O R G A N I Z A Č N Á S M E R N I C A Vedenie účtovníctva Prešov 2010
OBSAH ČASŤ I.... 4 Článok 1... 4 Použitá legislatíva... 4 ČASŤ II.... 5 Systém spracovania účtovníctva... 5 Článok 2... 5 Úvodné ustanovenia... 5 Článok 3... 5 Predmet účtovníctva... 5 Článok 4... 6 Deň uskutočnenia účtovného prípadu... 6 Článok 5... 6 Účtovné obdobie... 6 ČASŤ III.... 6 Účtovný rozvrh... 6 Článok 6... 6 ČASŤ IV.... 7 Účtovné doklady... 7 Článok 7... 7 Náležitosti účtovného dokladu... 7 Článok 8... 7 Číslovanie účtovných dokladov... 7 Článok 9... 8 Oprava účtovných dokladov... 8 Článok 10... 8 Interný účtovný doklad... 8 ČASŤ V.... 8 Obeh účtovných dokladov... 8 Článok 11... 8 Článok 12... 9 Kontrola správnosti účtovných dokladov... 9 Článok 13... 10 Objednávky... 10 Článok 14... 10 Došlé faktúry... 10 Článok 15... 11 Odoslané faktúry... 11 Článok 16... 11 Pokladničné doklady... 11 Článok 17... 11 Mzdy... 11 Článok 18... 12 Dohody o vykonaní práce... 12 Článok 19... 12 Doklady o cestovných náhradách... 12 Článok 20... 12 Interné doklady... 12 Článok 21... 12 Bezhotovostné platby a evidencia bankových výpisov... 12 Článok 22... 13 Osobitné ustanovenia... 13 ČASŤ VI.... 13 Účtovné zápisy... 13 Článok 23... 13 Článok 24... 14 Zoznam symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách... 14
ČASŤ VII.... 14 Účtovné knihy... 14 Článok 25... 14 Zoznam účtovných kníh... 14 Článok 26... 15 Účtovanie v denníku... 15 Článok 27... 15 Účtovanie v hlavnej knihe ( analytickej evidencii)... 15 ČASŤ VIII.... 16 Evidencia a účtovanie zásob... 16 Článok 28... 16 ČASŤ IX.... 16 Uchovávanie a ochrana účtovných dokladov... 16 Článok 29... 16 ČASŤ X.... 17 Záverečné ustanovenia... 17 Článok 30... 17 Účinnosť... 17 Vedenie účtovníctva 3
V zmysle Zákona o účtovníctve č. 431 / 2002 Z. z., v znení neskorších predpisov a v zmysle Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (FS č. 9/2007) v znení Opatrenia MF SR zo 17. decembra 2008 č. MF/25189/2008-311 (FS č. 13/2008) a v znení Opatrenia MF SR z 9. decembra 2009 č. MF/24240/2009-31 (FS č. 15/2009) vydávam nasledovnú Organizačnú smernicu pre vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov pre účely Strednej zdravotníckej školy v Prešove (ďalej len SZŠ). ČASŤ I. ČLÁNOK 1 Použitá legislatíva (1) Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, (2) Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (FS č. 9/2007), (3) Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov, (4) Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, (5) Zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení neskorších predpisov. Vedenie účtovníctva 4
ČASŤ II. Systém spracovania účtovníctva ČLÁNOK 2 Úvodné ustanovenia (1) Stredná zdravotnícka škola ako rozpočtová organizácia, vedie účtovníctvo podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky, v znení neskorších predpisov. (2) Účtovníctvo sa vedie za účtovnú jednotku ako celok a výkazy sa zostavujú za organizáciu ako celok. (3) Účtovníctvo sa vedie prostredníctvom ekonomického programového systému ispin od firmy Asseco Solutions (jednotný ekonomický systém pre vedenie účtovníctva v rámci PSK podrobne viď pracovné postupy a užívateľskú príručku). ČLÁNOK 3 Predmet účtovníctva (1) Predmetom účtovníctva SZŠ, je účtovanie o týchto skutočnostiach: a) stave a pohybe majetku vrátane oprávok, b) stave a pohybe záväzkov, c) rozdiele majetku a záväzkov, d) výnosoch a nákladoch, e) výsledku hospodárenia spoločnosti, f) príjmoch, g) výdavkoch, h) výsledku hospodárenia ÚJ. (2) Predmetom účtovníctva je aj vykazovanie skutočností v účtovnej závierke. (3) O skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva, účtuje SZŠ v období, s ktorým tieto skutočnosti časovo a vecne súvisia. (4) Ak nie je možné túto zásadu dodržať, účtuje SZŠ aj v účtovnom období, v ktorom boli uvedené skutočnosti zistené. Uplatnenie tejto zásady vedie k používaniu účtov časového rozlíšenia. Vedenie účtovníctva 5
ČLÁNOK 4 Deň uskutočnenia účtovného prípadu (1) Deň uskutočnenia účtovného prípadu je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky, zistenia manka alebo škody na majetku alebo záväzkoch, schodku, prebytku majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti, pohybu majetku vo vnútri spoločnosti a deň zistenia ďalších skutočností, ktoré vyplývajú z podmienok SZŠ. (2) Za vedenie účtovníctva je zodpovedná ekonómka. ČLÁNOK 5 Účtovné obdobie (1) Účtovným obdobím SZŠ, je kalendárny rok. SZŠ vedie účtovníctvo a zostavuje účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. (2) V prípade pohľadávok a záväzkov, cenných papierov, derivátov, cenín a peňažných prostriedkov, ak sú vedené v cudzej mene, je povinná účtovná jednotka účtovať v eurách aj v cudzej mene. (3) Ak majetok a záväzky, ktorých sa týkajú, sú vyjadrené v cudzej mene ( 4 ods. 7 ZÚ) povinnosť účtovať v eurách aj v cudzej mene platí aj pri opravných položkách a rezervách. ČASŤ III. Účtovný rozvrh ČLÁNOK 6 (1) SZŠ účtuje v sústave podvojného účtovníctva v rozsahu a spôsobom, ktorý ustanovuje ZÚ. (2) Účtový rozvrh spracuje SZŠ podľa ustanovenia 13 ods. 2 ZÚ a podľa ustanovenia 4 a 5 Postupov účtovania pre každý kalendárny rok, ktorý je účtovným obdobím. (3) SZŠ v účtovom rozvrhu, ktorý tvorí prílohu tejto smernice (príloha č. 1), uvádza účtové triedy, účtové skupiny, syntetické účty a podsúvahové účty potrebné na zaúčtovanie všetkých jej účtovných prípadov počas účtovného obdobia. (4) Každá účtovná trieda, skupina a účet má príslušné číselné a slovné označenie. (5) Účtový rozvrh môže byť počas účtovného obdobia priebežne dopĺňaný o nové účty podľa potrieb SZŠ. Poznámka: Podľa ustanovenia 13 ods. 2 ZÚ v súlade s rámcovou účtovou osnovou je účtovná jednotka povinná zostaviť účtový rozvrh, v ktorom uvedenie syntetické účty, analytické účty potrebné na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov účtovného obdobia a na zostavenie účtovnej závierky a podsúvahové účty. V priebehu účtovného obdobia možno účtovný rozvrh dopĺňať podľa potrieb účtovnej jednotky. Ak nedochádza k prvému dňu účtovného obdobia k zmene účtového rozvrhu platného v predchádzajúcom účtovnom období, môže postupovať účtovná jednotka podľa tohto účtového rozvrhu aj v nasledujúcom účtovnom období. Vedenie účtovníctva 6
ČASŤ IV. Účtovné doklady ČLÁNOK 7 Náležitosti účtovného dokladu (1) SZŠ je povinná podľa ustanovenia 6 ZÚ preukazovať všetky účtovné prípady a účtovné zápisy účtovnými dokladmi. (2) Účtovné doklady sa vyhotovujú na ekonomickom úseku bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. (3) Všetky účtovné doklady SZŠ, musia obsahovať náležitosti účtovného dokladu, ktoré stanovuje 10 ZÚ: a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu, b) opis obsahu účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu, e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, f) podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpis osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie, g) označenie účtov, na ktoré sa účtovný prípad zaúčtuje, tzv. predkontáciu. (4) Účtovné doklady sa kontrolujú pred ich zaúčtovaním. Bez schválenia a kontroly nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný alebo preplatený. (5) Všetky účtovné doklady spracováva učtáreň, ktorá je súčasťou ekonomického úseku a zodpovedá aj za ich správny obeh, kompletizáciu a úschovu po dobu ustanovenú zákonom. ČLÁNOK 8 Číslovanie účtovných dokladov (1) Číslovanie príslušných účtovných dokladov v SZŠ začína na začiatku účtovného obdobia číslami vygenerovanými príslušným algoritmom ekonomického systému ispin podsystémy UCT, POK, FAKTÚRY, PaM, MTZ, DM. (2) Doklady sa číslujú podľa jednotlivých skupín (príjmové pokladničné doklady, výdavkové pokladničné doklady, faktúry, interné doklady a podobne) priebežne, tak ako sa spracúvajú. (3) Číslovanie účtovných dokladov musí byť vykonané tak, aby zodpovedalo ustanoveniam ZÚ. (4) Dodržiavanie poradových čísel je nutné preto, aby sa dalo overiť zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov a aby nemohli vzniknúť pochybnosti tejto skutočnosti. (5) Číslo účtovného dokladu musí byť výrazne označené priamo na origináli účtovného dokladu. (6) Účtovný doklad môže mať len jedno číslo, nie je možné uvádzať na jednom účtovnom doklade viac čísel, prípadne kombinovať dve rôzne čísla. Vedenie účtovníctva 7
ČLÁNOK 9 Oprava účtovných dokladov (1) Oprava účtovných dokladov sa prevedie v súlade s 34 ZÚ vtedy, ak sa zistí, že doklad je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný. (2) Každá oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť: osobu, ktorá opravu vykonala, deň vykonania opravy, obsah opravovaného účtovného dokladu pred opravou a po oprave. (3) Údaje na účtovných dokladoch nesmú byť prepisované. Oprava musí byť vykonaná tak, aby bolo možné vždy určiť pôvodný zápis a kto a kedy (presný dátum) opravu uskutočnil. (4) Na opravu je potrebné vždy vyhotoviť nový účtovný doklad, z ktorého bude jasné, kto a kedy opravu vykonal, obsah opravovaného záznamu a ďalšie skutočnosti, ku ktorým sa vykonaná oprava vzťahuje. (5) Opravu je nutné na pôvodnom a aj na novom doklade výrazne označiť textom Oprava vykonaná dokladom číslo... alebo Oprava vykonaná k dokladu č..... (6) Náležitosti účtovného dokladu podľa 10 ZÚ musia byť dodržané. (7) V SZŠ sa opravy vykonávajú z dôvodu prehľadnosti mínusovaním nesprávneho účtovného dokladu a jeho nahradením správnym účtovným dokladom. Na opravu sa vyhotovuje nový účtovný doklad (opravný), na ktorom je pôvodný účtovný zápis s mínusovým znamienkom. Strany MD a D účtu musia byť v prípade storna zachované. ČLÁNOK 10 Interný účtovný doklad (1) K účtovnému dokladu môže byť pripojený interný účtovný doklad, na ktorom sa uvádzajú všetky náležitosti podľa ustanovenia 10 ZÚ. (2) V SZŠ sa ako interný účtovný doklad používa tlačivo s označením Interný účtovný doklad. ČASŤ V. Obeh účtovných dokladov ČLÁNOK 11 (1) Účtovné doklady (faktúry, interné doklady, bankové výpisy) spracuje ekonómka, ktorá zodpovedá aj za správny obeh účtovných dokladov. Pokladničné doklady, výplatné listiny vypracováva mzdová účtovníčka. (2) Obeh účtovných dokladov má umožniť, aby sa príslušný účtovný doklad včas dostal do rúk zamestnancov, zodpovedných za jednotlivé operácie a tých, ktorí podľa údajov uvedených v dokladoch vykonávajú príslušné záznamy (finančná kontrola, overenie formálnej a vecnej stránky, schválenie ÚD). Zároveň je potrebné zabezpečiť, aby sa jednotlivé doklady zúčtovali v tom období, s ktorým hospodársky ekonomicky súvisia. Vedenie účtovníctva 8
(3) Ekonomický úsek SZŠ je povinný evidovať a uchovávať prvopisy všetkých účtovných a daňových dokladov a ostatných písomností, ktoré majú dôkazový vzťah k týmto dokladom, po dobu ustanovenú v 35 zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov t. j. nasledovne: a) účtovná závierka a výročná správa počas desiatich rokov, nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh počas piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použil, c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva ( 31 ods.2 zákona o účtovníctve) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použil, d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia zákona o účtovníctve a osobitných predpisov (4) Prvopisy môže ekonómka odovzdávať oprávnenej preberajúcej osobe len proti podpisu. Každý doklad odovzdaný z učtárne musí byť zaevidovaný zodpovedným pracovníkom ekonomického úseku alebo archívu. Každý doklad, ktorý bol do SZŠ doručený, musí byť označený pečiatkou došlá pošta a dátumom doručenia. (5) Prvopis každého dokladu na vstupe a kópia každého dokladu na výstupe zostáva v úschove v učtárni, aby nedošlo k znehodnoteniu, zneužitiu, strate alebo odcudzeniu dokladu. (6) Každé odovzdávanie dokladov musí byť uskutočnené bez zbytočného odkladu v stanovených lehotách, ktoré nie je možné bezdôvodne predlžovať. (7) Všetky objednávky, faktúry a ostatné účtovné doklady týkajúce sa dlhodobého nehmotného majetku, dlhodobého hmotného majetku, materiálov, palív, náhradných dielov vrátane služieb môžu byť uskutočnené len po schválení riaditeľkou SZŠ a to na základe preskúmania formálnej a vecnej stránky a po overení predbežnou finančnou kontrolou. ČLÁNOK 12 Kontrola správnosti účtovných dokladov (1) Kontrola formálnej správnosti účtových dokladov: a) Náležitosti účtovného dokladu predpísané zákonom o účtovníctve sa kontrolujú zodpovedných pracovníkom ekonómkou pred ich zaúčtovaním. b) Bez schválenia a kontroly nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný prípadne preplatený. c) Zodpovedná pracovníčka ďalej kontroluje, či účtovný prípad bol nariadený a schválený príslušnými zodpovednými osobami a to riaditeľkou školy, zástupkyňou školy a pod. Vedenie účtovníctva 9
(2) Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov: a) Ide o preskúmanie súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou, t.j. preverovaná je správnosť výšky peňažných čiastok, správnosť účtovného obdobia, množstvo, rozsah prác, dodržanie zmluvných podmienok a pod.. b) Kontrolu vecnej správnosti vykonáva pracovník, ktorý je za dodávku tovaru zodpovedný. ČLÁNOK 13 Objednávky (1) Vyhotovenie, vedenie evidencie objednávok a ich odoslanie zabezpečuje ekonómka. (2) Objednávku na pokyn riaditeľa školy vyhotoví ekonómka, ktorá eviduje objednávky a ktorú po podpise zaeviduje a odošle. (3) Kniha objednávok sa eviduje a vedie prostredníctvom účtovného programu ispin. (4) Objednávky musia obsahovať všetky predpísané náležitostí. (5) Objednávky sa vyhotovujú trojmo s tým, že jeden exemplár sa zasiela dodávateľovi, jeden exemplár sa pripája k došlej faktúre a jeden zostáva v knihe objednávok. ČLÁNOK 14 Došlé faktúry (1) Došlé faktúry odovzdá sekretárka na ekonomický úsek, kde sa evidujú. Ekonómka ich opatrí prezentačnou pečiatkou s uvedením dátumu doručenia a zaeviduje prostredníctvom účtovného programu ispin. K faktúre sa pripojí vytvorený krycí list, ktorý podľa predtlače podpíšu zodpovední pracovníci. (2) Po zápise faktúry ekonómka zabezpečí kontrolu vecnú, formálnu a finančnú, zabezpečí jej úhradu, a ďalšie zaúčtovanie. (3) Úhrada faktúry sa uskutoční po vystavení platobného poukazu prostredníctvom programu ispin, a jeho podpísaní riaditeľkou školy v kolónke Príkaz na realizáciu úhrady. (4) Ak má faktúra formálne nedostatky, alebo nie je jasné z textu a ostatných identifikačných údajov predmet fakturácie resp. nebudú priložené požadované prílohy, ekonómka zabezpečí prostredníctvom sekretariátu vrátenie faktúry príslušnému dodávateľovi na odstránenie nedostatkov resp. doplnenie údajov/príloh. (5) Ak sa jedná o obstaranie majetku, ekonómka zaeviduje majetok prostredníctvom programu ispin, pridelí sa inventárne číslo majetku a ku faktúre doloží: a) kópiu protokolu o prevzatí majetku. Vedenie účtovníctva 10
ČLÁNOK 15 Odoslané faktúry (1) Odberateľské faktúry za prenájom, služby, resp. materiál, vyhotovuje ekonómka prostredníctvom programu ispin. (2) Odberateľské faktúry sa vyhotovujú spravidla v 3 exemplároch (originál + 2kópie) a podpisuje ich riaditeľka SZŠ a) jeden exemplár odberateľskej faktúry (originál) sa odosiela odberateľovi, b) jeden exemplár odberateľskej faktúry zostáva pre potreby finančnej učtárne, kde sa zaeviduje do súboru odoslaných faktúr a zabezpečí sa jej zaúčtovanie a vyhotoví sa účtovný predpis, ktorý schvaľuje ekonómka SZŠ. c) jeden exemplár odberateľskej faktúry sa uloží pri bankovom výpise, ktorým je faktúra uhradená. (3) Za vecnú a formálnu správnosť odoslanej faktúry zodpovedá ekonómka SZŠ. (4) Za pravidelné sledovanie úhrad zodpovedá ekonómka, ktorá písomne zabezpečuje aj ich vymáhanie. (5) Za vymáhanie pohľadávok súdnou cestou zodpovedá riaditeľka a ekonómka SZŠ. ČLÁNOK 16 Pokladničné doklady (1) Pracovníčka poverená vedením pokladne dodržiava všetky ustanovenia Internej smernice Vedenie pokladne (2) Všetky pokladničné doklady, príjmové a výdavkové, vyhotovuje pokladníčka SZŠ prostredníctvom účtovného programu ispin, (3) Pokladničné doklady, na ktorých sa vykonávajú pokladničné operácie musia byt vyplnené vo všetkých požadovaných náležitostiach, (4) Pokladníčka vedie pokladničnú knihu v programe ispin, ktorú uzatvára k poslednému dnu v mesiaci. ČLÁNOK 17 Mzdy (1) Mzdovú agendu všetkých zamestnancov SZŠ zabezpečuje pracovníčka pre PaM prostredníctvom ES Magma. Personálna a mzdová agenda sa vedie v súlade s platnou legislatívou. (2) Pre zabezpečenie správnosti a úplnosti vedenia mzdovej agendy sú všetci zamestnanci povinní predkladať podklady a doklady potrebné k správnemu spracovaniu miezd. (3) Vyplácanie miezd sa realizuje na základe výplatnej listiny, ktorú podpisuje zamestnanec, ktorý ju vyhotovil a schvaľuje riaditeľ SZŠ. (4) Vyplácanie miezd sa realizuje spravidla bezhotovostne na osobné účty zamestnancov do 14. dňa nasledujúceho mesiaca (v prípade, ak je mzda zasielaná PP na účty zamestnancov, je potrebné, aby prevzatie výplatnej pásky podpísali jednotliví zamestnanci na príslušnom tlačive o prevzatí výplatnej pásky). Vedenie účtovníctva 11
ČLÁNOK 18 Dohody o vykonaní práce (1) Pri odmeňovaní niektorých prác vykonaných mimo pracovného pomeru vyhotoví sa podľa 226 Zákona NR SR č. 311/2001 Z. z. a novely 348/2007 Z. z. - Zákonníka práce v znení neskorších predpisov Dohoda o vykonaní práce, alebo v zmysle 228 a. Dohoda o vykonaní pracovnej činnosti. (2) Dohody vyhotoví mzdová účtovníčka. (3) Dohodu o vykonaní práce a Dohodu o pracovnej činnosti podpisuje riaditeľka SZŠ. ČLÁNOK 19 Doklady o cestovných náhradách (1) Doklady o cestovných náhradách upravuje Zákon 283/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov a sú v súlade s Internou smernicou pre cestovné náhrady v SZŠ. ČLÁNOK 20 Interné doklady (1) Do skupiny interných dokladov patria doklady, ktoré sa nevyhotovujú systematicky. Ide o prípady chybného účtovania, prevody medzi účtami, zaúčtovanie miezd a odvodov, spotreba stravných lístkov, benzínu, poštových známok a pod.. (2) Každý interný doklad musí mať svoje číslo, dátum vyhotovenia, dátum zaúčtovania, podpis zodpovedného pracovníka a podpis, kto schválil príslušné účtovné operácie. ČLÁNOK 21 Bezhotovostné platby a evidencia bankových výpisov (1) Za bezhotovostné platby zodpovedá ekonómka školy. (2) Peňažné účty sú vedené v Dexia banke a to nasledovne: a) výdavkový a príjmový účet, b) účet SF, c) depozitný účet, d) podnikateľský účet, e) účet pre projekt Leonardo da Vinci, f) účet pre projekt Vzdelávanie. (3) Bezhotovostné platby sú zabezpečované prostredníctvom internetbankingu realizuje ekonómka. Na úhradu miezd a odvodov má oprávnenie aj mzdová účtovníčka. (4) Úhrada faktúr je realizovaná po vystavení platobného poukazu, ktorý podpisuje riaditeľka školy. V prípade hotovostných výberov sa tieto realizujú výlučne len na základe minimálne dvoch oprávnených podpisov (podľa podpisového vzoru v príslušnej banke) na predpísanom tlačive banky (šeku). Vedenie účtovníctva 12
(5) Účtovnú evidenciu jednotlivých bankových výpisov zabezpečuje ekonómka. Ako bankový účtovný doklad v priebehu mesiaca slúži výpis z e-banky, vytlačený ako pohyb na príslušnom bankovom účte v konkrétny deň. (6) Ekonómka vykoná formálnu kontrolu bankových výpisov, preskúma oprávnenosť všetkých platieb a preverí, či neobsahujú platby cudzích organizácií. Bankové výpisy z banky sú doručované raz mesačne. (7) Za kontrolu a zúčtovanie jednotlivých bezhotovostných úhrad, vrátane saldokonta, zodpovedá ekonómka. ČLÁNOK 22 Osobitné ustanovenia (1) Vykonanie úkonu, ktorý by mohol byť v rozpore s obehom účtovných dokladov, ak je vyžadovaný nadriadeným pracovníkom, je možné uskutočniť len na základe písomného príkazu tohto pracovníka. (2) V prípade zistenia neprípustnej operácie ekonómka oznámi túto skutočnosť riaditeľke školy. (3) Všetci pracovníci SZŠ, ktorí prídu pri výkone svojej funkcie do styku s účtovnými dokladmi, sú povinní dodržiavať ich obeh a lehoty obehu. (4) Zamestnanci zodpovední za dodržiavanie správneho obehu účtovných dokladov znášajú dôsledky vyplývajúce z oneskorenia úhrad (penále, pokuty a podobne). ČASŤ VI. Účtovné zápisy ČLÁNOK 23 (1) Účtovné zápisy v účtovnom období sa vykonávajú priebežne, a to v súlade s ustanovením 11 ZÚ. (2) Účtovné zápisy sa vykonávajú len v účtovných knihách prostredníctvom účtovného programu ispin. (3) Priebežné vykonávanie účtovných zápisov je nutné vzhľadom na potrebu verného a pravdivého zobrazenia predmetu účtovníctva. (4) Účtovné zápisy musia byť vždy vykonané v štátnom jazyku, zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť. (5) Skratky, číselné znaky a symboly, ktoré sa používajú v učtárni, sú uvedené v zozname použitých skratiek a symbolov. Vedenie účtovníctva 13
ČLÁNOK 24 Zoznam symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách PPD VPD DFBV DFKV DFS OF MD D HDM NDM OE BV PaM PHL SF RO ZDP ZÚ PČ ÚD ID ID BENZ ID STRAV ID ZNÁM ID MZDY príjmový pokladničný doklad výdavkový pokladničný doklad dodávateľské faktúry- bežné výdavky dodávateľské faktúry kapitálové výdavky došlé faktúry soc. fondu odberateľské faktúry strana Má dať strana Dal hmotný dlhodobý majetok nehmotný dlhodobý majetok operatívna evidencia bankové výpisy (P,V,D,F - príjmový, výdavkový dotačný, fondový) personalistika a mzdy pohonné hmoty sociálny fond rozpočtová organizácia zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov podnikateľská činnosť účtovný doklad interný doklad všeobecný spotreba benzínu spotreba stravných lístkov spotreba poštových známok predpis miezd ČASŤ VII. Účtovné knihy ČLÁNOK 25 Zoznam účtovných kníh (1) SZŠ v Prešove, účtuje v súlade s ustanovením 12 ZÚ v týchto evidenciách: a) v denníku, b) v hlavnej knihe, c) v analytickej evidencii. d) v pokladničnej knihe v EUR (v cudzej mene v prípade potreby), e) v evidencii bankových výpisov, f) v evidencii majetku. Vedenie účtovníctva 14
(2) SZŠ vedie evidenciu v nasledovných účtovných knihách: a) Denník b) Hlavná kniha + kniha analytickej evidencie c) Pokladničná kniha vedená v EUR d) Kniha došlých faktúr e) Kniha odoslaných faktúr. ČLÁNOK 26 Účtovanie v denníku (1) V denníku sú účtovné zápisy usporiadané chronologicky, v časovom slede a preukazuje sa nimi zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období. ČLÁNOK 27 Účtovanie v hlavnej knihe ( analytickej evidencii) (1) V hlavnej knihe sú účtovné zápisy usporiadané systematicky podľa vecnej náplne (podľa obsahu) účtovného prípadu a preukazuje sa nimi zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období. (2) Hlavná kniha musí obsahovať syntetické účty a analytické účty podľa účtového rozvrhu SZŠ a musí obsahovať minimálne tieto údaje: a) stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa hlavná kniha otvára, b) súhrnné obraty strany Má dať a strany Dal jednotlivých účtov minimálne za kalendárny mesiac, c) zostatky a stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. (3) Účtovný zápis musí byť vykonaný súčasne v oboch účtovných knihách, tzn. že v hlavnej knihe musia byť zaúčtované všetky účtovné prípady, o ktorých sa účtovalo v denníku. (4) Účtovný zápis zaznamenaný na syntetickom účte sa podrobne rozvádza na analytických účtoch. (5) Účtovné zápisy, ktoré sa nevykonajú v účtovných knihách, sa vykonajú na podsúvahových účtoch. Podsúvahové účty sú súčasťou účtovníctva aj účtovnej závierky. (6) Účtovanie na účtoch, ktoré nie sú súčasťou hlavnej knihy, je v súlade s ustanovením 11 ods. 3 ZÚ neprípustné. Vedenie účtovníctva 15
ČASŤ VIII. Evidencia a účtovanie zásob ČLÁNOK 28 (1) V účtovníctve sa neevidujú skladové zásoby, nakúpený materiál sa hneď účtuje do spotreby na ťarchu príslušných účtov účtovej skupiny 50 - Spotrebované nákupy so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov alebo na finančných účtoch. K tomu účelu sa vypisuje výdajka, ktorú podpisuje pracovník, ktorý materiál prevzal. (2) Spracovanie skladu softwarom Logistika v účtovnom programe ispin sa využíva len pri zásobách OOPP. ČASŤ IX. Uchovávanie a ochrana účtovných dokladov ČLÁNOK 29 (1) Pri uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie postupuje SZŠ v súlade s ustanovením 35 ZÚ. (2) Účtovnú dokumentáciu tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktoré sú nositeľmi informácií týkajúcich sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia v SZŠ. (3) Všetky účtovné doklady, účtovné knihy, účtový rozvrh, inventúrne súpisy a ostatné účtovné záznamy, ktoré sa budú uchovávať, sa označia a usporiadajú tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú. (4) Účtovná dokumentácia spolu s nosičmi informácií je uchovávaná tak, aby nedošlo k strate, poškodeniu alebo zničeniu. (5) Organizácia je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. (6) Účtovné záznamy sa uchovávajú takto: a) účtovná závierka a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie, týkajúce sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými spoločnosť deklaruje formu vedenia účtovníctva, počas piatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili, d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v Registratúrnom pláne spoločnosti tak, aby neboli porušené ustanovenia ZÚ a ostatných predpisov (ZDP, ZDPH a podobne), Vedenie účtovníctva 16
e) účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového konania, správneho konania, trestného konania, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na preskúmanie, f) účtovné doklady a účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, počas doby, počas ktorej záručné alebo reklamačné lehoty trvajú, g) účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok, do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu, h) účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených záväzkov, do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich zaplateniu. (7) SZŠ má vyčlenený priestor na archív a uchovávanie účtovnej dokumentácie podľa vopred stanoveného archivačného poriadku oddelene od ostatných písomností a záznamov po dobu určenú lehotami pre ich uchovávanie. (8) Pred uložením do archívu musia účtovné záznamy usporiadať pracovníci, ktorí ich používali pre svoju prácu a uložiť tak, aby počas predpísanej doby boli v pôvodnom stave a boli zabezpečené pred poškodením a zneužitím. (9) V SZŠ je vypracovaný Registratúrny poriadok, súčasťou ktorého je aj plán archivácie účtovných záznamov, podľa ktorého sa pri archivácii postupuje. ČASŤ X. Záverečné ustanovenia ČLÁNOK 30 Účinnosť (1) Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania 1. 9. 2010 (2) Smernica podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovednosti. (3) Dňom nadobudnutia účinnosti tejto smernice sa ruší platnosť doterajšej smernice s názvom Obeh účtovných dokladov a podpisové vzory zo dňa 1.9.2008. V Prešove, 31. 8. 2010... PhDr. Gabriela Mihalčínová riaditeľka školy Vedenie účtovníctva 17