10.12 TVORBA FORMULÁŘE 10.12.1 VYTVOŘENÍ JEDNODUCHÉHO FORMULÁŘE Jeden ze způsobů zadávání dat v programu MS Access je pomocí tabulek. Ovšem mnohem výhodnější způsob je pomocí tzv. formulářů. Jak jste se mohli sami přesvědčit, zadávání dat do tabulky není sice nijak obtížné, ale vyžaduje neustálou pozornost, aby nedocházelo k chybám. Navíc je množství buněk značně nepřehledné a je lehké se v nich snadno ztratit. Naštěstí Access umožňuje vytvořit formuláře, které práci s tabulkou značně usnadní. Pokud použijete formulář, nemusíte se již starat o to, zda zapisujete údaje do správného řádku, ale vyplňujete přehledně uspořádaná a přesně popsaná políčka. Je to podobné, jako když vyplňujete formulář na pojistnou událost nebo na daňové přiznání. Formulář je tedy vlastně jakousi nadstavbou tabulky, která zobrazuje data z tabulky (nebo i více tabulek) v jiné, mnohem přehlednější podobě. Při vytváření databázové aplikace se nezadávají data přímo do tabulek, ale používají se vhodně navržené formuláře. V nich je možno přesně nadefinovat vzhled položek, vybrat jen potřebné položky z tabulek, navrhnout vhodný typ formuláře a graficky jej upravit. COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o 81
Obr. Formulář Okno s formulářem Nejrychlejším a nejjednodušším způsobem vytvoření nového formuláře je využití automatického formuláře. Obr. Tvorba nového formuláře nabídka pro vytvoření nového formuláře 82 COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o.
POSTUP TVORBY FORMULÁŘE: 1. Z levé části okna Databáze vyberte na panelu Objekty Tabulky a ze seznamu v pravém části okna vyberte tabulku, pro kterou chcete vytvořit automatický formulář. 2. Na panelu nástrojů klepněte na šipku vedle tlačítka nový objekt a z rozvinuté nabídky vyberte možnost Automatický formulář. 3. Vytvoří se formulář, který obsahuje všechna pole z vybrané tabulky. 4. Pokud si chcete vytvořený formulář uložit pro pozdější použití, uložte jej uložit pomocí ikony Uložit ze Standardního panelu nástrojů nebo příkazem Soubor Uložit. Takto vytvořený formulář vám sice usnadní zadávání dat, ale přesto by snesl ještě některá drobná vylepšení. Není například příliš šťastné, jsou-li pole uspořádána pod sebou. Pokud je jich více, jako v našem případě, může se stát, že se na formulář všechna nevejdou. Musí se pak používat posuvníky, a to ne každému vyhovuje. Access nabízí větší výběr automatických formulářů, než by se na první pohled mohlo zdát. V případě, že jsou tabulky v relaci, vzniknou kombinované formuláře, které nemusí vždy zobrazovat data tak, jak si představujete. Proto je většinou vhodnější vytvořit formulář pomocí průvodce a v návrhovém zobrazení ho upravit. COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o 83
Obr. Automaticky vytvořený formulář z tabulky zákazníci 84 COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o.
VÝBĚR AUTOMATICKÝCH FORMULÁŘŮ: Sloupcový Ten jsme si popsali před malou chvílí. Jeden formulář umožňuje zadat jeden záznam. Položky jsou umístěné pod sebou ve sloupcích. Tento typ formuláře bude vhodný pro pořizování tabulky zákazníci Tabelární V něm jsou pole uspořádána vedle sebe a je současně je zobrazeno několik záznamů pod sebou. Řádky jednoho záznamu jsou tak obsáhlé, aby umožnily zadání všech položek. Tyto formuláře se používají pro zadávání tabulek s malým počtem sloupců, například různých číselníků. V našem případě by to byla tabulka Odvětví Datový list Tento automatický formulář obsahuje zobrazení datového listu jak ho známe při práci s tabulkami. Je vhodný jako informativní formulář, méně pro pořizování dat. COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o 85
POSTUP TVORBY NOVÉHO FORMULÁŘE : 1. Vyberte typ objektu Formulář. Z nabídky Nový Objekt vyberte položku Formulář nebo stiskněte tlačítko Nový na panelu nástrojů. 2. Vyberte druh automatického formuláře, který chcete vytvořit. 3. Stisknutím tlačítka OK vytvořte požadovaný formulář. 4. Pokud chcete nový formulář uchovat, uložte jej obvyklým způsobem. Obr. Dialogové okno Nový formulář V okně průvodce si můžete vybrat některý z připravených typů formulářů např. tabelární, sloupcový, datový atd. 86 COPYRIGHT 2007 Počítačová služba s.r.o.