e-mail Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/linka Hodonín/dne INV/2009 Horňákova/346 2009-03-13 Poptávka na software na plánování směn Vážení obchodní přátelé, dovolte mi oslovit Vás pro účast ve výběrovém řízení na software na plánování směn. Předmětem plnění poptávky je dodávka informačního systému pro plánování směn včetně základního software. Požadované technické parametry: Předmětem poptávky je IS pro plánování směn. Poptávána je kompletní dodávka od detailní analýzy problematiky až po vlastní realizaci, dokumentaci a implementaci. Požadavky na aplikaci: Možnost automatizovaného vytváření dlouhodobých plánů obsazení směn na jednotlivých odděleních Tvorba plánů obsazení směn na celé vyrovnávací období v souladu se zákonnými předpisy (dodržení odpočinku mezi směnami, nepřetržitého odpočinku v týdnu) Tvorba plánů obsazení směn pro nepřetržité provozy s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou i jednosměnné provozy s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou v závislosti na : o požadovaných potřebách pracovníků v jednotlivých dnech a směnách (všední dny, SO+NE, noční nebo denní směny) o na profesi a kvalifikaci personálu o požadovaných typech směn v různých délkách (v hodinách) Správné generování hodin a příplatků při změně času - letní na zimní, zimní na letní, dělení směny při přechodu do dalšího měsíce Import číselníků ze stávajícího personálního a mzdového software Export dlouhodobého plánu na obsazení směn do mzdového software před začátkem vyrovnávacího období k zajištění správného výpočtu nároku na dovolenou, čerpání dovolené ( 213 odst. 4 ZP) a proplácení náhrady v době prvních 14 dnů pracovní neschopnosti Možnost vytváření reálných (krátkodobých) plánů obsazení směn dle individuálního stavu personálu, plánované dovolené Možnost použití obvyklých cyklů (schémat) pro rozpis směn
Možnost zohlednění individuálních aktuálních potřeb personálu (volno, přesun směn) Vizuální přístup jednotlivých zaměstnanců k historii plánů, aktuálnímu stavu i dlouhodobým plánům Kontrolní funkce při vytváření plánů směn s ohledem na zákonné předpisy + upozornění obsluhy Kontrolní funkce na minimální obsazenost a naopak na efektivní obsazení směn Evidence fondu pracovní doby, odpracovaných hodin včetně převodu do dalšího období či proplacení práce přesčas, evidence čerpání dovolené Požadované tiskové výstupy: o Dlouhodobý plán před začátkem vyrovnávacího období (- kvartální) o Krátkodobý plán o Přehled personálu o Přehled čerpání dovolené, přesčasové práce, čerpání fondu pracovní doby o Tisk výkazů platových nároků Možnost tvorby importní dávky příplatků za noční práci, práci v SO+NE a ve svátek přímo do mzdového software Uživatelská přívětivost Řízení uživatelských přístupů (dle číselníku oddělení) Logování změn jednotlivých údajů (kdo a kdy jaký údaj zadal a měnil) Možnost vytváření vlastních sestav nebo export dat ze systému do OpenOffice dle potřeb uživatelů Další požadavky viz příloha č. 1 Prostředí: upřednostňovaná platforma WINDOWS Záruka: 2 roky od podpisu akceptačního protokolu Servis: odstranění závažné poruchy systému znemožňující provoz do 1 pracovního dne odstranění poruchy systému znesnadňující provoz do třech pracovních dnů odstranění poruchy v komfortu práce, nijak neomezující práci se systémem do 10 pracovních dnů Údaje zadavatele: počet zaměstnanců v nepravidelných provozech počet oprávněných uživatelů (editace dat) 200 licencí počet uživatelů k nahlížení (zobrazení) 8; tj. min. 8 paralelních (concurrent) licencí počet oddělení : 8 max.počet zam.v oddělení: 50 stávající mzdový a personální systém: Unicos Klatovy Další požadavky: nabídka bude obsahovat i doporučenou konfiguraci pracovních stanic a serveru školení uživatelů a správce systému uživatelská dokumentace v elektronickém formátu i tištěná technická dokumentace v elektronickém formátu i tištěná pomoc při návrhu nasazení systému konzultační činnost instalace systému na serveru instalace a konfigurace aplikačního SW na pracovních stanicích nastavení číselníků a parametrů systému implementace systému a dohled při rozjezdu systému dle skutečných potřeb uživatele poskytnutí neomezeného přístupu do databáze k dalšímu zpracování (statistiky,
vyhodnocení) pružná reakce na legislativní změny před jejich uvedením v platnost stanovení maximální možné délky odezvy na úkon uživatele do 2s stanovení sankcí za nedodržení podmínek časově neomezená licence telefonická konzultační podpora zahájení zkušebního provozu 25.3.2009 úplné zprovoznění systému 1.4.2009 Popis standardní požadovaných funkcionalit plánovacího systému: 1) určení pro: plánování pracovní doby pro směnné provozy s nerovnoměrně i rovnoměrně rozvrženou pracovní dobou, možnost integrace s vedením pevné pracovní doby, možnost integrace s vnějším vstupem klasických docházkových systémů. 2) Strukturovaná tvorba plánů: SW modul pro plánování směn zajistí tvorbu plánů s ohledem na platnou legislativu ve třech na sebe navazujících úrovních. dlouhodobý plán stanoví se na celé vyrovnávací období (3, 6, 12 měsíců), přičemž se nepřihlíží k plánované nepřítomnosti zaměstnance, dovoleným, pracovní neschopnosti, svátkům apod. i. Využije se ke stanovení započítané pracovní doby v případě nepřítomnosti zaměstnance a k výpočtu náhrad za neodpracovanou dobu ( dovolená, nemocenská). ii. Dlouhodobý plán bude exportován do nadstavbového programu PaM požadujeme vazbu na systém Unicos Klatovy reálný plán zahrne všechny očekávané nepřítomnosti - požadovanou dovolenou, pracovní neschopnost, studijní volno a jiné překážky v práci s výhledem na období nastávajícího plánovaného měsíce. skutečný plán postihne skutečně odpracované směny včetně neplánovaných odchylek od reálného plánu výstupem bude finální výkaz práce. i. Po doplnění o přesčasy a nepřítomnosti různých typů kratších než směna nebo doplňkové přesuny směn pro zajištění nezbytného personálního běhu oddělení provozovatele, bude zpracován a vytisknut výkaz mzdových nároků k podpisu a současně budou výkazy převedeny do návazného mzdového systému elektronickou cestou. 3) Přístupová práva k službám programu a k vnitřním datům programu SW musí poskytnout detailní strukturování přístupových práv uživatelů v několika rovinách ii. určení základního povolení přístupu k SW (platný / neplatný uživatel) pomocí přihlašovacího jména a hesla
iii. definice ke kterým oddělením (jejich datům) má uživatel operační přístup iv. definice jaké operace může uživatel provádět v programu 4) Nástroje pro tvorbu plánů Pro tvorbu plánů vyžadujeme podpůrné nástroje urychlujících nalezení optimálního sestavení plánů při průběžné kontrole dodržování zákonných předpisů a souvisejících parametrů (povinná doba na krátkodobý a dlouhodobý odpočinek, kontrola dodržování salda,..) Zadání definice minimálního a maximálního profesního obsazení pracoviště vzhledem k jednotlivým dnům a denní době Možnost nadefinování periodického střídání směn pracovníků ve dvou až 15ti týdenní periodě Automatický generátor rozvržení směn na základě vstupních kritérií Poloautomatický nápovědní systém pro ruční doobsazování směn při kterých systém nabídne nejvhodnější osoby pro nasazení na cílovou směnu podle vstupních kritérií Systém kontroly a indikace kdy je pracoviště nedostatečně obsazeno, indikace dnů kdy je plán v limitu, indikace dnů kde je směna přeobsazena ať již z jakýchkoli příčin. Optimální indikace pomocí barevného rozlišení. 5) Import a export dat SW modul bude vybaven rozhraním pro datový přenos ve formátu *.csv nebo jiným rozraním pro: Import pracovníků a jejich osobních klíčových údajů z externího SW modulu pro personalistiku Export rozvržení dlouhodobého plánu za vyrovnávací období do SW modulu mezd Export dat z reálného plánu do SW modulu mezd Export finálního výkazu práce za jednotlivé pracovníky do SW modulu mezd Možnost sdílení dat mezi vnějšími SW systémy využitím ODBC rozhraní. 6) Legislativní kontrola SW musí poskytnout kontrolu nad dodržováním zákona (zejména ustanovení o pracovní době Zákona 262/2006 Sb. ZP, zákon číslo 96/2004 Sb. o nelékařských zdravotnických povoláních) Upozornit uživatele SW na porušení platných předpisů Identifikovat a informovat o jaké porušení předpisů se jedná Informovat jedná-li se o porušení jež lze připustit (méně závažný charakter) nebo zdali se jedná o zásadní porušení jež není přípustné. 7) Požadované výstupy SW výkazy Výkazy (statistiky nad rozložením směn) pro zjištění a dokladování zátěže pracovníků z hlediska rozložení typových směn (například počty nočních, denních, svátečních směn a pod) Souhrnné statistiky výkazy celkových hodin za pracoviště apod. Plánovací formuláře a výkazy formuláře přehledně vypisující naplánované směny pro vybranou skupinu osob ve vybraném měsíčním
období. Formuláře v úpravě dovolující vepisovat ručně doplňkové požadavky ze strany pracovníků jichž se plán dotýká apod. Výkaz práce a další statistiky detailní měsíční výkaz práce pracovníka ve standardizovaných formulářích. Vybrané reporty s možností exportu do excellu. 8) Další požadované funkce systému: zápůjčka pracovníka z jiného úseku pro pokrytí směny do oddělení, jehož kapacity jsou vyčerpány Sdílení fondu pracovníka mezi dvě a více oddělení přehledné porovnání rozložení směn dlouhodobého plánu vůči reálnému a skutečnému plánu možnost porovnání plánovaného rozložení směn se záznamy ze standardního kartového elektronického evidenčního docházkového systému modul dlouhodobého plánování absencí modul vyhodnocení nároků na dotace na stravné výpočet koeficientu pro převod staré dovolené a nárok na novou dovolenou v souladu s 213 Podmínky: Do celkové ceny musí být započtena také cena za základní SW vybavení (OS, DB). Do nabídky prosím uveďte délku záruky v měsících, nabídkovou cenu jak bez DPH, tak včetně DPH, vyčíslete dopravu a případně i cenu za servisní hodinu technika. Také uveďte termín dodání. Zadavatel požaduje splatnost faktur (daňových dokladů) min. 30 dnů od data doručení, možnost rozložení platby do 36 rovnoměrných splátek. V případě dotazů se můžete obrátit na Ing. Krapla na tel. 518 306 354. Vaši nabídku očekáváme do 23. 3. 2009. Zaslat ji můžete emailem na adresu hornakova@nemho.cz nebo poštou na adresu: Nemocnice TGM Hodonín, příspěvková organizace Jitka Horňáková, investiční referent Purkyňova 11 695 26 Hodonín Vámi uvedená nabídková cena je pevná, konečná a neměnná. Předem děkuji za účast ve výběrovém řízení. O výsledku výběrového řízení budete písemně informování. S vítězným uchazečem bude sepsána smlouva. Vyhrazujeme si právo toto výběrové řízení kdykoliv zrušit. S pozdravem Ing. Antonín Tesařík pověřený řízením