Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice.kolo V Konici, říjen 006 Zpracoval za spoluúčasti členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

OBSAH: OBSAH. SEZNAM ZKRATEK. 3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE..4 ZÁVADĚNÍ MODELU CAF.....5 VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ.6 Kritérium : Vedení..7 Kritérium : Strategie a plánování.. Kritérium 3: Pracovníci (řízení lidských zdrojů) 5 Kritérium 4: Partnerství a zdroje...0 Kritérium 5: Procesy (řízení procesů a změn)...8 Kritérium 6: Zákazníci/občané výsledky.3 Kritérium 7: Pracovníci výsledky 35 Kritérium 8: Společnost výsledky...38 Kritérium 9: Klíčové výsledky činností a výkonnosti...4 SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ... 45

SEZNAM ZKRATEK BI 005 Benchmarkingová iniciativa 005 BOZP Bezpečnost a ochrana zdraví při práci ČSÚ Český statistický úřad HW Hardware IT Informační technologie KÚ OK Krajský úřad Olomouckého kraje MD Mateřská dovolená MěKS Městské kulturní středisko MěÚ Městský úřad MMR Ministerstvo pro místní rozvoj MV ČR Ministerstvo vnitra České republiky NNO Nestátní neziskové organizace OFSMM Odbor financí a správy majetku města OKÚ Okresní úřad ORP Obec s rozšířenou působností PO Požární ochrana RM Rada města SDH Sbor dobrovolných hasičů SRP Strategický a rozvojový plán SW Software TKO Tuhý komunální odpad ZM Zatupitelstvo města ZTP Zvlášť těžce zdravotně postižení 3

ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 8/000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Konice Sídlo: Masarykovo náměstí 7, 798 5 Konice IČ: 0088365 DIČ: 36-0088365 Telefon: +40 58 40 4 Fax: +40 58 40 406 Elektronická podatelna: podatelna@konice.cz Internetové stránky: www.konice.cz Organizační schéma MěÚ STAROSTA, TAJEMNÍK MěÚ ODBORY MěÚ OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ 4

Zavádění modelu CAF Sestavení pracovní skupiny: Tajemník a referent kvality MěÚ sestavili pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy: Jméno a příjmení Odbor Pozice Ing. Vojtěch Bílý Odbor finanční a správy Vedoucí odboru majetku města Ing. Jiří Kousal Odbor vnitřních věcí Vedoucí odboru Ing. Tomáš Němec Odbor výstavby Vedoucí odboru Ing. Dušan Opletal Tajemník MěÚ Ing. Miroslav Pluháček Odbor životního prostředí Referent Ing. Vítězslav Procházka Odbor dopravy Vedoucí odboru Dagmar Spáčilová Odbor sociálních věcí Zastupující vedoucí odboru Mgr. Daniel Žouželka Odbor výstavby Referent kvality Školení členů pracovní skupiny: Dne. června 006 byli členové pracovní skupiny proškoleni v modelu CAF. Školení proběhlo na MěÚ v Prostějově pod vedením tajemníka MěÚ Prostějov Ing. Lubomíra Baláše. Později byly všem členům rozesílány další studijní materiály v podobě zpracovaných vzorů sebehodnotících zpráv a prezentací dalších metod kvality. Průběh a systém hodnocení: Jednotlivá subkritéria byla rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, že na každém subkritériu pracovali dva pracovníci a jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Na zpracování všech otázek modelu CAF bylo dáno cca 0 dní. Po této časové lhůtě se konaly 0.,. a 4. července tři pracovní schůzky, na kterých byla jednotlivá subkritéria prezentována svými lídry a následně připomínkována ostatními kolegy. Potom se přistoupilo k bodovému hodnocení dané otázky. Každý člen přiřadil jednotlivé otázce bodové hodnocení a posléze se aritmetickým průměrem spočítala výsledná známka zaokrouhlena v půlbodové škále. Na 4. schůzce skupiny, konané 7. září, se prodiskutovaly některé otázky, při jejichž zpracování panovaly nejasnosti a každý člen připomínkoval návrh zpracované Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice. Výstupem tohoto setkání byl návrh plánu zlepšování, který vzešel ze zpracované sebehodnotící zprávy a z podnětů všech členů týmu. 5

V Ý S L E D K Y S E B E H O D N O C E N Í KRITÉRIUM : VEDENÍ Subkritérium. - Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot..a)..b)..c)..d) Vypracování a formulování vize (kam chceme jít) a identifikování poslání (jaké jsou naše cíle) organizace Text vize úřadu Městský úřad kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami. Navrhl tajemník MěÚ po projednání s vedoucími odborů (viz zápis z porady vedoucích odborů ze dne 5.6.006). Tuto vizi úřadu schválila rada města dne.6.006 usnesením č. 5/50/006. Poslání a cíle MěÚ Konice jsou obšírněji uvedeny v Informační strategii MěÚ Konice, kterou schválila rada města dne..005 usnesením č. 8/43/005. Stanovení základních hodnot organizace a pravidel chování Pravidla chování jsou stanovena zejména v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. S pracovním řádem byli všichni seznámeni, noví pracovníci ho dostávají při nástupu. Organizační řád je základním dokumentem stanovujícím působnost a činnost úřadu, tím i jeho základní hodnoty. Opírá se o legislativní rámec České republiky. Schvalování přísluší radě města. Důkaz: Pracovní a organizační řád, Zákon o úřednících Převedení vize a poslání na strategické (střednědobé) a operativní (konkrétní a krátkodobé) cíle a činnosti Strategické cíle a činnosti : - Organizační řád Městského úřadu Konice - Informační strategie Městského úřadu Konice - Vnitřní směrnice MěÚ Konice č. /006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice vydaná podle 0 odst. 4 písm. e) zákona č. 8/000 Sb., o obcích tajemníkem MěÚ - V současné době se zpracovává Strategický a rozvojový plán města Konice Operativní cíle a činnosti : Každoročně se opakující v rámci ročního rozpočtu města : - obnova a zlepšování pracovního prostředí a tím i prostředí pro klienty - modernizace technického vybavení - aktualizace informačního systému MěÚ - aktualizace internetových stránek města (MěÚ) - zápisy z porad vedoucích pracovníků Zapojení příslušných dotčených stran do zpracování poslání, vize, hodnotového rámce, strategických a provozních cílů - zapojení pracovníků při zpracování a změnách organizačního řádu a zejména při operativní činnosti - zapojení občanů připomínky a požadavky ve snaze řešit konkrétní problémy v okolí bydliště - zapojení volených představitelů největší vliv a nejvíce je zapojený 6,5 3

starosta města, který je ze zákona ( 09 odst. zák. 8/000 Sb.) v čele obecního úřadu, svou činností, požadavky a postoji nejvíce ovlivňuje strategické i operativní cíle a činnosti. Členové rady města jsou ze zákona ( 0 odst. písm. f, j, n, o) zák. 0/000 Sb.) zapojeni do daných činností zejména tím, že schvalují příslušné předložené materiály. Ostatní členové zastupitelstva města nejsou zapojeni řízeně, ovlivňovat zpracování příslušných materiálů mohou svými připomínkami při jednání zastupitelstva a při schvalování rozpočtu města - dodavatelé IT se podíleli na zpracování poslání a cílů v Informační strategii MěÚ Konice...e) Přizpůsobování vize, poslání a hodnot změnám vnějšího prostředí - Základní poslání a hodnoty se nemění. Úřad reaguje zejména na změny v legislativní oblasti změnami organizačního řádu (další činnosti, další pracovníci), dále pak na technický pokrok v informačních technologiích...f) Sdělování vize, poslání, hodnot, strategických a operativních cílů všem pracovníkům v organizaci a jiným zainteresovaným stranám - Občané jsou o poslání a cílech informování na webových stránkách města, v místním televizním vysílání, ve Zpravodaji města Konice (6x ročně), na veřejných jednáních zastupitelstva města, na úřední desce. Zaměstnanci jsou informováni na poradách, prostřednictvím intranetu, elektronické pošty.. Výsledek celkem,9 Subkritérium. - Vypracování a uplatňování systému řízení organizace..a) Stanovení organizační struktury a definování procesů v souladu s úkoly 3 organizace a očekáváními zainteresovaných stran Organizační struktura je stanovena Organizačním řádem MěÚ Konice schváleným Radou města Konice. Definování procesů: - spisový a skartační řád - pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností - komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - další směrnice dle seznamu směrnic..b) Definování vhodných úrovní řízení, funkcí, odpovědností a pravomoci Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v Organizačním řádu MěÚ Konice. A dále v některých směrnicích, zejména: - Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic (v aktualizované podobě) - Směrnice č. /006 Ustanovení oprávněných úředních osob. -Směrnice č. /006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice. - Spisový a skartační řád 3..c) Vypracování a odsouhlasení měřitelných dlouhodobých a krátkodobých cílů pro všechny úrovně v organizaci Úřad má vypracované a odsouhlasené cíle v oblasti vzdělávání úředníků každý úředník má zpracován plán vzdělávání, který mimo jiné zahrnuje legislativní požadavky na kvalifikaci daného úředníka...d) Nasměrování záměrů v oblasti výstupů veřejné služby a vlivů vyváženě 7

k potřebám a očekáváním různých dotčených stran Většina výstupů veřejné služby je nasměrována do plnění přeneseného výkonu státní správy a zbývající k zajištění spokojenosti zainteresovaných stran při naplňování jejich potřeb a očekávání. Vytvořením Strategického a rozvojového plánu města Konice dojde k částečnému naplnění závazku k zainteresovaným stranám. Na vytváření SRP se podílí dotčené strany. Záměry města jsou projednávány s osadními výbory...e) Vybudování manažerského informačního systému, který zahrnuje vnitřní audit a kontrolu Vzhledem k počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit je prováděn nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS. Na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení úřadu jsou začleněny do činnosti úřadu...f) Vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci Písemně nejsou stanovena obecná pravidla. Projektová a týmová práce probíhá vždy za podpory vedení města, které umožňuje vytvoření odpovídajících podmínek pro kvalitní práci. Pro potřeby zpracování SRP byla vytvořena pracovní skupina jejímiž členy jsou i vedoucí pracovníci MěÚ. Výstupem bylo zapracování vlastních projektových námětů do tohoto střednědobého dokumentu...g) Dlouhodobé využívání systému TQM, například EFQM nebo CAF V roce 005 MěÚ Konice přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj kraje k benchmarkingu účastí v Benchmarkingové iniciativě 005 (MěÚ porovnává s jinými úřady roky 004 a 005) a dále k metodě sebehodnocení CAF. Od roku 006 je úřad zapojen do projektu EDUKOLU Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. V rámci projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností při zpracování hodnotících zpráv CAF začínajícím úřadům a následné srovnávání...h) Vypracování systému řízení provozních cílů a cílových hodnot nebo měření výkonnosti v organizaci Úřad je zapojen do systémů benchmarking a CAF. Měření výkonnosti mezi odbory se dále provádí prostřednictvím elektronické spisové služby (modul vedoucí).. Výsledek celkem,6 Subkritérium.3 - Motivování a podporování pracovníků v organizaci a vedení příkladem.3.a).3.b) Vedení pomocí příkladů Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným na základě plnění svěřených úkolů i nad rámec povinností. Děje se tak u většiny vedoucích odborů. Důkaz: Práce na krizových záležitostí (záplavy, řešení problémů se zřícenou opěrnou zdí) Prokazování osobní ochoty měnit se, a to akceptováním konstruktivní zpětné vazby a podnětů pro zlepšování osobního stylu vedení MěÚ má zpracován plán vzdělávání úředníků, který je základním předpokladem pro zvyšování kvalifikace. Ke každému pracovníkovi je 8

.3.c).3.d).3.e).3.f).3.g).3.h).3.i) uplatňován osobní přístup ze strany vedoucího. Důkaz: Osvědčení o absolvování školení, Průzkum spokojenosti zaměstnanců Jednání v souladu se stanovenými cíli a hodnotami Zaměstnanci jednají v souladu s organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace. Je stanovena koncepce ve strategii MěÚ Konice. Hlavní cíle determinuje rozpočet města, v tomto případě se jedná o krátkodobý cíl. Další krátkodobé cíle jsou formulovány na poradách tajemníka a vedoucích pracovníků. Důkaz: Rozpočet města, Strategie MěÚ Konice, Zápisy z porad vedoucích odborů Neustálé informování pracovníků o významných skutečnostech Tajemník informuje o významných otázkách vedoucí odborů na pravidelných poradách. Vedoucí pak předávají informace svým podřízeným na odborech. Všichni pracovníci mají přístup k internetu, kde mohou sledovat nové informace od usnesení rady a zastupitelstva města po stanoviska a metodické pokyny ústředních orgánů. Důkaz: e-mailová korespondence Podporování pracovníků při plnění jejich plánů a cílů v návaznosti na cíle organizace Jednou ročně probíhá schůzka vedoucích odborů s tajemníkem, na které jsou hodnoceni jednotliví pracovníci. Doplňování a zvyšování kvalifikace je zaměstnancům umožněno. Při planění plánů a cílů organizace se všem pracovníkům dostává plné podpory ze strany jejich vedoucích. Důkaz: Osvědčení o absolvování školení, Plán vzdělávání Stimulování a povzbuzování při přidělování odpovědností (zmocnění) Na úřadě je stanovena zastupitelnost vedoucích úředníků. Odpovědnost každého pracovníka je uvedena v pracovní náplni. Důkaz: Pracovní náplň Povzbuzování a podporování pracovníků při předkládání návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Na našem úřadě nejsou pracovníci cíleně povzbuzováni. Inovace a zlepšování probíhá samovolně, zejména u pracovníků, kterým záleží na kvalitě odvedené práce. K inovaci dochází také při srovnávání činnosti úřadů. Povzbuzování vzájemné důvěry a respektu Každý pracovník má možnost, se v jakékoliv záležitosti, obrátit na vedoucího odboru nebo tajemníka s žádostí o pomoc. Zajištění, aby byla vybudována kultura stimulování, identifikování, plánování a uplatňování inovací Město Konice přistoupilo v roce 005 k projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje. Tento projekt mj. umožnil implementovat na MěÚ metody kvality CAF a benchmarking. Důkaz: Smlouva o přistoupení k projektu Partnerství.3.j) Stimulování a financování přípravy pracovníků a jejich zlepšovatelských aktivit 9

.3.k).3.l).3.m) Úředníci a vedoucí pracovníci jsou povinně vzděláváni podle zákona č. 3/00 Sb. Financování přípravy pracovníků je omezeno možnostmi města. Důkaz: Rozpočet města, Plán vzdělávacích aktivit Poskytování zpětné vazby a diskutování o výkonnosti s pracovníky Konkrétní problémy a nedostatky jsou řešeny operativně. Uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců Za práci nad rámec běžných pracovních povinností jsou vypláceny mimořádné odměny po dohodě s tajemníkem. Pochopení a přiměřené naplňování individuálních potřeb a situací pracovníků Vybavení budov a kanceláří odpovídá možnostem úřadu. Po provedení historicky prvního průzkumu spokojenosti zaměstnanců byla pružná pracovní doba hodnocena jako jeden z výrazných pozitivních aspektů individuálních potřeb zaměstnanců. 3 Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců, Inventář budov.3 Výsledek celkem,7 Subkritérium.4 - Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami.4.a).4.b).4.c).4.d) Udržování aktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli příslušné výkonné a legislativní oblasti Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udržují s členem vládní strany a poslancem parlamentu do jehož volebního obvodu Konice patří a současně členem rady města. Na krajské úrovni udržuje dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky starosta. Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Důkaz: Zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady města Konice Vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občany, nevládními organizacemi, zájmovými skupinami, průmyslem, jinými veřejnými orgány atd.) Zástupci města a zaměstnanci úřadu se setkávají se zainteresovanými stranami na jednáních komisí, výborů. Úřad přijímá podněty, stížnosti a petice občanů. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů. Zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů pro výstupy a jejich důsledky a do rozvoje systému vedení organizace Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace (např. budováním image) Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst každodenní činností a přístupem ke klientům. Image úřadu (města) není cíleně budována, je však spjata s používáním znaku města hlavičkový papír, reklamní předměty Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních 0

a sportovních akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval)..4.e) Rozvoj marketingu (se zaměřením na produkty a veřejné služby) a jeho šíření uvnitř i vně organizace Prezentace města se děje prostřednictvím www stránek, dále distribucí informačních letáků a vydáváním Zpravodaje města Konice. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva (Rekonstrukce Husovy ulice). V roce 007 proběhne průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ..4.f) Podílení se činnostech profesních sdružení, zastupitelských organizací a zájmových skupin Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy a členem Mikroregionu Konicko. Tajemník je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR..4 Výsledek celkem,8 Výsledky kritéria celkem. Nasměrování organizace: Vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot. Vybudování a uplatňování systému pro řízení organizace veřejného sektoru.3 Motivování a podpora pracovníků a vystupování jako vzor určité funkce.4 Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami Průměr,9,6,7,8 Celkový průměr,8

KRITÉRIUM : STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium. - Shromažďování informací týkajících se současných a budoucích potřeb zainteresovaných stran..a) Identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Město se zapojilo do projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje usnesením Rady města Konice ze dne 4. 6. 005 č. /36/005. Na základě tohoto rozhodnutí se zpracovává Strategický a rozvojový plán města ve kterém jsou identifikovány zainteresované strany...b) Systematické shromažďování informací o zainteresovaných stranách a 0,5 jejich potřebách a očekáváních, a to prováděním odpovídajících průzkumů u zákazníků/občanů, pracovníků, společnosti a vlády V letošním roce proběhl první průzkum spokojenosti zaměstnanců MěÚ Konice...c) Pravidelné shromažďování informací o důležitých proměnných, např. sociálním, ekologickém, ekonomickém, právním a demografickém vývoji Úřad shromažďuje informace v rámci zákona. Využívá se hlavně evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány pro účely např. tvorby Územního plánu města Konice nebo při tvorbě Strategického plánu města Konice. Město Konice v současné době jedná o možnosti zapojení se do programu Prevence proti kriminalitě...d) Pravidelné hodnocení kvality informací a způsobu jejich shromažďování Pracovníci jednotlivých odborů provádějí hodnocení jakosti informací. Nejčastěji jsou používány prověřené zdroje informací (webové stránky ministerstev, odborné časopisy a podklady ČSÚ). Na úřadě je zavedena elektronická spisovna, jejímž prostřednictvím jsou v elektronické podobě evidovány došlé a odeslané dokumenty úřadu.. Výsledek celkem Subkritérium. - Vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování..a) Zapojení zainteresovaných stran do procesu vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování a stanovování priorit s ohledem na jejich očekávání a potřeby Členy pracovní skupiny pro vypracování Strategického a rozvojového plánu města Konice jsou kromě zástupců odborů úřadu, dále osoby, reprezentující nejvýznamnější ekonomické subjekty ve městě, neziskové organizace a instituce působící ve městě Konice. Jejich odborná stanoviska budou zapracována do strategického plánu...b) Analyzování rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů úspěchu, a to pravidelným hodnocením faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Uvedená analýza rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů se uplatňuje pouze v dílčích auditech činnosti úřadu, např. interní audit, finanční audit a dále v oblasti IT...c) Vytváření strategických a operativních cílů na základě vize, poslání a

hodnot organizace a jejich propojení s operativními plány a procesy Strategické a pracovní cíle jsou definovány v projektu Informační strategie města a dále budou součástí Akčního plánu vypracovaného na základě Strategického a rozvojového plánu města Konice...d) kvality strategických a operativních plánů Procesy hodnocení jakosti strategických plánů zatím neprobíhají, neboť jsou teprve v procesu vytváření. Předpokládá se však, že budou průběžně podrobovány hodnocení zainteresovaných stran a koordinovány s ostatními strategickými dokumenty a dotvářeny pro plnění aktuálních cílů...e) Vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a požadavků zainteresovaných stran Limitujícím faktorem plnění úkolů jsou finanční možnosti rozpočtu města. Je snaha o vynakládání financí dle principu účelovosti a hospodárnosti. Tyto principy jsou uplatňovány převážně intuitivně bez uplatňování projektového řízení a strategických cílů...f) existujících úkolů z hlediska jejich výstupů a důsledků, ověřování stupně dosažení cíle na všech úrovních a podle potřeby aktualizace strategie a plánování plnění úkolů probíhá formálně bez systematického srovnávání s parametry zamýšlených cílů, výsledků vlivu na společnost a kvalitu života občanů...g) potřeby aktualizovat a rozvíjet strategie a metody Ve vytváření projektů a systémů zaměřených na hodnocení vlastní činnosti, přezkoumávání dosažených cílů a měření výkonnosti, je úřad na začátku. Jedním z prvních kroků dobrého přístupu je implementace systému sebehodnocení CAF úřadem...h) Systematické analyzování interních silných a slabých stránek (např. analýza SWOT) Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány neformálně na poradách vedoucích odborů. Na základě aplikace metody benchmarkingu na úřad mohou vedoucí pracovníci snáze reflektovat silné stránky svých odborů a vlastně i celé organizace. Projektově není tato analýza řešena. Odhalení slabých stránek úřadu je účelem sebehodnocení metodou CAF a jejich postupné odstraňování bude náplní Plánu zlepšování práce MěÚ Konice.. Výsledek celkem Subkritérium.3 - Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci.3.a).3.b) Uplatňování strategie a plánování, a to dosahováním konsensu a stanovováním priorit, určováním časových rámců a vhodné organizační struktury Úřad plní úkoly dané usnesením rady a zastupitelstva města, prostřednictvím pracovníků jednotlivých odborů, dle odpovědnosti a stanovených termínů. Úkoly finanční povahy se stávají součástí rozpočtového procesu. Důkaz: Organizační řád Převádění strategických a operativních cílů organizace do plánů a úkolů v organizaci a jejich propojování s klíčovými procesy Převádění strategických a operativních cílů do plánů je zabezpečeno organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace. Výsledkem naplňování těchto cílů je spokojenost občanů s činností úřadu v přenesené 3

působnosti. Důkaz: Směrnice, Organizační řád.3.c) Vytváření interních komunikačních kanálů k rozšiřování cílů, plánů a úkolů v organizaci Interní komunikace se uskutečňuje prostřednictvím porad vedoucích pracovníků u starosty, tajemníka a pokynů zaměstnancům. Pracovníci mohou používat vlastní e-mailovou adresu, vnitřní telefonické hovory, intranet a k získávání informací i webové stránky města..3.d) Vytváření a aplikování metod pro měření výkonnosti organizace na všech úrovních Zavedením spisové služby a speciálních programů na pasy, občanské průkazy a řidičské průkazy mohou odbory svoji výkonnost doložit počtem úkonů na pracovníka. V roce 006 MěÚ přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj kraje k účasti v Benchmarkingové iniciativě BI 005..3.e) Sestavování pracovních a poradních orgánů (např. rady, komise, výbory, pracovní skupiny) Mezi řídící a poradní orgány patří ZM, RM, komise, výbory, starosta, místostarosta, tajemník MěÚ. Pro konání výběrových řízení a výběru veřejných zakázek jsou sestavovány komise, které tvoří i pracovníci úřadu. Na základě zpracování SRP byla ustanovena pracovní skupina, která se podílela na dílčích pracích. Pro práci na Sebehodnotící zprávě MěÚ Konice byla tajemníkem úřadu vytvořena pracovní skupina CAF..3 Výsledek celkem,7 Výsledky kritéria celkem Průměr. Shromažďování informací týkajících se současných a budoucích potřeb zainteresovaných stran. Vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování.3 Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci,7 Celkový průměr,6 4

KRITÉRIUM 3: PRACOVNÍCI (řízení lidských zdrojů) Subkritérium 3. - Plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování 3..a) 3..b) 3..c) 3..d) 3..e) Vypracování a sdělování politiky řízení lidských zdrojů, založené na strategii a plánování Oficiální politika řízení lidských zdrojů není zpracována. Řízení je omezeno výchozím stavem k..003 při vzniku pověřených obcí, kdy se zdvojnásobil počet pracovníků a cca 80% nových přišlo z OKÚ Prostějov bez možnosti ovlivnění výběru. Dalšími faktory jsou rámec zákonných předpisů, výše příspěvků na výkon státní správy a možnosti rozpočtu města. Důkaz: Pracovní řád, Organizační řád, Zákon o úřednících Pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských zdrojů, při zohledňování potřeb a očekávání zainteresovaných stran Na MěÚ provádíme jednou ročně analýzu stavu jednotlivých odborů. Je třeba reagovat zejména na subjektivní příčiny spojené s dočasnými odchody (MD, dlouhodobá pracovní neschopnost). Nesmíme opomenout ani trvalé odchody (očekávané starobní důchody či náhlé odchody z různých důvodů). Mezi objektivní příčiny musíme zahrnout i příčiny v důsledku legislativních změn (nárůst agend) apod. Důkaz: Personální dokumentace, Usnesení Rady města, BI 005 Rozpracování a schvalování politiky včetně stanovení objektivních kritérií s ohledem na přijímání pracovníků, jejich kariérní růst, odměňování a jmenování do manažerských funkcí Objektivní kritéria s ohledem na přijímání pracovníků jsou svázána se zákonem o úřednících. Kariérní růst v podmínkách veřejné správy za účinnosti zákona o úřednících není možný. Nejsou stanovena objektivní kritéria na odměňování (odměňování probíhá v rámci NV č. 330/003 Sb. a platovými tabulkami je dána podstatná část mzdy), podobné je to i se jmenováním do manažerských funkcí (vedoucí odborů). Respektujeme zákon o úřednících a stanovisko rady města, která vedoucí odborů jmenuje. Důkaz: Zákon o úřednících, Organizační řád, Plány vzdělávání, Usnesení Rady města Slaďování úkolů, pravomocí a odpovědností (např. pomocí popisů práce) Ke slaďování úkolů, pravomocí a odpovědností pracovníků dochází v obecné rovině prostřednictvím vnitřních předpisů a směrnic vydávaných radou, starostou či tajemníkem (např. organizační řád, pracovní řád, spisový a skartační řád aj.). Dále se tak děje prostřednictvím pracovních náplní každého konkrétního pracovníka. Důkaz: Organizační řád, Pracovní řád, Usnesení Rady města, Spisový a skartační řád Promítnutí popisů práce přijímání pracovníků a plánům rozvoje Popisy práce se do přijímání pracovníků promítají, málokdy je však možné vybírat mezi uchazeči, kteří již mají praxi uvedenou v popisu práce. Plán 5,5

3..f) 3..g) 3..h) 3..i) 3..j) vzdělávání úředníků je vypracován pro každého samostatně. Důkaz: Personální dokumentace, Plány vzdělávání Slaďování plánování úkolů rozmísťováním a rozvojem lidských zdrojů Na úřadě existuje snaha o optimalizaci pracovních míst na jednotlivých odborech. Plnění konkrétních pracovních úkolů je závislé na odbornosti a praxi každého zaměstnance. Důkaz: Organizační řád, náplně práce Definování manažerských a vůdcovských schopností a dovedností, které jsou požadovány u vedoucích pracovníků Manažerské a vůdcovské schopnosti a dovednosti vedoucích pracovníků nejsou písemně definovány. Při výběrovém řízení na pozici vedoucího odboru vycházíme ze zákona č. 3/00 Sb., o úřednících územních samosprávných celků. Mimo rámec zákona je kladen důraz na schopnosti vést kolektiv, jednat s lidmi a v neposlední řadě na loajalitu k zaměstnavateli. Důkaz: Zápisy z výběrových řízení Zajišťování dobrých pracovních podmínek v celé organizaci Úřad sídlí ve třech budovách. Pracovní podmínky v celé organizaci nejsou na stejné úrovni, liší se technický stav budov i vybavení jednotlivých kanceláří, které je omezeno finančními prostředky. Nicméně každý zaměstnanec má k dispozici: pracovní stůl, židli, telefon, PC s přístupem k internetu a odpovídající světelné podmínky. Pracovní prostředí je nutné zlepšovat, protože podle vyjádření některých pracovníků není dostatečně vyřešeno zastínění oken. Většině zaměstnanců vyhovuje pružná pracovní doba, která jim umožňuje co nejlepší koordinaci pracovních a následně volnočasových aktivit. Důkaz: Směrnice BOZP a PO, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců Řízení přijímání pracovníků a jejich kariérního růstu s ohledem na dostupnost zaměstnání a rovné příležitosti (např. pohlaví, invalidita, rasa, náboženské vyznání) Přijímání pracovníků je prováděno v souladu se zákonem o úřednících a dalšími zákonnými předpisy. Naprosto nepřípustná je jakákoliv forma diskriminace při výběrovém řízení. Po zapojení MěÚ Konice do BI 005 dochází ke srovnávání věku a struktury zaměstnanců s ostatními úřady. Důkaz: Zákon č. 3/00 Sb., BI 005 Věnování pozornosti osobním potřebám a vybavení pro osoby se sníženou pracovní schopností. Na úřadě nejsou v současné době ve funkci úředníka zaměstnány žádné osoby se sníženou pracovní schopností. Obě budovy MěÚ Konice splňují podmínky Vyhlášky č. 369 MMR ze dne 0. října 00 o obecných technických požadavcích zabezpečujících užívání staveb osobami s omezenou schopností pohybu a orientace. Určité rezervy nacházíme u vyhrazených míst pro parkování, sociálního zařízení v budově na Masarykově náměstí a chybějících plošin a výtahů pro vozíčkáře. Při návštěvách osob se ZTP se uplatňuje individuální přístup každého úředníka k této osobě. 6,5 3

3..k) Důkaz: Sociální fond, Vyhláška MMR č. 369/00 Zohledňování pracovní a životní rovnováhy pracovníků. Zaměstnavatel zřídil Sociální fond, který poskytuje příspěvek např. na bytové účely, mimořádné odměny při životních a pracovních jubileích nebo při mimořádně závažných událostech. Dále zaměstnavatel poskytuje příspěvek na stravování. Důkaz: Směrnice pro používání sociálního fondu 3. Výsledek celkem,0 Subkritérium 3. - Identifikování, rozvíjení a využívání odborných způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů 3..a) 3..b) 3..c) 3..d) 3..e) Identifikování současných odborných způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů Tajemník MěÚ vypracoval pro každého úředníka plán vzdělávání. Zákon o úřednících a vyhláška č. 5/00 Sb. stanovuje, kteří úředníci musí vykovat zvláštní odbornou způsobilost. Tajemník eviduje všechny písemné doklady o vzdělávacích a školících aktivitách každého zaměstnance. Důkaz: Personální dokumentace, Plány vzdělávání Vypracování a seznamování zaměstnanců s plány jejich přípravy založenými na současných a budoucích organizačních a osobních potřebách (např. Povinná a dobrovolná příprava) Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání, který zpracovává tajemník MěÚ. Každoročně probíhají školení BOZP a školení řidičů Důkaz: Plány vzdělávání, zápisy ze školení BOZP a PO a školení řidičů referentských vozidel Rozvíjení a schvalování plánů osobního výcviku a rozvoje všech zaměstnanců Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání a tyto plány jsou průběžně aktualizovány. Důkaz: Plány vzdělávání Rozvíjení dovedností ve vedení a řízení v celé organizaci Všichni vedoucí pracovníci prošli nebo procházejí školením vedoucích úředníků Důkaz: Osvědčení o absolvování školení Podporování a napomáhání novým zaměstnancům (např. pomocí instruktáží, výuky) Každý nově přijatý pracovník prochází vstupním vzděláváním. Noví pracovníci jsou po dobu prvních tří měsíců metodicky vedeni svým vedoucím a opírají se o podporu zkušenějších kolegů. K hodnocení nových pracovníků dochází až po uplynutí tříměsíční zkušební lhůty.,5,5,5 3 Důkaz: Osvědčení o absolvování vstupních vzdělávání 3..f) Prosazování interní a externí mobility zaměstnanců 0,5 7

3..g) 3..h) 3..i) 3..j) Rotace jednotlivých pracovníků v rámci jednotlivých odborů neprobíhá. Platné zákony ČR neumožňují rotaci pracovníků, protože při vydávání určitého správního rozhodnutí, je nutné mít zvláštní způsobilost. Důležitým faktorem je omezení chyb ve správním řízení. Je prokázáno, že pokud pracovník dělá určitou činnost delší dobu, minimalizuje se možnost chybného rozhodnutí. Na většině odborů funguje systém zastupitelnosti. Pro potřeby zpracování Strategického a rozvojového plánu města Konice byl vytvořen pracovní tým složený z vedoucích odborů, kterých se práce na tomto materiálu bezprostředně dotýkají. Rozvíjení a prosazování moderních výcvikových metod (např. multimediální přístup, výcvik při výkonu zaměstnání, e-learning) Všichni zaměstnanci mají možnost přístupu k odborným informacím pro pracovní účely prostřednictvím intranetu a internetu. E-learning začal být využíván při vstupním vzdělávání zaměstnanců. Důkaz: Osvědčení ze vstupních vzdělávání Řízení a sledování globálních a individuálních plánů rozvoje Tajemník MěÚ vypracoval pro každého úředníka plán vzdělávání. Tento plán reaguje na potřeby úřadu a bývá operativně měněn (např. systém vzdělávání úředníků v souvislosti s novým správním řádem). Důkaz: Plány vzdělávání Rozvíjení a propagování osobních dovedností a schopností v jednání se zákazníky/občany MěÚ Konice si jako jednu z hlavních zásad u svých zaměstnanců vytkl zákaznický přístup k zákazníkům/občanům. Vedoucí odborů dbají na důsledné dodržování této zásady a evidují stížnosti na jednání svých zaměstnanců vůči zákazníkům/občanů. Důkaz: Informační strategie MěÚ Konice Monitorování poměrného dílu vynaloženého na výcvik z celkových mzdových nákladů Náklady na vzdělávání zaměstnanců jsou sledovány a přezkoumávány. Srovnávání probíhá v rámci BI 005. Celkové náklady na vzdělávání za rok 004 (včetně ZOZ) 43 3,- Kč Celkové náklady na vzdělávání za rok 005 (včetně ZOZ) 80,- Kč 3 Důkaz: Plány vzdělávání, BI 005 3. Výsledek celkem, Subkritérium 3.3 - Zapojení pracovníků rozvíjením dialogu a zmocnění 3.3.a) Prosazování otevřené, nehierarchické komunikace Na městském úřadě dochází k setkávání starosty, tajemníka a vedoucích odborů na pravidelných poradách. Ostatní zaměstnanci mohou kdykoliv osobně jednat se starostou, místostarostou nebo tajemníkem. Jakékoliv připomínky a náměty mohou jednotliví pracovníci prezentovat přímo tajemníkovi MěÚ. 8

3.3.b) 3.3.c) 3.3.d) 3.3.e) Aktivní dotazování zaměstnanců na jejich nápady a názory a rozvíjení vhodných mechanismů (schémata zlepšovacích návrhů atd.) V letošním roce byl zaveden průzkum spokojenosti zaměstnanců. Průzkum probíhal v červenci a byl zcela anonymní. Zaměstnanci mají možnost sdělovat svoje nápady a názory vedoucímu odboru, který posoudí jejich váhu a případně je potom prezentuje na poradách vedoucích odborů. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců Zapojování zaměstnanců při přípravě plánů a strategií, návrhu procesů při identifikování a uplatňování činností při zlepšování Někteří zaměstnanci v současné době participují na vzniku Strategického a rozvojového plánu města Konice. Jsou součástí pracovní skupiny, která v první fázi připomínkovala zpracovanou Socioekonomickou analýzu města Konice, a v druhé fázi se podílejí na zapracování některých projektových námětů do vlastní strategie. Důkaz: Zápisy z pracovních skupin Strategie města Konice Usilování o dohodu mezi manažery a zaměstnanci týkající se krátkodobých cílů a způsobů měření dosažených cílů Krátkodobé cíle stanovuje zastupitelstvo, rada města a tajemník. Jednotliví zaměstnanci pak zpracovávají konkrétní úkoly, které rozdělují vedoucí odborů. Za mimořádnou práci jsou zaměstnanci odměňováni formou osobního příplatku a v menší míře odměnami. Důkaz: Zápisy z jednání zastupitelstva Pravidelné organizování a provádění průzkumů u zaměstnanců První anonymní průzkum spokojenosti zaměstnanců byl proveden v letošním roce na základě přistoupení MěÚ Konice k modelu CAF. V dalších letech se plánují další průzkumy spokojenosti zaměstnanců se zaměřením na aktuální problematiku úřadu. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců 3.3.f) Vyzývání zaměstnanců, aby hodnotili své nadřízené (např. 360 vyhodnocováním) Komplexní hodnocení nadřízených nebylo zatím prováděno. Při průzkumu spokojenosti zaměstnanců MěÚ Konice je některé otázky dotýkaly i spokojenosti pracovníků s vedoucími pracovníky. 0,5 Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců 3.3.g) Jednání s představiteli zaměstnanců (např. odbory) 0 Odborová organizace byla na našem úřadě cca v roce 994 zrušena. 3.3 Výsledek celkem, Výsledky kritéria 3 celkem Průměr 3. Plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem,0 na strategii a plánování 3. Identifikování, rozvíjení a využívání odborných, způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů 3.3 Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci, Celkový průměr,8 9

KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE Subkritérium 4. - Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů 4..a) 4..b) 4..c) 4..d) 4..e) 4..f) Identifikování strategických partnerů a povahy vzájemných vztahů (např. odběratel poskytovatel, společný produkt, hierarchie a řízení, spolupráce Identifikace strategických partnerů je stanovena v dokumentech OFSMM a v dalších materiálech (seznamy dodavatelů apod.). Partnery v našem případě jsou občané, různé spolky, politické strany a obce Mikroregionu Konicko. Důkaz: Smlouvy o zakázkách, Zákon o zadávání veřejných zakázek Uzavření vhodných partnerských dohod, které berou v úvahu povahu vzájemných vztahů Partnerské dohody jsou uzavírány podle příslušných zásad na základě strategických partnerů města. Město Konice je členem: - Mikroregionu Konicko - účastní se iniciativ benchmarking - CAF Definování odpovědností při řízení partnerských vztahů Odpovědnost při řízení je definována v organizačním řádu Městského úřadu Konice podle věcné příslušnosti jednotlivých odborů a dle pracovních náplní jednotlivých zaměstnanců. Důkaz: Zákon o obcích č. 8/000, Zápisy ze zasedání Rady města Konice. Pravidelné monitorování a hodnocení procesů, výsledků a povahy partnerských vztahů Partnerské vztahy jsou průběžně monitorovány a hodnoceny. Např. na odboru výstavby se provádějí zápisy z kontrolních dnů jednotlivých staveb. Dochází k pravidelnému zasedání Osadních výborů a jejich práci zaštiťuje místostarosta města Konice. Mezi jejich nejčastější požadavky patří provedení různých pracovních úkonů v dané části. Stimulování a organizování partnerství pro řešení určitých úkolů a společenských projektů s jinými organizacemi veřejného sektoru Město se podílí na několika programech zaměřených na vzájemnou spolupráce. Jedná se např.. - Jednotný systém dopravních informací pro ČR - Prevence kriminality Partnerství na rok 006 - Spolupráce s PČR bezpečné město - Spolupráce s obcemi v rámci Mikroregionu Konicko - iniciativa benchmarking - iniciativa CAF (v projektu společnosti Edukol) - Projekt Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - kulturní a sportovní akce Vzdělávání pracovníků s cílem umožnit jim efektivně spolupracovat s partnery Vzdělávání pracovníků v souladu se zákonem a v souladu s plánem vzdělávání úředníků. Účast na jednotlivých školeních i mimo plán vzdělávání. Jednotliví pracovníci se účastní pravidelných veletrhů. 0,5

Důkaz: Osvědčení ze školení 4..g) Vyměňování pracovníků mezi partnery Jedná o krátkodobé stáže a pracovní setkání na MěÚ Prostějov nebo na Krajském úřadě Olomouckého kraje. 4. Výsledek celkem,0 Subkritérium 4. - Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany 4..a) 4..b) Povzbuzování zapojení zákazníků/občanů v záležitostech, které se týkají společnosti (obce, regionu ) Občané mají možnost zapojit se do záležitostí, týkajících se města, prostřednictvím samosprávné demokracie - přímým vystoupením na jednáních ZM, písemnými podněty k projednání veřejných záležitostí k tomuto orgánu a dále prostřednictvím výborů ZM. Tímto způsobem získává vedení města od občanů zpětnou vazbu na zamýšlené nebo realizované aktivity. Informace směrem k občanům jsou přenášeny rovněž ve Zpravodaji Konice. Důkaz: Z jednání ZM jsou pořizovány zápisy, které jsou veřejně přístupné, Jednací řád zastupitelstva Zapojování zákazníků/občanů do politických rozhodovacích procesů (např. konzultační skupiny, ankety, průzkumy veřejného mínění) Občané se zapojují do záležitostí, týkajících se města, prostřednictvím samosprávné demokracie - přímým vystoupením na jednáních ZM, písemnými podněty k projednání veřejných záležitostí k tomuto orgánu a dále prostřednictvím výborů ZM. Informace směrem k občanům jsou přenášeny rovněž ve Zpravodaji Konice. U významných investičních akcí byl prováděn průzkum mezi občany města (Vodovod Pomoraví, plynofikace místních částí Konice). Důkaz: Z jednání ZM jsou pořizovány zápisy, které jsou veřejně přístupné, Jednací řád zastupitelstva 4..c) Zajišťování otevřenosti myšlenkám, námětům a stížnostem zákazníků/občanů a rozvíjení a využívání vhodných mechanismů (např. prostřednictvím anket, konzultačních skupin, dotazníků, sběrných boxů pro stížnosti, průzkumů veřejného mínění atd.) K zajištění otevřenosti myšlenkám, námětům a stížnostem občanů je k dispozici u vstupu na úřad Schránka důvěry pro vkládání podání občanů. Městský úřad vydal vnitřní předpis- Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. V rámci projektu CAF je připravován průzkum spokojenosti občanů. 4..d) Aktivní povzbuzování občanů/zákazníků, aby se sdružovali a organizovali podpůrné občanské skupiny Město povzbuzuje občanská sdružení v jejich činnosti finančními příspěvky (Charita, SDH, TJ Sokol Konice, Moravský rybářský svaz Konice aj.). 4..e) Zajišťování aktivní informační politiky (např. o kompetencích různých veřejných orgánů, o jejich procesech atd.) Na webových stránkách města jsou zveřejněny základní informace o úřadu, popis činností jednotlivých odborů včetně dokumentů a formulářů,5,5 3

užívaných odbory. Dalšími informačními zdroji je místní televizní zpravodajství, Zpravodaj Konice, úřední elektronická deska a regionální tisk, vývěsky a informační letáky. 4..f) Zajišťování, aby se se zákazníky/občany jednalo individuálně (např. identifikováním pracovníků veřejné správy, kteří s nimi jednají) infosystém Podatelna úřadu slouží jako místo pro podávání základních informací o úřadu. Pracoviště úřadu jsou vybavena na dveřích informačními,5 tabulkami s označením odboru a jmény zaměstnanců. Prostorové možnosti kanceláří nedovolují vždy zcela individuální projednání záležitostí s občanem. V citlivých záležitostech je soukromí při projednávání zachováno. 4..g) Zajišťování transparentnosti organizace a také jejího rozhodování a rozvíjení (např. vydávání ročních zpráv, pořádání tiskových konferencí a poskytování informací na internetu) Na elektronické úřední desce jsou prostřednictvím usnesení a zápisů z RM a ZM zveřejňovány rozpočty a závěrečné účty města a další projednávané záměry. V regionálním tisku jsou zveřejňovány aktuální informace o činnosti úřadu a města. Zveřejňované informace jsou srovnávány s jinými městy a postupně doplňovány. 3 4. Výsledek celkem,4 Subkritérium 4.3 - Řízení znalostí 4.3.a) Rozvíjení systémů pro řízení, udržování a hodnocení poznatků v organizaci Městský úřad Konice má systém vzdělávání jednotlivých vedoucích pracovníků, má vypracovanou směrnici pro stížnosti a provádí hodnocení činnosti jednotlivých odborů. 3 Důkaz: práce odborů u tajemníka MěÚ, školení vedoucích pracovníků 4.3.b) Zajišťování, že znalosti a informace jsou sdíleny s partnery Zástupci města a vedoucí pracovníci absolvují řadu setkání a jednání s partnery, jsou svolávány porady starostů, tajemníků a vedoucích pracovníků úřadu, kde jsou konzultovány problémy jednotlivých úřadů. Pravidelný kontakt je udržován se zástupci zřízených organizací, krajským úřadem a dalšími partnery. Informace jsou poskytovány prostřednictvím webových stránek, e-mailu, místní televize a tisku. 4.3.c) Neustále monitorování znalostí, které jsou v organizace k dispozici, a jejich přiřazení ke strategickému plánování a k současným a budoucím potřebám všech zainteresovaných stran Monitorování poznatků a znalostí je každodenní činností úřadu. Je pravidelně sledováno prostřednictvím spisové služby a ostatních evidencí. Další formou je monitoring Plánu vzdělávání a osobní pohovory pracovníků s vedoucím odboru. V roce 007 bude prováděn první průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. 4.3.d) Zajišťování přístupu pracovníků k poznatkům a znalostem týkajícím se jejich úkolů a cílů Každý zaměstnanec je seznámen se základními úkoly a cíli organizace je informován moderními informačními kanály jako např. e-mailovou poštou a úřední deskou. Další informace získává od vedoucího odboru,5 3

na základě pravidelně konaných porad. Důležité poznatky nacházejí pracovníci prostřednictvím internetu a intranetu. Město je zapojeno do iniciativy benchmarking. 4.3.e) Zajišťování přístupu k příslušným informacím pro všechny zainteresované strany Přístup je zajištěn např. internetové stránky, intranet, mailová pošta, úřední deska, prostřednictvím místní televize, tisku, porady v rámci mikroregionu, veřejných zasedání zastupitelstva apod. 4.3.f) Zajišťování správnosti, spolehlivosti a ochrany informací Správnost, spolehlivost a ochrana dat je zajištěna dle platných zákonů a dle vnitřních předpisů (spisová, archivní služba apod.). Všichni pracovníci se řídí Směrnicí o bezpečnosti informačních systémů. 4.3.g) Rozvíjení interních kanálů pro šíření informací v celé organizaci (internet, informační zpravodaje, ilustrované časopisy atd.) Pro interní informace je využívána především výpočetní technika. Každý má ve svém počítači společné úložiště dat, elektronickou spisovou službu, intranet s přehledem jednotlivých předpisů, nařízení a vyhlášek úřadu, činností jednotlivých odborů. Každý úředník má k dispozici vlastní e-mailovou poštu, jejíchž prostřednictvím dostává potřebné informace pro svoji práci. 4.3.h) Povzbuzování vzájemné interní výměny informací v rámci organizace a se všemi příslušnými zainteresovanými stranami Na městském úřadě jsou dle možností rozvíjeny moderní formy komunikace (internet, e-mail, intranet), ale i tradiční formy jako porady, jednání, osobní schůzky, setkání zainteresovaných stran, jednání apod. 3 3,5,5 4.3.i) 4.3.j) Důkaz: Zápisy z porad vedoucích pracovníků Zajišťování, aby externě dostupné informace byla zpracovány a využívány efektivně Městský úřad splňuje všechny zákonné požadavky na zpracování a ochranu dat, všichni zaměstnanci mají přístup k internetu. Informování o nových skutečnostech probíhá na jednotlivých poradách. Důkaz: Zápisy z porad vedoucích pracovníků, Směrnice o bezpečnosti informačního systému Předkládání informací způsobem, který je pro uživatele optimální Způsob předkládání informací je ve značné míře stanoven zákonem úřední deska, webové stránky apod. Dále je využívám místní zpravodaj a televize. Rovněž pro potřeby úředníků je využíván intranet a je zavedena elektronická úřední deska.,5 Důkaz: Intranet, Zpravodaj města Konice, E-úřední deska 4.3.k) Zajišťování, aby byly znalosti pracovníků, kteří organizaci opouštějí, v organizaci zachovány Přenos informací je částečně zajišťován zastupitelností, tak zapracováním nově příchozího pracovníka před ukončením pracovního poměru odcházejícího. 4.3 Výsledek celkem,5 3

Subkritérium 4.4 - Řízení financí 4.4.a) Slaďování finančního řízení se strategickými cíli,5 Roční rozpočet města je sestavován s ohledem na střednědobý rozpočtový výhled sestavený na období 005-9. K slaďování dochází především v rámci rozpočtového procesu, ve fázi přípravy a schvalování rozpočtu. 4.4.b) Zajišťování finanční a rozpočtové transparentnosti 3 Návrh rozpočtu města je zveřejňován u daňových a dotačních příjmů položkově, u ostatních příjmů a výdajů dle oddílů a paragrafů a v činnosti místní správy rovněž položkově. Zveřejnění je provedeno na úřední desce a webových stránkách a je možné se k němu ze strany občanů vyjádřit. Schvalování na zastupitelstvu je veřejné, opět s možností se k němu vyjádřit. Schválený rozpočet je rovněž zveřejňován. Transparentnost je prověřována při auditu kontrolou rozpočtového procesu. 4.4.c) Zavádění inovačních systémů pro rozpočtové plánování (např. víceleté rozpočty, program pro rozpočty projektů) Rozpočtový výhled je zpracován na období 005 009 v zjednodušené formě. Je nutné běžně zajišťovat jeho aktualizaci. 4.4.d) Stálé monitorování nákladů na poskytování standardních služeb 3 nebo produktů Výdaje jsou pravidelně měsíčně analyzovány a na základě zjištěného stavu jsou přijímána opatření k žádoucímu vývoji. Město je zapojeno do iniciativy BI 005. 4.4.e) Zajišťování nákladově efektivního řízení finančních zdrojů,5 Z vnitřního kontrolního systému a Komplexního souboru vnitroorganizačních účetních směrnic jsou všichni vedoucí pracovníci povinni sledovat a prověřovat dodržování účelnosti a rovněž hospodárnosti všech operací. Děje se tak prostřednictvím účetního modulu Ginis. Dalším nástrojem efektivního řízení finančních zdrojů je systém vymáhání pohledávek. 4.4.f) Vyvažování delegování a decentralizování finančních odpovědností 3 v rámci finančního řízení Odpovědnost za správu rozpočtu má vedoucí odboru finančního a správy majetku města z titulu pracovní náplně. Vzhledem k velikosti úřadu není uplatněna decentralizace a je uplatněn systém centrálního rozhodování v rámci schváleného rozpočtu. Rozpočtová opatření v průběhu roku předkládá odbor finanční ke schválení radě města, která případy ve výlučné pravomoci zastupitelstva předkládá k jeho schválení. 4.4.g) Založení finančního řízení na analýze nákladů a výnosů (tj. analýze ekonomické efektivnosti) Rozbor výdajů a příjmů prováděný pravidelně zajišťuje optimální poměr mezi efektivností, účelností a hospodárností. Orientaci v této problematice napomáhá i zapojení v iniciativě benchmarkingu. 4.4.h) Analyzování rizik a možností finančního rozhodování Při získávání finanční podpory formou dotace se provádí analýza rizik příjmů a výdajů, citlivostní analýza apod. Tyto metody jsou nezbytné pro možnost získání finanční podpory z různých zdrojů a napomáhají k efektivnímu nakládání s finančními prostředky. 4.4.i) Rozvíjení a zavádění moderního finančního řízení (např. pomocí 4