Průvodce kompetencí k tréninku Kompetence k objevování a orientaci v informacích pro pedagogy II. Aplikace informací v praxi

Projekt Propojení odborného školství s praxí, číslo projektu CZ.1.07/1.3.09/02.0021. Průvodce kompetencí k tréninku Kompetence k objevování a orientaci v informacích pro pedagogy II. Aplikace informací v praxi RPIC-ViP s.r.o., Výstavní 2224/8, 709 00 Ostrava www.rpic-vip.cz KVIC, Nový Jičín, přísp. organizace Štefánikova 7/826, 741 11 Nový Jičín www.kvic.cz

PROCES PŘEDÁVÁNÍ INFORMACÍ Chceme-li druhému člověku cokoliv sdělit, měli bychom své myšlenky systematicky uspořádat tak, abychom je dokázali předat co nejpřesněji. Odehrává se to pochopitelně jaksi automaticky, nicméně ě je dobré připomenout v této souvislosti spolehlivý návod. Předáváme-li informace je dobré si uvědomit: Co chceme sdělit? Jakou formou to chceme sdělit? Proč to chceme sdělit? Komu to budeme sdělovat? Kde to budeme sdělovat? Jaký kanál pro sdělení použijeme? Před vlastním sdělováním informací je vhodné zabezpečit podmínky, které umožní příjemci nerušený příjem. Během sdělování informací musíme příjemce informací sledovat a rozpoznat, zda naše myšlenky přijímá. Vysíláním signálů nám poskytuje zpětnou vazbu, která nám pomůže zjistit, zda nás příjemce poslouchá, jestli rozumí našemu sdělení, jestli se dokáže ztotožnit s naším sdělením. Být této zpětné vazbě otevřen je proto nesmírně důležité. Poté, co byly informace sděleny, v případě, že jsou podnětem k nějaké aktivitě, je důležité zjistit, zda je příjemce ochoten aktivitu vykonat. Je-li vykonána, vyhodnotíme ji. Vyhodnocení nám přináší nové informace, které opět myšlenkovým pochodem uspořádáme a předáváme dále. Kruh je uzavřen. Kódování a dekódování informací Každý účastník komunikace svá sdělení současně vysílá i přijímá. Jakmile jsou informace převedeny do řeči, došlo k jejich určitému zakódování. Komunikační partner projde procesem opačným, řeč obsahující informace dekóduje. Sdělení a informace se přenášejí médiem zvaným komunikační kanál.. Málokdy je to však pouze jeden kanál, spíše to bývají kanály dva, tři i více současně ě (hlasový, zrakový, 2

čichový, hmatový...). Za komunikační kanály lze považovat i jednotlivé komunikační prostředky, např. telefon, rozhovor, kouřový signál, e-mail, televizi,... Volba způsobu kódování je velmi důležitá pro to, zda a jak příjemce zprávu pochopí. Informace nemusí být kódována vždy pouze do slov. Např. chceme-li popsat někomu náš byt nebo místo, které jsme navštívili, pak je lepší použít místo slov obrázky (fotografie). Poskytneme tak dotyčnému jedním pohledem daleko přesnější informaci, než kdybychom slovně popisovali rozměry, tvary, barvy, vzdálenosti atd. Je pochopitelné, že jak při kódování a dekódování, tak při samotném přenosu dochází často ke zkreslením situace, obrazu reality, podstaty problémy a úhlu pohledu. Vyskytuje se zde totiž celá řada komunikačních šumů a bariér. Myslete jako mudrci, ale mluvte jako obyčejní lidé. Aristoteles 3

INFORMAČNÍ (KOMUNIKAČNÍ) ŠUMY A BARIÉRY Při každé komunikaci, každém předávání informací se nám do cesty staví nějaké bariéry, které komplikují porozumění. Každou komunikaci, přenos dat doprovázejí určité šumy. Komunikací se rozumí tvorba, přenos a příjem informace. Komunikační šumy představují cokoliv, co nějakým způsobem zkresluje vyslané sdělení, co brání příjmu tohoto sdělení či snižuje věrnost přenosu sdělení od zdroje k příjemci. Šumy zapříčiňují zkreslení informací. Týkají se jak komunikace verbální (hezkým příkladem postupného zkreslení informací je dětská hra na tichou poštu ), tak komunikace vizuální (šum může způsobit např. skvrna na monitoru počítače, rozmazané písmo nebo zapomenuté brýle). Rozeznáváme čtyři základní příčiny šumů: fyzické fyziologické omezení fyzického přenosu sdělení (např. v důsledku hluku, tmy) vyplývají ze skutečných fyziologických bariér mluvčího nebo posluchače (např. vada řeči, nedoslýchavost, krátkozrakost) psychologické jsou dány různými poznávacími a psychickými specifiky (např. neschopnost soustředit se, špatná paměť, silné emoce, předpojatost, psychické zaměření, klamné úsudky) sémantické rozdílně pochopené významy (např. slangové nebo odborné výrazy, odlišné jazyky) Informační bariéry jsou překážkou uspokojování informačních potřeb. Nejsou totožné s informačními šumy, ale mají podobné důsledky. Jedná se například o překlepy písařky při přepisování rukopisu při kódování, poškození knihy vytržením listů při přenosu; neznalost významu odborných termínů při dekódování). Typy informačních bariér: čas (informaci potřebujeme v jiném čase, než ve kterém vznikla) prostor (data potřebujeme na jiném místě, než na kterém jsou uložena) informační kompetence (nevíme o zdroji, který obsahuje informaci; zdroj informací je pro nás fyzicky, technicky, ekonomicky nedostupný; neumíme najít informaci ve zdroji neznáme jeho strukturu nebo jazyk) věcná kompetence (máme informaci, ale nerozumíme jí) kulturní kompetence (různé vnímání informací lidmi z různých kultur) informační zahlcení (informace jsou k dispozici, ale my nemáme čas je konzumovat ) Součástí zvládnutí kompetence k objevování a orientaci v informacích je umět bariéry a jimi způsobené šumy rozpoznat a překonat. Šum se nikdy nedá odstranit úplně, ale jeho účinky je možné redukovat. Na překonávání bariér lze pracovat. 4

ZPŮSOBY PŘENOSU INFORMACÍ K přenosu informací používáme různé přenosové kanály. V běžném životě je to nejčastěji písemný přenos, telefonování nebo osobní kontakt. Každá z uvedených forem má své výhody i nevýhody k použití. Navzájem se všechny formy doplňují a jejich vzájemné kombinování může eliminovat mnohé nedostatky jednotlivých forem. Základní rozhodnutí při předávání informace se týká dvou oblastí: výběru optimálního média přenosu (jakou podobu dát informaci) volby vhodných informačních kanálů (jakým způsobem ji dopravit k příjemci) K médiím patří všechny písemnosti jako časopisy, knihy, kartičky (tištěná média), zvuková média jako gramofonové desky, kompaktní disky nebo kazety, audiovizuální média jako filmy a video a rovněž takzvaná nová média, která získáváme pomocí počítačů, z Internetu. Psaná (písemná) komunikace Patří k tradičním způsobům přenosu informací. V průběhu vývoje výrazně změnila podobu, zvláště ve směru věcnosti, stručnosti a úředního stylu vyjadřování. Jejími trvalými charakteristikami však zůstává, že: vylučuje přímý kontakt s oslovovanou osobou vylučuje okamžitou zpětnou vazbu klade vysoké nároky na obsahovou a formální přesnost přenášených informací Výhody dává autorovi prostor na důkladnou přípravu je rozmnožitelná a opakovatelná dává evidenci o odeslání a přijetí dokáže zachytit složité myšlenky umožňuje analýzu, hodnocení a souhrn rozšiřuje informace do řady míst může potvrdit a objasnit ústní informaci přesně zachycuje smlouvy a dohody Nevýhody je pracná, zabere množství času je více formální může způsobit interpretační problémy (příjemce pochopí informaci jinak) nedovoluje průběžnou zpětnou vazbu po odeslání zprávy nejsou možné další úpravy neumožňuje výměnu názorů a postojů 5

Tento způsob je vhodný všude tam, kde potřebujeme dát příjemci čas na přípravu nebo promyšlení, když potřebujeme, aby zůstal dokument o obsahu sdělení, ke kterému se může příjemce vracet. V praxi této možnosti využijeme například při hledání zaměstnání. Na všech kontaktovaných místech necháme svůj životopis. Zaměstnavatel nás tak bude mít ve své evidenci a může si kdykoliv připomenout naše osobní data při obsazování nových pracovních pozic. Telefonická komunikace Využívá k přenosu informací technický prostředek telefon. Jedná se tedy o zprostředkovaný přenos omezený možnostmi telefonu. Vzhledem ke své rozšířenosti a možnostem patří mezi základní formy přenosu informace a je součástí každodenního života většiny lidí. Výhody rychlý přenos přenos informací na velkou vzdálenost možnost průběžné zpětné vazby Nevýhody možnost zkreslení informací vázáno na hustotu telefonní sítě a její spolehlivé fungování nákladnost (daná cenami hovorného) neexistuje doklad o průběhu hovoru anonymita příjemce informace Telefonická komunikace má svůj význam pro první kontakt s cizí osobou, vyjasnění si základních informací, rychlá konkrétní sdělení či domluvení si osobní schůzky. Při hledání zaměstnání nám pomůže zjistit jména konkrétních osob, které pak navštívíme, stejně tak domluvit / potvrdit termín schůzky, připomenout se apod. Osobní komunikace Vývojově jedna z nejstarších i nejčastěji užívaných forem přenosu informací. Je to každá situace, kdy člověk přímo hovoří s příjemcem informace, vstupuje s ním do přímého kontaktu. Tato forma komunikace využívá: mluveného slova osobního kontaktu obou účastníků možnosti předávat množství informací v krátkém čase okamžitou zpětnou vazbu 6

Výhody přímý prostředek komunikace rychlý způsob výměny informací výhoda fyzické blízkosti, vidění i slyšení původce informace, možnost číst informace i z neverbálních projevů druhé osoby umožňuje průběžnou výměnu názorů a postojů flexibilní přizpůsobení dané situaci, možnost ověřovat informace, aktuálně je doplňovat vhodná k přesvědčování umožňuje přispění a účast všech přítomných Nevýhody náročná na úroveň verbálního i neverbálního projevu vysílatele nedostatek času k promyšlení věcí a kvalitnímu rozhodnutí hrozí nebezpečí zkreslené interpretace v důsledku chybějícího podrobného zápisu sdělovaného horší kontrola při účasti většího množství lidí možnost okamžité zpětné vazby klade nároky na úroveň znalostí o předmětu sdělení, vyvolává diskuzi o tom, co a jak bylo řečeno nerovné prosazení názorů přijetí obsahu sdělení je ovlivněno vnějším dojmem z vysílatele Význam osobního kontaktu v nejrůznějších životních situacích je nenahraditelný. Můžeme si začít dopisovat, můžeme se dlouho kontaktovat s někým telefonicky, ale pokud budeme chtít nadále s danou osobou udržet jakýkoliv osobní nebo pracovní vztah, budeme směřovat k osobnímu kontaktu. Přicházejí také mnohé situace, kdy okamžitě cítíme, že musíme s danou osobu jednat osobně a vyvineme velké úsilí, aby k osobnímu kontaktu došlo. Stejně nenahraditelný význam má osobní kontakt i při hledání zaměstnání. Docílení osobního rozhovoru s potenciálním zaměstnavatelem dává největší příležitost zapůsobit a přimět zaměstnavatele, aby naši nabídku skutečně dobře zvážil. Během osobní komunikace dochází k předávání informací nejen cestou verbální komunikace, ale řadu informací sdělujeme nebo získáváme z neverbálních projevů. 7

NEVERBÁLNÍ KOMUNIKACE Řadu informací o sobě, našich pocitech, vztahu k druhým apod. sdělujeme ostatním prostřednictvím neverbální komunikace. Dnešní doba nás tlačí k tomu, abychom předstírali, že nám jsou druzí sympatičtí, že nás něco zajímá, že rozumíme tomu či onomu, čemuž se rovněž snažíme přizpůsobit mimoslovní komunikaci. Existuje nesčetně kurzů, které učí, jak se správně tvářit, co dělat s rukama apod. Mistry v této oblasti jsou kromě herců rovněž politici. Velmi často u nich nalezneme naučená gesta vysílající pozitivní signály typu otevřených dlaní ( nemám zbraň, jdu do toho s čistými, přátelskými úmysly ). Ještě propracovanější z hlediska vyjadřování bez zbytečných slov jsou pak například politické volební billboardy. Vidíme na nich politiky často rozesmáté, uvolněné, pozitivně naladěné. né. Strany, které chtějí zapůsobit na naše emoce ještě více, pak využívají tváře šťastných dětí, spokojených důchodců Při čtení mimoslovní komunikace se nelze spoléhat jen na výraz obličeje. Může poskytnout cenné informace, ale mnohé může být jen účelově předstírané. Chceme-li se orientovat podle řeči těla druhých lidí, pak si můžeme být jisti pouze tehdy, když jsou alespoň tři projevy mimoslovní komunikace v souladu, vyjadřují totéž, když tři signály vyjadřují například pohodu, nervozitu nebo oddanost Příkladem pozitivních signálů vyjadřujících vnitřní ní klid a vyrovnanost je klidné a volné využívání prostoru kolem sebe spojené s uvolněným postojem, nesouměrným posazením, vizuálním kontaktem, které navíc působí přirozeně. Negativními i signály typu něco není v pořádku je například nevyužívání prostor, projevy neklidu a afektovanosti (přepjatosti), manipulace s předměty, roztěkanost, dotýkání se obličeje, zaťaté pěsti, upjatost. Nervozitu velmi často poznáme podle podvědomého pohybu rukou a nohou, jimiž druhá osoba uvolňuje uje napětí. Jestliže někdo předstírá nemluví pravdu, pak obvykle v této situaci méně gestikuluje a často se objevují tzv. autokontakty (mnutí rukou, tahání za uši, nos, dotýkání se tváře). Nepřátelství lze usuzovat z agresivních pohybů rukou, nohou, někdy i úst, ze sevřených pěstí, chladného pohledu apod. Partner, který s námi chce uzavřít dohodu, vyzařuje náhlé uvolnění napětí, zvyšuje zrakový kontakt s námi, má tendenci se k nám přibližovat. Obdobně se projevuje sympatie. Na druhém pozorujeme soulad, zrcadlení, obdobnou polohu těla, držení hlavy, ramen, rukou, celkovou ou dynamiku těla, podobné tempo a hlasitost řeči. Neverbální projevy se dělí do několika skupin: Signály těla Celkový vzhled výška postavy, váha, barva pleti a vlasů, celková přitažlivost, to vše patří k signálům, které tělo vysílá. Mimika nejdůležitějším zdrojem neverbálních signálů je obličej. Výrazem obličeje vyjadřujeme především své emoce. Strnulá maska, zachmuřenost či afektované, záměrně ě zvedání obočí a jiné grimasy působí rušivě, případně i nepřátelsky. 8

Vizuální kontakt pohledy předávají celou řadu sdělení, mohou signalizovat povahu vztahu. Zrakový kontakt dokáže ovlivnit psychologický odstup mezi lidmi. Pohyby očí jako např. mrkání, uhýbání pohledem, maskování se za tmavými brýlemi apod. vyvolává v lidech nedůvěru. Na druhé straně nedobře, až agresivně, může působit dlouhý hypnotizující pohled. Pohyby končetin (kinezika) pohyby končetin výrazně charakterizují temperament mluvčího. Mocné pohyby rukou při neustálém dotýkání se různých částí obličeje, hlavy, vlasů i nepřiměřené pohybování hlavou, působí rušivě, stejně tak jako hraní si s předměty (s papíry, tužkou). Testika jde o sdělování kulturně normalizovanými výrazy, pohyby a postoji tzn. gesty. Například kývnutí hlavou jako znamení souhlasu, vztyčený ukazováček či celá ruka při zdůrazňování. Celkový postoj těla (posturika/posturologie) je dán rozložením váhy těla na nohy a orientací páteře. Klidně a jistě působí pevný postoj na obou nohách s mírným přenášením váhy na jednu z nich a s poněkud podsazenou pánví. Nevhodné je krytí těla rukama. Prostorové vzdálenosti Lidé mezi sebou při komunikaci zaujímají určitou vzdálenost. Výzkum prokazuje, že čím větší je souznění (kontext) s člověkem, se kterým komunikujeme, tím menší je vzdálenost mezi námi. Vzdálenost komunikujících a využití prostoru (proxemika) rozlišujeme zpravidla 4 zóny (vzdálenosti jsou orientační, liší se dle národnosti, temperamentu apod.): 1. intimní zóna do 50 cm, 2. osobní zóna 50 cm až 1,2 m (vhodná pro přátelský rozhovor), 3. sociální (společenská) zóna 1,2 m až 3,5 m (tento odstup si zachováváme při kontaktu s cizími lidmi), 4. veřejná zóna více jak 3,5 m (vzdálenost udržovaná např. řečníky). Pohlaví ženy všeobecně stojí při komunikaci blíž než muži. Věk děti během komunikace stojí u sebe mnohem blíž než dospělí, s rostoucím věkem se zvětšují i proxemické vzdálenosti. Teritorialita podobně jako zvířata, i lidé si vymezují své teritorium. Používají k tomu nejrůznější prostředky (např. přehození svetru přes židli, přepážky na pracovištích (kabina řidiče tramvaje, pokladna v supermarketu, opěrky na ruce na divadelních sedadlech, ploty, ochranné známky, monogramy, jmenovky apod.). Prostředí, ve kterém se komunikace odehrává estetika, pořádek, způsob usazení návštěvy, barevné ladění místnosti, výběr prostředí, styl zařízení, ve kterém člověk žije či pracuje to vše ovlivňuje průběh i výsledek komunikace. Předměty oblečení, ozdoby, dekorace (šperky, piercing, tetování, účes,..), dary (často opomíjený, přesto však významný signál, pozor na kulturní odlišnosti). Na základě všeho uvedeného i mnohého dalšího si o nás lidé dělají úsudek. Oblečením 9

a úpravou signalizujeme příslušnost k určité společenské vrstvě, názorovému proudu, sebepojetí. Paralingvistika mimojazykové projevy jako hlasitost, tón a výška hlasu, rychlost, přízvuk, rytmus a plynulost řeči, slovosled, mlčení apod. Nejde o to, co říkáme, ale jak to říkáme. I na základě těchto signálů se vytvářejí úsudky. Haptika vzájemné doteky mají celou řadu významů. Mohou vyjadřovat pozitivní emoce (podpora, náklonnost, sexuální zájem, ocenění), mohou usměrňovat chování druhého, řada doteků má rituální charakter (podání ruky na pozdrav, objetí při loučení), existují i funkční doteky (sebrání smítka, přidržení druhého, např. při vystupování z autobusu). Muži se vzájemným dotekům s muži vyhýbají více než ženy s ženami; ženy se vyhýbají dotekům s osobami opačného pohlaví více než muži. S vyšším věkem vyhýbání se dotekům roste. Komunikace čichem (tzv. olfaktická komunikace) hraje velkou roli, různé pachy a vůně vyvolávají různé pocity. Mimořádně důležitým komunikačním kanálem je komunikace činy. Jde o komunikaci, kterou ne vždy vědomě dešifrujeme a ne vždy si uvědomujeme, že se jedná o jasnou komunikaci. Činy druhé straně signalizujeme náš vztah k ní a to například pozdními příchody, opomenutím pozdravu, nesplněním slibu, porušením dohody, přinesením květin apod. Tipy pro neverbální komunikaci: Není možné nekomunikovat. Komunikujeme i tehdy, když si nic neříkáme. To, co děláme a jak se chováme, je tím nejpodstatnějším, co vlastně říkáme. Způsob, jakým říkáme to, co říkáme, dotváří význam řečeného. Zamysleme se nad svými zvyklostmi v oblasti neverbálních projevů. Vyhněme se pokušení dělat si závěry pouze z neverbální komunikace. 10

PREZENTACE Prezentace je osobně přednesený slovní projev, jehož cílem je přesvědčit. posluchače Současný způsob života, stále se zrychlující tempo pokroku nutí téměř každého člověka, aby stále více vnímal, učil se a přijímal, a zároveň sdílel s ostatními své dojmy, názory a přesvědčení. Znalost různých komunikačních dovedností v zaměstnání a ve společnosti pociťujeme čím dál častěji jako naléhavější. Mezi významné komunikační dovednosti patří prezentování, kterým nejčastěji rozumíme vlastní slovní projev s přesvědčivým účinkem na posluchače, jimž je určen. Mnoho lidí umí dobře a přesvědčivě hovořit ve známém prostředí, např. na pracovišti nebo mezi přáteli. Vystoupení v cizím prostředí před neznámými lidmi však působí potíže i jinak zkušeným lidem. Objevuje se u nich nejistota, tréma, méně přirozené pohyby a chování. To všechno jsou pocity zcela přirozené. Hovořit před jinými lidmi, čili projevovat se veřejně, je velmi starým uměním. Pěstovalo se již ve starověkém Řecku. Aristotelova Rétorika (sepsaná před více než 2 300 let), zabývající se veřejným projevem, je doposud jednou z nejzákladnějších knih v této oblasti. Na práci Řeků navázali Římané. Slavný Říman Quintilianus na přípravu řečníků vyvinul celý vzdělávací systém, který je shrnut v rozsáhlém dvanáctisvazkovém díle Institutio oratoria a honosil se titulem státní učitel výmluvnosti. Každý člověk, který si chystá nějakou prezentaci a hodlá s ní zapůsobit na publikum, si musí nejdříve položit a zodpovědět několik klíčových otázek. Určitě k nim patří: Proč? Co? Komu?Jak? PROČ? CO? Hned na začátku je dobré uvědomit si, co je cílem prezentace, čeho chceme dosáhnout. Jasná odpověď na otázku Proč vlastní přípravu prezentace může usnadnit. Ruku v ruce s odpovědí na otázku Proč jde otázka Co, čili na jaké téma hodláme hovořit. Každého člověka zajímá nejvíce to, co mu může přinést buď prospěch nebo potěšení. Prospěch je zpravidla spojen s naším živobytím, proto hodně lidí naslouchá prezentacím, z nichž se může poučit a přenést informace do své praxe. Příkladem takových akcí jsou pracovní vzdělávání, školení, konference, veletrhy a výstavy. Jiné prezentace jsou pro nás zdrojem, který přispívá k obohacení běžného života, k zábavě, uvolnění a rozšíření nepracovních vědomostí. Příkladem jsou veřejné přednášky, předvádění nových výrobků, společenské akce (vernisáže), výstavy a trhy se specializovaným zaměřením. KOMU? Kdo je můj posluchač? Prezentátora musí zajímat, ke komu bude hovořit. Měl by své posluchače co nejlépe znát/odhadnout, protože je hodlá o něčem přesvědčit, předat jim informace, vědomosti, upozornit je na souvislosti či na nedostatky. Každý řečník zamýšlí vzbudit v posluchači zájem o obsah projevu, vyvolat v něm reakci k tématu. 11

Aby bylo možné na lidi účinně působit, je nezbytné je do určité míry poznat. Záleží i na tom zda člověk přednáší skupině stejně zaměřených lidí nebo skupině různých lidí, odlišných povoláním či věkem. Řečník by měl znát např.: - proč jsou prezentované informace pro posluchače důležité - skupinovou příslušnost, prostředí, ve kterém se pohybují - věk - zaměření, životní styl - povolání/ profesní oblast - dosavadní úroveň vědomostí o tématu, znalost příslušných pojmů, co bude vhodné vysvětlit, co bude možné vypustit - očekávané reakce na projev, aktivita, pasivita, hádavost, příznivá/nepříznivá reakce - motivaci - pohnutky posluchačů, jejich potřeby Pokud se řečníkovi podaří zjistit bližší informace o posluchačích, bude jeho projev zřejmě dokonalejší a lépe lidi přesvědčí. Není to vždy jednoduché. Stává se, že posluchači jsou z různých pracovních a společenských vrstev, někteří o tématu vědí hodně, druzí skoro nic. Tyto rozdíly musí prezentátor brát v úvahu a přizpůsobit některé části svého projevu tomuto zjištění. Není li prezentátor schopen informace o posluchačích získat sám, měl by požádat o pomoc někoho, kdo je nějakým způsobem zná. Čím důležitější je prezentace, tím více informací o posluchačích potřebujeme předem mít. JAK? Především jasně, srozumitelně a v souladu s tímto doporučením: 1. Řekni jim, co jim řekneš. 2. Řekni jim to. 3. Řekni jim, co jsi jim řekl. Návodů, jak zpracovat účinnou prezentaci je poměrně dost, záleží na konkrétních podmínkách, která metoda bude pro zpracování nejvhodnější. Předkládáme vám klasickou strukturu, jak si připravit projev podle šesti bodů: o Cíl a účel Probírám smysl projevu, proč zamýšlím něco sdělit, stanovuji si hlavní cíl a vedlejší cíle přednesu, respektuji čas určený projevu. Uvažuji o tom, jakým způsobem své vystoupení zpracuji, dělám si poznámky. o Posluchači Co vím o posluchačích, ke kterým budu hovořit. Co asi znají, co bude vhodné vysvětlit, co bude možné vypustit. o Obsah prezentace 12

Zpracuji si osnovu podle základní myšlenky vedoucí k cíli, doplním případně o další podstatné věci, kontroluji logickou návaznost dílčích kapitol. Doplňuji o ukázky, příklady, zážitky. Pak udělám úvod a závěr. o Prezentaci si připravuji písemně. o Oživení/vizualizace a kompletace prezentace Písemný podklad doplním o pomůcky, např. pracovní listy pro posluchače, názorné ukázky věcí, promyslím různá oživení a zpestření, připravím se na diskusi k tématu. o Odzkoušení Projdu si textem celé prezentace, ověřím si návaznost kapitol, dodržení časového limitu, zkontroluji úplnost potřebných podkladů k projevu. Respektuji hlediska odbornosti, zajímavosti a přitažlivosti, srozumitelnosti a motivace pro posluchače. Pětiminutový prezentační princip: START OBSAH FINÁLE 30 vteřin 4 minuty 30 vteřin Převzato z publikace E.Hierholda Rétorika a prezentace, Grada Publishing, 2005 Každý, kdo prezentuje častěji, si časem vybere formu přípravy, která mu, samozřejmě s ohledem i na posluchače, vyhovuje nejlépe. K užívaným formám prezentačních podkladů patří: - doslovný text prezentace, pokud je nutná preciznost vyjadřování - klíčová hesla s dílčími texty, definicemi a citacemi - osnova s názvy kapitol a příležitostné poznámky - kopie (někdy zmenšené) promítaných folií s vysvětlujícími komentáři a odkazy - prezentační matice s přehledným uspořádáním pro každou kapitolu prezentačního programu: a) odborná část s prezentovanými myšlenkami a tvrzeními b) důkazy a odkazy c) příklady, podobnosti, zkušenosti, čísla 13

d) pomůcky fólie, modely, nákresy e) poznámky odbočení, pauzy f) trvání kapitoly Vystoupení je mnohem působivější, pokud je rozšířeno o tzv. doplňující, oživující prvky, ale nesmíme jimi posluchače zahltit. KLASICKÁ STRUKTURA PREZENTACE 1) Pozdrav, oslovení, představení 2) Vytvoření kontaktu s posluchači - otázka, citát, argument, heslo 3) Téma, cíl projevu, jeho struktura/program, čas 4) Jádro projevu - výklad, tvrzení, informace, údaje 5) Důkazy, odkazy, zkušenosti 6) Využití v praxi - příklady, reference 7) Shrnutí sděleného, dotazy, diskuse 8) Závěr prezentace - shrnutí, kontakty, rozloučení JAK ZVLÁDNOUT ÚVOD PREZENTACE Je pravda, že každý, kdo předstupuje před publikum, má jen několik desítek vteřin k tomu, aby zaujal přítomné, kteří tento krátký čas umějí svižně využít pro vytvoření názoru na mluvčího. Tento obraz později ve své mysli mění jen neochotně, i když po slabším úvodu je prezentace špičková. Úvod prezentace a vše, co mu bezprostředně předchází, je proto docela rozhodující pro to, jaký bude výsledek. Můžeme doporučit několik zásad, které navodí příznivou atmosféru a napomohou k vyšší úrovni projevu a poslechu. 14

ZÁSADY PRO VYTVOŘENÍ PRVNÍHO KONTAKTU 1) Před zahájením prezentace může řečník pozdravit některé osoby, s někým prohodit pár slov. Je to vhodné i ke snížení trémy a případné nervozity. 2) Všechny pomůcky a materiály jsou solidně připraveny. Před vlastním projevem je možné zkontrolovat pro jistotu jejich úplnost a funkčnost, případně rozmístění. 3) Přirozený, klidný a jistý příchod před publikum, nikoli zaujmout "obrannou" pozici za stolem. 4) Rozvážný pohled směrem k posluchačům, případné vyhledání očního kontaktu s někým, kdo je už připraven naslouchat a může řečníkovi vytvořit opěrný bod pro první chvíle mluvení. 5) Podle situace může řečník chvíli klidně stát s rukama podél těla, zatím nemluví a pozoruje publikum. 6) Ve vhodném okamžiku ztišení s nádechem zahájí projev podle přípravy buď přivítáním a oslovením lidí nebo "úderným" sloganem či provokativní otázkou. 7) Řečník může připomenout, proč je povolanou osobou k prezentaci tématu, odvolá se na svou odbornost, zkušenosti nebo poznatky. 8) Udržuje kontakt očima podle okolností se všemi posluchači. 9) Brzy po úvodních slovech může řečník využít tabuli/flip k písemnému záznamu tématu, svého jména, cílů, programu, času, otázky k zamyšlení. 10) Co by řečník neměl v úvodu projevu dělat? o přehnaně se omlouvat, ať už vzniknou jakékoliv důvody o použít věty, v nichž jsou slovesa i slova v záporném významu o hýřit humorem a vtipem, pokud posluchače nezná o nic přehánět, ani gesta, ani rychlost řeči, chůzi apod. 15

JAK SROZUMITELNĚ A PŘESVĚDČIVĚ HOVOŘIT Srozumitelnost řeči se odvíjí od několika faktorů, od těch obecných, o kterých jsme se již zmiňovali, až k osobním faktorům, kdy záleží na uzpůsobení mluvidel každého člověka. K obecným faktorům srozumitelnosti patří spisovná výslovnost, členění řeči, modulace a způsob přednesu. Spisovná výslovnost Ústní projevy na veřejnosti mají mít spisovnou podobu, i když se tato obecná zásada často porušuje. Pro správnou výslovnost existují tzv. ortoepická pravidla, která nám říkají, jak máme správně vyslovovat všechny části naší řeči - samohlásky, souhlásky, slabiky a slova. Výslovnost je hodně ovlivněna krajem, kde lidé žijí, a také soudobou moderní nedbalostí v řeči. Největší potíže vznikají při vyslovování cizích a převzatých slov. Členění řeči Tento pojem znamená, že řeč má mít určitý rytmus a určité přízvuky, aby nepůsobila jednotvárně a nepřehledně. Měli bychom hovořit v kratších a jasných větách bez složitého rozvíjení větnými členy. Měli bychom znát, že je vhodné hovořit ve slovních celcích s pěti až deseti slovy, a tyto celky dávat do souladu s dýcháním a pauzami. Můžeme si zde připomenout některé dobré české řečníky nebo herce a jejich výraznou mluvu jako byli třeba Rudolf Hrušínský, Eduard Cupák, Vlasta Chramostová a jiní. Modulace Toto je odborný termín pro upravování a obměnu naší řeči, aby působila záživně a neunavovala jednotvárností. Rozlišujeme zde čtyři pojmy: - dynamiku, která znamená hlasitost řeči a důrazy na v potřebných místech, - intonaci, což je klesání a stoupání hlasu např. na začátku či na konci věty, - tempo řeči, určité části projevu vyžadují zpomalit povídání, - barvu hlasu, je charakteristická pro každého, může být příjemná nebo ne. Obohacení projevu Připomeňme si znovu prvky, které oživují náš projev: citáty, přirovnání, příběhy, zkušenosti, číselné a jiné údaje, kresby, grafy a další. Pro nácvik srozumitelné řeči jsou určeny tzv. podpůrné činnosti, které používají zpěváci a moderátoři k rozhýbání mluvidel. Uvedeme si některé. o Dechová cvičení - jejich účelem je posilovat kapacitu plic a ekonomicky pracovat s výdechem. Můžeme si vyzkoušet cvičení, kdy na jeden nádech se 16

snažíme přečíst co nejdelší část textu nebo jiné cvičení, kdy přednášíme v předklonu o Artikulační cvičení - slouží k procvičení svalů kolem úst, k jejich větší přizpůsobivosti a ohebnosti. Některé jsme si vyzkoušeli. Zde jsou další, vyzkoušejme si: Chvátávám rád k láskám v dálkách. V lese zeleném ležel měkce jezevec s jelenem. Čtyři Lízy mísí divný sýry v bílých dížích. o Jazyková cvičení - rozcvičují jazyk, zuby a ústa, a snižují tak sklony k přeřeknutí. Např.: Před potokem pět kopek konopí, za potokem pět kopek konopí. Osuš si, Sašo, šos! Šel pštros s pštrosicí a pštrosáčaty. NEVERBÁLNÍ KOMUNIKACE PŘI PREZENTACI Je nepochybné, že správně pronesená slova dokážou zapůsobit na posluchače a ovlivnit jeho mínění. Neméně důležitou složkou při prezentování je i tzv. mimoslovní působení na publikum. To znamená celkový účinek osoby a osobnosti řečníka vyjma jeho slovního projevu. Zmiňme to, co zvyšuje přitažlivost našeho projevu. Držení těla a pohyb Pokud projev trvá delší dobu, nemusí řečník jen nehybně stát na místě, ale může využít prostoru kolem sebe klidnou chůzí. Určitým novým postojem, náklonem těla, mírným rozkročením a přikročením může zdůraznit důležité body ve svém projevu. Kromě pohybu samotného je někdy vhodné zaujmout pozici vedle stolu, u tabule nebo blízko jedněch nebo druhých posluchačů. Gestikulace Správné využívání paží je snad ještě působivější a účinnější než pohyb. Mysleme na to, co děláme s rukama. Snažme se o přirozené pohyby rukou, ale zároveň si uvědomujme, že spoustu toho, co řekneme ústy, můžeme podtrhnout gestem. Lze využívat jednu ruku ke gestikulaci, silnější náboj v sobě nese použití obou rukou. Čím jsou ruce výše nad tělem nebo více před tělem, tím silnější důraz jimi klademe na řečené věty. Stejně tak velký pohyb - máchnutí paží v určitém momentu má výrazný podpůrný účinek. Ale pozor! Také v případě gestikulace platí, Méně je více. Při snaze zdůraznit každé slovo ve svém projevu by posluchači začali věnovat více pozornosti naší gymnastice než tomu, co jim sdělujeme ústy. Ke gestům řadíme také polohy paží, které nepodporují projev a představují spíše rušivý prvek. Jsou to např. o paže zkřížené na prsou - vyvolávají dojem nadřazenosti o paže schované za zády - připomínají učitelský, mentorský postoj o paže zkřížené před tělem - působí dojmem bojácnosti 17

o ruce v kapsách kalhot - po delší době mohou působit nevhodně o škrábání se na hlavě, paži - nesvědčí o sebeovládání řečníka Mimika K mimickým projevům řečníka patří pohyby hlavou a pohyby svalů v obličeji. Prezentaci podpoří přirozený výraz v obličeji, střídaný podle vhodnosti situace občasným úsměvem. Účinné je také vyjadřovat zaujetí, které se v obličeji velice dobře pozná, a posluchači získávají přesvědčení, že si řečník pevně stojí za svým slovem. Pohyby hlavy doprovází mluvené slovo. Působivé jsou pohyby hlavou střídavě k různým posluchačům. Kontakt očí Kontakt mezi očima řečníka a posluchačů posiluje nejenom vazbu mezi těmito osobami, ale zároveň umocňuje sílu projevu. Pokud by se hovořící soustavně díval do země, na tabuli nebo třeba do stěn a vyhýbal se konkrétním pohledům do očí, brzy by vznikl dojem, že řečník nehovoří upřímně, nebo že není o svých slovech přesvědčen. Oční kontakt lze jen doporučit, ovšem s upozorněním: nedívejte se příliš dlouho do očí jednomu posluchači, mohlo by mu to být nepříjemné. Oční kontakt v rozmezí jedné vteřiny až tří vteřin je optimální. K neverbálním složkám projevu se často řadí úprava zevnějšku, to znamená, jak je řečník oblečen, ostříhán, jakou má obuv a další náležitosti. 18

POSTOJE ŘEČNÍKŮ PŘI PREZENTACÍCH Převzato z publikace Rétorika a prezentace E. Hierholda Horní řada: postoje, které často používají nejistí prezentující, dokonce i obrázek vpravo, který tak možná na první pohled nepůsobí. Spodní řada: vhodné postoje, obr. vlevo uprostřed vpravo je pro zkušené prezentátory, ruce jsou volné a mohou gestikulovat řeší otázku, co s rukama (ruce jsou do sebe volně vložené, těsně nad úrovní pasu, předloktí je rovnoběžné s podlahou, nejde o obranný postoj) poněkud nedbalý, lehce bonvivánský postoj, pozor na někoho může působit mírně nevkusně 19

POSTOJE ŽEN PŘI PREZENTACÍCH Převzato z publikace Rétorika a prezentace E. Hierholda Horní řada: postoje, při kterých ženy napodobují postoje mužů, působí to nežensky Spodní řada: typicky ženské pozice, které rovněž nejsou pro prezentaci zrovna ideální Doporučení: vzpřímený čelní postoj s oběma nohama rovnoměrně zatíženýma (viz. postoje řečníků při prezentacích) 20

ARGUMENTACE Také u argumentace je nesmírně důležitá příprava. Ujasnit si cíl argumentace a také osobu, které budou mé argumenty určeny. Je nesmírně důležité promyslet vhodné pořadí v jakém budu fakta uvádět, aby byla co nejúčinnější. Je vhodné dát argumentaci určitý řád. Může jím být struktura Argustrukt: 1. Popište problém, situaci zákazníka 2. Popište negativní důsledky, nebude-li ji řešit 3. Navrhněte vaše řešení 4. Popište pozitivní výsledky vašeho řešení 5. Navrhněte první kroky Při argumentaci je vhodné postupovat od jednoduchého ke složitému, od známého k neznámému, od obecného ke konkrétnímu, od konkrétního k obecnému. Abychom partnerovi usnadnili pochopení vlastních myšlenek. Jak se vypořádat s protiargumenty: 1. Nestavte se proti všemu 2. Předvídejte námitky 3. Klaďte konkrétní otázky 4. Argumentujte proti zdůvodňování, ne proti stanovisku 5. Uklidněte se a s rozvahou reagujte 6. Rozpoznejte falešnou logiku 7. Vyhněte se pomlouvání oponenta 8. Rozpoznejte přehnané argumenty 9. Zpochybněte silná tvrzení 10. Proberte každou maličkost a slabinu v argumentaci 11. Soustřeďte svou reakci do protiargumentů 21