1) kdy přesně byla zahájena a kdy ukončena kontrola na DI a na DÚ; Termín kontroly na Drážní inspekci (dále jen DI ): 8. března až 22. března 2011 Termín kontroly na Drážním úřadě (dále jen DÚ ): 8. března až 22. března 2011 2) v jakém rozsahu byla provedena kontrola na DI a v jakém rozsahu na DÚ konkrétní zaměření; Zaměření kontroly na Drážní inspekci: Kontrola na Drážní inspekci byla provedena na základě Pověření ministra dopravy ze dne 8.3.2011 jako mimořádná. Zaměřila se především na kontrolu vybraných účetních dokladů, autoprovoz, zadávání veřejných zakázek, pracovněprávní problematiku a činnost škodní komise. Kontrolované oblasti: Škodní komise Zaměření kontroly na Drážním úřadě: Kontrola na Drážním úřadu byla provedena na základě pověření ministra dopravy č.j. 16/2011-040-KONT/1 ze dne 8.3.2011 jako mimořádná namátková kontrola hospodaření s přidělenými rozpočtovými prostředky. Kontrola se zaměřila především na prověření opatření přijatých Drážním úřadem k nápravě nedostatků zjištěných veřejnosprávní kontrolou provedenou na Drážním úřadu kontrolní skupinou složenou ze zaměstnanců Ministerstva dopravy ve dnech 2. 30. června 2010 (protokol o výsledku této kontroly má č.j. 20/2010-040-FINK/3). O přijetí nápravných opatření a jejich plnění Drážní úřad informoval Odbor auditu, kontroly a dozoru Ministerstva dopravy dopisem ředitele DÚ č.j. DUCR-39670/10/Mj ze dne 6.8.2010 a dopisem ředitele DÚ č.j. DUCR-4502/11/Mj ze dne 28.1.2011. Kontrolní skupina namátkově prověřila zejména ty oblasti hospodaření a účetní evidence Drážního úřadu, kde byly předchozí kontrolou zjištěny nedostatky. Kontrolované oblasti: Účetnictví Inventarizace Vnitřní kontrolní systém
Externí kontroly Fond kulturních a sociálních potřeb 3) jaká byla konkrétní zjištění u jednotlivých kontrolovaných oblastí na DI a na DÚ; Kontrolní zjištění u jednotlivých kontrolovaných oblastech na Drážní inspekci: Z výše uvedených příkladů vyplývá, že docházka zaměstnanců Dl je neprůkazná a nedůvěryhodná a nemá požadovanou vypovídací schopnost. Výstupy kontrolora, interního auditora neodpovídají zákonu č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Zdůvodnění výše vyplácených odměn nebylo kontrolní skupině doloženo. Kontrolou cestovních příkazů k tuzemským pracovním cestám a jejich vyúčtování nebyly zjištěny nedostatky z hlediska čerpání cestovních náhrad ani z hlediska provádění finanční kontroly. Porovnáním výkazů docházky a cestovních příkazů bylo zjištěno, že někteří zaměstnanci si účtují při pracovní cestě i práci v noci za dobu přepravy do místa jednání, nikoli pouze za dobu výkonu práce. Tato zjištění budou předmětem řádné veřejnoprávní kontroly. Kontrolou zahraničních pracovních cest nebyly zjištěny nedostatky. Drážní inspekce zadala dvě veřejné zakázky (tj. 2 z kontrolovaných veřejných zakázek), u nichž nebylo doloženo provedení průzkumu trhu, tak jak je požadováno v ČI. 13 Služebního předpisu Dl č. 22 v případě nákupu přesahujícího 20 000,- Kč (viz. bod 3. a 4.). Výběr konkrétního hotelu byl dle sdělení NGI uskutečněn na základě předchozích zkušeností. Zadání této veřejné zakázky tedy nebylo provedeno v souladu se Služebním předpisem Dl č. 22. Jedna z kontrolovaných veřejných zakázek na informační a komunikační technologie (viz. bod 6.) nebyla zadána prostřednictvím elektronického tržiště, tudíž nebyl dodržen postup stanovený v usnesení vlády ČR č. 683 z 26.6.2002 a Služebním předpise č. 23. Vzhledem k tomu, že se v daném případě jednalo o cenu plnění do 20 000,- Kč.
Ostatní kontrolované veřejné zakázky byly zadány v souladu vnitřními předpisy i zákonem o veřejných zakázkách. Kontrolou autoprovozu nebyly zjištěny žádné zásadní nedostatky. V několika případech byly zjištěny opravy údajů na ZPV přemazáním a přepisováním, což není v souladu se služebním předpisem č. 14 odstavce 6.2. Škodní komise Ze zjištění učiněných k jednotlivým namátkově vybraným případům vyplývá, že činnost škodní komise byla v letech 2009-2010 prováděna řádně. Kontrolou byla zjištěna drobná pochybení formálního charakteru, zejména ve smyslu vedení spisu dle příslušného vnitřního předpisu. Kontrolní zjištění u jednotlivých kontrolovaných oblastech na Drážním úřadě: Účetnictví V oblasti účetnictví bylo zjištěno, že Směrnice č. 2/2011 Hospodaření Drážního úřadu, účinná od 31.1.2011, není zcela v souladu se zákonem o účetnictví, resp. prováděcí vyhláškou k němu. Rovněž účtový rozvrh pro rok 2010 nesplňuje zcela požadavky stanovené prováděcí vyhláškou k zákonu o účetnictví. Inventarizace V oblasti inventarizací nebyla Drážním úřadem účinným způsobem přijata opatření k nápravě nedostatků zjištěných předchozí kontrolou MD. Kontrolou předložené inventarizační dokumentace k 31.12.2010 byly zjištěny přetrvávající nedostatky, které vedou k tomu, že je podstatným způsobem snížena průkaznost této části účetní evidence ve smyslu ustanovení 8 zákona o účetnictví. Vnitřní kontrolní systém Kontrolou byl zjištěn systémový nedostatek v oblasti provádění předběžné řídící kontroly před vznikem závazku (objednávky) i předběžné řídící kontroly po vzniku závazku (faktury), který spočívá v nedodržování posloupnosti schvalovacích postupů příkazce operace a správce rozpočtu (resp. hlavního účetního) stanovených prováděcí vyhláškou k zákonu o finanční kontrole. Referát kontroly nesestavuje plán kontrolní činnosti ani nezpracovává každoroční informativní zprávu o výsledcích kontrol, tak jak je požadováno v článku 4 Vnitřního kontrolního řádu Drážního úřadu.
Externí kontroly Kontrolou nebyly zjištěny nedostatky. Drážní úřad v oblasti zadávání veřejných zakázek nepřijal účinná opatření k odstranění nedostatků zjištěných v rámci veřejnosprávní kontroly provedené Ministerstvem dopravy, Odborem auditu, kontroly a dozoru, č.j.: 20/2010-040-FINK/3. Pochybení spočívající v absenci parafy zpracovatele na objednávce, jak bylo požadováno v čl. 22 odstavec 6 vnitřního předpisu č. 2/08 Hospodaření Drážního úřadu s finančními prostředky, bylo opět zjištěno u všech kontrolovaných objednávek, které byly vystaveny po ukončení uvedené kontroly. Odstranění zjištěného nedostatku, který spočíval v tom, že Drážní úřad nezadával veřejné zakázky na nákupy informačních a komunikačních technologií v souladu s usnesením vlády ČR č. 683 ze dne 26.6.2002 prostřednictvím elektronického tržiště, nebylo provedeno řádně. Drážní úřad sice do vnitřního předpisu č. 2/2011 Hospodaření Drážního úřadu, účinného od 31.1.2011, do čl. 28 včlenil odst. 4, který stanoví, že Veřejnou zakázku na informační a komunikační technologie je zadavatel povinen zveřejnit i na elektronickém tržišti veřejné správy, tato formulace však není v souladu s usnesením vlády ČR, neboť toto usnesení stanoví, že veškeré nákupy informačních a komunikačních technologií do 2 mil. Kč (bez DPH) se uskutečňují s využitím elektronického tržiště, tedy pouze prostřednictvím elektronického tržiště. V této souvislosti bylo zjištěno, že Drážní úřad sice po provedené veřejnosprávní kontrole začal zveřejňovat výběrová řízení prostřednictvím elektronického tržiště Ally Trade, současně však oslovoval dodavatele mimo elektronické tržiště, což nebylo v souladu s usnesením vlády ČR. Nedostatek spočívající ve stanovení nepřesných hodnotících kriterií a nedůsledném odůvodňování výběru nejvhodnější nabídky byl u kontrolovaných výběrových řízení odstraněn. Kontrolou procesu zadávání vybraných veřejných zakázek byla zjištěna jednotlivá porušení vnitřního předpisu č. 2/08 Hospodaření Drážního úřadu s finančními prostředky, usnesení vlády ČR č. 683 ze dne 26.6.2002 a zákona o veřejných zakázkách. Konkrétní zjištění jsou uvedena u jednotlivých kontrolovaných veřejných zakázek. Fond kulturních a sociálních potřeb Nedostatky zjištěné předchozí kontrolou byly napraveny. Kontrolou bylo dále zjištěno, že účetní doklady k úhradám faktur za rekreace zaměstnanců DÚ neobsahují podpisy osob odpovědných za provedení finanční kontroly, tj. příkazce operace a hlavního účetního. Nedostatky zjištěné v oblasti pracovních cest předchozí kontrolou byly Drážním úřadem napraveny. Kontrolou bylo dále zjištěno, že je používán nesprávný kurz při výpočtu nároku
zaměstnance na doplatek ze zahraniční pracovní cesty v korunách, v důsledku čehož dochází k nepřesnému stanovení výše doplatku. DÚ rovněž nemá ve vnitřním předpisu stanoveno, jaké kurzy pro přepočet cizích měn k okamžiku uskutečnění účetního případu (ve smyslu 24 zákona o účetnictví) bude používat ve svém účetnictví. Zpráva o plnění opatření přijatých k nápravě v oblasti pracovně právní problematiky zaslaná dne 28.1.2011 DÚ na MD není v souladu se skutečností. U vyhlášených organizačních změn nebyly zjištěny nedostatky. Dohody uzavřené na práce konané mimo pracovní poměr byly uzavřeny v souladu se zákoníkem práce. Namátkovou kontrolou vyúčtování mobilních telefonů nebyly zjištěny žádné nedostatky. V oblasti autoprovozu nebylo shledáno žádných podstatných závad. Dokumentace zpracovávaná v této oblasti je vedena přehledně s dostatečnou vypovídající hodnotou. Závady zjištěné při kontrole v červnu 2010 byly odstraněny. 4) jaký byl závěr z kontroly na DI a na DÚ Závěr kontroly na Drážní inspekci: Výkazy docházky jsou neprůkazné. Výstupy kontrolora, interního auditora neodpovídají zákonu č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Zdůvodnění výše vyplácených odměn nebylo kontrolní skupině doloženo. Kontrolou cestovních příkazů a jejich vyúčtování nebyly zjištěny nedostatky z pohledu čerpání cestovních náhrad ani z hlediska provádění finanční kontroly. Porovnáním výkazů docházky a cestovních příkazů bylo zjištěno, že někteří zaměstnanci si účtují při pracovní cestě i práci v noci za dobu přepravy do místa jednání, nikoli výkonu práce. Tato zjištění budou předmětem řádné veřejnoprávní kontroly. Ze zjištění učiněných k jednotlivým namátkově vybraným případům vyplývá, že činnost škodní komise byla vletech 2009-2010 prováděna řádně. Kontrolou byla zjištěna drobná pochybení formálního charakteru, zejména ve smyslu vedení spisu dle příslušného vnitřního předpisu. Kontrolou autoprovozu nebyly zjištěny žádné zásadní nedostatky. V několika případech byly zjištěny opravy údajů na ZPV přemazáním a přepisováním, což není v souladu se služebním předpisem č. 14 odstavce 6.2. Drážní inspekce zadala dvě veřejné zakázky (tj. 2 z kontrolovaných veřejných zakázek), u nichž nebylo doloženo provedení průzkumu trhu, tak jak je požadováno v čl. 13 Služebního předpisu Dl č. 22 v případě nákupu přesahujícího 20 000,- Kč (viz. bod 3. a 4.). Výběr konkrétního hotelu byl dle sdělení NGI uskutečněn na základě předchozích zkušeností. Zadání této veřejné zakázky tedy nebylo provedeno v souladu se Služebním předpisem Dl č. 22.
Jedna z kontrolovaných veřejných zakázek na informační a komunikační technologie (viz. bod 6.) nebyla zadána prostřednictvím elektronického tržiště, tudíž nebyl dodržen postup stanovený v usnesení vlády ČR č. 683 z 26.6.2002 a Služebním předpise č. 23. Vzhledem k tomu, že se v daném případě jednalo o cenu plnění do 20 000,- Kč. Ostatní kontrolované veřejné zakázky byly zadány v souladu vnitřními předpisy i zákonem o veřejných zakázkách. Na základě výše uvedených kontrolních zjištění při mimořádné kontrole na Drážní inspekci je nutné realizovat plánovanou veřejnosprávní kontrolu v období měsíce dubna 2011. Závěr kontroly na Drážním úřadě: V oblasti účetnictví bylo zjištěno, že Směrnice č. 2/2011 Hospodaření Drážního úřadu, účinná od 31.1.2011, není zcela v souladu se zákonem o účetnictví, resp. prováděcí vyhláškou k němu. Rovněž účtový rozvrh pro rok 2010 nesplňuje zcela požadavky stanovené prováděcí vyhláškou k zákonu o účetnictví. V oblasti inventarizací nebyla Drážním úřadem účinným způsobem přijata opatření k nápravě nedostatků zjištěných předchozí kontrolou MD. Kontrolou předložené inventarizační dokumentace k 31.12.2010 byly zjištěny přetrvávající nedostatky, které vedou k tomu, že je podstatným způsobem snížena průkaznost této části účetní evidence ve smyslu ustanovení 8 zákona o účetnictví. V oblasti vnitřního kontrolního systému byl zjištěn systémový nedostatek při provádění předběžné řídící kontroly před vznikem závazku (objednávky) i předběžné řídící kontroly po vzniku závazku (faktury), který spočívá v nedodržování posloupnosti schvalovacích postupů příkazce operace a správce rozpočtu (resp. hlavního účetního) stanovených prováděcí vyhláškou k zákonu o finanční kontrole. Referát kontroly rovněž nesestavuje plán kontrolní činnosti ani nezpracovává každoroční informativní zprávu o výsledcích kontrol, tak jak je požadováno v článku 4 Vnitřního kontrolního řádu Drážního úřadu. V oblasti zadávání veřejných zakázek Drážní úřad nepřijal účinná opatření k odstranění nedostatků zjištěných v rámci předchozí kontroly. Pochybení spočívající v absenci parafy zpracovatele na objednávce, jak bylo požadováno vnitřním předpisem, bylo opět zjištěno u všech kontrolovaných objednávek, které byly vystaveny po ukončení předchozí kontroly. Odstranění zjištěného nedostatku, který spočíval v tom, že Drážní úřad nezadával veřejné zakázky na nákupy informačních a komunikačních technologií v souladu s usnesením vlády ČR č. 683 ze dne 26.6.2002 prostřednictvím elektronického tržiště, nebylo provedeno řádně. Drážní úřad sice ve vnitřním předpisu stanovil, že Veřejnou zakázku na informační a komunikační technologie je zadavatel povinen zveřejnit i na elektronickém tržišti veřejné správy, tato formulace však není v souladu s usnesením vlády ČR, dle kterého veškeré nákupy informačních a komunikačních technologií do 2 mil. Kč (bez DPH) se uskutečňují s využitím elektronického tržiště, tedy pouze prostřednictvím elektronického tržiště. V této souvislosti bylo zjištěno, že Drážní úřad sice po předchozí kontrole začal zveřejňovat výběrová řízení prostřednictvím elektronického tržiště Ally Trade, současně však oslovoval dodavatele mimo elektronické tržiště, což nebylo v souladu
s usnesením vlády ČR. Nedostatek spočívající ve stanovení nepřesných hodnotících kriterií a nedůsledném odůvodňování výběru nejvhodnější nabídky byl u kontrolovaných výběrových řízení odstraněn. Kontrolou procesu zadávání vybraných veřejných zakázek byla zjištěna jednotlivá porušení vnitřního předpisu, usnesení vlády ČR č. 683 ze dne 26.6.2002 a zákona o veřejných zakázkách (konkrétně viz část 6. tohoto protokolu). V oblasti FKSP byly nedostatky zjištěné předchozí kontrolou byly napraveny. Kontrolou bylo dále zjištěno, že účetní doklady k úhradám faktur za rekreace zaměstnanců DÚ neobsahují podpisy osob odpovědných za provedení finanční kontroly, tj. příkazce operace a hlavního účetního. V oblasti pracovních cest byly nedostatky zjištěné předchozí kontrolou napraveny. Kontrolou bylo dále zjištěno, že je používán nesprávný kurz při výpočtu nároku zaměstnance na doplatek ze zahraniční pracovní cesty v korunách, v důsledku čehož dochází k nepřesnému stanovení výše doplatku. DÚ rovněž nemá ve vnitřním předpisu stanoveno, jaké kurzy pro přepočet cizích měn k okamžiku uskutečnění účetního případu (ve smyslu 24 zákona o účetnictví) bude používat ve svém účetnictví. V oblasti pracovně právní problematiky zpráva o plnění nápravných opatření zaslaná Drážním úřadem dne 28.1.2011 na MD není v souladu se skutečností (viz část 9.1. tohoto protokolu). U vyhlášených organizačních změn nebyly zjištěny nedostatky. Dohody uzavřené na práce konané mimo pracovní poměr byly uzavřeny v souladu se zákoníkem práce. Namátkovou kontrolou vyúčtování mobilních telefonů nebyly zjištěny nedostatky. V oblasti autoprovozu nebylo shledáno žádných podstatných závad. Dokumentace zpracovávaná v této oblasti je vedena přehledně s dostatečnou vypovídající hodnotou. Závady zjištěné při kontrole v červnu 2010 byly odstraněny.