Řazení tabulky, dotazu nebo formuláře Mají-li být formuláře a sestavy efektivní a snadno použitelné, může hrát seřazení dat důležitou roli. 1) Určíme pole, podle kterých chcete řadit. 2) Klepneme pravým tlačítkem myši kdekoliv ve sloupci nebo ovládacím prvku odpovídajícím vnitřnímu poli a klepneme na jeden z příkazů řazení. Příkazy se liší podle typu dat ve vybraném poli. 1) Číslo, Měna, Automatické číslo 2) Text, Memo, Hypertextový odkaz 3) Ano/Ne 4) Datum a čas Opakujte předchozí krok pro každé pole pro řazení, poslední bude vnější pole. Uspořádání záznamů se změní tak, aby odpovídalo pořadí řazení. Odebrání pořadí řazení Chcete-li odebrat pořadí řazení z tabulky, dotazu nebo formuláře, klepněte na kartě Domů ve skupině Seřadit a filtrovat na položku Vymazat veškerá řazení. Tím se odebere pořadí řazení ze všech polí v zobrazení. 80
Odstraňovaní databázových objektů Odstraňovaní databázových objektů, tedy tabulek, formulářů, dotazů a tiskových sestav je v aplikaci Access velice jednoduché. Tuto akci budeme potřebovat v případě, že vytvoříme dotaz, který se nám moc nelíbí a již ho nechceme. Odstraňování nepotřebných objektů je důležité z hlediska údržby pořádku v naší databázi. 1) Na objektu, který chceme odstranit, vyvoláme pravým tlačítkem kontextovou nabídku 2) Klepnutím zvolíme položku Odstranit 3) V případe, ze máme databázový objekt otevřen, budeme ho muset po upozornění aplikace Access uzavřít 4) Po uzavření opakujeme postup od bodu 1) 5) Aplikace Access nás upozorní dotazovacím dialogovým oknem na to, že se chystáme odstranit nějaký databázový objekt. Protože tato činnost je nevratná, dobře si přečteme obsah dotazu, jestli jsme se neuklepli a teprve až je vše v pořádku, povolíme odstraněni objektu. 81
Export dat Z aplikace Access lze data exportovat do různých formátů, například do aplikace Excel 2007 či Word 2007. Může se však stát, že bude třeba data exportovat do programu používajícího formát souborů, který aplikace Access nepodporuje. Pokud cílový program může používat textové soubory (s příponou TXT), lze v tomto případě exportovat data do tohoto formátu a otevřít výsledný soubor v druhém programu. Jako textové soubory lze exportovat tabulky, dotazy, formuláře a sestavy. Je také možné exportovat vybranou část zobrazení datového listu. Při exportu tabulek a dotazů je možné exportovat celý objekt nebo pouze data bez dalšího formátování. Na konci operace vytvoří aplikace Access textový soubor (s příponou TXT). Pokud se rozhodnete ignorovat formátování, je možné vytvořit textový soubor s oddělovači nebo textový soubor pevné šířky. Průvodce exportem vytváří následující typy textových souborů: 1. Soubory s oddělovači V souboru s oddělovači se každý záznam zobrazí na vlastním řádku a pole jsou oddělena jedním znakem, který se nazývá oddělovač. Jako oddělovač může sloužit libovolný znak, který se neobjevuje v hodnotách pole, například čárka nebo středník. Soubor s oddělovači lze vytvořit pouze v případě exportu obsahu tabulky nebo dotazu bez formátování. Soubor s oddělovači obsahuje všechny záznamy a pole podkladového objektu. Skryté sloupce a vyfiltrované řádku jsou exportovány společně se všemi ostatními daty. 2. Soubory s pevnou délkou V souboru s pevnou délkou se každý záznam zobrazí na vlastním řádku a šířka pole zůstává jednotná od záznamu k záznamu. To znamená, že délka prvního pole každého záznamu může být vždy sedm znaků, délka druhého pole každého záznamu dvanáct znaků atd. Pokud se aktuální hodnoty pole liší od záznamu k záznamu, budou hodnoty, které nedosahují požadované šířky, doplněny koncovými mezerami. Vytvořit soubor s pevnou délkou lze pouze v případě exportu obsahu tabulky nebo dotazu bez formátování. Soubor s pevnou délkou obsahuje všechny záznamy a pole podkladového objektu. Skryté sloupce a vyfiltrované řádky jsou exportovány společně se všemi ostatními daty. 3. Formátované soubory Ve formátovaných souborech jsou k uspořádání obsahu mřížky používány pomlčky (-) a kolmé oddělovače ( ). Záznamy jsou zobrazeny jako řádky, pole jako sloupce. Názvy polí jsou zobrazeny na prvním řádku. Formátovaný soubor lze vytvořit pouze v případě, že se rozhodnete exportovat data tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy společně s formátováním. Formátovaný soubor obsahuje pouze záznamy a pole, která jsou obsažena ve zdrojovém objektu nebo zobrazena v aktuálním zobrazení. Skryté sloupce a filtrované řádky nejsou exportovány. Průvodce exportem dat do textového formátu Pokud chcete exportovat pouze část tabulky, dotazu nebo formuláře, otevřete objekt v zobrazení datového listu a vyberte pouze požadované záznamy. 1) V navigačním podokně klepněme pravým tlačítkem myši na zdrojový objekt, v místní nabídce 82
přejděme na příkaz Export a potom klepněme na příkaz Textový soubor 2) Zobrazí se dialogové okno Export Textový soubor 3) V dialogovém okně Export - Textový soubor potvrdíme nebo změníme navržený název textového souboru. 4) Chceme-li při exportu tabulky nebo dotazu exportovat data s formátováním a rozložením, zaškrtneme políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Při exportu formuláře nebo sestavy je toto políčko vždy zaškrtnuto, ale je zobrazeno šedě. 5) Chceme-li po dokončení exportu zobrazit cílový soubor, zaškrtněme políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor. 6) Je-li zdrojem datový list a před spuštěním operace exportu jsme v otevřeném datovém listu 83
vybrali některé záznamy, můžeme zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chceme-li však exportovat všechny záznamy v zobrazení datového listu, ponecháme toto políčko bez zaškrtnutí. Toto políčko není k dispozici (je zobrazeno šedě), pokud není ve zdrojovém datovém listu vybrán žádný záznam nebo pokud zdrojem není datový list. 7) Klepněme na tlačítko OK. 8) Pokud již textový souboru zadaný v kroku 2 existuje, zobrazí se v aplikaci Access dotaz, zda chceme soubor přepsat. Chceme-li soubor přepsat, klepněte na tlačítko Ano. Jestliže soubor přepsat nechceme, vrátíme se klepnutím na tlačítko Ne do dialogového okna Export Textový soubor a zadejme jiný název. Není možné připojit data k existujícímu textovému souboru. 9) Exportujeme-li data s formátováním a rozložením, budete vyzváni k výběru kódování, které má být použito pro uložení souboru. Potvrdíme výchozí možnost nebo vybereme požadovanou možnost a klepněme na tlačítko OK. Aplikace Access exportuje data a zobrazí stav operace na poslední stránce průvodce. 10) Pokud provádíme export dat bez formátování a rozložení, bude spuštěn Průvodce exportem textu a zobrazí se výzva k výběru typu textového souboru, který chceme vytvořit. Klepněme na přepínač S oddělovači nebo na přepínač S pevnou délkou a poté klepněme na tlačítko Další. Možnost, kterou vybereme, obvykle závisí na systému pracujícím s exportovanými soubory. 11) Na základě toho, jakou možnost jsme zvolili v předchozím kroku, pokračujeme v jedné z následujících částí: a. S oddělovači 84
i. Ve skupinovém rámečku Vyberte oddělovač polí vybereme nebo zadáme znak oddělující jednotlivá pole. ii. Chceme-li zahrnout názvy polí do textového souboru, zaškrtneme políčko Zahrnout názvy polí na prvním řádku. iii. V rozevíracím seznamu Ohraničení textu vybereme ohraničení textu (znak sloužící k ohraničení textových hodnot). Pokud zdrojová data obsahují pole s více hodnotami a jako oddělovací znak vybereme středník, je výběr ohraničení textu velmi důležitý, protože ohraničení seznamu hodnot jednoduchými nebo dvojitými uvozovkami pomáhá uchovat hodnoty v seznamu hodnot pohromadě. b. S pevnou délkou 85
i. Zkontrolujeme a přesuneme svislé čáry, které oddělují pole. Chceme-li zobrazit všechna pole, přetáhneme v případě potřeby jezdce posuvníku doprava. 12) Na poslední stránce průvodce upravíme název souboru a cestu k textovému souboru nebo je ponechte ve stávající podobě a klepněme na tlačítko Další. 13) Klepněme na tlačítko Dokončit. Aplikace Access provede export dat a na poslední stránce průvodce zobrazí stav operace exportu. Export dat do formátu XML Export dat do formátu XML je neméně důležitý jako export do textových formátů. XML formát souboru je dnes velice moderní způsob přenosu dat mezi aplikacemi. Princip spuštění exportu je stejný jako u exportu do textových souborů. 1) V navigačním podokně klepněme pravým tlačítkem myši na zdrojový objekt, v místní nabídce přejděme na příkaz Export a potom klepněme na příkaz Soubor XML 86
2) Zobrazí se dialogové okno Export Soubor XML 3) V dialogovém okně Export Soubor XML potvrdíme nebo změníme navržený název textového souboru 4) Zobrazí se dialogové okno Exportovat XML 87
5) Ve většině případů bude stačit exportovat jen Data (XML), tedy necháme zaškrtnutý jen tento výběr, ostatní odškrtneme a pokračujeme stlačením tlačítka OK. 6) Aplikace Access provede export dat a na poslední stránce průvodce zobrazí stav operace exportu. 88