PORTÁLOVÉ ŘEŠENÍ PERSONÁLNÍHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Ing. Bc. Jaroslav Šmarda Vema, a. s. www.vema.cz e-mail: smarda@vema.cz Klíčová slova Informační systém pro řízení lidských zdrojů, portál, personální samoobsluha, manažerské analýzy, OLAP, dynamická tabulka. Abstrakt Informační systémy v podnicích obsahují velké množství údajů z podnikových procesů. S důrazem na lidské zdroje roste význam personálních procesů a jejich informační podpory. Cílem portálového řešení informačního systému pro řízení lidských zdrojů VEMA je zpřístupnit personální údaje všem, kteří je potřebují, a dosáhnout tak jejich většího využití a korektnosti evidovaných dat. V případě podniku, ve kterém mají všichni zaměstnanci přístup k počítači, umožňuje portál přístup všem zaměstnancům, protože každého zajímají jeho vlastní personální údaje jako je evidence docházky nebo výplatní lístek. Významné změny v personálních procesech nastávají, pokud informační systém využijeme jako tzv. personální samoobsluhu. Pak vybrané údaje pořizují do informačního systému všichni zaměstnanci. Může se například jednat o doplnění docházkové evidence, údaje o pracovních cestách, aktualizaci vlastních personálních dat apod. Využití personálního portálu pro manažery podniku je ještě mnohem širší. Agregované údaje jsou manažerům dostupné prostřednictvím portálu jako tzv. dynamické tabulky. Tyto tabulky umožňují interaktivní analýzu dat (OLAP), která je základní vlastností manažerských informačních systémů. V dynamických tabulkách jsou běžné údaje v řádcích tabulky doplněny několika údaji, které mohou tvořit dimenze pro OLAP analýzy. Podstatou interaktivní analýzy je práce s dimenzemi. Dynamické tabulky samozřejmě umožňují grafické zobrazení údajů. The Portal Solution of HR Information System Key words HR information system, portal, personnel self-service, executive analysis, OLAP, dynamic table. Abstract Information systems in companies contain crowd data from company process. With emphasis on human resources the importance of personnel processes and its information support increase. The aim of portal solution for HR VEMA is to access personnel data to all who needs them. Due to portal solution we gain better data exploitation. In the case of a company, where all employees can access computers, portal solution permits all employees access, because they are interested in own personnel data such as attendance data or payroll. Important changes in personnel processes occur if we use information system as so-called personnel self-service. The chosen data are collected in the database from all employees. That means filling attendance data, business trips data, own personnel data etc. HR portal utilization by management is much wider. Aggregated data for managers are available through portal as dynamic tables. These tables make possible interactive data analysis (OLAP), which is basic attribute of executive information systems. In dynamic tables common data in table rows are complemented by a few data (columns), which can form dimensions for OLAP analysis. The principle of interactive analysis is manipulation with dimensions. Dynamic tables naturally permit graphic data images. 1. Možnosti portálového řešení personálního informačního systému Společnost Vema se zabývá vývojem informačních systémů pro podporu řízení lidských zdrojů již od roku 1990. Naším cílem je dodávat zákazníkům komplexní řešení informačních systémů, které všestranně podporují personální procesy v podniku, nikoliv jen programy pro zpracování mezd nebo evidenci personálních údajů a podobně.
Využití podnikového intranetu přináší zcela nové možnosti také pro personální informační systémy. Dosud byly údaje zpracovávané v personální databázi přístupné především personálním specialistům (personální referentka, mzdová účetní, referent PAM apod.) a případně manažerům (těm převážně ve formě sestav). Nyní mohou být vybrané personální údaje přístupné všem zaměstnancům podniku. Samozřejmě je to podmíněno rozšířením počítačů v podniku. Jedná se především o vlastní údaje (osobní karta, výplatní lístek, docházková karta apod.) a o organizační strukturu podniku se základními údaji o všech zaměstnancích. 2. Hlavní rysy portálového řešení Pod pojmem portál rozumíme integrovaný intranetový přístup k informacím, který začíná vstupní stránkou. Příklad vstupní stránky portálu vidíme na obr. 1. Obr. 1: Vstupní stránka portálu Mezi hlavní znaky portálového řešení patří personalizace. Zaměstnanci s odlišnými rolemi v podniku mají odlišné vstupní stránky, které jim nabízejí přístup k právě těm informacím, které potřebují. Protože prostřednictvím portálu jsou zpřístupňovány také údaje diskrétního charakteru (mzdy zaměstnanců, podnikové ekonomické údaje apod.), je kladen důraz na zabezpečení, velmi důležitá je autentizace uživatele při vstupu na portál. Portál je také charakterizován integrací ovládání a obsahu, každá informace je současně navigací na další obrazovku. Údaje, které jsou obvykle zobrazovány prostřednictvím portálu, můžeme rozčlenit do těchto základních skupin: vlastní osobní údaje (na vstupní obrazovce okno v levém sloupci s nadpisem Osobní údaje), údaje o vlastním podniku (v pravém sloupci uprostřed s nadpisem Naše organizace), údaje o zaměstnancích a další přehledy (v prostředním sloupci s nadpisem Přehledy a informace). Součástí portálu je samozřejmě také funkce vyhledávání údajů (v pravém sloupci s nadpisem Hledání).
3. Portál pro zaměstnance Všem zaměstnancům jsou prostřednictvím portálu dostupné především vlastní personální údaje například osobní karta a výplatní lístek. Přímá kontrola vlastních personálních údajů uložených v personální databázi přispívá ke zkvalitnění personálních dat. Výhodou elektronického výplatního lístku, který vidíme na obr. 2, je to, že může zobrazovat více údajů než papírový a navíc kliknutí na některou část lze využít pro zobrazení detailnějších údajů. Obr. 2: Elektronický výplatní lístek 4. Personální samoobsluha Podstatný vliv na zefektivnění personálních procesů má tzv. personální samoobsluha. Portál je v tomto případě použit k tomu, že zaměstnanci přímo pořizují vybrané personální údaje do personálního systému. Pro pořizování údajů je použita technologie webových formulářů. Při pořizování mají zaměstnanci k dispozici všechny potřebné číselníky používané v personálním systému a další dialogové prvky (například kalendář), které jim usnadňují práci. V řadě případů musí být do systému vložené údaje schváleny příslušným vedoucím. Jedním z typických případů personální samoobsluhy je plánování dovolené a jiné nepřítomnosti. Na obr. 3 vidíme vstupní formulář, který vyplňuje zaměstnanec při plánování nepřítomnosti. Obr. 3: Formulář pro plánování nepřítomnosti
Jiným příkladem personální samoobsluhy je pořizování údajů o pracovních cestách. Zaměstnanci mají k dispozici formulář pro pořízení cestovního příkazu, který je na obr. 4. Obr. 4: Formulář pro pořízení cestovního příkazu Ve formuláři cestovního příkazu zaměstnanec určuje, kdo pracovní cestu schvaluje, a předá cestovní příkaz ke schválení. Vedoucí, který příkaz schvaluje, obdrží upozorňovací email a uvidí tento příkaz prostřednictvím portálu. Do příkazu může schvalující vstoupit a upravovat například způsob dopravy, výši zálohy a další náležitosti. Po schválení cesty dostane zaměstnanec email, může příkaz vytisknout, nechat podepsat atd. 5. Portál pro manažery Pro manažery je prostřednictvím portálu dostupná řada přehledů. Protože portál je personalizován, mohou se přehledy pro jednotlivé vedoucí zaměstnance lišit. Jedním ze základních je přehled dovolené a plán nepřítomnosti, který vidíme na obr. 5. Dynamické tabulky jako nástroj pro interaktivní analýzy manažerských dat Je přirozené, že většina přehledů je zobrazena formou tabulek. Abychom dali manažerům možnost přizpůsobit si tabulkové přehledy podle požadavků, dospěli jsme k řešení, které označujeme jako dynamické tabulky. Dynamická tabulka má základní vlastnosti nástroje pro interaktivní analýzy údajů (označované zkratkou OLAP). Dynamická tabulka s přehledem vyplacených mezd je na obr. 6. Při práci s dynamickou tabulkou je možno měnit počet sloupců nebo vybírat jen řádky, které nás zajímají. Sloupce v levé části tabulky po silnější svislou čáru (v našem případě je zde pouze sloupec Sekce ve smyslu organizačního útvaru) představují tzv. dimenze. Přidáním sloupce mezi dimenze dojde ke snížení agregace (tzv. zavrtání do hodnoty) a tabulka bude obsahovat detailnější údaje. Naopak odstraněním dimenze dojde ke zvýšení agregace a tabulka obsahuje údaje agregované za
větší celky. Například odstraněním poslední dimenze je tabulka zredukována na jediný řádek s agregovanými údaji za podnik jako celek. Údaje z dynamické tabulky je samozřejmě také možno zobrazit ve formě grafu. Obr. 5: Přehled dovolené a plánované nepřítomnosti Obr. 6: Dynamická tabulka s přehledem vyplacených mezd Seznam literatury [1] HRUŠKA, T. Dynamická analýza. článek v Magazínu Vema, 2004. [2] WALKER, A.J. Moderní personální management. GRADA, 2003. [3] ŠMARDA, J. Portálové řešení analýzy manažerských dat. Sborník konference Svět informačních systémů 2005.