Aplikace Google v drobném podnikání Obsah Aplikace Google v drobném podnikání... 1 Úvod do problematiky... 2 Předpoklady pro implementaci... 2 Výhody... 2 Překážky... 2 Implementace aplikací... 2 Zprovoznění... 2 Přístup k aplikacím... 2 Technická podpora... 3 Potřeby firmy a jejich uspokojení... 3 Přímá komunikace... 3 Nepřímá komunikace... 4 Plánování času... 4 Řízení vztahu se zákazníky... 5 Znalostní báze... 6 Webové stránky... 6 Řízení projektu... 7 Shrnutí... 8 Zdroje informací... 8
Úvod do problematiky Zakládáte vlastní podnik nebo živnost a hledáte levné a efektivní řešení softwaru, které zajistí hladký chod firmy? Tato práce se přesně tímto řešením zabývá. Preferuje především aplikace Google, ale neomezuje se jenom na ně a poskytuje i některé další alternativy pro individuální řešení. Předpoklady pro implementaci Výhody Ne pro každou firmu jsou aplikace Google vhodné. Hodí se tam, kde: Preferujeme minimální/nulové náklady na implementaci a údržbu, implementaci zvládne s trochou úsilí i laik. Chceme službu tzv. On demand vše je na internetu, odpadá nutnost instalace na počítač. Požadujeme jednoduchost a intuitivnost aplikací. Nepotřebujeme migrovat data z jiných zdrojů informací. Máme menší počet firemních uživatelů. Nechceme platit za běžné kancelářské aplikace, jako je Word a Excel. Překážky Chceme mít všechna data u nás. Máme aplikace, se kterými jsme zvyklí pracovat a nespolupracují s aplikacemi Google. Potřebujeme poradenství v této oblasti. Velice málo firem se touto problematikou zabývá. V kancelářském balíku potřebujeme funkce, které aplikace Google neposkytují hlavně kvůli omezení webových technologií. Aplikace potřebujeme personalizovat. Implementace aplikací Zprovoznění Pro zprovoznění aplikací je nutné se přihlásit přes registrační stránku služeb Google Apps. Google nabízí služby aplikací ve dvou verzích: Standard a Premier. V nedávné době se Google rozhodl propagovat více placenou verzi Premier, která je sice lepší, ale vzhledem k vysoké úrovni služeb verze Standard je pro začínající podniky zbytečná. Do smluvních podmínek sice nezahrnul nic o tom, že subjekt používající verzi Standard nesmí být firma, nicméně změnil strukturu stránek tak, aby uživatel registraci pro Standard skoro nemohl najít. Ten, kdo o této verzi neví, pravděpodobně se o ní ani nedozví. Pro registraci služeb Google (verze Standard) lze přejít na následující odkaz: http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=cs Přesný postup zprovoznění je přehledně vysvětlen v nápovědě na stránkách Googlu. Přístup k aplikacím K aplikacím přistupujeme přes webové rozhraní zadáním příslušné adresy do internetového prohlížeče. Lze použít přednastavenou adresu na doméně Googlu, v případě e-mailového klienta: http://mail.google.com/a/nasedomena.cz [2]
O poznání praktičtější variantu nabízí naše vlastní doména, umíme-li si to nastavit např.: http://email.nasedomena.cz Technická podpora Online technickou podporu v současnosti zajišťují v České republice dva zdroje: nápověda od samotné firmy Google (přeložená jen částečně) na adrese http://www.google.com/support/?hl=cs Google User Group volné sdružení zabývající se problematikou podpory pro aplikace Google na adrese http://www.gug.cz Potřeby firmy a jejich uspokojení Přímá komunikace Přímou komunikaci mezi spolupracovníky zajišťují přímé hovory prostřednictvím telefonů nebo hovorů přes internet, instant messengeři (dále jen IM) na chatování a e-mailový klient v našem případě Google mail. V rámci snížení nákladů na telefonování lze používat služby telefonování přes internet. Někteří zahraniční operátoři dokonce umožňují volání prakticky zadarmo, protože ke kreditu dostanete 120 dní, kdy voláte na pevnou linku zcela zdarma. Program Skype pevná linka Skype mobilní síť Nonoh pevná linka Nonoh mobilní síť 802.VOX pevná linka 802.VOX mobilní síť Tabulka 1: Poskytovatelé volání přes internet Sazba za minutu EUR 0,02 / CZK 0,52 EUR 0,173 / CZK 4,47 Zadarmo* EUR 0,085 / CZK 2,2 CZK 0,52 CZK 3,39 Poznámky: České ceny jsou přepočteny z EUR při kurzu EUR/CZK = 25,84; uvažujeme cenu ve špičce. * Při nákupu v hodnotě EUR 10,- získáte 120 freedays volné dny, kdy je volání zadarmo. Pak je účtováno EUR 0,15 za minutu. Skype a Google talk lze použít na vnitrofiremní hlasovou komunikaci. Tyto dva IM jdou zároveň využít jako programy na chatování společně s protokoly MSN, ICQ, IRC a dalšími. Jako e-mailový klient je vhodný Google mail díky své jednoduchosti a použitelnosti. Nebudeme v rámci této práce plýtvat místem na jeho popsání, pouze uvedeme pár funkcí tzv. laboratoře, které nám aplikaci pomohou vylepšit/zpřehlednit: Offline: umožní pracovat s touto aplikací i ve stavu offline (tedy bez připojení k internetu). Více složek doručená pošta: výpis konverzací bude rozdělen do více oken dle vybraného filtru. Předpřipravené odpovědi: umožňuje rychle napsat běžné e-maily vhodné pro práci obchodních zástupců. Detektor zapomenuté přílohy: Pokud je v textu zmíněno slovo příloha a e-mail ji neobsahuje, detektor na tuto skutečnost upozorní. Když si zvykneme přílohu zmiňovat v textu, poslouží tato miniaplikace jako dobrá pojistka proti hloupému vícerému posílání e-mailů. [3]
Obrázek 1: Detektor zapomenuté přílohy Nepřímá komunikace Při vnitropodnikových procesech je efektivní taky komunikace nepřímá, kdy informace od kolegů zjišťujeme prostřednictvím míst, kde jsou vystaveny. V našem případě to může být podniková znalostní báze, sdílený kalendář, nebo informace o zákaznících v CRM. Plánování času Pro plánování času se výborně hodí Google kalendář, který umožňuje rychlou, účinnou a intuitivní správu času. Možnosti kalendáře a vytváření událostí: U každé události je možno zadat nadpis, místo (při zadání adresy ve správném formátu se automaticky vygeneruje Google mapička s místem konání), čas (časové rozmezí v rámci dne / celý den, opakovanost úkolu v nejrůznějších variacích), libovolný bližší popis události, přílohu, připomenutí (lze formou e-mailu, vyskakovacího okna, nebo SMS), neviditelnost události pro ostatní, hosty události (a jejich práva zobrazovat/měnit událost). Kalendář je možno zobrazovat v různých časových úsecích, filtrovat zobrazování jednotlivých kalendářů. Některá pravidla pro efektivní využívání kalendáře: Upozorňování pomocí SMS: v událostech, na které upozorňuje SMS je vhodné napsat nadpis, místo a čas, protože tyto tři atributy se v SMS zobrazují. Jedná-li se pak o obchodní jednání a [4]
v nadpisu je jméno osoby a telefon, můžeme osobě zavolat, pokud například nestíháme. SMS chodí implicitně hodinu předem (lze přenastavit). Spolupráce s dalšími aplikacemi: Velice praktické je připomenutí přes SMS, když potřebujeme někomu zavolat a číslo je opět uvedeno v nadpisu. Doporučuje se používat společně s CRM, pokud samo tuto funkčnost nemá. Poctivé vyplňování atributů události: především při sdílení kalendářů (a kolaboraci na tomto principu založené) se vyplácí vyplňovat atributy události pořádně, protože kolegové se v problematice rychleji zorientují a nemusí nám volat. Praktické je například vyplnění místa, aby ho kolega nemusel sám hledat. Řízení vztahu se zákazníky Na řízení vztahu se zákazníky (dále jen CRM Customer relationship management) existuje mnoho programů s různou funkčností a náročností na obsluhu nebo implementaci. Za nejlepší opensource CRM aplikaci je obecně považován SUGAR CRM, který je v rozšířené verzi zpoplatněn. I v základní verzi je však možné ho používat k plnohodnotnému monitoringu vztahů a modifikovat podle vlastních potřeb. Implementace vyžaduje technickou podporu. Zvládnutí této aplikace může zabrat i několik dní. K aplikaci se také přistupuje přes webové rozhraní. Pokud chceme naše CRM co nejvíce zjednodušit, můžeme použít i obyčejný Excel, respektive Google spreadsheet. Oproti programům, které jsou pro řízení vztahů přímo určené, v sobě samozřejmě neintegruje všechny funkce. Máme-li například v plánu někomu zavolat, měla by se informace vyplnit nejen sem, ale i do kalendáře. Nelze odtud odesílat e-maily, nelze přehledně zařadit větší množství informací o jednom subjektu atd. Jaké informace chceme zaznamenávat je na nás a nikde není striktně určen rozsah a náplň, ale důležité je, abychom se v databázi později vyznali! Obecně lze říci, že databáze by měla obsahovat u každého zákazníka: jednoznačný popis zákazníka a kontakt, stav jednání, historie komunikace a spolupráce. [5]
Obrázek 2: Aplikace Google spreadsheet jako nástroj CRM Na CRM lze použít i Weby google, protože jedna z šablon stránek Seznam umožňuje databázi vytvořit také, ale nevyhovující je stejná šířka všech sloupců při nestejné náplni obsahem. Znalostní báze Každá firma řeší problém toho, že zaměstnanci nevědí, co a jak se dělá. A má-li firma své know-how rozsáhlejší, je databáze znalostí pomalu nezbytností. V současné době bývá řešena buďto jedním z mnoha Wiki systémů, nebo může být realizována i pomocí aplikace Weby Google. Wiki systémů je celá řada a liší se svou náročností na implementaci a technologie. Dále se líší i účely využití. Všeobecně lze říci, že instalace Wiki systému vyžaduje technickou podporu. Weby Google se od Wiki systému liší hlavně absencí instalace. Webové stránky jsou hotové k používání během několika minut a nabízejí velice jednoduché a intuitivní ovládání. Preference rychlého a jednoduchého ovládání má však i své nevýhody. Práva uživatelů lze nastavovat pouze globálně na celý web, a pokud chcete vytvořit více skupin uživatelů s různými právy, je nutno udělat webů více. Webové stránky Firemní webové stránky lze zhotovit více způsoby: Vytvoření vlastními silami za předpokladů minimálně znalosti jazyka HTML a CSS, využití opensource aplikací pro tvorbu webu, zakoupení komerčního softwaru, využití webové služby pro tvorbu webu, využití webů Google (na které se v rámci práce zaměříme). Výhody webů Google pro firemní web: Psát texty v nich lze podobným způsobem jako ve Wordu (ačkoliv to může být na úkor HTML kódu). [6]
Jednoduchá tvorba struktury celého webu stránky lze jednoduše tvořit. Do stránek lze snadno vkládat takzvané gadgety jedná se o miniaplikace nejrůznější povahy, které se dají vložit přímo do stránky: kontaktní formuláře, slovníky, hodiny, hry, fotogalerie, mapy novinky stahovatelné pomocí RSS kanálu Import jiných aplikací například dokumenty, prezentace nebo tabulky z Google docs, kalendář a podobně. Nevýhody: Omezené možnosti grafiky v nabídce je velice omezené množství grafických návrhů, lze jen omezeně měnit rozvržení (například nelze odstranit patičku webu apod.). Pokud si chcete grafiku personalizovat, je velice těžké upravit stránky tak, aby vypadaly dobře. V takovém případě se kolikrát vyplatí do stránek zainvestovat a v ušetřeném čase peníze vydělat. Alternativou je služba Webnode, která je v základní verzi také zdarma. Oproti webům Google poskytuje daleko větší množství grafických šablon a uživatelsky příjemnější tvorbu grafiky. Prostředím se snaží připomínat MS Word 2007. Neposkytuje však propojení s aplikacemi Google. Řízení projektu Weby Google webové stránky lze snadno využít i na řízení projektů, dobré využití zde najdou všechny šablony stránek: Klasická webová stránka pro psaní normálních textů, oznámení pro ostatní členy týmu, úložiště souborů pro fungující jako on-line správce nahraných dokumentů v rámci stránky lze vytvářet další složky a soubory tak třídit podle kategorií, seznam sloužící k sepsání aktivit s možností abecedního řazení, úvodní stránka, která je připravená k vkládání gametů. Další výhody webů Google: Lze se přihlásit k odběru změn na webu a mít tak pod kontrolou jeho obsah, stejně tak lze zobrazit změny v postranní liště, těsně nad zápatím lze nastavit vkládání příloh, komentářů ke stránce lze tak vznést námitky k obsahu stránky bez nutnosti zasahovat přímo do textu, sdílení uživatelům lze přidělit různá práva (čtenář, uživatel, vlastník) pro editaci a čtení textu. Google skupiny nástroj pro rychlou kooperaci mezi členy týmu, zkušeným uživatelem vytvořen během 30 vteřin. Spolupracovníci jsou pozváni e-mailem a mají následující možnosti: Tvořit a přispívat do různých diskuzí, posílat a stahovat soubory ve skladišti souborů, tvořit jednotlivé stránky jako ve webech Google. Výhoda této aplikace je především rychlost, protože spolupracovníci mohou začít s prací prakticky okamžitě. Všechno je předpřipraveno a kromě názvu skupiny není potřeba nic dodávat. MS Groove je offline alternativou pro řízení projektů a kolaboraci mezi spolupracovníky. Oproti výše zmíněným nástrojům je však pomalejší a daleko náročnější na ovládání. Navíc je potřeba na všechny počítače tento produkt zakoupit, nainstalovat a zesynchronizovat, což je peněžně i časově náročné. [7]
Shrnutí Všechny aplikace Google lze shrnout do několika slov: jednoduchost, rychlost, přístup odkudkoliv. Lze doporučit do naprosté většiny začínajících firem, které potřebují snížit náklady na informační technologie. Zdroje informací http://skype.klikej.cz/ceny-volani-c.html http://www.802.cz/cenik-volani/ http://www.nonoh.net/en/calling-rates.html KUTIL, Ivan: Bakalářská práce: Firma v prostředí Google, Praha: ČVUT, 2009 Zdroj k dispozici na http://www.codeasi.net/aknela/firma_pracujici_v_prostredi_google.pdf http://www.webnode.cz [8]