DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 61 DATABÁZE - ACCESS (příprava k vykonání testu ECDL Modul 5 Databáze a systémy pro zpracování dat)
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 62 Databáze a systémy pro uchování dat Databáze pomáhají přehledně udržovat informace, které popisují oblast určitého zaměření (například evidenci žáků a učitelů, zboží, evidenci knih,...). Obecně lze říct, že databáze je skupina informací uspořádaná podle určitých kritérií (nejčastěji do formátu tabulky) tak, aby byla umožněna co nejsnadnější manipulace s těmito informacemi. Cílem databázových programů je uspořádat data na počítači tak, aby se tyto informace mohly různě upravovat a zároveň jednoduše prezentovat ve formulářích a sestavách. Databáze je tedy skupina dat, která je organizována z důvodu snadného dotazování, aktualizace a získávání informací. Access 2003 Access 2003 Nejčastěji se setkáte na počítačích s databázovým programem MS Access, protože bývá součástí kancelářského balíku MS Office Professional. Proto i další texty a ukázky práce s databází budou v programu MS Access verze 2003, s kterým se můžete setkat i při testech ECDL. Základní databázové pojmy Než začnete pracovat s databází, musíte se seznámit se základními termíny. Databáze je např.telefonní seznam, seznam kazet, seznam zaměstnanců a údaje k nim, seznam knih v knihovně nebo seznam občanů v domě. Záznam obsahuje všechny údaje o jedné položce databáze (v databázi telefonní seznam představuje záznam všechny údaje o jednom člověku). Pole je jedna určitá kategorie záznamu (v telefonním seznamu představuje pole údaj o příjmeních, které lze nalézt v jednotlivých záznamech). Stejně tak bude polem telefonní číslo, adresa. Tabulka je základem pro každou databázi. Vzhledem je podobná tabulce z programu Excel. Každá databáze musí obsahovat alespoň jednu tabulku, přičemž většina databází obsahuje více tabulek, většinou spolu propojených. Jedna tabulka tak může obsahovat údaje o čtenáři (např. jméno, adresu a telefonní číslo) a druhá záznam o jeho výpůjčkách knih. Dotaz je souhrn určitých dat, která dohromady vytvářejí určité kritérium. Dotazem může být kritérium zahrnující všechny Procházky bydlící v Plzni, kteří se narodili po roce1980 atd. Dotaz slouží k zobrazení, úpravě a analýze dat z tabulek databáze. Jedná se o příkaz k výběru nebo změně dat z tabulek databáze na základě nastavených kritérií (podmínek). Výběrový dotaz načítá data z jedné nebo více tabulek a výsledek zobrazuje pomocí datového listu, který lze uložit a následně prezentovat ve formuláři nebo v sestavě. Používá se také k setřídění tabulek podle dvou a více kritérií, k seskupení záznamu, vytvoření součtu, průměru a k dalším funkcím. Dotazům se také někdy říká filtry. Databáze Tabulka Dotaz
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 63 Formulář je používán pro snadné zadávání dat. Formuláře zobrazují většinou v jednom okamžiku pouze jeden záznam. Formulář usnadňuje uživateli vkládání, úpravy a zobrazování dat z databáze. Pomocí formuláře je možné nechat zobrazit vybrané hodnoty pouze jednoho záznamu, nebo celou tabulku na jednom listu formuláře. Data ve formuláři lze zadávat, měnit a dokonce i tisknout. Formulář je složen z ovládacích prvků, ve kterých se zobrazují samotné hodnoty, a z celé řady dalších ovládacích prvku (zatržítek, tlačítek, posuvníku apod.). Součástí formuláře mohou být i výpočty (např. souhrny), grafy, případně obrázky. Ve formuláři se pohybujeme pomocí klávesnice nebo myši. Vytvoření formuláře Zdrojem dat pro formuláře mohou být tabulky nebo dotazy. Formulář je možno vytvořit: automatickým formulářem; pomocí průvodce formulářem; v návrhovém zobrazení. Pro zobrazení dat v databázi musí být formulář připojen k tabulce nebo dotazu. Sestava je souhrnem dat ve formátu, který je vhodný pro tisk. Příkladem takové sestavy jsou seznamy zaměstnanců i se zvolenými údaji o nich, vytvořené na základě vhodné databáze nebo dotazu. Sestavy slouží k prezentaci dat, zejména k jejich tisku v předem definované podobě na tiskárně. Stejně jako u formuláře jsou informace na sestavě rozděleny do sekcí (záhlaví a zápatí sestavy, záhlaví a zápatí stránky, tělo). Oproti formulářům lze v sestavách vytvářet tzv. úrovně seskupení dat. Vytvoření sestavy Zdrojem dat pro sestavy mohou být buď tabulky, nebo dotazy. Sestavu je možno vytvořit: jako automatickou sestavu; pomocí Průvodce sestavou; v návrhovém zobrazení. Klíč, primární klíč a relace Klíč Základním předpokladem pro definování relací (propojení tabulek) je nutnost definice klíče. Klíčem může být takové pole tabulky, které slouží k vzájemnému propojení tabulek. Klíč Primární klíč Relace Primární klíč Význam tzv. primárního klíče je v tom, že položka s touto vlastností zajistí jedinečnost vkládaných hodnot (nepovolí vložení opakujících se údajů). Primární klíč definujete tak, že v návrhu tabulky klepnete na dané pole pravým tlačítkem myši a zvolíte položku Primární klíč nebo jej vložíte pomocí ikony z panelu nástrojů.
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 64 Definování relací Relační tabulky v databázi umožňují prohlížení informací z různých tabulek ve stejnou dobu. Smyslem používání relačních tabulek v databázi je možnost kombinování dat z různých tabulek. Při návrhu tabulek (i dodatečně) zvolíte primární klíče tabulek. Relace definujete v okně relací (Nástroje- Relace...) výběrem tabulek, mezi nimiž chcete relaci vytvořit, a následným přetažením klíčového pole z jedné tabulky na klíčové pole ve druhé tabulce. Typ relace, kterou program Access vytvoří, závisí na definici souvisejících polí: Relace 1:1 bude vytvořena, jsou-li obě související pole primárním klíčem. Jednomu záznamu v tabulce A odpovídá maximálně jeden záznam v tabulce B a naopak. Tento typ relace není obvyklý, protože většinu takto souvisejících informací lze soustředit v jedné tabulce. Relace 1:N je nejobvyklejším typem relace. Relace bude vytvořena, jestliže je pouze jedno ze souvisejících polí primárním klíčem. Jednomu záznamu v tabulce A může odpovídat více záznamů v tabulce B, ale jednomu záznamu v tabulce B odpovídá maximálně jeden záznam v tabulce A. Relace N:N - jednomu záznamu v tabulce A odpovídá více záznamů v tabulce B a naopak. Definovat relaci N:N je možné pouze pomocí definice třetí tabulky (nazývané spojovací tabulka). Relace N:N jsou ve smutečnosti dvě relace 1:N s třetí tabulkou mezi nimi. Řazení, filtrace a dotazy Řazení Údaje v tabulce můžete třídit podle jednotlivých sloupců. Rychlé řazení záznamů podle určitého sloupce se provede tak, že se nastavíte kurzorem do tohoto sloupce a klepnete na tlačítko Seřadit vzestupně sestupně. Filtrace nebo Seřadit Klepnete na ikonu a zadejte podmínky: U čísel a dat použijte především: AND (tzv. a zároveň), např. : >=10 AND <=20, popř. >=1.1. 1998 AND <=1.5.2000. U textu použijte OR (nebo), např. leden OR únor OR Březen. Znak nerovná se <>. *(hvězdička) nahrazuje libovolný počet znaku: např. jména začínající písmenem S*, popř. pole obsahuje slovo PRA- HA (*Praha*). Prázdné buňky: zapište IS NULL, (např. bez titulu v tabulce zaměstnanci). Neprázdné buňky: zapište IS NOT NUL, (např. všechny s libovolným titulem). Po prohlédnutí filtru se dostanete zpět do kompletní tabulky klepnutím na ikonu
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 65 Tabulky Tabulka je soubor dat týkajících se určitého tématu, jako jsou výrobky, klienti, dodavatelé nebo různé seznamy. V tabulce jsou data uspořádaná do sloupců (pole - zboží, cena, množství...) a řádků, kde jsou potřebné údaje - záznamy - jablka, 29 Kč, 150 kg). Program Access nabízí tři způsoby vytvoření prázdných tabulek: v návrhovém zobrazení pomocí průvodce import databáze z externího souboru, nejčastěji z Excelu V návrhovém zobrazení tabulky zadáváme k jednotlivým položkám datové typy: Datové typy v návrhovém zobrazení tabulky Vlastnosti a typy položek Datové typy - návrhové zobrazení tabulky 1. Název pole - uvádí se název o délce max. 64 znaků. V návaznosti na další operace s položkami v tabulce se doporučuje, aby název byl výstižný, jednoduchý a co nejkratší. 2. Datový typ - u každého pole se musí určit datový typ a tím naznačit, které údaje se do něj budou zapisovat. Najede-li se na tento sloupec, objeví se rozvírací nabídka, ze které se zvolí vhodný typ. Poté se objeví příslušné volby pro upřesnění ve Vlastnostech pole Obecné v dolní části dialogového okna. 3. Pole Popis - upřesňuje popis pro jednotlivé údaje v Názvu pole. Jeho vyplnění není povinné. Datové typy Typy položek
DATABÁZE A SYSTÉMY PRO UCHOVÁNÍ DAT 66 Text - nejobecnější typ - obsahem může být řetězec o délce max. 255 znaků. Konkrétní hodnota může obsahovat mezery, speciální znaky, číslice, malá a velká písmena, interpunkční znaménka a podobně. Datový typ text se použije pro pole obsahující jméno, příjmení, adresu, PSC, telefon atd. Velikost pole je standardně nastavena na 50 znaků, toto číslo lze ještě upravit podle předpokládané délky obsahu pole na, pokud možno, co nejmenší - např. křestní jméno v našich podmínkách nepřesahuje 20 znaků. Zmenšení počtu znaků slouží k úspoře místa na disku a ke zrychlení práce s databází. Je-li sloupec typu text lze data řadit a ve sloupci vyhledávat. Automatické číslo - pokud se zadá tento datový typ, ponechává se na programu přiřazování vzestupné posloupnosti přirozených čísel ke každému záznamu. Datum a čas - nejčastěji se používá pro datum narození, datum pořízení nějaké věci ( např. auta, knih, pomůcek). Z polí tohoto typu lze vyjmout třeba zaměstnance narozené v určitém měsíci, k datu se dá přičíst týden, měsíc, rok atd. Na záložce Obecné v řádku Formát se volí způsob zobrazení datu. Měna -vkládaná čísla obsahují znak zvolené měny. Na záložce Obecné se může určit s kolika desetinnými místy se mají údaje zobrazovat. Zápis měny - nikdy se nedopisuje symbol měny v tabulce ručně, vždy se volí pro tato čísla datový typ měna. jinak by nebylo možné provádět s vloženými údaji početní operace. ANO/NE. zatržítko, jsou tři možnosti například pro pole muž: šedé políčko- všechny záznamy - muži i ženy zatrženo - pouze muži nezaškrtnuté bílé políčko - pouze ženy Příklad návrhového zobrazení a zobrazení datového listu s přepnutím: Návrhové zobrazení tabulky s názvem Auta: Zobrazení datového listu: Přepínání mezi zobrazeními