Uživatelská příručka aplikace SPRÁVA NEMOVITOSTÍ pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 1 Obsah Přihlášení do systému... 2 Hlavní obrazovka... 3 Nástěnka... 4 Nástěnka - vložení příspěvku... 5 Databáze členů... 6 Dokumenty... 7 Dokumenty přidání a úprava... 8 Evidence závad... 9 Evidence závad přidání a úprava... 10 Instituce a služby... 11 Fotogalerie... 12 Fotogalerie přidání a úprava... 13 HTML editor textu... 14 Popis položek nástrojové lišty... 14 Manuál pro Vzdálený přístup do aplikace ides... 15 Záložka Další údaje... 17 Změna přihlašovacích údajů (hesla)... 18 Příklady... 19 Chcete se podívat, jaký je Váš měsíční předpis úhrad?... 19 Chcete se podívat na seznam spolubydlících osob?... 19 Chcete si vytisknout EVIDENČNÍ LIST?... 20 Chcete se podívat, zda nemáte dluh nebo přeplatek?... 20 Chcete si vytisknout stav konta?... 21 Manuál pro Vzdálený přístup do aplikace ides pro předsedu družstva... 22 Práce se systémem... 23 Záložka Další údaje... 24 Změna přihlašovacích údajů (hesla)... 25 Příklady... 26 Chcete se podívat, jaký je měsíční předpis úhrad některého z uživatelů (vlastníků) prostoru?... 26 Chcete se podívat, zda nemá některý z uživatel (vlastníku) prostoru dluh?... 26 Chcete vidět platební morálku všech vlastníků?... 27 Chcete přehled vlastníku prostoru?... 27
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 2 Přihlášení do systému Aplikace Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek (dále jen Aplikace) je dostupná na webové adrese svj.jihomestska.cz nebo z úvodní stránky webové prezentace společnosti Jihoměstská majetková a. s. www.jihomestska.cz. Pro přihlášení je nutné zadat uživatelské jméno a heslo, které Vám sdělí Váš správce nemovitosti. Aplikace je přístupná on-line v běžném webovém prohlížeči se zapnutou podporou Javascriptu a Cookies. Doporučené jsou prohlížeče MS Explorer 9, Mozilla FireFox 17 a Google Chrome 23. Pro plnohodnotnou práci doporučujeme rozlišení obrazovky minimálně 1280x1024 bodů.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 3 Hlavní obrazovka Po úspěšném přihlášení se zobrazí hlavní stránka aplikace. V horní části je k dispozici navigační menu pro přístup k jednotlivým funkcím aplikace: Úvod Zde je k dispozici celkový přehled hlavních novinek rozdělených do informačních boxů. Nástěnka Modul nástěnka slouží k prezentaci novinek v rámci družstva. Databáze členů Tento modul zobrazuje celkový výpis aktuálního seznamu členů družstva. Dokumenty V této sekci jsou k dispozici dokumenty a soubory ke stažení. Evidence závad Modul Evidence závad slouží ke hlášení závad a ke sledování jejich stavu vyřízení. Instituce a služby Stručný přehled kontaktů na důležité služby pro členy družstva. Fotogalerie Do sekce fotogalerie lze vkládat dokumentační fotografie. ides Přístup do výpisu evidenčního listu a plateb. V pravém horním rohu jsou informace o přihlášeném uživateli a tlačítko pro odhlášení. Doporučujeme po ukončení práce s Aplikací se ze systému nejprve odhlásit a až po té případně zavřít okno prohlížeče.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 4 Nástěnka Nástěnka slouží ke vkládání informací pro všechny členy družstva. Příspěvky jsou v přehledu seřazeny dle data vložení od nejnovějšího po nejstarší. Vkládat příspěvek může kterýkoliv člen družstva. Příspěvek se na nástěnce zobrazí okamžitě po vložení.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 5 Nástěnka - vložení příspěvku Pro vložení nového příspěvku na nástěnku klikněte na tlačítko Přidat nový záznam v přehledu nástěnky. V dialogu pro vložení nového záznamu na nástěnku je možné vyplnit titulek (povinný) a text příspěvku. Formát písma v textu je možné upravit pomocí nástrojové lišty v horní části vstupního políčka. Obsluha vzhledu textu je shodná s prací v běžném textovém editoru. Součástí zprávy může být libovolný počet dokumentů a fotografií, které je možné přidat tlačítkem Přidat soubory v dolní části dialogu. Po stisknutí tlačítka Uložit se zadané informace uloží a okamžitě zobrazí na hlavní stránce nástěnky.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 6 Databáze členů Záložka Databáze členů obsahuje aktuální výpis všech členů družstva. U členů výboru je vypsána funkce. Volitelně je možné vypisovat e-mailové a telefonní kontakty na jednotlivé členy.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 7 Dokumenty Do sekce Dokumenty je možné vkládat libovolný počet souborů a fotografií ke stažení. Dokumenty lze třídit do složek. Seznam složek se nachází v levém sloupci stránky. Pod seznamem jsou k dispozici tlačítka pro přidání nové složky, případně úpravy názvu nebo odstranění. Hlavní systémovou složku Dokumenty nelze odstranit či přejmenovat. Vkládat, upravovat a odstraňovat dokumenty mohou pouze členové výboru. Dokumenty lze vkládat buď jednotlivě, nebo ve skupinách dle jejich tématu.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 8 Dokumenty přidání a úprava Pro vložení nového dokumentu klikněte na tlačítko Přidat nový záznam v přehledu dokumentů. V dialogu pro vložení nového dokumentu je možné vyplnit titulek (povinný) a popisný text. Formát písma v textu je možné upravit pomocí nástrojové lišty v horní části vstupního políčka. Obsluha vzhledu textu je shodná s prací v běžném textovém editoru. Při vložení či úpravě vlastností dokumentu je možné vybrat složku, do které dokument bude vybrán. Předvybraná je vždy aktuální složka. Součástí záznamu může být libovolný počet dokumentů a fotografií, které je možné přidat tlačítkem Přidat soubory v dolní části dialogu. Po stisknutí tlačítka Uložit se zadané informace uloží a okamžitě zobrazí na stránce s dokumenty.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 9 Evidence závad Modul Evidence závad slouží ke hlášení závad a ke sledování jejich stavu vyřízení. Pomocí filtru v horní části výpisu ve žlutém panelu lze omezit výpis závad dle stavu jejich vyřízení. Vkládat závady může každý člen družstva. Upravovat a odstraňovat pouze člen výboru. V detailu závady je možné vkládat komentáře k realizaci a stavu vyřízení závady.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 10 Evidence závad přidání a úprava Pro vložení nového záznamu do evidence závad klikněte na tlačítko Přidat nový záznam v přehledu závad. V dialogu pro vložení nového záznamu je možné vyplnit titulek (povinný) a popisný text. Formát písma v textu je možné upravit pomocí nástrojové lišty v horní části vstupního políčka. Obsluha vzhledu textu je shodná s prací v běžném textovém editoru. Součástí záznamu může být libovolný počet dokumentů a fotografií, které je možné přidat tlačítkem Přidat soubory v dolní části dialogu. Po stisknutí tlačítka Uložit se zadané informace uloží a okamžitě zobrazí na stránce s evidencí závad a zároveň je odeslán informační e-mail na členy výboru a technikovi správcovské firmy.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 11 Instituce a služby Stránka obsahuje přehled kontaktů na důležité služby pro členy družstva.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 12 Fotogalerie Do sekce fotogalerie lze vkládat dokumentační fotografie pro potřeby členů družstva. Fotografie mohou být uspořádány do libovolného počtu galerií, které mohou obsahovat libovolný počet fotografií.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 13 Fotogalerie přidání a úprava Pro vložení nové galerie klikněte na tlačítko Přidat nový záznam v přehledu závad. V dialogu pro vložení nového záznamu je možné vyplnit titulek (povinný) a popisný text. Formát písma v textu je možné upravit pomocí nástrojové lišty v horní části vstupního políčka. Obsluha vzhledu textu je shodná s prací v běžném textovém editoru. Součástí záznamu může být libovolný počet fotografií, které je možné přidat tlačítkem Přidat soubory v dolní části dialogu. Rozměry fotografií jsou automaticky zmenšeny na jednotný formát galerie. Po stisknutí tlačítka Uložit se zadané informace uloží a okamžitě zobrazí na stránce s galerií.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 14 HTML editor textu V různých částech aplikace je k dispozici online HTML editor obsahu. Ovládání tohoto editoru je shodné s psaním textu v textových editorech na osobních počítačích jako např. MS Word, OpenOffice apod. Popis položek nástrojové lišty Vložit jako čistý text Vloží ze schránky text bez jakéhokoliv formátování. Zpět a Vpřed Tlačítka umožňují krokovat provedené úpravy textu. Vybrat vše Vybere celý obsah textu. Odstranit formátování Odstraní formátování vybraného textu. Dolní a horní index Nastavení dolního a horního indexu. Formátování textu Volby pro nastavení tučného, kurzívy, podtrženého a přeškrtnutého písma. Barva písma Nastavení barvy písma a pozadí textu. Smajlíky Zobrazí dialog pro vložení ikonky. Zarovnání textu Nastavení zarovnání odstavce textu.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 15 Manuál pro Vzdálený přístup do aplikace ides Důležité Údaje, zveřejněné v rámci Vzdáleného přístup ides, jsou pouze informativního charakteru. Závazné informace, získáte v kanceláři Vaší správní firmy. Zejména se to týká údajů o případném nedoplatku či přeplatku na zálohách na služby, vyúčtování či poplatku z prodlení.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 16 Práce se systémem Po úspěšném přihlášení do systému se Vám otevřelo druhé okno, které je rozčleněno do pěti částí: první část označená číslem 1 je levé navigační menu, kde kliknutím na položku Nájemní vztahy se Vám zobrazí informace o Vámi užívaném (případně vlastněném) prostoru nebo se můžete odhlásit ze systému kliknutím na položku Odhlášení. Označené části na obrázku pod číslem 2 5 uvidíte až po kliknutí na položku Nájemní vztahy v části 1. v části označené číslem 2 naleznete záložky Další údaje, Sestavy a Opravy údajů : záložka Další údaje - zde máte možnost najít Vámi hledané informace (např. přehled spolubydlících osob, údaje o Vašem uživatelském (vlastnickém) vztahu, výše úhrady, kterou máte pravidelně hradit (případně položky ze kterých se úhrada skládá a jejích výše), vyúčtování, kontaktní adresu, platby (kdy byla uhrazena a v jaké výši)...) záložka Sestavy kliknutím na tuto záložku si v její levé částí máte možnost vybrat z některých Vámi přístupných tiskových sestav. Po výběru z některé tiskové sestavy a kliknutím na tlačítko Generuj (pokaždé když si vyberete některou ze sestav musíte použít tlačítko Generuj, které se nachází zhruba uprostřed záložky sestavy. V případě ale, že nepoužijete toto tlačítko pak se Vám sestava nevytvoří) dojde k vytvoření tiskové sestavy, která je vždy ve formátu PDF. Tip: pro zobrazování dokumentů ve formátu PDF je nutno mít v PC nainstalovaný program. Který umožňuje otevírat tyto soubory. Na trhu existuje několik bezplatných programů, které jsou volně ke stažení např. Adobe Reader (ke stažení na stránkách http://www.adobe.com/cz/ ). Bohužel rovněž pro otevíraní těchto souboru u některých prohlížečů je potřebné provézt nastavení které povoluje stahovat tyto soubory a otevřít je. záložka Opravy údajů - zde máte možnost vidět základní informace o Vašem uživatelském vztahu (Údaje není možno editovat). ostatní záložky jsou neaktivní v části označené číslem 3 naleznete funkční tlačítka. Z těchto budete využívat především tlačítko Zpět. tlačítko Zpět Vám bude sloužit k vrácení se do předchozí evidence. Toto tlačítko není vidět vždy. část označená číslem 4 je vyhledávací podmínka, která slouží k dohledání Vámi hledaných informací v aktuálně zobrazené evidenci. Po zadání podmínky do vybraného pole je nutno podmínku potvrdit tlačítkem Zobraz v části 3. část označená číslem 5 je vyhledávací seznam, kde máte možnost vidět detailnější informace v dané evidenci.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 17 Záložka Další údaje Zde máte možnost vidět informace o Vámi užívaném (vlastněném) prostoru (např. kliknutím na název položky Platby uvidíte úhrady, nebo vyplacené přeplatky) V případě, že Vás bude zajímat podrobnější informace k dané evidenci nebo si vytisknou z dané evidence požadovanou sestavu, klikněte na mřížku (viz. Obrázek).
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 18 Změna přihlašovacích údajů (hesla) V levém navigačním menu (stromečku) kliknutím na položku Změna hesla se Vám otevře definiční okno. V definičním okně vyplňte pozorně položky Původní heslo, Nové heslo, heslo kontrola, následně kliknutím na tlačítko Ano dojde ke změně hesla.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 19 Příklady Chcete se podívat, jaký je Váš měsíční předpis úhrad? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Klikněte na záložku Další údaje a u položky Předpis pro uvidíte, v jaké výši musíte předpis hradit. Chcete se podívat na seznam spolubydlících osob? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Klikněte na záložku Další údaje. Po kliknutí na položku Spolubydlící se Vám zobrazí seznam spolubydlících osob.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 20 Chcete si vytisknout EVIDENČNÍ LIST? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Klikněte na záložku Sestavy kde si vyberte ze seznamu tiskových sestav sestavu Evidenční/Výpočtový list. Vyberte si v nabídce, co se má prezentovat na tiskové sestavě. Kliknutím na tlačítko Generuj se Vám vytvoří tisková sestava Chcete se podívat, zda nemáte dluh nebo přeplatek? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Kliknutím na záložku Další údaje se Vám u položky Stav Konta ke dni.. zobrazí informace o Vašem stavu zda maté vše uhrazení nebo případně máte přeplatek, nebo nedoplatek. Rovněž máte možnost vidět k jakému dni je stav konta prezentován. (Pozor!!! U položky Konto Aktuální stav evidence. se Vám prezentuje součet všech předpisů v evidenci jak před splatností tak po splatnosti.)
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 21 Chcete si vytisknout stav konta? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Klikněte na záložku Sestavy kde si vyberte ze seznamu tiskových sestav sestavu Evidence předpis a plateb. Kliknutím na tlačítko Generuj se Vám vytvoří tisková sestava.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 22 Manuál pro Vzdálený přístup do aplikace ides pro předsedu družstva Důležité Údaje, zveřejněné v rámci Vzdáleného přístup ides, jsou pouze informativního charakteru. Závazné informace, získáte v kanceláři Vaší správní firmy. Zejména se to týká údajů o případném nedoplatku či přeplatku na zálohách na služby, vyúčtování či poplatku z prodlení.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 23 Práce se systémem Po úspěšném přihlášení do systému se Vám otevřelo druhé okno, které je rozčleněno do pěti částí: první část označená číslem 1 je levé navigační menu, kde kliknutím na položku Uživatelé prostoru se Vám zobrazí informace k jednotlivým uživatelům (vlastníkům) prostoru (případně vlastněném) prostoru nebo se můžete odhlásit ze systému kliknutím na položku Odhlášení. Označené části na obrázku pod číslem 2 5 uvidíte až po kliknutí na položku Uživatelé prostoru v části 1. v části označené číslem 2 naleznete záložky Další údaje, Sestavy a Opravy údajů : záložka Další údaje - zde máte možnost najít Vámi hledané informace (např. přehled spolubydlících osob, údaje o Vašem uživatelském (vlastnickém) vztahu, výše úhrady, kterou máte pravidelně hradit (případně položky ze kterých se úhrada skládá a jejích výše), vyúčtování, kontaktní adresu, platby (kdy byla uhrazena a v jaké výši)...) záložka Sestavy kliknutím na tuto záložku si v její levé částí máte možnost vybrat z některých Vámi přístupných tiskových sestav. Po výběru z některé tiskové sestavy a kliknutím na tlačítko Generuj (pokaždé když si vyberete některou ze sestav musíte použít tlačítko Generuj, které se nachází zhruba uprostřed záložky sestavy. V případě ale, že nepoužijete toto tlačítko pak se Vám sestava nevytvoří) dojde k vytvoření tiskové sestavy, která je vždy ve formátu PDF. Tip: pro zobrazování dokumentů ve formátu PDF je nutno mít v PC nainstalovaný program. Který umožňuje otevírat tyto soubory. Na trhu existuje několik bezplatných programů, které jsou volně ke stažení např. Adobe Reader (ke stažení na stránkách http://www.adobe.com/cz/ ). Bohužel rovněž pro otevření těchto souboru u některých prohlížečů je potřebné provézt nastavení které povoluje stahovat tyto soubory a otevřít je. záložka Opravy údajů - zde máte možnost vidět základní informace o Vašem uživatelském vztahu (Údaje není možno editovat). ostatní záložky jsou neaktivní v části označené číslem 3 naleznete funkční tlačítka. Z těchto budete využívat především tlačítko Zpět. tlačítko Zpět Vám bude sloužit k vrácení se do předchozí evidence. Toto tlačítko není vidět vždy. část označená číslem 4 je vyhledávací podmínka, která slouží k dohledání Vámi hledaných informací v aktuálně zobrazené evidenci. Po zadání podmínky do vybraného pole je nutno podmínku potvrdit tlačítkem Zobraz v části 3. část označená číslem 5 je vyhledávací seznam, kde máte možnost vidět detailnější informace v dané evidenci a provézt výběr např. vlastníka prostoru v evidenci Uživatelé prostoru (výběr provedete tak, že si na daný záznam (vlastníka) řádek kliknete. Posléze se Vám zobrazí informace k danému záznamu i v záložce Další údaje ).
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 24 Záložka Další údaje Zde máte možnost vidět informace o Vámi užívaném (vlastněném) prostoru (např. kliknutím na název položky Platby uvidíte úhrady, nebo vyplacené přeplatky) V případě, že Vás bude zajímat podrobnější informace k dané evidenci nebo si vytisknou z dané evidence požadovanou sestavu, klikněte na mřížku (viz. Obrázek).
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 25 Změna přihlašovacích údajů (hesla) V levém navigačním menu (stromečku) kliknutím na položku Změna hesla se Vám otevře definiční okno. V definičním okně vyplňte pozorně položky Původní heslo, Nové heslo, heslo kontrola, následně kliknutím na tlačítko Ano dojde ke změně hesla.
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 26 Příklady Chcete se podívat, jaký je měsíční předpis úhrad některého z uživatelů (vlastníků) prostoru? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Ve vyhledávacím seznamu si vyberte uživatele, u kterého se budete chtít podívat na danou informaci. Klikněte na záložku Další údaje a u položky Předpis pro uvidíte, v jaké výši musíte předpis hradit. Chcete se podívat, zda nemá některý z uživatel (vlastníku) prostoru dluh? V levém navigačním menu (stromečku) vyberte položku Nájemní vztahy. Ve vyhledávacím seznamu si vyberte uživatele, u kterého se budete chtít podívat na danou informaci. Kliknutím na záložku Další údaje se Vám u položky Stav Konta ke dni.. zobrazí informace o Vašem stavu zda maté vše uhrazení nebo případně máte přeplatek, nebo nedoplatek. Rovněž máte možnost vidět k jakému dni je stav konta prezentován. (Pozor!!! U položky Konto Aktuální stav evidence. se Vám prezentuje součet všech předpisů v evidenci jak před splatnosti, tak po jejich splatnosti.)
Příručka pro práci s aplikací Správa nemovitostí pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek 27 Chcete vidět platební morálku všech vlastníků? V levém navigačním menu (stromečku) rozklikněte položku Evidence pohledávek následně kliknutím na položku Nedoplatky/Přeplatky dostanete přehled kont jednotlivých vlastníků vázajících se k danému prostoru. Chcete přehled vlastníku prostoru? V levém navigačním menu (stromečku) rozklikněte položku Vlastnící, SVJ Společenství vlastníků a následně klikněte na položku SVJ Společenství vlastníků. Kliknutím na záložku Další údaje se Vám zobrazí nabídka, kde kliknutím na položku Vlastnící vymezených jednotek se Vám zobrazí jednotlivý vlastníci prostoru včetně podílů.