepneme na kartu Domů 2. Označíme text, který chceme zkopírovat do schránky. 3. Klepneme na tlačítko Kopírovat ve skupině Schránka. Pokud máme otevřené okno schránky (jak bylo popsáno), objeví se v okně text, jako nová položka. Těchto položek sem můžete umístnit několik. Ze schránky pak text můžeme jednoduše zkopírovat na libovolné místo v dokumentu: 1. Přesuneme textový kurzor na místo, kam chceme text umístit 2. Klepneme v okně Schránka na požadovanou položku. Text se ihned vloží na aktuální pozici. Schránka dovoluje přenášet text nejen v rámci dokumentu, ale také mezi různorodými dokumenty nebo programy. 22