Informační systém An system 02.00 An system Copyright 2010 An systems s.r.o. Komplexní informační systém pro výrobní podniky a obchodní organizace. An systems s.r.o. Lesní 2330, 756 61 Rožnov pod Radhoštěm 1
An system 02.00 Třídění a filtrování seznamů Při kliknutí na libovolné záhlaví sloupce v seznamu dokladů, položek nebo číselníku se seznam setřídí podle daného sloupce. Záhlaví sloupce, podle kterého je seznam setříděn je označeno šipkou. Pokud kliknete znovu na záhlaví sloupce, podle kterého je tříděno, změní se způsob řazení (vzestupně x sestupně). Po kliknutí pravým tlačítkem myši na záhlaví libovolného sloupce se zobrazí rozšířená nabídka. Setřídit setřídí vzestupně od 1 do 1000, od A do Z Setřídit sestupně - setřídí sestupně od 1000 do 1, od Z do A Pokročilé třídění možnost nastavení třídění podle více sloupců najednou. Stejně jako při použití Shift + S Filtrovat zobrazí pole pro zadání filtru, používá se hvězdičková konvence, tento filtr rozlišuje velká a malá písmena. Po zadání filtru se záhlaví sloupce označí modře. Je možné zadat filtr samostatně pro každý sloupec. Odebrat filtr zruší nastavený filtr Zrušit všechny filtry zruší všechny sloupce, které byly filtrovány, Zruší se modré označení záhlaví sloupců Hledání a filtrování - vyhledává nebo filtruje podle libovolného sloupce a jejich kombinací. Stejně jako při použití Ctrl + S. Záhlaví sloupce s nastaveným filtrem se zvýrazní modře Nabídka po kliknutí pravým Zvětšování oken tlačítkem na záhlaví sloupce. Pro práci na monitorech s vysokým rozlišením byla přidána funkce umožňující upravovat velikost dialogů a seznamů položek. Uživatel má tak dispozici v rámci jedné obrazovky větší množství informací bez nutnosti rolování. Sloupec IČ setříděn vzestupně Zadání filtru na konkrétním sloupci 2
Zvětšování oken Pro práci na monitorech s vysokým rozlišením byla přidána funkce umožňující upravovat velikost dialogů a seznamů položek. Uživatel má tak dispozici v rámci jedné obrazovky větší množství informací bez nutnosti rolování. Původní velikost Zvětšení náhledu Třídění dokladů a filtrování dokladů Možnost filtrování, třídění a vyhledávání dokladů dle libovolného údaje v dokladu. Víceúrovňové třídění dokladů 3
Filtry a rychlé vyhledávání Program si pro daného uživatele pamatuje jeho vlastní setřídění a nastavené filtry. Kdykoliv začnete psát na seznamu dokladů nebo v číselníku, začne se vyhledávat podle nastavení setřídění. 4
Nastavení Seznamů Seznamy dokladů, položek a číselníky je možné nastavit dvojbarevně pro snadnější orientaci. Nástroje, nastavení, prostředí dvojbarevné seznamy Pro přehlednější zobrazení dlouhých textů je možné nastavit víceřádkové zobrazení. Na seznamu pravé tlačítko/nastavení /Počet řádků textu v jednom řádku 5
Ikony na dokladu V hlavičce dokladu jsou zobrazeny ikony pro snadnější přístup k práci s dokladem. Přímo z dokladu můžete tisknout (CTRL+P), připojovat přílohy, spouštět automatické operace. Klikněte pravým tlačítkem na ikonu - zobrazí se nebo skryjí popisky. Kalkulačka a kalendář Zmáčkněte na položce Insert nebo 2x klikněte. Pod každým polem typu datum je skrytý kalendář, z kterého můžete datu přebrat kliknutím. Pod každým polem typu číslo je skrytá kalkulačka. Můžete počítat a převzít. 6
Adresní karta Z nové adresní karta můžete přímo prohlížet saldokonto, doklady dané firmy, nebo založit novou firmu i s kontakty ze serveru ARES. Zadejte IČ a stiskněte ARES Vzdálená správa Pokud potřebujete poradit, zavolejte nám a z Menu/ Nápověda / Vzdálená podpora nadiktujte našemu servisu přihlašovací údaje. Připojíme se na Váš počítač a poradíme Vám. 7
Úvodní stránka Pro každého uživatele systému je integrována Úvodní stránka systému, která nabíhá při spuštění systému a slouží jako rozcestník a pracovní plocha. Stránka obsahuje jednotlivé sekce členěné podle jejich použití: Vyhodnocení V této sekci má každý uživatel možnost uložit prostřednictvím snímků vlastní nejčastěji používaná vyhodnocení včetně přednastavených třídění a filtrů. Vyhodnocení dle Skladových artiklů, skupin zboží, účtů, odpovědných pracovníků, středisek, zakázek, skupin zboží Např. Dokumenty Náklady a výnosy Stav pohledávek a závazků Stav zásob Tržby a prodeje Dokumenty umožňují nalinkovat libovolné typy souborů (.xls,.doc,.pdf,.htm)ze sdílených disků a otevřít je přímo z ANS. Je tak možné přímo z ANS nalinkovat např.: Podnikové směrnice Obchodní podmínky Reklamační podmínky Produktové listy Oběžníky 8
Zprávy Informace o firmě V informacích o firmě je na úvodní stránce uložena vizitka firmy s nejčastěji používanými informacemi jako je: IČ, DIČ, Název a sídlo firmy, zápis v obchodním rejstříku, telefony, e-mailové kontakty a webové stránk. Internet Pro rychlý přístup k informacím na Internetu je možné přímo z Úvodní stránky spustit oblíbené www stránky včetně jejich náhledu přímo v systému. Např.: Justice, Kurzovní lístky, Insolvenční rejstřík Programy V sekci Programy jsou uloženy odkazy pro spuštění aplikací Word, Excel a další. Info Speciální modul umožňuje vyhledávání informací o firmách v obchodním rejstříku podle IČ nebo textového řetězce hledajícího název firmy. Modul nabídne přehled firem vyhovující hledanému řetězci. Pokud nalezne uživatel hledanou společnost, jsou vyhledané údaje porovnány s údaji v adresáři IS. Údaje je možné upravit, nebo pořídit zcela novou firmu. 9
Insolvence Modul Insolvence slouží k vyhledávání firem v aktivním adresáři IS, které jsou v insolvenčním řízení. Po zadání filtru pro určené adresy prochází proces obchodní rejstřík a vygeneruje report obsahující seznam firem v insolvenci. Pošta Samostatný modul Pošta slouží k evidenci pošty přímo v IS s vazbou na probíhající zakázky. Modul umožňuje vyhodnocení seznamu došlé a vydané pošty s vazbou na konkrétní případ (zakázku). Podrobnosti viz obr. 10
Smlouvy Modul smlouvy slouží k evidenci smluv včetně naskenovaných příloh v elektronické podobě. Hlavičky smluv je možné tisknout a vyhodnocovat, třídit podle nastavených filtrů. 11
Upomínky Vymáhání pohledávek Automatické generování a zasílání upomínek prostřednictvím SMS, mailu, generování tištěných upomínek. 3 dny po splatnosti SMS 7 dnů po splatnosti - E-mail 10 dnů po splatnosti - 1.Telefon 14 dnů po splatnosti - 2.Telefon 17 dnů po splatnosti - Písemná upomínka 24 dnů po splatnosti - 3.Telefon, ověření upomínky 29 dnů po splatnosti - E-mail,upozornění započtení kauce 31 dnů po splatnosti - Dopis,kauce započtena 40 dnů po splatnosti - Výpověď smlouvy Hromadná fakturace v elektronické podobě Rozesílání faktur jako příloha v mailu dle nastavení kontaktní osoby v adresáři 12
13
Finanční plány investičních akcí Pro evidenci předpokládaných (plánovaných) výdajů a příjmů je v samostatné agendě Plány X možné evidovat Finanční plány. Jeden finanční plán může obsahovat jednu nebo více finančních objednávek. Finanční objednávky vstupují do sestavy finanční plán (cash flow) a po zúčtování dodavatelské faktury jsou z plánu odstraněny pomocí dokladu likvidace finanční objednávky. Likvidace finanční objednávky je prováděna automatizovaně při použití čísla zakázky, IČ a čísla objednávky v Dodavatelské faktuře. Do sestavy finanční plán (cash flow) mohou dále vstupovat plány a také ostatní finanční zápisy z účetnictví (faktury,pokladny, banky ). Samostatná agenda Plány obsahuje číselník Finanční plán (obsahuje zakázky s s typem zakázky Finanční plán). Dále je možné v agendě Plány uživatelsky nastavit libovolné množství dokladových řad strukturované dle potřeby. Základní typy dokladových řad využívané pro plány jsou: Finanční objednávka doklady slouží k zavedení plánované finanční objednávky. Tržby plánované pro naplnění je možné použít automatizovanou operaci na položkách dokladů umožňující načtení plánů dle výsledků předchozích období (standardní typ dokladů plány) Ostatní plánované pohyby - standardní typ dokladů plány Likvidace finanční objednávky pomocný doklad sloužící k párování finanční objednávky s došlou fakturou. Dodavatelské faktury v agendě D je potřeba u dodavatelských faktur umožnit zadávat číslo zakázky a objednávky (formulář dokladu Dodavatelská tuzemsko s editací čísla objednávky) 14
Zakázka - Finanční plán Po pokliku na Finanční plán ve stromu aplikace se v pracovním okně zobrazí seznam aktuálních zakázek typu Finanční plán. Po otevření konkrétního finančního plánu se zobrazí informace k dané zakázce: Číslo a název zakázky odkaz do číselníku zakázek Dlouhý název zakázky s podrobným popisem Částka - Celková odsouhlasená cena zakázky. Částku mohou měnit uživatelé podle nastavení přístupových práv. Uživatelé mají povoleno nebo zakázáno částku měnit a každý uživatel má nastaveno do jaké výše může zakázky schvalovat. V případě změny částky se První navedená částka uloží a zobrazuje se vpravo od aktuální částky pro zběžné porovnání. Skupina další možné členění zakázky podle číselníku skupina zakázek (Např. drobné, investiční, opravy) Zodpovědná osoba odkaz do číselníku pracovníku. Používá se pro vyhodnocení pracovníků zodpovědných za jednotlivé zakázky Středisko realizace odkaz do číselníku středisek. Používá se pro vyhodnocení zakázek dle jednotlivých středisek Stav zakázky odkaz do číselníku stav zakázky. Finanční plán pracuje s třemi stavy: o Neschválená zakázka o Schválená zakázka o Ukončená zakázka Datumy Finanční plán pracuje s datem Vystavení, Schválení, Zahájení a Ukončení. Uvedené datumy slouží k filtrování, třídění a vyhodnocování zakázek. Tlačítka Schválit a Ukončit zakázku slouží k rychlé změně stavu zakázky. Tlačítka jsou aktivní nebo znepřístupněna podle nastavení uživatelských práv. Tlačítko Navýšit limit slouží ke změně ceny zakázky. Tlačítka jsou aktivní nebo znepřístupněna podle nastavení uživatelských práv. Přehled dokladů Ve spodní části dialogu Finančního plánu jsou zobrazeny všechny doklady související s danou zakázkou. Doklady je možné prohlížet proklikem přímo až do zdrojového dokladu. Prostřednictvím přepínače je možné rychle nastavit filtr dokladů. Pro rychlý náhled na stav zakázky je umístěn přehled v hlavičce finančního plánu Finanční objednávky součet všech finančních objednávek v aktuálním finančním plánu Čerpání - součet za všechny přijaté faktury, v kterých bylo zadáno číslo finančního plánu (zakázky). Jsou zde obsaženy např. rozpracované a schválené doklady, ale především doklady, které mají zadáno číslo finanční objednávky 15
Faktury součet všech přijatých schválených faktur, které obsahují číslo finančního plánu i číslo finanční objednávky a IČ dodavatele. Tisk finančního plánu Tlačítko Tisk Fin.plánu vygeneruje přehled dokladů, které byly navázány na jednotlivé zakázky. Součtový řádek obsahuje přehled o konkrétní zakázce (finančním plánu) a jeho likvidaci (porovnání se skutečnými fakturami). Po rozbalení se zobrazí podrobný přehled všech dokladů dané zakázky v agendě Plány. Tisk Cash flow (platební kalendář) Tlačítko Tisk Cash-flow vygeneruje tiskovou sestavu platební kalendář. Vyhodnocení zobrazuje přehled dostupných finančních prostředků (obvykle stav účtů Banka a Pokladna). Dále je ve vyhodnocení zobrazen přehled předpokládaných finančních příjmů a výdejů. Pro tento přehled jsou využívány údaje z Finančních objednávek a ostrých Dodavatelských faktur. Finanční objednávka je z vyhodnocení vyřazena (úplně nebo částečně), pokud je číslo finanční objednávky uvedeno na dodavatelské faktuře v poli objednávka a pokud je na obou dokladech shodná zakázka a IČ dodavatele. Do platebního kalendáře jsou započítány plány tržeb s dnešním datem a vyšším nebo pouze s datem vyšším než dnešní (závisí od nastavení zatržítka v AO Platební kalendář. 16
Pojistné události Modul pojistné události slouží k evidenci a sledování průběhu škodních událostí na provozovnách, zařízení, autoparku společnosti. V případě vzniku pojistné události je v systému zaevidován pod jedinečným číslem každý případ poškození nebo krádeže. Ke každému případu je možné evidovat jednotlivá čísla pojistných plnění včetně podrobných informací o stavu průběhu a datumech události. Jednotlivé typy událostí jsou rozčleněny podle toho zda se jedná o: Majetek Odpovědnost zaměstnance Autopark Pojistná událost je vždy přiřazena danému středisku a odpovědnému pracovníkovi. Je evidováno datum vzniku a datum plnění pojistné události. Pro vyhodnocení je možné sledovat celkovou cenu pojistného plnění včetně spoluúčastí a odpovědností zaměstnanců. Reporting umožňuje třídění a filtrování dle libovolných údajů pojistné události. Další funkce Reporting Výhodou nových tiskových sestav je volitelný vzhled, řazení, součtování, možnost tvorby kaskádních sestav s mezisoučty a také dokonalá přenositelnost do MS-Word a MS-Excel. 17
Nový vzhled Každá sestava obsahuje funkci Upravit vzhled kde je možné měnit nejen výběrové podmínky, ale i seskupování a řazení dat. Náhledy a stránkování Zobrazení náhledů tiskových sestav možnost definice tisku stránek. Otevřenost Je možné provádět dotazy a jejich výsledky zpracovávat přímo v programech Word, Excel. Integrita dat Systém zpracování operací prostřednictvím transakcí zajistí vysokou stabilitu datové základny. Historie Možnost sledování veškerých změn vytvořených v původním dokladu a uchovávání kompletní historie změn dle uživatelů. Vymáhání pohledávek Automatické generování a zasílání upomínek prostřednictvím SMS, mailu, generování tištěných upomínek. Hromadná fakturace v elektronické podobě Rozesílání faktur jako příloha v mailu dle nastavení kontaktní osoby v adresáři Aplikace Reporting - Sestavy formátu 1.0 Novinkou programu jsou HTML sestavy verze 1.0. Postupně nahradí většinu současných modrobílých sestav. Jejich výhodou je volitelný vzhled, řazení, součtování, možnost tvorby kaskádních sestav s mezisoučty a také dokonalá přenositelnost do MS-Word a MS-Excel. Sestavy verze 1.0 nahradí formát pro export do MS-Excel - vhodný vzhled sestavy si uživatel zvolí pomocí stylu. Sestavy verze 1.0 nebudou generovány v textovém (draft) formátu - tento formát již definitivně opouštíme. Sestavy verze 1.0 vyžadují pro své zobrazení nainstalovanou verzi 6.0 programy Microsoft Internet Explorer. 18
Vzhled Každá sestava obsahuje funkci Upravit vzhled kde je možné měnit nejen výběrové podmínky, ale i seskupování a řazení dat. Dále je možné pro tisk konkrétní sestavy zvolit styl podle účelu pro který je sestava vytvářena. Součty Všechny nové sestavy, s výjimkou těch, jejichž formát je předepsán legislativou, mají jednotnou strukturu. Mezisoučty budou umístěny vždy NAD daty, ke kterým se vztahují (podobně jako např. Náklady a výnosy nebo saldokonto dle firem). Výjimku tvoří celkový součet, který bude umístěn vždy na konci sestavy. Styl Pro tisk konkrétní sestavy bude možné zvolit styl, který ovlivní nejen barvy, písma a orámování sestavy, ale umožní také skrývat jednotlivé části výsledného HTML souboru (hlavičky, nadpisy). Styl je uložen v standardním formátu CSS a několik základních stylů je dodáno s programem. Není ale problém vytvářet si vlastní uživatelské styly, formát CSS souborů je standardizován, popsán ve všech příručkách zabývajících se jazykem HTML a jistě existuje velké množství software pro vytváření a úpravu CSS souborů. 19
Náhledy a stránkování Stránkování sestav je zajištěno přímo aplikací Internet Explorer. Při zobrazení náhledu bude mít sestava jen jednu hlavičku a jednu patičku (což je výhodné pro přenos sestavy do jiných programů). Při tisku na tiskárnu budou automaticky řazeny hlavičky na začátek stránky a patičky na konec, tak jak tomu bylo dříve. Integrita dat Systém zpracování operací prostřednictvím transakcí zajistí podstatně lepší stabilitu datové základny a minimalizuje výskyt chyb typu nesouhlasí sestava pohyby na účtech s obraty účtu. Otevřenost SQL databáze firmy Microsoft je zcela otevřená i pro jiné aplikace. Je možné provádět dotazy a jejich výsledky zpracovávat přímo v programech Word, Excel, ve všech, které podporují připojení k databázi pomocí ODBC. Integrita databáze je zajištěna komplexem spouští (triggers), který zajišťuje správné zpracování vstupních dat i zamítnutí dat chybných. Stejně tak zajišťuje i kontroly přístupových práv. Maloobchodní prodej a velkoobchod Široká variabilita použití (móda, sport, obuv, spotřební zboží), jedinečný a inovativní koncept on-line řešení, minimální nároky na zaškolení personálu a jednoduché a přehledné ovládání, to vše představuje nabídka firmy A3 Soft. Komplexní řešení informačního systému pro firmy obchodního charakteru (velkoobchod, maloobchod, sítě s obchodní centrálou). Pomocí tohoto konceptu můžete obchodovat s libovolným zbožím a využívat výhodu kombinace velkoobchodu a maloobchodu v jednom systému. Specialitou je řešení pro prodejce působící v oblastech,jako jsou móda (oděvy), obuv a sport, kde jsou kladené velké nároky na evidenci charakteristik - střihy, barvy, velikosti... Produkt A3 je postaven na platformě Microsoft SQL. Všichni uživatelé IS pracují s databází on-line, to znamená, že data jsou uložena na jednom místě (centrálním serveru). Z tohoto důvodu není nutné řešit přenos dat mezi různými SW moduly. Uživatelé na centrále pracují se všemi informacemi v reálném čase a všechny změny (přecenění, akce, založení nového prodavače, zákaznický systém, atd...), jsou na prodejnách okamžitě k dispozici. Prostřednictvím A3 získáte přístup k aktuálním informacím o skladě, prodeji a oběhu zboží jak ve velkoobchodě, distribuci, tak i v maloobchode, nebo u obchodních zástupců. V aplikaci je podporována česká, slovenská a anglická jazyková verze a legislativa je aktualizována pro Českou republiku a Slovenskou republiku. 20
skladu v dané barvě a velikosti na všech prodejnách maloobchodní sítě. Možnost zobrazení obrázku přiřazeného k artiklu na pokladně. A3 POS - moderní, stabilní a komplexní softwarové řešení pro potřeby maloobchodního prodeje. Intuitivní ovládání minimalizuje čas spojený se zaškolením obsluhy pokladny Správa artiklů a ceníků z centrální databáze bez nutnosti distribuce na jednotlivé prodejny Jednoduché vyhledávání dat a možnost dokonalé zpětné kontroly všech operací On-line informace o aktuálním stavu Platby hotovostí, platebními kartami, poukázkami, v cizí měně a jejich libovolných kombinací. Zákaznický systém s automatickými slevami podle zákazníka (věrnostní systém, cenové hladiny) Evidence reklamací na pokladně (kompletní evidence jednotlivých kroků od přijetí reklamace až po její vyřešení se zákazníkem ) Integrovaný komunikační systém pro posílání zpráv, poznámek a úloh jednotlivým prodejnám A3 POS je možné lokalizovat pro jakoukoli zemi a jazykovou verzi. V kombinaci s moderními dotykovými pokladnami IBM představuje jedinečné a spolehlivé pokladní řešení. Využití ceníku umožní definovat ceny podle dohodnutých smluvních vztahů a v kombinaci s evidencí slev je základem pro vytváření aktivní cenové politiky firmy. A3 STORE - vysoce parametrizovatelné skladové softwarové řešení pro maloobchodní a velkoobchodní prodejce působící v různých oblastech obchodu. Všechny informace jsou tam, kde je potřebujete - v kanceláři, doma, nebo na cestách. Evidence až tří libovolných charakteristik na jedné skladové kartě (barva, velikost délková, velikost šířková) - umožňuje minimalizovat počet skladových karet. Přehledné členění skladových položek do skupin a typů artiklů. Jednoduché vytváření položek dokladů prostřednictvím matice charakteristik Při vytváření dokladů má obsluha aktuální informace o stavu skladu, zakázek a objednávek v daných barvách a velikostech Položky jednotlivých dokladů je možné navzájem přebírat bez nutnosti ručního zadávání. Čárové kódy a obrázky artiklů ulehčují práci s jednotlivými položkami skladu Jednotlivým artiklům na skladě je možné přiřadit libovolné množství prodajních cen členěných podle měny a zadaného období 21
Jedinečnost a maximální komfort našeho řešení je v tom, že aplikace v sobě zahrnuje kompletní agendu firmy i s účetnictvím. Přednastavením účetních vazeb jednotlivých skladových pohybů se tyto potom automaticky účtují v účetním systému, který výrazným způsobem ovlivňuje Vaši efektivitu a poskytuje vám všechny důležité ekonomické ukazovatele okamžitě v reál-ném čase. 22