Spisová služba v podmínk nkách Úřadu městskm stské části Praha-Petrovice Petrovice Jana Dynybilová,, DiS. tajemník Úřadu MČM Praha-Petrovice Petrovice
Struktura úřadu MČM starostka MČ 1. místostarosta 2. místostarosta tajemnice úřadu MČ sekretariát starostky finanční odbor občanskosprávní odbor odbor výstavby a správy majetku místní knihovna odd. hlavní činnosti odd. hospod. činnosti odd. evidence obyvatel odd. přestupků Počet pracovníků úřadu 14 správa polikliniky
Rozhodování a přípravap prava Nedostatečná a nepřesn esná původní papírov rová evidence Soulad s legislativou dle zákona z č.499/2004 Sb. Rozhodnutí o hledání vhodného nástrojen Dotaz na MHMP o vhodném řešení v rámci Prahy Celoměstský projekt hl. m. Prahy hosting pro malé městské části
Proč zrovna toto řešení? Minimáln lní náklady Investice do technologií Nulové požadavky na správu SW a HW Využit ití celoměstsk stské licence Využit ití centráln lní podpory (outsourcing( outsourcing) Možnost ovlivnění další šího rozvoje aplikace Reference z realizovaných implementací
Spisová služba E-SpisE Evidence, zpracování a oběh h písemnostp semností Možnost připojenp ipojení elektronických přílohp Požadavky na vybavení při i zavádění spisové služby E-Spis: E připojení úřadu do metropolitní sítě standardní vybavení PC sjednocení platformy operačních systémů skenování a čárové kódy standardní počíta tačová gramotnost uživatelu ivatelů Intuitivní ovládání
Časový harmonogram projektu Konzultace s dodavatelem (06/2006) Rozhodnutí úřadu (09/2006) Příprava a implementace (10/2006) Školení a zkušebn ební provoz (10/2006) Zahájen jení rutinního provozu (11/2006) Vyhodnocení a mo Následn a možnosti rozší šíření (01/2007) sledná implementace další ších modulů (03/2007 dosud)
Příprava a implementace Vnitřní audit PC vybavení úřadu Ověř ěření připojení do metropolitní sítě Konfigurační dotazníky dodavatele Konfigurace systému E-SpisE
Školení a zkušebn ební provoz Školení zaměstnanc stnanců úřadu Konzultace přímo p při p i zavádění systému Zkušebn ební provoz aplikace = 2 3 týdny
Zahájen jení rutinního provozu Listopad 2006 - oficiáln lní spuštění elektronické spisové služby Rozší šíření o modul automatizovaného vstupu dokumentů na pracovišti podatelny Změna metodiky práce úřadu s dokumenty
Vyhodnocení a možnosti rozší šíření Zvýšen ení efektivity vyřizov izování písemností Úspora nákladn kladů spojených s kopírov rováním m došlých materiálů. Sjednocení práce s dokumenty Využit ití další ších modulů systému Smlouvy Elektronická podatelna Elektronická úřední deska Úkoly a usnesení CzechPoint
Následná implementace další ších Modul smlouvy modulů sledování oběhu smluv od založen ení až po podpis smlouvy evidence smluv včetnv etně dodatků sledování platnosti smluv červen 2007 Zapojení do projektu MHMP Digitalizace převedení papírov rového archivu smluv do el. podoby červen 2007
Následná implementace další ších E-úřední deska modulů propojení spisové služby a elektronické úřední desky na webovém m rozhraní www.prahapetrovice prahapetrovice.czcz automatizované vyvěšen ení a sejmutí z úřední desky září 2007 E-podatelna evidence podání opatřen ené elektronickým podpisem e-podatelna = kvalifikovaný systémový certifikát automatizovaná evidence podání září 2007
Úřední deska www.prahapetrovice prahapetrovice.czcz
Přínos a plán n rozvoje Přínos Příprava úředníků na elektronizaci veřejn ejné správy Zefektivnění chodu uvnitř úřadu Prohloubení uživatelských znalostí s PC E-Spis = efektivní vnitřní kontrolní systém Plán n rozvoje 2008 Úkoly a Usnesení CzechPoint
Jak dál d l v elektronizaci úřadu Výhodnost řešení hostovaných aplikací Sjednocení standardů IT HMP Připojení k další ším m projektům m podobného charakteru Zákaznická podpora Centráln lní HelpDesk Podpora produktu Pravidelné semináře e a školení Bezproblémov mová a profesionáln lní spolupráce
Děkuji Vám V m za pozornost Jana Dynybilová,, DiS. tajemnice Úřadu MČ Praha-Petrovice Městská část Praha-Petrovice Morseova 251 109 00 Praha 10 tel. 267 900 931 fax 271 960 713 http://www.prahapetrovice.cz