10 kroků ke zvládnutí GRAFY Excel Pavel Lasák Aktualizace 2017 květen verze 01
Kapitola: Úvodem do e-booku OBSAH Úvodem do e-booku... 3 Proč graf? Jak začít... 4 1) Výsečový graf... 5 2) Sloupcový (pruhový) graf... 6 3) Spojnicový graf... 7 4) XY graf... 9 5) Ostatní grafy... 10 6) Úpravy grafů... 12 7) Šablona grafů... 13 8) Minigrafy... 15 9) Graf pomocí textové funkce... 16 10) Graf jako podmíněné formátování... 17 Další literatura... 19 Poděkování... 20 2
Kapitola: Úvodem do e-booku Úvodem do e-booku Jak na tvorbu grafů v Microsoft Excel. Od výsečového přes sloupcové, xy, atd. jejich úpravy a možné náhrady grafů využitím jiných možností (podmíněné formátování, minigrafy, funkce). Autor: Pavel Lasák Přes 13 let tvořím nejčtenější web o Excel http://office.lasakovi.com/ (100.000 návštěv měsíčně), který obsahuje přes 1000 článku (vše zdarma a bez registrace). Učím ve firmách, na MUNI (Masarykova univerzita), Czechitas, naucme.se. Konzultuji, programuji ve VBA. Videokurzy: Ve spolupráci se SEDUO (seduo.cz) vznikly videokurzy: Videokurz: Základy Excel: http://bit.ly/excelseduo Maxi kurz Excel (7 hodin videí) http://bit.ly/maxikurzexcel On-line kurz G-tabulek http://bit.ly/gtabulky Sociální sítě: Můžete mě sledovat (propojit se) na sociálních sítích: LinkedIn https://www.linkedin.com/in/pavellasak/ Twitter https://twitter.com/pavellasak 3
Kapitola: Proč graf? Jak začít Proč graf? Jak začít Proč graf? Vizuální zobrazení řekne daleko více, než pohled na rovnici, nebo rozsáhlou tabulku. Na první pohled člověk vidí aktuální situaci a mnohdy se dá odhadnout následný trend budoucího vývoje. Jak začít? Než začnete tvořit graf, potřebujete data, budeme používat zdrojové tabulky. Naučíte se to na příkladech z různých oblastí: Počet odpovědi na dotazník Ceny fiktivních výrobků Prodeje výrobků za jednotlivé měsíce Teplota ve fiktivní místnosti měřená v průběhu dne Zdrojové tabulky jsou uvedeny přímo v pdf. Navíc si můžete zdarma stáhnout i sešit pro vaše studium. Proč: Úspora práce Chcete si ušetřit práci? Vidět co se děje a jak se děje? Tabulka je super, ale chvílí trvá, než se v ní zorientujete. Tak proč nepoužít vhodný graf ve kterém je hned vidět? Navíc nemusíte si tabulky uvedené v e-booku vytvářet, data si stáhněte (http://bit.ly/grafy-pro-ebook Poznámka: Ukázky Ukázky (snímky obrazovek) v tomto e-booku jsou z: Excel 2016 česká verze. Ke stažení podklady http://bit.ly/grafy-pro-ebook 4
Kapitola: Výsečový graf 1) Výsečový graf Jeden z nejoblíbenějších grafů I když mnohdy nevhodně zvolen. Předpokládám, že máte tabulku s daty o počtu odpovědí na fiktivní dotazník, kdy odpovídaly muži/ženy a ty kteří své pohlaví nesdělily. Tabulka může vypadat následovně. Tabulka je k dispozici na listě 01 ve staženém souboru: Muţ 152 Ţena 142 Nezodpovězeno 27 Před tvorbou grafu nutno označit oblast, ze které se graf bude tvořit. Označte tedy B3 až C5. Následně na kartě Vožení v sekci grafy klik na ikonu Výsečový graf a vyberte Výsečový. Excel vloží výsečový graf: Tip: Chcete-li doplnit název grafů? Klik na prvek Název grafů a následně do řádku vzorců = (znaménko rovná se) a klik do buňky ve které již v listu název grafu je a potvrdit Enter. 5
2) Sloupcový (pruhový) graf Máte fiktivní tabulku produktů, u kterých máte údaje o cenách (materiál, práce a balení). Tyto data potřebujete graficky prezentovat. Využijete grafy sloupcové (potažmo pruhové). Data opět si vytvořte jako v ukázkové tabulce nebo přejděte na list 02 ve staženém souboru. Název produktu Cena materiál Cena práce Cena balení Výrobek 1 600 300 100 Výrobek 2 700 100 200 Výrobek 3 850 220 80 Výrobek 4 500 500 500 Výrobek 5 430 350 120 Výrobek 6 520 220 150 Označte oblast, ze které se bude graf tvořit. Na kartě Vložení si vyberete sloupcové (můžete i pruhové funguje stejně). Na výběr máte mnoho typů, vyzkoušíte tyto: Sloupcový skupinový Sloupcový skládaný 100% sloupcový skládaný Prostorový sloupcový (nedoporučuji nejen z důvodu nepřehlednosti, stejně jako další 3D grafy) Nejprve si vyberte graf Sloupcový skupinový (následně můžete postup od označení dat zopakovat a vložit i další grafy). Tip: Klikem na Další sloupcové grafy získáte možnost výběru z dalších 3D grafů, ale z důvodu přehlednosti nedoporučuji. Poznámka: Každý graf má něco do sebe (klade důraz na něco jiného) Podobně lze vytvořit i pruhové grafy - vyzkoušejte. Kapitola: Sloupcový (pruhový) graf Pokud provedete správně, obdržíte sloupcový graf 6
Kapitola: Spojnicový graf 3) Spojnicový graf Máte prodeje fiktivního produktu v jednotlivých měsících a potřebujete se podívat. jak to vypadá v grafu, mít predikci jak se mohou vyvíjet prodeje do budoucna. Data jsou v tabulce, nebo můžete využít list 03. Produkt Prodeje ks Zisky Leden 8 9780 Únor 10 9870 Březen 12 12470 Duben 14 12970 Květen 16 12470 Červen 18 13470 Červenec 20 14470 Označte data a na kartě Vložení si vyberte Spojnicový (stejně jako u sloupcových můžete mít i skládané 100% skládané spojnicové, což ale přeskočím). Co se vám po vložení grafu nemusí líbit je, že datová řada Prodeje ks (modrá čára) je přímka a v grafu nevidíte, jak si vede kolik prodejů bylo provedeno v lednu, kolik v červnu. Co s tím? Excel umí pro graf mít dvě svislé osy (umí i dvě vodorovné). Druhou svislou osu přidáte. Pravý klik nad datovou řadou (čarou) kterou chcete převést na vedlejší osu a z kontextového menu vyberte Formát datové řady 7
Kapitola: Spojnicový graf Z otevřeného okna (Excel 2007 2010) nebo na bočním pravém panelu (Excel 2013 a 2016) vybere Vedlejší osa a máte hotovo. Tip: Klikem na zelené plus u grafu a následně zatrhnout Názvy os. V grafu se názvy objeví, jako obecné názvy, můžete je přepsat, jak potřebujete. Pro Excel 2010 je přidání popisu na dočasném pasu karet Rozložení ikona Názvy os a vyberete pro kterou osu a jak chcete mít popis umístěn. Pokud se povedlo, máte hotovo. Může vypadat podobně. 8
Kapitola: XY graf 4) XY graf Měřím teploty ve fiktivní místnosti a potřebuji tyto přenést do grafu. Na první pohled vypadá, že již umíte, v předchozí kapitole byl spojnicový graf. Jen pokud se podíváte na data teplota není ve stejných časových intervalech. Časové rozestupy jsou různé. Proto nelze využít spojnicový, budete muset použít graf xy. Data si vytvořte, nebo přejděte na list 04 ve staženém souboru. čas Teplota 1:00 25 2:30 29 3:00 29,5 5:10 30 5:20 30,02 5:30 30 7:00 27,2 7:10 27 10:00 28 Pro vytvoření grafu xy, po označení dat přejděte na kartu Vložení a ikony Bodový a bodový s rovnými spojnicemi. Tip: pro porovnání si můžete vložit i graf spojnicový se značkami, ať vidíte, jak vypadá špatně zvolený graf. Pokud provedete správně, obdržíte graf, body znázorňují, že jednotlivá měření nejsou ve stejných časových rozestupech. 9
Kapitola: Ostatní grafy 5) Ostatní grafy V Excel je k dispozici velké množství grafu. Na kartě Vložení při kliku na zobrazit dialogové okno všechny grafy, obdržíte dialogové okno Vložit graf. Kde Excel bude na první záložce Doporučené grafy nabízet nejvhodnější grafy (ne vždy je nabídka správná), ale na záložce Všechny grafy vidíte všechny grafy, které máte ve své verzi Excel k dispozici (u Excel 2016 se může nabídka dle verze malinko lišit) V této kapitole si ukážeme dva typy grafů: Stromovou mapu Trychtýřový Data si vytvořte nebo využijte zdrojový soubor a list 05. Automobilka Počet Tesla 30 BMW 20 Škoda 10 10
Kapitola: Ostatní grafy V prvním kroku vyzkoušejte stromovou mapu. Označte data a na kartě Vložení > zobrazit dialogové okno > Všechny grafy > Stromová mapa. Výsledek Stromová mapa: Pro druhý graf si opět vytvořte data nebo druhá tabulky na listě 05. Co Počet Návštěv na webu 30 Registrace 20 Objednávka 10 V prvním kroku vyzkoušejte stromovou mapu. Označte data a na kartě Vložení > zobrazit dialogové okno > Všechny grafy > Trychtýřový. Výsledek trychtýřový Poznámka: Bude nutno upravit popisky na první vložení není úplně ideální, ale to už nechám na vás, pokud nevíte, jak v další kapitole se podíváme jak na úpravy grafů 11
Kapitola: Úpravy grafů 6) Úpravy grafů Graf máte hotov, ale je potřeba jej vylepšit. Jak na to se dozvíte v této kapitole. Předpokládám, že máte hotov graf z kapitoly 03. Opět jak v předcházejících kapitolách můžete využít list 06 na staženém sešitě. Co si vyzkoušíte: Změnit styl datové řady (barva) Změna datové řady (ze spojnicové sloupcové) Změna stylu datové řady Označíte datovou řadu, kterou chcete upravit (vylepšit), pravý klik a z menu vyberete Formát datové řady v pravém panelu si vyberete výplň a čára (kyblík) Následně si můžete vybírat jakou čáru, jakou barvu atd. Výsledkem bude například: Změna datové řady Ještě druhou datovou řadu změníte na sloupce. Pravým tlačítkem a z menu vyberete Změnit typ grafu řady v dialogovém okně Změnit typ grafu můžete změnit původní typ Spojnicový na Skupinový sloupcový. Podobně můžete změnit i barvu (jako v předchozí části) Výsledkem bude například: 12
Kapitola: Šablona grafů 7) Šablona grafů Máte vymazlený graf, který chcete často používat? Jako v následující ukázce Můžete jej uložit jako šablonu. Poznámka: Nepřepisujte názvy grafu a název (popis) os, jelikož budeme vytvářet šablonu, ve které přepsané názvy zlobí. Jak to provést? Pokud máte Excel 2016 (2013) klik pravým tlačítkem nad grafem a vybrat Uložit jako šablonu... U Excel 2010 (2007) na dočasném pasu karet Návrh a druhá ikona Uložit jako šablonu. V zobrazeném dialogovém okně zadáte název, pod kterým chcete mít uloženo a klik na Uložit. Jak se k šabloně dostat? Opět nejprve označíte data a pak na kartě Vložení > Zobrazit všechny karty (neboli malý čtvereček se šipkou) v sekci Grafy. Na zobrazeném dialogovém okně vyberte záložku Všechny grafy a klik na menu Šablony, kde si vyberete váš graf a klik na OK. 13
Kapitola: Šablona grafů Následně bude graf vložen. Tip: protože jsme nepřepisovaly název grafu a popis os. Bylo to záměrně. Teď po vložení grafu je lze bez problému přepsat, pokud by bylo přepsáno dříve, nefungovalo (názvy se nenačtou). Proto jsme v úvodu nechali původní nastavení. 14
Kapitola: Minigrafy Leden Únor Březen Duben Květen Červen Červenec 8) Minigrafy Místo, klasického grafu, můžete vložit graf přímo do buňky. Tento graf se nazývá minigraf. Tento minigraf vložíte do demotabulky (výrobky prodeje), která obsahuje měsíční fiktivní prodeje. Buď si jí vytvoříte, nebo využijete zdrojovou tabulku na list 08. Výrobky prodeje Výrobek 1 8 10 12 14 16 18 20 Výrobek 2 8 10 12 14 16 18 20 Výrobek 3 8 10 12 14 16 18 20 Pokud máte aktivní buňku, do které chcete umístit minigraf, stačí přes kartu Vložení vybrat si v sekci Mingrafy, ten který chcete vložit například Spojnicový. Obdržíte dialogové okno Vytvořit minigrafy kde do buňky Oblast dat: označíte oblast ze které se má minigraf vytvořit, ve vaší tabulce C5:CI5. Maximálně ještě zkontrolujte Oblast umístění: zda je ta správná ve které chcete mít minigraf. V buňce J5 bude vložen minigraf. Následně rozkopírujte. Bohužel nejde použít dvojklik na uchopovací režim (prvek) buňky. Nutno roztáhnout pomocí myši. Výsledek: 15
Kapitola: Graf pomocí textové funkce 9) Graf pomocí textové funkce K vytvoření grafu můžete využít i textovou funkci OPAKOVAT. Nejprve si vytvořte zdrojová data, nebo přejděte na list 09 ve zdrojovém souboru. Měsíc prodeje Prodeje ks Graf Leden 8 Únor 10 Březen 12 Duben 14 Krátce o textové funkci OPAKOVAT. Syntaxe: =OPAKOVAT(text;počet) Argumenty: text - jaký znak se bude opakovat počet - kolik krát sedaný znak (text) opakovat Tip: Aby znak vypadal pěkně, použijete písmo Windings, kde plný čtvereček ( ) je pod písmenkem n. Do buňky D6 zadejte: =OPAKOVAT("n";C6) Potvrďte Enter a v buňce bude vloženo opakující se n. Následně změňte typ písma na Windings, font na tučný a barvu třeba na modrou a rozkopírujte. Tak a máte hotovo. 16
Kapitola: Graf jako podmíněné formátování 10) Graf jako podmíněné formátování Jako graf lze elegantně využít i podmíněné formátování. Mějte třeba tabulku zaměstnanců a jejich IQ. Potřebujete do buňky s IQ vložit graf který bude symbolizovat velikost IQ daného pracovníka. Jméno IQ Eva 114 Jana 100 Dana 110 Pepa 120 Iva 130 Jan 121 Nejprve označte oblast IQ. Na kartě Vložení zvolte v sekci Styly Podmíněné formátování a zde si vyberte Datové pruhy (ve starších verzích Excel pod názvem datové čáry) podle preference si vyberte barvu. Výsledek Tip: Jak se zbavit čísel, aby v buňce byly jen pruhy? Opět označte oblast s pruhy. Na kartě Vložení podmíněné formátování > Spravovat pravidla. V dialogovém okně Správa pravidel klik na Upravit pravidlo 17
Kapitola: Graf jako podmíněné formátování V dialogovém okně Upravit pravidlo formátování, zatrhněte zobrazit pouze datovou čáru. Klik na OK. A ještě jednou na OK. A máte hotovo. Gratuluji Toto bylo poslední cvičení z tohoto e-booku. Gratuluji, pokud jste vše zvládli. 18
Kapitola: Další literatura Další literatura Rád čtete o Excel, tabulkách? Napsal jsem toho více: E-book zdarma ke stažení 10 kroků ke zvládnutí Google tabulek http://bit.ly/g-tabulky Excel 2016 Jak zvládnout práci v Microsoft Excel 2016. E-book zdarma ke stažení: http://bit.ly/jaknaexcel2016 Excel Online Jak zvládnout práci v Microsoft Excel On-line. E-book zdarma ke stažení: http://bit.ly/excel-online 10 kroků ke zvládnutí Microsoft Office 2010 E-book Vás naučí základy práce v nejpoužívanějších programech z balíku Microsoft Office 2010 (2007). Na 53 stranách jsou základy pro tyto tři programy (Word, Excel, PowerPoint) http://office.lasakovi.com/?id=ebook-zdarma 19
Kapitola: Poděkování Poděkování Pomohlo? Můžete se revanšovat: Ocenit autora: Vámi vybranou částku stačí poslat na můj účet 945235001/5500 (RB). Pokud se připomenete emailem v komentáři, jako poděkování zasílám balíček různých šablon pro Excel. Pomoci jinde: Vyberte si neziskovku, které fandíte a přispějte jim jakoukoli částkou. Pokud do poznámky pro příjemce zadáte JakNaExcel.cz ;) potěší obě strany. Sdílet, Lajkovat : Přidat hodnocení na LinkedIn https://www.linkedin.com/in/pavellasak/ (rád se propojím). Děkuji, a přeji, ať se Vám daří excelentně, nejen s tabulkami. 20