Město Nový Jičín Směrnice č. 1 /2005 ZÁSADY EVIDENCE, VYMÁHÁNÍ, ODPISY, INVENTARIZACE POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ PŘÍSPĚVKOVÝMI ORGANIZACEMI ZŘIZENÝMI MĚSTEM NOVÝ JIČÍN Článek 1 Úvod 1. Příspěvková organizace hospodaří kromě majetku rovněž s majetkovými právy a pohledávkami. Organizace je povinna majetková práva a pohledávky spravovat a nakládat s nimi v souladu s obecně závaznými právními předpisy a zřizovací listinou. 2. Organizace je povinna sledovat a hradit své závazky vůči věřitelům řádně a ve sjednaných lhůtách. 3. Organizace evidují pohledávky vzniklé v souvislosti s jejich činností dle zřizovací listiny samostatně. 4. Organizace je povinna sledovat, zda dlužníci plní své závazky řádně a včas a v případě jejich prodlení zabezpečit zajištění a vymáhání pohledávek v souladu s obecně závaznými předpisy a touto organizační směrnicí. Článek 2 Vznik a evidence pohledávek 1. Účetní doklady (např. fakturu) týkající se příjmů, resp. výnosů, organizace vyhotovuje příslušný zaměstnanec organizace za dodržení zásad řídící kontroly (schválení příkazcem operace). 2. Zaměstnanec vyhotovené doklady předloží účetní organizace za účelem jejich zaúčtování v účetní evidenci organizace podle jednotlivých druhů; účetní doklady po zaevidování odešle příslušnému dlužníku. 3. Není-li příjem prostředků uskutečněn do 7 dnů po termínu splatnosti, nebo je uskutečněn v neúplné výši, hlavní účetní o tom vyrozumí bez zbytečného odkladu příkazce operace k přijetí opatření směřující ke splnění povinnosti dlužníka. 4. Není-li příjem, resp. výnos podle odst. 3 uskutečněn, příslušný zaměstnanec neuskutečněnou platbu (její část) zaeviduje (zaúčtuje) jako pohledávku, vyzve písemně dlužníka k zaplacení dluhu (1. výzva); stejným způsobem se postupuje po dvou neúhradách nájemného. 1
5. K rozboru a zpracování evidence (přehledu) jednotlivých pohledávek a závazků organizace použije tabulku Příloha č. 1 (Evidence *) Inventurní soupis *) pohledávek k.) a tabulku Příloha č. 2 (Evidence *) Inventurní soupis *) závazků k.) směrnice. Článek 3 Rozdělení pohledávek Pro účely této směrnice se pohledávky vedené v účetnictví (aktivech) organizace člení: I. pohledávky z hlediska původu: a) pohledávky města vzniklé ze smluvních vztahů uzavřených organizací v zastoupení města, b) pohledávky organizace pohledávky vzniklé ze smluvních vztahů uzavíraných organizací, pohledávky vzniklé z doplňkové činnosti organizace povolené zřizovatelem. II. pohledávky z hlediska časového: a) pohledávky do 365 dní (l roku) po lhůtě splatnosti, b) pohledávky nad 365 dní po lhůtě splatnosti. III. pohledávky z hlediska dobytnosti: a) pohledávky dobytné - pokud dlužník prokáže schopnost svůj závazek splnit a bude písemně uznán ( 558 občanského zákoníku) Příloha č. 3 co do důvodu a výše a nebude ani z jiných okolností zřejmé, že splnění závazku je ohroženo, lze sjednat plnění ve splátkách Dohodou o splátkách splatného dluhu Příloha č. 4., přičemž doba splácení celého závazku nesmí překročit 18 měsíců. Smlouva musí mít písemnou formu a současně musí být dohodnuta splatnost celé pohledávky pro případ nesplnění kterékoliv ze splátek. b) pohledávky nedobytné - jsou níže uvedené pohledávky za dlužníkem: - byla-li pohledávka organizací bezvýsledně vymáhána na dlužníkovi, respektive jiných osobách, na nichž tento dluh mohl být vymáhán, nebo - kde marně proběhly promlčecí lhůty stanovené obecně závazným právním předpisem, nebo - u kterého došlo k výmazu z obchodního rejstříku, popřípadě z jiného zákonem určeného rejstříku nebo stanovené evidence u příslušného orgánu v ČR a pokud dluh plynoucí z pohledávky organizace nepřešel na právního nástupce dlužníka, nebo - u něhož soud zamítl návrh na prohlášení konkursu nebo zrušil konkurs, a to pro nedostatek majetku dlužníka, nebo - který na základě výsledků konkursního a vyrovnávacího řízení nemá žádný majetek, nebo - který zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, nebo - na jehož majetek, ke kterému se daná pohledávka váže, byl opakovaně podán návrh na výkon rozhodnutí bez výsledků. 2
Článek 4 Postup před vymáháním dobytných pohledávek 1. Příslušný zaměstnanec vyhotoví bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dní od doby splatnosti stanovené v 1. výzvě, písemnou upomínku nebo výzvu (2. výzva) k zaplacení dluhu (alter. nedoplatku či dlužného nájemného), kterou zašle doporučeně dlužníkovi a v níž stanoví dodatečnou lhůtu (10 až 14 dní od doručení výzvy) k zaplacení dluhu. 2. V případě, že dlužník ani po úkonu podle odst. 1. ve stanovené lhůtě pohledávku neuhradí, příslušný zaměstnanec zavede evidenční kartu dlužníka (Příloha č. 5) a založí spis pohledávky. 3. Spis pohledávky dále obsahuje originály, ověřené kopie, těchto listin: a, podklady o úkonech učiněných v průběhu dosavadního řízení (písemnou upomínku nebo výzvu k zaplacení dlužné částky či jejího nedoplatku, uznání dluhu, doručenky aj.), b, průvodní doklad (kupní smlouvu, smlouvu o dílo či obdobnou smlouva, popř. objednávku a dodací list nebo protokol o převzetí, fakturu, pokud byla dlužníkovi vystavena apod.). 4. Příslušný zaměstnanec zjistí, zda dlužník organizaci nedluží další prostředky, vypracuje návrh žaloby (Příloha č. 6) v dostatečném počtu vyhotovení, který po podpisu ředitelem předá soudu; organizace může podle svého uvážení k vypracování návrhu žaloby i jejímu předání soudu použít služeb právní kanceláře. 5. V případě, že dlužník uhradí dluh včetně nákladů řízení před vydáním meritorního rozhodnutí v soudním řízení, vezme organizace svůj návrh zpět a pohledávku vyřadí z evidence. 6. V případě uhrazení dluhu, o kterém bylo pravomocně rozhodnuto v soudním řízení, se provede zaúčtování vymožených pohledávek a pohledávka vyřadí z evidence. Článek 5 Nedobytné pohledávky, jednostranné upuštění a odpis pohledávky (nedoplatku) pro nedobytnost 1. Organizace přeřadí pohledávku z evidence pohledávek do evidence nedobytých pohledávek v případě, že nastaly důvody uvedené v Článku 3, III. písm. b) a jsou doložené: a, pravomocným a vykonatelným rozhodnutím soudu (rozsudku, usnesení, platebního rozkazu), nebo b, usnesením soudu, ze kterého vyplývá, že dlužníkovy majetkové poměry neodpovídají podmínkám pro výkon rozhodnutí soudem, nebo c, dokladem (např. usnesením soudu podle 175n zákona č. 99/1963 Sb.), který bude doplněn zdůvodněním, proč nebylo právo (pohledávka) uplatněno, nebo d, jinými doklady dokumentujícími, že ze strany organizace byly prokazatelně provedeny veškeré úkony nezbytné pro vymáhání pohledávky. 3
2. Ředitel organizace může od vymáhání pohledávek podle odst. 1., od jejíž splatnosti uplynuly více než 2 roky a její výše nepřesahuje 5 000,- Kč, jednostranně upustit, jestliže: a, dlužník zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, nebo b, dlužník odmítá dluh dobrovolně splnit a přitom se pohledávka promlčela, nebo nelze prokázat, že pohledávka trvá, anebo nelze prokázat její výši a není podklad pro to, aby soud nebo jiný orgán určil její výši podle úvahy, nebo c, je ze všech okolností případu zřejmé, že další vymáhání pohledávky by bylo neúspěšné. Rovněž může upustit od vymáhání pohledávky, jejíž jmenovitá hodnota včetně příslušenství nepřesáhne 1 000,- Kč a dlužník odmítá dluh dobrovolně splnit; u stejného dlužníka lze upustit od vymáhání takovéto pohledávky jedenkrát v průběhu 2 roků. Upuštění v obou případech musí být písemné a dlužník se o něm nevyrozumívá. Upuštěním pohledávka (dluh) nezaniká a vede se až do promlčení na podrozvahovém účtu. 3. Nedobytnou pohledávku (nedoplatek) od jejíhož vymáhání ředitel upustil, viz odst. 2., může ředitel organizace odepsat pro nedobytnost; odpis do nákladů lze provést za splnění všech podmínek uvedených ve zřizovací listině. O odpisu se dlužník nevyrozumí, jeho dluh nezaniká, trvá dále, pokud nedojde k promlčení. 4. V ostatních případech je ředitel organizace povinen předat aktualizovaný průvodní list nedobytné pohledávky (Příloha č. 5) spolu se všemi doklady dokazujícími, že jde o pohledávku nedobytnou, svému věcně příslušnému odboru, který s právním oddělením majetkoprávního odboru přezkoumá předané doklady a vypracuje materiál do rady města (Článek 4 Jednacího řádu RM) nebo zastupitelstva města (Článek 3 Jednacího řádu ZM). Článek 6 Vzdání se práva a prominutí pohledávky 1. O vzdání se práva a prominutí pohledávky rozhoduje: a, zastupitelstvo města (zák. č. 128/2000 Sb., 85 v platném znění, pokud je pohledávka vyšší než 20 tis. Kč), b, rada města (zák. č. 128/2000 Sb., 102, v platném znění, pokud je pohledávka nižší než 20 tis. Kč), c, ředitel příspěvkové organizace do limitu stanoveného zřizovací listinou (do 5 000,- Kč). 2. S dlužníkem, fyzickou osobou, lze na základě jeho žádosti (Příloha č. 7) písemně dohodnout ( 574 občanského zákoníku) Příloha č. 9, že se mu dluh, nepřevyšuje-li částku 5 000,-Kč, promíjí, odůvodňují-li to: a, tíživé sociální důvody (po předchozím vyjádření odboru sociálních věcí (Příloha č. 8), nebo b, v případě poplatku (úroku) z prodlení byly splněny podmínky metodického pokynu k promíjení poplatku. 4
3. Po nabytí účinnosti Dohody o prominutí dluhu (pohledávky) závazek zaniká a organizace provede odpis prominuté pohledávky z účetní evidence (aktiv) při respektování obecně závazných právních předpisů, které jsou provedeným odpisem pohledávky dotčeny. Článek 7 Postup při vymáhání pohledávek 1. V případě, že dlužník neuhradí dluh, o kterém bylo pravomocně rozhodnuto v soudním řízení, a nejedná se o případ, kdy bylo upuštěno od jeho vymáhání (Článek 5) nebo došlo k jeho prominutí (Článek 6), přistoupí organizace k vymáhání pohledávky. 2. Vymáhání se zahájí nejpozději do 21 dnů od právní moci a vykonatelnosti právního titulu k vymáhání pohledávky, tj. platebního rozkazu nebo rozsudku soudu. 3. Vymožení pohledávky exekuční cestou se provede podáním návrhu na výkon rozhodnutí, při čemž podle svého uvážení může organizace využít služeb soudních exekutorů podle zákona č. 120/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Článek 8 Používání opravných položek 1. Problematika opravných položek je řešena v Českém účetním standardu č.504 a č. 511, dále v 12 a 33 vyhlášky č. 505/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, v 8 a 8a zákona č. 593/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů a zákoně č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 2. Opravnými položkami se vyjadřuje přechodné snížení hodnoty majetku ( 26 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů). 3. Opravné položky k pohledávkám se mohou vytvářet v případech pochybných pohledávek vzniklých v souvislosti s provozováním hospodářské činnosti, které představují riziko, že nebudou dlužníkem plně nebo částečně zaplaceny. 4. Výše opravné položky nesmí přesáhnout výši pohledávky, k níž je opravná položka tvořena a nesmějí mít aktivní zůstatek. 5. Opravné položky se vytvářejí na základě provedené inventarizace pohledávek. Stanovená inventarizační komise odpovědná za provedení dokladové inventury pohledávek posoudí, zda jsou dány důvody pro účtování o opravných položkách (u pohledávek přihlášených u soudů za dlužníky v konkursním a vyrovnávacím řízení, u nepromlčených pohledávek). 6. Je-li opravná položka vytvořena ve výši 100% jmenovité hodnoty pohledávky, může být tato pohledávka odepsána a opravná položka k ní zrušena. Odepsaná pohledávka se dále sleduje na podrozvahových účtech do okamžiku, než je prokazatelně známo, že nemůže v žádném případě nastat její úhrada, nebo do okamžiku, kdy pohledávka právně zanikla např. promlčením. 5
7. Přijatá úhrada za původně již odepsanou pohledávku se zaúčtuje do výnosů k okamžiku přijetí úhrady. O částku provedené úhrady se sníží zůstatek pohledávek zachycených na podrozvahových účtech. Článek 9 Účtování pohledávek a závazků 1. Účtování pohledávek a závazků řeší zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Při účtování je nutné používat syntetické účty dle platné směrné účtové osnovy a případně dle potřeby i analytické účty, uvedené ve vnitřní směrnici organizace (účtový rozvrh). 2. Organizace je povinna průběžně sledovat pohledávky a závazky a po každé měsíční účetní uzávěrce je nutné, aby organizace provedla rozbor jednotlivých pohledávek a závazků a doplnila (aktualizovala) evidenční list dlužníka (Příloha č. 5). Článek 10 Inventarizace pohledávek a závazků 1. Účetní jednotka je povinna ve smyslu ustanovení 29 a 30 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, provádět ke dni účetní závěrky též inventarizaci pohledávek a závazků. Skutečné stavy u pohledávek a závazků se při inventarizaci zjišťují dokladovou inventurou. Při inventarizaci je stanovená dílčí inventarizační komise povinna ověřit existenci a trvání pohledávky (např. z písemných materiálů účetní jednotky, event. jiným vhodným způsobem). Dále je nezbytné pohledávky při inventarizaci rozdělit na pohledávky: Do lhůty splatnosti Po lhůtě splatnosti - do 365 dní (krátkodobé) - nad 365 dní (dlouhodobé) Pohledávky vedené na podrozvahových účtech (např. promlčené či nedobytné). Z inventarizace pohledávek se vyhotoví Inventurní soupis viz Příloha č. 1.; vzor se doplní o náležitosti stanovené 30 odst. 2 zákona o účetnictví (např. druh, forma inventarizace, doba provedení inventarizace, podpisy členů apod.). 2. Obdobně jako dokladová inventura pohledávek musí probíhat i dokladová inventura veškerých závazků s cílem ověření jejich stavu, věrohodnosti, splatnosti, vypořádání apod.. Z inventarizace závazků se vyhotoví Inventurní soupis viz Příloha č. 2.; vzor se doplní o náležitosti stanovené 30 odst. 2 zákona o účetnictví (např. druh, forma inventarizace, doba provedení inventarizace, podpisy členů apod.). 3. V rámci inventarizace provede příspěvková organizace analýzu pohledávek, kterou spolu s rozborem hospodaření předá věcně příslušnému odboru, který dohlíží nad řešením 6
problematiky pohledávek, tzn. pohledávek po lhůtě splatnosti, pohledávek promlčených a pohledávek neuznaných dlužníkem. Článek 11 Závěrečná ustanovení Tuto směrnici schválila rada města Nový Jičín dne 7.4.2005 svým usnesením č. 1307/36R/2005 a je platná od 8.4.2005.. místostarosta města Ing. Vladimír Bárta. starosta města Mgr. Ivan Týle Součástí směrnice je : Příloha č. 1 - Evidence *) Inventurní soupis *) pohledávek k Příloha č. 2 - Evidence *) Inventurní soupis *) závazků k. Příloha č. 3 - Uznání dluhu nezávazný vzor Příloha č. 4 - Dohoda o splátkách splatného dluhu nezávazný vzor Příloha č. 5 - Evidenční list dlužníka *) Průvodní list k návrhu na odpis pohledávky *) - vzor Příloha č. 6 - Žaloba nezávazný vzor Příloha č. 7 - Žádost o prominutí poplatku z prodlení *) dluhu *) nezávazný vzor Příloha č. 8 Vyjádření k žádosti - vzor Příloha č. 9 Dohoda o prominutí dluhu nezávazný vzor 7